Zapytanie ofertowe dotyczące: a) zakupu licencji uprawniającej do korzystania, w okresie od daty zawarcia umowy do 31 grudnia 2015 roku, z bazy danych przedsiębiorstw produkcyjnych i usługowych z siedzibą w Polsce, w ilości minimum 15 000 rekordów, b) trzykrotnej aktualizacji bazy danych w trakcie trwania licencji, c) deduplikacji bazy względem bazy danych posiadanej przez Zamawiającego w ramach projektu Wzornictwo-Biznes-Zysk nr umowy o dofinansowanie POIG.05.02.00-00-001/14 Warszawa, 7.07.2014 r.
Informacja o projekcie Projekt Wzornictwo-Biznes-Zysk (dalej WBZ) realizowany jest w ramach działania 5.2 Wspieranie Instytucji otoczenia biznesu świadczących usługi proinnowacyjne oraz ich sieci o znaczeniu ponadregionalnym, Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka 2007-2013. Czas realizacji projektu 1.06.2014 r. 31.12.2015 r. Głównym celem projektu Wzornictwo Biznes Zysk jest stworzenie profesjonalnego otoczenia biznesowego, przygotowującego do aplikacji wzornictwa przemysłowego w przedsiębiorstwach. Głównymi adresatami i odbiorcami produktów projektu (grupami docelowymi projektu) są: Przedsiębiorcy, Projektanci wzornictwa przemysłowego (indywidualni oraz studia projektowe), Studenci oraz absolwenci wyższych uczelni wydziałów związanych z rozwojem nowego produktu, Przedstawiciele administracji państwowej i samorządowej. W ramach projektu zostaną przeprowadzone warsztaty oraz seminaria dla grup docelowych oraz powstanie portal internetowy. Więcej informacji na temat Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dostępnych jest na stronie internetowej Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju. Informacje o Zamawiającym Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/7 00-236 Warszawa NIP: 525-00-12-484 Regon: 141244081 Informacja o sposobie prowadzenia postępowania Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności. Zamówienie zostanie udzielone na podstawie obiektywnych kryteriów, zapewniających zgodność z zasadami przejrzystości, niedyskryminacji, równego traktowania oraz gwarantujących, że oferty zostaną ocenione w warunkach efektywnej konkurencji. W tym celu opracowano kryteria oceny ofert: dopuszczające oraz rozstrzygające, które potraktowane łącznie umożliwią wyłonienie oferty najkorzystniejszej dla Instytutu Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o. o. 1. Opis przedmiotu zapytania ofertowego: 1.1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest: a) zakup licencji uprawniającej do korzystania, w okresie od daty zawarcia umowy do 31 grudnia 2015 roku, z bazy danych przedsiębiorstw produkcyjnych i usługowych z siedzibą w Polsce, w ilości minimum 15 000 rekordów, zwaną dalej Bazą, b) trzykrotna aktualizacji Bazy w trakcie trwania licencji, c) deduplikacja Bazy względem bazy danych posiadanej przez Zamawiającego w ilości ok. 5500 rekordów. 2
1.2. Oferent zobowiązany jest do wskazania w Formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, iż: 1.2.1. posiada majątkowe prawa autorskie do Bazy zawierającej następujące dane: a) nazwę firmy, b) wielkość firmy (duża, średnia, mała, mikro), c) adres: ulica, kod pocztowy, miejscowość, województwo, NIP, d) adres e-mail, e) numer telefonu do firmy, f) osobę kontaktową (opcjonalnie), g) numer telefonu do osoby kontaktowej (opcjonalnie), 1.2.2. jest producentem Bazy w rozumieniu ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz. U. z 2001 r., nr 128, poz. 1402 z późn. zm.), 1.2.3. udzieli Zamawiającemu licencji na - odpłatne, niewyłączne, bez prawa do udzielania sublicencji - korzystanie z Bazy na następujących polach eksploatacji: a) przechowywanie, ładowanie, przeglądanie, wyświetlanie w ramach stosowania Bazy na własny użytek, b) tworzenie baz (opracowań) będących pochodną Bazy i stosowania pochodnej Bazy na własny użytek, c) wprowadzenie Bazy i pochodnych Bazy do pamięci jednego systemu (CRM), d) prawo do udostępniania Bazy osobie trzeciej świadczącej usługę wsparcia technicznego na rzecz Zamawiającego, 1.2.4. Baza jest zaktualizowana, 1.2.5. zobowiąże się do wykonania deduplikacji Bazy, względem bazy danych posiadanej już przez Zamawiającego w ilości ok. 5500 rekordów, 1.2.6. zobowiąże się do wykonania 3 aktualizacji Bazy w czasie trwania licencji. 2. Tryb składania ofert 2.1. Tryb składania ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty nie odbywa się na podstawie Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 223, poz. 1655 z późn. zm.). 2.2. Jeden Oferent może złożyć tylko jedną ofertę, pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia wszystkich ofert danego Oferenta. 2.3. Oferta musi zostać złożona na piśmie, pod rygorem nieważności, z wykorzystaniem Formularza ofertowego stanowiącego załącznik numer 1 do niniejszego zapytania ofertowego. 2.4. Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych. 3
3. Kryteria oceny ofert: 3.1. Kryteria dopuszczające: Podmioty ubiegające się o zamówienie muszą spełnić łącznie następujące warunki, niezależnie od innych określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym: 3.1.1. Posiadać bazę danych firm produkcyjnych i usługowych z siedzibą w Polsce, składającą się z min. 15 000 rekordów (słownie: piętnaście tysięcy), zawierających pożądane przez Zamawiającego dane: a) nazwę firmy, b) wielkość firmy (duża, średnia, mała, mikro), c) adres: ulica, kod pocztowy, miejscowość, województwo, d) NIP, e) adres e-mail, f) numer telefonu do firmy, g) osobę kontaktową (opcjonalnie), h) numer telefonu do osoby kontaktowej (opcjonalnie). Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent zadeklaruje w ofercie (formularz ofertowy - załącznik nr 1), że posiada bazę danych firm produkcyjnych i usługowych z siedzibą w Polsce, zgodną z wymaganiami opisanymi powyżej. 3.1.2. Potwierdzić, że zakupiona licencja uprawnia do korzystania z Bazy w okresie od zawarcia umowy do 31 grudnia 2015 roku. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent zadeklaruje w ofercie (formularz ofertowy - załącznik nr 1), że zobowiąże się do zezwolenia Zamawiającemu na nielimitowane użycie Bazy w okresie od zawarcia umowy do 31 grudnia 2015 roku. 3.1.3. Potwierdzić, że zakupiona Baza jest zaktualizowana. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent zadeklaruje w ofercie (formularz ofertowy - załącznik nr 1), że posiadana przez niego Baza posiada aktualne dane na dzień składania oferty. 3.1.4. Oferent zobowiązuje się do wykonania deduplikacji Bazy, względem bazy danych posiadanej już przez Zamawiającego. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent w ofercie (formularz ofertowy - załącznik nr 1), zobowiąże się do deduplikacji Baza posiadanej już przez Zamawiającego w ilości ok. 5500 rekordów. 4
3.1.5. Oferent zobowiązuje się do wykonania 3 aktualizacji bazy w czasie trwania licencji. Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent w ofercie zobowiąże się do wykonania 3 aktualizacji bazy danych w czasie trwania licencji. 3.1.6. Oferent oświadczy, że jest producentem Bazy w rozumieniu ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz. U. z 2001r, nr 128, poz. 1402 z późn. zm.). Warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent zadeklaruje w ofercie (formularz ofertowy - załącznik nr 1), że jest producentem Bazy w rozumieniu ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (Dz. U. z 2001r, nr 128, poz. 1402 z późn. zm.). 3.1.7. Oferent musi dołączyć do oferty odpis z właściwego rejestru lub ewidencji, z którego wynikać będzie, iż Oferent został wpisany do właściwego rejestru (np. KRS) lub ewidencji (np. CEIDG). Dokumenty o których mowa powyżej, powinny być wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed terminem składania ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia zgodności złożonej przez Oferenta oferty ze stanem faktycznym, w tym również poprzez wezwanie Oferenta do wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Oferenta będzie skutkował wykluczeniem takiego Oferenta z postępowania. Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie oferty ważne, sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym. 3.2. Kryteria rozstrzygające: 3.2.1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kryteriach: L.p. 1 2 3 4 5 Kryterium Cena netto wyrażona w złotych za 1 rekord (przy zakupie licencji na bazę danych minimum 15 000 firm) Łączna liczba dużych firm produkcyjnych z siedzibą w Polsce w bazie Oferenta Łączna liczba średnich firm produkcyjnych z siedzibą w Polsce w bazie Oferenta Łączna liczba małych firm produkcyjnych z siedzibą w Polsce w bazie Oferenta Łączna liczba mikro firm produkcyjnych z siedzibą w Polsce w bazie Oferenta Maksymalna liczba punktów (wagi) 30 25 25 10 10 3.2.2. Maksymalna liczba punktów jaką może otrzymać oferent na podstawie kryteriów rozstrzygających to 100. 5
4. Sposób oceny ofert: 4.1. Ocenie poddane zostaną oferty sporządzone i dostarczone zgodnie z instrukcją wskazaną w ust. 5. 4.2. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu (Kryteria dopuszczające o których mowa w ust. 3 pkt 3.1 będzie dokonana wg kryteriów: tak - nie i zostanie przeprowadzona w oparciu o złożone oferty (wraz z wymaganymi innymi dokumentami). Niespełnienie przez Oferenta przynajmniej jednego warunku udziału w postępowaniu skutkuje wykluczeniem go z postępowania. 4.3. Oferty spełniające wszystkie kryteria dopuszczające zostaną poddane ocenie kryteriów rozstrzygających. 4.4. Sposób oceny ofert w ramach kryteriów rozstrzygających został przedstawiony w tabeli poniżej. Kryterium Sposób oceny UWAGI Maksymalną liczbę punktów (30) otrzyma oferent, który zaoferuje najniższą cenę w złotych netto za 1 rekord przy zakupie licencji bazy danych minimum 15 000 firm. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: Cena netto wyrażona w złotych za 1 rekord (określona przy zakupie licencji na bazę danych minimum 15 000 firm) (Cena obejmuje usługę trzykrotnej aktualizacji Bazy oraz wykonania deduplikacji Bazy względem bazy danych posiadanej przez Zamawiającego w ilości ok. 5500 rekordów). C= (C Najniższa /C Oceniana) x 30 gdzie: C- liczba przyznanych punktów Oferentowi C Najniższa cena oferty najniżej skalkulowanej C Oceniana cena oferty ocenianej - Podana przez Oferenta cena powinna zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania niniejszego zamówienia. Oferent ponosić będzie skutki błędów w ofercie wynikających z nieuwzględnienia okoliczności, które mogą wpłynąć na cenę zamówienia. - Nie można składać ofert wariantowych. Łączna liczba dużych firm produkcyjnych z siedzibą w Polsce w bazie Oferenta Maksymalną liczbę punktów (25) otrzyma oferent, który poda największą liczbę dużych firm produkcyjnych z siedzibą w Polsce. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: Przedsiębiorstwo duże definiuje się jako przedsiębiorstwo zatrudniające więcej niż 250 pracowników i którego roczny obrót przekracza 50 milionów EUR a/lub całkowity bilans roczny przekracza 43 6
Łączna liczba średnich firm produkcyjnych z siedzibą w Polsce w bazie Oferenta Łączna liczba małych firm produkcyjnych z siedzibą w Polsce w bazie Oferenta L= (L Oceniana / L Najwyższa ) x 25 gdzie: L- liczba punktów przyznanych Oferentowi L Najwyższa liczba przedsiębiorstw w ofercie z najwyższą liczbą L Oceniana liczba przedsiębiorstw w ofercie ocenianej Maksymalną liczbę punktów (25) otrzyma oferent, który poda największą liczbę średnich firm produkcyjnych z siedzibą w Polsce. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: L= (L Oceniana / L Najwyższa ) x 25 gdzie: L- liczba punktów przyznanych Oferentowi L Najwyższa liczba przedsiębiorstw w ofercie z najwyższą liczbą L Oceniana liczba przedsiębiorstw w ofercie ocenianej Maksymalną liczbę punktów (10) otrzyma oferent, który poda największą liczbę małych firm produkcyjnych z siedzibą w Polsce. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: L= (L Oceniana / L Najwyższa ) x 10 gdzie: L- liczba punktów przyznanych milionów EUR. W kategorii MŚP przedsiębiorstwo średnie definiuje się jako przedsiębiorstwo zatrudniające mniej niż 250 pracowników i którego roczny obrót nie przekracza 50 milionów EUR a/lub całkowity bilans roczny nie przekracza 43 milionów EUR. W kategorii MŚP przedsiębiorstwo małe definiuje się jako przedsiębiorstwo zatrudniające mniej niż 50 pracowników i którego roczny obrót lub całkowity bilans roczny nie przekracza 10 milionów EUR. 7
Oferentowi L Najwyższa liczba przedsiębiorstw w ofercie z najwyższą liczbą L Oceniana liczba przedsiębiorstw w ofercie ocenianej Łączna liczba mikro firm produkcyjnych z siedzibą w Polsce w bazie Oferenta Maksymalną liczbę punktów (10) otrzyma oferent, który poda największą liczbę mikro firm produkcyjnych z siedzibą w Polsce. Pozostali oferenci otrzymują odpowiednio mniejszą liczbę punktów zgodnie z poniższym wzorem: L= (L Oceniana / L Najwyższa ) x 10 gdzie: L- liczba punktów przyznanych Oferentowi L Najwyższa liczba przedsiębiorstw w ofercie z najwyższą liczbą L Oceniana liczba przedsiębiorstw w ofercie ocenianej W kategorii MŚP mikroprzedsiębiorstwo definiuje się jako przedsiębiorstwo zatrudniające mniej niż 10 pracowników i którego roczny obrót lub całkowity bilans roczny nie przekracza 2 milionów EUR. 5. Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty: 5.1. Ofertę należy sporządzić na załączonym druku Formularz ofertowy (załącznik nr 1). Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, na której należy umieścić zapis: Oferta na zapytanie ofertowe licencja na bazę danych. 5.2. Oferta musi być podpisana przez uprawioną do tego osobę (bądź osoby), zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta. Wszystkie załączniki do Oferty powinny być załączone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę/y reprezentującą/e Oferenta. Uprawnienie do reprezentacji Oferenta powinno wynikać z załączonych do Oferty dokumentów, w szczególności z właściwego dokumentu z rejestru lub ewidencji, a także pełnomocnictwa. 5.3. Ofertę należy dostarczyć (np. osobiście, kurierem, pocztą) na adres: 8
Instytut Wzornictwa Przemysłowego Sp. z o.o. ul. Świętojerska 5/7 00-236 Warszawa (piętro II, pokój 200) 5.4. Termin składania ofert: do dnia 14 lipca 2014 roku, do godziny 15:00. Oferty złożone po terminie ich składania nie będą rozpatrywane. Decyduje data i godzina dostarczenia przesyłki do siedziby Zamawiającego. 5.5. Wszelkie dokumenty, które zostaną przez Oferenta złożone w niniejszym postępowaniu powinny być sporządzone w języku polskim, ze skutkiem pozostawienia Oferty bez rozpatrzenia. 5.6. Koszty przygotowania Oferty oraz jej dostarczenia ponosi Oferent. 6. Istotne warunki zamówienia 6.1. Złożona oferta wiąże Oferenta przez 30 dni licząc od dnia wskazanego w niniejszym Zapytaniu Ofertowym jako termin składania ofert. 6.2. Z Oferentem, którego oferta będzie najkorzystniejsza (tj. otrzyma najwyższą liczbę punktów), zostanie zawarta umowa na zakup licencji na używanie bazy danych przedsiębiorstw produkcyjnych i usługowych z siedzibą w Polsce. W umowie zostanie zawarta stawka stanowiąca cenę całkowitą netto stanowiącą mnożnik ceny netto wyrażonej w złotych za 1 rekord podanej w ofercie i ilości zakupionych rekordów (minimum 15 000). 6.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym, o czym zawiadomi poprzez swoją stronę internetową. 6.4. Oferent, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, niezwłocznie po ogłoszeniu wyników postępowania i wyborze jego oferty przez Zamawiającego, w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, jest zobowiązany do zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego. W razie braku zawarcia umowy przez Oferenta w powyższym terminie, Zamawiający będzie uprawniony do zawarcia umowy z innym oferentem, który złożył kolejną najkorzystniejszą ofertę. 6.5. Zamawiający nie przewiduje dla uczestników postępowania środków odwoławczych od rozstrzygnięć Zamawiającego podejmowanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia. 6.6. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert, bez podania przyczyn takiego zakończenia postępowania. 9
7. Kontakt z Zamawiającym 7.1 Każdy Oferent może zwrócić się do Zamawiającego drogą elektroniczną o wyjaśnienia związane z przedmiotem zapytania ofertowego. 7.2 Zamawiający będzie porozumiewać się z Wykonawcami drogą elektroniczną pod adresem: wbz_oferty@iwp.com.pl. 7.3 Zamawiający zastrzega sobie prawo do odpowiedzi na pytania do dnia 10.07 do godz. 12:00. Załączniki: Załącznik 1 Formularz ofertowy 10