d).innych-zobowiązań-podatkowych-i-niepodatkowych-należności-budżetowych,-do-których

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest obsługa kasowa 15 urzędów skarbowych województwa warmińsko - mazurskiego w okresie 36 miesięcy od dnia r. do dnia r. lub do wyczerpania kwoty stanowiącej maksymalne wynagrodzenie brutto Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia. I. Opis obsługi kasowej: 1. Wspólny Słownik Zamówień Publicznych, Kod CPV: Usługi bankowe 2. Obsługa kasowa prowadzona jest w 15 urzędach skarbowych województwa warmińsko mazurskiego w miejscach wskazanych przez Zamawiającego (załącznik nr 3 do SIWZ) Urząd Skarbowy w Bartoszycach Urząd Skarbowy w Braniewie Urząd Skarbowy w Działdowie Urząd Skarbowy w Elblągu Urząd Skarbowy w Ełku Urząd Skarbowy w Giżycku Urząd Skarbowy w Iławie Urząd Skarbowy w Kętrzynie Urząd Skarbowy w Nidzicy Urząd Skarbowy w Nowym Mieście Lubawskim Urząd Skarbowy w Olecku Urząd Skarbowy w Olsztynie Urząd Skarbowy w Ostródzie Urząd Skarbowy w Piszu Urząd Skarbowy w Szczytnie 3. Obsługa kasowa obejmuje w szczególności : 1) przyjmowanie należności z tytułu zobowiązań podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych na rzecz Zamawiającego, których regulowanie w formie gotówkowej dopuszczają obowiązujące przepisy, m.in. dla: a) podatku dochodowego, b) podatków pośrednich, c) podatku od spadków i darowizn i czynności cywilnoprawnych, d).innych-zobowiązań-podatkowych-i-niepodatkowych-należności-budżetowych,-do-których określenia. i poboru właściwym organem jest urząd skarbowy, 2) przyjmowanie wpłat gotówkowych dokonanych przez pracowników urzędu realizujących zadania w zakresie egzekucji administracyjnej z tytułów kosztów egzekucyjnych i opłaty komorniczej i inne rodzaje wpłat, bez prowizji i opłat bankowych od wpłacającego, 3) dokonywanie zwrotów: a) nadpłat z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych wynikających z zeznań rocznych, b) nadpłat podatku dochodowego od osób fizycznych rozliczanych w formie karty podatkowej oraz podatku od czynności cywilnoprawnych i podatku od spadku i darowizn zgodnie z decyzją urzędu skarbowego c) niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym, zgodnie z decyzją urzędu skarbowego. 4. Obsługa kasowa prowadzona będzie w dniach i godzinach pracy jednostek Zamawiającego wskazanych w załączniku nr 3 do SIWZ. 5. W szczególnych przypadkach godziny pracy Punktów Obsługi Kasowej na wniosek Zamawiającego mogą ulec zmianie (np. zmiana godzin pracy Zamawiającego, wydłużony czas pracy jednostek w

2 końcowym okresie składania zeznań rocznych, dni otwarte itp.). 6. Wykonawca będzie zobowiązany do transportu, ochrony i ubezpieczenia środków pieniężnych przyjętych w Punktach Obsługi Kasowej, we własnym zakresie i na własną odpowiedzialność. Wykonawca nie będzie przechowywał gotówki w Punkcie Obsługi Kasowej po godzinach pracy. 7. Wykonawca zapewni wyposażenie Punktów Obsługi Kasowej w druki dowodów wpłat niezbędnych do wykonywania usług, które zostały określone w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego i udostępni je nieodpłatnie w Punktach Obsługi Kasowej. 8. Wykonawca zobowiązuje się do wyeksponowania wzorów dowodów wpłat. 9. Wykonawca zobowiązany jest do przyjmowania wpłat z tytułu podatków i niepodatkowych należności budżetowych na podstawie formularzy dowodów wpłat dostarczonych przez Wykonawcę z przeznaczeniem: a) pierwszy egzemplarz dla Wykonawcy, b) drugi egzemplarz dla Zamawiającego c) trzeci egzemplarz dla wpłacającego. 10. Na podstawie dowodów wpłat Wykonawca będzie sporządzać w trzech egzemplarzach zestawienia przyjętych wpłat z przeznaczeniem dla: a) pierwszy i drugi egzemplarz dla Wykonawcy, b) trzeci egzemplarz dla Zamawiającego. 11. Na podstawie zestawień, o których mowa w ust. 10 Wykonawca dokona najpóźniej w następnym dniu roboczym, w pierwszej sesji, przelania należności na konta Zamawiającego w Narodowym Banku Polskim. 12. W razie niedotrzymania terminu, o którym mowa w ust. 11, Wykonawca zobowiązany jest do zapłacenia na rzecz Zamawiającego odszkodowania w wysokości odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, naliczonych za każdy dzień zwłoki. 13. W razie, gdy Zamawiający będzie zobowiązany do jakiejkolwiek zapłaty należności z tytułu nieprawidłowego wykonania przez Wykonawcę czynności i operacji związanych z opisanymi wyżej wpłatami i wypłatami na rzecz podatników i płatników, Wykonawca zobowiązuje się do pokrycia tych należności w pełnej wysokości na pierwsze wezwanie Zamawiającego. 14. Dokonywanie przez Punkty Obsługi Kasowej wypłat gotówkowych z tytułu zwrotu nadpłat podatków odbywać się będzie na podstawie dowodu wypłaty załączonego do wykazu wypłat, podpisanego przez, co najmniej jednego pracownika wskazanego przez Zamawiającego na liście osób upoważnionych do akceptacji zwrotów. 15. Wykonawca dokonuje wypłaty gotówkowej po okazaniu przez podatnika dowodu tożsamości. Podatnik kwituje odbiór zwrotu kwoty na trzech egzemplarzach dowodu wypłaty, które przekazywane są: jeden egzemplarz podatnikowi, jeden egzemplarz Wykonawcy oraz jeden egzemplarz Zamawiającemu. 16. Dowody wypłaty sporządzane będą przez Zamawiającego w trzech egzemplarzach: a) adresata nadpłaty, b) Wykonawcy, c) Zamawiającego. 17. Zamawiający przekaże na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy Wykonawcy środki finansowe na pokrycie wypłat gotówkowych z tytułu zwrotu nadpłat podatków najpóźniej w dniu wypłat. 18. O terminie i miejscu odbioru nadpłat zawiadamia podatników Zamawiający. Wykonawca nie pobiera prowizji od osób dokonujących wpłat gotówkowych w Punktach Obsługi Kasowej mających siedzibę w jednostkach Zamawiającego. 19. W przypadkach nie podjęcia przez podatnika nadpłaty w terminie określonym na wykazie wypłat, Wykonawca dokona zwrotu tych środków niezwłocznie na wskazany rachunek Zamawiającego oraz zwróci dowody wypłaty. 20. Wykonawca może przyjmować w Punkcie Obsługi Kasowej inne należności z zachowaniem pierwszeństwa dla wpłat zobowiązań podatkowych, niepodatkowych należności budżetowych, wypłat z tytułu zwrotów oraz wpłat i wypłat dokonywanych przez pracowników Zamawiającego. 21. Obsługa podatników i pracowników Zamawiającego nie może być utrudniona w wyniku obsługi innych klientów Wykonawcy. 22. Wykonawca zobowiązuje się do pobierania wpłat na rachunek bankowy Urzędów Miast województwa warmińsko - mazurskiego z tytułu uiszczenia opłaty skarbowej.

3 23. Pracownicy Wykonawcy lub osoby działające na Jego zlecenie, mają prawo do przebywania w Punktach Obsługi Kasowej w czasie godzin pracy Zamawiającego. 24. Wstęp i przebywanie osób wymienionych w ust. 23 w siedzibie Zamawiającego poza godzinami pracy danego urzędu skarbowego, jest możliwe tylko w uzasadnionych przypadkach i po uprzednim uzyskaniu zgody Zamawiającego. II. Warunki prowadzenia obsługi kasowej: 1. Obsługę kasową muszą wykonywać osoby posiadające co najmniej wykształcenie średnie oraz co najmniej roczny staż na stanowisku obsługi kasowo- bankowej. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca winien przedłożyć w ciągu 2 dni odpowiednie dokumenty potwierdzające kwalifikacje osób wykonujących przedmiot zamówienia. 2. Wykonawca będzie pobierał stałą opłatę miesięczną (ryczałt) za obsługę kasową, w ramach przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia określonego w umowie. III. Prognozowane ilości operacji dokonywanych w Punktach Obsługi Kasowej: 1. Przyjmowanie wpłat: a) z tytułu podatków i niepodatkowych należności budżetowych, do przyjmowania, których zobowiązany jest Zamawiający dotyczy wpłat na rachunki w Narodowym Banku Polskim. Przewidywana liczba wpłat gotówkowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. b) gotówkowych przez pracowników urzędów skarbowych realizujących zadania w zakresie egzekucji administracyjnej na rachunki Zamawiającego w Narodowym Banku Polskim, za przyjmowanie, których koszty poniesie Narodowy Bank Polski, c) dokonywanych przez pracowników urzędów skarbowych realizujących zadania w zakresie egzekucji administracyjnej na rachunki inne niż Zamawiającego. 2. Dokonywanie wypłat gotówkowych z tytułu nadpłat podatków w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. 3. Prognozowane ilości operacji wymienionych w ust. 1 i 2 zostały wykazane w tabeli poniżej: Nazwa jednostki Zamawiającego Lp. Urząd Skarbowy w Urząd Skarbowy Urząd Skarbowy w Urząd Skarbowy Urząd Skarbowy Urząd Skarbowy w Urząd Skarbowy Urząd Skarbowy Urząd Skarbowy Urząd Skarbowy w Nowym Urząd Skarbowy Urząd Skarbowy Urząd Skarbowy Urząd Skarbowy w Urząd Skarbowy w Razem Ilości dokonywanych operacji w Punktach Obsługi Kasowej Bartoszycach w Braniewie Działdowie w Elblągu w Ełku Giżycku w Iławie w Kętrzynie w Nidzicy Mieście Lubawskim w Olecku w Olsztynie w Ostródzie Piszu Szczytnie Dokonywanie wypłat gotówkowych z tytułu nadpłat podatków Przyjmowanie wpłat z tytułu podatków i niepodatkowych należności budżetowych. Przyjmowanie wpłat gotówkowych pracowników urzędów skarbowych 3. realizujących zadania w zakresie egzekucji administracyjnej na rachunki Zamawiającego w Narodowym Banku Polskim. Przyjmowanie wpłat dokonywanych przez pracowników urzędów 4. skarbowych realizujących zadania w zakresie egzekucji administracyjnej na rachunki inne niż Zamawiającego. 5. Razem IV. Odpowiedzialność 1. Wykonawca odpowiedzialny jest, tak jak za własne działania i zaniechania, za działania i zaniechania osób, z pomocą których będzie wykonywał przedmiot zamówienia, jak również osób, którym wykonanie przedmiotu zamówienia powierzy. 2. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu imienny wykaz pracowników wykonujących przedmiot zamówienia w siedzibie jednostki/jednostek Zamawiającego oraz będzie na bieżąco, na piśmie informować o wszystkich zmianach w składzie personelu. 3. Przed dopuszczeniem osób do realizacji przedmiotu zamówienia, Wykonawca przedłoży

4 Zamawiającemu potwierdzenie za zgodność z oryginałem zaświadczenia o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego osób, które będą wykonywały przedmiot zamówienia w punktach obsługi kasowej w siedzibie Zamawiającego, wystawione nie wcześniej niż 1 miesiąc przed dniem ich przystąpienia do wykonania przedmiotu zamówienia. 4. Wykonawca przyjmie od pracowników, o których mowa w ust. 2, oświadczenia o ochronie danych osobowych oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących Zamawiającego, powziętych w związku z wykonywaniem prac objętych umową, a uwierzytelnione kopie tych oświadczeń przedłoży Zamawiającemu. 5. W przypadku zastępstwa lub zmiany osoby, prowadzącej obsługę kasową w siedzibie jednostki/jednostek Zamawiającego, Zamawiający wymaga dołączenia do zawiadomienia, o którym mowa w ust. 2 dokumentów wymienionych w ust. 3 i Wykonawca oraz osoby wykonujące przedmiot zamówienia zobowiązują się do zachowania tajemnicy i nie przekazywania osobom trzecim informacji o Zamawiającym oraz danych osobowych klientów urzędów skarbowych. 7. Wykonawca odpowiada za środki finansowe przyjęte od wpłacających oraz środki finansowe przekazane przez Zamawiającego na rachunek bankowy Wykonawcy z przeznaczeniem na wypłaty gotówkowe z tytułu zwrotu nadpłat podatków. 8. W razie defraudacji środków finansowych przez pracownika Wykonawcy lub zaginięcia gotówki od chwili otrzymania jej przez Wykonawcę, Wykonawca jest zobowiązany w ramach własnych środków finansowych, do uregulowania zobowiązania w stosunku do adresata środków finansowych. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzania cyklicznych kontroli sposobu wykonywania przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę. W tym celu Wykonawca, w terminie wskazanym przez Zamawiającego, zobowiązany będzie przedłożyć Zamawiającemu żądane przez niego dokumenty. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych prawa cywilnego. 11. W przypadku wyrządzenia szkód, na okoliczność których nie zastrzeżono kar umownych, ich naprawienie następuje na zasadach ogólnych prawa cywilnego. V. Ubezpieczenie 1. Wykonawca przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia, zobowiązany do posiadania aktualnego ubezpieczenia obejmującego odpowiedzialność, m.in. za: a) szkody powstałe w związku z niemożnością wykonania przez Wykonawcę przedmiotu zamówienia, z tytułu zwrotu wniesionych wpłat, b) szkody wyrządzone przez Wykonawcę, jak i osoby zarządzające Wykonawcą i osoby, którymi Wykonawca posługuje się przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia, c) szkody wyrządzone umyślnie lub w wyniku rażącego niedbalstwa. 2. W celu wypełnienia obowiązku określonego w ust. 1, Wykonawca zobowiązany jest posiadać przynajmniej jeden z poniższych dokumentów, obejmujący odpowiedzialność za szkody, o których mowa w ust. 1 : a) umowę gwarancji bankowej, b) umowę gwarancji ubezpieczeniowej, c) ubezpieczenie. 3. Wykonawca na wezwanie Zamawiającego, w ciągu 3 dni przedłoży Zamawiającemu dokumenty potwierdzające, iż Wykonawca posiada gwarancję bankową lub gwarancję ubezpieczeniową lub ubezpieczenie, o których mowa w ust. 2 oraz dowody wpłaty potwierdzające uiszczanie stosownych opłat za ubezpieczenie. VI. Warunki najmu pomieszczeń na Punkty Obsługi Kasowej: 1. W związku z wykonywaniem przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązuje się do wynajęcia od Zamawiającego pomieszczeń na Punkt Obsługi Kasowej zlokalizowanych w siedzibach jednostek skarbowych województwa warmińsko mazurskiego (załącznik nr 3 do SIWZ). 2. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia ilości stanowisk w punkcie obsługi kasowej na rzecz Zamawiającego w ilości i terminach wskazanych w załączniku nr 3 do SIWZ. 3. Wykonawca zobowiązany jest do transportu, ochrony i ubezpieczenia środków pieniężnych

5 oraz ponoszenia pełnej odpowiedzialności materialnej za zgromadzone środki pieniężne i inne składniki majątkowe znajdujące się w Punktach Obsługi Kasowej. Wykonawca nie będzie przechowywał gotówki w Punkcie Obsługi Kasowej po godzinach pracy. 4. Wykonawca podpisze umowę na ochronę swoich pracowników oraz mienia znajdującego się w pomieszczeniach wynajmowanych od Zamawiającego z firmą ochroniarską, która świadczy usługi ochrony fizycznej osób i mienia na rzecz Zamawiającego. 5. W zakresie ochrony Punktów Obsługi Kasowej obowiązywać będą zasady ochrony osób i mienia jednostek Zamawiającego. 6. Wykonawca zobowiązuje się do zwrotu miesięcznych wydatków ponoszonych przez Zamawiającego związanych z utrzymaniem Punktów Obsługi Kasowej obejmujących, m.in.: koszty zużycia energii elektrycznej, energii cieplnej, poboru wody i odprowadzenia ścieków, wywozu odpadów komunalnych. 7. Za wynajem pomieszczeń, o których mowa w ust. 1 Wykonawca będzie płacił czynsz ustalony przez Zamawiającego. 8. Czynsz najmu wraz z podatkiem VAT Wykonawca wpłacać będzie na rachunek bankowy Zamawiającego wskazany w umowie. 9. Wykonawca we własnym zakresie i na własny koszt: a) wyposaży/doposaży pomieszczenia w meble, sprzęt i oprogramowanie niezbędne do wykonywania obsługi kasowej. Zamawiający nie udostępni Wykonawcy własnej sieci komputerowej; Wyposażenie, które znajduje się na stanie danego pomieszczenia zostanie przekazane Wykonawcy protokołem zdawczo odbiorczym, który stanowi załącznik nr 4 do umowy; b) zainstaluje atestowany sejf, bądź atestowaną szafę, przystosowane do przechowywania środków pieniężnych; c) oznakuje pomieszczenia kasowe poprzez umieszczenie na nich tablicy z nazwą podmiotu świadczącego obsługę kasową i godzinami czasu pracy Punktów Obsługi Kasowej. Wykonawca przed umieszczeniem w Punktach Obsługi Kasowej ogłoszenia, zobowiązany będzie do każdorazowego uzyskania akceptacji Zamawiającego. Przez ogłoszenie należy rozumieć, m.in: plakaty, banery, tablice informacyjne, pisma, ulotki, broszury. 10. Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania wszelkich prac adaptacyjnych (sieć komputerowa, wyposażenie stanowisk kasowych itp.) w terminie do dwóch dni roboczych liczonych od pierwszego dnia terminu obowiązywania umowy. 11. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostępu do pomieszczeń punktów kasowych podczas godzin ich otwarcia, jak i poza godzinami w przypadku: a) wystąpienia konieczności wykonania przeglądów wymaganych przepisami prawa budowlanego, przepisami p.poż, dezynsekcji, deratyzacji itp., b) wystąpienia awarii instalacji budynku, np. instalacji c.o., instalacji elektrycznej. 12. Zaleca się, by Wykonawca dokonał wizji lokalnej pomieszczeń, w których będzie realizowany przedmiot zamówienia, po uprzednim uzgodnieniu terminu z Zamawiającym. VII. Termin realizacji zamówienia: Od dnia obowiązywania umowy, nie wcześniej niż od dnia 01 stycznia 2016 r. do dnia 31 grudnia 2018 r. lub do wyczerpania kwoty stanowiącej maksymalne wynagrodzenie brutto Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia.