REGULAMIN W SPRAWIETRYBU POSTĘPOWANIAW ZAKRESIE DOKONYWANIAWYDATKÓW ZEŚRODKÓW PUBLICZNYCH IUDZIELANIAZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Warszawa,listopad2015r.
REGULAMIN w sprawie trybu postępowania w zakresie dokonywania wydatków ze środków publicznych i udzielania zamówień publicznych 1 1. Ogólny nadzór nad zamówieniami publicznymi w Urzędzie Ochrony Konkurencji i Konsumentów sprawuje Dyrektor Generalny. 2. Dyrektor Generalny lub osoba przez niego upoważniona reprezentuje Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów, zwany dalej Zamawiającym w czynnościach związanych z udzieleniem zamówień publicznych oraz zatwierdza rozstrzygnięcia podjęte w toku udzielania zamówień. 3. Wszelkie odstępstwa od zasad wynikających z niniejszego zarządzenia powodowane szczególnymi okolicznościami, wymagają uzasadnienia, udokumentowania oraz zatwierdzenia przez Dyrektora Generalnego. 4. Przygotowanie i przeprowadzanie postępowań określają ogólnie obowiązujące przepisy w zakresie zamówień publicznych, niniejszy regulamin oraz regulamin pracy komisji przetargowej. Wnioski o udzielenie zamówienia publicznego 2 1. Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego następuje na podstawie wniosku o udzielenie zamówienia publicznego, zwanego dalej wnioskiem. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 powinien być sporządzony w formie elektronicznej w bazie Zamówienia publiczne w programie Lotus Notes, a następnie wydrukowany i przekazany dalej zgodnie z trybem opisanym w niniejszym regulaminie. 3. Z wnioskiem, niezależnie od wartości szacunkowej zamówienia, występuje Dyrektor Departamentu, Delegatury lub Laboratorium właściwego merytorycznie ze względu na przedmiot zamówienia, zwanego dalej komórką wnioskującą, do Głównego Księgowego Resortu. 4. Za realizację wniosku odpowiada Dyrektor Departamentu, Delegatury lub Laboratorium wnioskujący o wszczęcie postępowania. 5. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien zawierać w szczególności: 1) precyzyjnie i jednoznacznie sformułowany opis przedmiotu zamówienia, 2) uzasadnienie celowości realizacji zamówienia, 3) wartość szacunkową zamówienia nieuwzględniającą podatku od towarów i usług (a w przypadku umów o dzieło lub zlecenia z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej wartość szacunkową brutto) podaną w złotych polskich i EURO. Przeliczenia równowartości złotych polskich na EURO dokonuje się wg kursu EURO zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych, 4) informacje na jakiej podstawie została ustalona wartość szacunkowa zamówienia - wartość zamówienia ustala się na podstawie dostępnych (publikowanych cenników, oszacowania, badania rynku, a w odniesieniu do robót budowlanych na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzonego zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
planowanych kosztach robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, a także na podstawie posiadanych środków w budżecie, 5) imię i nazwisko osoby dokonującej obliczenia wartości szacunkowej zamówienia, 6) proponowany termin realizacji zamówienia dzień, miesiąc i rok, a jeżeli charakter zamówienia nie pozwala na ustalenie dokładnej daty miesiąc i dzień, 7) imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej merytorycznie za przedmiot zamówienia, 8) wskazanie pozycji budżetu zadaniowego, 9) wskazanie punktu planu rzeczowo-finansowego, do którego został zaklasyfikowany wydatek, a w przypadku zamówienia nieplanowanego i nieujętego w tym planie podanie informacji o przyczynie nieujęcia wydatku w planie, 10) podpis i pieczątkę Dyrektora Departamentu, Delegatury lub Laboratorium wnioskującego lub osoby upoważnionej. 6. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. 7. Data sporządzenia wniosku jest równoznaczna z datą obliczenia wartości szacunkowej zamówienia. 3 1. Główny Księgowy Resortu lub osoba przez niego upoważniona wskazuje na wniosku źródło finansowania zamówienia zgodnie z planem finansowym i posiadanymi środkami, a następnie przekazuje go do Wydziału Zamówień Publicznych (dalej WZP). 2. WZP po zapoznaniu się z treścią złożonego wniosku, dokonuje jego weryfikacji, proponuje tryb udzielenia zamówienia oraz po uzgodnieniu z komórką wnioskującą zgłasza propozycję składu osobowego komisji przetargowej jeżeli taka jest potrzebna i przedkłada wniosek do akceptacji Dyrektora Departamentu Budżetu i Administracji (dalej DBA) lub osoby przez niego upoważnionej. 3. Dyrektor DBA lub osoba przez niego upoważniona po akceptacji wniosku przekazuje go do Dyrektora Generalnego. 4. Dyrektor Generalny lub osoba przez niego upoważniona akceptuje wydatek i dokonuje wyboru trybu udzielenia zamówienia poprzez zatwierdzenie wniosku. 5. Dyrektor DBA, Dyrektor Generalny lub osoby przez nich upoważnione mogą przed akceptacją skierować wniosek do zaopiniowania pod kątem jego zasadności do komórki organizacyjnej UOKiK koordynującej wydatki w danym zakresie. Dotyczy to zwłaszcza wniosków składanych przez Laboratoria, a kierowanych do zaopiniowania do Departamentu Inspekcji Handlowej.
6. Oryginały zatwierdzonych wniosków w formie pisemnej przechowywane są w WZP. Zamówienia publiczne, do których nie stosuje się przepisów ustawy, w tym o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy 4 1. W przypadku zamówień publicznych do których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych, w tym zamówień o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości w złotych kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, komórka wnioskująca jest obowiązana do dokonania rozeznania rynku. 2. Rozeznanie rynku, o którym mowa w ust. 1 może być dokonane poprzez zapytania telefoniczne, mailowe, faksowe, czy pisemne zapytania ofertowe skierowane do wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia w ilości zapewniającej zachowanie zasad konkurencji i umożliwiającej wybór najkorzystniejszej oferty, jednak nie mniejszej niż do 3 wykonawców, z zastrzeżeniem ust. 4. Rozeznanie rynku może być również dokonane poprzez analizę stron internetowych wykonawców i ofert tam umieszczonych, jak też za pomocą platform zakupowych dla jednostek sektora finansów publicznych (np. platforma e-katalogi). 3. O sposobie przeprowadzenia rozeznania i badania rynku potencjalnych wykonawców decyduje komórka merytoryczna, biorąc pod uwagę charakter i przedmiot zamówienia oraz jego wartość. 4. Komórka wnioskująca może dokonać rozeznania rynkowego u mniej niż 3 wykonawców, jedynie w uzasadnionych przypadkach o obiektywnym charakterze, w szczególności gdy: 1) przedmiot zamówienia jest realizowany przez mniejszą liczbę niż 3 wykonawców, 2) wymagana jest realizacja zamówienia przez konkretnego wykonawcę, 3) występuje konieczność natychmiastowej realizacji zamówienia, 4) z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów, 5) w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej i artystycznej. 5. Z dokonanego rozeznania rynku należy sporządzić notatkę, a do niej dołączyć dokumentację z podstawowych czynności (np. wysłane zapytania ofertowe, złożone oferty, notatki z rozmów telefonicznych). Przedmiotowe dokumenty przechowuje komórka wnioskująca. 6. Zamówienie udzielane jest Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. 7. Najkorzystniejszą ofertą jest oferta przedstawiająca najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia lub dotyczących właściwości Wykonawcy, w szczególności jego doświadczenia, potencjału technicznego, dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
5 1. W przypadku zamówień o których mowa w 4, Dyrektor Generalny lub osoba przez niego upoważniona może na wniosek komórki wnioskującej, Dyrektora DBA lub z własnej inicjatywy, zdecydować o zamieszczeniu publicznego ogłoszenia, w odpowiedzi na które Wykonawcy będą mogli składać oferty. 2. Dyrektor Generalny podejmuje decyzję o zastosowaniu trybu określonego w ust. 1 biorąc pod uwagę wartość, przedmiot zamówienia, charakter usług i specyfikę rynku, na którym usługi lub dostawy są realizowane. 3. Po decyzji o upublicznieniu ogłoszenia, komórka wnioskująca zobowiązana jest do przekazania do WZP niezbędnych danych do przeprowadzenia postępowania w tym: szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia i warunków jego realizacji (termin, gwarancja itp.), istotne postanowienia umowy. 4. Ogłoszenie, o którym mowa w ust. 1, zamieszcza się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz stronie internetowej UOKiK i winno ono zawierać informacje niezbędne z uwagi na okoliczności udzielenia zamówienia w szczególności: opis przedmiotu zamówienia oraz określenie wielkości lub zakresu zamówienia, warunki realizacji zamówienia, kryteria oceny ofert, termin i miejsce składania ofert, a jeśli jest to zasadne również wzór umowy lub istotne postanowienia, które mają zostać wprowadzone do umowy. 5. Postępowanie z zastosowaniem publicznego ogłoszenia przeprowadza WZP we współpracy z komórką wnioskującą. 6. Niezwłocznie po udzieleniu zamówienia, Zamawiający zamieszcza na stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz stronie internetowej UOKiK informację o udzieleniu zamówienia, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę w sprawie zamówienia. W razie nieudzielenia zamówienia Zamawiający niezwłocznie zamieszcza na stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz stronie internetowej UOKiK informację o nieudzieleniu zamówienia. 7. Do postępowania z zastosowaniem publicznego ogłoszenia nie stosuje się przepisów ustawy Pzp, natomiast stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego, z zastrzeżeniem postanowień ust. 8. 8. W przypadku zamówień, o których mowa w art. 5 ust. 1 ustawy Pzp tj. zamówień, których przedmiotem są usługi charakterze niepriorytetowym określone w przepisach wydanych na podstawie art. 2a i 2b ustawy Pzp i których wartość szacunkowa przekracza kwotę o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy, jednak jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy, Dyrektor Generalny może zastosować tryb, o którym mowa w ust. 4-6 powyżej. 6 1. Dla zamówień, o których mowa w 4, a których realizacja ma nastąpić na podstawie pisemnej umowy, komórka wnioskująca wraz z wnioskiem przekazuje istotne postanowienia umowy z określeniem wykonawcy (nazwa, adres, kopia wpisu do KRS lub ewidencji działalności gospodarczej, osoby uprawnione do podpisania umowy oraz kontaktów ze strony wykonawcy, NIP, REGON) odpowiednio do WZP lub Wydziału Zarządzania Zasobami Ludzkimi (dalej WZZL).
2. W przypadku, w którym zamówienie zawierane jest z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej i ma charakter umowy o świadczenie usług, umowy zlecenia, a w przypadku usług szkoleniowych również umowy o dzieło, wnioskodawca zobowiązany jest niezwłocznie po zatwierdzeniu wniosku przekazać do WZZL oświadczenia wykonawcy do celów podatkowo-ubezpieczeniowych. 3. W przypadku, w którym zamówienie ma charakter umowy o dzieło z osobą fizyczną i jego przedmiotem nie są usługi szkoleniowe, Wnioskodawca zobowiązany jest niezwłocznie po zatwierdzeniu wniosku przekazać WZP oświadczenie wykonawcy do celów podatkowo-ubezpieczeniowych. 4. Po zatwierdzeniu wniosku przez Dyrektora Generalnego oraz przekazaniu informacji o których mowa w ust. 1, 2 i 3, WZP lub WZZL przygotowuje projekt umowy podlegający opinii radcy prawnego w BDG oraz akceptacji Dyrektora komórki wnioskującej lub osoby przez niego upoważnionej. 5. Po uzyskaniu opinii radcy prawnego oraz akceptacji Dyrektora komórki wnioskującej lub osoby przez niego upoważnionej projekt umowy przekazywany jest do Dyrektora Generalnego do podpisu. 6. Dla zamówień, o których mowa w 4, a których realizacja nie następuje na podstawie pisemnej umowy, komórka wnioskująca zleca realizację zamówienia poprzez przesłanie zlecenia do wybranego Wykonawcy. Osobami upoważnionymi do podpisania zlecenia są: Dyrektor Generalny, Dyrektorzy Departamentów, Delegatur i Laboratoriów lub osoby przez nich upoważnione. Zamówienia publiczne, o wartości szacunkowej równej lub przekraczającej równowartość kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy 7 1. W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia do których stosuje się przepisy ustawy, komórka wnioskująca niezwłocznie po zatwierdzeniu wniosku przez Dyrektora Generalnego przekazuje w formie pisemnej podpisanej przez Dyrektora tejże komórki lub osobę upoważnioną i elektronicznej na adres zamowienia@uokik.gov.pl szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z propozycjami warunków wymaganych w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert. 2. Po zatwierdzeniu wniosku przez Dyrektora Generalnego oraz przekazaniu informacji o których mowa w ust. 1 WZP lub WZZL przygotowuje projekt SIWZ, podlegający opinii radcy prawnego w BDG oraz akceptacji Dyrektora komórki wnioskującej lub osoby przez niego upoważnionej. 7. Po uzyskaniu opinii radcy prawnego oraz akceptacji Dyrektora komórki wnioskującej lub osoby przez niego upoważnionej SIWZ przekazywane są do Dyrektora Generalnego. 8. Przygotowanie i przeprowadzenie postępowań, o których mowa w niniejszym paragrafie określają ogólnie obowiązujące przepisy w zakresie zamówień publicznych, niniejszy regulamin oraz regulamin pracy komisji przetargowej.
Zadania i obowiązki WZP 8 WZP koordynuje czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, a szczególności zobowiązany jest do: 1) przygotowania SIWZ, 2) sumowania asortymentowego towarów, usług i robót budowlanych w skali Urzędu na podstawie deklarowanych przez komórki wnioskujące potrzeb, 3) przygotowania projektu pisma powołującego komisję przetargową, 4) zakładania i prowadzenia pełnej dokumentacji zamówienia publicznego oraz przygotowywania procesu jego realizacji, 5) współpracy z komisjami przetargowymi dla zapewnienia pełnej i właściwej realizacji zamówienia w zakresie: a) przygotowania i prowadzenia postępowań o udzielenie zamówień publicznych wnioskowanych przez komórki organizacyjne Urzędu, we współpracy z tymi komórkami, zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi, b) weryfikowania przedstawianych przez komórki organizacyjne Urzędu opisów przedmiotu zamówienia pod względem ich zgodności z obowiązującą ustawą i aktami wykonawczymi do niej, c) opracowania wewnętrznych procedur w zakresie zamówień publicznych, d) monitorowania postępowań przetargowych, e) prowadzenia rejestrów ewidencji z zakresu zamówień publicznych, f) prowadzenia rejestru zawartych umów i wniosków o udzielenie zamówienia publicznego, g) sporządzania rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach oraz raportów i sprawozdań dla Kierownictwa Urzędu, h) współpracy i korespondencji z Urzędem Zamówień Publicznych oraz Centrum Usług Wspólnych (Centralny Zamawiający), i) ogłaszania postępowań w sposób określony w ustawie, prowadzenia rejestru postępowań, j) obsługi sekretarskiej prac komisji przetargowych w tym, prowadzenia dokumentacji czynności wykonywanych przez komisję przetargową w toku postępowania, k) prowadzenia korespondencji z wykonawcami, l) koordynowania czynności związanych z przygotowywaniem projektów umów w wyniku zakończenia procedur zamówień publicznych, m) prowadzenia archiwum dokumentacji z zakresu udzielanych zamówień.
Komisja przetargowa 9 1. Dyrektor Generalny, zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy Pzp powołuje komisję przetargową jeżeli wartość szacunkowa jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy. 2. Dyrektor Generalny określa organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej, mając na celu zapewnienie sprawności jej działania, indywidualizację odpowiedzialności jej członków za wykonywane czynności oraz przejrzystości jej prac. 3. Komisję, o której mowa w ust. 1 Dyrektor Generalny może także powołać, jeżeli wartość zamówienia nie przekracza kwoty, o której mowa w ust. 1. 4. Komisja przetargowa składa się z co najmniej 3 osób. 5. W skład komisji przetargowej wchodzą pracownicy UOKiK, a w razie potrzeby wynikającej z przedmiotu zamówienia również biegli. 6. Obsługę formalną komisji przetargowej zapewnia WZP. 7. Komisja przetargowa ma charakter doraźny i jest powoływana do przeprowadzenia konkretnego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 8. W przypadku, gdy komisja przetargowa nie jest powoływana, przepisy regulaminu pracy komisji przetargowej stosuje się odpowiednio przy udzielaniu postępowań, które prowadzone są przez WZP. Rejestry 10 1. Tworzy się następujące rejestry:: 1) rejestr wniosków o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, 2) rejestr postępowań, 3) rejestr umów z osobami prawnymi, 4) rejestr umów z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą oraz umów o dzieło z osobami fizycznymi, z zastrzeżeniem 6. 2. Rejestr, o którym mowa w ust. 1 pkt 1), zawiera co najmniej: 1) liczbę porządkową (będącą numerem sprawy), 2) przedmiot zamówienia (skrócony), 3) podstawę prawna udzielenia zamówienia, 4) wartość szacunkową zamówienia, 5) datę zatwierdzenia wniosku, 6) wskazanie Departamentu, Delegatury, Laboratorium wnioskującego, 7) wskazanie budżetu zadaniowego, 8) kwotę wykonania budżetu zadaniowego 3. Rejestr, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, zawiera co najmniej: 1) liczbę porządkową (będącą numerem sprawy), 2) datę udzielenia zamówienia (zawarcia umowy) oraz wskazanie wykonawcy z którym zawarto umowę jeżeli postępowanie zakończyło się zawarciem umowy, 3) tryb udzielenia zamówienia, 4) przedmiot zamówienia (skrócony),
5) wartość brutto z umowy. 4. Rejestr, o którym mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, zawiera co najmniej: 1) numer umowy, 2) datę udzielenia zamówienia (zawarcia umowy), 3) wskazanie wykonawcy z którym zawarto umowę, 4) termin realizacji, 5) przedmiot umowy (skrócony), 6) podstawa prawna udzielenia zamówienia. 11 1. Rejestry, o których mowa w 10 ust. 1 pkt 1-3 prowadzi WZP. 2. Rejestr, o którym mowa w 10 ust. 1 pkt 4 prowadzi WZZL. Opisywanie dokumentów księgowych 12 1. Wszelkie faktury, rachunki i inne dokumenty stanowiące podstawę do dokonania płatności wymagają opisu w zakresie zamówień publicznych w tym określenia podstawy prawnej dokonania zakupu i numeru sprawy (numer wniosku, umowy). 2. Opisu w tym zakresie dokonuje WZP w następujący sposób: Zamówienie zrealizowano zgodnie z art... ust. pkt ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych (tj. Dz. U. z. r. Nr, poz. ) Nr sprawy