ZZP.271.4.25.2019 OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Dostawa urządzeń komputerowych na potrzeby Urzędu Miasta Inowrocławia ZATWIERDZAM Sekretarz Miasta Piotr Strachanowski Inowrocław, dnia 13.08.2019 r. Opracowanie: Urszula Borkowska Strona 1
1. Informacje o Zamawiającym 1. Nazwa Zamawiającego REGON 092350725 NIP 556-263-84-08 Miejscowość 88-100 Inowrocław Adres Inowrocław, ul. Prezydenta Franklina Roosevelta 36 Strona internetowa www.bip.inowroclaw.pl Godziny urzędowania 7:30 15:30 Tel./faks 52 35 55 300, 52 35 55 250 / 52 35 55 255, 52 35 55 233 2. Postępowanie o udzielanie zamówienia publicznego prowadzone jest dla zamówień, których wartość nie przekracza równowartości kwoty 30 000 euro (nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych - Dz. U. z 2018 r. poz. 1986, ze zm.). 3. Miejsce publikacji ogłoszenia o zamówieniu tablica ogłoszeń w Urzędzie Miasta Inowrocławia oraz strona internetowa Zamawiającego www.bip.inowroclaw.pl zakładka przetargi do 30 000 euro Open Nexus w dniu 13.08.2019 r. 4. Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści na stronie internetowej Zamawiającego jak wyżej. 2. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa urządzeń komputerowych na potrzeby Urzędu Miasta Inowrocławia, w tym: 1) komputery stacjonarne wraz z oprogramowaniem 17 szt. 2) monitory 17 szt. 3) zasilacze awaryjne 17 szt. 4) laptop 1 szt. 5) pakiet biurowy -18 szt. 4) drukarki 11 szt. 5) ploter 1 szt. 5) oprogramowanie 2 kpl. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia i wymagane minimalne parametry techniczne są zawarte w zał. nr 1a do opisu przedmiotu zamówienia. Dopuszcza sie złożenie oferty na urządzenia równoważne opis równoważności w załączniku nr 1b do opisu. 3. Wymagania Zamawiajacego: 1) Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć sprzęt fabrycznie nowy w oryginalnych opakowaniach producenta z widocznymi informacjami pozwalającymi na identyfikację produktu oraz producenta; 2) Wykonawca udzieli gwarancji jakości nie krótszej niż: a) 36 miesięcy na komputery stacjonarne, monitory, zasilacze awaryjne, laptop, ploter, Strona 2
b) 24 miesiące na drukarki licząc od dnia odbioru bez zastrzeżeń; 3) wykonawca zapewni w czasie trwania gwarancji jakości czas naprawy, tj. dla: komputera stacjonarnego wraz ze wszystkimi jego elementami wchodzącymi w skład tego komputera (tj. mysz komputerowa, klawiatura komputerowa), laptopa, monitorów, zasilaczy awaryjnych, drukarek nie dłuższy niż 14 dni, licząc od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego awarii faksem lub drogą elektroniczną; 4) w przypadku niemożliwości dokonania naprawy urządzeń w wyznaczonym terminie, wykonawca dostarczy i zainstaluje urządzenia zastępcze o parametrach nie gorszych od uszkodzonych urządzeń, które zostaną niezwłocznie zwrócone po odbiorze naprawionych urządzeń; 5) wykonawca gwarantuje jednodniowy czas reakcji serwisowej, tj. przystąpi do naprawy urządzeń w ciągu jednego dnia roboczego przypadającego po dniu, w którym Zamawiający zgłosił awarię urządzenia (za pośrednictwem faksu lub drogą elektroniczną); serwis urządzeń musi być realizowany przez producenta lub autoryzowanego partnera serwisowego producenta; 6) urządzenia zastępcze nie mogą być dłużej użytkowane przez Zamawiającego niż 30 dni; 7) wykonawca zobowiązuje się dostarczyć przedmiot zamówienia jednym transportem do miejsca wskazanego przez Zamawiającego; wszelkie koszty związane z dostawą, odbiorem i naprawą gwarancyjną ponosi wykonawca; 8) Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości wymontowania twardego dysku z urządzenia w przypadku jego awarii, celem zabezpieczenia danych, w obecności przedstawiciela Wykonawcy lub za jego zgodą, co nie pozbawi go roszczenia o wykonanie wymiany dysku zgodnie z gwarancją. W przypadku awarii dysków twardych, dysk pozostaje u Zamawiającego. 4. Odbiór przedmiotu zamówienia nastąpi po jego dostarczeniu, w siedzibie Zamawiającego, na podstawie protokołu odbioru podpisanego przez upoważnionych przedstawicieli obu stron. 5. Zamawiający zapłaci za przedmiot zamówienia po jego odbiorze bez zastrzeżeń, w terminie 30 dni od dnia otrzymania faktury, przelewem na rachunek bankowy wykonawcy. 3. Termin wykonania zamówienia Przedmiot zamówienia należy wykonać w terminie do 30 dni, licząc od dnia zawarcia umowy. 4. Warunki udziału w postępowaniu Nie określa się minimalnych standardów. Strona 3
5. Informacja o dokumentach, jakie mają złożyć wykonawcy w celu potwierdzenia warunków i wymagań formularz ofertowy wg wzoru w załączniku nr 1 do opisu. 6. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, a także wskazanie osoby uprawnionej do porozumiewania się z Wykonawcami 1. W niniejszym postępowaniu wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane będą drogą elektroniczną. 2. Opis przedmiotu zamówienia wraz z załącznikami zostanie zamieszczony na platformie zakupowej www.bip.inowroclaw.pl zakładka przetargi do 30 000 euro Open Nexus. 3. Do kontaktowania się z Wykonawcami Zamawiający upoważnia Urszulę Borkowską tel. 52 35 55 250, e-mail: zamówienia@inowroclaw.pl. 7. Opis sposobu przygotowania ofert Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej. Instrukcja składania ofert znajduje się na platformie zakupowej, zakładka regulamin i dalej pomoc dostawca ; link https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje. 8. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert Oferty elektroniczne, za pośrednictwem platformy zakupowej (www.bip.inowroclaw.pl zakładka przetargi do 30 000 euro Open Nexus ) należy składać do dnia 20.08.2019 r. godz. 10:00. 9. Opis sposobu obliczenia ceny 1. Cenę należy podać w zł polskich, wg formularza Oferta (zał. nr 1 do opisu przedmiotu zamówienia), z wyodrębnieniem podatku VAT. W cenie dostaw należy ująć również koszty dostawy do UM Inowrocławia oraz w przypadku usługi dodatkowo koszt robocizny. 2. Jeżeli złożona oferta powodować będzie powstanie obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrz wspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do oferowanej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Strona 4
10. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert Kryterium oceny ofert: najniższa cena. 11. Informacje o formalnościach, jakie zostaną dopełnione przez Zamawiającego przed wyborem wykonawcy 1. Zamawiający wezwie wykonawcę, który złożył ofertę z najniższą ceną do przedstawienia: 1) opisu (lub specyfikacji technicznej lub karty katalogowej) oferowanych urządzeń komputerowych oraz oprogramowania, potwierdzający spełnianie wymagań Zamawiającego określonych w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia - zał. nr 1a wraz ze wskazaniem ich modelu, symbolu i nazwy producenta; 2) protokołu z przeprowadzonych testów lub wydruku ze strony http://www.cpubenchmark.net/cpu_list.php, potwierdzającego wynik oferowanego procesora; Zamawiający wymaga, aby zaoferowany procesor dedykowany do pracy w komputerach typu desktop uzyskał w teście Passmark CPU Mark wynik min. 11600 punktów, dla laptopów wynik nie mniejszy niż 7670; 3) certyfikatu ISO 9001 dla komputerów stacjonarnych, laptopów; 4) oświadczenia producenta lub certyfikatu Energy Star, potwierdzającego spełnianie wymogów normy Energy Star 7.0 dla komputerów stacjonarnych, laptopa, monitorów i drukarek; 5) trwałe oznakowanie CE producenta dla komputerów stacjonarnych, laptopa, monitorów, zasilaczy awaryjnych, drukarek ; 6) certyfikatu ergonomii TCO-99 dla monitorów (lub równoważnego certyfikatu, dokumentu potwierdzającego takie same warunki jak określone w certyfikacie TCO); 7) wersji demonstracyjnej oferowanego oprogramowania (jeżeli wykonawca zaoferuje oprogramowanie równoważne). Zamawiający w celu sprawdzenia pełnej zgodności oferowanego oprogramowania z opisanymi wymaganiami dokona sprawdzenia tego oprogramowania, które będzie polegało na wielokrotnym przeprowadzeniu testów w warunkach produkcyjnych na sprzęcie Zamawiającego, z użyciem urządzeń peryferyjnych Zamawiającego, na arkuszach, bazach danych i plikach Zamawiającego. Po wykonaniu testów, złożona wersja demonstracyjna oprogramowania zostanie zwrócona Wykonawcy. Wszelkie koszty związane z dostawą oraz zwrotem zaoferowanego oprogramowania równoważnego ponosi Wykonawca. 2. Zamawiający odrzuci ofertę wykonawcy, który na wezwanie nie przedstawi Zamawiającemu dokumentów (lub jeżeli nie potwierdzą spełniania wymagań Zamawiającego), o których mowa w ust. 1. Strona 5
3. Dopuszcza się negocjacje treści oferty z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę, w szczególności jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przekracza kwotę, która Zamawiający zamierza przeznaczył na sfinansowanie zamówienia. 12. Istotne postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego Istotne postanowienia umowy zawarte zostały w wzorze umowy, załącznik nr 2 do opisu przedmiotu zamówienia. 13. Załączniki do opisu przedmiotu zamówienia nr 1a szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia, nr 1b opis równoważności oprogramowania systemowego, nr 1 wzór formularza ofertowego, nr 2 wzór umowy. Strona 6
Wzór formularza ofertowego Załącznik nr 1 Zamawiający: OFERTA 1. Dane dotyczące wykonawcy: Nazwa...... Siedziba.... Nr telefonu/faks/e-mail..... nr NIP. nr REGON... 2. Odpowiadając na ogłoszenie o zamówieniu pn.: Dostawa urządzeń komputerowych na potrzeby Urzędu Miasta Inowrocławia, oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia za cenę: L.p. Nazwa Szt. Cena jednostkowa brutto Cena dostawy (kol. 3 x kol. 4) brutto 1 2 3 4 5 1. Komputer stacjonarny. (poz. nr 1 zał. nr 1a) 17 2. Monitor. (poz. nr 2 zał. nr 1a) 3. Zasilacz awaryjny. (poz. nr 3 zał. nr 1a) 4. Laptop. (poz. nr 4 zał. Nr 1a) 5. Pakiet biurowy (poz. nr 5 zał. nr 1a) 6. Drukarka nr 1. (poz. nr 6 zał. nr 1a) 7. Drukarka nr 2. (poz. nr 7 zał. nr 1a) 17 17 1 18 8 2 Strona 7
8. Drukarka nr 3. (poz. nr 9 zał. nr 1a) 9. Ploter. (poz. nr 8 zał. nr 1a) 10. Oprogramowanie (poz. nr 10 zał. nr 1a) 11. Oprogramowanie (poz. nr 11 zał. nr 1a) 1 1 1 1 Razem cena oferty (poz. 1-10): X X Cena słownie:...zł w tym podatek VAT:... %, tj.:... zł, w terminie do 30 dni, licząc od dnia zawarcia umowy. 3. Oświadczam, że: 1) posiadam doświadczenie w dostawie urządzeń komputerowych, moja sytuacja finansowa i ekonomiczna pozwala na wykonanie niniejszego zamówienia; 2) nie zalegam z opłacaniem podatków oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne; 3) udzielę gwarancji jakości na okres: a) 36 miesięcy na komputery stacjonarne, monitory, laptop, zasilacze awaryjne d) 24 miesiące na drukarki, ploter licząc od dnia odbioru przez Zamawiającego bez zastrzeżeń; 5) na zaoferowane urządzenia posiadam: a) certyfikat ISO 9001 dla komputerów stacjonarnych oraz laptopów; b) oświadczenie producenta* lub certyfikat Energy Star*, potwierdzające/y spełnianie wymogów normy Energy Star 7.0 dla komputerów stacjonarnych, laptopów, monitorów i drukarek; c) trwałe oznakowanie CE producenta* lub deklaracje właściwości użytkowych producenta* dla komputerów stacjonarnych, laptopów, monitorów, zasilaczy awaryjnych, drukarek ; d) certyfikat ergonomii TCO-99 dla monitorów* lub równoważny certyfikat, dokument potwierdzający takie same warunki jak określone w certyfikacie TCO*, tj.... (podać nazwę certyfikatu lub dokumentu równoważnego); 4. Akceptujemy projekt umowy, w przypadku wyboru naszej oferty zawrzemy umowę w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. * niepotrzebne skreślić... dnia...... podpis osób uprawnionych do składania świadczeń woli w imieniu Wykonawcy oraz pieczątka / pieczątki Strona 8
Załącznik nr 2 Wzór umowy UMOWA Nr 272.. zawarta w dniu... w Inowrocławiu, pomiędzy Miastem Inowrocław z siedzibą w Inowrocławiu przy ul. Prezydenta Franklina Roosevelta 36, nr statystyczny REGON 092350725, NIP 556-263-84-08, reprezentowanym przez Piotra Strachanowskiego Sekretarza Miasta, na podstawie pełnomocnictwa z dnia 7 listopada 2016 r. (WOI-I.0052.637.2016), przy kontrasygnacie Grażyny Filipiak Skarbnika Miasta, zwanym dalej w treści umowy Zamawiającym a. REGON.., NIP.., reprezentowanym/ą przez:.., zwanym/ą dalej Wykonawcą, zgodnie z art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, następującej treści: 1. 1. Wykonawca dostarczy do miejsca wskazanego przez Zamawiającego urządzenia komputerowe, w tym: 2. Szczegółowe określenie przedmiotu umowy zawiera opis przedmiotu zamówienia z załącznikami. 3. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia przedmiotu umowy własnym transportem i na własny koszt. 2. 1. Wykonawca udziela na przedmiot zamówienia gwarancji jakości na okres: 1) 36 miesięcy na komputery stacjonarne, na laptop, na monitory, na zasilacze awaryjne, na ploter 4) 24 miesiące na drukarki. Okres gwarancji biegnie od przyjęcia przedmiotu umowy przez Zamawiającego bez zastrzeżeń, w sposób określony w 4. 2. Wykonawca zapewni w czasie trwania gwarancji czas naprawy, tj. dla: komputerów stacjonarnych wraz ze wszystkimi ich elementami wchodzącymi w skład tych komputerów (tj. myszy komputerowe, klawiatury komputerowe), laptopów, monitorów, zasilaczy awaryjnych i drukarek nie dłuższy niż 14 dni, licząc od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego awarii faksem lub drogą elektroniczną. 3. W przypadku niemożliwości dokonania naprawy urządzeń w wyznaczonym terminie, wykonawca dostarczy i zainstaluje urządzenia zastępcze o parametrach nie gorszych od uszkodzonych urządzeń, które zostaną niezwłocznie zwrócone po odbiorze naprawionych urządzeń. Strona 9
4. Wykonawca gwarantuje jednodniowy czas reakcji serwisowej. Przystąpi do naprawy urządzeń w ciągu jednego dnia roboczego przypadającego po dniu, w którym Zamawiający zgłosił awarię urządzenia (za pośrednictwem faksu lub drogą elektroniczną). 5. Serwis komputerów stacjonarnych będzie realizowany przez producenta lub autoryzowanego partnera serwisowego producenta komputerów. 6. Urządzenia zastępcze nie mogą być dłużej użytkowane przez Zamawiającego niż 30 dni. 7. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć przedmiot zamówienia jednym transportem do miejsca wskazanego przez Zamawiającego; wszelkie koszty związane z dostawą, odbiorem i naprawą gwarancyjną ponosi wykonawca. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do możliwości wymontowania twardego dysku z urządzenia w przypadku jego awarii, celem zabezpieczenia danych, w obecności przedstawiciela Wykonawcy lub za jego zgodą, co nie pozbawi go roszczenia o wykonanie wymiany dysku zgodnie z gwarancją. W przypadku awarii dysków twardych, dysk pozostaje u Zamawiającego. 3. Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy w terminie do 30 dni, licząc od dnia zawarcia umowy. 4. Przyjęcie przedmiotu umowy określonego w 1 nastąpi na podstawie protokołu odbioru podpisanego przez upoważnionych przedstawicieli obu Stron. Protokół odbioru bez zastrzeżeń będzie podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury. Z dniem odbioru przedmiotu umowy lub danej jego części, przechodzi na Zamawiającego jego własność. 5. 1. Strony uzgadniają wynagrodzenie, zgodnie ze złożoną ofertą, w wysokości... zł (słownie:... zł /100 ), w tym należny podatek VAT. 2. Zapłata za przedmiot zamówienia nastąpi po jego odbiorze bez zastrzeżeń i otrzymaniu faktury, w terminie 30 dni od jej otrzymania, przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy. 6. 1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne, jeżeli niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy nastąpi z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca: 1) w wysokości 0,1% wynagrodzenia określonego w 5 ust. 1, za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy określonego w 1, za każdy dzień zwłoki, licząc od upływu terminu określonego w 3, 2) w wysokości 0,1% wynagrodzenia określonego w 5 ust. 1, za zwłokę w wykonaniu naprawy urządzeń komputerowych w okresie gwarancji, za każdy dzień zwłoki, jeżeli: a) czas naprawy przekroczy 14 dni dla komputerów stacjonarnych wraz ze wszystkimi ich elementami wchodzącymi w skład tych komputerów (tj. myszy komputerowe, klawiatury komputerowe), monitorów, zasilaczy awaryjnych i drukarek, licząc od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego awarii (faksem lub drogą elektroniczną), Strona 10
b) czas użytkowania urządzeń zastępczych (o których mowa 2 ust. 3 i 6) przekroczy 30 dni, 3) w wysokości 0,1% wynagrodzenia określonego w 5 ust. 1, za każdy dzień zwłoki w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze przedmiotu umowy, licząc od upływu terminu wyznaczonego przez Zamawiającego na usunięcie wad, 4) w wysokości 20% wynagrodzenia określonego w 5 ust. 1 umowy za niewykonanie przedmiotu umowy do terminu wyznaczonego dodatkowo przez Zamawiającego. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odszkodowania uzupełniającego, przenoszącego wysokość kar umownych, dochodzonego na zasadach ogólnych. 7. Zmiany umowy dla swej ważności wymagają zachowania formy pisemnej. 8. W związku z treścią art. 230 Kodeksu spółek handlowych, Wykonawca działający w formie sp. z o.o. oświadcza, że zawarcie umowy jest zgodne z uchwałą wspólników z dnia.. lub umową spółki (jeżeli dotyczy). 9. Właściwym do rozpoznania sporów wynikłych na tle realizacji niniejszej umowy jest sąd rzeczowo i miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego. 10. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. 11. Umowę niniejszą sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, po 1 egz. dla każdej ze stron. 12. Integralną częścią niniejszej umowy są: 1) opis przedmiotu zamówienia; 2) oferta Wykonawcy. Wykonawca: Zamawiający: Strona 11