SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. Przygotowanie i dostawa materiałów konferencyjnych na rzecz projektu Pneufish (X)

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ (nazwa i adres Wykonawcy) Znak sprawy: ZP-PNK/D/2014/7/91-2 SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przygotowanie i dostawa materiałów konferencyjnych na rzecz projektu Pneufish (X) 1 2 Lp. Opis przedmiotu zamówienia Długopisy niebieskie (kolorystyka dobrana do logotypu projektu) : 100 sztuk a) wykonane z trwałego, trudno łamliwego materiału np. metal powlekany, b) wyposażony w mechanizm chowający wkład, 1.1. c) znakowanie długopisu: grawer laserem 3 logotypów na jednej stronie korpusu długopisu Pozostałe wymagania: 3 logotypy przedstawione wg wzorów znajdujących się poniżej Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia 3 rodzajów długopisów, załączając do oferty 3 kolorowe zdjęcia, z których (w przypadku wybrania oferty) Zamawiający wybierze 1 rodzaj Torby z długimi uszami: 100 sztuk a) wykonane z materiału ekologicznego (np. surówka bawełniana), brzegi torby zabezpieczone przed strzępieniem (np. obrębione), mocne górne wykończenie torby, 1.2. b) ucho torby o długości cm i szerokości 2-3 cm, c) wymiary: cm (szerokość) cm (wysokość), d) gramatura: minimum 140g/m², 1

2 e) kolor: naturalny bawełny, biały (odcienie bieli) Pozostałe wymagania: Wykonawca wykona nadruk jednostronny 3 logotypów (kolor czarny, wg wzoru logotypów znajdujących się poniżej) Wykonawca zobowiązuje się do załączenia do oferty zdjęcia proponowanej torby. Notatnik: 100 sztuk a) ilość kartek w notatniku: b) notatnik w kratkę c) format: A5 d) klejony (np. w górnej krawędzi notatnika) Pozostałe wymagania: Wykonawca wykona nadruk jednostronny 3 logotypów (kolor czarny, wg wzoru logotypów znajdujących się poniżej). Wykonawca zobowiązuje się do załączenia do oferty zdjęcia proponowanej torby. Identyfikator holder: 100 sztuk ze smyczą a) sposób mocowania - zaczep w pozycji pionowej, trwały np. metalowy b) rodzaj materiału: sztywna osłona do kart plastikowych i wizytówek z przezroczystego tworzywa c) z kartonikiem d) wymiary: ok. 6cm x 9cm Pozostałe wymagania: na kartoniku (poczynając od góry) opis nazwy konferencji, imię i nazwisko uczestnika, akronim projektu i logotypy (UE, PORyby oraz Pneufish) Na smyczy wykonawca zamieści 3 logotypy wraz z odwołaniem słownym o źródle współfinansowania przedstawione wg wzorów znajdujących się poniżej Pen driver, 8GB z materiałami konferencyjnymi zgranymi na nim (wersja elektroniczna), 100 sztuk Wykonawca wykona na jednej stronie znakowanie logotypów w wersji monochromatycznej: PO RYBY i Unia Europejska Europejski Fundusz Rybacki, a na drugiej stronie logotyp Pneufish w wersji monochromatycznej Wykonawca zobowiązuje się do załączenia do oferty zdjęcia proponowanego Pen drivera (2 szt) Wydruk materiałów konferencyjnych: 2

3 a) wielkość: format A5 b) rodzaj materiału: papier o wysokiej jakości (np. kredowy o gramaturze minimum 130 gramów) c) 50 sztuk (do 60 kartek) d) rodzaj łączenia: kartki klejone, nie bindowane. Oprawa twarda, całość publikacji z okładką w kolorze, druk obustronny. Publikacja do wydruku będzie dostarczona Wykonawcy w wersji pdf (do wydruku). Pozostałe wymagania: Wykonawca wykona próbny wydruk w calu akceptacji przez Zamawiającego. WZORY LOGOTYPÓW I NAPISU DO UMIESZCZENIA (W KOLORZE) 3

4 WZORY LOGOTYPÓW I NAPISU DO UMIESZCZENIA (Czarno-białe) ODWOŁANIE SŁOWNE O ŹRÓDLE FINANSOWANIA Operacja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków finansowych Europejskiego Funduszu Rybackiego zapewniającą inwestycję w zrównoważone rybołówstwo 4

5 1. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia: 1.Wykonawca będzie zobowiązany do dostawy materiałów i akcesoriów konferencyjnych bezpośrednio do siedziby Zamawiającego, wskazanej w umowie. 2.Materiały i akcesoria konferencyjne powinny być produktami wysokiej jakości, muszą być fabrycznie nowe, wolne od wad materiałowych i prawnych. 3.Materiały i akcesoria konferencyjne muszą spełniać wymagania wynikające z przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz wymagania i normy określone w opisach technicznych. 4.Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami prawa, zasadami współczesnej wiedzy technicznej i uzgodnieniami dokonanymi w trakcie realizacji wykonania i dostawy. 5.Po dostarczeniu do siedziby Zamawiającego materiały i akcesoria konferencyjne powinny być one kompletne w zakresie wszystkich składowych elementów i funkcji, zgodnie z opisem tych elementów w powyższej tabeli. Niedopuszczalne jest, aby dla zapewnienia prawidłowej pracy materiałów i akcesoriów konferencyjnych konieczne było instalowanie/dokładanie dodatkowych elementów, w późniejszym czasie, szczególnie za dodatkową opłatą. 6.Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy ze względu na wadę fizyczną lub prawną dostarczonych materiałów i akcesoriów konferencyjnych. 2.Wzory (próbki) materiałów promocyjnych: 2.1.Wzory (próbki) materiałów promocyjnych przedstawione przez Wykonawcę będą spełniały wymagania, co do opisów ujętych w tabeli opisu przedmiotu zamówienia. Wzory (próbki) nie muszą posiadać zawartości nadruku, który jest wymagany dla niektórych materiałów konferencyjnych przy wzorach/wydrukach próbnych (dotyczy to również wzorów składanych z ofertą). 2.2.Wymagane wzory (próbki) dla konkretnego materiału konferencyjnego będą różniły się od siebie, co najmniej kształtem, formatem, rozmiarem lub elementami wykończenia. Zamawiający zastrzega, iż inny kolor tego samego wzoru (próbki) nie będzie traktowany przez Zamawiającego, jako inny wzór. 2.3.Wzory (próbki) materiałów konferencyjnych dostarczone zostaną do siedziby Instytutu Rozrodu Zwierząt i Badań Żywności PAN w Olsztynie przez Wykonawcę (za potwierdzeniem ich odbioru przez Zamawiającego) zgodnie z terminami wskazanymi w Tabeli Harmonogram realizacji lub wskazane pozycje zgodnie z SIWZ wraz z ofertą (zdjęcia). 5

6 2.4.Zamawiający w terminie do 5 dni roboczych od dostarczenia wzoru (próbki) przez Wykonawcę oraz w terminie do 10 dni roboczych od dnia podpisania umowy w przypadku wzorów (zdjęć) dostarczonych z ofertą, dokona jego wyboru spośród proponowanych i zaakceptuje wzór (próbkę) materiału konferencyjnego. 2.5.Zamawiający zastrzega sobie prawo do zatrzymania i zachowania wzorów (próbek) przedstawionych przez Wykonawcę w toku realizacji przedmiotu umowy w celu ich ewentualnego udostępnienia w ramach kontroli prawidłowej realizacji umowy. 2.6.W przypadku, gdy Zamawiający dokona zwrotu wzorów (próbek), Wykonawca zobowiązuje się do przekazania dokumentacji fotograficznej, co najmniej w wersji elektronicznej na płycie CD/DVD w formacie PDF, wszystkich zwróconych wzorów (próbek). 3. Projekty graficzne materiałów promocyjnych: 3.1. Wykonawca będzie zobowiązany do przygotowania projektów graficznych materiałów konferencyjnych z uwzględnieniem zasad i wzorów opisanych w Księga wizualizacji znaku Programu Operacyjnego Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich znajduje się na stronie: Logo projektu zostanie dostarczone Wykonawcy po podpisaniu umowy Projekty graficzne materiałów konferencyjnych przygotowane przez Wykonawcę powinny zawierać jasny i klarowny przekaz (elementy graficzne nawiązujące do tematyki funduszy unijnych oraz programu operacyjnego PO RYBY; nie wzbudzające wątpliwości co do ich użycia. Projekty graficzne materiałów promocyjnych będą każdorazowo przekazywane do akceptacji Zamawiającego, co najmniej droga elektroniczną w formie plików pdf (za potwierdzeniem ich odbioru) w terminach wskazanych w Tabeli Nr Zamawiający w terminie do 5 dni roboczych od dnia dostarczenia przez Wykonawcę projektów graficznych materiałów konferencyjnych dokona wyboru właściwego projektu lub wniesie uwagi do przedstawionych projektów graficznych. Zamawiający przekaże Wykonawcy informacje o zaakceptowanym projekcie graficznym lub przekaże swoje uwagi w formie elektronicznej W terminie do 3 dni roboczych od wniesienia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca przedstawi poprawiony projekt graficzny, a po dokonaniu akceptacji projektu przez Zamawiającego, przystąpi do dalszego etapu realizacji zamówienia Wykonawca wyprodukuje/ zakupi i umieści odpowiednie informacje oraz dostarczy określony materiał konferencyjny w ciągu 7 dni roboczych od dnia akceptacji przez Zamawiającego jego projektu (jeżeli materiał konferencyjny nie wymaga przekazania Zamawiającemu wydruku próbnego) W uzasadnionych przypadkach, niezależnych od Wykonawcy, dopuszczalne jest ustalenie przez obie strony innego terminu, który pozwoli zrealizować zamówienia dotyczące wyprodukowania i dostarczenia materiałów promocyjnych, jednak ustalenia powinny zakończyć się nie później niż do dnia r. 6

7 4. Wzory/wydruki próbne materiałów konferencyjnych: 4.1. Wzory/wydruki próbne dla wskazanych w Tabeli Opis przedmiotu zamówienia materiałów konferencyjnych, będą spełniały wymagania, co do opisów ujętych w Tabeli Harmonogram realizacji, tym samym zawierać będę nadruk zgodnie z podaną specyfikacją Wzory/wydruki próbne materiałów konferencyjnych dostarczone zostaną do siedziby Instytut Rozrodu Zwierząt i Badań Żywności PAN w Olsztynie przez Wykonawcę (za potwierdzeniem ich odbioru przez Zamawiającego) zgodnie z terminami wskazanymi w Tabeli Harmonogram realizacji Zamawiający w terminie do 3 dni roboczych od dostarczenia wzoru/wydruku próbnego przez Wykonawcę, zaakceptuje wzór/wydruk próbny materiału konferencyjnego lub wniesienie uwagi, co do wzoru/wydruku próbnego W terminie do 3 dni roboczych od wniesienia uwag przez Zamawiającego, Wykonawca dostarczy do siedziby Instytut Rozrodu Zwierząt i Badań Żywności PAN w Olsztynie (za potwierdzeniem ich odbioru przez Zamawiającego) poprawiony wzór/wydruk próbny materiału konferencyjnego, a po dokonaniu akceptacji wzoru/wydruku próbnego przez Zamawiającego, przystąpi do dalszego etapu realizacji zamówienia. Wykonawca wyprodukuje/zakupi w wstawi odpowiednie informacje oraz dostarczy określony materiał konferencyjny w ciągu 7 dni roboczych od dnia akceptacji przez Zamawiającego wzoru/wydruku próbnego (jeżeli materiał konferencyjny wymaga przekazania Zamawiającemu wydruku próbnego) W uzasadnionych przypadkach, niezależnych od Wykonawcy, dopuszczalne jest ustalenie przez obie strony innego terminu, który pozwoli zrealizować zamówienia dotyczące wyprodukowania i dostarczenia materiałów promocyjnych, jednak ustalenia powinny zakończyć się nie później niż do dnia r Zamawiający zastrzega sobie prawo do zatrzymania i zachowania wzorów/wydruków próbnych przedstawionych przez Wykonawcę w toku realizacji przedmiotu umowy w celu ich ewentualnego udostepnienia w ramach kontroli prawidłowej realizacji umowy W przypadku, gdy Zamawiający dokona zwrotu wzorów/wydruków próbnych materiałów konferencyjnych, Wykonawca zobowiązuje się do przekazania dokumentacji fotograficznej, co najmniej w wersji elektronicznej na płycie CD/DVD w formacie PDF, wszystkich zwróconych wzorów/wydruków próbnych. 7

8 Rodzaj materiału konferencyjnego (wg. Tabeli Opis przedmiotu zamówienia) Długopisy Torby z uszami Notatnik Identyfikator Pen driver Minimalna liczba wzorów (próbek) oraz projektów graficznych 1 3 wzory (złożone z ofertą) 2 projekty graweru 1 wzór (złożony z ofertą) 2 projekty graficzne 1 wzór 2 projekty graficzne 2 wzory 2 projekty 2 wzory (złożone z ofertą) 1 projekt graficzny Tabela Harmonogram realizacji Terminy dostarczenia wzoru (próbki produktu) do akceptacji Zamawiającego złożony z ofertą złożony z ofertą do 5 dni roboczych od podpisania umowy do 5 dni roboczych od podpisania umowy złożony z ofertą Terminy dostarczenia projektu do akceptacji Zamawiającego do 10 dni roboczych od podpisania umowy do 10 dni roboczych od podpisania umowy do 5 dni roboczych od akceptacji wzoru do 5 dni roboczych od akceptacji wzoru do 10 dni roboczych od podpisania umowy Termin dostarczenia wydruku/produktu - wzoru próbnego do akceptacji Zamawiającego do 7 dni roboczych od akceptacji projektu do 7 dni roboczych od akceptacji projektu do 7 dni roboczych od akceptacji projektu do 7 dni roboczych od akceptacji projektu do 7 dni roboczych od akceptacji projektu Materiały konferencyjne 2 wzory do 5 dni roboczych od do 5 dni roboczych od do 7 dni roboczych od 1 Minimalna liczba wzorów (próbek) oraz projektów przyjęta dla każdego rodzaju materiału promocyjnego, który Wykonawca powinien przedstawić Zamawiającemu. Po akceptacji wzoru (próbki) przez Zamawiającego, Wykonawca przedstawia dla każdego rodzaju wskazanego materiału promocyjnego minimalną liczbę wzorów i/lub projektów. 8

9 1 projekt podpisania umowy akceptacji wzoru akceptacji projektu 5. Dostawa materiałów konferencyjnych: 5.1. Materiały promocyjne zostaną zapakowane w sposób zapobiegający ich uszkodzeniu podczas transportu oraz zgodnie ze wskazaniem w Tabeli Opis przedmiotu zamówienia. Za szkody powstałe w trakcie transportu oraz/lub wynikające z nieprawidłowego opakowania materiałów promocyjnych winę ponosi Wykonawca Opakowanie (karton) materiałów promocyjnych zostanie opisane przez Wykonawcę w następujący sposób: nazwa materiału, ilość sztuk w opakowaniu Materiały konferencyjne zostaną dostarczone przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego, po uprzednim ustaleniu terminu i miejsca dostawy z pracownikiem odpowiedzialnym ze strony Zamawiającego za odbiór dostawy. Dostawa materiałów konferencyjnych nie może przypadać na dni świąteczne (wolne od pracy), sobotę oraz niedzielę Wykonawca zapewni ze swojej strony personel (co najmniej 2 osoby) oraz sprzęt (wózek transportowy) niezbędne do wniesienia dostarczonych do siedziby Instytutu materiałów konferencyjnych Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia protokołu dostawy materiałów konferencyjnych (wg wzoru przesłanego w formie elektronicznej przez Zamawiającego), który będzie stanowił dowód ich dostarczenia do siedziby Zamawiającego. Protokół przedłożony zostanie do akceptacji Zamawiającego przy każdorazowej dostawie materiałów promocyjnych Obustronne podpisanie protokołu dostawy, bez zastrzeżeń, stanowi podstawę do wystawienia przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego, dokumentów płatności w celu realizacji zapłaty. 6. Archiwizacja Wszystkie ostateczne, zaakceptowane przez Zamawiającego projekty graficzne wykorzystane do produkcji materiałów promocyjnych, zgodnie z Tabelą Opis przedmiotu zamówienia, zostaną zgrane na nośnik w postaci płyty CD/DVD w formacie plików PDF (zamkniętych) oraz w plikach przeznaczonych do edycji (otwartych) np. In Design CS4, Corel X4, wraz z dołączonymi użytymi czcionkami w projektach. Nośnik zostanie przekazany Zamawiającemu (za potwierdzeniem odbioru) wraz z każdorazową dostawą poszczególnych materiałów promocyjnych. Wykonawca z dniem dostawy poszczególnych materiałów promocyjnych przeniesie na Zamawiającego własność praw do zawartości nośnika, na którym utrwalone zostały projekty graficzne. 9

10 Oświadczam, że: a) zapoznałem/am się z powyższym opisem przedmiotu zamówienia, b)dysponuję odpowiednim potencjałem technicznym, kadrowym i finansowym do realizacji powyżej opisanej dostawy uwzględniającej przygotowanie materiałów konferencyjnych c) wszystkie koszty wynikające z realizacji powyżej opisanej dostawy zostały ujęte w cenie oferty wskazanej w załączniku nr 2 do SIWZ... ( data i podpis Wykonawcy) 10