_ ZAPYTANIE OFERTOWE w sprawie zaprojektowania graficznego i utworzenia stron internetowych GWSH oraz dostawy systemu zarządzania treścią (CMS) wraz z niezbędnymi licencjami, szkoleniami i wsparciem oraz jego instalacją, uruchomieniem, integracją, migracją danych i dostosowaniem do obsługi serwisów internetowych i intranetowych, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego w ramach projektu nr KSI POKL.04.01.01-00-488/08 pt.: Wszechstronny rozwój społeczności akademickiej GWSH sposobem na wzrost potencjału Uczelni współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Gdańsk, dnia 17 lipca 2009
_ I. Dane Zamawiającego Gdańska Wyższa Szkoła Humanistyczna w Gdańsku NIP: 583 26 08 105 Dokładny adres do korespondencji: Gdańska Wyższa Szkoła Humanistyczna ul Biskupia 24b 80-875 Gdańsk Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z Wykonawcami są: Agnieszka Steczek, tel. + 48 58 306 54 78 wew. 19, agnieszka.steczek@gwsh.gda.pl Marcin Bielawa, tel. + 48 58 306 54 78 wew. 18, marcin.bielawa@gwsh.gda.pl II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie graficzne i utworzenie stron internetowych GWSH oraz dostawa systemu zarządzania treścią (CMS) wraz z niezbędnymi licencjami, szkoleniami i wsparciem oraz jego instalacja, uruchomienie, integracja, migracja danych i dostosowanie do obsługi serwisów internetowych i intranetowych, zgodnie z wymaganiami Zamawiającego w ramach projektu nr KSI POKL.04.01.01-00-488/08 pt.: Wszechstronny rozwój społeczności akademickiej GWSH sposobem na wzrost potencjału Uczelni współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Zakres prac związanych z przedmiotem zamówienia obejmuje: a) wykonanie strony internetowej, w dwóch spójnych graficznie i funkcjonalnie wersjach językowych: polskiej, angielskiej, obejmujące: - dostosowanie otrzymanych od Zamawiającego treści do poszczególnych podstron (w tym przeniesie treści z istniejącej już strony internetowej), - dostosowanie otrzymanego od Zamawiającego katalogu fotografii do poszczególnych podstron, - opublikowanie treści, w tym tłumaczonych na angielski, właściwych stronach (z zastrzeżeniem, że Zamawiający dostarcza treść tłumaczoną strona w języku angielskim ograniczy się do 5 podstron informacje o Uczelni, władze, wydziały, studia podyplomowe, kontakt oraz działu Erasmus, w którym znajdą się informacje dla studentów przyjeżdżających do GWSH w ramach Programu);
_ - przygotowanie i integracja grafiki wraz z cięciem grafiki i przygotowaniem animacji flash zgodnie z wymogami zamawiającego; b) zbudowanie wewnętrznego portalu internetowego extranetu/intranetu dla 3 grup odbiorców: studentów, kadry nauczycielskiej i administracji z wykorzystaniem istniejących elementów portalu; wewnętrzny portal internetowy powinien być kompatybilny z programem Proakademia 1 ; dostęp do sieci extranet z poziomu przeglądarki internetowej. c) stworzenie książki adresowej, dzięki której będzie można wysyłać zbiorcze wiadomości z możliwością definiowania grup osób tzw. mailing (z możliwością wykorzystania zewnętrznych kont mailowych możliwość przekierowania wiadomości, przypisywania schematów graficznych); d) dostawa przejrzystego, funkcjonalnego systemu CMS (Content Management System = System Zarządzania Treścią), zawierającego m.in.: zestaw aplikacji internetowych, wyposażony w polski interfejs, pozwalający na samodzielne, bieżące zarządzanie treścią i grafiką oraz ich układem, wymianę szablonów graficznych w wielu wersjach językowych, przygotowanie i publikację treści w wielu wersjach językowych, bieżącą aktualizację i rozbudowę strony www przez osoby posiadające podstawowe umiejętności obsługi komputera, poprzez m.in. tworzenie i dodawanie nowych działów i podstron, nowych szablonów, nowych załączników, publikowanie materiałów promocyjnych w programach Word, Excel, Adobe oraz materiałów graficznych i multimedialnych, itp. modyfikację i dodawanie nowych materiałów za pomocą prostych w obsłudze interfejsów użytkownika, np. w postaci stron www, zawierających formularze, dodawanie nowych działów i podstron oraz modyfikowanie i usuwanie już istniejących w sposób intuicyjny i zapewniający bezpieczeństwo dla Administratora systemu, tworzenie dokumentów przy pomocy intuicyjnego edytora, niewymagające od redaktorów znajomości języka html (edytor powinien umożliwiać redaktorom wygodny mechanizm przenoszenia treści ze sformatowanych w popularnych formatach biurowych plików tekstowych, jak również edycję wstawianego dokumentu w formacie html), dostęp do systemu CMS z poziomu przeglądarki internetowej, możliwość bezpiecznej autoryzacji osób uprawnionych, logujących się do niego przy pomocy przeglądarki internetowej, przyznawanie uprawnień dostępu na zróżnicowanych poziomach, tworzenie statystyk zarówno dla całej strony www, jak i poszczególnych jej działów i podstron (przynajmniej: ilość wejść na stronie, ilość indywidualnych użytkowników, 1 Przez kompatybliność z programem Proakademia rozumie się możliwość importu danych z programu i wykorzystanie ich na potrzeby przygotowanego portalu, zintegrowanie portalu internetowego z programem Proakademia w szczególności umożliwienie dostępu do programu z poziomu przeglądarki internetowej.
_ rodzaj używanej przeglądarki, lokalizacja użytkowników na podstawie adresu IP) z możliwością podziału na użytkowników zewnętrznych, jak i wewnętrznych (dotyczące aktywności administratorów i redaktorów oraz innych osób z zespołu redaktorskiego - każda strona powinna mieć swoją historię edycji), automatyczne udostępnianie strony www w wersji angielskiej jeśli internauta wchodzi na stronę spoza terenu Polski identyfikacja na podstawie numerów IP, tworzenie i zarządzanie repozytorium plików dostęp do plików umieszczanych na stronie www, tj. możliwość dodawania nowych, usuwania zbędnych plików, a także podmiany plików, które powinny być gromadzone w sposób pozwalający na swobodne ich przeglądanie, katalogowanie i sortowanie; e) pozycjonowanie stworzonej strony w Internecie w tym: - pozycjonowanie strony w przeglądarce Google do czasu osiągnięcia pierwszej piątki wyników dla fraz: studia Gdańsk, studia w Gdańsku, studiowanie w Gdańsku, studiowanie Gdańsk, politologia Gdańsk, europeistyka Gdańsk, zarządzanie Gdańsk, pedagogika Gdańsk, dziennikarstwo Gdańsk, stosunki międzynarodowe Gdańsk, doradztwo zawodowe Gdańsk, Administracja Gdańsk, studia dzienne Gdańsk, studia zaoczne Gdańsk, studia podyplomowe Gdańsk, podyplomówka Gdańsk, Gdańsk, szkoła wyższa Gdańsk, studia za darmo, studiuj za darmo, uczelnia wyższa Gdańsk, szkoła humanistyczna Gdańsk, - optymalizacja kodu strony pod kątem szybkiej indeksacji przez wyszukiwarki; f) opracowanie instrukcji obsługi portalu, w tym instrukcja dla administratorów i użytkowników (studentów) na zasadzie przewodnika krok po kroku; g) przeszkolenie w obsłudze portalu osób wskazanych przez Zamawiającego szkolenie zostanie przeprowadzone w GWSH; h) udostępnienie CMS wskazanym przez Zamawiającego osobom; i) świadczenie usług serwisu CMS: - udzielanie porad telefonicznych osobom wskazanym przez Zamawiającego w zakresie obsługi CMS - usuwanie usterek i błędów ujawnionych w toku eksploatacji systemu CMS nieprawidłowości w działaniu jednej lub wielu funkcji CMS, w od dnia odbioru strony WWW i sytemu CMS przez Zamawiającego w terminie nie późniejszym niż następnego dnia roboczego od momentu zgłoszenia błędu; - administrowanie techniczne serwisem; j) przeniesienie autorskich praw majątkowych do strony (grafika, układ itp.); k) udzielenie licencji dla systemu/oprogramowania CMS, nieograniczonej czasowo i terytorialnie; l) opracowanie graficzne i funkcjonalne platformy e-learningowej opartej o system Moodle oraz zintegrowanie z opracowanym portalem internetowym.
_ W celu oszacowania nakładu pracy, ilości treści publikowanej na stronie internetowej Wykonawca może posłużyć się stroną internetową Zamawiającego dostępną pod adresem www.gwsh.gda.pl Prace nad tworzeniem nowego portalu muszą być prowadzone w ten sposób, aby nie powodowały niedogodności dla użytkowników serwisu www.gwsh.gda.pl, w szczególności nie ma możliwości wyłączenia funkcjonowania serwisu na czas dłuższy niż 12 godzin. III. Miejsce i termin składania ofert oraz otwarcia ofert Termin składania ofert upływa 22.07.2009 o godz. 24:00. Oferty złożone po tym terminie nie zostaną rozpatrzone. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. Zamawiający skontaktuje się z wszystkimi, którzy złożyli oferty informując ich o ostatecznym rozstrzygnięciu tj wyłonionym Wykonawcy w ciągu 30 dni od terminu wskazanego, jako ostateczny termin składania ofert. IV. Opis kryteriów i sposobu oceny ofert Oferty zostaną ocenione za pomocą systemu punktowego, zgodnie z poniższymi kryteriami: 1. Cena oferta, która opiewać będzie na najniższą kwotę brutto otrzyma 40 punktów, w każdym innym przypadku liczba punktów zostanie wyliczona zgodnie ze wzorem: 40 pkt 0,5 pkt x liczba procent powyżej najniższej ceny. Liczba przyznanych w tej kategorii punktów nie może być niższa niż 0 (zero). Zaokrąglenia stosowane będą zgodnie z zasadą matematyczną do pełnych procentów (jedności). 2. Doświadczenie w przypadku braku udokumentowania opracowania systemów mailingowych, tworzenia sieci extranet oraz tworzenia portali w oparciu o system CMS oferent zostanie zdyskwalifikowany; 3. Opieka posprzedażowa 1 punkt za każdy miesiąc powyżej 2 miesięcy od daty uruchomienia portalu jednak nie więcej niż 10 punktów. Przez opiekę posprzedażową Zamawiający rozumie świadczenie usług w zakresie serwisu, administracji, moderacji stworzonego portalu, W toku realizacji szczegółowych uzgodnień po konkursowych, a przed podpisaniem umowy zakres prac zleconych może ulec zmianie. Zmiana może nastąpić jedynie w przypadku stwierdzenia potrzeby wprowadzenia dodatkowych elementów nie przewidzianych w zapytaniu, a których pominięcie może mieć negatywny wpływ na funkcjonowania portalu. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji cena usługi nie może wzrosnąć więcej niż 10% w stosunku do ceny wskazanej przez Wykonawcę w ofercie.
_ V. Termin i miejsce wykonania zamówienia Zamawiający wymaga, aby Wykonawca przystąpił do wykonania Zamówienia w terminie 10 dni od dnia zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta nie później niż w ciągu 60 dni od daty wskazanej jako ostateczny termin składania ofert. Kara umowna za każdy dzień opóźnienia wynosić będzie 200,00 zł (dwieście złotych zero groszy). Miejsce wykonania zlecenia ustala się siedzibę Gdańskiej Wyższej Szkoły Humanistycznej, ul. Biskupia 24b w Gdańsku. Usługa musi zostać zrealizowana w ciągu 5 miesięcy od daty jej podpisania. VI. Sposób wyboru ofert, porozumienia się z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów Wszelkiego rodzaju oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje itp. (dalej, zbiorczo, Korespondencja ) Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany punkcie I Dane Zamawiającego jako adres do korespondencji. Oferty należy składać za pośrednictwem poczty elektroniczne. Załączone do Korespondencji pliki powinny być zapisane w formacie umożliwiającym odczytanie ich treści np. pdf. Korespondencję uważa się za złożoną w terminie, jeżeli jej treść dotarła do Zamawiającego przed upływem terminu. VII. Termin związania z ofertą Wykonawcy będą związani ofertę przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. VIII. Opis sposobu przygotowania ofert Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Wszystkie koszty związane z przedmiotem zamówienia muszą mieć odzwierciedlenie w formularzu cenowym. Nie dopuszcza się ponoszenia dodatkowych kosztów przez zamawiającego na etapie prac nad przedmiotem zamówienia (w szczególności Zamawiający nie może być obciążony dodatkowymi kosztami związanymi z przejazdem, zakwaterowaniem itp. pracowników Wykonawcy). Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.
_ Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Oferenci zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Na ofertę składają się następujące dokumenty: 1. Formularz cenowy oferty przygotowany zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku do Zapytania Ofertowego, z podaniem całkowitego wynagrodzenia netto Wykonawcy za świadczenie usługi na rzecz Zamawiającego w złotych polskich - powiększone o należny podatek VAT. 2. Oświadczenia i dokumenty potwierdzające, że Wykonawca spełnia warunki szczegółowe udziału w postępowaniu. 3. Dodatkowe załączniki, potwierdzające wiarygodność i kompetencje Wykonawcy. Każdy Wykonawca może przedstawić tylko jedną ofertę. Ofertę należy przedłożyć za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres wskazany w punkcie I Zapytania Ofertowego. Dokumenty, którymi Wykonawca dysponuje w formie papierowej, a są niezbędnymi załącznikami do ofert należy przesłać w formie pliku graficznego oddającego treść dokumentu. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do wglądu do oryginałów dokumentów przed podpisaniem umowy na realizację usługi. Oferent może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania ofert. Zarówno zmiana jak i wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.
_ IX. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty W zawiadomieniu o wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający poinformuje Wykonawcę o terminie i miejscu spotkania w celu ustalenia szczegółów dalszej współpracy oraz określania szczegółów umowy. Zamawiający przewiduje możliwość anulowania zamówienia lub zmianę treści zapytania ofertowego bez podania przyczyny. Zmiana treści zapytania ofertowego musi nastąpić przez upływem terminu składania ofert. X. Warunki udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania oceny spełnienia tych warunków O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania Zamówienia 3. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia; 4. nie zostali postawieni w stan likwidacji lub upadłości; W postępowaniu nie mogą brać udziału osoby/podmioty wskazane w art. 24 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2004 nr 19 poz. 177). Dokumentem potwierdzającym spełnienie warunków wskazanych w zapytaniu ofertowym będzie oświadczenie Wykonawcy podpisane przez osobę/osoby upoważnione do jego reprezentowania. Zamawiający może poprosić o dodatkowe dokumenty potwierdzające spełnienie powyższych kryteriów zwracając się pisemnie do wybranego Wykonawcy.