Departament Prawny i Kadr Instrukcja wykonawcza Strona / stron 1/9 Opis metodologii audytu wewnętrznego Stanowisko Imię i nazwisko Opracowanie Małgorzata Krystek Sprawdzenie Kierownik Działu Audytu Małgorzata Zielińska Zatwierdzenie Dyrektor Wydziału Audytu i Kontroli Wszelkie prawa zastrzeżone UMWD Katarzyna Lenczyk-Woroniecka
Departament Prawny i Kadr Instrukcja wykonawcza Strona / stron 2/9 1. Przedmiot. Przedmiotem instrukcji są zasady i tryb postępowania przy przeprowadzaniu audytu wewnętrznego w IZ RPO WD, DIP, DWUP i ZIT. Instrukcja obowiązuje wszystkich audytowanych. 2. Zakres. Instrukcja obejmuje swoim zakresem wszystkich pracowników w w DU-A, Kierownika w w DU-A, Dyrektora DU-A (zob.: tabela poniżej). 3. Odpowiedzialność. Odpowiednio jak w pkt 4 Opis postępowania. 4. Opis postępowania. Reguły obowiązujące w ramach procedury: R1. Przebieg procedury odbywa się według liczby porządkowej, chyba że treść etapu zawiera odesłanie do innego punktu. R2. W przypadku nieobecności osób na stanowiskach kierowniczych ich zadania przewidziane procedurą wykonują osoby zgodnie z planem/ścieżką zastępstw. R3. W ramach niniejszej procedury korespondencja wewnętrzna pomiędzy komórkami organizacyjnymi IZ RPO WD może odbywać się przy wykorzystaniu poczty elektronicznej wyłącznie przy użyciu służbowych adresów e-mail. R4. Ilekroć w niniejszej instrukcji jest mowa o Dyrektorze Departamentu/Wydziału, należy przez to rozumieć również Zastępcę Dyrektora Departamentu/Wydziału 1. 1 Reguła ta nie będzie miała zastosowania w przedmiotowej instrukcji, ponieważ nadzór merytoryczny nad Działem Audytu pełni Dyrektor DU-A.
Departament Prawny i Kadr Instrukcja wykonawcza Strona / stron 3/9 R5. w porozumieniu z Kierownikiem w w DU-A i/lub Dyrektorem DU-A, może podjąć decyzję o nie przeprowadzaniu narady otwierającej/zamykającej zadanie audytowe. R6. Sprawozdanie audytor przekazuje kierownikowi jednostki/komórki, w której jest przeprowadzane zadanie audytowe (również w przypadku niezwołania narady zamykającej). W uzasadnionych przypadkach (audyt w kilku jednostkach/komórkach organizacyjnych) audytor przekazuje tylko te fragmenty sprawozdania, które dotyczą działalności poszczególnych audytowanych jednostek/ komórek organizacyjnych zaangażowanych w realizację RPO WD. Przy przekazaniu sprawozdania audytor wskazuje termin (nie krótszy niż 7 dni kalendarzowych) na zgłoszenie wyjaśnień bądź umotywowanych zastrzeżeń. R7. W przypadku uznania zaleceń zawartych w sprawozdaniu kierownik jednostki/komórki audytowanej wyznacza osoby odpowiedzialne za ich realizację i ustala termin ich realizacji, powiadamiając o tym na piśmie audytora wewnętrznego oraz Marszałka. Natomiast w przypadku odmowy realizacji zaleceń kierownik jednostki/komórki audytowanej powiadamia pisemnie audytora wewnętrznego oraz Marszałka o przyczynach odmowy. R8. W przypadku, gdy w wyniku audytu zostaną wskazane rekomendacje i zalecenia, audytor może przeprowadzić czynności sprawdzające, dokonując oceny dostosowania działań jednostki poddanej audytowi do zgłoszonych przez niego uwag i wniosków. Czynności mogą być przeprowadzone telefonicznie, w formie zapytania pisemnego, w formie wywiadu lub innej w zależności od tematu zadania i zaleceń. R9. Decyzję o wyłączeniu pracownika z audytu wewnętrznego podejmuje Dyrektor DU-A przy współudziale Kierownika w w DU-A. R10. Dokumentacja będzie podlegać archiwizacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (w tym obowiązującą Instrukcją Kancelaryjną) oraz obowiązującymi mi uregulowaniami IZ RPO WD.
Departament Prawny i Kadr Instrukcja wykonawcza Strona / stron 4/9 Lp. Opis czynności Jednostka lub osoba odpowiedzialna (stanowisko pracy wykonujące czynność) Termin/czas wykonania czynności Dokument źródłowy (przychodzący/rozpoczyn ający bieg sprawy) Dokument wynikowy Dokument wtórny (wychodzący/kończący etap) Sporządzenie rocznego planu audytu 1. Identyfikacja obszarów ryzyka. Kierownik w w DU-A 2. Analiza ryzyka w celu wyodrębnienia obszarów, które należy objąć planem. Jeśli TAK: przejść do pkt. 6. Jeśli NIE: przejść do pkt. 4. 3. Sporządzanie rocznego planu audytu i wybór zadań do realizacji. 4. Zaakceptowanie projektu rocznego planu audytu. Jeśli TAK: przejść do pkt. 7. Kierownik w Dziale Audytu w DU-A Kierownik w w DU-A Arkusze oceny ryzyka przekazane przez komórki organizacyjne UMWD, w tym IZ RPO WD (w postaci elektronicznej i papierowej). Arkusz wskazujący największe ryzyka. Projekt rocznego planu audytu Dyrektor DU-A Zweryfikowany projekt rocznego planu audytu Zestawienie wszystkich ryzyk wskazanych w komórkach organizacyjnych UMWD, w tym IZ RPO WD. Zweryfikowany projekt rocznego planu audytu Zaakceptowany projekt rocznego planu audytu
Departament Prawny i Kadr Instrukcja wykonawcza Strona / stron 5/9 Jeśli NIE: przejść do pkt. 5. 5. Zatwierdzenie zaakceptowanego projektu rocznego planu audytu. Jeśli TAK: przejść do pkt. 6. Jeśli NIE: przejść do pkt. 3. Marszałek Województwa Dolnośląskiego Zaakceptowany projekt rocznego planu audytu Zatwierdzony roczny plan audytu Przeprowadzenie zadania 6. Sporządzenie imiennego upoważnienia. Jeżeli TAK: przejść do pkt. 10. Jeżeli NIE: przejść do pkt. 40. 7. Weryfikacja imiennego upoważnienia. Kierownik w w DU-A 8. Akceptacja imiennego upoważnienia. Jeśli TAK przejść do pkt. 9. Jeśli NIE przejść do pkt. 6. 9. Zatwierdzenie imiennego upoważnienia. Jeśli TAK przejść do pkt. 10. Jeśli NIE przejść do pkt. 6. 10. Opracowanie programu zadania Zatwierdzony roczny plan audytu Projekt imiennego upoważnienia. Dyrektor DU-A Zweryfikowany projekt imiennego upoważnienia. Marszałek Województwa Dolnośląskiego Zaakceptowany projekt imiennego upoważnienia. Wyniki analizy ryzyka w obszarze objętym zadaniem, wyniki analizy systemu zarządzania i kontroli w obszarze Projekt imiennego upoważnienia. Zweryfikowany projekt imiennego upoważnienia. Zaakceptowany projekt imiennego upoważnienia. Zatwierdzone imienne upoważnienie. Projekt programu zadania
Departament Prawny i Kadr Instrukcja wykonawcza Strona / stron 6/9 11. Weryfikacja programu zadania 12. Akceptacja programu zadania 13. Przeprowadzenie narady otwierającej 2. Jeśli TAK przejść do pkt. 14. Jeśli NIE przejść do pkt. 16. 14. Sporządzenie protokołu z narady otwierającej. 15. Zatwierdzenie i przekazanie protokołu z narady otwierającej. Kierownik w w DU-A objętym zadaniem, zadania jednostek/ komórek organizacyjnych UMWD zaangażowanych w realizację RPO WD. Projekt programu zadania Dyrektor DU-A Zweryfikowany projekt programu zadania, Kierownik w w DU-A, Dyrektor DU-A, Kierownik jednostki/komór ki audytowanej Zaakceptowany program zadania Projekt protokołu z narady otwierającej. Projekt protokołu z narady otwierającej. Zweryfikowany projekt programu zadania Zaakceptowany program zadania Projekt protokołu z narady otwierającej. Protokół z narady otwierającej. 2 może odstąpić od przeprowadzenia narady otwierającej, zgodnie z regułą R5.
Departament Prawny i Kadr Instrukcja wykonawcza Strona / stron 7/9 16. Przeprowadzenie czynności audytowych. 17. Opracowanie sprawozdania z audytu 18. Przekazanie sprawozdania do komórki audytowanej. 19. Przeprowadzenie narady zamykającej 3. Jeśli TAK przejść do pkt. 20. Jeśli NIE przejść do pkt. 22. 20. Sporządzenie protokołu z narady zamykającej. 21. Zatwierdzenie i przekazanie protokołu z narady otwierającej. 22. Zgłoszenie pisemnych zastrzeżeń lub dodatkowych wyjaśnień., Kierownik jednostki/komór ki audytowanej Kierownik jednostki/komór ki audytowanej Wskazany w programie zadania audytowego Wskazany w programie zadania audytowego Zgodnie z regułą R6 nie krótszym niż 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania Projekt sprawozdania z audytu Sprawozdanie z audytu Projekt protokołu z narady zamykającej. Projekt protokołu z narady zamykającej. Pisemne zastrzeżenia lub dodatkowe wyjaśnienia. Sprawozdanie z audytu Sprawozdanie z audytu Projekt protokołu z narady zamykającej. Protokół z narady zamykającej. Pisemne zastrzeżenia lub dodatkowe wyjaśnienia. 3 może odstąpić od przeprowadzenia narady zamykającej, zgodnie z regułą R5.
Departament Prawny i Kadr Instrukcja wykonawcza Strona / stron 8/9 sprawozdania 23. Uwzględnić/nie uwzględniać pisemne zastrzeżenia lub dodatkowe wyjaśnienia. Pisemne zastrzeżenia lub dodatkowe wyjaśnienia. Jeśli TAK przejść do pkt. 24, a następnie do pkt 26. Jeśli NIE przejść do pkt. 25. 24. Zmienić lub uzupełnić treść sprawozdania z audytu, w przypadku uwzględnienia pisemnych zastrzeżeń lub dodatkowych wyjaśnień. 25. Poinformować kierownika jednostki/komórki audytowanej o nieuwzględnieniu pisemnych zastrzeżeń lub dodatkowych wyjaśnień, w przypadku nieuwzględnienia pisemnych zastrzeżeń lub dodatkowych wyjaśnień do sprawozdania z audytu 26. Przekazać sprawozdanie z audytu kierownikowi jednostki/komórki audytowanej i Marszałkowi. 27. Podjęcie decyzję o realizacji zaleceń zawartych w sprawozdaniu z audytu, zgodnie z regułą R7. 28. Zwrócenie się do kierownika jednostki/komórki audytowanej o Kierownik jednostki/komór ki audytowanej 14 dni kalendarzowych od otrzymania sprawozdania Po upływie terminów Sprawozdanie z audytu Projekt pisma o nieuwzględnieniu pisemnych zastrzeżeń lub dodatkowych wyjaśnień. Sprawozdanie z audytu Informację na temat działań podjętych w celu Zmienione lub uzupełnione sprawozdanie z audytu Pismo o nieuwzględnieniu pisemnych zastrzeżeń lub dodatkowych wyjaśnień. Sprawozdanie z audytu Pisemna informacja o osobach odpowiedzialnych za realizację zaleceń i terminach ich realizacji lub pisemna informacja o przyczynach odmowy realizacji zaleceń.
Departament Prawny i Kadr Instrukcja wykonawcza Strona / stron 9/9 informację na temat działań podjętych w celu realizacji zaleceń. 29. Sporządzenie wyników analizy monitorowania zaleceń na podstawie informacji przekazanych z komórki audytowanej. 30. Przeprowadzenie/nie przeprowadzanie czynności sprawdzających. przewidzianych dla wykonania zaleceń realizacji zaleceń oraz stopnia ich realizacji, zgodnie z regułą R8. Projekt analizy monitorowania zaleceń na podstawie informacji przekazanych z komórki audytowanej. Dokument dotyczący analizy monitorowania zaleceń na podstawie informacji przekazanych z komórki audytowanej. Jeśli TAK przejść do pkt. 32. Jeśli NIE koniec procesu. 31. Opracować notatkę informacyjną z czynności sprawdzających. 32. Przekazać notatkę informacyjną z czynności sprawdzających kierownikowi jednostki/komórki audytowanej i Marszałkowi.. Projekt notatki informacyjnej z czynności sprawdzających. Notatka z czynności sprawdzających. 5. Wykaz załączników. Brak załączników