Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia Strategia pracy z klientem indywidualnym i grupowym w zakresie doradztwa edukacyjnego I. Informacje ogólne: Przedmiotem zamówienia jest opracowanie szczegółowej Strategii pracy z klientem indywidualnym i grupowym w zakresie doradztwa edukacyjnego, zwanej dalej Strategią w ramach projektu pn. Azymut nowe kwalifikacje w Łomży, zwanym dalej Projektem. Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007 2013, Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.6 Upowszechnianie uczenia się dorosłych, Poddziałanie 9.6.3 Doradztwo dla osób dorosłych w zakresie diagnozy potrzeb oraz wyboru kierunków i formy podnoszenia swoich kompetencji i podwyższania kwalifikacji. Głównym celem Projektu jest wzrost aktywności edukacyjnej u 500 osób zamieszkujących M. Łomża, poprzez poprawę dostępu do usług edukacyjnych, do końca czerwca 2015 r. W ramach projektu przewiduje się uruchomienie i przetestowanie koncepcji doradztwa edukacyjnego w powiecie M. Łomża. Celem zamówienia jest opracowanie Strategii pozwalającej na realizację usługi doradztwa edukacyjnego służącej poprawie dostępu osób dorosłych, do usług edukacji formalnej i pozaformalnej, poprzez: stymulowanie popytu na usługi kształcenia formalnego i pozaformalnego, promocję kształcenia formalnego i pozaformalnego jako ścieżki rozwoju osobistego i zawodowego, usprawnienie komunikacji pomiędzy dostarczycielami usług edukacyjnych a potencjalnymi użytkownikami, prowadzenie diagnozy potrzeb i oczekiwań osób dorosłych (w szczególności z grup napotykających bariery w dostępie do kształcenia) w kontekście istniejących możliwości na rynku edukacyjnym oraz dostarczenie informacji i doradztwa w zakresie wyboru odpowiedniej ścieżki kształcenia, przetestowanie (pilotaż) rozwiązań w zakresie doradztwa edukacyjnego pod kątem możliwości wdrożenia na większą skalę w okresie programowania 2014-2020. W związku z powyższym Zamawiający oczekuje w opracowywanym dokumencie podejścia strategicznego połączonego z perspektywą praktyki wdrażania w życie (realizacji) założeń strategicznych. Grupa docelowa Projektu: 500 (280K i 220M) osób dorosłych w wieku 18 64 lat uczących się, pracujących lub zamieszkujących obszar powiatu m. Łomża w rozumieniu Kodeksu Cywilnego, w tym: 300 os. bezrobotnych (170K); 150 os. pracujących (80K); 50 os. uczących się (30K). II. Szczegółowy opis zamówienia A. Zakres merytoryczny: Przedmiotem zamówienia jest opracowanie szczegółowej Strategii pracy z klientem indywidualnym i grupowym, należącym do grupy docelowej Projektu, w zakresie doradztwa edukacyjnego. Strategia powinna wskazywać określone zadania do realizacji i stanowić ma praktyczne narzędzie dla Zamawiającego, ułatwiające podejmowanie w sposób planowy i spójny takie działania w zakresie doradztwa edukacyjnego, które w efekcie przyczynią się do podejmowania edukacji przez grupę docelową Projektu.
Strategia obejmować ma formy postępowania z klientem (będące ustandaryzowanym podejściem, zwiększającym efekty pracy oraz określającym i normalizującym sposób ich osiągnięcia), w tym m.in.: wprowadzenie, charakterystykę grupy docelowej, organizację pracy, zestaw procedur i norm organizacji zadań, zestaw procedur i norm postępowania, określony scenariusz postępowania, zestaw potrzebnych narzędzi pracy, zestaw narzędzi, procedur i norm do monitoringu zadań, opis obszarów ryzyka związanych z realizacją Strategii na każdym jej etapie (w tym: opis ryzyka, co powoduje/co mogłoby spowodować wystąpienie ryzyka, jakie mogą być skutki wystąpienia ryzyka, proponowane metody przeciwdziałania ryzyku). Strategia powinna uwzględniać 3 modele kompleksowych działań, zważywszy na zdefiniowane typowe grupy barier w trzech grupach docelowych, do których należą: osoby bezrobotne, osoby pracujące i osoby uczące się. Strategia, w zależności od specyficznych barier i cech grupy docelowej oraz potrzeb kobiet i mężczyzn, określi sposób pozyskania klientów i ścieżkę postępowania podczas bezpośrednich spotkań z klientem, celem wykorzystania na każdym etapie wsparcia przewidzianego w Projekcie, tj.: 1. Promocja, rekrutacja i budowa zaufania: a) przeprowadzenie kampanii informacyjno promocyjnej, dostosowanej do specyficznych barier i cech grupy docelowej, realizowanej na podstawie opracowanej Strategii. Celem kampanii jest informowanie o zakresie wsparcia udzielanego w ramach Projektu oraz zachęcanie osób dorosłych do udziału w Projekcie przez cały okres trwania Projektu. Przewidziane kanały dystrybucji: prasa, TV, radio, ulotki, plakaty, 4 spotkania informacyjne. b) wstępna diagnoza potrzeb klienta - osoby które zgłoszą się do Projektu w wyniku otwartego naboru, i spełnią kryteria formalne, wezmą udział we wstępnej rozmowie prowadzonej przez doradców edukacyjnych - w trakcie 0,5h/os. rozmowy sporządzona zostanie wstępna diagnoza potrzeb i oczekiwań klienta, uczestnik zostanie poinformowany o możliwości otrzymania wsparcia i korzyściach z niego płynących, udostępniona zostanie także baza danych usług edukacyjnych. Przeprowadzenie wstępnej diagnozy musi zostać udokumentowane przy pomocy zwięzłej notatki sporządzonej przez doradcę edukacyjnego, zawierającej kluczowe informacje na temat uczestnika projektu, m. in. wiek, wykształcenie, zawód, status na rynku pracy, wstępne wnioski na temat potencjalnych kierunków dalszego kształcenia. Spośród osób, które wzięły udział we wstępnej rozmowie, doradcy edukacyjni zakwalifikują (na podstawie określonych potrzeb i motywacji klientów) 500 osób do dalszego wsparcia projektowego. 2. Indywidualne doradztwo edukacyjne. Stanowi kontynuację wstępnego doradztwa edukacyjnego. Realizowane będzie w formie indywidualnych spotkań uczestników z doradcą edukacyjnym (500os.: 2h/os.-2spot.) Zakres: pogłębiona diagnoza potrzeb i możliwości edukacyjnych uczestnika wraz z analizą informacji o usługach z których klient już korzystał i ich efektach w celu zaproponowania działań alternatywnych bądź uzupełniających w stosunku do dotychczasowej aktywności podejmowanej w kierunku kształcenia oraz przygotowanie w formie pisemnej przez doradcę indywidualnie skomponowanej oferty edukacyjnej. Doradcy edukacyjni pomiędzy spotkaniami z klientem będą aktualizować informacje o ofercie edukacyjnej, nawiązywać współpracę z realizatorami usług, oraz opracowywać ww. szczegółową ofertę dla klienta. W ramach zadania nastąpi także badanie satysfakcji klienta przeprowadzone w formie ankiet.
3. Doradztwo grupowe. Doradztwo grupowe, mające na celu zwiększenie efektywności całego procesu informowania i doradzania, podniesienie jakości usług oraz rozszerzenie zakresu udzielnego wsparcia, będzie przeprowadzane w formie 4 targów ofert edukacyjnych. Polegać ma na bezpośrednim kontakcie podmiotów świadczących usługi edukacyjne z grupą uczestników projektu i innymi osobami zainteresowanymi otrzymaniem pomocy w zakresie kształcenia ustawicznego. Tematyka spotkań dostosowana będzie do potrzeb uczestników projektu zgłoszonych w trakcie właściwego doradztwa edukacyjnego. Uczestnicy targów to obok uczestników projektu przedstawiciele szkół i instytucji różnych form kształcenia, którzy przedstawią informację o oferowanych usługach. 4. Pomoc w samodzielnym korzystaniu z zasobów. Pomoc polega na udzieleniu uczestnikom projektu wskazówek w trakcie korzystania z zasobów stworzonej bazy danych o usługach edukacyjnych i udostępnieniu zebranych danych, tel/e-mail/osobiście. Pomoc udzielana będzie na bieżąco w zależności od potrzeb uczestników. 5. Monitoring i opieka na etapie uczestnictwa w kształceniu. Wsparcie polega na monitorowaniu postępów 500 uczestników projektu (spośród których, zgodnie z założeniami, co najmniej 160 osób podejmie kształcenie) w realizacji indywidualnej ścieżki działania oraz zapewnieniu im wsparcia w niwelowaniu barier wpływających na podjęcie i realizację procesu kształcenia. Monitoring będzie prowadzony przez doradców edukacyjnych za pośrednictwem kontaktu tel., e-mail oraz osobistego (co najmniej 2 kont./uczestnika). B. Podstawy opracowania dokumentu Strategii 1. Wykonawca jest zobowiązany opracować Strategię w oparciu o następujące pozycje: 1) Zasady pilotażowego uruchomienia i realizacji usług doradczych w zakresie kształcenia formalnego i pozaformalnego osób dorosłych w ramach Poddziałania 9.6.3 PO KL z dnia 12 lipca 2012 r. (Zasady dostępne na stronie: www.efs.gov.pl, w zakładce: Dokumenty). 2) Wyniki ankiety uwzględniającej cechy i bariery grupy docelowej, w tym m.in. bariery motywacyjne, materialne i informacyjne, które zostaną przekazane Wykonawcy w terminie do 3 dni od dnia podpisania umowy. 3) Ogólnie dostępną literaturę i dane statystyczne odnoszące się do sytuacji problemowej grupy docelowej oraz jej cech i barier. 2. Strategia powinna być komplementarna z dokumentami krajowymi, regionalnymi i sektorowymi, których treść porusza tematykę opracowywanej Strategii oraz z lokalnymi dokumentami strategicznymi (na poziomie powiatu oraz województwa). Ma to na celu zapewnienie spójności planowanych działań doradczych. C. Tryb prac nad przedmiotem zamówienia 1. Przedmiot zamówienia realizowany będzie w następujących etapach: 1) Etap 1: opracowanie głównych założeń i planu Strategii; 2) Etap 2: opracowanie jednego z trzech modeli kompleksowych działań; 3) Etap 3: opracowanie pełnego dokumentu Strategii. 2. Na zakończenie każdego z etapów realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia konsultacji przedmiotu zamówienia z Zamawiającym podczas sesji konsultacyjnych, o których mowa w pkt 3 oraz uzyskania pisemnej akceptacji treści opracowanego materiału przez Zamawiającego. 3. Przewiduje się co najmniej 3 sesje konsultacyjne z Zamawiającym: 1) sesja pierwsza w terminie do 7 dni roboczych od podpisania umowy (zaprezentowanie przez Wykonawcę głównych założeń i planu Strategii, a także metodyki pracy, ustalenie harmonogramu realizacji zamówienia oraz terminu kolejnej sesji konsultacyjnej); 2) sesja druga prezentacja jednego z trzech modeli kompleksowych działań;
3) sesja trzecia prezentacja Strategii w wersji ostatecznej wraz z wytycznymi do sposobu i harmonogramu wdrożenia. D. Współpraca Zamawiającego z Wykonawcą 1. Zamawiający zobowiązuje się do ścisłej współpracy z Wykonawcą na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do akceptacji, konsultacji lub wskazywania w przedstawianych materiałach obszarów wymagających uzupełnienia lub zmian na każdym etapie realizacji przedmiotu zamówienia, a Wykonawca zobowiązuje się do ich bezzwłocznego wprowadzenia. Wykonawca może odmówić wprowadzenia wskazanych przez Zamawiającego uzupełnień lub zmian, w tym przypadku zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu stosownego uzasadnienia. W przypadku niezaakceptowania przez Zamawiającego przedstawionego przez Wykonawcę uzasadnienia, Wykonawca zobowiązany będzie do wprowadzenia ww. uzupełnień i zmian. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonywania niezbędnych poprawek redakcyjnych i skrótów do opracowanego przedmiotu zamówienia. 4. Zamawiający będzie dokonywał wskazanych w pkt 2 czynności bez zbędnej zwłoki, w terminie nie dłuższym niż 4 dni robocze. E. Forma przygotowania i dostarczenia przedmiotu zamówienia 1. Strategia powinna być napisana w edytorze Microsoft Word for Windows przy użyciu czcionki Times New Roman, wielkość 10, przy zastosowaniu 1,5 punktu odstępu między wierszami, tekst wyjustowany. Strona wszystkie marginesy ustawione po 2,5 cm, wcięcie pierwszego wiersza akapitu 1cm. 2. Na początku przygotowanego tekstu należy podać pełne imię i nazwisko autora, kod pocztowy miejscowości, miejscowość, nazwę ulicy, numer domu i adres e-mail. Poniżej zamieścić należy tytuł publikacji (wielkość czcionki 14, pogrubiona). W tekście umieścić śródtytuły. 3. W przypadku odwołania do literatury, należy zamieścić alfabetyczny spis cytowanej literatury. Odnośnik do literatury w tekście powinien zawierać odpowiedni numer, według wykazu zamieszczonego w końcu tekstu. Numer pozycji powinien być ujęty w nawiasy kwadratowe [1]. Wykaz literatury należy uszeregować alfabetycznie według nazwisk autorów. Pozycje literaturowe tych samych autorów powinny być uszeregowane chronologicznie, np. [2,3]. Wysokość czcionki wykazu literatury ma być równa 10 punktów. 4. Strategia powinna zawierać m.in.: stronę tytułową, spis treści, wstęp, opis zagadnień ze spisu treści. 5. Rysunki, tabele powinny być rozmieszczone według odpowiednich powołań w tekście (tj. nie razem na końcu tekstu). Tabele i rysunki należy numerować liczbami arabskimi z podaniem ich tytułu. Przed tabelą i rysunkiem pozostawić jeden wiersz odstępu. Podpis umieścić pod rysunkiem, a opis tabel nad tabelą. 6. Przedmiot zamówienia powinien zostać oznaczony zgodnie z treścią obowiązujących Wytycznych w zakresie informacji i promocji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które zamieszczone są na stronie internetowej: www.up.podlasie.pl, poprzez umieszczenie logo UE i POKL, hasła PO KL oraz informacji o współfinansowaniu Strategii przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 7. Opracowaną Strategię, należy przedłożyć Zamawiającemu w 1 egzemplarzu: 1) w wersji papierowej, trwale spiętej, format A4 (parafowanej oraz podpisanej), 2) w wersji elektronicznej zapisanej w formacie programu Microsoft Word oraz PDF (na nośniku danych CD lub DVD).
F. Prawa autorskie Z chwilą przekazania przedmiotu zamówienia, Wykonawca przeniesie na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do materiałów wytworzonych w toku realizacji zawartej umowy. G. Termin realizacji zamówienia: do dnia 20 września 2013 r. H. Wymagania wobec osób przewidzianych do realizacji zamówienia: 1. Wymagania niezbędne: a) wykształcenie wyższe oraz co najmniej 3-letnie doświadczenie w pracy zawodowej z zakresu poradnictwa zawodowego, b) udział w opracowaniu co najmniej jednej analizy, badania, ekspertyzy, rekomendacji, strategii lub projektu z elementami poradnictwa zawodowego, w ciągu ostatnich 6 lat przed upływem terminu składania ofert, 2. Wymagania dodatkowe: c) w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert Wykonawca był autorem co najmniej 1 publikacji/artykułu o tematyce doradztwa edukacyjnego.