HARMONOGRAM REALIZACJI PLANU KOMUNIKACJI NA ROK STOWARZYSZENIA DOLINA WEŁNY Wągrowiec, 16.11.2018 r. Termin Cel komunikacji Nazwa działania komunikacyjnego Adresaci działania komunikacyjnego (grupy docelowe) Środki przekazu Zakładane / zrealizowane wskaźniki realizacji działania Planowane/zrealizowane efekty działań komunikacyjnych Planowany lub poniesiony koszt zadania 1. Styczeń - Czerwiec całości działań prowadzonych przez Kampania informacyjna ogólna o Stowarzyszeniu Dolina Wełny Opracowanie materiału wydawniczego Walory przyrodnicze obszaru Stowarzyszenia Dolina Wełny Mieszkańcy obszaru, instytucje, liderzy, młodzież bezrobotni, w tym osoby, profil na portal gadżety promocyjne materiały wydawnicze (będące efektem realizacji ) internetowej : 8 na portal społecznościowym: 8 materiałów wydawniczych (będące efektem realizacji ): 1000 o całości działań prowadzonych przez i zainteresowanie ich włączeniem się we wspólne działania oraz do korzystania ze środków wsparcia oferowanych przez 12 000,00 zł materiał wydawniczy w wydarzeniach organizowanych przez lub z udziałem Kampania informacyjna o działaniach aktywizacyjnych wydarzeń organizowanych przez, w tym mieszkańcy obszaru, instytucje, liderzy, młodzież, bezrobotni, w tym osoby, profil na portal rozsyłanie wiadomości e-mail na podstawie bazy kontaktów internetowej : 8 na portal społecznościowym: 8 liczba wysłanych wiadomości e-mail: 20 o organizowanych przedsięwzięciach i wydarzeniach oraz zainteresowanie ich włączeniem się w ich realizację / udział w tych działaniach. Zwiększeni zainteresowania profilem Stowarzyszenia Strona1
kontakt bezpośredni w liczba informacji udzielonych Biurze w Biurze : 10 Czerwiec Informacja o konkursie plastycznym Dawna wieś dom, praca, krajobraz konkursu: uczniowie szkół podstawowych z terenu, profil na portal organizowane przez internetowej : 2 na portal : 1 Efektem działania będzie integracja i aktywizacja uczniów z obszaru, a także wzrost rozpoznawalności wśród obszaru 8 000,00 zł Marzec - Kwiecień Kwiecień Lipiec wydarzeniach organizowanych przez lub z udziałem wydarzeniach organizowanych Informacja o wydarzeniu promocyjnym opartym o lokalne dziedzictwo kulinarne i kulturowe VIII Festiwal Smaku Regionalnego i Twórczości Rękodzielniczej Informacja o wydarzeniu promocyjnym opartym o zasoby turystyczne i przyrodnicze terenu Kije, Rowery i Woda wydarzeń organizowanych przez, w tym mieszkańcy obszaru, instytucje, liderzy, młodzież, bezrobotni, w tym osoby wydarzeń organizowanych przez, w tym mieszkańcy obszaru, instytucje,, profil na portal materiały informacyjne (plakaty) organizowane przez, profil na portal internetowej : 2 na portal materiałów informacyjnych: 20 : 1 internetowej : 2 o organizowanych przedsięwzięciach i wydarzeniach oraz zainteresowanie ich włączeniem się w ich realizację / udział w tych działaniach. Zwiększeni zainteresowania profilem Stowarzyszenia Efektem działania będzie integracja i aktywizacja społeczności lokalnej, a także wzrost rozpoznawalności wśród obszaru 14 000,00 zł Strona2
przez lub z udziałem Maj Lipiec Sierpien Wrzesień wydarzeniach organizowanych przez lub z udziałem Informacja o wydarzeniu promocyjnoaktywizacyjnym Dzień Dziecka z Doliną Wełny Informacja o wydarzeniu promocyjnoaktywizacyjnym opartym o lokalne dziedzictwo kulturalne Konkurs na najpiękniej przystrojone obejście przydomowe liderzy, młodzież, bezrobotni, w tym osoby oraz goście, turyści odwiedzający obszar wydarzeń organizowanych przez, w tym mieszkańcy obszaru, instytucje, liderzy, młodzież i dzieci oraz goście, turyści odwiedzający obszar wydarzeń organizowanych przez, w tym mieszkańcy obszaru mieszkańcy sołectw Gminy Rogoźno organizowane przez, profil na portal materiały informacyjne (plakaty) organizowane przez, profil na portal materiały informacyjne (plakaty) na portal : 1 internetowej : 2 na portal materiałów informacyjnych: 20 : 1 internetowej : 2 na portal materiałów informacyjnych: 20 Efektem działania będzie integracja i aktywizacja społeczności lokalnej, a także wzrost rozpoznawalności wśród obszaru Efektem działania będzie integracja i aktywizacja społeczności lokalnej, a także wzrost rozpoznawalności wśród obszaru. Efektem działania będzie kultywowanie i upowszechnianie tradycji ludowej, rozbudzenie zaangażowania twórczością ludową związaną z tradycyjnym przystrojeniem obejścia, promocja dorobku kulturowego wsi, aktywizacja i integracja społeczności 15 000,00 zł 8 000,00 zł 5 000,00 zł Strona3
organizowane przez : 1 lokalnej oraz wzrost rozpoznawalności wśród obszaru. Maj Informacja o wydarzeniu informacyjnoedukacyjnym opartym na poznaniu innowacyjnych rozwiązań partnerskiej współpracy i wymianie doświadczeń wyjazd informacyjno-edukacyjny wydarzenia wyjazdu informacyjnoedukacyjnego poza obszar : instytucje, liderzy, członkowie oraz osoby z grupy defaworyzowanej na, profil na portal organizowane przez internetowej : 2 na portal : 1 Efektem działania będzie zwiększenie poziomu współpracy i integracji oraz wymiana doświadczeń między partnerami określonymi w, a także sieciowanie przedstawicieli różnych sektorów, lokalnych liderów oraz grup defaworyzowanych 20 000,00 zł 3. Styczeń - o jej założeniach (celach, przedsięwzięciach i wskaźnikach), a także o warunkach skorzystania z pomocy w jej realizacji, w tym o kryteriach oceny operacji całościowa informacja ogólna o Kampania informacyjna na temat głównych założeń 2016-2023. Spotkania z zainteresowanymi podmiotami nt. oceny i wyboru projektów przez Potencjalni beneficjenci w naborów, w tym: mieszkańcy obszaru (przedsiębiorcy, rolnicy, osoby fizyczne,, w tym bezrobotni reprezentujący grupy rynku pracy), instytucje publiczne, branżowe i inne podmioty spełniające kryteria beneficjentów PROW 2014-2020, w działaniu, profil na portal rozsyłanie wiadomości e-mail na podstawie bazy kontaktów kontakt bezpośredni w Biurze /Doradztwo internetowej : 1 na portal społecznościowym: 1 liczba wysłanych wiadomości e-mail: 20 liczba informacji udzielonych w Biurze : 10 liczba podmiotów/osób, którym udzielono doradztwa o możliwościach pozyskania wsparcia w na realizację operacji wpisujących się w cele i przedsięwzięcia oraz realizujących ich wskaźniki. Zapewnienie lepszej jakości składanej dokumentacji wniosków oraz spójność tych wniosków z założeniami dzięki doradztwu, informacji i konsultacji. Spowodowanie zainteresowania składaniem wniosków, a w konsekwencji działań informacyjnych i doradczo-szkoleniowych złożenie Strona4
charakterze i zakresie. LEADER bezpośredniego w Biurze : 20 wniosków o finansowanie operacji prowadzące do osiągnięcia założonych efektów realizacji (m.in. powstanie nowych miejsc pracy, podmiotów gospodarczych, aktywizacja, promocja, zachowanie dziedzictwa i inne założone w rezultaty). 4. członków organów Stowarzyszenia, Pracowników Biura o szkoleniach Działania informacyjne i spotkania szkoleniowe Zarząd Stowarzyszenia, Rada Stowarzyszenia, Komisja Rewizyjna Stowarzyszenia, Pracownicy Biura, profil na portal materiały informacyjnopromocyjne (teczki, notatniki, mat. szkoleniowe), rozsyłanie wiadomości e-mail na podstawie bazy kontaktów, ogłoszeń w Biurze szkolenia internetowej : 6 na portal społecznościowym: 6 materiałów informacyjnopromocyjnych : 30 liczba wysłanych wiadomości e-mail: 20 liczba opublikowanych informacji na tablicy ogłoszeń w Biurze : 4 liczba zorganizowanych szkoleń: 4 Poinformowanie członków organów Stowarzyszenia i Pracowników Biura zgodnie z Planem Szkoleń dla członków organu decyzyjnego i pracowników Biura Stowarzyszenia Dolina Wełny o organizowanych szkoleniach, w celu podnoszenia wiedzy, kompetencji i usprawniania pracy w związku z wdrażaniem. Biurze w Strona5
5. 5. terminach naborów wniosków na poszczególne działania wraz ze szczegółową informacją o warunkach tych naborów terminach naborów wniosków na poszczególne działania wraz ze szczegółową informacją o warunkach tych naborów Działania informacyjne wynikające z procedury ogłaszania naborów Informacja o organizowanym szkoleniu dla potencjalnych beneficjentów Potencjalni beneficjenci w naborów, w tym: mieszkańcy obszaru (przedsiębiorcy, rolnicy, osoby fizyczne,, w tym bezrobotni reprezentujący grupy rynku pracy), instytucje publiczne, branżowe i inne podmioty spełniające kryteria beneficjentów PROW 2014-2020, w działaniu LEADER kontakt bezpośredni w Biurze /Doradztwo, profil na portal materiały informacyjnopromocyjne (teczki, notatniki, mat. szkoleniowe), rozsyłanie wiadomości e-mail na podstawie bazy kontaktów, informacje na stronach internetowych gmin członkowskich liczba informacji udzielonych w Biurze : 10 liczba podmiotów/osób, którym udzielono doradztwa bezpośredniego w Biurze : 20 internetowej : 10 na portal społecznościowym: 10 materiałów informacyjnopromocyjnych : 50 liczba wysłanych wiadomości e-mail: 30 liczba informacji na stronach internetowych gmin członkowskich: 9 o możliwościach pozyskania wsparcia w na realizację operacji wpisujących się w cele i przedsięwzięcia oraz realizujących ich wskaźniki oraz poinformowanie terminach ogłoszonych naborów wniosków. o możliwościach pozyskania wsparcia w na realizację operacji wpisujących się w cele i przedsięwzięcia oraz realizujących ich wskaźniki oraz poinformowanie terminach ogłoszonych naborów wniosków. Biurze w Biurze w : Strona6
ogłoszeń w Biurze szkolenia dla potencjalnych beneficjentów liczba opublikowanych informacji na tablicy ogłoszeń w Biurze : 5 liczba zorganizowanych szkoleń dla potencjalnych beneficjentów: 7 4 000,00 zł szkolenia w 5. Styczeń - Marzec terminach naborów wniosków na poszczególne działania wraz ze szczegółową informacją o warunkach tych naborów Publikacja informacji o harmonogramie naborów na rok 2018 wraz z informacją o bezpłatnym doradztwie w Biurze Publikacja informacji o planowanym naborze wniosków w Potencjalni beneficjenci w naborów, w tym: mieszkańcy obszaru (przedsiębiorcy, rolnicy, osoby fizyczne,, w tym bezrobotni reprezentujący grupy rynku pracy), instytucje publiczne, branżowe i inne podmioty spełniające kryteria beneficjentów PROW 2014-2020, w działaniu LEADER, profil na portal, profil na portal artykuły w mediach, internetowej : 1 na portal społecznościowym: 1 internetowej : 2 na portal liczba opublikowanych artykułów: 1 o możliwościach pozyskania wsparcia w na realizację operacji wpisujących się w cele i przedsięwzięcia oraz realizujących ich wskaźniki oraz poinformowanie terminach ogłoszonych naborów wniosków. Biurze w Biurze w Strona7
5. Ogłoszenie o naborze na operacje realizujące, profil na portal informacje na stronach internetowych gmin członkowskich: internetowej : 2 na portal liczba informacji na stronach internetowych gmin członkowskich: 9 liczba opublikowanych o możliwościach pozyskania wsparcia w na realizację operacji wpisujących się w cele i przedsięwzięcia oraz realizujących ich wskaźniki oraz poinformowanie terminach ogłoszonych naborów wniosków. Biurze w ogłoszeń w Biurze informacji na tablicy ogłoszeń w Biurze : 2 6. wnioskodawców o wynikach naborów wniosków, a także o pozostałych elementach i terminach procedury oceny i wyboru operacji do finansowania Działania informacyjne wynikające z procedur wdrażania Wnioskodawcy, którzy złożyli wnioski o finansowanie operacji, profil na portal kontakt bezpośredni w Biurze, rozsyłanie wiadomości pocztowych i e-mail do wnioskodawców, ogłoszeń w Biurze internetowej : 2 na portal rozsyłanie wiadomości pocztowych i e-mail do wnioskodawców: 20 ogłoszeń w Biurze : 2 o wynikach naborów wniosków i konieczności lub możliwości podjęcia czynności wynikających z danego etapu procedury oceny i wyboru operacji, w tym możliwości składania protestu/odwołania, uzupełnień dokumentacji (grantobiorcy) itp. Zaproszenie do podpisania umowy o udzielenie grantu, przekazanie informacji związanych z monitorowaniem wdrażania operacji i in. Biurze w Strona8
7. Marzec Uzyskanie informacji zwrotnej o odbiorze realizacji i działań Działania służące otrzymaniu informacji zwrotnej o realizacji i działaniach Pracownicy Biura, przedstawiciele organów Stowarzyszenia, Zarząd Stowarzyszenia, przedstawiciele innych, Beneficjenci, przedstawiciele DW, profil na portal ogłoszeń w Biurze, warsztat refleksyjny, internetowej : 2 na portal ogłoszeń w Biurze : 1 liczba zorganizowanych warsztatów refleksyjnych: 1 Zebranie danych dotyczących realizacji finansowej i rzeczowej (osiągnięcie wartości wskaźników), funkcjonowania i biura, sytuacji społeczno-gospodarczej obszaru. Zebranie opinii społeczności lokalnej o odbiorze realizacji poprzez: - przeprowadzenie wywiadów, - ankietyzacje, - od kluczowych interesariuszy (gminy) i przedstawicieli społeczności lokalnej. Biurze w 8. Uzyskanie informacji zwrotnej i oceny jakości pomocy (doradztwa, szkoleń, konsultacji) świadczonej przez Badanie satysfakcji odbiorców usług dotyczące jakości działań Osoby korzystające z doradztwa i konsultacji w Biurze oraz podczas spotkań doradczo - konsultacyjnych prowadzonych przez ankiety wypełnianie przez odbiorców usług (formularz ankiety udostępniany przez w Biurze oraz na zakończenie spotkań doradczo konsultacyjnych prowadzonych przez ) liczba ankiet rozdysponowanych wśród odbiorców usług w opisywanym zakresie i zebranych przez : 200 Ocena odbiorców usług doradczych i konsultacyjnych na temat efektywności tych działań i skali pomocy merytorycznej świadczonej w Biurze. Ustalenie "słabych punktów" prowadzonych działań i dalszych potrzeb ich odbiorców. Biurze w 9. Uzyskanie informacji zwrotnej nt. przebiegu i zakończenia realizacji operacji dofinansowanych przez Działania służące otrzymywaniu informacji zwrotnej o wynikach wdrażania operacji Beneficjenci operacji realizowanych w ankiety wypełnianie przez beneficjentów zakończonych i rozliczonych operacji (formularz ankiety monitorującej beneficjenta jest udostępniany przez na stronie internetowej ) liczba ankiet rozdysponowanych przez zgodna z ilością zakończonych i rozliczonych operacji i zebranych przez : 15 Ocena odbiorców usług doradczych i konsultacyjnych na temat efektywności tych działań i skali pomocy merytorycznej świadczonej w Biurze. Ustalenie "słabych punktów" prowadzonych działań i dalszych potrzeb ich odbiorców. Biurze w Strona9
10. Lipiec stanie realizacji w tym o poziomie realizacji celów i poszczególnych wskaźników Działania informacyjne o stanie i efektach wdrażania Mieszkańcy obszaru, instytucje, liderzy, młodzież, bezrobotni, w tym osoby, profil na portal internetowej : 1 na portal społecznościowym: 1 o stanie realizacji w tym o poziomie realizacji celów i poszczególnych wskaźników oraz zainteresowanie ich dalszym włączaniem się we wspólne działania oraz do korzystania ze środków wsparcia oferowanych przez w działań, w których cele i wskaźniki nie zostały jeszcze zrealizowane Biurze w 11. Lipiec- Uzyskanie informacji zwrotnej nt. jakości działań informacyjnych Analiza efektywności działań komunikacyjnych i zastosowanych środków przekazu Mieszkańcy obszaru, instytucje, pozarządowe i inne osoby / podmioty z terenu działania wybrani metodą losową z zachowaniem minimalnej próby badawczej zgodnie z procedurami monitoringu i ewaluacji ankiety w wersji tradycyjnej lub elektronicznej rozdawane / rozsyłane do respondentów lub rozpropagowane poprzez gminy członkowskie i sołectwa obszaru (wzór ankiety dostępny na stronie internetowej w terminie prowadzenia badania) liczba ankiet rozdysponowanych wśród respondentów z obszaru i zebranych przez : 50 Uzyskanie informacji zwrotnej od społeczności lokalnej o skuteczności działań informacyjnych prowadzonych w Planu Komunikacyjnego i wdrażania. Uzyskanie informacji o tym, jakie działania wpływają w największym stopniu na poprawę jakości informacji propagowanej przez. Ustalenie słabych punktów działań komunikacyjnych. Biurze w Strona10
1 Poprawa jakości działań komunikacyjnych prowadzonych w Planu Komunikacyjnego w tym wykorzystanie wniosków/opinii zebranych podczas działań komunikacyjnych za pomocą narzędzi określonych w Planie Komunikacyjnym Tryb korygowania Planu Komunikacyjnego Pracownicy Biura, Zarząd Stowarzyszenia Spotkanie konsultacyjne Pracowników Biura i członków Zarządu połączone z analizą danych pochodzących z ankiet oraz innych źródeł dostarczających informacji o jakości działań informacyjnych (komunikacyjnych), określonych w Planie Komunikacyjnym). liczba analizowanych ankiet na temat jakości działań informacyjnych : 50 liczba rekomendacji zmian w Planie Komunikacyjnym przyjętych przez Zarząd Stowarzyszenia do wdrożenia w wyniku spotkań konsultacyjnych: 1 Poprawa jakości i skuteczności działań informacyjnych określonych w Planie Komunikacyjnym i/lub (w razie potrzeby) wprowadzenie nowych form/działań komunikacyjnych. Zmiana /dobór narzędzi informacyjnych stosowanych w Planie Komunikacyjnym. Uzyskanie lepszej oceny działań komunikacyjnych w kolejnym okresie działalności. Biurze w Strona11