ZAPYTANIE OFERTOWE NR 4/MCOV/2011

Warszawa, dnia 10 czerwca 2011 roku ZAPYTANIE OFERTOWE NR 4/MCOV/2011 w ramach Projektu Kompleksowy program szkoleń dla pracowników i współpracowników Grupy Medicover podstawą budowania przewagi konkurencyjnej oraz zapewnienia trwałości procesu konsolidacji, umowa nr UDA-POKL.02.01.01-00-595/10. Szanowni Państwo,, mając na uwadze zachowanie zasady konkurencyjności przy wyborze Wykonawców w ramach projektu pt. Kompleksowy program szkoleń dla pracowników i współpracowników Grupy Medicover podstawą budowania przewagi konkurencyjnej oraz zapewnienia trwałości procesu konsolidacji, umowa nr UDA-POKL.02.01.01-00-595/10, zaprasza do złożenia oferty na usługi: Ewaluacja szkoleń oraz Projektu, która obejmie opracowanie narzędzi oraz przeprowadzenie ewaluacji przy wykorzystaniu platformy do zarządzania procesami rozwojowymi pracowników. zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym. I. ZAMAWIAJĄCY 02-366 Warszawa, Osoba upoważniona przez Zamawiającego do bieżących kontaktów, w tym udzielania odpowiedzi na zapytania oferentów: Aleksandra Dziedzinkiewicz tel.+48 (22) 592 71 18 tel. kom.: 519 53 24 62 fax: +48(22)592 71 10 e-mail: aleksandra.dziedzinkiewicz@medicover.pl. II. TRYB ZAPYTANIA I ZASTRZEŻENIA 1. Medicover Sp z o.o. nie jest zobowiązany do wyboru wykonawcy z zastosowaniem przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 2. Do niniejszego zapytania ofertowego stosowana jest zasada konkurencyjności określona w wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 22 listopada 2010 r. 3. Zapytanie ofertowe składane jest w związku z realizacją Projektu pt. Kompleksowy program szkoleń dla pracowników i współpracowników Grupy Medicover podstawą budowania przewagi konkurencyjnej oraz zapewnienia trwałości procesu konsolidacji, współfinansowanego ze środków 1

Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Działania 2.1.1. Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach" Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki zgodnie z umową nr UDA-POKL.02.01.01-00-595/10. 4. zastrzega sobie prawo wyboru Wykonawcy według kryteriów wyszczególnionych w punkcie V lub unieważnienia akcji w całości, bez podawania przyczyny. 5. dopuszcza możliwość złożenia oferty tylko na całość zapytania ofertowego. 6. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru Oferentów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do całości zakresu złożonych ofert oraz do zawarcia umowy z jednym Wykonawcą wyłonionym w drodze negocjacji. 7. zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia procesu wyboru Wykonawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ORAZ WYMAGANIA OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest usługa: Ewaluacja szkoleń oraz Projektu, która obejmie opracowanie narzędzi oraz przeprowadzenie ewaluacji przy wykorzystaniu platformy do zarządzania procesami rozwojowymi pracowników. kod CPV 79419000-4 Usługi konsultacyjne w zakresie ewaluacji - według Wspólnego Słownika Zamówień, Szczegółowy zakres usługi został przedstawiony w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. WYMAGANIA Wymagania merytoryczne dotyczące podmiotu realizującego usługę: A. Oferent posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia tj. w okresie trzech lat przed dniem ogłoszenia niniejszego zapytania ofertowego, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie Oferent wykonał usługi odpowiadające swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zapytania ofertowego tj: zrealizował lub realizuje co najmniej 1 projekt, którego przedmiotem jest ewaluacja szkoleń i/lub Projektu, obejmująca opracowanie narzędzi oraz przeprowadzenie ewaluacji: a. jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Społecznego, b. jest wartości powyżej 800.000 złotych brutto. B. Oferent dysponuje potencjałem technicznym do wykonania zamówienia tj.: posiada platformę do zarządzania procesami rozwojowymi pracowników. C. Oferent dysponuje potencjałem organizacyjnym i kompetencyjnym do świadczenia usług w zakresie opracowania narzędzi oraz przeprowadzenie ewaluacji szkoleń i Projektu. Wymagania merytoryczne dotyczące przedmiotu usługi: Usługa musi być świadczona przy wykorzystaniu platformy on-line. Platforma musi posiadać kompleksowe rozwiązania w zakresie zarządzania wszystkimi procesami rozwoju pracowników 2

w organizacji. Platforma musi zostać dopasowania do istniejącej struktury, a także do potrzeb organizacji. W procesie oceny nie będą oceniane oferty złożone przez podmioty określone w punkcie XI. IV. TERMINY REALIZACJI USŁUGI ORAZ ZWIĄZANIA OFERTĄ: Termin realizacji usług: usługi będą realizowane w okresie od czerwca 2011 roku do października 2013 roku. Termin związania ofertą: 30 dni od ostatecznej daty złożenia oferty. W składanej ofercie Oferent zawiera oświadczenie, że jest w sytuacji finansowej i organizacyjnej pozwalającej na realizację usługi przez cały okres wskazany w zapytaniu. V. KRYTERIA WYBORU OFERTY I ICH ZNACZENIE: 1. Cena oferty (łączna cena brutto za wszystkie usługi) waga 40% 2. Funkcjonalność platformy do zarządzania procesami rozwojowymi pracowników waga 30% 3. Doświadczenie Zespołu dedykowanego do świadczenia usługi w zakresie budowy i wdrożenia narzędzi badawczych oraz przeprowadzania ewaluacji Projektów o dużym poziomie skomplikowania waga 30% VI. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA ORAZ ZAWARTOŚĆ OFERTY: Prosimy o przygotowanie oferty w formie pisemnej. Przesłana przez Państwa oferta musi zawierać: 1. Formularz oferty stanowiący załącznik Nr 3 do niniejszego zapytania. 2. Szczegółowy opis realizowanych Projektu/-ów, których przedmiotem była ewaluacja szkoleń i Projektu/-ów, który obejmuje opracowanie narzędzi oraz przeprowadzenie ewaluacji przy wykorzystaniu platformy do zarządzania procesami rozwojowymi pracowników. Opis powinien zawierać dodatkowo: wartość projektu, czas trwania, sposób finansowania (poprzez określenie: EFS czy własny). 3. Szczegółowy opis funkcjonalności platformy do zarządzania procesami rozwojowymi pracowników. 4. Opis doświadczenia Zespołu dedykowanego do realizacji usług w zakresie budowy i wdrożenia narzędzi badawczych oraz prowadzenia ewaluacji Projektów o dużym poziomie skomplikowania. W opisie prosimy podać: wartość, czas trwania, liczbę osób objętych badaniem, strukturę grupy docelowej, zakres kształcenia, liczbę wskaźników, które były przedmiotem ewaluacji, metody zbierania i agregowania danych. 5. Łączną cenę za realizację usługi. 6. Wzór umowy na realizację usług zawartych w zapytaniu ofertowym. UWAGA: w odpowiedzi na punkt 2, 3 i 4 Oferent jest zobowiązany do przygotowania zestawienia opisującego realizację jednego Projektu w zakresie przedmiotu objętego zapytaniem ofertowym; zestawienie nie może przekroczyć objętości 1 strony A4 dla każdego podpunktu. 3

VII. TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY: Ostateczną datą składania ofert jest 17 czerwca 2011 r. do godziny 17:00 Oferta powinna zostać dostarczona: pocztą elektroniczną na adres @: aleksandra.dziedzinkiewicz@medicover.pl lub w zamkniętej kopercie do sekretariatu Medicover w godzinach 9:00 17:00, na adres: 02-366 Warszawa z dopiskiem na kopercie: Aleksandra Dziedzinkiewicz W przypadku braku zainteresowania z Państwa strony złożeniem oferty, uprzejmie prosimy o przesłanie informacji mailowo na adres: aleksandra.dziedzinkiewicz@medicover.pl. lub faksem na nr: +48 (22) 592 71 10. W trakcie przygotowania ofert Oferent ma prawo zgłaszać dodatkowe pytania dotyczące niniejszego zapytania ofertowego. Pytania muszą być kierowane w formie pisemnej za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mailowy: aleksandra.dziedzinkiewicz@medicover.pl Odpowiedzi zostaną przesłane do Oferenta w miarę możliwości niezwłocznie. Zamawiający zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn. VIII. CENA ORAZ TERMIN PŁATNOŚCI W treści oferty prosimy o podanie łącznej ceny za realizację usługi. Ceny podane w ofercie powinny być określone w PLN, w kwocie brutto (z należnym podatkiem VAT). W składanej ofercie Oferent zawiera oświadczenie, że podane koszty jednostkowe są pełnym kosztem usługi. Uwaga: termin płatności jest niezmienny i wynosi 21 dni od daty wpływu prawidłowej faktury. IX. TERMIN I SPOSÓB PRZEPROWADZENIA WYBORU WYKONAWCY Wybór Wykonawcy zostanie dokonany spośród ofert przesłanych w terminie wskazanym w punkcie VII, w oparciu o kryteria wskazane z punkcie V niniejszego zapytania ofertowego. Wyniki zostaną ogłoszone poprzez powiadomienie mailowe Oferentów w terminie do dnia 21 czerwca 2011 r. X. POUFNOŚĆ I TAJEMNICA PRZEDSIĘBIORSTW Oferent zobowiązuje się do traktowania wszelkich informacji wynikających z niniejszego zapytania ofertowego jako tajemnicę Spółki. Informacje dotyczące faktu złożenia oferty, prowadzenia negocjacji handlowych oraz zawartych umów mogą być udzielane przez Oferenta jedynie po uzyskaniu pisemnej zgody Spółki na przekazywanie osobom trzecim lub publikację takich informacji. wskazuje, iż zgodnie z ustawą z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji ( Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późń. zm.) przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których Oferent podjął niezbędne działania w celu zachowania poufności - tj. nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane. W związku z powyższym, wraz ze składaną ofertą, prosimy o jednoznaczne wskazanie która/-e część/- ci złożonej oferty stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie mogą zostać udostępnione pozostałym Oferentom. 4

XI. WYKLUCZENIA wyklucza możliwość złożenia oferty przez podmioty, o których mowa w art. 6c ust. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r., Nr 42, poz. 275, ze zm.) tj. powiązane z osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Medicover Sp. z o.o., a Oferentem, polegające na: 1) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; 2) posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji; 3) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; 4) pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Załączniki: 1. Załącznik nr 1 Szczegółowy zakres usługi. 2. Załącznik nr 2 - Formularz oferty. Z poważaniem Aleksandra Dziedzinkiewicz Kierownik Projektu EFS 5

Załącznik nr 1 - Szczegółowy opis i zakres usługi Zakres usługi: Ewaluacja szkoleń oraz Projektu, która obejmie opracowanie narzędzi oraz przeprowadzenie ewaluacji przy wykorzystaniu platformy do zarządzania procesami rozwojowymi pracowników. KOD PCV: 79419000-4 Usługi konsultacyjne w zakresie ewaluacji - według Wspólnego Słownika Zamówień Termin realizacji: usługi będą realizowane w okresie od czerwca 2011 roku do października 2013 roku. Miejsce realizacji: cała Polska. Zakres merytoryczny usługi: Usługa ewaluacji obejmie opracowanie i wdrożenie narzędzi badawczych oraz przeprowadzenie ewaluacji. W ramach usługi do obowiązków Oferenta należeć będzie: konstruowanie ankiet i kwestionariuszy, opracowywanie narzędzi diagnostycznych, gromadzenie danych, sporządzanie analiz, sporządzanie raportów cząstkowych i końcowych z monitoringu i ewaluacji. Wynikiem końcowym procesu ewaluacji będzie raport określający poziom osiągnięcia wskaźników projektu na poszczególnych poziomach oraz ocena efektywności szkoleń i Projektu. Liczba uczestników Projektu, którzy będą poddani badaniu wynosi 4.645. Ewaluacja będzie przeprowadzana przed rozpoczęciem szkoleń oraz po ich zakończeniu w celu określenia zakładanych rezultatów, w oparciu o następujące narzędzia: ujednolicony system do badania potrzeb szkoleniowych i oceny efektywności szkoleń, zestaw ankiet i kwestionariuszy, pre-/ i post-testy wiedzy, ujednolicony system ocen rocznych. Usługa musi być świadczona przy wykorzystaniu platformy on-line. Platforma musi posiadać kompleksowe rozwiązania w zakresie zarządzania wszystkimi procesami rozwoju pracowników w organizacji, a w szczególności następujące funkcjonalności: administrowanie szkoleniami, zarządzanie dokumentacją szkoleniową, organizowanie procesu rekrutacji na szkolenia, tworzenie pre- i post-testów wiedzy oraz ankiet satysfakcji po szkoleniu, automatyczne raportowanie wskaźników Projektu, udostępnianie materiałów szkoleniowych, umożliwienie uczestnikom szkoleń dostępu do Trenerów w celu wsparcia poszkoleniowego, tworzenie platformy wymiany wiedzy i doświadczeń (fora dyskusyjne). Platforma musi zostać dopasowania do istniejącej struktury organizacyjnej Medicover, a także do potrzeb organizacji. Do obowiązków Oferenta należeć będzie przeszkolenie Administratora/-ów platformy po stronie Zamawiającego oraz udzielanie im wsparcia merytorycznego i technicznego. 6

PLATFORMA DO ZARZĄDZANIA PROCESAMI ROZWOJOWYMI PRACOWNIKÓW POWINNA POSIADAĆ NASTĘPUJĄCE CECHY: 1. Indywidualną stronę projektową do logowania się z graficznym oznakowaniem wymaganym w ramach realizacji projektu EFS, 2. Indywidualne konto na platformie dla każdego uczestnika Projektu, 3. Każdy uczestnik w ramach pojedynczej licencji ma prawo do korzystania z materiałów zamieszczonych na platformie, 4. Platforma musi gwarantować chroniony i bezpieczny dostęp 24 godziny na dobę 7 dni w tygodniu poprzez indywidualny login i hasło. 5. Każdy uczestnik ma mieć możliwość wysyłania i odbierania wiadomości do/od Trenera poprzez wewnętrzny system wymiany wiadomości (bez wykorzystania zewnętrznego systemu pocztowego). 6. Trener ma mieć możliwość wprowadzania do bazy danych wyników pre-post-testów wiedzy oraz ankiet satysfakcji po szkoleniu. 7. Koordynator projektu po stronie Zamawiającego ma posiadać dostęp do systemu lub portalu umożliwiającego śledzenie postępu realizacji projektu na bieżąco wraz z opcją generowania raportów. 8. Wykonawca ma świadczyć usługi wsparcia technicznego (telefoniczne i mailowe) w godzinach wyznaczonych przez Zamawiającego. Wsparcie techniczne pod telefonem ma także być świadczone w godzinach popołudniowo wieczornych. Wykonawca w ramach świadczenia usług będzie zobowiązany do: informowania uczestników Projektu o jego współfinansowaniu z Europejskiego Funduszu Społecznego zgodnie z informacją dostarczoną przez Medicover poprzez umieszczenie obowiązujących logotypów UE oraz EFS, według zasad przekazanych przez Medicover. Dotyczy to m.in. indywidualnej strony projektowej do logowania się uczestników, korespondencji z uczestnikami szkoleń, wszystkich materiałów, zaświadczeń i / lub certyfikatów). przechowywania dokumentacji związanej z realizacją usług przez okres 10 lat od zakończenia świadczenia usługi w ramach Projektu oraz do udostępniania tych dokumentów w każdym czasie instytucjom / organom uprawnionym do żądania ich okazania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 7

Załącznik nr 2 Formularz oferty Ofertent: /pieczęć lub dane Oferenta/ FORMULARZ OFERTY Zamawiający:, 02-366 Warszawa W odpowiedzi na zapytanie ofertowe w ramach Projektu Kompleksowy program szkoleń dla pracowników i współpracowników Grupy Medicover podstawą budowania przewagi konkurencyjnej oraz zapewnienia trwałości procesu konsolidacji, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, oferujemy wykonanie usługi objętej zapytaniem ofertowy w całości. 1. Oświadczam, iż cena zawarta w Ofercie stanowi pełny koszt usługi brutto oraz że nie ulegnie zmianie w trakcie trwania realizacji umowy. 2. Deklaruję wykonanie usługi w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym. 3. Oświadczam, że jestem podmiotem w sytuacji finansowej i organizacyjnie pozwalającej na realizację usługi przez cały okres wskazany w zapytaniu. 4. Oświadczam, że zapoznaliśmy się z treścią zapytania ofertowego oraz załącznikami i nie wnosimy do niego żadnych zastrzeżeń, i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na warunkach w niej określonych w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 5. Oświadczam, że nie jesteśmy podmiotem wykluczonym ze złożenia oferty, o którym mowa w punkcie XI zapytania ofertowego tj. powiązanym z osobowo lub kapitałowo (na podstawie: art. 6c ust. 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r., Nr 42, poz. 275, ze zm.)). 6. Załącznikami do niniejszej oferty są: dokument stwierdzający status prawny - kopia aktualnego odpisu z KRS (z okresu nie dłuższego niż 3 miesiące przed dniem złożenia oferty) lub kopia wypisu z ewidencji działalności gospodarczej - załącznik Nr 1. pełnomocnictwo jeżeli upoważnienie do podpisania oferty nie wynika z dokumentu stwierdzającego status prawny 1.. /data i podpis osoby uprawnionej do składania oświadczeń w imieniu Oferenta/ * niepotrzebne skreślić 1 Należy usunąć jeżeli nie jest składane. 8