INSTYTUT MASZYN PRZEPŁYWOWYCH im. Roberta Szewalskiego POLSKIEJ AKADEMII NAUK Gdańsk ul. J. Fiszera 14

Transkrypt

1 Załącznik nr 4 do SIWZ 73/PN/Adm/2015 Wzór Umowy do przetargu nr 73/PN/Adm/2015 na świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych na potrzeby IMP PAN Zawarta w dniu. roku w Gdańsku pomiędzy: Instytutem Maszyn Przepływowych Polskiej Akademii Nauk w Gdańsku, ul. Fiszera, Gdańsk reprezentowanym przez: prof. dr hab. inż. Jana Kicińskiego dyrektora, zwany dalej Zamawiającym a... z siedzibą w... zarejestrowanym w... nr rej...., nr NIP...reprezentowanym przez: zwanym dalej Wykonawcą który został wyłoniony w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047 i 73, z 20 r. poz. 423, 768, 811, 915, 16 i 1232 oraz z 2015 r. poz. 349) pn. nazwą: świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i dostarczania biletów lotniczych na potrzeby IMP PAN.

2 1 PRZEDMIOT UMOWY 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest kompleksowa obsługa w zakresie zakupu biletów lotniczych na potrzeby IMP PAN. 2. W skład kompleksowej usługi wchodzi: a) Rezerwacja i sprzedaż biletów lotniczych według obowiązujących taryf określonych przez przewoźników (również tzw. "tanich przewoźników") z uwzględnieniem najbardziej korzystnych taryf i tras oraz doradztwo w zakresie wszelkich zmian w czasie trwania podróży. b) Przedstawianie Zamawiającemu najkorzystniejszych, dostępnych na rynku, ofert na zakup biletów lotniczych, każdorazowo wraz z podaniem informacji o tym, jak przesunięcie terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/powrót jeden dzień później) wpłynie na zmianę ceny biletu lotniczego. c) Zapewnienie najtańszych biletów na rynku na danej trasie (uwzględniając również ewentualne promocje i zniżki, w tym uzyskane przez zamawiającego), z uwzględnieniem warunków zgodnych ze specyfikacją podróży określonych przez Zamawiającego, bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie. Macierzysta cena zgodna z ofertą w systemie rezerwacyjnym będzie potwierdzona poprzez przesłanie rezerwacji. Potwierdzeniem cen będzie również raport statystyczny, sporządzany raz w miesiącu system raportowania oraz system fakturowy jest połączony z systemem rezerwacyjnym Amadeus. d) Po złożeniu zapotrzebowania, przedstawienie w ciągu 3 godzin (w przypadku zapytania o lot w terminie do 7 dni od dnia składania zamówienia) lub 6 godzin (w pozostałych przypadkach) od momentu otrzymania oferty (z zastrzeżeniem, że złożenie zapotrzebowania będzie najpóźniej na 3 lub 6 godzin przed zamknięciem biura Wykonawcy dla każdego z przypadków osobno), w której zawarte będą do wyboru, co najmniej 3 warianty przelotów. Zamawiający wybiera wariant przelotu i zgłasza Wykonawcy (faksem, elektronicznie, telefonicznie), potrzebę rezerwacji miejsca podając: dane pasażera, termin podróży, klasę podróży, miejsce wylotu i przylotu, a Wykonawca na tej podstawie dokonuje rezerwacji miejsc. e) Potwierdzanie przez Wykonawcę Zamawiającemu rezerwacji (faksem lub elektronicznie) z podaniem: miejsca oraz terminu wylotu oraz przylotu, klasy podróży, kosztu przelotu.

3 f) Dostawa biletów, która musi nastąpić nie później niż w ciągu 24 godzin (lub innym uzgodnionym terminie) od momentu potwierdzenia rezerwacji i wystawienia biletu pod wskazany przez Zamawiającego adres lub pocztą elektroniczną, g) Dostawa faktur, wystawianych raz w tygodniu. Faktura wraz z zestawieniem podróży z całego tygodnia będzie przesyłana pocztą elektroniczną w dniu jej wystawienia. Oryginał faktury będzie wysyłany pocztą priorytetową, h) Prowadzenie spraw reklamacyjnych IMP PAN u przewoźników, i) Obsługa Zamawiającego 7 dni w tygodniu (poniedziałek-piątek , sobota, niedziela ) umożliwiająca założenie rezerwacji lub dokonanie zmian w rezerwacji oraz wykup biletu, j) Przydzielenie do realizacji umowy co najmniej jednego numeru telefonicznego ze stanowiskami rezerwacji i osobami wyznaczonymi do obsługi Zamawiającego, k) Każdorazowo w dniu wykupu biletu informowanie drogą telefoniczną i elektroniczną wyznaczonego pracownika IMP PAN, że tego dnia upływa termin rezerwacji, l) Każdorazowe informowanie Zamawiającego drogą elektroniczną i telefoniczną nt. zmiany warunków rezerwacji (cena biletu, zmiany godziny lotu, odwołanie lotu), m) Zapewnienie możliwości bez kosztowego zwrotu biletu w dniu jego zakupu, n) Zwrot biletu w przypadku odwołania wyjazdu, zwrot części kosztów zgodnie z warunkami zastosowanej taryfy. Zwrot tych kosztów powinien nastąpić w ciągu dni kalendarzowych od daty zwrotu biletu, na podstawie faktury korygującej, o) Administrowanie programami lojalnościowymi i motywacyjnymi w imieniu Zamawiającego, p) Informowanie Zamawiającego o wprowadzeniu przez linie lotnicze programów lojalnościowych/motywacyjnych i przedstawienie warunków, q) W przypadku akceptacji przez Zamawiającego uczestnictwa w programie, zgłoszenie do programu lojalnościowego/motywacyjnego i administrowanie przez Wykonawcę, a w szczególności: - rejestracja biletów zakupionych we wszystkich biurach Wykonawcy do poszczególnych programów (np. Partner Plus Benefit, BlueBiz, Finnair Corporate Programme etc.) i umów bonusowych, - wprowadzanie odpowiedniego identyfikacyjnego kodu do zakładanych rezerwacji przelotów. j) Sporządzanie przynajmniej raz w miesiącu oraz raz na kwartał zbiorczego raportu sprzedaży wszystkich usług w danym okresie. k) Analizy wydatków Zamawiającego na podróże oraz negocjacji w imieniu Zamawiającego korzystnych warunków cenowych z liniami lotniczymi.

4 3. Inne postanowienia Umowy: a) W sytuacjach niedających się wcześniej przewidzieć Zamawiający może: odwołać rezerwację, zmienić trasę lub termin podróży przed planowanym odlotem. Jeżeli zmiana trasy i rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający zobowiązuje się do wyrównania udokumentowanej różnicy w cenie. Poza różnicą w cenie, Wykonawca nie będzie pobierał z tego tytułu dodatkowych opłat i nie przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie. b) Wykonawca i Zamawiający wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia. c) Faktura będzie wystawiana zbiorczo co 7 dni, a termin płatności dni od dnia wystawienia faktury przez Zamawiającego. d) Zamawiający przewiduje, że w okresie 24 miesięcy od dnia podpisania umowy zleci zakup: a) biletów lotniczych zagranicznych: ok. 450 sztuk, b) biletów lotniczych krajowych: ok. 105 sztuk, Wyżej określone szacunki nie są wiążące dla Zamawiającego przy realizacji umowy, niemniej są podstawą dla Wykonawcy do sporządzenia oferty. Rzeczywiste ilości wynikać będą z bieżącego zapotrzebowania Zamawiającego. e) Zamawiający przewiduje, że w niektórych przypadkach może korzystać z usługi rezerwacji hoteli oraz rezerwacji wynajmu samochodów. f) Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia przez Wykonawcę wykonania części zamówienia podwykonawcom. g) Wykonawca zobowiązuje się do wykonania powierzonych usług, w tym każdego z jednostkowych zaleceń z najwyższą starannością. h) W razie zaistnienia konieczności pilnych wyjazdów Wykonawca zobowiązuje się do dołożenia wszelkich starań umożliwiających taką aranżację podróży, która zapewni terminowe przybycie na miejsce przeznaczenia osoby lub osób podróżujących. 2 REALIZACJA WARUNKÓW UMOWY 1. Zamawiający uprawniony będzie do kontroli przestrzegania uzgodnionych warunków i udzielania Wykonawcy w razie potrzeby niezbędnych wskazówek. 2. W razie stwierdzenia uchybień w realizacji uzgodnionych warunków, Zamawiający może wezwać Wykonawcę do zmiany sposobu wykonywania umowy w terminie dni od dnia ich zgłoszenia, a po bezskutecznym upływie tego terminu odstąpić od niniejszej umowy. W przypadku zaistnienia powyższej sytuacji mają zastosowanie ustalenia z 5 ust 1 pkt c niniejszej umowy.

5 3. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w dokumentach biletów Zamawiający wezwie do ich usunięcia. Wykonawca na własny koszt odbierze ww. dokumenty, usunie nieprawidłowości i ponownie dostarczy je w miejsce wskazane przez Zamawiającego w terminie do 3 godzin od zgłoszenia sprawy przez Zamawiającego. 4. Strony zgodnie postanawiają, że w sprawie bezpośredniej realizacji niniejszej umowy Wykonawca działał będzie osobiście lub przez następujących przedstawicieli a przedstawicielem Zamawiającego będzie Jakub Sawicki. 3 WYNAGRODZENIE 1. Wysokość wynagrodzenia zawiera wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia wynikające z 1 niniejszej umowy, jak również w niej nieujęte a bez których nie można wykonać zamówienia. Podczas realizacji zamówienia cena nie może ulec zmianie z zastrzeżeniem 1, punkt 3 a i d. 2. Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy: Łączna wartość kwoty przeznaczonej na zakup biletów w okresie obowiązywania umowy nie przekroczy kwoty:...pln (brutto) słownie:. 3. Opłaty transakcyjne: OPŁATA TRANSAKCYJNA za wystawienie biletu lotniczego zagranicznego w PLN: brutto:..pln słownie:.. OPŁATA TRANSAKCYJNA za wystawienie biletu lotniczego krajowego w PLN: brutto:.. PLN słownie : TERMIN I ZAKRES REALIZACJI 1. Umowa niniejsza obowiązuje od dnia podpisania na okres 24 miesięcy lub do wyczerpania wartości umowy. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość ograniczenia zakresu wykonywanego zamówienia a Wykonawca z tego tytułu nie będzie wnosił o wypłacenie odszkodowania.

6 5 FINANSOWANIE 1. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie na podstawie faktury VAT wystawionej zgodnie z ilością i rodzajem biletów, w terminie dni od daty wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę na adres Zamawiającego. Faktura będzie wystawiana na koniec każdego tygodnia. 2. Jeżeli należność nie zostanie uregulowana w ustalonym terminie Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki ustawowe naliczane zgodnie z obowiązującymi przepisami, za każdy dzień zwłoki. Płatność uważana będzie za zrealizowaną w dniu, w którym należność wpłynie na konto Wykonawcy. 6 KARY UMOWNE 1. W razie wystąpienia zwłoki w wykonywaniu umowy Zamawiający, naliczał będzie kary umowne w wysokości: a) za niedostarczenie biletu, w terminie określonym w 1 ust.2 pkt f w wysokości: - 30 zł za każdą godzinę opóźnienia, b) za niedostarczenie oferty, o której mowa 1 ust.2 pkt.d w terminie dla niej przewidzianym: - 20 zł za każdą godzinę opóźnienia, c) w przypadku nie wykonania lub nienależytego wykonania umowy, która skutkować będzie odstąpieniem od umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1% należności brutto określonej w 3 ust 2 bez uwzględniania prawa opcji. 2. Zapłata kary umownej nie wyłącza dalej idących roszczeń z tytułu nie wykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy. 3. Gdy szkoda wyrządzona przez stronę przewyższa wartość zastrzeżonych kar umownych dopuszcza się możliwość dochodzenia odszkodowania poza karami umownymi na zasadach ogólnych Kodeksu Cywilnego. 4. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia lub nie dojście do skutku dostawy, jeżeli jest to wywołane "siłą wyższą". 5. Jako siły wyższe uznane zostają: klęski żywiołowe, huragan, powódź, katastrofy transportowe, pożar, eksplozje, wojna, strajk i inne nadzwyczajne wydarzenia, których zaistnienie leży poza zasięgiem i kontrolą układających się Stron. 6. Zamawiający jest uprawniony do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych w przypadku, gdy szkoda przewyższa wartość zastrzeżonych kar umownych

7 7 WŁAŚCIWOŚĆ SĄDU 1. Niniejsza umowa podlega prawu polskiemu i zgodnie z nim powinna być interpretowana. 2. Wszelkie spory między stronami wynikające z niniejszej umowy rozstrzygane będą na zasadzie wzajemnego porozumienia. 3. W sprawach spornych strony mogą zwrócić się do sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego, spory rozstrzygane będą według prawa polskiego. 8 ODSTĄPIENIE OD UMOWY / ROZWIĄZANIE UMOWY 1. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania - do dnia odstąpienia - części Umowy. 2. Zamawiającemu przysługuje prawo rozwiązania Umowy w trybie natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia przez Wykonawcę jej postanowień albo, gdy Wykonawca został postawiony w stan likwidacji lub upadłości. 3. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają dla swej ważności formy w postaci aneksu podpisanego przez obie strony. 9 POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. Zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, mogą nastąpić tylko w trybie przewidzianym w art. 4 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. 2. W przypadku zmiany stawki podatku VAT w czasie realizacji umowy, Zamawiający dopuszcza zmianę umowy w tym zakresie. 3. Wykonawca nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego dokonywać cesji wierzytelności wynikających z Umowy, przysługujących mu względem Zamawiającego na osoby trzecie. 4. Oferta Wykonawcy oraz SIWZ stanowią integralną część Umowy. 5. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 984, 1047 i

8 73 oraz z 20 r. poz. 423, 768, 811, 915, 16 i 1232). ) oraz kodeksu cywilnego z zastrzeżeniem przepisów art Ustawy Pzp. 6. Umowa sporządzona została w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach z przeznaczeniem po jednym dla każdej ze stron. 7. Wszystkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Wykonawca Zamawiający