ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 02 lipca 2014 r.

Nr zamówienia: 16/DCPNZ/POKL SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 02 lipca 2014 r. MPJ Mirosław Łęczycki ul. Bursztynowa 26A 11-036 Gietrzwałd REGON 511386053 NIP 7391985729 Adres strony internetowej: www.doskonaleniechlebem.pl SEKCJA II. WPROWADZENIE MPJ Mirosław Łęczycki z siedzibą w Naterkach, ul. Bursztynowa 26A, 11-036 Gietrzwałd, - zwany w dalszej treści "Liderem Projektu" w partnerstwie ze Stowarzyszeniem Kucharzy Polskich z siedzibą w Gdańsku, ul. Grunwaldzka 131A, 80-244 Gdańsk, REGON: 192633590, NIP: 5842446816 - zwany w dalszej treści "Partnerem" w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu III Wysoka jakość systemu oświaty, Działania 3.4 Otwartość systemu edukacji w kontekście uczenia się przez całe życie, Poddziałania 3.4.3 Upowszechnienie uczenia się przez całe życie- projekty konkursowe, prowadzi projekt pod nazwą Doskonalenie Chlebem Powszednim Nauczyciela Zawodu, nr umowy: UDA-POKL.03.04.03-00-073/11-00, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (zwany w dalszej treści "Projekt"). Projekt realizowany od 01 stycznia 2012 r. do 30 listopada 2014 r. Projekt realizowany jest w ramach umowy podpisanej z Instytucją Pośredniczącą II stopnia (Ośrodkiem Rozwoju Edukacji). Usługi wynikające z realizowania umowy będącej przedmiotem zapytania ofertowego współfinansowane będą ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. SEKCJA III. POSTANOWIENIA OGÓLNE W niniejszym postępowaniu Zamawiający wyklucza udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub/i kapitałowo. Poprzez powiązania kapitałowe lub/i osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: Strona 1 z 9

uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub innej spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego zaproszenia do upływu terminu składania ofert. Jeżeli zmiany będą mogły mieć wpływ na treść składanych w postępowaniu ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert. Dokonane zmiany przekazuje się niezwłocznie wszystkim wykonawcom, do których zostało wystosowane zaproszenie ofertowe i jest ono dla nich wiążące. O dokonanych zmianach informuje się także na stronie internetowej, na której zostało zamieszczone ogłoszenie o zamówieniu. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty. W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia i inne informacje Zamawiający i wykonawcy przekazują, poza wyjątkami przewidzianymi w treści niniejszego zapytania drogą elektroniczną. SEKCJA IV: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego: Przedmiotem zamówienia jest obsługa księgowa oraz kadrowo-finansowa działań Wnioskodawcy- Lidera Projektu w projekcie pt. Doskonalenie Chlebem Powszednim Nauczyciela Zawodu w terminie od 17 lipca 2014 r. do 30 listopada 2014 r. 2. Rodzaj zamówienia: Usługi 3. Opis przedmiotu zamówienia: 3.1. Przedmiotem zamówienia są : 3.1.1. Usługa obsługi księgowej działań Zamawiającego Lidera Projektu 3.1.2. Usługa obsługi kadrowo-finansowej działań Zamawiającego Lidera Projektu 3.2. Szczegółowy zakres zamówienia: 3.2.1 Usługa obsługi księgowej działań Zamawiającego Lidera Projektu swoim zakresem obejmuje: a) prowadzenie wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej operacji gospodarczych w ramach Projektu, zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 i zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie; b) analiza wydatków Projektu, sporządzenie dekretów na dokumentach księgowych; c) wprowadzenie dekretów księgowych do księgowego systemu informatycznego wykorzystanego przez Zamawiającego; d) monitoring poprawności założeń finansowych projektu w tym zgodności z harmonogramem płatności i harmonogramem przepływów finansowych; e) przestrzeganie realizacji wydatków zgodnie z harmonogramem projektu; f) bieżącą współpracę ze specjalistką biura projektu i kierowniczką projektu w sprawach księgowych oraz wykonawcą obsługi księgowej działań Partnera Projektu; g) opis dokumentów księgowych zgodnie z wytycznymi POKL; h) nadzoru nad prawidłowym obiegiem dokumentów księgowych w Projekcie. Strona 2 z 9

3.2.2 Usługa obsługi kadrowo-finansowej działań Zamawiającego - Lidera Projektu swoim zakresem obejmuje: a) prowadzenie spraw kadrowych Projektu, w tym kontroli poprawności rozliczeń z tytułu zobowiązań publiczno-prawnych; b) przygotowanie zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie realizacji Projektu niezbędnej dokumentacji rozliczeniowej zgodnie z wymaganiami Kierowniczki Projektu; c) rozliczanie projektu pod względem finansowym; d) obsługę finansową tj. zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów finansowych Projektu zarówno wewnętrznych i zewnętrznych; e) bieżącą współpracę ze specjalistką biura projektu i kierowniczką projektu w sprawach finansowych oraz wykonawcą obsługi księgowej, kadrowo-finansowej działań Partnera Projektu; f) kontrolę poprawności opisywania i akceptacji dokumentów finansowych Projektu zarówno zewnętrznych i wewnętrznych; g) końcowe rozliczenie Projektu pod względem finansowym. 3.2.3 Wymagania wspólne dla wszystkich pozycji Świadczenie powyższych usług musi być realizowane zgodnie z aktualnymi dokumentami Systemu realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, przygotowywanymi przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. 3.3 Oczekiwania Zamawiającego wobec Wykonawcy: a) sprawna i terminowa realizacja zamówienia oraz współpraca z Zamawiającym, b) pozostawanie w stałym kontakcie z Zamawiającym (wyznaczenia osoby do kontaktów roboczych, spotkania odpowiednio do potrzeb, kontakt telefoniczny i e-mail), c) informowanie o stanie prac, pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych z punktu widzenia realizacji zamówienia. 4. Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej: Nie 5. Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej: Nie 6. Czas trwania zamówienia: data rozpoczęcia 17 lipca 2014 r., data zakończenia 30 listopada 2014 r. 7. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 74121100-4 Usługi księgowe. SEKCJA V: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM 1. Opis warunków udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci, którzy spełnią następujące warunki: a) zaoferują przedmiot zamówienia zgodny z wymogami Zamawiającego określonymi w niniejszym dokumencie; b) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; Strona 3 z 9

c) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; d) posiadają doświadczenie w pracy obsługi księgowej projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego; e) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 2. Kryterium oceny ofert: Kryterium oceny ofert stanowi sumę punktów za wysokość wynagrodzenia (ceny brutto) za realizację w/w usług (KRYTERIUM I) oraz doświadczenie Wykonawcy usługi w zakresie obsługi projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym w szczególności z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (KRYTERIUM II). 3. Sposób oceny ofert: a) Sprawdzenie czy oferta spełnia przynajmniej minimalne wymagania przedstawione w sekcji V dokumentu. Oferty spełniające wymagania zostaną poddane dalszej ocenie. Oferty nie spełniające któregokolwiek z wymagań zostaną odrzucone. b) Zamawiający dokona oceny prawidłowych ofert na podstawie poniżej przedstawionej wagi kryteriów: Cena ofertowa 80 % Doświadczenie 20 % c) Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów wyliczonych w oparciu o powyższe kryteria i ustaloną punktację do 100 pkt (100% = 100 pkt): d) Punkty dla KRYTERIUM I zostaną przyznane wg poniższego wzoru PKI = (CN / CR) x 80 gdzie: PK1 ilość punktów przy proponowanej cenie, CN cena oferty najkorzystniejszej czyli najniższej, CR cena oferty rozpatrywanej, 80 waga kryterium oceny Oferta musi zawierać cenę ostateczną brutto Cena musi być podana w złotych polskich cyfrowo i słownie. W przypadku rozbieżności pomiędzy wartością wyrażoną cyfrowo a podaną słownie, jako wartość właściwa zostanie przyjęta wartość podana słownie. e) Punkty dla KRYTERIUM II zostaną przyznane wg poniższego wzoru: PKII = (CR / CN) x 20 Strona 4 z 9

PK1I ilość punktów za doświadczenie CN ilość punktów oferty najkorzystniejszej, CR ilość punktów oferty rozpatrywanej, 20 waga kryterium oceny Skala przyznawania punktów za doświadczenie: 5 punktów obsługa księgowa, finansowo-kadrowa 1 projektu współfinansowanego z EFS 10 punktów obsługa księgowa obsługa księgowa, finansowo-kadrowa 2-5 projektów współfinansowanych z EFS 15 punktów obsługa księgowa, obsługa księgowa, finansowo-kadrowa powyżej 5 projektów współfinansowanych z EFS f) Ilości punktów za poszczególne kryteria, zostanie zsumowana i będzie stanowić końcową ocenę oferty. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę. g) Sporządzenie protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty 4. Inne istotne warunki zamówienia: a) Do realizacji zamówienia zostanie wybrany wykonawca, który zaoferuje najlepszą ofertę pod kątem kryterium oceny zawartym w punkcie 2 niniejszej sekcji, nie zostanie wykluczony z postępowania, a jego oferta nie będzie podlegać odrzuceniu. b) W przypadku gdy Zamawiający dojdzie do przekonania, że cena zaoferowana przez oferenta może nosić znamiona ceny rażąco niskiej, zwróci się pisemnie do oferenta o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. Jeżeli te wyjaśnienia nie będą oparte o obiektywne czynniki, będą lakoniczne i ogólnikowe, Zamawiający ma prawo taką ofertę odrzucić. c) Oferent będzie związany złożoną ofertą przez okres 30 dni od terminu złożenia oferty zawartego w punkcie 7 niniejszej sekcji zapytania ofertowego. d) Z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, będzie podpisana umowa pomiędzy nim a Zamawiającym, we wskazanym przez Zmawiającego terminie. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy obejmują: Płatności na rzecz Wykonawcy będą realizowane w miesięcznym cyklu rozliczeniowym przez cały okres realizacji zamówienia na podstawie poprawnie wystawionych przez Oferenta faktur VAT, do których zostanie dołączona specyfikacja, Płatności będą regulowane w terminie do 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego faktury wystawionej przez oferenta, Oferent zobowiąże się do umożliwienia organom kontrolującym realizację Projektu, wglądu do dokumentów Oferenta związanych z realizacją zamówienia, w tym dokumentów finansowych, Płatność zostanie dokonana w złotych polskich, Strona 5 z 9

Płatność będzie dokonana po otrzymaniu przez Zamawiającego środków pieniężnych na pokrycie kosztów wykonania umowy od ich dysponenta w ramach Projektu. 5. Sposób przygotowania oferty: a) Ofertę sporządzić należy na załączonym druku FORMULARZ OFERTOWY (Załącznik nr 1), w języku polskim, w formie pisemnej. Wraz z formularzem należy dostarczyć wypełnione Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik 2) oraz wypełnione Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym (Załącznik 3). Ofertę należy dostarczyć do zamawiającego osobiście lub wysłać listownie lub drogą elektroniczną z dopiskiem: Odpowiedź na Zapytanie ofertowe nr 16/DCPNZ/POKL z dnia 02 lipca 2014 r. b) Oferent może zwrócić się do Zamawiającego w formie elektronicznej o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Ze strony Zamawiającego uprawnionym do udzielania wyjaśnień jest Sylwia Skała, adres email: doskonaleniechlebem@gmail.com. Informacja zostanie udzielona w terminie 24 h chyba, że pytanie oferenta nie ma w ocenie Zamawiającego wpływu na treść oferty. 6. Miejsce złożenie oferty: Biuro Projektu Doskonalenie Chlebem Powszednim Nauczyciela Zawodu ul. Sosnkowskiego 47, 10-693 Olsztyn, email: doskonaleniechlebem@gmail.com 7. Termin złożenia oferty: do dnia 16.07.2014 r. do godz. 13:00 Oferty otrzymane po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane. 8. Informacja o wynikach postępowania: Wykonawcy, którzy złożą oferty w niniejszym postępowaniu zostaną powiadomieni o wyborze najkorzystniejszej oferty. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą zostanie powiadomiony odrębnie o formalnościach niezbędnych do zawarcia umowy. Informacja zostanie przesłana telefonicznie, faksem lub drogą elektroniczną. Sposób wyboru oferty: a) W dniu 16 lipca 2014 r. do godziny 13:00 oczekujemy przedstawienia ostatecznych ofert, które należy dostarczyć w formie pisemnej lub/i w formie elektronicznej na adres mailowy. b) W dniu 16 lipca 2014 r. Zamawiający przeprowadzi analizę złożonych ofert. W tym czasie Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji i wyjaśnień dotyczących zakresu oferty. c) Wybór i ogłoszenie zwycięzcy niniejszego postępowania ofertowego nastąpi w dniu 16 lipca 2014 r. do godz. 16:00. Zwycięzca zostanie telefonicznie, pisemnie bądź mailowo poinformowany o wyborze jego oferty. d) Zamawiający zastrzega sobie także prawo do zmiany powyższych terminów bez uprzedzenia i bez podania przyczyn. Olsztyn, dn. 02 lipca 2014 r. (-)Marta Szuba - Kierowniczka projektu (-) Sylwia Skała Specjalistka biura projektu Strona 6 z 9

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego... Nazwa, adres, nr telefonu, faksu, email oferenta..., dnia... FORMULARZ OFERTOWY Odpowiadając na zapytanie ofertowe nr 16/DCPNZ/POKL z dnia 02 lipca 2014 r. przedmiot zamówienia - obsługa księgowa działań Zamawiającego oraz obsługa kadrowo-finansowa Zamawiającego w projekcie pt. Doskonalenie Chlebem Powszednim Nauczyciela Zawodu Element zamówienia Usługa obsługi księgowej działań Zamawiającego Lidera Projektu Usługa obsługi kadrowofinansowej działań Zamawiającego Lidera Projektu Suma brutto za planowaną usługę: cena łączna lub cena jednostkowa za miesiąc (suma z VAT) Doświadczenie Wykonawcy usługi w zakresie obsługi projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym w szczególności z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (ilość rozliczanych projektów) Miejsce i data Podpisano (imię, nazwisko, podpis, pieczątka)* * Podpis osoby figurującej lub osób figurujących w rejestrach do zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy lub we właściwym upoważnieniu Strona 7 z 9

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu do zamówienia nr 16/DCPNZ/POKL z dnia 02 lipca 2014 r. Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia nr 16/DCPNZ/POKL realizowanego w ramach Projektu: Doskonalenie Chlebem Powszednim Nauczyciela Zawodu 1. W imieniu reprezentowanego przeze mnie wykonawcy oświadczam, że: -wykonawca jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymogami ustawowymi oraz posiada -uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, -wykonawca posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny, a także zatrudnia pracowników zdolnych do wykonania zamówienia. - jeśli jego oferta zostanie wybrana zobowiązuje się przed podpisaniem umowy dostarczyć kserokopię dokumentów potwierdzających spełnienie wymagań 2. Oświadczam, że jednostkowe ceny podane w formularzu ofertowym zawierają wszystkie koszty związane z realizacją opisanego zamówienia a w szczególności: a) zapewniają realizację usług według podanej specyfikacji przedstawionej w sekcji IV zapytania ofertowego nr 16/DCPNZ/POKL b) uwzględniają wszystkie koszty związane z realizacją umowy. 3. Oświadczamy, ze oferowane ceny są cenami stałymi w okresie obowiązywania umowy. 4. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się treścią zapytania ofertowego oraz że przyjmujemy bez zastrzeżeń wymagania zawarte w jego treści. 5. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas 30 dni od złożenia oferty 6. Zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umów w terminie wskazanym przez zamawiającego. Miejsce i data Podpisano (imię, nazwisko, podpis, pieczątka)* *Podpis osoby upoważnionej do reprezentacji wykonawcy Strona 8 z 9

Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego Oświadczenie o braku powiązań osobowych i kapitałowych z Zamawiającym do zamówienia nr 16/DCPNZ/POKL z dnia 02 lipca 2014 r. Przystępując do postępowania w sprawie udzielenia zamówienia nr 16/DCPNZ/POKL realizowanego w ramach Projektu: Doskonalenie Chlebem Powszednim Nauczyciela Zawodu w imieniu reprezentowanego przeze mnie wykonawcy oświadczam, iż nie występują wzajemne powiązania między Zamawiającym, osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub innej spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Miejsce i data Podpisano (imię, nazwisko, podpis, pieczątka)* *Podpis osoby upoważnionej do reprezentacji wykonawcy Strona 9 z 9