ZARZĄDZENIE Nr 73 Burmistrza Miasta i Gminy Mirsk z dnia 22.04.2015r. W sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczącej ewidencji księgowej, poboru i windykacji podatków i opłat lokalnych w Gminie Mirsk. Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 6 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tj. Dz.U. z 2013r., poz.594 z późn. zm.), art. 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz.U. z 2013 r., poz.885 z późn. zm.) i art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1. Wprowadza się procedurę w zakresie ewidencji księgowej, poboru i windykacji podatków i opłat lokalnych w Gminie Mirsk w formie instrukcji stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy Mirsk. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem wydania.
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 73 Burmistrza Miasta i Gminy Mirsk z dnia 22.04.2015r. INSTRUKACJA DOTYCZACA PROWADZENIA EWIDENCJI KSIĘGOWEJ, POBORU WINDYKACJI PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH W GMINIE MIRSK 1. Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących tj.: 1. art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tj.: Dz. U. z 2013r. poz. 594 ze zm.), 2. art. 10 ust. 1 i 2, ustawy z 29 września 1994r. o rachunkowości (tj.: Dz. U. z 2013r. poz. 330 ze zm.), 3. art. 2 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz.U.2015.613 j.t.) 4. art. 6r ust. 1 ustawy z dnia 13 września 1996r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (tj.: Dz. U. z 2013r. poz. 1399 ze zm.) 5. ustawa z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U.2014.1619 j.t.) 6. art.2 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375), 1. Zadania w zakresie podatków i opłat: Zadania oraz procedury realizowane przez referat finansowy w zakresie gromadzenia dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych: 1. sporządzanie planu dochodów z tytułu podatków i opłat lokalnych i wydatków związanych z realizacją tych zadań, 2. prowadzenie postępowań w zakresie zobowiązań z tytułu podatków lokalnych wynikających z ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, ustawy o podatku leśnym (wydawanie decyzji ustalających wysokość zobowiązania podatkowego oraz decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku leśnego, oraz podatku od środków transportowych), 3. obliczanie wymiaru podatku rolnego, leśnego, od nieruchomości od osób fizycznych oraz prawnych, 4. przyjmowanie zgłoszeń środka transportu do opodatkowania i korekt deklaracji w podatku od środków transportowych, 5. ustalanie na podstawie ewidencji księgowej danych potrzebnych do wydawania zaświadczeń o niezaleganiu, stwierdzających stan zaległości opłaty lub innych zaświadczeń wynikających z wniosku podatnika, 6. wydawanie zaświadczeń o dochodowości, wielkości gospodarstwa rolnego w hektarach fizycznych i przeliczeniowych, wielkości użytków rolnych
7. odraczanie terminu płatności, rozłożenie na raty zapłaty, umorzenie zaległości, umorzenie odsetek za zwłokę w podatku od środków transportowych, 8. odraczanie terminu płatności, rozłożenie na raty zapłaty podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego, 9. umarzanie zaległości podatkowych, umarzanie odsetek za zwłokę w podatku od nieruchomości, rolnym, leśnym, 10. zaliczenie nadpłat na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, 11. dokonywanie zwrotów nadpłat na podstawie wniosku podatnika, 12. zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej, 13. zwrot opłaty skarbowej, 14. prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji wpłat, zwrotów, zaliczeń nadpłat z tytułu opłaty, 15. sprawdzanie terminowości dokonywanych wpłat opłat i podatków przez podatników, 16. terminowe podejmowanie czynności zmierzających do wszczęcia postępowania egzekucyjnego poprzez wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych, 17. dokonywanie rozliczeń podatników z tytułu wpłat, nadpłat i zaległości (wystawianie postanowień o zarachowaniu wpłaty lub nadpłaty), 18. przygotowywanie sprawozdań, 19. dokonywanie oględzin, 20. dokonywanie kontroli w zakresie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, 21. przeprowadzanie inwentaryzacji rozrachunków publicznoprawnych. Zapisy księgowe prowadzone są w programie SIGID POZNAŃ tj.: 1. podatek od nieruchomości dla osób fizycznych, 2. podatek od nieruchomości dla osób prawnych, 3. podatek os środków transportowych, 4. podatek rolny/leśny/nieruchomości dla osób fizycznych, 5. ewidencja i rozliczanie opłat za gospodarowanie odpadami ERGO. 2. Zasady prowadzenia ewidencji księgowej w zakresie podatków i opłat lokalnych 1. Do udokumentowania przypisów i odpisów służą polecenia księgowania roczne z tytułu podatków i opłat lokalnych, tworzone na podstawie danych wynikających z deklaracji lub decyzji określających. Dokumenty w powyższym zakresie są sporządzane, zatwierdzane i przechowywane przez wymiar. 2. Do udokumentowania wygaśnięcia zobowiązania podatkowego służą: 1) dowody potwierdzenia wpłaty generowane przez programy SIGID POZNAŃ wymienione wyżej pochodzące z operacji wpłat zbiorczych, 2) pokwitowania z kwitariuszy przychodowych K103, 3) wyciąg bankowy oraz dokumenty wpłaty załączone do wyciągu bankowego, 4) dokumenty stwierdzające obciążenie rachunku bankowego podatnika z tytułu zapłaty podatku w przypadku gdy podatnik dokonał zapłaty za pośrednictwem banku, a bank obciążył rachunek bieżący podatnika, ale nie przekazał środków na rachunek bankowy Gminy
Mirsk na podstawie których przypisuje się bankowi zobowiązanie w wysokości zapłaty dokonanej przez podatnika, w związku z art. 60 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, 5) postanowienia o zaliczeniu nadpłaty lub zwrotu podatku na poczet zaległości podatkowych albo bieżących zobowiązań podatkowych, 6) decyzje, 7) postanowienia o dokonaniu potrącenia, o którym mowa w art. 65 ustawy Ordynacji podatkowej, 8) umowy lub inne dokumenty, z których w szczególności wynika określony w art. 66 4 Ordynacji podatkowej termin wygaśnięcia zobowiązania podatkowego w stosunku do jednostki samorządu terytorialnego, 9) dokumenty informujące o przedawnieniu. 3. Ewidencję szczegółową dla każdego podatnika prowadzi się na kartach kontowych w programach komputerowych SIGID POZNAŃ wymienionych wyżej. 3. Wpłaty dokonywane przez podatników 1. Wpłaty dokonywane są przez podatników poprzez: 1) Inkaso, które zostało powierzone sołtysom, którzy pobierają zobowiązania pieniężne w wyznaczonych terminach. Wpłaty powinny być przy księgowaniu sprawdzone z punktu widzenia prawidłowości zakwalifikowania wpłaty. Wpłaty księgowane są zgodnie z dyspozycją podatnika, a w przypadku jej braku wpłata zaliczana jest w pierwszej kolejności na zaległości, następnie na bieżące zobowiązanie, a w przypadku złożenia wniosku, na przyszłe zobowiązanie. W przypadku niemożności zaliczenia dokonanej wpłaty na właściwą należność, księguje się wpłatę jako wpływy do wyjaśnienia i podejmuje się czynności mające na celu wyjaśnienie tytułu wpłaty. 2) Wpłaty księgowane są również przy wykorzystaniu bankowego systemu automatycznej identyfikacji płatności masowych PKO SA, kompatybilnego z programami informatycznymi wymienionymi wyżej - SIGID POZAŃ, funkcjonującym w referacie finansowym. Wpłaty, przekazywane są w formie pliku, pobieranego od banku do programów wymienionych wyżej SIGID POZNAŃ. Każda wpłata pobrana z tego pliku jest przekierowywana na poszczególne stanowiska, dzięki specjalnym numerom kontrolnym oraz nadanym indywidualnym numerom kont bankowych każdemu podatnikowi. Poszczególni uprawnieni pracownicy referatu finansowego, analizują wpłaty przekazane z w/w pliku i zatwierdzają wpłatę w programie, celem zaksięgowania na karcie opłat. Wpłaty, księgowane są zgodnie z dyspozycją podatnika, a w przypadku jej braku wpłata zaliczana jest w pierwszej kolejności na zaległości, następnie na bieżące zobowiązanie, a w przypadku złożenia wniosku, na przyszłe zobowiązanie. W przypadku niemożności zaliczenia dokonanej wpłaty na właściwą należność księguje się wpłatę jako wpływy do wyjaśnienia i podejmuje się czynności mające na celu wyjaśnienie tytułu wpłaty. 3) Jednocześnie, na wyciągach bankowych sprawdzane są ewentualne wpłaty, które mogły zostać dokonane przez podatników na konto podstawowe Gminy Mirsk. Uprawnieni
pracownicy ustalają numer karty opłat podatnika, a następnie księgują wpłatę w systemie informatycznym i wpisuje numer dowodu wpłaty, oraz datę decyzji. 2. Jeżeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet zaległości oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. 3. Sposób zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych i odsetek za zwłokę określa się w postanowieniu o zarachowaniu wpłaty. 4. Postanowienie, o którym mowa w ust 3, jest wysyłane do podatnika, gdy po dokonanej wpłacie w wyniku proporcjonalnego zarachowania, o którym mowa w ust. 2, kwota zaliczona na poczet odsetek za zwłokę przekracza 40,00zł. 5. Po zaksięgowaniu wpłat za dany miesiąc pracownicy referatu finansowego sporządzają w formie papierowej: a) podsumowanie okresu (dziennie, za miesiąc i narastająco), b) zestawienie danych windykacyjnych do sprawozdania Rb-27S. 6. Za dany rok pracownicy referatu finansowego sporządzają w formie papierowej: a) saldo zaległości i nadpłat bilansu zamknięcia, b) zestawienie danych do bilansu danych księgowych. 4. Dochodzenie zaległości 1. Uprawnieni pracownicy referatu finansowego, obowiązani są do kontroli terminowości wpłat z tytułu podatków i opłat. 2. Jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie, a zobowiązanie powstało w wyniku: 1) złożonej deklaracji, uprawnieni pracownicy referatu finansowego przesyłają podatnikowi upomnienie zawierające wezwanie do wykonania obowiązku, z zagrożeniem skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego, 2) wydania decyzji określającej wysokość zobowiązania, uprawnieni pracownicy referatu finansowego, mogą wystawić tytuł wykonawczy bez uprzedniego wysłania upomnienia. 3. Upomnienie sporządza się w jednym egzemplarzu, przeznaczony jest dla zobowiązanego (doręczenie za potwierdzeniem odbioru). Upomnienie oznacza się kolejnym numerem w ewidencji upomnień. Ewidencja wysłanych upomnień sporządzana jest w jednym egzemplarzu. Upomnienia oraz ewidencja upomnień sporządzane są zgodnie z wzorami zawartymi w załącznikach do rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
4. Upomnienia wystawiają uprawnieni pracownicy d/s podatków i opłat: 1) co kwartał, za zaległości powstałe w tym kwartale, gdy wysokość zaległości wyniesie co najmniej kwotę 20,00 zł, 2) po upływie ostatniego terminu płatności w danym roku, na pozostałe zaległości, których wysokość wynosi co najmniej kwotę 20,00 zł, nieobjęte uprzednio upomnieniem. Powyższe terminy oraz wysokości kwot mogą ulec zmianie w uzasadnionych sytuacjach za pisemną zgodą. Prawidłowość i terminowość wysyłania upomnień nadzoruje Skarbnik Gminy Mirsk. 5. Na zaległości wcześniej objęte upomnieniem nie wystawia się powtórnie upomnienia. 6. Upomnienia doręcza się za pośrednictwem gońca lub za pośrednictwem operatora pocztowego. 7. Upomnienie sporządza się w jednym egzemplarzu, który zostaje doręczony podatnikowi za potwierdzeniem odbioru. 8. Upomnienia są drukowane z programów komputerowych wymienionych wyżej SIGID POZNAŃ. 9. Upomnienia wystawia się w następujących terminach: 1) od podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego od osób fizycznych: a) w miesiącu kwietniu, czerwcu, październiku i grudniu b) upomnienia, gdzie łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnych nie przekracza dziesięciokrotności kosztów upomnienia, wystawia się w miesiącu grudniu, 2) od opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi: a) w miesiącu kwietniu, czerwcu, październiku i grudniu, b) upomnienia, gdzie łączna wysokość należności pieniężnych wraz z odsetkami z tytułu niezapłacenia w terminie należności pieniężnych nie przekracza dziesięciokrotności kosztów upomnienia, wystawia się w miesiącu grudniu. 10. Tytuły wykonawcze wystawia się w trybie przewidywanym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 maja 2014r. w sprawie trybu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych. 11. Tytuły wykonawcze wystawiane są nie później niż 30 dni od dnia otrzymania upomnienia przez zobowiązanego. Tytuł wykonawczy podpisuje osoba upoważniona do podpisu przez organ egzekucyjny. Tytuł wykonawczy przekazuje się do dalszej egzekucji administracyjnej. 12. O każdej zmianie stanu zaległości objętej tytułem wykonawczym lub całkowitej likwidacji tej zaległości zawiadamia się niezwłocznie właściwemu naczelnikowi Urzędu
Skarbowego. Jeżeli zmiana należności objętej tytułem wykonawczym wynika z decyzji w sprawie umorzenia, odroczenia lub rozłożenia na raty spłaty, do zawiadomienia dołącza się kopię tej decyzji 13. Tytuł wykonawczy sporządzają uprawnieni pracownicy referatu finansowego bez zbędnej zwłoki, na zaległości powstałe w wyniku niezapłacenia lub jedynie częściowego zapłacenia zaległości objętych upomnieniem lub wynikające z decyzji określającej. Do tytułów wykonawczych sporządza się ewidencję tytułów wykonawczych w dwóch egzemplarzach. Tytuł wykonawczy oznacza się kolejnym numerem w ewidencji tytułów. 14. Tytuły wykonawcze, wraz z ewidencją tytułów wykonawczych przekazuje się do organu egzekucyjnego. Pierwszy egzemplarz ewidencji przeznaczony jest dla organu egzekucyjnego w formie papierowej, a drugi po potwierdzeniu przyjęcia tytułów wykonawczych, otrzymują uprawnieni pracownicy referatu finansowego. Tytuły wykonawcze oraz ewidencja tytułów wykonawczych sporządzane są zgodnie z wzorami zawartymi w załącznikach do rozporządzenia w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 15. Uprawnieni pracownicy referatu finansowego, zobowiązani są do niezwłocznego zawiadomienia pracownika komórki egzekucyjnej właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego o każdej zmianie mającej wpływ na wysokość zaległości objętej tytułem wykonawczym, jak również o innych zmianach mających wpływ na szybkość realizacji tytułu wykonawczego, jeśli takowe informacje posiada. 16. Tytuł wykonawczy wystawia się: 1) gdy wysokość zaległości w ciągu roku przekracza kwotę 20,00 zł, 2) po upływie ostatniego terminu płatności w danym roku, tytuły wykonawcze wystawia się gdy zaległość przekracza kwotę 20,00 zł. 17. Na zaległości tylko z tytułu niezapłaconych, a należnych kosztów upomnienia pracownik ds. podatków i opłat wystawia tytuł wykonawczy. 18. W przypadku braku realizacji tytułu wykonawczego, na 12 miesięcy przed upływem terminu przedawnienia zaległości objętej ww. tytułem, uprawnieni pracownicy kierują zapytanie do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego dot. etapu realizacji tytułu. 5. Nadpłaty i zwroty 1. Uprawnieni pracownicy referatu finansowego, są zobowiązani do kontroli stanu nadpłat na kartach kontowych poszczególnych podatników oraz przygotowywania dokumentów stanowiących podstawę dokonania zwrotu nadpłat. Sposób postępowania w zakresie nadpłat jest określony w przepisach ustawy Ordynacja podatkowa. 2. W przypadku gdy podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych należności podatkowych, nadpłata zostaje zaliczona na niewymagalną
jeszcze należność określoną we wniosku podatnika. Po dokonaniu przypisu z tytułu podatków i opłat kwotę nadpłaty zalicza się na poczet wpłaty podatku i opłaty. 3. W sprawie zaliczenia nadpłaty na zaległe i bieżące zobowiązania lub na inną należność publicznoprawną, wydaje się postanowienie o zarachowaniu nadpłaty. 4. Postanowienia o zarachowaniu nadpłaty wydaje się gdy kwota nadpłaty przekracza 20 zł. 5. Zwrotów i zaliczeń nadpłat, powstałych zarówno w roku bieżącym, jak i w latach ubiegłych, dokonuje się z klasyfikacji dochodów budżetowych, na którą zalicza się bieżące wpływy tego samego rodzaju należności. Wypłata z tytułu oprocentowania nadpłaty następuje z działu i rozdziału tej podziałki klasyfikacji dochodów budżetowych, na którą zaliczane są odsetki za zwłokę. 6. Przed dokonaniem zwrotu pracownicy referatu finansowego powinni: 1) wnikliwie przeanalizować dokumenty rozrachunkowe i uzyskać potwierdzenie od pracownika wymiaru dotyczące prawidłowości kwoty przypisu/odpisu, 2) sprawdzić na innych stanowiskach księgowych, czy podmiot, dla którego dokonany miałby być zwrot nadpłaty, nie posiada zaległości z tytułu innych należności publicznoprawnych, 3) przygotować dokument stanowiący podstawę zwrotu (wraz z adnotacją potwierdzającą weryfikację, o której mowa w pkt. 2), 4) przekazać wniosek do Skarbnika Gminy Mirsk lub innego wyznaczonego pracownika celem dokonania przelewu w systemie bankowym. 7. Zwrot nadpłaty następuje na wskazany rachunek bankowy podatnika. 8. W przypadku zwrotu w postaci bezgotówkowej stosowny dokument sporządza się w trzech egzemplarzach. Przygotowany dokument jest przekazywany do Skarbnika Gminy Mirsk, a następnie dołączany jest do dokumentu wypłaty załączonego do wyciągu bankowego, Do udokumentowania zwrotów służą: 1) dowody potwierdzenia wypłaty generowane w programach SIGID POZNAŃ, wymienionych wyżej 2) decyzje, 3) dokumenty załączone do wyciągu bankowego. 9. Prawo do zwrotu nadpłaty wygasa po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin jej zwrotu. Podstawą odpisu przedawnionej nadpłaty, jest polecenie księgowania podpisane przez pracownika księgowości, bezpośredniego przełożonego oraz zatwierdzone przez Skarbnika Gminy Mirsk. Na podstawie w/w polecenia księgowania przedawniona nadpłata jest księgowana w paragrafie 097- pozostałe dochody.
6. Przedawnienie zaległości 1. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. 2. Bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu, z dniem: 1) wszczęcia postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe, o którym podatnik został zawiadomiony, jeżeli podejrzenie popełnienia przestępstwa lub wykroczenie wiążę się z niewykonaniem tego zobowiązania, 2) wniesienia skargi do sądu administracyjnego na decyzję dotyczącą tego zobowiązania, 3) wniesienia żądania ustalenia przez sąd powszechny istnienia lub nieistnienia stosunku prawnego lub prawa, 4) doręczenia postanowienia o przyjęciu zabezpieczenia, o którym mowa w art. 33d 2 lub doręczenia zarządzenia zabezpieczenia w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, 5) doręczenia zawiadomienia o przystąpieniu do zabezpieczenia w przypadkach określonych w art. 32a 3 i art. 35 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2014r. poz. 1619, ze zm.). 3. Nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym. 4. Zaległości, które uległy przedawnieniu należy odpisać na podstawie polecenia księgowania. Do polecenia księgowania należy dołączyć pisemną informację uprawnionego pracownika o przyczynach przedawnienia oraz o przebiegu prowadzonego postępowania. Polecenie księgowania sporządza uprawniony pracownik. Następnie bezpośredni przełożony sprawdza zasadność przygotowanego odpisu. Odpis następuje po zatwierdzeniu przez Skarbnika Gminy Mirsk.