Załącznik Nr 8 do SIWZ Wzór Umowy W dniu...... w Białymstoku pomiędzy Izbą Skarbową w Białymstoku, ul. Słonimska 1, 15-026 Białystok, NIP 966-04-37-133, REGON 001021122, zwaną dalej ZAMAWIAJĄCYM, reprezentowanym przez Marię Suszczyńską - Dyrektora a... zwanym dalej WYKONAWCĄ, prowadzącym działalność gospodarczą na podstawie wpisu w.., reprezentowanym-przez:..., zawarta została umowa o następującej treści: 1 1. Zamówienia dokonano w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.). 2. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie obsługi kasowej urzędów skarbowych województwa podlaskiego przez okres 24 miesięcy od dnia 1 stycznia 2016 r. do dnia 31 grudnia 2017 r. (Urząd Skarbowy w Suwałkach od 1 listopada 2016 r.) L.p. Nazwa jednostki Adres jednostki Okres obowiązywania umowy 1. Pierwszy Urząd Skarbowy ul. Świętojańska 13 01.01.2016 31.12.2017 w Białymstoku 15-219 Białystok 2. Drugi Urząd Skarbowy w ul. Plażowa 17 01.01.2016 31.12.2017 Białymstoku 15-502 Białystok 3. Urząd Skarbowy w ul. Ełcka 41a 01.01.2016 31.12.2017 Mońkach 19-100 Mońki 4. Urząd Skarbowy w Suwałkach ul. 1 Maja 2A 16-400 Suwałki 01.11.2016 31.12.2017 3. Obsługa kasowa obejmuje w szczególności: 1) przyjmowanie należności z tytułu zobowiązań podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych na rzecz Zamawiającego, których regulowanie w formie gotówkowej dopuszczają obowiązujące przepisy, m.in. dla: a) podatku dochodowego, b) podatków pośrednich, c) podatku od spadków i darowizn i czynności cywilnoprawnych, d) innych-zobowiązań-podatkowych-i-niepodatkowych-należności-budżetowych,-do-których określenia. i poboru właściwym organem jest urząd skarbowy, 2) przyjmowanie wpłat gotówkowych dokonywanych przez pracowników danej Jednostki realizujących zadania z zakresu egzekucji administracyjnej oraz przekazywanie ich na odpowiednie konto danej jednostki, 3) przyjmowanie wpłat gotówkowych dokonywanych przez pracowników danej Jednostki realizujących zadania z zakresu egzekucji administracyjnej oraz przekazywanie ich na konta innych wierzycieli, 4) dokonywanie zwrotów: a) nadpłat z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych wynikających z zeznań rocznych,
b) nadpłat podatku dochodowego od osób fizycznych rozliczanych w formie karty podatkowej oraz podatku od czynności cywilnoprawnych i podatku od spadku i darowizn zgodnie z decyzją urzędu skarbowego, c) niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym, zgodnie z decyzją urzędu skarbowego. 4. Od wpłat, o których mowa w ust. 3 pkt 1 i 2 dokonanych przez podatników, płatników i inkasentów klientów jednostki oraz wypłat wskazanych w ust. 3 pkt 4 Wykonawca nie będzie pobierał żadnych prowizji i opłat bankowych. 5..Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia oraz Oferta Wykonawcy stanowią integralną część umowy. 6. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania przy realizacji wpłat podatkowych reguł, wzorów i norm prawnych zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego (Dz. U. z 2008 r. Nr 236, poz.1636). 2 1. Wykonawca zobowiązany jest do: 1) wynajęcia od Zamawiającego pomieszczeń na Punkt Obsługi Kasowej zlokalizowanych w siedzibie danego urzędu skarbowego w miejscu wskazanym w załączniku nr 2 do SIWZ (będącym jednocześnie załącznikiem nr 1 do umowy) oraz zapłaty czynszu obejmującego ponoszone przez Zamawiającego koszty: zużycia energii elektrycznej, energii cieplnej, poboru wody i odprowadzenia ścieków, wywozu odpadów komunalnych. Czynsz najmu ustala się na kwotę 33,00 zł brutto za 1m 2 wynajmowanej powierzchni, płatnych do 10 dnia każdego miesiąca po miesiącu, w którym świadczona była usługa. Wpłaty czynszu najmu wraz z podatkiem VAT Wykonawca dokonywać będzie na konto Zamawiającego nr...; 2) wykonania we własnym zakresie i na własny koszt: a) oznakowania pomieszczeń kasowych poprzez umieszczenie na nich tablicy z nazwą podmiotu świadczącego obsługę kasową wraz z godzinami czasu pracy Punktów Obsługi Kasowej; b) wyposażenia/doposażenia pomieszczenia w meble, sprzęt i oprogramowanie niezbędne do wykonywania obsługi kasowej. Zamawiający nie udostępni Wykonawcy własnej sieci komputerowej. Wyposażenie, które znajduje się na stanie danego pomieszczenia zostanie przekazane Wykonawcy protokołem zdawczo odbiorczym, który stanowi załącznik nr 4 do umowy; 3) właściwego zabezpieczenia przechowywanych środków pieniężnych; 4) wyposażenia Punktów Obsługi Kasowej w druki dowodów wpłat niezbędnych do wykonywania usług, które zostały określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego i udostępni je nieodpłatnie w Punktach Obsługi Kasowej; wyeksponowania wzorów dowodów wpłat; 5) wykonania wszelkich prac adaptacyjnych (sieć komputerowa, wyposażenie stanowisk kasowych itp.) oraz powiadomienia z wyprzedzeniem jednostki, w której realizowane będą prace o terminie i zakresie planowanych do wykonania prac; 6) transportu, ochrony i ubezpieczenia środków pieniężnych oraz ponoszenia pełnej odpowiedzialności materialnej za zgromadzone środki pieniężne i inne składniki majątkowe znajdujące się w Punktach Obsługi Kasowej; 7) przekazania Zamawiającemu w terminie 2 dni roboczych od dnia podpisania umowy numeru rachunku bankowego, na który Zamawiający będzie przekazywał środki na zwrot nadpłat; 8) zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych w trakcie realizacji umowy; Sporządzenia i dostarczenia Zamawiającemu oświadczeń pracowników o-konieczności zachowania w-tajemnicy uzyskanych w trakcie wykonywania usługi danych-osobowych, zgodnie z-ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (j.t. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm.). 9) dysponowania osobami zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę wykonującymi czynności polegające na obsłudze kasowej jednostek Zamawiającego, posiadającymi, co najmniej roczne do-
świadczenie w obsłudze kasowo bankowej; Wykaz osób zawierający imię i nazwisko pracownika Wykonawcy, doświadczenie zawodowe w pracy na stanowiskach obsługi kasowo - bankowej, nazwę jednostki Zamawiającego, w której osoba świadczyła będzie obsługę kasową, stanowi załącznik nr 3 do umowy. W przypadku zmian osób świadczących obsługę kasową Wykonawca zobowiązany jest uaktualnić wykaz na co najmniej 7 dni roboczych przed przystąpieniem do pracy nowego pracownika. W sytuacji krótkiej nieobecności osoby spowodowanej np. zwolnieniem lekarskim, urlopem bądź inna przyczyną, w celu zapewnienia ciągłości usługi, Wykonawca powiadomi Zamawiającego telefonicznie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez nowego pracownika, o jego danych oraz okresie zastępstwa; 10) ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w okresie prowadzonej działalności gospodarczej na sumę gwarancyjną co najmniej 150.000,00 zł; Przedmiotem ubezpieczenia musi być objęta działalność gospodarcza Wykonawcy w zakresie zgodnym z przedmiotem umowy. Wykonawca, bez wezwania Zamawiającego, zobowiązany jest do przedłużenia ważności polisy na kolejne lata obowiązywania umowy i przedkładania nowej polisy Zamawiającemu na co najmniej 14 dni przed upływem terminu ważności polisy obowiązującej; 11) przestrzegania przepisów BHP, przeciwpożarowych i-innych przepisów obowiązujących w siedzibach Zamawiającego; 12) niezwłocznego informowania o planowanej zmianie adresów i numerów rachunków bankowych. 2. Wykonawca zapewnia ilość stanowisk oraz prowadzi obsługę kasową w dniach i godzinach wskazanych w załączniku nr 1 do umowy. W szczególnych przypadkach godziny pracy Punktów Obsługi Kasowej na wniosek Zamawiającego mogą ulec zmianie (np. wydłużony czas pracy jednostek w końcowym okresie składania zeznań rocznych ostatnie dni kwietnia, dni otwarte itp.). Zamawiający na 1 tydzień przed planowaną zmianą czasu pracy danego urzędu skarbowego przedstawi harmonogram wydłużonego czasu pracy. 3 1. Zamawiający zobowiązany jest do: 1) przekazania Wykonawcy w terminie 14 dni roboczych od dnia podpisania umowy: a) imiennego wykazu poborców skarbowych świadczących pracę w urzędach skarbowych województwa podlaskiego objętych umową, b) wykazu rachunków bankowych Zamawiającego w Narodowym Banku Polskim, c) wykazu rodzajów i terminów płatności podatków, d) imiennego wykazu pracowników urzędów skarbowych województwa podlaskiego objętych umową uprawnionych do dokonywania wpłat z tytułu gotówkowych mandatów karnych, 2) bieżącego aktualizowania danych, o których mowa w pkt 1; 3) pisemnego informowania Wykonawcy o zmianach ilości i numerów obsługiwanych rachunków bankowych. Zmiana ta nie wymaga aneksu umowy. 2. Zamawiający zabezpiecza ochronę całego budynku. W zakresie ochrony Punktów Obsługi Kasowej obowiązywać będą zasady ochrony osób i mienia jednostek Zamawiającego. 4 1. Wpłaty przyjęte w Punktach Obsługi Kasowej będą przekazywane przez Wykonawcę najpóźniej w pierwszej sesji następnego dnia roboczego po ich dokonaniu na rachunek Zamawiającego prowadzony w Narodowym Banku Polskim. 2. Obsługa, o której mowa w 1 ust.3 pkt 4 dotyczy wypłat świadczeń pieniężnych ze środków Zamawiającego, które będą przekazywane przelewem na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy, najpóźniej na 1 dzień roboczy przed wyznaczonym terminem wypłat. 3. Wykonawca dokonuje gotówkowych wypłat, o których mowa w 1 ust. 3 pkt. 4, w oparciu o zbiorczą listę wypłat na dany dzień roboczy. Zbiorcza lista wypłat podpisana przez upoważnione osoby winna zawierać dane umożliwiające identyfikację podatnika, czyli imię i nazwisko/nazwa,
PESEL lub NIP, adres, kwotę zwrotu oraz numer listy wypłaty. Pracownik Zamawiającego dostarczać będzie zbiorczą listę wypłat do punktów kasowych Wykonawcy i przekazywać za pokwitowaniem w formie odcisku pieczęci Wykonawcy i podpisu na kopii listy. 4. Zamawiający powiadamia osoby, którym należne są zwroty nadpłat w podatkach, o terminie odbioru gotówki z Punktów Obsługi Kasowej. 5. Szczegółowy harmonogram zwrotu nadpłat będzie uzgadniany indywidualnie pomiędzy Wykonawcą a osobami ze strony Zamawiającego wskazanymi w 12 ust. 1 umowy. 6. Wykonawca dokonuje wypłaty gotówkowej po okazaniu przez podatnika dowodu tożsamości. Podatnik kwituje odbiór zwrotu kwoty na trzech egzemplarzach dowodu wypłaty, które przekazywane są: jeden egzemplarz podatnikowi, jeden egzemplarz Wykonawcy, jeden egzemplarz Zamawiającemu. 7. Po upływie terminu do realizacji zwrotu nadpłat podatkowych, 7-go dnia roboczego po wyznaczonym terminie zwrotu, Wykonawca zwraca Zamawiającemu jeden egzemplarz dowodu wypłaty zwrotów zrealizowanych oraz trzy egzemplarze dowodów wypłat niezrealizowanych. Kwoty zwrotów niepodjętych w terminie przekazywane są indywidualnie poleceniem przelewu na rachunek bankowy Zamawiającego w w/w terminie. 8. Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania Zamawiającemu następnego dnia roboczego po dokonaniu operacji zbiorczego zestawienia zawierającego kwoty wpłat/wypłat oraz podsumowanie w postaci elektronicznej, na wskazany przez Zamawiającego adres e-mail. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości i numerów obsługiwanych rachunków bankowych. 10. Zamawiający przekaże na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy Wykonawcy środki finansowe na pokrycie wypłat gotówkowych z tytułu zwrotu nadpłat podatków najpóźniej na jeden dzień roboczy przed wyznaczonym terminem zwrotu nadpłat. 5 1. Zamawiający dopuszcza możliwość realizowania przez Wykonawcę w Punkcie Obsługi Kasowej wpłat i wypłat innych niż wymienione w 1, jeżeli nie wpłyną one na czas obsługi podatników, realizujących wpłaty i wypłaty, o których mowa w 1 umowy. Zamawiający nie dopuszcza możliwości realizowania przez Wykonawcę usług pocztowych i kurierskich w ramach prowadzonej działalności. 2. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego, że dokonywane przez Wykonawcę czynności wykraczają ponad zakres zawarty w 1 i wpływają na wydłużenie czasu obsługi klientów realizujących rozliczenia zawarte w 1, Zamawiający ma prawo zażądać zaniechania ich prowadzenia przez Wykonawcę. 3. Wykonawca dokonując rozliczeń finansowych ponad zakres wymieniony w 1 ma prawo pobierać prowizję. 6 1. Strony zgodnie ustalają łączną wartość brutto umowy na kwotę zł brutto (słownie... ) 2. Za realizację przedmiotu umowy, o którym mowa w 1, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie ryczałtowe płatne miesięcznie, ustalane na podstawie oferty Wykonawcy złożonej w dniu.., która stanowi załącznik nr 2 do niniejszej umowy. 3. Wysokość wynagrodzenia z tytułu realizacji postanowień niniejszej umowy może ulec zmianie wyłącznie w przypadku zmiany podatku od towarów i usług. 4. Należność za wykonaną usługę regulowana będzie przez Zamawiającego na podstawie faktur wystawionych przez Wykonawcę do dnia 10 każdego następnego miesiąca wraz z załączonymi raportami rozliczeniowymi operacji i wydrukami kwot z danego dnia. 5. Faktura VAT wystawiana będzie w następujący sposób:
1) faktura VAT będzie wystawiana na Izbę Skarbową w Białymstoku, ul. Słonimska 1, 15-026 Białystok, NIP 966-04-37-133, 2) w treści faktury VAT (w nazwie usługi) wpisywana będzie oddzielnie każda jednostka Zamawiającego, której dotyczy wykonana usługa, 3) dniem zapłaty należności jest dzień obciążenia rachunku Zamawiającego, 4) Zamawiający nie dopuszcza możliwości cesji wierzytelności Wykonawcy z tytułu realizacji umowy na rzecz osób trzecich ani obciążenia wierzytelności prawami, w tym ograniczonymi prawami rzeczowymi. 6. Należność za wykonanie usług regulowana będzie przez Zamawiającego w terminie 14 dni od dnia wystawienia faktury. 7 1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy. 3. Zamawiający może natychmiast odstąpić od umowy, w przypadku trzykrotnego naruszenia warunków umowy przez Wykonawcę. 4. Zamawiający może natychmiast odstąpić od umowy, gdy Wykonawca nie realizuje przedmiotu umowy bez uzasadnionych przyczyn mimo wezwania złożonego na piśmie przez Zamawiającego. W takim przypadku zastosowanie mają przepisy określone w 9 ust. 1 umowy. 5. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i powinno zawierać uzasadnienie. 8 1..Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne: 1) w wysokości jedno miesięcznego wynagrodzenia określonego w 6 ust. 2, w przypadku odstąpienia od umowy lub rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy; 2) w wysokości 0,8% miesięcznego wynagrodzenia określonego w 6 ust. 2 za nieterminowe wykonanie usługi liczonej za każdy rozpoczęty dzień zwłoki w wykonaniu usługi; 3) w wysokości 0,5% miesięcznego wynagrodzenia określonego w 6 ust. 2 za każdy dzień niewykonania przedmiotu umowy, rozumianego jako zamknięcie lub czasowe zamknięcie powyżej 12 godzin Punktu Obsługi Kasowej w siedzibach Zamawiającego, w których wykonywana jest obsługa kasowa, z winy Wykonawcy. 2. Podstawą do wyliczenia kary umownej jest wynagrodzenie miesięczne za poprzedzający miesiąc, którego kara dotyczy. 3. Strony ustalają, że Zamawiający może potrącać kary umowne z wynagrodzenia Wykonawcy. Potrącenie kary umownej nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku realizacji umowy. 4. W przypadku, gdy szkoda spowodowana niewykonaniem obowiązku wynikającego z niniejszej umowy przekracza wysokość kar umownych, Zamawiający może, niezależnie od kar umownych dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych. 5. Zamawiający zapłaci odsetki ustawowe za nieterminowe przekazywanie wynagrodzenia określonego w 6 ust. 2. 9 1. W razie powstania sporu Strona zgłaszająca zobowiązana jest wyczerpać drogę postępowania reklamacyjnego, zgłaszając swoje żądania lub zastrzeżenia na piśmie drugiej Stronie. 2. Strona zobowiązana jest do pisemnego ustosunkowania się do zgłaszanych roszczeń lub żądań, o których mowa w zdaniu powyżej, w terminie 14 dni od chwili ich zgłoszenia. 10
Właściwym do rozpoznania sporów z realizacji umowy jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 11 Umowa zostaje zawarta na czas oznaczony i będzie wykonywana przez Wykonawcę w odniesieniu do Zamawiających objętych umową w terminie od dnia 1 stycznia 2016 r. do dnia 31 grudnia 2017 r. za wyjątkiem Urzędu Skarbowego w Suwałkach, w którym termin rozpoczęcia realizacji umowy ustala się na dzień 1 listopada 2016 r. 12 1. Zamawiający wyznacza do bezpośredniej realizacji postanowień umowy w zakresie danej jednostki organizacyjnej, na terenie której realizowana będzie usługa n/w osoby: 1) Pierwszy Urząd Skarbowy w Białymstoku: imię i nazwisko Emilia Żemojduk nr telefonu 85 878 4285 e-mail: emilia.zemojduk@pd.mofnet.gov.pl 2) Drugi Urząd Skarbowy w Białymstoku: imię i nazwisko Barbara Kamińska... nr telefonu 85 878 51 14 e-mail: bka@pd.mofnet.gov.pl 3) Urząd Skarbowy w Mońkach: imię i nazwisko Lilla Kuc... nr telefonu 85 727 99 47 e-mail:.. lilla.kuc@pd.mofnet.gov.pl 4) Urząd Skarbowy w Suwałkach: imię i nazwisko Wiesława Nikołajuk... nr telefonu 87 566-48-72 w. 309.. e-mail: wieslawa.nikolajuk@pd.mofnet.gov.pl 2. Wykonawca wyznacza do realizacji postanowień umowy n/w osobę/y: 1) imię i nazwisko... nr telefonu.. e-mail:. 2) imię i nazwisko... nr telefonu.. e-mail:. 13 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie właściwe przepisy Kodeksu Cywilnego. 14 Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 15 Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA: