Działając na podstawie zatwierdzonego przez Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku planu kontroli l.dz. U 0332 1 /06/ML z dnia 14.12.2006 r., w oparciu o program kontroli oraz upoważnienia nr 4/07, 5/07 i 6/07 z dnia 26 stycznia 2007 r. zespół kontrolny Wydziału Kontroli Komendy Wojewódzkiej Policji w Białymstoku przeprowadził w dniach 15 marca - 6 kwietnia 2007 r. kontrolę problemową w: KPP w Bielsku Podlaskim (w dniach 15 20 marca 2007 r.), KPP w Augustowie (w dniach 29 30 marca 2007 r.), KPP w Sejnach (w dniach 04 06 kwietnia 2007 r.). Celem kontroli było sprawdzenie poprawności realizacji wybranych zagadnień gospodarki transportowej w tym wykorzystywania służbowego sprzętu transportowego oraz rozliczania materiałów pędnych w wybranych komendach powiatowych Policji woj. podlaskiego. Zakres przedmiotowy kontroli dotyczył: 1. Poprawności użytkowania i dysponowania sprzętem transportowym: wykorzystywania do celów służbowych pojazdów stanowiących własność Policji, prowadzenia dokumentacji związanej z dysponowaniem i użytkowaniem sprzętu transportowego, prowadzenia dokumentacji związanej z ewidencją i przekazywaniem do użytkowania sprzętu transportowego. 2. Poprawności rozliczania zużytego paliwa. 3. Wykonania zaleceń wynikających z kontroli doraźnej w KPP w Sejnach w zakresie użytkowania i dysponowania sprzętem transportowym przez funkcjonariuszy tej jednostki. Badaniem objęto okres od 01.01. 2006 r. do dnia kontroli. Przy analizie poszczególnych zagadnień brano pod uwagę stan prawny obowiązujący w rozpatrywanym czasie. Kontrolę przeprowadzono metodą reprezentatywną w oparciu o: 1. Książki kontroli pracy sprzętu transportowego (agregatu). 2. Zamówienia na przydzielenie sprzętu transportowego. 3. Wnioski o uznanie ponadnormatywnego zużycia paliwa. 4. Książki dyspozytora. 5. Grafiki służby. 6. Książki ewidencji indywidualnej pojazdów mechanicznych. 7. Książki magazynowe materiałów pędnych i smarów. 8. Wykazy wydanego paliwa. 9. Pomocnicze książki ewidencji zużycia MPiS. 10. Protokóły zdawczo-odbiorcze sprzętu transportowego. 11. Dowody rejestracyjne pojazdów służbowych. 12. Upoważnienia do prowadzenia sprzętu transportowego stanowiącego własność Policji. 13. Zakresy obowiązków policjantów i pracowników cywilnych. 1/6
USTALENIA KONTROLI OPIS STANU FAKTYCZNEGO Realizacja kontrolowanych zagadnień w poszczególnych obszarach poddanych badaniom przedstawiała się następująco: 1. Poprawność użytkowania i dysponowania sprzętem transportowym: wykorzystywanie do celów służbowych pojazdów stanowiących własność Policji, prowadzenie dokumentacji związanej z dysponowaniem i użytkowaniem sprzętu transportowego, prowadzenie dokumentacji związanej z ewidencją i przekazywaniem do użytkowania sprzętu transportowego. Odsłuchano rozmowy prowadzone przy użyciu radiotelefonów oraz sprawdzeniu poddano dokumentację w losowo wybranych okresach 2006 i 2007 r. W wyniku dokonanego odsłuchu zarejestrowanej korespondencji radiowej nie stwierdzono, aby ze strony dyżurnego jednostki wydawane były jakiekolwiek polecenia dotyczące wykorzystania służbowego sprzętu transportowego do celów prywatnych. Treść odsłuchanych rozmów dotyczyła wyłącznie spraw związanych z realizacją zadań służbowych. Sprawdzeniu poddano zamówienia na przydzielenie sprzętu transportowego, miesięczne grafiki służb i książki kontroli pracy sprzętu transportowego powyższe dokumenty z całego 2006 r. oraz z miesięcy stycznia i lutego 2007 r. wytypowanych pojazdów służbowych będących w dyspozycji wybranych ogniw KPP w Augustowie, Bielsku Podlaskim i Sejnach: Sekcji i Referatu Ruchu Drogowego, Sekcji Prewencji, Sekcji Kryminalnej, Zespołu dw. z Przestępczością Gospodarczą, Posterunków Policji w Brańsku, Lipsku i Puńsku. W wyniku przeprowadzonej analizy badanych dokumentów nie stwierdzono przypadków niewłaściwego wykorzystywania pojazdów służbowych. Uwag do kontrolowanego zagadnienia nie było. Pozostałe tematy poddane kontroli w większości przypadków realizowane były poprawnie. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły: 1. Nie ewidencjonowania wszystkich wyjazdów pojazdów służbowych w książce dyspozytora (KPP w Bielsku Podlaskim, KPP w Augustowie). 2. Stosowania niewłaściwej dokumentacji upoważniającej do użytkowania pojazdów służbowych tj. grafików służby zamiast zamówień (KPP w Bielsku Podlaskim, KPP w Augustowie, KPP w Sejnach) oraz niekompletnej dokumentacji w ogniwach upoważnionych do użytkowania pojazdów na podstawie grafików służb tj. bez oznaczeń rodzajów i numerów rejestracyjnych pojazdów do czego zobowiązuje decyzja nr 180/2001Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku (KPP w Bielsku Podlaskim i KPP w Augustowie). 2/6
3. Nie uzyskiwania zgody w formie zaakceptowanych zamówień na przydzielenie sprzętu transportowego przez kierownika jednostki na wyjazdy wykraczające poza obszar działania jednostki (KPP w Bielsku Podlaskim). 4. Nie potwierdzania przez właściwych przełożonych w książkach kontroli pracy pojazdu celowości ich użycia (KPP w Bielsku Podlaskim, KPP w Augustowie). 5. Nie podpisywania protokołów zdawczo-odbiorczych na sprzęt transportowy przez osoby przygotowujące sprzęt do zdania i przyjmujące sprzęt do użytkowania (KPP w Bielsku Podlaskim) oraz nie potwierdzania podpisem zaznajomienia się z warunkami eksploatacji przyjmowanego sprzętu (KPP w Bielsku Podlaskim, KPP w Augustowie). 6. Nieaktualnych zapisów w decyzji nr 13/2004 r. Komendanta Powiatowego Policji w Bielsku Podlaskim z dnia 26 maja 2004 r. w sprawie użytkowania i dysponowania służbowym sprzętem transportowym, dotyczących numerów rejestracyjnych pojazdów wycofanych z eksploatacji. 7. Sprzecznego zapisu w decyzjach Komendantów Powiatowych Policji nr 29/2006 w Augustowie i nr 41/2006 w Sejnach w sprawie użytkowania i dysponowania służbowym sprzętem transportowym z unormowaniem określonym w Decyzji nr 180/2001 Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku w sprawie użytkowania i dysponowania służbowym sprzętem transportowym w komórkach organizacyjnych KWP i jednostkach jej podległych, w kwestii odnoszącej się do określenia ogniw mogących użytkować sprzęt transportowy na podstawie grafików służby. 8. Sprzeczności zapisów w zakresach czynności dyżurnych jednostki (zobowiązujących do sprawowania nadzoru nad książką dyspozytora) z postanowieniami decyzji Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku i Komendanta Powiatowego Policji w Augustowie, nakładającymi obowiązek prowadzenia tego dokumentu przez służbę dyżurnych (KPP w Augustowie). Osobami odpowiedzialnymi za powyższe uchybienia byli: nie ewidencjonowanie wyjazdów pojazdów służbowych w książce dyspozytora dyżurni w KPP w Bielsku Podlaskim i w KPP w Augustowie, stosowanie niewłaściwej lub niekompletnej dokumentacji upoważniającej do użycia środków transportu przez poszczególne ogniwa w KPP w Bielsku Podlaskim kierownik Ogniwa Patrolowo-Interwencyjnego Sekcji Prewencji i kierownik Rewiru Ruchu Drogowego oraz w KPP w Augustowie Naczelnik Sekcji Prewencji i p.o. obowiązki Naczelnika Sekcji Ruchu Drogowego. W KPP w Sejnach stosowanie niewłaściwej dokumentacji, sprzecznej z unormowaniem przyjętym na wyższym szczeblu wynikało z decyzji kierownika tej jednostki, nie uzyskanie zgody od kierownika jednostki na wyjazdy wykraczające poza obszar działania jednostki policjanci Rewiru Dzielnicowych Sekcji Prewencji KPP w Bielsku Podlaskim oraz Sekcji Kryminalnej tej jednostki, nie potwierdzanie przez właściwych przełożonych w książkach kontroli pracy pojazdu celowości ich użycia w KPP w Bielsku Podlaskim kierownik jednostki i Komendant PP w Brańsku oraz w KPP w Augustowie Zastępca Komendanta Powiatowego Policji, p.o. Naczelnika Sekcji Ruchu Drogowego i Naczelnik Sekcji Kryminalnej, 3/6
nie podpisywanie protokołów zdawczo-odbiorczych na sprzęt transportowy przez osoby przygotowujące sprzęt do zdania i przyjmujące sprzęt do użytkowania oraz nie potwierdzania podpisem zaznajomienia się z warunkami eksploatacji przyjmowanego sprzętu w KPP w Bielsku Podlaskim st. inspektor Zespołu Administracyjno- Gospodarczego. Za nie potwierdzanie podpisem zaznajomienia się z warunkami eksploatacji przyjmowanego sprzętu w KPP w Augustowie inspektor Zespołu Administracyjno-Gospodarczego, nie kwitowanie na wykazach pobierania paliwa tego faktu przez osoby kierujące pojazdami służbowymi st. inspektor Zespołu Administracyjno-Gospodarczego KPP w Bielsku Podlaskim. nieaktualne i sprzeczne zapisy w decyzjach Komendantów Powiatowych Policji w sprawie użytkowania i dysponowania służbowym sprzętem transportowym z unormowaniami określonymi w decyzji Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku w sprawie użytkowania i dysponowania służbowym sprzętem transportowym w komórkach organizacyjnych KWP i jednostkach jej podległych kierownicy jednostek w KPP w Bielsku Podlaskim, w KPP w Augustowie i w KPP w Sejnach, niewłaściwe zapisy w zakresach czynności dyżurnych jednostki, sprzeczne z postanowieniami decyzji Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku i Komendanta Powiatowego Policji w Augustowie Naczelnik Sekcji Prewencji KPP w Augustowie. Powstałe uchybienia nie miały jednak wpływu na sprawność i efektywność działania kontrolowanych jednostek. Były wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawnych i wytycznych przez osoby realizujące przedmiotowe zagadnienia oraz niedostosowania przyjętych rozwiązań do unormowań legislacyjnych określonych na wyższym szczeblu. Błędy te były spowodowane działaniami nieumyślnymi. Zakres ich występowania w KPP w Sejnach dotyczył zastosowania unormowania jednej kwestii, sprzecznie z decyzją organu nadrzędnego. Wszystkie pozostałe zagadnienia realizowano poprawnie, stosując się do zaleceń przeprowadzonej w ubiegłym roku kontroli doraźnej. Niewłaściwe unormowanie błędnie zastosowano po kontroli doraźnej i nie wynikało ono z jej zaleceń. W KPP w Augustowie zakres występowania uchybień był niewielki. Natomiast najwięcej nieprawidłowości stwierdzono w KPP w Bielsku Podlaskim, ale ich skala była stosunkowo nieduża i odnosiła się do jednostkowych przypadków. Powtarzającym się uchybieniem było jedynie nie ewidencjonowanie wszystkich wyjazdów. Wynikało to z nie do końca należycie sprawowanego nadzoru przez kierownika ogniwa nad służbą dyżurnych jednostki. 2. Poprawność rozliczania zużytego paliwa. Badając zagadnienie poddano analizie dokumentację z miesięcy wrzesień grudzień 2006 r. i styczeń marzec 2007 r. Stwierdzono, że realizowano je zgodnie z unormowaniami zawartymi w decyzji nr 51 Komendanta Głównego Policji z dnia 8 lutego 2005 r. w sprawie gospodarowania materiałami pędnymi i smarami w Policji oraz wydaną na jej podstawie Decyzją nr 16/04 Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku z dnia 25 lutego 2004 r. w sprawie norm eksploatacyjnych zużycia paliw płynnych i gazowych pojazdów służbowych w Policji woj. podlaskiego. W przypadku ponadnormatywnego ich zużycia przez 4/6
pojazd, sporządzane było (wg ustalonego wzoru) oświadczenie i wniosek, który następnie akceptował kierownik jednostki. Ponadto ustalono, że dodatkowe ilości paliwa były przyznawane w kolejności tytułów wymienionych w 11 ww. decyzji Komendanta Głównego Policji. Stwierdzono też, że wykazy wydanego paliwa zawierały podpisy osób je tankujących. Uwag do badanego zagadnienia nie było. 3. Wykonanie zaleceń wynikających z kontroli doraźnej w KPP w Sejnach w zakresie użytkowania i dysponowania sprzętem transportowym przez funkcjonariuszy tej jednostki. Odnosząc się do poszczególnych punktów zawartych w protokole z dnia 31 sierpnia 2006 roku należy stwierdzić, iż wnioski z kontroli doraźnej zostały zrealizowane w całości. Wobec winnych stwierdzonych nieprawidłowości wyciągnięto stosowne wnioski służbowe oraz dyscyplinarne. Podjęte zostały działania mające na celu zdyscyplinowanie pracowników odpowiedzialnych za gospodarkę transportową w jednostce oraz przedsięwzięcia profilaktyczne. W dniu 31 sierpnia 2006 roku w kontrolowanej jednostce zostało przeprowadzone szkolenie w zakresie gospodarki transportowej przez eksperta Wydziału Transportu KWP w Białymstoku. Zostały omówione kwestie, dotyczące gospodarki mpis w Policji w zakresie dokumentowania obrotu paliwami, tankowania pojazdów oraz rozliczania pobranego paliwa. Pracownikom Zespołu Administracyjno Gospodarczego zmienione zostały zakresy czynności. Wprowadzono bezwzględny zakaz poprawiania błędów w dokumentacji służbowej, w sposób sprzeczny z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Należy stwierdzić, iż w sposób zdecydowany uległ poprawie nadzór służbowy nad problematyką transportową. W ramach realizacji wniosków pokontrolnych Komendant Powiatowy Policji w Sejnach opracował szczegółowe zasady sprawowania nadzoru nad przestrzeganiem przepisów w zakresie gospodarki transportowej oraz polecił sporządzanie miesięcznych sprawozdań przestrzegania w tym zakresie przepisów. Uwagi i wnioski, zalecenia pokontrolne. Mając na uwadze powyższe ustalenia, zespół kontrolny wnioskował o zobligowanie kierowników jednostek do: 1. Uaktualnienia swoich decyzji w sprawie użytkowania i dysponowania służbowym sprzętem transportowym w kierowanych przez nich KPP zgodnie z unormowaniami określonymi w decyzji nr 180/2001 Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku w sprawie użytkowania i dysponowania służbowym sprzętem transportowym w komórkach organizacyjnych KWP i jednostkach jej podległych (dotyczy KPP w Bielsku Podlaskim, KPP w Augustowie, KPP w Sejnach). oraz spowodowania: 2. Przestrzegania przez podległych funkcjonariuszy zasad określonych w decyzji nr 180/2001 Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku z dnia 13 listopada 2001 r. 5/6
w sprawie użytkowania i dysponowania służbowym sprzętem transportowym w komórkach organizacyjnych KWP i jednostkach jej podległych w szczególności dotyczących: prowadzenia ewidencji w książce dyspozytora przez osoby do tego zobowiązane tj. dyżurnych jednostki wszystkich wyjazdów pojazdów służbowych (dotyczy KPP w Bielsku Podlaskim, KPP w Augustowie), stosowania właściwej i kompletnej dokumentacji upoważniającej do użycia środków transportu (dotyczy KPP w Bielsku Podlaskim, KPP w Augustowie, KPP w Sejnach), uzyskiwania zgody od kierownika jednostki na wyjazdy wykraczające poza obszar działania jednostki (dotyczy KPP w Bielsku Podlaskim), potwierdzania przez właściwych przełożonych w książkach kontroli pracy pojazdu celowości ich użycia (dotyczy KPP w Bielsku Podlaskim, KPP w Augustowie), 3. Zobowiązania Naczelnika Sekcji Prewencji w zakresie zwiększenia nadzoru nad podległymi policjantami, zwłaszcza dyżurnymi jednostki w zakresie przestrzegania zasad gospodarki transportowej (dotyczy KPP w Bielsku Podlaskim). 4. Dostosowania zakresów czynności dyżurnych jednostki do wymogów określonych w decyzjach Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku i Komendanta Powiatowego Policji w Augustowie w sprawie użytkowania i dysponowania służbowym sprzętem transportowym, w odniesieniu do prowadzenia książki dyspozytora. 5. Przestrzegania przez pracowników Zespołu Administracyjno - Gospodarczego odpowiedzialnych za prowadzenie zagadnień transportowych, wymogów właściwego prowadzenia dokumentacji związanej z przekazywaniem pojazdów służbowych (dotyczy KPP w Bielsku Podlaskim, KPP w Augustowie) i wydawaniem paliwa (dotyczy KPP w Bielsku Podlaskim) oraz uzupełnienia całości dokumentacji transportowej o brakujące podpisy. 6. Ponownego zapoznania podległych policjantów i pracowników cywilnych mających styczność z realizacją gospodarki transportowej z Decyzją nr 180/2001 Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku z dnia 13 listopada 2001 r. w sprawie użytkowania i dysponowania służbowym sprzętem transportowym w komórkach organizacyjnych KWP i jednostkach jej podległych (dotyczy KPP w Bielsku Podlaskim). Powyższe wnioski zrealizowano w terminie miesiąca od chwili powiadomienia zainteresowanych kierowników jednostek. 6/6