Accounting Alert 4/2012 KOSZTY WYKORZYSTANIA PRYWATNYCH AUT SĄ NIŻSZE OD LEASINGU Dominika Knecht księgowa, PKF Accounting sp. z o.o. Oddział w Łodzi, autor artykułu o tym samym tytule w Dzienniku Gazeta Prawna, 19.11.2012 r. Nasza firma zdecydowała się nie przedłużać umowy leasingu i chce wykorzystywać samochody prywatne pracowników do celów służbowych. Jak powinno wyglądać rozliczenie kosztów użytkowania pojazdów? Obecna sytuacja ekonomiczna sprawia, że wielu przedsiębiorców rezygnuje z zakupu samochodu lub ma kłopoty z jego nabyciem. Częstym powodem jest niewystarczająca płynność powodująca utrudnienia w uzyskaniu kredytu czy podpisaniu umowy leasingu lub po prostu chęć redukcji kosztów. W takim przypadku dobrym rozwiązaniem wydaje się wykorzystywanie w działalności gospodarczej przedsiębiorcy prywatnych samochodów pracowników. Ważna umowa Pojazdy te mogą być wykorzystywane w jazdach lokalnych lub zamiejscowych, w celu odbycia podróży służbowej. Samochód nie musi być własnością pracownika. Przepisy zezwalają na wykorzystywanie auta pożyczonego czy wynajmowanego przez pracownika. Wybierając takie rozwiązanie pracodawca i pracownik powinni zawrzeć umowę cywilnoprawną, w której zostaną ustalone warunki wykorzystywania samochodu i zasady refundacji kosztów. Przepisy nie określają formy zawarcia takiej umowy (ustna czy pisemna). Jeżeli eli jednak chcemy zawrzeć takie umowy z wieloma pracownikami, lepiej sporządzić je na piśmie. Zabezpieczy to interesy firmy w przypadku konfliktu. Będzie też stanowić materiał dowodowy dla organów podatkowych w przypadku podejrzenia bezpłatnego świadczenia ze strony pracownika. Umowa powinna w szczególności określać, w jakiej formie będzie następował zwrot kosztów pracownikowi. Co do zasady, strony umowy mają do wyboru dwa sposoby zwrotu kosztów: albo w formie miesięcznego ryczałtu, albo na podstawie liczby faktycznie przejechanych kilometrów. Ryczałt Rozporządzenie ministra infrastruktury określa maksymalne kwoty zwrotu, jakie pracownik może uzyskać, ale to od pracodawcy zależy, na jakim poziomie ten limit zostanie ustalony. Wysokość miesięcznego ryczałtu uzależniona jest od liczby mieszkańców w miejscowości, w której zatrudniony jest pracownik, a nie od faktycznie przejechanych kilometrów. Ryczałt oblicza się mnożąc stawkę za 1 kilometr przebiegu przez ustalony w umowie miesięczny limit kilometrów. Jeżeli eli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin, pracodawca może limit kilometrów zmniejszyć proporcjonalnie do etatu.
Podstawą do wypłacenia miesięcznego ryczałtu jest pisemne oświadczenie złożone przez pracownika. Dokument taki powinien zawierać dane identyfikujące wykorzystywany samochód, takie jak marka, numer rejestracyjny i pojemność silnika. Powinna się również w nim znaleźć informacja o liczbie dni, w których pracownik nie wykorzystywał swojego samochodu w celach służbowych. Jest to o tyle istotne, że ryczałt zmniejsza się o 1/22 za każdy dzień roboczy nieobecności pracownika z powodu choroby, urlopu lub podróży służbowej trwającej przynajmniej 8 godzin. Przykład 1 Urlop i delegacja Pracownik z Warszawy wykorzystuje w pracy samochód prywatny o pojemności silnika 1200 cm³. W październiku wykorzystał 2 dni urlopu wypoczynkowego, a 1 dzień przebywał w podróży służbowej (nie wykorzystując samochodu prywatnego). Stawka dzienna w tym przypadku wynosi: 585,06 zł/22 dni = 26,59 zł, zatem odliczenie za urlop i podróż to: 26,59 zł x 3 dni = 79,78 zł. Pracownik otrzyma zwrot kosztów w wysokości 505,28 zł (585,06 zł -79,78 zł). Warto dodać, że gdyby pracownik w ciągu jednodniowej delegacji używał swojego środka transportu, rozliczenia kosztów z tym związanych dokonałby na podstawie kilometrówki w ramach rozliczenia kosztów podróży służbowej. Ważne Pracownicy służby celnej, parków narodowych mogą mieć limit podwyższony do 1500 km, a pracownicy służb ratowniczych i innych służb w przypadku zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków nawet do 3000 km Kilometrówka Ekwiwalent za liczbę rzeczywiście przejechanych kilometrów w miesiącu to tzw. kilometrówka. Ta metoda refundacji kosztów wymaga od pracownika prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, którą pracodawca lub osoba przez niego upoważniona potwierdza na koniec każdego miesiąca. Pracownik nie jest obowiązany do przedstawiania dokumentów potwierdzających jego wydatki w związku z jazdami lokalnymi. Metoda ta jest też stosowana przy rozliczaniu delegacji, podczas której pracownik wykorzystywał swój prywatny samochód. Przy wyborze najbardziej adekwatnej w danych okolicznościach metody rozliczenia kosztów prywatnego samochodu strony powinny rozważyć następujące elementy: 1. czy liczba kilometrów przejechanych przez pracownika miesięcznie jest co miesiąc podobna, czy zmienna, 2. jaka jest przewidywana liczba kilometrów, czy przekroczy limit ryczałtu dla danej miejscowości? Jeżeli strony przewidują, że pracownik będzie w każdym miesiącu przejeżdżał różną liczbę kilometrów, lepszym sposobem rozliczania kosztów będzie kilometrówka, gdyż bardziej odzwierciedli rzeczywisty koszt użytkowania samochodu. Jeżeli jazdy lokalne pracownika w każdym miesiącu będą utrzymywały się na podobnym poziomie i będą się mieścić w limitach określonych rozporządzeniem, ryczałt będzie wygodniejszą metodą, bez konieczności skrupulatnego zapisywania każdego wyjazdu. Wybraną metodę rozliczania tych kosztów strony mogą w każdej chwili zmienić. Skutki dla pracownika W myśl ustawy o PIT pracodawca jest zobowiązany do potrącenia zaliczki na podatek dochodowy pracownika od wypłaconych świadczeń. Zarówno rozliczenie kilometrówki, jak i zwrot na podstawie ryczałtu stanowi przychód dla pracownika ze stosunku pracy. Zwolnieniem objęci są wyłącznie pracownicy służby leśnej, pracownicy socjalni oraz osoby wykonujące zawód listonosza. Wyłączeniu z opodatkowania podlegają również kilometrówki wypłacane za jazdy w związku z podróżami służbowymi, tj. zadania służbowe poza stałym miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę, wypłacane do wysokości limitu. Kwoty powyżej wysokości określonych w przepisach będą podlegać opodatkowaniu. ZUS Z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne zostały wyłączone wypłacane świadczenia w związku z wykorzystywaniem samochodów prywatnych do celów służbowych. Jednak gdy pracodawca wypłaci pracownikowi kwotę wyższą niż wynika to z limitów określonych w rozporządzeniu, nadwyżka będzie podlegała oskładkowaniu. Koszt pracodawcy Do kosztów uzyskania przychodów pracodawca może zaliczyć wydatki ponoszone w związku z wykorzystywaniem samochodów prywatnych 2
pracowników na potrzeby prowadzenia działalności do wysokości ryczałtu pieniężnego lub do wysokości kilometrówki według stawek określonych w rozporządzeniu. Gdyby pracodawca zdecydował się zwrócić większą kwotę niż wynika to z rozporządzenia, różnica nie będzie stanowić kosztu podatkowego. Przykład 2 Powyżej limitów Pracodawca rozlicza się z pracownikiem wykorzystującym swój prywatny samochód (pojemność skokowa silnika 800 cm³) za pomocą kilometrówki. Z ewidencji przebiegu pojazdu wynika, że pracownik przejechał w miesiącu 380 km. Zatem zwrot kosztów wyniesie: 380 km x 0,5214 zł/km = 198,13 zł. Pracodawca zaokrąglił kwotę i wypłacił pracownikowi 200 zł. Do opodatkowania wchodzi cała kwota. Z oskładkowania jest zwolnione wyłącznie 198,13 zł, czyli od kwoty 1,87 zł pracodawca zobowiązany jest policzyć składki ZUS. Do kosztów uzyskania przychodów może zaliczyć 198,13zł, a 1,87 zł nie będzie zaliczone do KUP. pracownika przedsiębiorca zapłaci ponad dwukrotnie mniej niż w przypadku utrzymania samochodu w leasingu. Kiedy zmiana stawek Instytut Transportu Samochodowego potwierdził, szacując aktualne koszty eksploatacji, iż obowiązujące stawki nie są adekwatne do faktycznych kosztów ponoszonych przez pracowników i indywidualnych przedsiębiorców w celu użytkowania samochodu prywatnego podczas wykonywania obowiązków służbowych. Od 2011 roku w Ministerstwie Transportu znajduje się projekt zmiany stawek za 1 km przebiegu. Przewiduje on ich podwyższenie do 0,97 zł przy pojemności skokowej silnika do 900 cm³ i do 1,01zł przy pojemności powyżej 900 cm³. Projekt nadal jest na etapie uzgodnień z Ministerstwem Finansów. Początkowo planowano aktualizację stawek już w 2012 roku, lecz w opinii Ministra Finansów rok ten nie był sprzyjającym okresem do wprowadzania takich zmian. Większe koszty pracodawcy spowodowałyby zmniejszenie podatków, czyli duże uszczuplenie budżetu. Ostateczny termin nadal jest nieznany i zależy od Ministerstwa Finansów. Samochód zleceniobiorcy Zasada swobody umów daje możliwość zwrotu kosztów, również w sytuacji, gdy zleceniobiorca wykorzystuje swój prywatny samochód przy wykonywaniu zlecenia. Przy czym w umowie ze zleceniobiorcą musi się znaleźć zapis mówiący o takiej refundacji. Takie świadczenie podlega zarówno opodatkowaniu, jak i oskładkowaniu. Kosztem dla pracodawcy, tak jak w przypadku pracowników, będzie refundacja do wysokości limitów przewidzianych w przepisach, na podstawie ewidencji przebiegu. Brak tego dokumentu uniemożliwia zaliczenie do kosztów działalności takiego wydatku. Co się opłaca Załóżmy, że koszt umowy leasingu operacyjnego na okres 3 lat dla samochodu średniej klasy to kwota ok. 1000 zł miesięcznie. Miesięczny koszt paliwa przy przejechanych 800 km to dodatkowe 400 zł, łączny koszt związany z używaniem leasingowanego samochodu wynosi 1400 zł. Do tego dochodzą inne koszty utrzymania samochodu, np. naprawa, przegląd, wymiana płynów. Pracownikowi za najwyższy ryczałt zapłacimy 585,06 zł, a przy rozliczeniu na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu 710,43 zł. W obu przypadkach za korzystanie w działalności pracodawcy z prywatnego samochodu Podstawa prawna Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 361 ze zm.). Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.). Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.). 3
Załącznik nr 1: Ewidencja przebiegu pojazdu Imię i nazwisko pracownika.. Marka samochodu... Nr rejestracyjny... Poj. silnika... EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU W.. Lp. Data wyjazdu Opis trasy skąd-dokąd Cel wyjazdu Ilość przejechanych kilometrów Stawka za 1km przebiegu Wartość Uwagi 1 2 3 4 5 6 7=5x6 8 Podsumowanie :... (podpis pracodawcy). (podpis pracownika) Załącznik nr 2: Umowa używania samochodu osobowego pracownika do celów służbowych UMOWA używania osobowego samochodu pracownika do celów służbowych (w jazdach lokalnych) Zawarta w dniu... r. pomiędzy,zwanym(ą) dalej Pracodawcą, a..,zwanym(ą) dalej Pracownikiem. 1 Pracownik dysponuje samochodem osobowym marki, o pojemności skokowej silnika., nr rejestracyjny.., zwanym w umowie samochodem prywatnym. 2 Pracownik będzie używał samochodu prywatnego do celów służbowych, związanych z działalnością Pracodawcy. 3 Zwrot kosztów za jady lokalne następuje w formie miesięcznego ryczałtu po złożeniu oświadczenia/na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. 4 Pracownik zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia Pracodawcy o zbyciu oraz innych zmianach dotyczących samochodu prywatnego, o którym mowa w 1. 5 Umowa zostaje zawarta na czas określony/nieokreślony z możliwością jej rozwiązania przez strony bez wypowiedzenia/z zachowaniem terminu wypowiedzenia. 6 Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają aneksu w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. 7 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2011 r. nr 61, poz. 308 ). 8 Umowę sporządzono w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.... pracodawca... pracownik
Kontakt Warszawa Katarzyna Pośnik tel. +48 22 560 76 50 katatrzyna.posnik@pkfpolska.pl Orzycka 6/1B 02-695 Warszawa Łódź Joanna Brzezińska tel. +48 42 637 10 11 joanna.brzezinska@pkfpolska.pl ul. Żeromskiego 68 90-502 Łódź Wychodząc naprzeciw Państwa potrzebom, chcielibyśmy zaoferować nasze usługi, w szczególności w zakresie: Księgowości, Kadr i płac, Doradztwa w zakresie rachunkowości, Aktualizacji polityki rachunkowości. Zachęcamy do kontaktu z ekspertami PKF Accounting Sp. z o.o.: accounting@pkfpolska.pl Opole Ewa Sąsiadek tel. +48 77 454 73 08 ewa.sasiadek@pkfpolska.pl ul. Kołłątaja 11 45-064 Opole Informacje zawarte w niniejszej publikacji mają charakter ogólny i nie stanowią porady prawnej. Accounting Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za wykorzystanie informacji zawartych w publikacji. PKF Accounting Sp. z o.o. wchodzi w skład Grupy Kapitałowej PKF Consult, do której należą również: PKF Tax Sp. z o.o., PKF Audyt Sp. z o.o., PKF Capital Sp. z o.o. PKF Accounting Sp. z o.o. wchodzi w skład Grupy Kapitałowej PKF Consult w Polsce, której jednostka dominująca PKF Consult Sp. z o.o. jest firmą członkowską PKF International Limited sieci firm niezależnych pod względem prawnym i nie przyjmuje żadnej odpowiedzialności za działania lub zaniechania działań przez jakąkolwiek inną firmę członkowską lub firmy członkowskie.