Opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 do SIWZ Znak sprawy: 64/DWF/PN/2011 Przedmiotem zamówienia jest organizacja dwóch jednodniowych konferencji dotyczących stanu wdraŝania Priorytetu I PO KL Zatrudnienie i integracja społeczna (na 150 osób) oraz Priorytetu II PO KL Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących (na 250 osób). Departament WdraŜania Europejskiego Funduszu Społecznego w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej pełni rolę Instytucji Pośredniczącej w Priorytecie I i Priorytecie II oraz Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla Działania 5.4 i 5.5 w ramach Priorytetu V Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 (PO KL). Zgodnie z Planem Komunikacji PO KL 2007-2013, stanowiącym podstawę dla prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych w obrębie Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Instytucja Pośrednicząca ma obowiązek organizacji przynajmniej jednej konferencji dotyczącej wdraŝania danego priorytetu rocznie. Obowiązek prowadzenia takich działań zawarty jest w Rozporządzeniu Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającym przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności. Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, jako Instytucja Pośrednicząca i Instytucja Pośrednicząca II stopnia PO KL, zobowiązane jest do realizowania działań informacyjno komunikacyjnych dotyczących Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zwiększających rozpoznawalność EFS i PO KL, społeczne rozumienie pomocy udzielanej przez Fundusz, ukazywania przejrzystości systemu jego realizacji oraz informowania określonych grup odbiorców o moŝliwościach, jakie oferuje Europejski Fundusz Społeczny. Na planowanych konferencjach zaprezentowane zostaną cele oraz działania realizowane w ramach Priorytetu I oraz Priorytetu II PO KL, wskazane w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL. Na kaŝdej konferencji omówiona zostanie realizacja zadań przewidzianych w dotychczasowych Planach działania na poszczególne lata realizacji Programu, przedstawione zostaną informacje o stanie realizacji projektów systemowych i wynikach ogłaszanych konkursów, omówione plany realizacji Priorytetu w roku bieŝącym i przyszłym. Termin realizacji zamówienia: Konferencja dotycząca Priorytetu I PO KL 25 października 2011 roku. Konferencja dotycząca Priorytetu II PO KL 22 listopada 2011 roku. Lokalizacja Usługi będą realizowane w salach konferencyjnych Warszawskiego Centrum EXPO XXI, ul. Prądzyńskiego 12/14, 01-222 Warszawa. Zamawiający wynajął na potrzeby konferencji sale: Konferencja dotycząca Priorytetu I PO KL 1/3 Sali C 200 m 2 Konferencja dotycząca Priorytetu II PO KL 1/2 Sali C 300 m 2 ; sala A 125 m 2 I. Konferencja dotycząca Priorytetu I PO KL Wymagania dotyczące sali konferencyjnej Wykonawca zapewni następujące wyposaŝenie sali konferencyjnej: 1
II. Konferencja dotycząca Priorytetu II PO KL Wymagania dotyczące sali konferencyjnej Konferencja będzie składała się z dwóch części (razem 250 osób): 1. ogólnej (dla wszystkich uczestników ok. 250 osób) 2. warsztatowej (w dwóch sesjach po ok. 100 i 150 osób). Zamawiający nie określa minimalnej liczby uczestników konferencji. Zamawiający nie nakłada na Wykonawcę obowiązku zrekrutowania określonej liczby uczestników. Przewiduje się, Ŝe części merytoryczne konferencji będą odbywać się w godzinach: część ogólna (10.30 12.30) część warsztatowa (13.00 15.00). Rejestracja powinna się rozpocząć na min. godzinę przed rozpoczęciem konferencji. Sale konferencyjne powinny być dostępne od godzin porannych (min. od godz. 8.00) do godz. 16.00. Dla części ogólnej Wykonawca zapewni następujące wyposaŝenie sali konferencyjnej : Dla części warsztatowej Wykonawca zapewni następujące wyposaŝenie dwóch sal konferencyjnych: III. Wymagania wspólne dla obu konferencji Dodatkowe wymagania lokalowe bezpłatny parking dla 10 samochodów (karnety), oznakowanie sali konferencyjnej oraz drogi do sali, w której odbędzie się konferencja, dekorację kwiatową na stole prezydialnym. Wykonawca zakupi na rzecz Zamawiającego oraz zainstaluje: 3 stoiska prezentacyjne w miejscu organizacji kaŝdej konferencji, poza salami konferencyjnymi (wraz z usługą montaŝu i demontaŝu po stronie Wykonawcy), które będą mieć charakter wystawienniczy, informacyjno promocyjny (ekspozycja publikacji, broszur, ulotek Organizatora - Departamentu WdraŜania EFS w MPiPS oraz dwóch Instytucji Pośredniczących II stopnia właściwych dla kaŝdego z ww. Priorytetów); lada prezentacyjna z drewnianym blatem i półkami - konstrukcja, która umoŝliwia mocowanie indywidualnej grafiki (nadruk według projektu przygotowanego przez Wykonawcę i zaakceptowanego przez Zamawiającego). Konstrukcja wraz z grafiką pakowana do torby transportowej na kółkach. Wymiary lady: szer. 1200-1500 mm, głęb. 400-600 mm, wys. 890-1000 mm, waga lady + torba transportowa do 25 kg. Po zakończeniu realizacji umowy stoiska prezentacyjne przechodzą na własność Zamawiającego. Ponadto Wykonawca zapewni wyposaŝenie stoiska w minimum: - stolik z 2 krzesłami, - stojak na publikacje, broszury, ulotki, - przyłącze do Internetu z moŝliwością podłączenia jednego komputera. 2
Obsługa gastronomiczna 1. usługę gastronomiczną, składającą się z: przerwy kawowej powitalnej (świeŝo parzona, gorąca kawa i herbata trzy rodzaje herbat w torebkach, do napojów gorących podane będą dodatki: mleczko, cytryna, cukier, soki 100%, butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana, ciastka min. 3 rodzaje kruchych ciastek, ciasto min. 2 rodzaje ciasta); przerwy kawowej (świeŝo parzona, gorąca kawa i herbata trzy rodzaje herbat w torebkach, do napojów gorących podane będą dodatki: mleczko, cytryna, cukier, soki 100%, butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana, ciastka min. 3 rodzaje kruchych ciastek, ciasto min. 2 rodzaje ciasta, kanapki min. 3 rodzaje w tym jeden wegetariański); lunchu składającego się z: przystawek (minimum 2 rodzaje), zupy (minimum 2 rodzaje), ciepłego dania głównego (minimum 3 rodzaje, w tym jeden wegetariański), min. dwóch rodzajów sałatek, deseru ( min. 2 rodzaje ciast i 2 gatunki owoców), napojów zimnych (butelkowana woda mineralna gazowana i niegazowana, soki i napoje owocowe), napojów gorących (świeŝo parzona, gorąca kawa i herbata). 2. Na jednego uczestnika konferencji powinno przypadać w ramach jednej przerwy kawowej/lunchu min.: 1 filiŝanka kawy, 1 filiŝanka herbaty, 0,3 l soku, 0,33 l wody mineralnej niegazowanej, 0,33 l wody mineralnej gazowanej, 3 kanapki dekoracyjne, 3 ciasteczka, 3 porcje ciasta. 3. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji menu nie później niŝ dwa dni przed rozpoczęciem kaŝdej z konferencji. 4. Zamawiający zastrzega, aby przerwy kawowe i lunche były serwowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników konferencji lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji. Wyklucza się uŝycia jednorazowych sztućców i zastawy. 5. O faktycznej liczbie uczestników konferencji Zamawiający poinformuje Wykonawcę terminie nie krótszym niŝ na 5 dni przez terminem konferencji. Rekrutacja 1. utworzenie oddzielnej strony internetowej na potrzeby kaŝdej z konferencji, zapewniającej moŝliwość internetowej rejestracji uczestników (w tym umieszczenie kaŝdej strony www na serwerze oraz wykup domeny). Nazwa domeny powinna nawiązywać do tematyki konferencji. Na stronie internetowej powinny się znaleźć między innymi: agenda, adresy miejsca organizacji konferencji, mapki ułatwiające dotarcie do miejsca konferencji, dane instytucji zaangaŝowanych w organizację konferencji, prezentacje prelegentów przekazane przez Zamawiającego. Wykonawca uzgodni nazwę domeny z Zamawiającym i uzyska jego akceptację. Wszelkie formalności i koszty stworzenia strony internetowej ponosi Wykonawca. Wykonawcy nie wolno umieszczać na przedmiotowej stronie internetowej bannerów, reklam i linków sponsorowanych, poza tymi, które zlecił do umieszczenia Zamawiający. Projekt graficzny strony powinien być przygotowany zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnymi na stronie www.kapitalludzki.gov.pl w zakładce Promocja Wytyczne (http://www.kapitalludzki.gov.pl/promocja/wytyczne/) i zaakceptowany przez Zamawiającego. KaŜda z dwóch stron internetowych powinna funkcjonować min. 20 dni kalendarzowych przed datą konferencji i min. 11 miesięcy po jej zakończeniu; 3
2. rejestrację uczestników przekazując na Ŝyczenie Zamawiającego informacje nt. liczby zarejestrowanych uczestników (w tym szczegółową listę) w arkuszu kalkulacyjnym; 3. opracowanie, druk (po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego dla wzoru zaproszenia) i wysyłkę max. 50 imiennych zaproszeń do uczestników kaŝdej konferencji na min. 20 dni przed datą kaŝdej z konferencji; 4. opracowanie, druk (po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego dla wzoru zaproszenia) max. 50 zaproszeń do uczestników kaŝdej konferencji i dostarczenie ich do siedziby Zamawiającego na min. 20 dni przed datą kaŝdej z konferencji. Materiały promocyjne i informacyjne 1. Wykonawca zapewni materiały promocyjne dla wszystkich uczestników kaŝdej konferencji, przygotowane w sposób jednolity, zgodny z zaproponowaną przez Wykonawcę wizualizacją kaŝdej z konferencji. Projekt materiałów promocyjno-informacyjnych przed rozpoczęciem procesu produkcyjnego Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji. Materiały dystrybuowane podczas konferencji muszą być zgodne z projektem zaakceptowanym przez Zamawiającego i zasadami wynikającymi z Wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach PO KL dostępnych na stronie www.kapitalludzki.gov.pl w zakładce Promocja Wytyczne (http://www.kapitalludzki.gov.pl/promocja/wytyczne/). Zakres materiałów promocyjno-informacyjnych przedstawia się następująco: zaproszenia: wykonane z papieru ekologicznego, format DL, papier: dwustronnie powlekany o matowej powierzchni, wyprodukowany w 100% z makulatury w technologii przyjaznej dla środowiska naturalnego, gramatura papieru: 300 g/m2, druk: dwustronny (4 kolory) zabezpieczenie nadruku lakierem dyspersyjnym matowym, zawierający logo: Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego oraz adres strony internetowej; koperty: format DL, wykonane z papieru ekologicznego, wyprodukowane w 100% z makulatury w technologii przyjaznej dla środowiska naturalnego, nadruk jednostronny (4 kolory) zawierający logo: Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego oraz adres Zamawiającego, zgodnie ze wzorem nadruku przekazanym przez Zamawiającego; torba konferencyjna wykonana z materiału PP non-woven bez uŝycia PVC materiał PP non-woven 130g/m2, wymiary 36 x 30 x 8cm, kolor pomarańczowy, rodzaj nadruku: sitodruk, nadruk zawierający logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, logo Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego; teczka zamykana na rzepy, umoŝliwiająca umieszczenie materiałów drukowanych w formacie A4, grzbiet teczki min. 30 mm, teczka wyposaŝona w mechanizm kółkowy, umoŝliwiający umieszczenie materiałów dziurkowanych oraz wyposaŝona w klips do kartek notesu A4. Nadruk na teczce (4 kolory) zawierający: logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego oraz adres strony internetowej. Nadruk zabezpieczony folią matową; identyfikatory plastikowe (PVC), dla prelegentów i organizatorów oraz uniwersalne dla uczestników kaŝdej konferencji, nadruk dwustronny (4 kolory) zawierający: tytuł i datę konferencji, informację o współfinansowaniu, logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego; długopis kartonowy z metalowym klipsem w etui: - długopis: materiał: karton, bio-plastik, kolor beŝowy (karton) + niebieski (bio-plastik), wymiary: ok. 1 cm x 14,5 cm, bez nadruku; - etui: materiał: karton (kolor naturalny), wymiary ok. 15,5 cm x 3,9 cm x 1,4 cm, rodzaj nadruku: tampon druk, nadruk zawierający logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, logo Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego; notes ekologiczny A5 w twardej oprawie - wymiar notesu: 154 x 216 mm, ilość kartek 70, spirala zaciskana, okładka: tektura lita o grubości 1,75 mm, oklejona papierem eko-kraft pochodzącym w 100% z recyklingu, papier: niepowlekany papier offsetowy 80 g/m2 o matowej, szorstkiej powierzchni produkowany w 100% z makulatury, druk: offsetowy, nadruk zewnętrzny (na oprawie): 4+4 lakier offset, nadruk wewnętrzny (na kartkach): nadruk 4+0, nadruki: logotypy Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego oraz adres strony internetowej; 4
smycz - kolor pomarańczowy, szerokość smyczy 12 mm 20 mm, technika nadruku sublimacja, nadruk (1 kolor) zawierający logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, logo Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego; materiał promocyjny zawierający logo Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego: - kalendarz ekologiczny biurkowy na rok 2012 z notesem i karteczkami samoprzylepnymi: podstawa: 210x194 mm; tektura lita 1,75 mm oklejona papierem kraft eco, nadruk 4+4 lakier offset - logotypy Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego oraz adres strony internetowej; kalendarz: ca 205x100mm/12 kartek; nadruk 4+0 - logotypy Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego oraz adres strony internetowej; papier 80g/m2; notesy: 100x75mm/50 kartek i 50x75mm/50 kartek; nadruk: 4+0 bez spadów; papier samoprzylepny ekologiczny offset 80g/m2, znaczniki papierowe 3x ca 20x50mm/25 kartek, papier samoprzylepny, ekologiczny offset 80g/m2, bez nadruku. 2. Wykonawca zapewni druk materiałów konferencyjnych (min. 50 70 stron w formacie A4, w kolorze) dla kaŝdego uczestnika i ich konfekcjonowanie w teczce w części wyposaŝonej w mechanizm kółkowy, o której mowa w pkt 1. Prezentacje poszczególnych prelegentów muszą być przedzielone widocznymi przekładkami. 3. Wykonawca zapewni zaprojektowanie i wykonanie, po akceptacji oraz według wskazówek Zamawiającego, po 1 rozwijalnym bannerze na kaŝdą konferencję (rozmiar: 85x200 cm, materiał powlekany, kaseta z aluminium z mechanizmem samozwijającym, nadruk kolorowy, jednostronny, pokrowiec). Nadruk powinien zawierać logo: Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz Unii Europejskiej z odniesieniem do Europejskiego Funduszu Społecznego oraz adres strony internetowej, zgodnie z Wytycznymi dot. oznaczania projektów PO KL. Promocja dokumentację fotograficzną (min. 100 zdjęć z kaŝdej z konferencji) i przekazanie tych materiałów na nośniku USB lub CD; konfekcjonowanie materiałów dla uczestników. Personel Wykonawca zapewni personel do obsługi technicznej obu konferencji, tj.: obsługi cateringu, obsługi technicznej, w tym: - zapewnienie recepcji konferencji, której zadaniem będzie: rejestracja uczestników na miejscu Konferencji oraz rozdanie identyfikatorów i materiałów konferencyjnych, udzielanie uczestnikom informacji dotyczących organizacji konferencji recepcja powinna funkcjonować od min. 1 godz. przed rozpoczęciem rejestracji uczestników do zakończenia konferencji, - zapewnienie prawidłowego działania sprzętu audio-video na salach konferencyjnych (osoby z obsługi technicznej dostępne przynajmniej na 1 godz. przed rozpoczęciem konferencji), - transport materiałów przed i po konferencji (pomiędzy miejscem konferencji a siedzibą Zamawiającego), transport materiałów przed i po konferencji będzie obejmował zarówno materiały przygotowane zgodnie ze specyfikacją, jak równieŝ publikacje i broszury wydawane przez Zamawiającego, które stanowić będą materiały informacyjno-promocyjne (ok. 4 pudełka o wym. 40x30x30), - hostessy do podawania mikrofonu podczas części warsztatowych konferencji. 5