PSiZ.I DRz Opole, dnia 25 października 2017 r.

WOJEWODA OPOLSKI PSiZ.I.431.64.2017.DRz Opole, dnia 25 października 2017 r. Pani Bożena Ziółkowska Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej ul. Pocztowa 6A 48-100 Głubczyce WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Podstawowe informacje formalno- prawne dotyczące kontroli 1. Nazwa i adres jednostki kontrolowanej: Ośrodek Pomocy Społecznej w Głubczycach, ul. Pocztowa 6A, 48-100 Głubczyce. 2. Podstawa prawna podjęcia kontroli: art. 28 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525 ze zm.), art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (Dz. U. 2016 r., poz. 195 ze zm.), w zw. z art. 6 ust. 4 pkt. 4, art. 3 i 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092). 3. Zakres kontroli: a) przedmiot kontroli: ocena realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci; b) okres objęty kontrolą: 1 kwietnia 2016 r. do dnia kontroli, tj. 20 września 2017 r. 4. Rodzaj kontroli: problemowa 5. Tryb kontroli: zwykły 6. Termin kontroli: 20, 21 września 2017 r. 7. Cel kontroli: ocena realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci w okresie od 1 kwietnia 2016 r. do dnia kontroli, tj. 20 września 2017 r. 8. Skład zespołu kontrolnego: Joanna Antosz inspektor wojewódzki Oddziału Nadzoru i Kontroli Pomocy Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu przewodnicząca zespołu; Danuta Rząd starszy inspektor Oddziału Nadzoru i Kontroli Pomocy Społecznej w Wydziale Polityki Społecznej i Zdrowia Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Opolu. 9. Kierownik jednostki kontrolowanej: Bożena Ziółkowska Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej w Głubczycach od dnia 1 listopada 2001 r. II. Ocena skontrolowanej działalności, ze wskazaniem ustaleń, na których została oparta. W wyniku kontroli pozytywnie z nieprawidłowościami ocenia się działalność Ośrodka Pomocy Społecznej w Głubczycach w kontrolowanym zakresie. 1/9

Ustalenia kontroli. W ramach realizacji zadania wynikającego z ustawy z dnia 11 lutego 2016 r. o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci (zwanej dalej ustawą), do prowadzenia postępowań oraz wydawania decyzji administracyjnych w sprawach świadczenia wychowawczego, Burmistrz Głubczyc upoważnił w dniu 1 marca 2016 r., na podstawie art. 10 ust. 2 ustawy, Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Głubczycach Panią Bożenę Ziółkowską oraz starszego pracownika socjalnego. Upoważnienie starszego pracownika socjalnego do prowadzenia postępowań oraz wydawania decyzji administracyjnych w sprawach świadczenia wychowawczego, zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy, powinno nastąpić na wniosek kierownika ośrodka pomocy społecznej. Z przedstawionej w dniu kontroli przez Kierownika OPS w Głubczycach dokumentacji nie wynika, aby występował on do Burmistrza Głubczyc z wnioskiem w powyższej sprawie, co stanowi naruszenie cytowanego przepisu. Na wniosek Kierownika OPS w Głubczycach z dnia 1 grudnia 2016 r., Burmistrz Głubczyc, na podstawie art. 10 ust. 2, upoważnił z dniem 6 grudnia 2016 r. 4 osoby zatrudnione na stanowiskach referenta lub starszego referenta w OPS w Głubczycach do prowadzenia postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego. Z powyższego wynika, że w okresie od 1 kwietnia 2016 r. do 5 grudnia 2016 r. osoby zatrudnione na stanowiskach referenta lub starszego referenta w OPS w Głubczycach prowadziły postępowania w sprawach świadczenia wychowawczego bez stosownych upoważnień wydanych przez Burmistrza Głubczyc, co stanowi naruszenie art. 10 ust. 2 ustawy, zgodnie, z którym: organ właściwy może, w formie pisemnej, upoważnić swojego zastępcę, pracownika urzędu albo kierownika ośrodka pomocy społecznej lub innej jednostki organizacyjnej gminy, a także inną osobę na wniosek kierownika ośrodka pomocy społecznej lub innej jednostki organizacyjnej gminy do prowadzenia postępowań w sprawach, o których mowa w ust. 1 (postępowanie w sprawie świadczenia wychowawczego prowadzi organ właściwy), a także do wydawania w tych sprawach decyzji. Z wyjaśnień złożonych przez kierownika OPS w Głubczycach w dniu 28.09.2017 r. wynika, że upoważnienia dla 4 pracowników prowadzących postępowania w sprawach świadczenia wychowawczego zostały wydane w miesiącu grudniu, gdyż wcześniej nie posiadał on wiedzy, że są konieczne. Powyższe wyjaśnienia nie zasługują na uwzględnienie gdyż, z art. 10 ust. 2 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci jednoznacznie wynika, że prowadzenie postępowań administracyjnych dotyczących świadczenia wychowawczego wymaga posiadania przez upoważnioną osobę pisemnego, a w konsekwencji imiennego upoważnienia. Odnosząc się do kwestii upoważnienia, do prowadzenia postępowań i wydawania decyzji, osoby zatrudnionej w OPS w Głubczycach na stanowisku starszego pracownika socjalnego należy uznać, iż powierzenie obowiązków, w zakresie realizacji zadań wynikających z ustawy, osobie zatrudnionej na stanowisku starszego pracownika socjalnego nie spowodowało, naruszenia przepisów art. 10 ust. 3 ustawy. Z wyjaśnień Kierownika OPS w Głubczycach, złożonych w dniu 28 września 2017 r., wynika, bowiem, że w OPS w Głubczycach 1 kwietnia 2016 r. zatrudnionych było 13 pracowników socjalnych w pełnym wymiarze czasu pracy na 22 178 mieszkańców tj. więcej niż jeden pracownik socjalny zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy na 2 tysiące mieszkańców. Powierzenie pracownikowi socjalnemu z dniem 1 kwietnia 2016 r. dodatkowych obowiązków nie spowodowało więc, naruszenia norm zatrudnienia określonych w art. 110 ust. 11 i 12 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2017 r., poz. 1769). W OPS w Głubczycach, w okresie objętym kontrolą tj. od dnia 1 kwietnia 2016 r. do 20 września 2017 r. wydano 2 057 decyzji administracyjnych w sprawach z wniosków złożonych o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego. Do Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Opolu przekazano 82 sprawy w celu ustalenia przez marszałka województwa, czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. W trakcie kontroli, weryfikacji poddano dokumentację 47 spraw zakończonych wydaniem decyzji, co stanowi 2,28 % ogółu spraw. Dokumentację objętą kontrolą, sprawdzono pod względem zasadności przyznania lub odmowy przyznania prawa do 2/9

świadczenia wychowawczego oraz sposobu i trybu postępowania w zakresie ustalania prawa do świadczenia wychowawczego oraz terminowości wypłat. W badanym okresie, w 55 sprawach odmówiono stronom prawa do świadczenia wychowawczego. Kontroli poddano dokumentację 6 wnioskodawców w powyższym zakresie. We wszystkich poddanych kontroli przypadkach powodem odmowy było przekroczenie kryterium dochodowego, określonego w art. 5 ust. 3 ustawy, uprawniającego do świadczenia na pierwsze dziecko. Od 1 decyzji strona wniosła odwołanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Opolu, które po rozpatrzeniu sprawy utrzymało decyzję organu I instancji w mocy. 1. Ocena zasadności przyznawania i odmowy przyznania świadczenia wychowawczego pod względem zgodności z obowiązującą ustawą o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci. W trakcie kontroli ustalono, że we wszystkich przypadkach, świadczenie wychowawcze zostało przyznane osobom, które spełniały warunki określone w art. 1 ustawy w związku z art. 4 ust. 2 i 3 ustawy. Świadczenie wychowawcze w każdym przypadku zostało przyznane w prawidłowej wysokości 500 zł miesięcznie na dziecko, tj. zgodnie z art. 5 ust. 1. W przypadku urodzenia się dziecka w rodzinie, ukończenia przez dziecko 18 roku życia organ prawidłowo ustalał kwotę świadczenia wychowawczego przysługującą za niepełny miesiąc, dzieląc kwotę tego świadczenia przez liczbę wszystkich dni kalendarzowych w tym miesiącu, a otrzymaną kwotę mnożono przez liczbę dni kalendarzowych, za które to świadczenie przysługiwało, zgodnie z wymogami art. 5 ust. 2 ustawy. W przypadku ustalania prawa do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko organ, przyznawał takie prawo, gdy spełniony został warunek wynikający z art. 5 ust. 3 i 4 ustawy tj. gdy dochód w przeliczeniu na osobę w rodzinie nie przekraczał kwoty 800,00 zł lub w przypadku, gdy członkiem rodziny było dziecko niepełnosprawne, 1.200,00 zł. Niemniej w 1 poddanym kontroli przypadku organ nieprawidłowo ustalił dochód rodziny. Z dokumentacji załączonej do wniosku wynika, że dochód rodziny wynosił 210,02 zł miesięcznie, natomiast z uzasadnienia decyzji wynika, że dochód osiągnięty przez rodzinę wynosił 212,02 zł miesięcznie. Z wyjaśnień złożonych przez pracownika OPS w Głubczycach podczas kontroli wynika, że ustalając dochód pracownik omyłkowo uwzględnił niższą kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, co spowodowało iż dochód uwzględniony przy ustalaniu prawa do świadczenia wychowawczego był wyższy niż faktycznie osiągnięty. Powyższa omyłka nie miała jednak wpływu na ustalenie stronie prawa do świadczenia wychowawczego, ponieważ dochód strony w każdym przypadku nie przekraczał kryterium dochodowego, wynikającego z art. 5 ust. 3 ustawy. Jeżeli wystąpiła sytuacja utraty dochodu przez członka rodziny w roku kalendarzowym poprzedzającym okres, na jaki ustalane jest prawo do świadczenia wychowawczego, lub po tym roku, organ ustalając ich dochód, nie uwzględniał dochodu utraconego, co jest zgodne z art. 7 ust. 1 ustawy. W przypadku uzyskania dochodu przez członka rodziny w roku kalendarzowym poprzedzającym okres, na jaki ustalane jest prawo do świadczenia wychowawczego, organ ustalając dochód członka rodziny, osiągnięty w tym roku dzielił dochód przez liczbę miesięcy, w których dochód ten był uzyskiwany, jeżeli dochód ten był uzyskiwany w okresie, na jaki ustalane lub weryfikowane było prawo do świadczenia wychowawczego, co jest zgodne z art. 7 ust. 2 ustawy. W 1 przypadku, poddanym kontroli, w przypadku uzyskania dochodu przez członka rodziny po roku kalendarzowym poprzedzającym okres, na jaki ustalane jest prawo do świadczenia wychowawczego, organ nie powiększył dochodu rodziny o kwotę dochodu osiągniętego za miesiąc następujący po miesiącu, w którym nastąpiło uzyskanie dochodu, mimo, że dochód ten był uzyskiwany w okresie, na jaki ustalane lub weryfikowane było prawo do świadczenia wychowawczego, co jest niezgodne z art. 7 ust. 3 ustawy. Niemniej, z dokumentacji powyższej sprawy wynika, że osoba której przyznano świadczenie wychowawcze spełniała warunki uprawniające do otrzymania przedmiotowego świadczenia ponieważ dochód w przeliczeniu na osobę w rodzinie, po uwzględnieniu 3/9

dochodu uzyskanego, nie przekraczał kryterium dochodowego wynikającego z art. 5 ust. 3 ustawy. W przypadku ustalania dochodu z gospodarstwa rolnego, każdorazowo obliczono dochód, zgodnie z zapisami art. 7 ust. 5 ustawy, tj. przyjmując, że z 1 ha przeliczeniowego uzyskuje się dochód miesięczny w wysokości 1/12 dochodu ogłaszanego corocznie w drodze obwieszczenia, przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 18 ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1381, z 2014 r. poz. 40 oraz z 2015 r. poz. 1045). W sytuacji gdy rodzina uzyskiwała dochody z gospodarstwa rolnego oraz dochody pozarolnicze, organ każdorazowo dochody te sumował zgodnie z wymogami art. 7 ust. 10 ustawy. W trakcie kontroli w żadnej ze spraw poddanych weryfikacji nie odnotowano przypadku umieszczenia członka rodziny w pieczy zastępczej, instytucji zapewniającej całodobowe utrzymanie oraz dziecka pozostającego pod opieką opiekuna prawnego. Ponadto, poddane kontroli sprawy nie dotyczyły opieki naprzemiennej obydwojga rodziców rozwiedzionych, żyjących w separacji lub żyjących w rozłączeniu. W 1 poddanym kontroli przypadku, 2 dzieci na które organ przyznał świadczenie wychowawcze zostało umieszczonych w placówkach. 1 z dzieci zostało umieszczone, w okresie zasiłkowym w Zespole Placówek Edukacyjnych, 1 przebywało w Młodzieżowym Ośrodku Wychowawczym od 2013 r. Z pisma Dyrektora Zespołu Placówek Edukacyjnych wynika, że OPS w Głubczycach dofinansowywał obiady dla ww. dziecka, natomiast odpłatność za śniadania i kolacje oraz koszty związane z zaopatrzeniem w środki higieny osobistej, wyjazdy na wycieczki i inne wynikające z bieżących potrzeb dziecka pokrywał ojciec dziecka. W przypadku dziecka przebywającego w Młodzieżowym Ośrodku Wychowawczym rodzice zostali zwolnieni, na mocy decyzji administracyjnej, z ponoszenia odpłatności z tytułu kosztów żywienia dziecka w czasie pobytu w MOW do 31.08.2017 r., co wynika z pisma Dyrektora ww. placówki. Z powyższego pisma wynika, również że rodzice są zobowiązani do zaopatrzenia dziecka w niezbędną odzież, obuwie, środki czystości oraz przybory szkolne, w związku z czym placówka nie zapewnia pełnego nieodpłatnego utrzymania. Mając powyższe na uwadze organ prawidłowo uznał, iż obydwie placówki nie są instytucjami zapewniającymi całodobowe utrzymanie, w rozumieniu art. 2 pkt 8 ustawy, z którego wynika, że instytucją zapewniającą całodobowe utrzymanie jest dom pomocy społecznej, młodzieżowy ośrodek wychowawczy, schronisko dla nieletnich, zakład poprawczy, areszt śledczy, zakład karny, szkoła wojskowa lub inna szkoła, jeżeli instytucje te zapewniają nieodpłatnie pełne utrzymanie i przyznał świadczenie wychowawcze na powyższe dzieci, wliczając je w skład rodziny. Przyznanie prawa do świadczenia wychowawczego każdorazowo nastąpiło w formie decyzji administracyjnej. Niemniej, nie wszystkie poddane kontroli decyzje zawierały uzasadnienia spełniające wymogi określone w art. 107 3 k.p.a. ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r., poz. 1257 t. j.), zgodnie, z którymi uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów na których się oparł oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne, wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. W 1 przypadku, poddanym kontroli, organ w uzasadnieniu decyzji nie przytoczył przepisów prawa, z których wynika, że prawo do świadczenia wychowawczego ustala się od miesiąca, w którym wpłynął wniosek wraz z prawidłowo wypełnionymi dokumentami, nie wskazał, dlaczego zastosował te przepisy w danej sprawie i nie wyjaśnił ich stronie. W 4 przypadkach, poddanych kontroli, organ w uzasadnieniu decyzji nie przytoczył przepisów prawa, z których wynika, że prawo do świadczenia wychowawczego ustala się do dnia ukończenia przez dziecko 18 roku życia oraz że kwotę świadczenia przysługującą za niepełny miesiąc ustala się, dzieląc kwotę tego świadczenia przez liczbę wszystkich dni kalendarzowych w tym miesiącu, a otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę dni kalendarzowych, za które to świadczenie przysługuje, nie wskazał, dlaczego zastosował te przepisy w danej sprawie i nie wyjaśnił ich stronie. Mając powyższe na uwadze, w opinii kontrolujących decyzje ustalające prawo do świadczenia wychowawczego powinny zawierać prawidłowe uzasadnienie faktyczne 4/9

i prawne zważywszy, że przyznanie tego świadczenia uzależnione jest od spełnienia przez wnioskodawcę określonych warunków wyszczególnionych w ustawie i w akcie wykonawczym. Uzasadnienie faktyczne i prawne powinno zawierać ocenę zebranego w postępowaniu materiału dowodowego, dokonaną przez organ wykładnię stosowanych przepisów prawa oraz ocenę stanu faktycznego, w świetle obowiązującego prawa. Organ administracji ma obowiązek przedstawienia własnego stanowiska w sprawie i podania motywów tego stanowiska, wraz z ich szczegółowym wyjaśnieniem. Motywy decyzji powinny być tak ujęte, aby strona mogła zrozumieć i w miarę możliwości zaakceptować zasadność przesłanek faktycznych i prawnych, którymi kierował się organ przy załatwianiu sprawy. Uzasadnienie prawne polega na wyjaśnieniu podstawy prawnej z przytoczeniem przepisów prawa. Chodzi zatem o wytłumaczenie, dlaczego organ zastosował dany przepis prawny w danej sytuacji faktycznej. Przytoczenie przepisów polega nie tylko na wymienieniu numeracji artykułów, paragrafów czy ustępów, ale na podaniu ich treści, natomiast wyjaśnienie podstawy prawnej, na wykładni przepisów stanowiących podstawę prawną rozstrzygnięcia zawartego w decyzji. W 1 poddanym kontroli przypadku, organ nieprawidłowo oznaczył stronę postępowania, ponieważ nieprawidłowo wskazał jej adres zamieszkania. Decyzja została wystawiona na stronę, ale pod innym adresem zamieszkania niż wskazany we wniosku, mimo, że strona nie zgłosiła zmiany adresu. Z wyjaśnień złożonych w trakcie kontroli przez pracownika, prowadzącego postępowanie w powyższej sprawie wynika, że strona ubiegała się w OPS w Głubczycach o inne świadczenia, dlatego jej poprzedni adres był wprowadzony do systemu komputerowego, natomiast przy wprowadzaniu wniosku o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego adres ten nie został uaktualniony. Na podstawie dokumentacji świadczeniobiorców stwierdzono, że osoby, którym przyznano świadczenie wychowawcze spełniały warunki i kryteria dochodowe, uprawniające do otrzymania przedmiotowego świadczenia. Wysokość oraz okres przyznania świadczeń nie budzi zastrzeżeń. Niemniej w trakcie kontroli stwierdzono, że wydane decyzje administracyjne nie zawierają prawidłowo oznaczonego organu właściwego. Wszystkie poddane kontroli decyzje zawierały pieczęć nagłówkową Ośrodka Pomocy Społecznej w Głubczycach. Powyższe działanie nie spełnia wymogów określonych w art. 107 1 k.p.a., zgodnie z którymi, jednym z podstawowych składników decyzji administracyjnej jest oznaczenie organu administracji publicznej. K.p.a. wyraźnie wskazuje na oznaczenie organu administracyjnego wydającego decyzję, a nie jego urzędu, ponieważ urzędy nie posiadają jakichkolwiek uprawnień władczych, zatem nie mogą być podmiotem, którym ustawa przyznaje jakiekolwiek kompetencje orzecznicze. Zgodnie z art. 2 pkt 11 w związku z art. 10 ust. 1 ustawy postępowanie w sprawie świadczenia wychowawczego prowadzi organ właściwy, którym jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta, właściwy ze względu na miejsce zamieszkania osoby ubiegającej się o oświadczenie wychowawcze lub otrzymującej świadczenie wychowawcze. W przypadku Miasta Głubczyce, organem właściwym do prowadzenia postępowania w sprawie świadczenia wychowawczego oraz wydania decyzji administracyjnej jest Burmistrz Głubczyc, a nie Ośrodek Pomocy Społecznej w Głubczycach. Poddane kontroli decyzje administracyjne, są decyzjami wadliwymi, niemniej wadliwość ta nie wpływa na ich ważność. Z uwagi na powyższe, wadliwe oznaczenie organu wydającego decyzję uznano za uchybienie, a nie nieprawidłowość. 2. Sposób i tryb postępowania w zakresie przyznania świadczenia wychowawczego. W każdym przypadku postępowanie w sprawie przyznania prawa do świadczenia wychowawczego zostało wszczęte przez organ na wniosek strony. Poddana kontroli dokumentacja, zawierała zgodnie z wymogami art. 13. ust. 3 prawidłowo wypełniony wniosek, zawierający dane dotyczące: a) osoby występującej o przyznanie świadczenia wychowawczego, w tym: imię, nazwisko, adres miejsca zamieszkania, miejsce zamieszkania, stan cywilny, obywatelstwo, płeć, numer PESEL, a w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL - numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz adres poczty elektronicznej; 5/9

b) dzieci pozostających na utrzymaniu osoby, o której mowa w ust. 1, w tym: imię, nazwisko, datę urodzenia, stan cywilny, obywatelstwo, płeć, numer PESEL, a w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL - numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość, oraz, w przypadku ubiegania się o prawo do świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko, odpowiednio: a) zaświadczenia lub oświadczenia dokumentujące wysokość innych dochodów niż dochody podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach określonych w art. 27, art. 30b, art. 30c, art. 30e i art. 30f ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012 r. poz. 361, ze zm.) każdego członka rodziny; b) oświadczenia o deklarowanych dochodach osiąganych przez osoby podlegające przepisom o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, zawierające informacje o: wysokości dochodu, wysokości należnych składek na ubezpieczenia społeczne, wysokości należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne, wysokości i formie opłacanego podatku dochodowego, wysokości dochodu po odliczeniu należnych składek i podatku; c) zaświadczenia lub oświadczenia oraz dowody niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego: prawomocne orzeczenia sądu orzekające rozwód lub separację, inne dokumenty potwierdzające spełnianie warunków do przyznania lub ustalenia wysokości świadczenia wychowawczego będącego przedmiotem wniosku, zgodnie z wymogami art. 13. ust. 4 ustawy. Wszystkie poddane kontroli sprawy z wniosków złożonych drogą elektroniczną za pomocą systemu udostępnianego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz banków krajowych załatwiane były w formie pisemnej, zgodnie z art. 13 ust. 15 ustawy. W przypadku utraty dochodu lub uzyskania dochodu przez członków rodziny w aktach sprawy do wniosku załączone były dokumenty potwierdzające ich utratę lub uzyskanie oraz ich wysokość, zgodnie z art. 13 ust. 16 ustawy. W 1 przypadku poddanym kontroli, organ ustalał dochody strony w sytuacji, gdy osoba nie ubiegała się o przyznanie świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko, co jest niezgodne z art. 13 ust. 17 ustawy. W poddanej kontroli dokumentacji, ilekroć w postępowaniach było wymagane potwierdzenie: 1) wysokości dochodu uzyskanego przez rodzinę lub członków rodziny w roku kalendarzowym poprzedzającym okres, na jaki ustalane było prawo do świadczenia, 2) wielkości gospodarstwa rolnego, w aktach sprawy dołączone było stosowne zaświadczenie lub oświadczenie wnioskodawcy, co jest zgodne z art. 13 ust. 18 ustawy. Złożone przez strony oświadczenia zawierały klauzulę zastępującą pouczenie organu o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań, o następującej treści: Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.", co jest zgodne z art. 13. ust. 19 ustawy. Na dzień kontroli w OPS w Głubczycach nie odnotowano sytuacji, w której w stosunku do osoby ubiegającej się o przyznanie świadczenia wychowawczego lub osoby pobierającej to świadczenie wystąpiłyby wątpliwości dotyczące wydatkowania świadczenia niezgodnie z celem lub marnotrawienia tych środków. Pracownicy OPS w Głubczycach prowadząc postępowania w sprawach o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego w 1 przypadku poddanym kontroli nie zweryfikowali od organów podatkowych lub ministra właściwego do spraw finansów publicznych informacji o dochodzie podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach określonych w art. 27, art. 30b, art. 30c, art. 30e i art. 30f ustawy z dnia 26 lipca 6/9

1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych każdego członka rodziny, co jest niezgodne z art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy. Z wyjaśnień złożonych przez pracownika prowadzącego postępowanie, złożonych podczas kontroli, wynika, że strona składając wniosek o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego dołączyła zaświadczenie o dochodach z urzędu skarbowego za rok 2014 oraz zaświadczenie o wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne swoje oraz małżonka za 2014 r. W związku z trudnościami z uzyskaniem weryfikacji dochodów i składek z systemu Empatia ww. dokumenty zostały przyjęte do wniosku. W 2 poddanych kontroli przypadkach nie zostały zweryfikowane dane dotyczące osób ubiegających się o świadczenia wychowawcze oraz członków ich rodzin w zakresie: a) informacji o wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne, w tym informacji o wysokości składek od poszczególnych płatników i okresach opłacania przez nich tych składek; b) informacji o legitymowaniu się odpowiednim orzeczeniem wydanym na podstawie przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 127, poz. 721, z późn. zm.), co jest niezgodne z wymogami art. 17 ust.1 pkt 3 i 4 ustawy. Pracownicy OPS w Głubczycach prowadząc postępowania w sprawach o ustalenie prawa do świadczenia wychowawczego we wszystkich poddanych kontroli sprawach nie zweryfikowali danych wnioskodawców oraz wszystkich członków ich rodzin w rejestrze PESEL, zgodnie z art.17 ust. 1 pkt. 2 ustawy. W trakcie trwania czynności kontrolnych, we wszystkich sprawach poddanych kontroli, pracownicy OPS w Głubczycach po zweryfikowaniu danych wnioskodawców i członków ich rodzin we właściwych rejestrach uzupełnili akta sprawy o brakujące dokumenty. W kontrolowanych sprawach prawo do świadczenia wychowawczego, z wniosków złożonych w okresie od 1 kwietnia 2016 r. do 1 lipca 2016 r. ustalano na okres od dnia 1 kwietnia 2016 r. do dnia 30 września 2017 r. Prawo do świadczenia wychowawczego, z wniosków złożonych po 1 lipca 2016 r. ustalano, począwszy od miesiąca, w którym wpłynął wniosek z prawidłowo wypełnionymi dokumentami do końca okresu zasiłkowego, tj. 30 września 2017 r., zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy. W 4 poddanych kontroli przypadkach, prawo do świadczenia wychowawczego ustalono do dnia ukończenia 18 roku życia dziecka, co jest zgodne z art. 5 ust. 2 ustawy. We wszystkich poddanych kontroli sprawach, w razie utraty dochodu prawo do świadczenia wychowawczego ustalano od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła utrata dochodu (nie wcześniej jednak niż od 1 kwietnia 2016 r., gdy wniosek złożono w okresie od 1 kwietnia 2016 r. do 1 lipca 2016 r.), zgodnie z art. 18 ust. 5 ustawy. W trakcie kontroli ustalono, że w Ośrodku nie odnotowano przypadku pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia, zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy. W badanym okresie, w poddanych kontroli sprawach nie odnotowano przypadku nienależnie pobranych świadczeń wychowawczych. 3. Terminowość wypłacania należnego świadczenia wychowawczego wnioskodawcom. Na podstawie list wypłat ustalono, że w każdym przypadku wypłata pierwszego świadczenia, z wniosków złożonych w terminie od 1 kwietnia 2016 r. do 1 lipca 2016 r. nastąpiła w terminie wynikającym z art. 49 ust. 2 ustawy. W pozostałych przypadkach OPS w Głubczycach wypłacał osobom uprawnionym świadczenia wychowawcze zgodnie z art. 21 ust. 1 i 2 ustawy tj. nie później niż ostatniego dnia miesiąca, za który przyznane zostało świadczenie wychowawcze, a w przypadku złożenia w wniosku w sprawie ustalenia prawa do świadczenia wychowawczego po 10 dniu miesiąca, świadczenie wychowawcze za dany miesiąc wypłacano najpóźniej ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek. 7/9

W 1 poddanym kontroli przypadku na zwrotnym potwierdzeniu odbioru nie oznaczono daty doręczenia decyzji, w związku, z czym nie można zweryfikować czy wypłata świadczenia nastąpiła po, czy przed doręczeniem decyzji. W 3 przypadkach poddanych kontroli świadczenie wychowawcze zostało wypłacone przed datą doręczenia decyzji stronom, co stanowi naruszenie art. 110 k.p.a. Decyzje przyznające prawo do świadczenia wychowawczego są, zgodnie z art. 27 ust. 3 ustawy o pomocy państwa w wychowaniu dzieci, natychmiast wykonalne. Istotą natychmiastowej wykonalności decyzji administracyjnych jest to, że stają się one wykonalne mimo, iż nie są ostateczne. Jedną z cech aktu administracyjnego jest jego zewnętrzny charakter, co oznacza, że musi on być doręczony lub zakomunikowany stronie, w związku z powyższym decyzja, jako akt procesowy podjęty przez organ administracji, a następnie uzewnętrzniony przez jego wydanie, nabiera w pełni cech decyzji administracyjnej dopiero przez zakomunikowanie treści tego aktu stronie. Od chwili jego wydania do chwili jego doręczenia akt ten nie wywołuje zatem żadnych skutków prawnych, choć już istnieje w przepisanym kształcie, to jednak nie wyszedł na zewnątrz, poza organ administracyjny. Art. 110 k.p.a. stanowi wprost, iż organ administracji publicznej, który wydał decyzję, jest nią związany od chwili jej doręczenia lub ogłoszenia, o ile kodeks nie stanowi inaczej. Przepis ten wskazuje, zatem na granicę pomiędzy wydaniem decyzji a jej doręczeniem. Przed doręczeniem decyzja istnieje, natomiast wywiera skutki prawne dopiero z chwilą jej doręczenia. Doręczenie lub ogłoszenie decyzji stanowi jej wprowadzenie do obrotu prawnego. Od tego dopiero momentu decyzja wiąże organ administracji publicznej i stronę. Treść art. 110 k.p.a. odnosi się zarówno do decyzji nieostatecznych, jak i ostatecznych, choć charakter związania nie jest w tych przypadkach jednakowy. W odniesieniu do decyzji nieostatecznej związanie organu treścią decyzji oznacza, że nie może on od dnia doręczenia decyzji do dnia, w którym stanie się ona ostateczna dokonywać jakichkolwiek czynności w rozstrzygniętej sprawie. Nie może on zatem uchylić tej decyzji, zmienić ani wydać nowej decyzji w sprawie. Związanie decyzją oznacza, że organ nie może także uchylić się od tego związania. Podsumowując decyzja natychmiast wykonalna z mocy prawa podlega realizacji od dnia doręczenia lub ogłoszenia decyzji stronie. III. Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości: W trakcie kontroli stwierdzono: - uchybienie polegające na nieprawidłowym oznaczeniu organu wydającego decyzje administracyjne, co nie spełnia wymogów określonych w art.107 1 k.p.a. W trakcie kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające na: 1) prowadzeniu postępowań w sprawach dotyczących ustalania prawa do świadczenia wychowawczego, w okresie od 1.04.2016 r. do 05.12.2016 r., przez pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Głubczycach bez właściwych upoważnień Burmistrza Głubczyc, wydanych zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy; 2) lakonicznym uzasadnianiu decyzji administracyjnych, co narusza art. 107 3 k.p.a.; 3) braku weryfikacji wniosków z rejestrem PESEL, co jest niezgodne z art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy; 4) braku weryfikacji od organów podatkowych, ministra właściwego do spraw finansów publicznych oraz organów emerytalno rentowych informacji, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 1 i 3 ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci; 5) nieprawidłowym ustaleniu dochodu strony postępowania z uwagi na nie uwzględnienie dochodu uzyskanego lub pomniejszenie przychodu o składkę zdrowotną w zbyt niskiej wysokości, co narusza art. 2, art. 7 ust. 3 ustawy; 6) ustaleniu ( w 1 przypadku) dochodów strony, mimo, że osoba nie ubiegała się przyznanie świadczenia wychowawczego na pierwsze dziecko, co jest niezgodne z art. 13 ust. 17 ustawy; 7) wypłacie świadczeń przed doręczeniem decyzji administracyjnej stronom, co narusza art. 110 k.p.a. Nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli powstały w związku z: 8/9

1) niedostatecznym nadzorem Kierownika OPS nad realizowanymi zadaniami; 2) niedostateczną znajomością przepisów prawa osób prowadzących postępowanie w zakresie ustalania prawa do świadczenia wychowawczego. Powyższe nieprawidłowości skutkują: 1) koniecznością ponownej weryfikacji rozpatrywanych w Ośrodku wniosków w oparciu o rejestr PESEL oraz weryfikacji od organów podatkowych lub ministra właściwego do spraw finansów publicznych oraz organów emerytalno rentowych informacji, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 1-3 ustawy; 2) prowadzeniem, w okresie od 1 kwietnia 2016 r do 5 grudnia 2016 r., postępowań w sprawach świadczenia wychowawczego przez pracowników nie posiadających właściwych upoważnień wydanych przez Burmistrza Głubczyc 3) wypłatą świadczenia wychowawczego przed doręczeniem decyzji administracyjnej. IV. Kontrolę wpisano do książki kontroli prowadzonej w jednostce kontrolowanej, pod poz. nr 22. V. Informacja o zastrzeżeniach zgłoszonych do projektu wystąpienia pokontrolnego i wyniku ich rozpatrzenia: Nie dotyczy. VI. Zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości lub usprawnienia funkcjonowania jednostki kontrolowanej: W związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami na podstawie art. 46 ust. 3 pkt. 1 ustawy o kontroli w administracji rządowej zalecam: 1) weryfikację złożonych wniosków w oparciu o rejestr PESEL oraz weryfikację od organów podatkowych lub ministra właściwego do spraw finansów publicznych oraz organów emerytalno rentowych informacji, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 1-3 ustawy; 2) wypłacanie świadczenia wychowawczego po doręczeniu decyzji administracyjnej, 3) prowadzenie postępowań oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach świadczenia wychowawczego zgodnie z przepisami ustawy oraz zasadami wynikającymi z k.p.a.; 4) oznaczanie organu administracyjnego w wydawanych decyzjach zgodnie z wymogami określonymi w art. 107 1 k.p.a.; 5) uzasadnianie decyzji administracyjnych, zgodnie z wymogami określonymi w art. 107 3 k.p.a. VII. Na podstawie art. 49 oraz art. 46 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), proszę o przekazanie pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych, podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego dokumentu. VIII. Zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz.U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092), od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Opolskiego Dorota Rutkowska Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej i Zdrowia 9/9