Do podstawowych zadań Departamentu Organizacyjnego należą w szczególności: I. ZADANIA OGÓLNE 1. Prowadzenie spraw związanych z obsługą Sekretarza Miasta. 2. Koordynacja i nadzór nad obiegiem korespondencji kierowanej do Sekretarza Miasta. 3. Organizowanie przyjęć klientów przez Sekretarza Miasta w ramach skarg i wniosków. 4. Koordynacja i organizacja spotkań Sekretarza Miasta. 5. Prowadzenie i utrzymywanie w stałej aktualności zbioru informacji adresowych i telefonicznych niezbędnych do pracy na stronach BIP Departamentu. 6. Prowadzenie spraw administracyjno-biurowych Departamentu. 7. Prowadzenie ewidencji wydatków budżetowych inwestycyjnych zgodnie z zatwierdzonym harmonogramem wydatków. 8. Prowadzenie harmonogramu wydatków budżetowych. 9. Przygotowywanie wniosków o nadanie orderu lub odznaczenia państwowego osobom szczególnie zasłużonym. 10. Rozwijanie, wdrażanie i ciągłe doskonalenie systemu zarządzania jakością. 11. Prowadzenie obsługi narad kierownictwa Urzędu Miejskiego. II. ZADANIA REFERATU ORGANIZACJI I KADR 1. W zakresie prawidłowej organizacji pracy Urzędu: 1) opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, regulaminu pracy oraz Statutu Miasta, a także przygotowywanie, w razie potrzeby, projektów aktualizujących treść tych dokumentów; 2) zapewnienie sprawnej organizacji i funkcjonowania Urzędu, wdrażanie nowych metod i technik zarządzania; 3) koordynowanie działalności jednostek organizacyjnych Urzędu; 4) realizacja projektów z funduszy zewnętrznych w zakresie organizacji pracy Urzędu i zarządzania zasobami ludzkimi. 2. W zakresie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników Urzędu, w tym: 1) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem służby przygotowawczej nowozatrudnionych pracowników w Urzędzie; 2) organizowanie szkoleń wewnątrzurzędowych oraz nadzór nad ich przebiegiem; 3) nawiązywanie współpracy z instytucjami i ośrodkami szkoleniowymi oraz placówkami naukowo-badawczymi; 4) koordynowanie i kontrola realizacji szkoleń w Urzędzie; 5) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników. 3. W zakresie spraw pracowniczych: 1) prowadzenie postępowań w sprawie naboru kandydatów do pracy w Urzędzie Miejskim; 2) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu Miejskiego; 3) prowadzenie przy współpracy z nadzorującymi Departamentami, Referatami postępowań w sprawie naboru kandydatów na stanowiska kierowników miejskich jednostek organizacyjnych podlegających przepisom ustawy o pracownikach samorządowych; 4) przygotowywanie umów, angaży dla kierowników miejskich jednostek organizacyjnych podlegających przepisom ustawy o pracownikach samorządowych, na podstawie projektów
tych dokumentów przygotowanych przez Departamenty, Referaty nadzorujące miejskie jednostki organizacyjne; 5) prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników Urzędu; 6) koordynowanie spraw związanych z przeprowadzeniem okresowych ocen kwalifikacyjnych i przeglądów kadrowych; 7) organizowanie i koordynowanie praktyk dla uczniów szkół ponadgimnazjalnych i studentów wyższych uczelni; 8) organizowanie przy współudziale Powiatowego Urzędu Pracy, na potrzeby Urzędu stażu i koordynowanie jego przebiegu; 9) sporządzanie okresowych sprawozdań statystycznych o stanie zatrudnienia oraz innych analiz i informacji związanych z w/w sprawami. 4. W zakresie sprawności funkcjonowania Urzędu: 1) współdziałanie z Biurem Rady Miejskiej w zakresie organizacyjnego zabezpieczenia prac związanych z powoływaniem i działalnością jednostek podporządkowanych Radzie; 2) koordynowanie działań Departamentów Urzędu w zakresie: a) prawidłowości zapisów Regulaminów Wewnętrznych Departamentów z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu; b) prowadzenia centralnego rejestru Zarządzeń i Decyzji celowościowych Prezydenta Miasta oraz nadzór nad ich bieżącą aktualizacją; c) prowadzenia i bieżąca aktualizacja centralnego rejestru upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta Miasta oraz nadzór nad ich bieżącą aktualizacją; 3) nadzór nad realizacją obsługi prawnej w Urzędzie. 5. Współudział przy wykonywaniu czynności związanych z przeprowadzeniem wyborów Prezydenta RP, do Sejmu i Senatu RP, Rady Miejskiej, Prezydenta Miasta, organów samorządów mieszkańców i innych organów stosownie do zakresu zadań zawartych w obowiązujących przepisach oraz w oparciu o harmonogram czynności technicznoorganizacyjnych zatwierdzony przez Prezydenta Miasta. 6. Obsługa Biuletynu Informacji Publicznej oraz ESIP w zakresie spraw realizowanych przez Referat. III. ZADANIA REFERATU OBSŁUGI URZĘDU 1. Zarządzanie obiektami Urzędu wraz z terenami przyległymi oraz administrowanie pomieszczeniami użytkowanymi przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu w zakresie: 1) prowadzenia spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Urzędu oraz zabezpieczeniem usług sprzątania i ochrony obiektów Urzędu Miejskiego oraz pomieszczeń użytkowanych; 2) zawierania umów najmu oraz umów z dostawcami mediów i usług; 3) utrzymania czystości na terenie przyległym do budynków Urzędu Miejskiego; 4) zapewnienia estetyki pomieszczeń poprzez malowanie ciągów komunikacyjnych, klatek schodowych i pomieszczeń biurowych; 5) prowadzenia spraw związanych z utrzymaniem technicznym obiektów Urzędu Miejskiego, w szczególności: a) dokonywania okresowych kontroli utrzymania technicznego budynków; b) klasyfikowania budynków i pomieszczeń Urzędu do wykonania remontów, napraw bieżących i inwestycji;
c) prowadzenia książek obiektów budowlanych Urzędu. 2. Gospodarka środkami rzeczowymi oraz zabezpieczenie potrzeb Urzędu Miejskiego w zakresie materiałowo-technicznym umożliwiającym realizację zadań komórek organizacyjnych Urzędu poprzez: 1) zakup materiałów biurowych i eksploatacyjnych; 2) zakup maszyn i urządzeń biurowych; 3) wyposażenie pomieszczeń biurowych i innych; 4) zamawianie i rozdział prasy na Departamenty Urzędu; 5) gospodarowanie składnikami majątku ruchomego w Urzędzie. 3. Realizacja zadań inwestycyjnych, remontów kapitalnych, bieżących i konserwacji w budynkach Urzędu poprzez : 1) opracowywanie dokumentacji przetargowej na roboty budowlane i inwestycje wraz z załącznikami; 2) rozliczanie inwestycji, o których mowa w pkt. 1 pod względem merytorycznym i finansowym; 3) przygotowywanie remontów pod względem formalno-prawnym, przygotowanie umów z projektantami, wykonawcami i kontrola ich realizacji. 4. Prowadzenie archiwum zakładowego i poligrafii: 1) przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych Urzędu uporządkowanych zgodnie z instrukcją archiwalną do archiwum zakładowego; 2) udostępnianie posiadanych akt upoważnionym pracownikom Urzędu; 3) prowadzenie ewidencji zasobów archiwalnych zgodnie z wytycznymi Instrukcji Archiwalnej; 4) powielanie materiałów dla potrzeb Urzędu. 5. Prowadzenie działalności socjalnej na rzecz pracowników, emerytów i rencistów Urzędu poprzez : 1) dofinansowanie do wypoczynku; 2) udzielanie pożyczek zwrotnych na cele mieszkaniowe; 3) udzielanie zapomóg; 4) finansowanie działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej; 5) finansowanie świadczeń z tytułu zwiększonych wydatków świątecznych; 6) organizowanie spotkań z emerytami i rencistami Urzędu; 7) organizowanie zabawy choinkowej dla dzieci. 6. Prowadzenie magazynu materiałów biurowych i mebli oraz sprzętu techniczno-wojskowego i OC: 1) ewidencjonowanie, wydawanie i rozliczanie materiałów biurowych i sprzętu; 2) prowadzenie kartotek ilościowo-wartościowych materiałów biurowych i sprzętu w magazynie biurowym i mebli; 3) przygotowanie składników majątku ruchomego do oceny pod względem przydatności do dalszego użytkowania lub likwidacji; 4) kontrola zestawień ilościowo-cenowych przygotowywanych do zamówień publicznych na dostawę materiałów biurowych i eksploatacyjnych; 5) przyjmowanie i przekazywanie materiałów eksploatacyjnych do utylizacji; 6) znakowanie mebli i sprzętu biurowego; 7) przechowywanie i konserwacja sprzętu OC w magazynie oraz prowadzenie na bieżąco obowiązkowej dokumentacji; 8) opracowywanie rocznych planów kontroli magazynów OC na terenie miasta Elbląga oraz prowadzenie doraźnych i planowych kontroli tych magazynów;
9) opracowywanie na podstawie rocznego planu pracy miesięcznych zamierzeń dotyczących konserwacji, utrzymania w należytym stanie urządzeń magazynowych oraz prowadzenie kontroli w tym zakresie; 10) uzgadnianie ewidencji materiałowej magazynu sprzętu techniczno-wojskowego z ewidencją Referatu Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego. 7. Nadzór nad merytoryczną zgodnością płatności faktur wynikających z zawartych umów oraz wydatków bieżących i inwestycyjnych w ramach działalności Departamentu. 8. Prowadzenie transportu własnego i obcego: 1) zapewnienie prawidłowej obsługi transportu osobowego i dostawczego Urzędu; 2) obsługa techniczna wyborów, targów i innych imprez okolicznościowych; 3) prowadzenie ewidencji kart drogowych, rozliczanie i kontrola zużycia paliwa, rozliczanie czasu pracy kierowców; 4) sporządzanie i przekazywanie okresowych sprawozdań wprowadzania zanieczyszczeń z procesów spalania paliw w silnikach spalinowych; 5) prowadzenie spraw związanych z korzystaniem przez pracowników Urzędu z prywatnych pojazdów do celów służbowych. 9. Gospodarka pieczątkami i tablicami urzędowymi: 1) zlecanie wykonania pieczątek - prowadzenie rejestru wydanych i zlikwidowanych pieczątek; 2) zamawianie tablic urzędowych i informacyjnych oznakowanie. 10. Prowadzenie czynności związanych z udzielaniem zamówień publicznych dotyczących zadań realizowanych przez Referat Obsługi Urzędu. 11. Wykonywanie czynności kancelaryjnych w Referacie: 1) prowadzenie rejestru ogłoszeń i obwieszczeń; 2) przygotowywanie aktów prawnych dotyczących realizowanych zadań Departamentu. 12. Konserwacja sprzętu biurowego i elektrycznego oraz naprawa urządzeń wodnokanalizacyjnych: 1) naprawa i konserwacja mebli biurowych; 2) naprawa drzwi, okien oraz wymiana zamków; 3) konserwacje i drobne naprawy urządzeń hydraulicznych, wodno-kanalizacyjnych i sanitarnych; 4) naprawy i konserwacje instalacji elektrycznej oraz sprzętu elektrycznego w budynkach Urzędu Miejskiego; 5) prace transportowe związane z załadunkiem i rozładunkiem ręcznym. 13. Realizacja zadań związanych z prowadzeniem postępowań w sprawie rzeczy znalezionych, w tym: 1) przyjmowanie i prowadzenie ewidencji rzeczy znalezionych; 2) przechowywanie rzeczy znalezionych; 3) udzielanie informacji o przechowywanych rzeczach znalezionych; 4) likwidacja nie podjętych depozytów i nie odebranych rzeczy. 14. Współdziałanie z Biurem Prezydenta Miasta i Departamentem Innowacji i Informatyki w zakresie obsługi technicznej konferencji, narad i spotkań: 1) prowadzenie rejestru wynajmu sal w budynkach Urzędu Miejskiego w Elblągu; 2) zlecanie usługi informatycznej i nagłaśniającej; 3) sporządzanie pism celem wystawienia faktury za odpłatne wynajęcie sal Urzędu; 4) zakup kwiatów na spotkania i inne uroczystości organizowane przez kierownictwo Urzędu; 5) zakup artykułów spożywczych /obsługa konferencji, narad i spotkań.
15. Przydzielanie pracownikom obsługi Urzędu odzieży ochronnej, roboczej i obuwia roboczego zgodnie z Tabelą norm przydziału odzieży i obuwia roboczego prowadzenie rejestru przydziału. 16. Zaopatrzenie w sprzęt i urządzenia przeciwpożarowe oraz zapewnienie ich przeglądu i konserwacji oraz oznakowania dróg ewakuacyjnych. 17. Zarządzanie Salą Staromiejską (Kamieniczkami Elbląskimi), Bramą Targową, Ratuszem Staromiejskim oraz budynkiem przy ul. Elizy Orzeszkowej 2. 18. Prowadzenie kancelarii ogólnej w zakresie korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz jej rejestracja w systemie Elektroniczny Obieg Dokumentów. 19. Obsługa elektronicznej książki podawczej. 20. Współpraca z instytucjami i przedsiębiorstwami świadczącymi usługi pocztowe. 21. Prowadzenie Punktu Informacyjnego.