Pytania/Odpowiedzi 1. Jaki jest zakres tematyczny strony internetowej L ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce? Z zastrzeżeniem warunków określonych w pytaniu 2 poniżej, strona internetowa L ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce umożliwia pracownikom firmy zgłaszanie incydentów związanych z poważnym naruszeniem zasad w odniesieniu do następujących obszarów: Dokumentacja finansowa i biznesowa Nielegalny obrót papierami wartościowymi Podatki Łapówkarstwo i drobne gratyfikacje Prezenty i rozrywka Zdrowie, bezpieczeństwo i ochrona Nękanie i zastraszanie Wykorzystywanie seksualne Bezpieczeństwo i jakość produktów Wyprowadzenie i/lub sprzeniewierzenie aktywów firmy Informacje poufne/ Informacje zastrzeżone/ Bezpieczeństwo komputerów Różnorodność/ Dyskryminacja Naruszenie prywatności i ochrona danych osobowych Konflikt interesów Odpowiedzialne zarządzanie środowiskiem Reklama i marketing Wybór i uczciwe traktowanie dostawców Metody nieuczciwej konkurencji Naruszenie praw człowieka 2. Czy muszę zgłosić incydent za pośrednictwem strony internetowej L ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce? Nie, nie ma takiego obowiązku. Co więcej, z tej procedury należy korzystać tylko w następujących sytuacjach: Pracownik ma dostęp do tradycyjnych kanałów komunikacji dostępnych w swoim kraju (przełożony, Dyrektor Personalny, Korespondent ds. etyki, Prezes lub przedstawiciele Zarządu), ale uznał, że te kanały komunikacji nie zadziałały w odpowiedni sposób. LUB Zgłaszany przez niego incydent ma związek z poważnym naruszeniem zasad objętych zakresem działania firmy L ORÉAL. Wobec pracownika nie mogą zostać wszczęte żadne działania sądowe z tytułu nie skorzystania z tej strony. 1
3. Kto może korzystać ze strony L ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce? Strona jest przeznaczona dla osób, które są lub były pracownikami firm należących do Grupy L ORÉAL. 4. Czy strona L ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce została zatwierdzona przez CNIL (francuski Urząd ochrony danych osobowych)? Tak. 5. Co przyczyniło się do powstania strony L ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce? Większość problemów można rozwiązać za pomocą tradycyjnych kanałów komunikacji dostępnych w danym kraju (przełożony, Dyrektor Personalny, Korespondent ds. etyki, Prezes oraz/lub przedstawiciele Zarządu firmy). Firma L ORÉAL chciałaby jednak zadbać o to, aby wszystkie zgłaszane incydenty były sprawdzane i dlatego postanowiła stworzyć dodatkową drogę komunikacji z Dyrektorem ds. etyki Grupy L Oréal. Ta strona jest po prostu środkiem służącym do nawiązania z nim kontaktu. Z Dyrektorem ds. etyki Grupy można się również skontaktować drogą pocztową (p. Emmanuel LULIN, SVP & Chief Ethics Officer, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, 92117 Clichy, France) lub drogą mailową (emmanuel.lulin@loreal.com proszę oznaczyć wiadomość e-mail jako Private ). 6. W jaki sposób strona gwarantuje zachowanie poufności informacji? Do informacji przekazanych za pośrednictwem strony L ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce ma dostęp jedynie niewielka liczba osób. Te upoważnione osoby zostały zobowiązane do zachowania ścisłej poufności. Strona L ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce jest prowadzona przez zewnętrznego dostawcę usług, niezależnie od systemów komputerowych firmy L ORÉAL. Usługodawca również został zobowiązany do zachowania ścisłej poufności i musi zniszczyć wszystkie dane zgromadzone za pośrednictwem strony w ciągu dwóch godzin od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia przez upoważnione do tego osoby. W razie konieczności przeprowadzenia dochodzenia informacje te zostaną udostępnione tylko osobom, którym przysługuje prawo do ich posiadania i które zostały zobowiązane do przestrzegania ścisłej poufności. Zobowiązanie do zachowania poufności nie może jednak zostać zastosowane w odniesieniu do określonych stron trzecich, a zwłaszcza do władz sądowych i organów nadzorczych, jeśli nie jest to sprzeczne z obowiązującym porządkiem prawnym. 2
7. Jak długo są przechowywane informacje? Wszystkie informacje, które wykraczają poza zakres działań strony L ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce zostaną natychmiast zniszczone lub zarchiwizowane. Informacje otrzymane przez dostawcę usług są niszczone w ciągu dwóch godzin od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia przez upoważnione do tego osoby. Wszystkie zweryfikowane informacje zostaną zniszczone lub zarchiwizowane w ciągu dwóch miesięcy od zakończenia procedury weryfikacji (jeśli informacje te nie stwarzają podstaw do podjęcia działań dyscyplinarnych lub sądowych). W razie podjęcia działań dyscyplinarnych lub sądowych wobec danej osoby lub wobec osoby, która sformułowała fałszywe zarzuty, informacje mogą być przechowywane do czasu zakończenia procedury. Archiwizowane informacje są przechowywane w systemie informacji, do którego dostęp jest ograniczony nie dłużej niż tego wymaga postępowanie sądowe. 8. Czy przysługuje mi prawo dostępu do moich danych osobowych? Osoby korzystające z tej procedury, jak również potencjalni świadkowie oraz osoby, wobec których zostały sformułowane zarzuty, mają prawo dostępu do swoich danych osobowych i ich korygowania, jeśli są one nieprawidłowe, niekompletne, niejednoznaczne lub nieaktualne, zgodnie z Artykułami 39 i 40 ustawy o Informacjach skomputeryzowanych Loi Informatique et Liberté (Francja). Zgłoszenia o incydentach należy wysyłać do głównego specjalisty ds. etyki (p. Emmanuel LULIN, SVP & Chief Ethics Officer, L ORÉAL S.A., 41, rue Martre, 92117 Clichy, Francja). To prawo nie umożliwia osobie, wobec której zostały sformułowane zarzuty uzyskania informacji o tożsamości osoby, która zgłosiła dotyczący jej incydent, ani żadnych informacji o tożsamości osób biorących udział w dochodzeniu. 9. Czy strona zapewni mi ochronę przed odwetem? Wszystkie problemy zgłoszone w dobrej wierze, nawet jeśli później okaże się, że zgłoszone informacje są nieprecyzyjne, nie narażą pracownika na żadne sankcje ani działania dyscyplinarne. Pracownik, który stanie się ofiarą odwetu w wyniku korzystania ze strony w dobrej wierze, musi to zgłosić. 10. Czy mogę zachować anonimowość? To zależy od prawa, które obowiązuje w kraju pracownika. Jeśli pracownik jest obywatelem Francji lub Hiszpanii oraz/lub jeśli pracuje na terenie Francji lub Hiszpanii i/lub jest pracownikiem francuskiego lub hiszpańskiego oddziału Grupy L ORÉAL, zgodnie z prawem tych krajów musi się wylegitymować, a jeżeli tego nie zrobi, nasz Dyrektor ds. etyki Grupy L Oreal nie będzie mógł się zająć jego zgłoszeniem. W odniesieniu do innych pracowników, zachowanie anonimowości nie jest zakazane, ale odradzamy korzystanie z tej możliwości. Jesteśmy przekonani, że wystarczająco skutecznie chronimy 3
pracowników, którzy chcą nas poinformować w dobrej wierze o niepokojących ich incydentach, więc nie muszą oni ukrywać swojej tożsamości. Ponadto, dokładne sprawdzenie całego incydentu jest niezwykle trudne, jeśli został on zgłoszona anonimowo. 11. Czy osoba, na którą donoszę zostanie o tym poinformowana? Musimy postępować zgodnie z odpowiednimi procedurami prawnymi oraz domniemaniem niewinności. Dlatego osoba, której dotyczy zgłoszenie, zostanie o tym poinformowana. Nie zostanie jednak poinformowana o tym od razu jeśli, na przykład, zachodzi konieczność zweryfikowania zdarzeń i zabezpieczenia dowodów. Wówczas zostanie o tym poinformowana dopiero po zakończeniu tych działań. 12. Czy otrzymam informacje o wynikach dochodzenia? Każdy przypadek jest inny i nie można z góry udzielić odpowiedzi na to pytanie. Ogólnie rzecz biorąc, Dyrektor ds. etyki Grupy L Oréal wystosuje odpowiedź w takim zakresie, aby udzielone informacje były odpowiednie i nie naruszały praw lub obowiązków w odniesieniu do zachowania poufności. 13. Co się wydarzy, gdy się okaże, że zarzuty przedstawione w zgłoszeniu są fałszywe? Osoby korzystające ze strony L ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce w złej wierze w celu rozpowszechniania fałszywych zarzutów będą podlegać działaniom dyscyplinarnym i/lub zostanie przeciwko nim wszczęte postępowanie sądowe. 14. Co się wydarzy, jeśli zgłoszę niepokojący mnie incydent w dobrej wierze, ale później okaże się, że się myliłam/em? Jeśli podczas zgłaszania incydentu pracownik był przekonany, że przekazywane przez niego informacje są prawdziwe i precyzyjne, taka sytuacja nie pociągnie za sobą żadnych negatywnych skutków. Jeśli po zgłoszeniu incydentu pracownik odkryje, że przekazane przez niego informacje są nieprawdziwe, powinien się jak najszybciej skontaktować z Dyrektorem ds. etyki Grupy L Oréal. 15. Co się wydarzy, gdy zadzwonię pod numer +44 1249 661689? Pracownik zostanie połączony z naszym zewnętrznym dostawcą usług w Wielkiej Brytanii. Dostawca usług skontaktuje go z tłumaczem, który zanotuje zgłoszony incydent, a następnie zostanie on sprawdzony zgodnie z tymi samymi zasadami i warunkami, które obowiązują przy zgłaszaniu incydentów za pośrednictwem strony internetowej. 16. Czy przedstawiciele organizacji pracowniczych zostali poinformowani lub konsultowano się z nimi w związku z tą procedurą? 4
Tak, przedstawiciele organizacji pracowniczych firmy L ORÉAL zostali poinformowani o tej procedurze i konsultujemy się z nimi tam, gdzie jest to konieczne. Dotyczy to zwłaszcza jednostek L ORÉAL we Francji. 17. Jakie informacje są przetwarzane na stronie internetowej L ORÉAL Otwarte rozmowy o etyce? Na stronie mogą być przetwarzane tylko następujące rodzaje danych: Tożsamość, funkcje oraz informacje kontaktowe osoby zgłaszającej problem, Tożsamość, funkcje oraz informacje kontaktowe osoby, wobec której zostały sformułowane zarzuty oraz potencjalnego świadka, Informacje o wydarzeniach, które są niezbędne do zrozumienia zgłoszonego incydentu. Tylko fakty, które zostały opisane w obiektywny sposób, z uwzględnieniem, o ile to możliwe, wszystkich możliwych dat i osób bezpośrednio związanych ze zgłoszeniem pracownika i niezbędnych do tego, aby zweryfikować jego zgłoszenie, zostaną wzięte pod uwagę. Jeśli pracownik ma jakiekolwiek wątpliwości dotyczące opisanych przez niego faktów, powinien zaznaczyć, że są one domniemane. 5