Zarządzenie Nr 19/2011 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu z dnia 31 października 2011 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 19/2011 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu z dnia 31 października 2011 r. w sprawie szczegółowych zasad korzystania z samochodu służbowego Działając na podstawie 13, ust. 1 pkt 8 Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu zarządzam, co następuje: 1 Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o: 1. kierowcy należy przez to rozumieć stanowisko pracy w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu, któremu powierzono na stałe wykonywanie obowiązków kierowcy lub stanowisko któremu w ramach stanowiska pracy, na które ten pracownik został zatrudniony, powierzono wykonywanie obowiązków kierowcy w ramach zastępstwa, podczas nieobecności kierowcy, któremu na stałe powierzono wykonywanie obowiązków kierowcy; 2. dyspozytorze należy przez to rozumieć stanowisko pracy ds. administracyjno gospodarczych lub inne stanowisko pracy w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu, któremu zlecono zadania dyspozytora samochodu służbowego w PUP; 3. PUP należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Przemyślu; 4. Dyrektorze PUP - należy przez to rozumieć Dyrektora PUP w Przemyślu, a także Zastępcę Dyrektora PUP w czasie nieobecności Dyrektora PUP Wszystkie operacje i zdarzenia związane z gospodarką samochodową w PUP powinny być dokumentowane dla celów kontroli przebiegu eksploatacji pojazdu oraz finansowo księgowych. 2. Stosownie do obowiązującego w PUP w Przemyślu Rzeczowego Wykazu Akt do obowiązku dyspozytora należy prowadzenie następującej dokumentacji: a. Teczki spraw oznakowane symbolami: PO 0210 Przepisy dot. gospodarki samochodowej kat. B 10, PO 2300 Eksploatacja własnych środków transportowych kat. B 5, PO 2331 Garaże dla własnych pojazdów kat. B 5. b. Rejestr kart drogowych (zał. Nr 2) stanowiący część składową teczki PO 2300 i w niej zarejestrowany. c. Miesięczna karta zużycia paliwa (zał. Nr 3) przechowywane w teczce PO 2300 dostosowana do potrzeb i warunków eksploatacyjnych pojazdów w PUP. d. Miesięczne sprawozdanie z obrotu materiałów pędnych (zał. Nr 4) przechowywane w teczce PO Kierownicy komórek organizacyjnych PUP w Przemyślu ubiegający się o korzystanie z samochodu służbowego dla potrzeb podległych komórek /działów/ zobowiązani są:

2 a. złożyć wypełniony druk zamówienia na przydział samochodu, b. uzyskać zgodę Dyrektora PUP na użycie samochodu służbowego wyrażoną podpisem na zamówieniu, c. przekazać akceptowane zamówienie dyspozytorowi. 2. Druki zamówień, o których mowa w ust. 1 wydaje dyspozytor. 3. Zamówienie na wyjazd służbowy powinno być złożone nie później niż w dniu poprzedzającym wyjazd. 4. Samochód służbowy może być przydzielony jeżeli: a. wyjazd jest zorganizowany, dla co najmniej 2 pracowników, z wyjątkiem wyjazdów w sprawach zaopatrzenia, wizytacji zakładów pracy przez pośredników pracy lub obsługi bankowej tut. PUP, b. skorzystanie z samochodu służbowego zapewnia uzyskanie wyższych efektów pracy w tym samym czasie, c. użycia samochodu wymagają pilność załatwianej sprawy albo względy bezpieczeństwa Kierowcę służbowego samochodu osobowego obowiązują następujące reguły organizacji pracy związane z obsługą samochodu: a. rozpoczynanie pracy od podpisania listy obecności o godzinie 7:30, b. powzięcia informacji o planie wyjazdów służbowych w tym dniu, c. jeżeli powrót z trasy w dniu poprzednim nastąpił po godzinach pracy urzędu należy dokonać zwrotu karty drogowej z poprzedniego dnia, d. pobranie nowej karty drogowej, jeżeli pojazd jest sprawny technicznie, a kierowca otrzymał dyspozycję wyjazdów służbowych w tym dniu. 2. W sytuacjach, w których plan wyjazdów służbowych na dzień następny jest znany kierowcy w dniu poprzednim, kierowca rozpoczyna pracę o godzinie 7:30 w garażu od wykonywania czynności związanych z obsługą codzienną pojazdu chyba, że pojazd przygotował do jazdy w dniu poprzednim bezpośrednio po powrocie z pracy. 3. Kierowca nie może prowadzić pojazdu służbowego: a. bez ważnej na dany dzień karty drogowej, b. bez sprawnie działającego licznika km, c. niesprawnego technicznie. 4. Wyjazdy służbowe i obsługa codzienna pojazdu powinny być organizowane w czasie godzin pracy PUP ze względu na brak środków finansowych na wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. 5. Na podstawie Upoważnienia Dyrektora PUP w przypadku nieobecności kierowcy, któremu powierzono na stałe wykonywanie obowiązków kierowcy, może być dopuszczony inny pracownik do prowadzenia samochodu służbowego, któremu w ramach stanowiska pracy, na które ten pracownik został zatrudniony, powierzono wykonywanie obowiązków kierowcy w ramach zastępstwa, pod warunkiem, że spełnia wszystkie wymagania przewidziane prawem do prowadzenia pojazdu osobowego służbowego (zał. 6) Zakup materiałów pędnych dokonuje kierowca.

3 2. Rozliczenia zakupu materiałów pędnych i rachunki pod względem merytorycznym sprawdza kierownik działu organizacyjno administracyjnego, pod względem formalnym i rachunkowym stanowisko ds. księgowości budżetowej na zał. Nr Tankowania samochodu na miejscu w Przemyślu należy dokonywać w stacji paliw położonej najbliżej miejsca garażowania samochodu. 4. Tankowania samochodu przed wyjazdem w trasę należy dokonywać w stacji paliw położonej najbliżej miejsca garażowania samochodu w Przemyślu do pełnego zbiornika, a w sytuacji gdy w trasie wystąpi potrzeba dotankowania, tankowania należy dokonać w najbliższej stacji sprzedaży paliw po drodze / na trasie/. 5. W razie różnicy cen pomiędzy stacjami sprzedaży paliw na miejscu w Przemyślu, za dokonanie wyboru stacji sprzedaży paliw w trybie przepisów o zamówieniach publicznych odpowiada dyspozytor Za ustalenie zakładowej normy zużycia paliwa przez samochód służbowy odpowiada Dyrektor PUP, poprzez zlecenie wykonania tej usługi niezależnym ekspertom z tej dziedziny. 2. Zakładowa norma zużycia paliwa stanowi podstawę do rozliczenia kierowcy pojazdu samochodu służbowego z pobranego paliwa. Na tę okoliczność sporządza się miesięczną kartę zużycia paliwa. 3. Miesięczną kartę zużycia paliwa prowadzi na bieżąco dyspozytor na podstawie kart drogowych i dowodów zakupu materiałów pędnych na zał. Nr 3, w której ewidencjonuje zużycie paliwa wg normy i zużycie rzeczywiste oraz przekroczenie lub oszczędność w zużyciu paliwa. Po zakończeniu miesiąca ustala się wynik rozliczenia w postaci oszczędności lub przekroczenia. 4. Różnice między zużyciem paliwa określonym według ustalonej normy a zużyciem rzeczywistym nie powinny wynosić w rozliczeniu więcej niż plus /minus 5%. W przypadku wystąpienia większych różnic między zużyciem paliwa wynikającym z przyjętych norm a zużyciem rzeczywistym należy je na bieżąco wyjaśniać. Jeżeli z wyjaśnień wynika iż może to przekroczenie wynikać z niewłaściwej normy, należy ustalić nową normę. 5. Podczas wykonywania pracy w warunkach zimowych Dyrektor PUP może uznać za usprawiedliwione przekroczenie normy w granicach do 10% obowiązującej normy za dni kiedy faktycznie występowały trudne warunki atmosferyczne /np. niskie temperatury/. W takich przypadkach za podstawę uznania przekroczenia przyjmuje się dzienne rzeczywiste zużycie paliwa. 6. Rozliczenia zużycia paliwa za okres miesiąca dokonuje dyspozytor; weryfikuje stanowisko ds. księgowości budżetowej na zał. Nr 3. Za zawinione przepały tj. za przekroczenie ustalonej normy zużycia paliwa /100 km, o której mowa w ust. 4 i 5 odpowiada materialnie kierowca. 7. Dyspozytor obciąża kierowcę kosztami nieuzasadnionego przepału wystawiając notę obciążeniową, a w razie zaniedbania tego obowiązku stanowisko ds. księgowości budżetowej wystawia notę obciążeniową o obciążenie kierowcy i dyspozytora na zasadzie solidarnej odpowiedzialności. 8. Nie wypłaca się premii za oszczędność w zużyciu paliwa. 9. Raz na kwartał komisja dokonuje kontroli stanu licznika i ilości zatankowanego paliwa do pełnego zbiornika.

4 10. W skład komisji o której mowa w 5 ust. 9 wchodzą : dyspozytor i osoby dokonujące kontroli merytorycznej i formalno rachunkowej o której mowa w 6 ust Karta drogowa jest drukiem ścisłego zarachowania. Ewidencja kart drogowych jako druków ścisłego zarachowania, wydawanie i rozliczanie tych druków należy do ds. księgowości budżetowej. 2. Karty drogowe dla kierowcy wystawia dyspozytor, po przyjęciu oświadczenia kierowcy stwierdzonego podpisem, że pojazd jest sprawny do wyjazdu. Osobą zlecającą wyjazd - na podstawie akceptowanego przez Dyrektora PUP zamówienia jest dyspozytor. 3. Pozycje stwierdza wyjazd w karcie drogowej podpisuje kierowca. Kontrola zapisów i obliczeń dokonanych przez kierowcę w karcie drogowej należy do dyspozytora Pracownik, który korzystał z samochodu służbowego ma obowiązek sprawdzić i potwierdzić swoim podpisem w karcie drogowej czas korzystania z pojazdu oraz ilość przejechanych km wynikających ze stanu licznika. 2. Czas dojazdu do garażu i ilość przejechanych km w karcie drogowej potwierdza osobiście kierowca. Ocena rzetelności tego zapisu należy do danego dyspozytora. Ocena powinna być dokonana w chwili zwrotu karty drogowej danego dnia. 3. Kierowca obowiązany jest zwrócić wypełnioną kartę drogową po zakończeniu jazdy w tym samym dniu, nie później niż w dniu następnym przed pobraniem nowej karty drogowej. 4. Poprawki na karcie mogą być dokonywane przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. 9 Kierowca i dyspozytor są zobowiązani zgłaszać Dyrektorowi Urzędu w formie pisemnej i we właściwych terminach konieczność wykonania obowiązków właściciela pojazdu wynikających z książki pojazdu służbowego i innych bieżących potrzeb w zakresie konserwacji, naprawy, utrzymania czystości, itd. za pośrednictwem Kierownika Działu Organizacyjnego Administracyjnego, zgodnie z obowiązującymi w PUP zasadami dotyczącymi dostaw i usług Kierowca samochodu służbowego ponosi odpowiedzialność materialną za powierzone mu mienie, w tym samochód osobowy wraz z wyposażeniem Deklaracja odpowiedzialności materialnej wg wzoru stanowiącego załącznik Nr 8.

5 2. Odpowiedzialność, o której mowa w ust.1 ponosi również pracownik upoważniony przez Dyrektora Urzędu do zastępstwa w wykonywaniu obowiązków służbowych kierowcy samochodu służbowego. 3. Pracownicy, o których mowa w ust. 1 i 2 deklarację o ponoszeniu odpowiedzialności materialnej podpisują na załączniku Nr 8, która przechowywana jest w aktach osobowych. 4. W czasie przekazania kierowcy, na stan samochodu służbowego wraz z wyposażeniem i jednym kompletem kluczy, drugi komplet kluczy samochodowych został zabezpieczony w kasie pancernej tut. Urzędu na stanowisku do spraw obsługi kasowej. 5. Pracownik zatrudniony na stanowisku ds. obsługi Funduszu Pracy w dziale Finansowo - Księgowym posiadający w zakresie czynności obsługę kasy, ponosi odpowiedzialność za zabezpieczenie zestawu kluczy zapasowych złożonych w kasie pancernej. 6. Wydanie kluczy zapasowych może nastąpić jedynie w sytuacjach uznanych za niezbędne przez Dyrektora Urzędu, za jego pisemnym poleceniem. 11 Integralną częścią niniejszego zarządzenia są wzory druków: a. Zamówienie na przydział samochodu- Zał. Nr 1, b. Rejestr /kart drogowych/ - zał. Nr 2 który obowiązany jest prowadzić dyspozytor, c. Miesięczna karta Zużycie paliwa zał. Nr 3, d. Sprawozdanie z odbioru materiałów pędnych za m c zał. Nr 4, e. Rozliczenie zakupu paliwa, etyliny lub oleju silnikowego zał. Nr 5 które obowiązany jest sporządzać kierowca przy każdorazowym rozliczeniu rachunków za paliwo i pochodne do samochodu, f. Upoważnienie na kierowanie służbowym samochodem osobowym zał. Nr 6, g. Wzory karty drogowej zał. Nr 7, h. Deklaracja o odpowiedzialności materialnej zał. Nr Z dniem wejścia w życie niniejszego Zarządzenia przestaje obowiązywać Zarządzenie Nr 8/2001 Kierownika Powiatowego Urzędu Pracy w Przemyślu z dnia 25 maja 2001 r. 13 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 01 listopada 2011 r.

6 Zał. nr 3 do Zarządzenia Nr 19/11 ZUŻYCIE PALIWA Za miesiąc. Rodzaj pojazdu - samochód osobowy, Marka -, nr rejestracyjny -.. Norma zużycia na 100 km -.. Kierowca -. Data Nr faktury zakupu Nr karty drogowej Pobrano Paliwo Olej Zużycie Wg normy Rzeczywiste Przebieg km ogółem Razem : Końcowy stan licznika Początkowy stan licznika Przejechano Kilometrów Pobrano razem Pozostało z poprzedniego m-ca Pozostało na następny m-c Zużyto Zużycie wg normy Oszczędność Przepał... /podpis sporządzającego/... /podpis dyrektora jednostki/

7 Zał. nr 2 do Zarządzenia Nr 19/11 Rejestr kart drogowych za miesiąc.. Data Karta drogowa nr: Wydana podpis kierowcy Zwrócona podpis dyspozytora Nazwisko i imię kierowcy Marka i nr rej. samochodu skąd Trasa samochodu dokąd Sporządził:.

8 Zał. nr 4 do Zarządzenia Nr 19/11 SPRAWOZDANIE Z OBROTU MATERIAŁÓW PĘDNYCH za miesiąc. L p. Nazw isko i imię kiero wcy Nr rej. poja zdu Prze bieg km Pali wo zak up Pozostał o z m-c poprzed niego Raz em Pozos tało na m- c nastę pny Zuży cie ogół em Zuży cie wg. nor my Oszczę dność Prze pał Ole j zak up Sporządził:..

9 Zał. nr 5 do Zarządzenia Nr 19/11 Rozliczenie zakupu paliwa, etyliny lub oleju silnikowego Imię i Nazwisko kierowcy. Marka samochodu Nr rejestracyjny Lp. Data zakupu Nr rachunku Nr karty drogowej Rodzaj paliwa Ilość w litrach Cena w zł Wartość w zł. Razem: / data i podpis dokonującego zakup/ Załączniki: faktury, rachunki.

10 Zał. nr 8 do Zarządzenia Nr 19/11 Imię i Nazwisko Kierowca samochodu służbowego w PUP w Przemyślu Przemyśl, dnia. D E K L A R A C J A W związku z powierzeniem mi funkcji kierowcy od dnia r. w Powiatowym Urzędzie Pracy w Przemyślu, składam deklarację następującej treści: 1/ przyjmuję do wiadomości, że ponoszę odpowiedzialność materialną za powierzony mi samochód służbowy marki...: - o Nr silnika.., - o Nr podwozia nadwozia.., - o Nr rejestracyjnym., wraz z wyposażeniem; 2/ zobowiązuję się do przestrzegania przepisów eksploatacji i korzystania z powierzonego mi służbowego środka transportu;... / podpis składającego oświadczenie/... / podpis osoby przyjmującej oświadczenie/

11 Zał. nr 6 do Zarządzenia Nr 19/11 U P O W A Ż N I E N I E na kierowanie służbowym samochodem osobowym upoważniam Pana.., ur. w, zam. w. przy ul.., posiadającego prawo jazdy kat., Nr., wydane przez Prezydenta /Wójta w dniu r., na kierowanie służbowym samochodem osobowym marki. nr. rej..., Przemyśl, dnia r.... /podpis Dyrektora PUP/