UMOWA zawarta w dniu. 2014 r. w Warszawie pomiędzy: Państwową Inspekcją Pracy Głównym Inspektoratem Pracy z siedzibą w Warszawie, ul. Barska 28/30, 02-315 Warszawa, zwanym dalej Kupującym" reprezentowanym przez: 1. 2. a z siedzibą w., wpisaną do o kapitale zakładowym (dotyczy spółek prawa handlowego*) zwaną dalej Sprzedawcą, reprezentowaną przez: 1. 2. wyłonioną w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - zgodnie art. 39-46 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2013.907 ze zm.) - w trybie przetargu nieograniczonego (numer postępowania: GOZ-353-2210-14/14) zwanych razem stronami umowy, o treści następującej: 1 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa 281 sztuk licencji z prawem do użytku przez podmioty administracji państwowej (Kupujący i jego jednostki organizacyjne to jednostki sektora finansów publicznych, czyli tzw. administracja państwowa) wraz z niepowtarzalnymi (unikalnymi) 18 numerami rejestracyjnymi i autoryzacyjnymi licencji (po jednym na każdą jednostkę organizacyjną Państwowej Inspekcji Pracy), na podstawie których możliwe będzie wygenerowanie przez poszczególne jednostki organizacyjne kluczy do oprogramowania Microsoft Office 2013 PL 32/64 bit w wersji.., która zawiera min. następujące komponenty: Word, Excel, PowerPoint i Outlook (nie może być to licencja typu OEM)/.. oprogramowanie równoważne do oprogramowania Microsoft Office 2013 PL 32/64 pod względem funkcjonalności dla jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy. Oprogramowanie będzie wykorzystywane do celów biurowych 1. Kupujący oświadcza, że jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy są posiadaczami kont Otwartej Licencji Microsoft otwartych licencji. Sprzedawca oświadcza, że dostarczone licencje mają formę umożliwiającą ich dodanie do wymienionych kont jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy. 2. Sprzedawca dostarczy licencje, o których mowa w ust.1 do jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy wskazanych w załączniku numer 1 do umowy (rozdzielnik oprogramowania). 3. Sprzedawca wystawi 18 niezależnych licencji obejmujących ilość oprogramowania wskazanego w załączniku numer 1 do umowy (obejmujących całe oprogramowanie dostarczone do danej jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy) np. licencja wystawiona na OIP Opole ma obejmować.. sztuk oprogramowania, licencja wystawiona na Umowa na dostawę oprogramowania biurowego (281 sztuk) Strona 1
PIP GIP ma obejmować sztuk oprogramowania; licencje będą wystawione na poszczególne jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy (tj. odrębna licencja dla OIP Opole, odrębna licencja na OIP Poznań, odrębna licencja na PIP GIP) wskazane w załączniku numer 1 do umowy każda licencja będzie obejmować ilość oprogramowania (praw dostępu/wykorzystania) wskazanych w załączniku numer 1 do umowy. 4. Okres użytkowania licencji/oprogramowania czas nieokreślony. 5. Sprzedawca oświadcza, że pakiet instalacyjny oprogramowania będzie możliwy do pobrania ze strony internetowej producenta. 6. Sprzedawca oświadcza, że oprogramowanie (licencja), o którym mowa w ust. 1 zapewnia: a) prawo do aktualizacji rozumiane, jako prawo do pobierania i instalowania za darmo publikowanych łat, patchy, hotfixów, services pack ów, aktualizacji zabezpieczeń oraz innych darmowych aktualizacji wystawianych na ogólnodostępnej stronie internetowej producenta oprogramowania, b) aktualizacje zabezpieczeń, hot-fixy, services pack i są dostępne z wykorzystaniem wbudowanych, automatycznych narzędzi do ich pobierania z dedykowanej strony internetowej producenta oprogramowania oraz dostępne do pobrania ręcznego z serwerów producenta oprogramowania, c) pełną kompatybilność i zgodność z obecnie zainstalowanym i pracującym u Kupującego oprogramowaniem biurowym, antywirusowym, narzędziowym, systemowym (dla stacji roboczych i serwerów) pracujących na systemach operacyjnych Microsoft Windows w wersjach 32 i 64 bity oraz własnym oprogramowaniem zgodnym z Microsoft Windows, niewymagającym dodatkowych nakładów finansowych ze strony Kupującego w celu dostosowania; w iż szczególności zaoferowane oprogramowanie poprawnie i bez dodatkowego dostosowywania współpracować będzie z aplikacją własną Państwowej Inspekcji Pracy - N@vigatoR. Ponadto, Sprzedawca oświadcza, że zaoferowane oprogramowanie nie wymaga od Kupującego organizowania dodatkowych szkoleń z jego obsługi. 7. 1 Sprzedawca oświadcza, że oprogramowanie... jest równoważne pod względem funkcjonalności do oprogramowania Microsoft Office 2013 PL 32/64 bit w wersji zawierającej min. następujące komponenty: Word, Excel, PowerPoint i Outlook. Oświadczenie producenta ww. oprogramowania, że oferowane oprogramowanie jest równoważne pod względem funkcjonalności z oprogramowaniem Microsoft i że spełnia wszystkie wymogi określone w ust. 2 oraz zaświadczenie podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że ww. oprogramowanie odpowiada specyfikacji technicznej oprogramowania Microsoft - stanowią załącznik numer 2 do niniejszej umowy. 1 2 Dostawa będzie obejmowała: 1) licencję uprawniającą do korzystania z oprogramowania przez czas nieokreślony, okres wypowiedzenia licencji nie krótszy niż 10 lat; 2) standardowo dołączaną dokumentację. 3 1. Sprzedawca dostarczy do jednostek wskazanych w załączniku numer 1 przedmiot niniejszej umowy do dnia 20 grudnia 2014 roku. O terminie dostawy Sprzedawca poinformuje faksem/e-mail jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji 1 Niniejszy ustęp/zapis zostanie usunięty w przypadku zaoferowania produktu Microsoftu Umowa na dostawę oprogramowania biurowego (281 sztuk) Strona 2
Pracy, na co najmniej 2 dni robocze przed terminem dostawy (należy wskazać datę dostawy i przedmiot dostawy, nazwę Sprzedawcy). 2. Sprzedawca zobowiązany jest dostarczyć ww. licencje do jednostek organizacyjnych wskazanych w załączniku numer 1 do niniejszej umowy na własny koszt i ryzyko. Wraz z dostawą ww. przedmiotów Sprzedawca zobowiązuje się dostarczyć protokół, o którym mowa w ust. 4 (w trzech jednobrzmiących egzemplarzach) podpisany przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Sprzedawcy. 3. Zrealizowanie dostawy zostanie potwierdzone protokołem końcowym. Podstawą do wystawienia protokołu końcowego są protokoły częściowe odbioru oprogramowania wraz z elementami wskazanymi w 2 w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy podpisane bez żadnych uwag. 4. Protokół częściowy ma zawierać, co najmniej następujące informacje: nazwę i adres Sprzedawcy, nazwę i adres jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy, do której oprogramowanie zostało dostarczone, datę odbioru oprogramowania, datę dostawy oprogramowania, nazwę (wersję oprogramowania) i ilość dostarczonego oprogramowania i podpisy przedstawicieli Sprzedawcy (osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Sprzedawcy) i jednostki organizacyjnej Kupującego (odpowiednio okręgowego inspektora pracy lub jego zastępcy, Dyrektora Ośrodka Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy lub jego zastępcy, Dyrektora Departamentu Organizacyjnego lub jego zastępcy) odbierającej oprogramowanie. Strony zgodnie postanawiają, że osoby z ramienia Kupującego uprawnione do odbioru oprogramowania podpiszą protokoły częściowe z uwagami/bez uwag w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania przedmiotu umowy. 5. Protokół końcowy ma zawierać co najmniej nazwę i adres Sprzedawcy, nazwę i adres Kupującego, datę odbioru oprogramowania w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Kupującego, nazwę i liczbę dostarczonego oprogramowania (dla poszczególnych jednostek organizacyjnych Kupującego), datę dostawy do poszczególnych jednostek, stwierdzenie, czy dostawa została wykonana należycie i podpisy przedstawicieli Sprzedawcy (osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Sprzedawcy) i Kupującego (Dyrektora Departamentu Organizacyjnego lub jego zastępcy). 4 W zakresie oprogramowania Sprzedawca zobowiązuje się do przestrzegania ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U z 2006 r. Nr 90 poz. 631 ze zm.). 5 1. Za wykonanie przedmiotu umowy Kupujący zapłaci Sprzedawcy wynagrodzenie w łącznej kwocie: 1) netto. zł (słownie: ); 2) brutto zł (słownie..). Koszt jednego użytkownika wynosi -.. zł netto. 2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 płatne będzie przelewem w ciągu 21 dni od daty doręczenia Kupującemu prawidłowo wystawionej faktury VAT na rachunek wskazany w fakturze. Kupujący zapłaci Sprzedawcy łączną cenę przelewem na konto Sprzedawcy podane na fakturze. Podstawą do wystawienia faktury jest końcowy protokół odbioru całości oprogramowania wraz z elementami wskazanymi w 2 podpisany przez obie Strony bez żadnych uwag Umowa na dostawę oprogramowania biurowego (281 sztuk) Strona 3
stosownie do postanowień 3 ust. 3 i ust. 5. Za datę realizacji płatności uważa się datę obciążenia przez bank należnością konta Kupującego. 3. W przypadku opóźnienia w płatności w stosunku do terminu określonego w ust. 2, z przyczyn leżących po stronie Kupującego, Sprzedawca uprawniony będzie do dochodzenia odsetek ustawowych od należności nieuregulowanej w terminie. 4. Cesja wierzytelności z niniejszej umowy wymaga zgody Kupującego wyrażonej w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. 5. Wynagrodzenie określone w ust. 1 ma charakter ryczałtowy i nie podlega zwiększeniu z jakiegokolwiek tytułu. 6 Wykonawca zobowiązuje się wskazać na wystawionej fakturze koszt zakupu oprogramowania oddzielnie dla każdej z jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy (jedna faktura, na której wskazany będzie koszt zakupu dla każdej z jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy odrębnie). 7 1. Kupującemu przysługuje prawo żądania od Sprzedawcy zapłaty kar umownych w przypadku opóźnienia w terminie wykonania przedmiotu umowy w stosunku do terminu określonego w 3 ust. 1 w wysokości 0,3 % wynagrodzenia łącznego brutto, o którym mowa w 5 ust. 1 za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. 2. W przypadku odstąpienia przez Kupującego od umowy z przyczyn, za które odpowiada Sprzedawca, Sprzedawca zapłaci Kupującemu karę umowną w wysokości 10 % łącznej wartości netto przedmiotu umowy określonej w 5 ust. 1. 3. W przypadku, gdy rzeczywista szkoda przekroczy wysokość kar umownych, Kupujący może dochodzić odszkodowania uzupełniającego, na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego do wysokości szkody rzeczywistej. 4. W przypadku opóźnienia w dostawie o ponad 7 dni w stosunku do terminu określonego w 3 ust. 1, Kupujący ma prawo odstąpić od umowy w całości lub w części, zachowując prawo do kar umownych i odszkodowania zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu. 5. W przypadku nienależytego wywiązywania się przez Sprzedawcę ze zobowiązań wynikających z niniejszej umowy oraz w przypadku niespełniania przez dostarczone oprogramowanie wymogów określonych w 1 ust. 6 Kupującemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w całości lub w części, z zachowaniem prawa do kar umownych i odszkodowania zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu. 6. Dla skuteczności odstąpienia od umowy konieczne jest zachowanie formy pisemnej, pod rygorem nieważności. 7. Kupujący uprawniony jest do potrącenia kwot wynikających z regulacji dotyczących kar umownych z jakiejkolwiek należności Sprzedawcy. O naliczeniu kar umownych (uzasadnienie faktyczne i prawne) Kupujący będzie informował faksem/pisemnie Sprzedawcę. Sprzedawca w terminie 3 dni roboczych może wskazać przyczyny, dla których kary nie powinny być mu naliczone (podając uzasadnienie faktyczne i prawne). W przypadku nie wpłynięcia w ww. terminie faksem/pisemnie do Kupującego informacji o negacji kar umownych przyjmuje się, że Sprzedawca akceptuje kary umowne. Umowa na dostawę oprogramowania biurowego (281 sztuk) Strona 4
8 1. Sprzedawca oświadcza, że przy wykonywaniu niniejszej umowy nie będzie/będzie* korzystał z podwykonawców a) w zakresie... b).. w zakresie.. Za działania lub zaniechania podwykonawców Sprzedawca odpowiada jak za własne działania lub zaniechania. 2. Jeżeli Sprzedawca korzystał z doświadczenia i wiedzy, o której mowa w art. 22 ust. 1 - ustawy Prawo zamówień publicznych innych podmiotów przy składaniu oferty na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych zobowiązany jest w przypadku zmiany podwykonawców przedstawić dokumenty, potwierdzające, że nowy podwykonawca posiada, co najmniej takie samo doświadczenie i wiedzę jak ten wskazany w ofercie, na podstawie której oferta Sprzedawcy została uznana za najkorzystniejszą. W takim przypadku Sprzedawca zobowiązany jest dostarczyć do siedziby Kupującego na własny koszt dokumenty wskazane w 3 ust. 4 rozporządzenia z dnia 19 lutego 2013 roku Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawców oraz form w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013 r.231) - odnoszące się do nowego podwykonawcy. Nie dostarczenie ww. dokumentów lub dokumentów nie potwierdzających, że nie zachodzą przesłanki wskazane w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych stanowiło będzie podstawę do odmowy zmiany podwykonawcy oraz do odstąpienia od umowy i naliczenia kary umownej, o której mowa w 7 ust. 2 umowy. 3. Sprzedawca zobowiązany jest poinformować Kupującego pisemnie, o okolicznościach wskazanych w ust. 2. Zmiana podwykonawcy wymaga zachowania formy wskazanej w 10 ust. 1. 4. Osobą uprawnioną do kontaktów z Kupującym z ramienia Sprzedawcy podczas dostawy oprogramowania jest.. tel..., fax..., mail., a podczas okresu gwarancji będzie... tel..., fax..., mail. 5. Jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy wymienione w załączniku numer 1 do umowy przekażą w terminie 3 dni roboczych od dnia zawarcia umowy informację o osobach (imię i nazwisko, numer telefonu, numer faksu oraz adres e-mail) uprawnionych do kontaktu ze Sprzedawcą na etapie realizacji umowy i zobowiązań gwarancyjnych z niej wynikających. Z ramienia Państwowej Inspekcji Pracy Głównego Inspektoratu Pracy osobą uprawnioną do kontaktu ze Sprzedawcą będzie Pan Piotr Kołomański tel. 22/3918202, fax. 223918206, e-mail informatyka@gip.pip.gov.pl i Pan Jakub Gnatowski - tel. 22/3918201, fax. 223918206, e-mail informatyka@gip.pip.gov.pl. 9 1. Strony zgodnie oświadczają, że przed zawarciem niniejszej umowy Sprzedawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 2% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 5 ust. 1 pkt 2, tj. kwotę zł, zwane dalej zabezpieczeniem. 2. Zabezpieczenie będzie ważne przez okres wykonywania umowy. Zabezpieczenie zostanie zwrócone w terminie 30 dni od dnia wykonania niniejszej umowy i uznania przez Kupującego za należycie wykonaną, z zastrzeżeniem postanowień ust. 3. 3. Na poczet zabezpieczenia roszczeń z tytułu rękojmi za wady Sprzedawca pozostawi kwotę 30% zabezpieczenia. Kwotę tę Kupujący zwróci Sprzedawcy nie później, niż w 15 dniu od upływu okresu rękojmi za wady. Umowa na dostawę oprogramowania biurowego (281 sztuk) Strona 5
10 1. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności. Zmiany w zakresie danych osób, o których mowa w 8 ust. 4 i 5 nie wymagają zachowania formy wskazanej w zdaniu pierwszym. Strony zgodnie postanawiają, że będą informować się pisemnie o zmianie ww. danych, na co najmniej 3 dni robocze przed wprowadzeniem zmiany w tym zakresie. 2. Strony zgodnie postanawiają, że termin wskazany w 3 ust. 1 może zostać zmieniony w przypadku, gdy wykonanie umowy w ww. terminie będzie niemożliwe z przyczyn niezależnych od Sprzedawcy. O zaistnieniu ww. okoliczności Sprzedawca zobowiązany jest poinformować Kupującego pisemnie, na co najmniej 5 dni roboczych przed upływem terminu wskazanego w 3 ust. 1. Na zmianę terminu wykonania, nie dłuższą jednak niż o 7 dni, Kupujący musi wyrazić zgodę w formie wskazanej w ust. 1. 3. Przez dni robocze rozumie się dni od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych wskazanych w ustawie z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. Nr 4, poz. 28 ze zm.). 11 Wszelkie spory wynikające z realizacji niniejszej umowy rozstrzygane będą przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby Kupującego. 12 1. Sprzedawca zobowiązuje się do: a) zachowania w tajemnicy wszelkich informacji o jednostkach Państwowej Inspekcji Pracy uzyskanych w związku z realizacją niniejszej umowy pochodzących od tych jednostek oraz od instytucji i osób z nim związanych jakimkolwiek stosunkiem faktycznym lub prawnym, b) przestrzegania zaleceń Kupującego o ochronie udostępnionych informacji, c) przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. 2. Obowiązek zachowania tajemnicy jest nieograniczony w czasie. Jego uchylenie może być dokonane wyłącznie przez Kupującego w formie pisemnej. 3. Sprzedawca zobowiązuje się do szczególnej ochrony przekazanych mu do przetwarzania wszystkich danych i do zachowania ich w tajemnicy i nie przekazywania ich osobom trzecim, jak również do trwałego ich zniszczenia niezwłocznie po wykonaniu przedmiotu umowy lub na każde żądanie Kupującego. 4. Sprzedawca jest zobowiązany przed rozpoczęciem przetwarzania danych do podjęcia środków zabezpieczających zbiór danych, o których mowa w art. 36-39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. 5. Sprzedawca oświadcza, że w ramach umowy będzie działał na zasadzie art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych i że nie zleci przetwarzania danych innemu podmiotowi. 6. Sprzedawca odpowiada za szkody, jakie powstaną wobec Kupującego i jego jednostek organizacyjnych lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z prawem i niniejszą umową przekazanie powierzonych danych. Umowa na dostawę oprogramowania biurowego (281 sztuk) Strona 6
13 W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2013.907 ze zm.) oraz ustawy z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 ze zm.), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r Nr 101, poz. 926 ze zm.). Umowę sporządzoną w 3 jednobrzmiących egzemplarzach: dwa dla Kupującego i jeden dla Sprzedawcy. 14 KUPUJĄCY SPRZEDAWCA Załącznik numer 1 do umowy z dnia.. r. zawartej pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy Głównym Inspektoratem Pracy a.. Rozdzielnik Umowa na dostawę oprogramowania biurowego (281 sztuk) Strona 7