Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/3/2016 \Warszawa, dnia 22.03.2016 r. Zapytanie ofertowe I. Nazwa i adres Zamawiającego:,, II. Nazwa przedmiotu zamówienia: Kompleksowa obsługa podróży służbowych w kraju i za granicą. III. Opis przedmiotu zamówienia: Zamówienie obejmuje świadczenie usług związanych z kompleksową obsługą podróży służbowych w kraju i za granicą, a w szczególności: a) rezerwację i sprzedaż biletów: - lotniczych, - kolejowych, b) rezerwację pokoi w hotelach oraz w ramach zawartych umów agencyjnych - wystawiania voucherów hotelowych; c) rezerwację wynajmu samochodów oraz w ramach zawartych umów agencyjnych - wystawiania voucherów rent a car; d) pośrednictwo w zawieraniu umów ubezpieczeń na czas trwania podróży. bilety lotnicze - rezerwacja i sprzedaż biletów lotniczych na połączenia krajowe, z/do Polski, wewnętrznej komunikacji za granicą, a także na tzw. linie niskokosztowe ; - przy realizacji każdego zlecenia lotniczego przedstawienie kilku wariantów połączeń do wyboru, z propozycją najtańszej dostępnej taryfy oraz o ile jest to możliwe połączenia na taniego przewoźnika, z uwzględnieniem wszelkich preferencji zarówno Zamawiającego oraz podróżującego pracownika (cena, preferowane linie i programy Frequent Flyer, preferencje dotyczące typu samolotu, portu tranzytowego itp.); - tam, gdzie jest to możliwe, bezpłatna rezerwacja miejsc w samolocie oraz specjalne posiłki na pokładzie. bilety kolejowe - rezerwacja i sprzedaż biletów kolejowych w wersji elektronicznej oraz papierowej na połączenia krajowe, z/do Polski a także w komunikacji wewnętrznej w całej Europie, w tym również bilety InterRail bilety typu pass na Europę; - możliwość stosowania wszystkich zniżek i taryf specjalnych oferowanych przez przewoźników, zniżki dla grup. ubezpieczenia podróży (NNW, koszty leczenia, bagaż, rezygnacja z podróży/rezerwacji) - pośrednictwo w zawieraniu umów ubezpieczenia / wystawianie polis ubezpieczeniowych turystycznych na podróże krajowe i zagraniczne dla pasażerów indywidualnych oraz grup na wyjazdy służbowe. rezerwacje hotelowe w kraju i za granicą - informacja o dostępności miejsc w hotelach o różnym standardzie na całym świecie; - rezerwacja miejsc (noclegów) hotelowych; - wystawianie voucherów hotelowych; - możliwość stosowania stawek specjalnych, korporacyjnych i promocyjnych. usługi transportowe - rezerwacja i wynajem samochodów osobowych, mikrobusów, autokarów jedno- i dwupokładowych z toaletą, klimatyzacją; - organizacja przejazdów na trasie lotnisko-hotel-lotnisko z asystą na lotnisku.
Dodatkowe wymagania: przy każdym zamówieniu uzgodnienie z Zamawiającym standardu realizowanych usług; przy każdym zamówieniu przedstawienie Zamawiającemu zestawienia dokumentującego porównanie dostępnych ofert wraz ze wskazaniem oferty najkorzystniejszej zgodnie z uzgodnionym standardem; do każdego biletu lotniczego oraz do każdej potwierdzonej rezerwacji winna być dołączona informacja zawierającą wszystkie istotne szczegóły na temat planowanej podróży (dostęp do szczegółów rezerwacji); każdorazowo Zamawiający winien być poinformowany o warunkach zastosowanej taryfy, możliwości zwrotu, wymiany i anulacji wystawionego biletu; pośrednictwo w załatwianiu ewentualnych reklamacji z kontrahentami. Dostawa biletów: po wystawieniu bilety są wysyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazany adres e-mail ewentualnie; kurier dostarcza bilety lub inne dokumenty podróży pod wskazany adres na terenie Warszawy. Zestawienie opłat transakcyjnych Lp. Usługa Cena (stawka jednostkowa) netto 1. Bilety lotnicze 1.1. Wystawienie biletu na podróż krajową 1.2. Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu wymagająca wystawienia nowego biletu na podróż krajową 1.3. Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu niewymagająca wystawienia nowego biletu na podróż krajową 1.4. Wystawienie biletu na podróż zagraniczną 1.5. Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu wymagająca wystawienia nowego biletu na podróż zagraniczną 1.6. Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu niewymagająca wystawienia nowego biletu na podróż zagraniczną 1.7. Zwrot biletu podróż krajowa 1.8. Zwrot biletu podróż zagraniczna 2. Bilety kolejowe 2.1. Wystawienie biletu na podróż krajową 2.2. Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu wymagająca wystawienia nowego biletu na podróż krajową 2.3. Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu niewymagająca wystawienia nowego biletu na podróż krajową 2.4. Wystawienie biletu na podróż zagraniczną 2.5. Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu wymagająca wystawienia nowego biletu na podróż zagraniczną 2.6. Zmiana rezerwacji po wystawieniu biletu niewymagająca wystawienia nowego biletu na podróż zagraniczną 2.7. Zwrot biletu podróż krajowa 2.8. Zwrot biletu podróż zagraniczna 3. Ubezpieczenie 3.1. Pośrednictwo w zawarciu umowy ubezpieczenia 4. Hotele 4.1. Rezerwacja krajowa i zagraniczna - stawka za 1 pokój 4.2. Zmiana rezerwacji - stawka za 1 pokój 4.3. Wystawienie voucheru 4.4. Zmiana rezerwacji po wystawieniu voucheru 5. Usługi transportowe 5.1. Rezerwacja krajowa i zagraniczna, stawka za 1 samochód 5.2. Wystawienie voucheru 6. Inne usługi 6.1. Wystawienie voucheru - transfer z/i na lotnisko w kraju i za granicą
Ceny (wysokość opłat transakcyjnych) należy określić zgodnie z przepisami ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług oraz ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. o denominacji złotego, tj. wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych (PLN). Opłaty transakcyjne winny uwzględniać wszystkie koszty związane z obsługą podróży służbowych, w tym w szczególności koszty zmiany rezerwacji, zwrotu biletów, dostarczania dokumentów do siedziby Zamawiającego. Zamawiający informuje, że w przypadku zmiany rezerwacji po wystawieniu biletu / voucheru, jak również w przypadku zwrotu biletu, zobowiązany będzie do zapłaty wyłącznie opłaty transakcyjnej określonej w zestawieniu opłat transakcyjnych. Ewentualne inne dodatkowe koszty związane ze zmianą rezerwacji / zwrotem biletu, wynikające z warunków taryf przewoźników, linii lotniczych, hoteli, itp. nie będą obciążać Zamawiającego. Koszty tego rodzaju, o ile występują, Wykonawca winien uwzględnić w zryczałtowanej opłacie transakcyjnej. IV. Wymagania związane z wykonaniem: W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało będzie w szczególności: Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określa wzór umowy, zawarte w części V zapytania ofertowego. V. Wzór umowy: 1 Przedmiotem umowy jest kompleksowa obsługa podróży służbowych pracowników CEZAMAT PW Sp. z o.o., obejmująca: a) wyszukiwanie połączeń, dokonywanie rezerwacji, sprzedaż i dostarczenie biletów lotniczych na trasach krajowych i zagranicznych, b) wyszukiwanie połączeń, dokonywanie rezerwacji, sprzedaż i dostarczenie biletów kolejowych i autokarowych na trasach krajowych i zagranicznych, c) wyszukiwanie, dokonywanie rezerwacji i wykup wraz z dostarczeniem voucherów dotyczących pobytów z noclegami w hotelach w kraju i za granicą, d) pośrednictwa w zawieraniu umów ubezpieczeń na czas trwania podróży, e) inne czynności określone w umowie oraz szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do umowy. 2 1. Umowa obowiązuje w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2016 r. (9 pełnych miesięcy kalendarzowych od dnia zawarcia umowy). 2. Zamawiający będzie składał zamówienia na poszczególne usługi objęte umową sukcesywnie, stosownie do zapotrzebowania, na podstawie każdorazowych zgłoszeń drogą elektroniczną lub telefoniczną. Zamówienie będzie określać termin, miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz nazwiska pasażerów.
3. Zamawiający oświadcza, że posiada prawo do przekazania Wykonawcy danych osobowych pracowników. Wykonawca zobowiązuje się do ochrony tych danych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Wykonawca nie ma prawa do przetwarzania tych danych, ani przekazywania ich podmiotom trzecim, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to niezbędne do prawidłowego wykonania zamówionych usług. 4. Zamówienia mogą być składane tylko przez osoby upoważnione przez Zamawiającego. 3 1. Wykonawca zobowiązany jest w szczególności do: a) realizacji usług wymienionych w 1 w najkorzystniejszym cenowo i najbardziej dogodnym dla Zamawiającego wariancie, b) przy każdym zamówieniu uzgodnieniu z Zamawiającym standardu realizowanych usług, c) negocjowania z przewoźnikami jak najkorzystniejszych cen na przeloty lub przewozy indywidualne i grupowe, d) przekazywania Zamawiającemu wraz z biletami i rezerwacjami informacji zawierającej wszystkie istotne szczegóły na temat planowanej podróży (dostęp do szczegółów rezerwacji), e) przekazywaniu Zamawiającemu informacji o warunkach zastosowanej taryfy, możliwości zwrotu, wymiany i anulacji wystawionego biletu, f) pośrednictwa w załatwianiu ewentualnych reklamacji z kontrahentami. 2. Wykonawca zobowiązany jest ponadto do doradztwa i administrowania na rzecz Zamawiającego w zakresie wszystkich dostępnych na rynku programów lojalnościowych. 3. W celu prawidłowej realizacji przedmiotu umowy, strony wyznaczają swoich przedstawicieli w osobach: a) ze strony Zamawiającego : e-mail tel. b) ze strony Wykonawcy: e-mail tel.. 4. Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego powiadomienia Zamawiającego o zmianie numeru telefonu, adresu poczty elektronicznej. W razie nie powiadomienia o zmianie adresu lub faksu, zamówienie dokonane przez Zamawiającego na ostatni znany numer telefonu, adres poczty elektronicznej uważa się za dokonane. 5. Zmiana osób wyznaczonych do realizacji zamówienia ze strony Zamawiającego oraz Wykonawcy nie powoduje zmiany umowy. 4 1. Z tytułu realizacji niniejszej umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie za faktycznie zrealizowane usługi na zasadach określonych w ust. 2-9. 2. Maksymalna wartość wynagrodzenia Wykonawcy, obejmującego składniki wskazane w ust. 3-5, nie przekroczy kwoty 142 500,00 zł brutto. 3. Z tytułu realizacji usług objętych umową Zamawiający zapłaci na rzecz Wykonawcy należności obejmujące odpowiednio: a) w przypadku biletów lotniczych i kolejowych - opłatę transakcyjną oraz koszt zakupu biletów, b) w przypadku usług hotelowych - opłatę transakcyjną oraz opłaty za pokój lub miejsce noclegowe (voucher) wraz ze śniadaniem, jeżeli jest oferowane przez hotel w cenie usługi hotelarskiej, i opłaty dodatkowe (np. klimatyczne), jeżeli wynikały z zaakceptowanych przez Zamawiającego warunków danej usługi,
c) w przypadku zawarcia umowy ubezpieczenia opłatę transakcyjną oraz składkę ubezpieczeniową, d) w przypadku usług transportowych opłatę transakcyjną oraz koszt wynajmu samochodu (pojazdu). 4. W ceny opłat transakcyjnych wskazanych w załączniku nr 2 do umowy wliczone są w szczególności koszty usług świadczone przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego w zakresie rezerwacji, dostarczania biletów, reprezentacji Zamawiającego wobec przewoźników i dostawców usług w sprawach związanych ze zmianami rezerwacji oraz reklamacjami usług oraz koszty doradztwa i administrowania programami lojalnościowymi. 5. Cena za wystawienie biletu zagranicznego obejmuje również lot krajowy, jeżeli taki występuje na trasie docelowego połączenia zagranicznego oraz lot z międzylądowaniem. 6. Poza należnościami wynikającymi z ust. 3-5, Wykonawcy nie przysługuje z tytułu umowy dodatkowe wynagrodzenie. 7. Wykonawca będzie wystawiał faktury na podstawie każdorazowego zamówienia złożonego przez Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do umieszczenia na fakturze części składowych zakupionych usług wraz z upustami, danymi osoby podróżującej oraz danymi dotyczącymi - odpowiednio podróży i noclegu. 8. W przypadku rezygnacji przez Zamawiającego z biletu lub usługi po ich wykupieniu przez Wykonawcę, Wykonawca zobowiązuje się do przyjęcia zwrotu biletu i odwołania zamówionej usługi oraz negocjowania z usługodawcami jak najkorzystniejszych warunków rezygnacji z zakupionego biletu/usługi, a następnie dokonania odpowiedniego zwrotu na rzecz Zamawiającego kosztów wykupionego biletu/usługi zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy oraz warunkami rezerwacji hotelu/hostelu/regulaminu systemu rezerwacji. Rozliczenie tych kosztów nastąpi na podstawie faktury korygującej w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia rezygnacji z biletu lub usługi. 9. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty należności za faktycznie zrealizowane usługi przelewem na konto Wykonawcy podane na fakturze w terminie do 14 dni od doręczenia faktury VAT Zamawiającemu. Za datę płatności przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego poleceniem przelewu. 1. Za nienależyte wykonanie umowy przez Wykonawcę uważane będzie w szczególności: a) wykonanie usługi objętej zamówieniem niewłaściwej jakości lub z brakami ilościowymi; b) wykonanie usługi objętej zamówieniem z pominięciem odpowiednio najkrótszych i najtańszych połączeń na danej trasie lub z pominięciem odpowiednio najbardziej optymalnych warunków usług hotelowych; c) naruszenie obowiązków związanych z doradztwem i administrowaniem programami lojalnościowymi, obowiązków związanych ze zmianami i anulowaniem rezerwacji oraz reklamacjami. 2. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usług objętych danym zamówieniem Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną w wysokości 10% łącznej wartości brutto za usługi objęte danym zamówieniem. 3. Naliczone przez Zamawiającego kary umowne mogą zostać potrącone z dowolnego należnego Wykonawcy wynagrodzenia. 4. Naliczenie lub zapłata kar umownych nie zwalnia Wykonawcy od wykonania przedmiotu umowy. 5. W przypadku, gdy niewykonanie lub należyte wykonanie przez Wykonawcę umowy uniemożliwi wyjazd służbowy lub zmusi Zamawiającego do samodzielnej organizacji wyjazdu służbowego, 5
Wykonawca zostanie obciążony kosztami poniesionymi przez Zamawiającego w związku z odwołaniem wyjazdu lub kosztami realizacji zamówienia u innego wykonawcy. 6. Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych w przypadku, gdy szkoda przewyższa wartość zastrzeżonych w umowie kar umownych. 7. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody, jakie może ponieść Zamawiający w wyniku nie odbycia się przewozu z powodu zadziałania siły wyższej oraz za szkody powstałe w wyniku innych okoliczności niezależnych od Wykonawcy, takich jak działanie przewoźnika, wojna, strajki, decyzje państwowe. 6 1. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia z powodu naruszenia przez drugą stronę istotnych warunków umowy. 2. W przypadku wypowiedzenia umowy na skutek niewykonania lub nienależytego jej wykonania przez Wykonawcę jest on zobowiązany zrealizować wszystkie zamówienia przyjęte przed wypowiedzeniem umowy. 3. W przypadku wypowiedzenia umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w zryczałtowanej kwocie 10.000,00 zł. Niezależnie od zastrzeżonej kary umownej Zamawiający uprawniony jest do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych w przypadku, gdy szkoda przewyższa wartość zastrzeżonej kary umownej. 4. Wypowiedzenie umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. 7 1. W kwestiach nie uregulowanych umową zastosowanie znajdują przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy. 2. Wszelkie zmiany umowy wymagają zachowania formy pisemnego aneksu pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem 3 ust. 5. 3. Strona wnioskująca o zmianę umowy przedkłada drugiej stronie pisemne uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian do umowy. 4. Ewentualne spory powstałe w związku z wykonaniem umowy będą rozstrzygane polubownie, a w razie braku porozumienia przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 5. Wykonawca nie może przenieść na osobę trzecią wierzytelności wynikających z umowy. 6. Integralną część umowy stanowią: a) załącznik nr 1 opis przedmiotu zamówienia, b) załącznik nr 2 zestawienie opłat transakcyjnych. 7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. VI. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium: 1. Cena 85% Kryterium cena rozumiane jako iloczyn opłat transakcyjnych należnych z tytułu podróży 4 pracowników Zamawiającego w danym miesiącu z uwzględnieniem okresu realizacji zamówienia (9 miesięcy), obejmujących: a) rezerwację i zakup biletu lotniczego zagranicznego (LZ),
b) rezerwację miejsca noclegowego w hotelu i za granicą (HZ), c) ubezpieczenia podróży (NNW, koszty leczenia, bagaż, rezygnacja z podróży/rezerwacji) (UB) zgodnie z wyliczeniem: Cena = [ 4 x (LZ + HZ + UB) ] x 9 Punkty w ramach kryterium ceny zostaną obliczone według wzoru: oferta z najniższą ceną ofertową brutto wartość punktowa oferty = ----------------------------------------------------------- x 85% cena ofertowa brutto oferty ocenianej 2. Obsługa transakcyjna 24/7 15% Wykonawca otrzyma punkty w ramach kryterium obsługa transakcyjna 24/7 w przypadku, gdy zapewni obsługę i informację o rezerwacji w trybie 24h /7 dni w tygodniu (w formie informacji telefonicznej lub strony www, np. link zapewniający dostęp do szczegółów rezerwacji). 3. W przypadku, gdy dwie lub więcej ofert przedstawią taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. 4. W przypadku, gdy dwie lub więcej ofert przedstawiających taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zawiera taką samą cenę, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę Wykonawcy, który posiada międzynarodową akredytację IATA na sprzedaż biletów lotniczych (licencję agencyjną Międzynarodowego Zrzeszenia Przewoźników Lotniczych IATA). VII. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: procurement@cezamat.eu w terminie do dnia 24.03.2016 r. do godziny 15 00 na Formularzu oferty. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia Zamawiający również zwraca się z prośbą o informację pocztą elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. VIII. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika Czarnecka, tel.: 22 234 7157, e-mail: m.czarnecka@cezamat.eu, procurement@cezamat.eu Mariusz Wielec /-/ Prezes Zarządu Romuald Beck /-/ Wiceprezes Zarządu ds. naukowych