PROTOK6t. przeprowadzonej w dniu 29 stycznia 2007 r. w Urz~dzie Gminy przez Magdalen~ K~dziera inspektora, pracownika Referatu ds. Paszportowych Delegatury w Sieradzu L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Lodzi na podstawie upowaznienia do kontroli z dnia 26 stycznia 2007 r. Nr 1007, wydanego przez Wojewod~ L6dzkiego i Monik~ NawrockC\. -inspektora wojew6dzkiego w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemc6w L6dzkiego Urz~du Wojew6dzkiego w Lodzi na podstawie upowaznienia do kontroli z dnia 26 stycznia 2009 r. Nr 1507 wydanego przez Wojewod~ L6dzkiego. Jednostka kontrolowana -Urz~d Gminy i Miasta Szadek ul. Warszawska 3 98-240 Szadek Regon 000529255 Kierownik jednostki -Burmistrz Pani Stefania Sulinska Przedmiotem kontroli byly sprawy zwi~zane ze stosowania ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludnosci i dowodach osobistych (tj. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z p6zn. zm. ) oraz przepis6w wykonawczych do tej ustawy. Kontrol~ przeprowadzono metod~ reprezentatywn~. Kontrol~ obj~to okres od 1 stycznia 2006 r. do dnia kontroli. Kontrol~ obj~to nast~puj~ce zagadnienia: I. prowadzenie spraw spomych, rozstrzyganych decyzja.. administracyjn% 2. prawidlowosc prowadzenia zbiorow meldunkowych, 3. prowadzenie dokumentacji ewidencji ludnosci, 4. aktualizacja danych osobowo -adresowych
kontrol<lr- toczyly si~: administracyjne na podstawie art. 47 list. 2 listawy z dnia 10 kwietnia Nr spraw..llidnosci i dowodach osobistych: SO.5113dl2006, SO.5113d22006, SO.5113d42006, SO.5113d52006. 1 post~powanie na podstawie art. 15 ust 2 cytowanej ustawy: nr sprawy SO.5113d32006 Decyzje w sprawach nr SO.5113d12006, SO.5113d42006, SO.5113d52006, SO.5113d32006 w wyniku zlozonych od nich odwolan obj~te byly kontrol'l organu II instancji. We wszystkich czterech post~powaniach organ odwolawczy stwierdzil istotne uchybienia w procedurze administracyjnej i orzekl o uchyleniu decyzji organu I instancji i przekazaniu spraw do ponownego rozstrzygni~cia. Decyzje Wojewody wraz z aktami sprawy wplyn~ly do organu I instancji w dniu 13.12.2006 r., jednakze pracownik prowadz'lcy sprawy z zakresu ewidencji ludnosci otrzymal je dopiero w dniu kontroli. Post~powanie zakonczone decyzj'l Nr SO.5113d22006 z dnia 15.09.2006 r. przeprowadzone zostalo w spos6b prawidlowy -nie stwierdzono istotnych uchybien merytorycznych, ani proceduralnych. Dodatkowo w trakcie kontroli udzielono pracownikowi instruktazu w zakresie stosowania procedury administracyjnej oraz orzecznictwa Naczelnego S'ldu Ad. 2 Ewidencja ludnosci kontro1owanej jednostki prowadzona jest W systemie kartotecznym i informatycznym. System informatyczny prowadzony jest w programie SelWin 1.00.16.00.27 firmy ARAM Sp. z 0.0. w Warszawie. Zaswiadczenie 0 homo1ogacji z Ministerstwa Spraw Wewn~trznych i Administracji w Warszawie z dnia 14.04.2003 r. miesi'tce". 5.l 5~r,. 2
druki meldunkowe wypelniane S'l czytelnie, zgodnie z brzmieniem.zawieraj'l wymagane dane, podpisy i piecz'ltki..informacj~ o wprowadzeniu danych do Wojew6dzkiego Osrodka w Sieradzu. pobyt6w czasowych ponad 2 miesi"lce znajduje si~ adnotacja o dacie przeslania tej informacji do urz~du wlasciwego ze wzgl~du na miejsce pobytu stalego osoby melduj"lcej si~ na pobyt czasowy. Ad.3 Zbi6r meldunko~ stalych mieszkanc6w -prowadzony jest w ukladzie terytorialnym z uwzgl~dnieniem podzialu na ulice, numery dom6w a takze lokale w budynkach wielomieszkalnych. Gmina i Miast Szadek wg stanu na dzien 29.01.2007 r. liczy 7480 stalych mieszkallc6w. W wyrywkowo sprawdzonych kartach KOM stwierdzono uchybienia. W kartach KOM os6b b~d",-cych w zwi",-zku malzellskim brak jest danych PESEL wsp61malzonka oraz brak aktualnych danych dotycz",-cych dowodu osobistego. Zbi6r meldunko~ bylych mieszkanc6w -prowadzony jest w ukladzie terytorialnym w formie kartoteki, w kt6rej przechowuje si~ indywidualne Karty Osobowe os6b, kt6re wymeldowaly si~ i zawiadomienia o ich zameldowaniu na pobyt staly w nowym miejscu oraz os6b zmarlych oraz karty os6b wymeldowanych na podstawie decyzji administracyjnych. trwaiacy Qonad 3 miesiace -zgodnie z 28 rozporz8c-dzenia z dnia 24.12.2002 r. w sprawie zglaszania i przyjmowania danych niezb~dnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludnosci i ewidencji wydanych i utraconych dowod6w osobistych (Dz. u. Nr 236, poz. 1999 z 2002 r.), zbi6r ten jest prowadzony w formie kartoteki ulozonej w porz8c-dku alfabetycznym, wedlug nazwisk zameldowanych os6b (na dzien kontroli 144 osoby). trwaj~cy do 3 miesiecy -nie stwierdzono uchybief1. Zawarte dane S'l zgodne z wymogami 29 powolanego wyzej rozporz'ldzenia. Od 1 stycznia 2006 r. do dnia kontroli nie odnotowana zadnego wpisu. 3
ewidencji ludnosci, dokonywana na podstawie zgloszell zameldowania decyzji administracyjnych w tych sprawach, odpis6w akt6w stanu oparciu o zmiany w tych aktach, zmian numeru dowodu osobistego oraz powoduj~cych obowi~zek ewidencyjny, w systemie informatycznym odbywa si~ na biez~co, natomiast w formie kartotecznej stwierdzono brak stosownych adnotacji. Zgloszenia zmian danych osobowo-adresowych (druki Pu-E-15) przesylane s~ do WOI- TBD w Sieradzu w terminie przekraczaj~cym 5 dni, co stanowi naruszenie przepisu 6 Rozporz~dzenia Ministra Spraw Wewn~trznych i Administracji z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu przekazywania danych pami~dzy arganami prowadz!.cymi ewidencj~ ludnosci araz pawiadamiania a nadaniu numeru PESEL (Dz. U. Nr 236, paz. 1996). Zawiadomienia do Wojew6dzkiej Komendy Uzupelnien (druki Pu-E-16) wysylane s~ niezwlocznie listem poleconym, zatem dochowany jest 3-dniowy termin wynikaj~cy z przepis6w Rozporz~dzenia Rady Ministr6w z dnia 01.06.2004 r. w sprawie wojskowego obowi~zku meldunkowego, obowi~zku powiadamiania wojskowego komendanta uzupelnien oraz uzyskiwania zezwolenia na wyjazd i pobyt za granic~(dz. U. Nr 140, poz. 1480). Informacje o zgonach przekazywane s~ do Urz~d6w Skarbowych raz w mlesl~cu. z por6wnania daty zgonu oraz daty wyslania zawiadomienia wynika, ze pracownik przekracza 14-dniowy termin do przekazania informacji o zgonie podatnika. Wobec powyzszego zobowi'lzano pracownika do bezwzgl~dnego przestrzegania terrninli okreslonego wart. 12 list. 3 listawy Z dnia 13 pazdziernika 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatnik6w i platnik6w (tj. z 2004 r. Dz. U. Nr 269, poz. 2681 ze zm. W okresie obj~tym kontrol3c tj. od 1 stycznia do 2006 roku do dnia kontroli Burmistrz Gminy i Miasta Szadek wyst'tpil z 63 wnioskami o nadanie numeru PESEL ( dla noworodk6w) i z 2 wnioskiem o zmian~ numeru PESEL 1 -zmiana daty urodzenia, 1 nieprawidlowo okreslono plec. Podczas kontroli stwierdzono, ze przekazywanie danych do DRP odbywa si~ zgodnie z terminami okreslonymi w rozporz~dzeniu MSWiA z dnia 20 grudnia 2002 r. w sprawie trybu 4
administracyjnej. Kontrol~ przeprowadzono w obecnosci Pani Jagody Cypryllskiej-Beliniak - mlodszego referenta oraz Pani Ewy Wydrzynskiej -podinspektora. w kontrolowanej jednostce. Zastrzezenia nalezy zglosi6 na pismie organowi zarz'ldzaj'lcemu kontrol~ w terminie 14 dni od otrzymania protokolu kontroli. Kierownik jednostki kontrolowanej moze odm6wi6 podpisania protokolu kontroli skladaj'lc w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania pisemne wyjasnienia tej odmowy. Protok61 sporz~dzono w dw6ch jednobrzmi~cych egzemplarzach, z kt6rych jeden po podpisaniu przez Pani~ Burmistrz nalezy przeslac do jednostki kontroluj~cej. Kierownik jednostki kontrolow7 anej : Kontroluj~cy: BUI,r1I:3TF,Z GVNr I ~~~~ mgl Stefania Sulinska INSPE.KTO(. ','..',-;',:.'.~:6;)lK1 T~ ansp ~ ~ )It&1J! '!i~r ~8~dfJlen K~dzi.r. 5