SPRAWOZDANIE z działalności kontrolnej Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w KATOWICACH w 200 roku.. Organizacja komórek PSP, realizujących czynności kontrolne.. Zgodnie z regulaminem organizacyjnym Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Katowicach prowadzenie kontroli przypisane jest do zadań Wydziału Kadr, Organizacji i Nadzoru. Bezpośrednio osobą nadzorującą i odpowiedzialną za działalność kontrolną, jest kierownik Sekcji Organizacji i Nadzoru w Wydziale Kadr, Organizacji i Nadzoru. Zespoły kontrolne nie są stałe, powoływane są w zależności od tematu kontroli i składają się z merytorycznych pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych Komendy, a kierownikiem zespołu kontrolnego zawsze jest osoba z Wydziału Kadr, Organizacji i Nadzoru. Średni czas trwania kontroli w jednostce kontrolowanej wynosi -2 dni robocze. Kontrolerzy na miejscu, w siedzibie kontrolowanego podmiotu, dokonują podstawowych ustaleń oraz pobierają potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty w zakresie objętym przedmiotem kontroli, na podstawie których, w siedzibie organu zarządzającego kontrolę prowadzone są dalsze czynności sprawdzające. Z pobranych dokumentów tworzone są akta kontroli. Wyjazdy do kontrolowanych komend PSP woj. śląskiego odbywają się samochodem służbowym i są one tak koordynowane, aby za każdym razem obejmowały wszystkich członków zespołu kontrolnego. Zespoły kontrolne prowadzą czynności w ramach codziennego rozkładu służby i nie generują dodatkowych godzin służby, ani też kosztów związanych z wypłatą należności wynikających z delegacji. W działalności kontrolnej prowadzonej przez Komendę Wojewódzką PSP w Katowicach w 200 r. nie powoływano biegłych. 2. Sposób planowania kontroli. Kontrole w roku 200 były realizowane na podstawie zatwierdzonego przez Śląskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP w Katowicach rocznego planu kontroli oraz kontrole doraźne. W procesie opracowywania rocznego planu kontroli na 200 r. kierowano się
propozycjami naczelników wydziałów, którzy typowali konkretne komendy PSP woj. śląskiego na podstawie prowadzonych przez te wydziały badań i analiz i ich wyników oraz rezultatów wcześniejszych kontroli bądź na podstawie przeprowadzonych czynności sprawdzająco -wyjaśniających. W przypadku każdej kontroli opracowywany jest jej program, wystawiane są indywidualne upoważnienia do jej przeprowadzenia. Dokumenty te są zatwierdzane przez Śląskiego Komendanta Wojewódzkiego. W protokole kontroli w części zawierającej pouczenie, zawarte są informacje, o uprawnieniach podmiotu kontrolowanego w związku z ustaleniami kontroli. Po zakończeniu postępowania kontrolnego, zarządzający kontrolę kieruje wystąpienie pokontrolne do komendanta powiatowego / miejskiego PSP informując go, że jest zobowiązany w terminie do 30 dni od daty otrzymania wystąpienia, powiadomić zarządzającego kontrolę, o usunięciu nieprawidłowości lub działaniach pojętych dla ich wyeliminowania bądź o przyczynach nie podjęcia tych działań. W przypadku stwierdzenia rażących nieprawidłowości podejmowane są stosowne środki dyscyplinujące. 3. Liczba kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym z wyszczególnieniem rodzajów i problematyki kontroli, liczba skontrolowanych oraz wydział prowadzący kontrolę. 3.. Rodzaj i liczba kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym Lp. Rodzaj kontroli Liczba kontroli Liczba skontrolowanych Uwagi. kompleksowa - - 2. problemowa zakończone 3. sprawdzająca - - 4. doraźna 2 - kontrole w toku - nie zakończone RAZEM: 3 3.2. Problematyka kontroli i liczba skontrolowanych jednostek (komórek organizacyjnych). Lp. - kompleksowych Liczba skontrolowanych. Kontroli kompleksowych nie prowadzono. 2
Lp. - problemowych tematyka kontroli Liczba skontrolowanych Jednostka organizacyjna PSP objęta kontrolą Wydział/skład zespołu kontrolnego. Realizacja zagadnień kontrolno rozpoznawczych. 2. Kontrola dokumentacji łączności, poprawność danych w systemie SWD oraz realizacja zagadnień e- administracji. Prawidłowość realizacji zadań i obowiązków wynikających z dyspozycji zawartych w Instrukcji w sprawie organizacji łączności w sieciach radiowych UKF w Państwowej Straży Pożarnej z dnia 9 czerwca 2009 roku. KM PSP Mysłowice KM PSP Piekary Śl. KM PSP Żory KM PSP Ruda Śląska WKO i 3 osoby WZ WKO i 2 osoby WIiŁ 3. Prawidłowość przeprowadzania naboru i mianowania na stanowiska służbowe oraz przyznawania uposażenia w szczególności zasady przyznawania dodatku motywacyjnego. KM PSP Gliwice KM PSP Katowice KM PSP Mysłowice WKO oraz 2 osoby z Sekcji Kadr 4. Sprawdzenie prawidłowości przygotowania i sporządzania dokumentacji powypadkowej oraz realizacji procesu doskonalenia zawodowego. Realizacja szkoleń z zakresu bhp. Profilaktyczna ochrona zdrowia. KM PSP Sosnowiec KP PSP Racibórz WKO i osoba BHP 5. Sprawdzenie poprawności opracowania miejskiego planu ratowniczego, jego aktualizacja oraz analizy zabezpieczenia operacyjnego. Ocena gotowości bojowej JRG w aspekcie zapewnienia minimalnych stanów osobowych. KM PSP Sosnowiec KP PSP Zawiercie WKO i 3 osoby WR Lp. Kontrole problemowe w trakcie realizacji Liczba kontrolowanych podm. przez wydziały Jednostka organizacyjna PSP objęta kontrolą 4. Sprawdzenie prawidłowości przygotowania i sporządzania dokumentacji powypadkowej oraz realizacji procesu doskonalenia zawodowego. Realizacja szkoleń z zakresu bhp. Profilaktyczna ochrona zdrowia. 2 KM PSP Dąbrowa Górnicza KM PSP Mysłowice WKO i osoba BHP 6. Gospodarka mundurowa, równoważnik, wyposażenie strażaków. KM PSP Tarnowskie Góry WKO i osoba WT 3
Lp. - doraźnych zakres przedmiotowy. Prawidłowość prowadzenia akt osobowych. 2. Prawidłowość przyznawania dodatków służbowych i motywacyjnych. Liczba kontrolowanych Jednostka organizacyjna PSP objęta kontrolą KM PSP Dąbrowa Górnicza KP PSP Kłobuck naczelnik WKO oraz kierownik sekcji Org. i Nadzoru - WKO oraz 2 osoby z Sekcji Kadr Lp. Nie prowadzono - sprawdzających zakres przedmiotowy Liczba skontrolowanych Jednostka organizacyjna PSP objęta kontrolą Czynności sprawdzająco wyjaśniające realizowane na podstawie 7 ust.2 zarządzenia MSWiA nr 49 w sprawie szczegółowych zasad i trybu prowadzenia kontroli przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji Lp. Zakres przedmiotowy. Sprawdzenie zarzutów, dot. zasadności przyznawania dodatków służbowych i motywacyjnych zawartych w anonimowej skardze przesłanej do wyjaśnienia przez KG PSP. Liczba skontrolowanych Jednostka organizacyjna PSP objęta kontrolą KM PSP Ruda Śląska Kontrole prowadzone w 200 roku zazwyczaj obejmowały okres od dnia stycznia 2008 roku do dnia kontroli. W przypadku kontroli prowadzonych pod koniec 200 r. zdarzały się przypadki objęcia okresem kontroli zadania realizowane od dnia stycznia 2009 r. do dnia kontroli, a więc w obu sytuacjach, kontroli poddawano aktualny stan realizacji zadań bieżących. We wszystkich wystąpieniach pokontrolnych zawierano formułę, że w trakcie kontroli kierowano się podstawowymi kryteriami oceny, którymi są: legalność, gospodarność, celowości i rzetelność. Najczęściej stosowanym kryterium było kryterium legalności prawnej oraz w pojedynczych przypadkach kryterium rzetelności. 4
4. Ocen sformułowanych na podstawie ustaleń z kontroli, stosowanej skali ocen oraz przeważającej oceny dotyczącej realizacji poszczególnych zadań przez kontrolowane podmioty. Ustalenia z kontroli podlegały ocenie sformułowanej w dokumencie pt. Wystąpienie pokontrolne. Część oceniająca wystąpienia pokontrolnego zawierała uzasadnione oceny i uwagi kontrolowanej działalności, które formułowane były wg kryteriów: rzetelności, gospodarności, legalności i celowości. Wskazane były osoby odpowiedzialne za stwierdzone nieprawidłowości. Dokonując oceny kontrolowanej działalności, kierowano się metodą zero jedynkową, tj. pozytywnie, negatywnie. W zdecydowanej większości przeprowadzonych kontroli, ocenie poddawano całość kontrolowanych zagadnień i we wszystkich tych przypadkach była to ocena pozytywna, pomimo występowania pewnych niedociągnięć i nieprawidłowości, które jednak w ogólnym ujęciu, po uprzednim ustaleniu ocen cząstkowych, nie dawały podstaw do sformułowania oceny negatywnej. W dwóch przypadkach przeprowadzonych kontroli oceniano z osobna poszczególne jej części tematyczne, bez formułowania oceny ogólnej. W jednym przypadku zastosowano skalę, na poziomie dostatecznym oceniono realizację zadań przez Komendanta Miejskiego PSP. 5
Plan kontroli komend powiatowych / miejskich PSP woj. śląskiego na 200 r. zakładał przeprowadzenie 5 kontroli problemowych. Do dnia 3 grudnia ubr. w pełni przeprowadzonych zostało. Zespoły kontrolne Śląskiego Komendanta Wojewódzkiego PSP w Katowicach nadal prowadzą czynności kontrolne w 3 komendach PSP woj. śląskiego. Termin przeprowadzenia tych kontroli został przesunięty na IV kwartał. Sytuacja ta była wynikiem bardzo dużego zaangażowania komend powiatowych / miejskich PSP i pracowników Komendy Wojewódzkiej PSP Katowice w działania ratownicze prowadzone w okresie od maja do września 200 r. związane z występowaniem powodzi i licznych podtopień na terenie woj. śląskiego. W przypadku na wniosek naczelnika wydziału Kontrolno Rozpoznawczego, zarządzający kontrolę, wyraził zgodę na jej przesunięcie na rok 20. W okresie 200 roku wszczęto 2 kontrole doraźne w KM PSP Dąbrowa Górnicza i KP PSP Kłobuck. W trybie 7 ust. 2 zarządzenia MSWiA nr 49 w sprawie szczegółowych zasad i trybu prowadzenia kontroli przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji przeprowadzono czynności sprawdzająco wyjaśniające w KP(M) PSP woj. śląskiego.. Wnioski i uwagi dotyczące organizacji czynności kontrolnych i sprawozdawczości. Obecnie obowiązujące zarządzenie nr z dnia 2 czerwca 200 r. Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli przez MSWiA oraz organy i jednostki podległe lub nadzorowane przez MSWiA znacznie rozszerzyło katalog czynności związanych z przygotowaniem kontroli jak i z jej prowadzeniem i informacjach o ich wynikach. Wymaga to dużego zaangażowania do przygotowania, przeprowadzenia i podsumowania procesu kontrolnego osób, wytypowanych przez zarządzającego kontrolę do jej przeprowadzenia. Obowiązki te realizowane są dodatkowo i nie znajdują odzwierciedlenia w zakresach czynności. Sytuacja ta powoduje, że niejednokrotnie wydłuża się czas prowadzenia kontroli do jej zakończenia, ponieważ w pierwszej kolejności realizowane są bieżące zadania i zadania terminowe wynikające z danego stanowiska i z zakresu obowiązków. Już samo opracowanie programu kontroli jest obecnie dość złożonym procesem. Również przyjęta forma sporządzania obszernej dokumentacji w trakcie kontroli i jej ewidencjonowania jak i sprawozdawczości wymaga dużego zaangażowania. 6
2. Wnioski dotyczące funkcjonowania obowiązujących obecnie przepisów regulujących problematykę planowania i realizacji czynności kontrolnych. Na przestrzeni ostatnich 0 lat system kontroli funkcjonujący w Państwowej Straży Pożarnej był poddawany modyfikacjom rozszerzającym. Kolejne akty prawne w tym zakresie, nakładały na kierownika kontroli i zespoły kontrolne coraz więcej zobowiązań. W chwili obecnej unormowania prawne regulujące tą problematykę w służbach mundurowych, zostały niemal zrównane z wymogami, obowiązującymi dla wyspecjalizowanych organów kontrolnych jakim niewątpliwie jest Najwyższa Izba Kontroli i jej delegatury. O ile NIK jest naczelnym organem kontroli państwowej i prowadzi tylko i wyłącznie działalność kontrolną przy pomocy wysoko wykwalifikowanej kadry o wykształceniu niemal wyłącznie prawniczym to działalność kontrolna w Państwowej Straży Pożarnej jest jedną z wielu zadań, wynikającą z art. 0, ust.3 pkt.3 i art.2, ust. 5 pkt ustawy o Państwowej Straży Pożarnej (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 2, poz. 68 z późn.zm.). Stawianie więc prawie równorzędnych wymogów w standardach prowadzenia kontroli pod względem: legalności, oszczędności, efektywności, celowości i rzetelności dla organów jw. i komend wojewódzkich oraz powiatowych i miejskich PSP powoduje, że możliwe jest jedynie dokonywanie oceny kontrolowanej działalności pod względem legalności. Powyższe wynika z faktu, że w strukturach PSP, osoby z wykształceniem prawniczym, zatrudniane są jedynie na stanowisku radca prawny, a i członkowie zespołów kontrolnych posiadają wykształcenie, z reguły pożarnicze, zgodnie z profilem działalności Państwowej Straży Pożarnej. Istotnym elementem jest również fakt, że w strukturze organizacyjnej Państwowej Straży Pożarnej woj. śląskiego nie funkcjonuje żadna komórka ds. kontroli, a działalność ta jest prowadzona poprzez merytorycznych pracowników z poszczególnych wydziałów, którzy powoływani są do składów zespołów kontrolnych w zależności od tematyki kontroli. Duże trudności sprawia sytuacja prowadzenia kontroli wewnętrznej w oparciu o te same wymogi, z zastosowaniem niemal tej samej procedury i trybu co organ NIK i inne wyspecjalizowane w tym zakresie organy centralne, przez komendy wojewódzkie, a zwłaszcza powiatowe i miejskie PSP, w których w systemie codziennym zatrudnionych jest co najwyżej osób z kierownictwem włącznie. Wprowadzenie w KW i KP(M) PSP w procesie kontrolnym dodatkowego poziomu bezpośredni przełożony kierownika zespołu kontrolnego, jest dość problematyczne w przypadku prowadzenia kontroli, w zakresie problematyki objętej bezpośrednim nadzorem, przez zarządzającego kontrolę. Tak więc mając powyższe na względzie proponuje się przyjęcie bardziej uproszczonej formuły prowadzenia działalności kontrolnej w strukturach PSP, szczególnie w przypadku kontroli wewnętrznych. 7
3. Potrzeby szkoleniowe kadry kontrolerskiej oraz osób zaangażowanych w proces kontroli, a także stanu ich realizacji. W związku ze zmianą zarządzenia dot. zasad i trybu przeprowadzania kontroli przez MSWiA oraz organy i jednostki podległe lub nadzorowane przez MSWiA oraz z ustaleniami na szkoleniu kontrolerskim w listopadzie 200 r., przyjęto zasadę, że kierownikiem kontroli będzie naczelnik wydziału właściwego w sprawach będących przedmiotem kontroli. Kontrola będzie realizowana w układzie 2-4 osób gdzie osoba to (naczelnik wydziału) oraz w zależności od zakresu objętego kontrolą, członkami zespołu kontrolnego będą 2-3 osoby. W chwili obecnej w woj. śląskim 2 osoby posiadają ukończone szkolenie kontrolerskie, które organizowane było przez Komendę Główną w 2007 roku. W związku z powyższym istnieje potrzeba przeszkolenia w tym zakresie naczelników wydziałów oraz przynajmniej po osobie z komend powiatowych / miejskich PSP woj. śląskiego. 8