WOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI PS-2.967.5.2012.3.JG Szczecin, dnia kwietnia 2012 r. Pani Anna Kuciak Przewodnicząca Polskiego Towarzystwa Zapobiegania Narkomanii w Warszawie ul. Chmielna 10A/21 00-020 Warszawa WYSTĄPIENIE POKONTROLNE 1. Jednostka kontrolowana Polskie Towarzystwo Zapobiegania Narkomanii Oddział Szczecin ul. W. Łokietka 22 70-255 Szczecin 2. Imię, nazwisko i stanowisko służbowe kontrolerów - Anna Wiśniewska - starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej kierownik zespołu kontrolującego, - Jagoda Gzyl inspektor w Wydziale Polityki Społecznej, - Marta Zagórska p. o. Kierownika Oddziału w Wydziale Finansów i Budżetu. 3. Data rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych Kontrola rozpoczęła i zakończyła się w dniu 7 marca 2012 r. 4. Zakres kontroli Przedmiotem kontroli była ocena sposobu realizacji zadań z zakresu zwalczania AIDS i przeciwdziałania zakażeniom HIV na terenie województwa zachodniopomorskiego zleconych przez Wojewodę Zachodniopomorskiego w 2011 r. Warsztaty na temat HIV/AIDS Umowa Nr 3/HIV/2011 (122/PS2/2011) z dnia 29 kwietnia 2011 r. oraz Bezpieczna jazda. Profilaktyka na 4 kołach Umowa Nr 4/HIV/2011 (123/PS2/2011) z dnia 29 kwietnia 2011 r. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 4, 70 502 Szczecin tel. 91 43-03 315, 091 43-42-413, fax. 91 43-30-250, e-mail: wojewoda@szczecin.uw.gov.pl
5. Ocena skontrolowanej działalności Kontrolujący oceniają pozytywnie wykonanie ww. zadań. Ustalenia na których została oparta ocena zostały przedstawione poniżej. W ramach czynności kontrolnych zbadano stan realizacji zadań, efektywność, rzetelność i jakość wykonania zadań, prawidłowość wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadań, prowadzenie dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy oraz zamieszczenie informacji, że zadania są współfinansowane ze środków Wojewody Zachodniopomorskiego we wszystkich materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów, ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych. Zapoznano się z dokumentacją dotyczącą realizacji zadań. Zgodnie z pismem z dnia 10 maja 2011 r. Powiat Drawski zgłosił chęć przystąpienia do współrealizacji zadań (załącznik nr 1). Umowa 3/HIV/2011 (122/PS2/2011) Wojewoda Zachodniopomorski w 2011 r. zlecił Polskiemu Towarzystwu Zapobiegania Narkomanii Oddział w Szczecinie zadanie z zakresu zwalczania AIDS i przeciwdziałania zakażeniom HIV na terenie województwa zachodniopomorskiego na podstawie Umowy Nr 3/HIV/2011 (122/PS2/2011) z dnia 29 kwietnia 2011 r. Tytuł zadania: Warsztaty na temat HIV/AIDS. W ramach zadania zrealizowano 15 spotkań z młodzieżą z powiatu drawskiego w postaci czterogodzinnych warsztatów edukacyjnych na temat HIV/AIDS, chorób przenoszonych drogą płciową oraz zasad bezpiecznego seksu (załącznik nr 2 i 3). Warsztaty zostały zrealizowane zgodnie z harmonogramem czyli w miesiącu wrześniu 2011 r. Na potrzeby zadania został przygotowany materiał edukacyjny w formie komiksów, scen sytuacyjnych oraz zadań do przemyślenia (załącznik nr 4) zgodnie z ofertą. Zlecone zadanie zostało zrealizowane zgodnie z zakresem merytorycznym oferty i sprawozdania. Powyższa umowa została zawarta na kwotę 8.500,- zł. Zgodnie z 3 ust. 1 ww. umowy, Zleceniodawca zobowiązał się dokonać przelewu kwoty udzielonej dotacji w terminie 30 dni od daty zawarcia przedmiotowej umowy. Zleceniodawca zrealizował przelew dotacji z umowy jw. w dniu 12 maja 2011 r. wyciągiem bankowym nr 297, co wynika z ewidencji księgowej konta Zleceniobiorcy powyższej umowy, tj. Polskiego Towarzystwa Zapobiegania Narkomanii konto 130-02-851-85195-2820-1164 (wydruk obrotów konta w załączeniu załącznik nr 5). Zgodnie z 3 ust. 1 ww. umowy, Zleceniodawca przeznaczył dotację w kwocie 8.500,- zł na wydatki: 1. wynagrodzenie edukatorów 5.400,- zł, 2. księgowość 600,- zł, 3. opracowanie i druk materiałów edukacyjnych 2.500,- zł. Polskie Towarzystwo Zapobiegania Narkomanii zrealizowało wydatki w pozycjach jak niżej: L Rodzaj wydatku Faktura / rachunek p 1. wynagrodzenie rk 18/2011 do umowy 02/MJ/ZUW/2011 edukatorów rk 19/RŁ/2011 do umowy 19/RŁ/2011 Wartość faktury/ rachunku w złotych Wydatek z dotacji w zł Data realizacji wydatku 4.500,00 4.500,00 30.09.2011 900,00 900,00 30.09.2011 2
2. księgowość 3. opracowanie i druk materiałów edukacyjnych razem 5.400,00 5.400,00 x fra 124/MKS/09/2011 600,00 600,00 29.09.2011 razem 600,00 600,00 x fra 46/I/2011 3.000,00 2.500,00 5.09.2011 razem 3.000,00 2.500,00 x 4. OGÓŁEM x 9.000,00 8.500,00 x Jak wynika z powyższego zestawienia, wartość poniesionych wydatków objętych dotacją Wojewody Zachodniopomorskiego wyniosła 8.500,- zł, co w zestawieniu do wartości umowy stanowi 100,00 % realizacji całego zadania 2011 roku. Załącznikiem nr 6 są faktury i rachunki ujęte w ww. tabeli zrealizowanych wydatków wraz z umowami cywilno- prawnymi do wypłaty należnych wynagrodzeń za wykonane prace. W trakcie kontroli sprawdzono wszystkie faktury i rachunki wyszczególnione w powyższym zestawieniu tabelarycznym. Ustalono także zgodność poniesionych wydatków jw. z postanowieniem 3 ust. 1 Umowy Nr 3/HIV/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r. podającym kwalifikację wydatków z udzielonej dotacji. Nie stwierdzono nieprawidłowości w wydatkowaniu udzielonej dotacji jw. Umowa 4/HIV/2011 (123/PS2/2011) Wojewoda Zachodniopomorski w 2011 r. zlecił Polskiemu Towarzystwu Zapobiegania Narkomanii Oddział w Szczecinie zadanie z zakresu zwalczania AIDS i przeciwdziałania zakażeniom HIV na terenie województwa zachodniopomorskiego na podstawie Umowy Nr 4/HIV/2011 (123PS2/2011) z dnia 29 kwietnia 2011 r. Tytuł zadania: Bezpieczna jazda. Profilaktyka na czterech kołach. W ramach zadania bus spełniający funkcję mobilnego punktu informacyjnego HIV/AIDS odwiedził 13 placówek oświatowych na terenie powiatu drawskiego (załącznik nr 7). W czasie postoju ww. busa udzielano rzetelnych porad w zakresie HIV/AIDS, wyświetlano materiały informacyjne i filmy promujące właściwe zachowania wobec problemu HIV, organizowano konkursy sprawdzające wiedzę o HIV i AIDS oraz prowadzono dystrybucję materiałów edukacyjnych (załącznik nr 8). Profesjonalnym poradnictwem udało się objąć cały powiat. Program trwał od 1 czerwca do 17 czerwca 2011 r. zgodnie z harmonogramem. Informacje o programie pojawiły się na stronach internetowych PTZN Oddział w Szczecinie i powiatu współrealizującego zadanie (załącznik nr 9). Zlecone zadanie zostało zrealizowane zgodnie z zakresem merytorycznym oferty i sprawozdania. Powyższa umowa została zawarta na kwotę 12.300,- zł. Zgodnie z 3 ust. 1 ww. umowy, Zleceniodawca zobowiązał się dokonać przelewu kwoty udzielonej dotacji w terminie 30 dni od daty zawarcia przedmiotowej umowy. Zleceniodawca zrealizował przelew dotacji z umowy jw. w dniu 12 maja 2011 r. wyciągiem bankowym nr 297, co wynika z ewidencji księgowej konta Zleceniobiorcy powyższej umowy, tj. Polskiego Towarzystwa Zapobiegania Narkomanii konto 130-02-851-85195-2820-1164 (wydruk obrotów konta w załączeniu załącznik nr 5). Zgodnie z 3 ust. 1 ww. umowy, Zleceniodawca przeznaczył dotację w kwocie 12.300,- zł na wydatki: 1. wynagrodzenie edukatorów 6.300,- zł, 3
2. wynajem busa 3.400,- zł, 3. nagrody 1.200,- zł, 4. zakup prezerwatyw 500,- zł, 5. księgowość 600,- zł, 6. koszty wyposażenia, opłaty pocztowe, materiały biurowe 300,00 zł. Polskie Towarzystwo Zapobiegania Narkomanii zrealizowało wydatki w pozycjach jak niżej: L p 1. Rodzaj wydatku Faktura / rachunek Wartość faktury/ rachunku w złotych Wydatek z dotacji w zł Data realizacji wydatku rk 11/2011 do umowy 01/MJ/ZUW/2011 4.050,00 4.050,00 30.06.2011 wynagrodzenie edukatorów rk 16/RŁ/2011 do umowy 16/RŁ/2011 2.250,00 2.250,00 21.06.2011 razem 6.300,00 6.300,00 x 2. wynajem busa fra SZ-83-06-2011 3.400,00 3.400,00 razem 3.400,00 3.400,00 x 3. nagrody fra 1467/M/11 1.403,92 1.200,00 8.06.2011 razem 1.403,92 1.200,00 x 4. zakup prezerwatyw fra 1467/M/11 500,00 500,00 8.06.2011 razem 500,00 500,00 x 5. księgowość fra 129/MKS/06/2011 600,00 600,00 20.06.2011 razem 600,00 600,00 x 6. koszty fra SZ-84-06-2011 400,00 300,00 1.06.2011 wyposażenia, opłaty pocztowe, materiały biurowe razem 400,00 300,00 x 7. OGÓŁEM x 12.603,92 12.300,00 x Jak wynika z powyższego zestawienia, wartość poniesionych wydatków objętych dotacją Wojewody Zachodniopomorskiego wyniosła 100,00 % realizacji całego zadania 2011 roku. Załącznikiem nr 10 są faktury i rachunki ujęte w ww. tabeli zrealizowanych wydatków wraz z umowami cywilno- prawnymi do wypłaty należnych wynagrodzeń za wykonane prace. W trakcie kontroli sprawdzono wszystkie faktury i rachunki wyszczególnione w powyższym zestawieniu tabelarycznym. Ustalono także zgodność poniesionych wydatków jw. z postanowieniem 3 ust. 1 Umowy Nr 4/HIV/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 r. podającym kwalifikację wydatków z udzielonej dotacji. Nie stwierdzono nieprawidłowości w wydatkowaniu udzielonej dotacji jw. 4
Zgodnie z 7 ust. 1 Umowy Nr: 3/HIV/2011 oraz 4/HIV/2011 zawartych w dniu 29 kwietnia 2011 r. na zadania jw., Zleceniobiorca dotacji zobowiązał się do prowadzenia na potrzeby obsługi zawartej umowy, wyodrębnionej ewidencji księgowej. Polskie Towarzystwo Zapobiegania Narkomanii prowadzi wyodrębnioną ewidencję księgową na potrzeby obsługi księgowej ww. umów na kontach analitycznych: 1. konto 500-01-02 środki z Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego (do Umowy Nr 3/HIV/2011), 2. konto 500-01-01 środki z Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego (do Umowy Nr 4/HIV/2011). Wydruki ewidencji powyższych kont stanowią załącznik nr 11. Ewidencja księgowa obejmuje wszystkie dowody księgowe potwierdzające poniesione wydatki w 2011 r. w wysokości udzielonej dotacji wg powyższych umów. Wszystkie sprawdzone faktury, rachunki jako dokumenty księgowe są poprawnie opisane wraz z podaniem wydatku do numeru zawartej umowy i nazwą zadania publicznego. Są sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, co spełnia wymogi wynikające z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). Obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej środków otrzymanych na realizację umowy nakłada także ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (jednolity tekst: Dz. U. z 2010 r., Nr 234, poz. 1536 z późn. zm.). Na wszystkich materiałach edukacyjnych umieszczono informację, iż zostały sfinansowane ze środków Wojewody Zachodniopomorskiego 6. Zakres przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości W wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w działalności (realizacji zadań) Polskiego Towarzystwo Zapobiegania Narkomanii Oddział w Szczecinie. 5