WOJEWODA Wojewoda ŁÓDZKI Łódzki PNK-IV.431.21.2012 Łódź, 4 lipca 2012 r. Pan Dariusz Olejnik Starosta Sieradzki Pan Henryk Waluda Przewodniczący Rady Powiatu Sieradzkiego WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 258 1 pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 ze zm., dalej przytaczanej jako Kpa ) 27 kwietnia 2012 r. w Starostwie Powiatowym w Sieradzu przeprowadzona została kontrola problemowa, której przedmiotem było przyjmowanie oraz załatwianie skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2011 r. do dnia kontroli. Wyniki kontroli zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym przez Pana Starostę 30 maja 2012 r., bez zgłoszenia zastrzeżeń, w związku z powyższym przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Z uwagi na opisane poniżej nieprawidłowości, działalność podmiotu kontrolowanego w badanym zakresie należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. Starostwo Powiatowe w Sieradzu jest organizacyjnie przygotowane do przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków. Obowiązki i zadania w tym zakresie oraz formy sprawowanego nadzoru zostały uwzględnione w Regulaminie Organizacyjnym oraz zakresach czynności 1
pracowników. Z powyższego aktu wynika, że zadaniem Sekretarza Powiatu jest czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań w Starostwie. Skargi i wnioski rozpatrują komórki merytoryczne Urzędu. W sprawach skarg i wniosków obywatele są przyjmowani przez Starostę Sieradzkiego i Przewodniczącego Rady Powiatu Sieradzkiego. Wyniki kontroli wskazują na wypełnienie dyspozycji art. 253 Kpa, w tym również przepisu art. 253 3 Kpa, który stanowi, że dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy. Jednak w zakresie odnoszącym się do cytowanego przepisu, w dniu kontroli stwierdzono, że informacja zamieszczona na tablicy informacyjnej Urzędu jest niedostosowana do postanowień Regulaminu Organizacyjnego. Kontrolowany podmiot nie wypełnia przepisu 3 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r., Nr 5, poz. 46) stanowiącego, że w siedzibie danej jednostki organizacyjnej, w widocznym miejscu, umieszcza się informację wskazującą komórkę organizacyjną lub wyznaczonych pracowników przyjmujących oraz rozpatrujących skargi i wnioski. Jak ustalono w toku kontroli, w Starostwie Powiatowym w Sieradzu brak jest stosownej informacji w opisanym zakresie. Zgodnie z art. 229 pkt 2 Kpa, jeżeli skarga dotyczy zadań lub działalności organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego w sprawach należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej, a przepisy szczególne nie określają innych organów, organem właściwym do rozpatrzenia skargi jest wojewoda. W Regulaminie Organizacyjnym zawarte zostały unormowania w kwestii organów właściwych do załatwiania skarg. Jednak zapisy te nie realizują dyspozycji cytowanego wyżej przepisu Kodeksu. W Starostwie Powiatowym w Sieradzu prowadzone są rejestry skarg i wniosków, wnoszonych do Starosty Sieradzkiego oraz Rady Powiatu Sieradzkiego. W okresie objętym kontrolą w wymienionych rejestrach odnotowano łącznie 28 spraw, z których zespół kontrolny zbadał 6 (21%). Dodać należy, że z Regulaminu Organizacyjnego wynika, iż funkcjonują także wydziałowe rejestry skarg i wniosków. Ustalenia kontroli wskazują na niezastosowanie w 2 sprawach zasady pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego (administracyjnego) przed skargowym. Zauważyć bowiem należy, iż skargi mogą dotyczyć postępowania administracyjnego. Zgodnie z powołaną zasadą 2
w przypadku wpływu skargi, która może spowodować wszczęcie postępowania administracyjnego lub dotyczy toczącego się bądź zakończonego decyzją ostateczną postępowania administracyjnego, zastosowanie mają odpowiednio przepisy art. 233-236 Kpa. W powyższych przypadkach organ właściwy do załatwienia skargi ustala się w myśl art. 236 Kpa. W 1 przypadku pismo, które wpłynęło do Rady Powiatu Sieradzkiego, poza elementami charakterystycznymi dla skargi, wskazanymi w art. 227 Kpa, nosiło znamiona właściwe dla wniosku, określone w art. 241 Kpa. Omawiana sprawa w całości została załatwiona jako skarga, jednak część stanowiącą wniosek należało wyodrębnić i rozpatrzeć w odpowiednim trybie. W 1 przypadku dokonana została niewłaściwa kwalifikacja pisma, które wpłynęło do Starosty Sieradzkiego. Przedmiotowe pismo uznać należy za wniosek o wyłączenie pracownika od udziału w postępowaniu administracyjnym, a więc pismo procesowe. Sprawie tej, której nie można traktować jako wniosek w rozumieniu działu VIII Kpa, winien zostać nadany bieg określony w odpowiednich przepisach Kodeksu (dział I, rozdział 5 Wyłączenie pracownika oraz organu). Wobec powyższych ustaleń zwracam uwagę na treść przepisów art. 227 i 241 Kpa, w których ujęte zostały przesłanki przesądzające o kwalifikacji pisma jako skargi lub wniosku. Przedmiotem skargi jest w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw. Natomiast wniosek obejmuje w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności. W odniesieniu do 3 spraw stwierdzono naruszenie regulacji dotyczących terminów: 1) w 1 przypadku skierowanie skargi do organu właściwego do jej załatwienia nastąpiło po upływie terminu określonego w art. 231 Kpa, stanowiącego, iż jeżeli organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego, albo wskazać mu właściwy organ; 2) w 1 przypadku skarga nie została załatwiona w terminie wynikającym z art. 237 1 Kpa, zgodnie z którym organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca. W omawianej sprawie do skarżącego skierowano pismo, jednak nie zawierało ono wskazania nowego terminu załatwienia skargi, czym naruszony został przepis art. 36 Kpa; 3
3) w 1 przypadku nie został dochowany termin określony w art. 237 2, zgodnie z którym radny powinien być zawiadomiony o sposobie załatwienia skargi, a gdy jej załatwienie wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień także o stanie rozpatrzenia skargi, najpóźniej w terminie czternastu dni od jej wniesienia albo przekazania. W zawiadomieniach o odmownym sposobie załatwienia skarg (dotyczy wszystkich zbadanych przez zespół kontrolny spraw) brak jest pouczenia o treści art. 239 Kpa, którego zamieszczanie jest obowiązkowe od 17 czerwca 2010 r. (na mocy ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw - Dz. U. Nr 40, poz.230). Ustalenia kontroli wskazują na brak rejestru przyjęć mieszkańców w sprawach skarg i wniosków, którego obowiązek prowadzenia wynika z Regulaminu Organizacyjnego. Kontrolowany podmiot realizuje przepis art. 254 Kpa, bowiem skargi i wnioski oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty są rejestrowane i przechowywane w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. Odpowiedzialność za wyżej opisane nieprawidłowości ponoszą: 1) Starosta Sieradzki i Sekretarz Powiatu Sieradzkiego w związku z nadzorem nad działalnością kontrolowanego podmiotu w obszarze załatwiania skarg i wniosków; 2) Rada Powiatu Sieradzkiego w związku z nieprawidłowościami dotyczącymi spraw załatwianych przez Radę. Przedstawiając powyższe uwagi i ocenę, Wojewoda Łódzki wnosi o: 1) wzmożenie nadzoru nad załatwianiem skarg i wniosków; 2) aktualizację informacji zamieszczonej w siedzibie Urzędu w zakresie wynikającym z art. 253 3 Kpa oraz umieszczenie informacji, o której mowa w 3 ust. 2 rozporządzenia w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków; 3) zaprowadzenie rejestru przyjęć mieszkańców w sprawach skarg i wniosków; 4) dostosowanie zapisów Regulaminu Organizacyjnego w kwestii organów właściwych do załatwiania skarg do regulacji art. 229 pkt 2 Kpa; 5) prawidłowe kwalifikowanie spraw, a następnie ich załatwianie zgodnie z odpowiednią procedurą; 6) przestrzeganie zasady pierwszeństwa postępowania jurysdykcyjnego (administracyjnego) 4
przed skargowym; 7) dochowywanie terminów na załatwianie skarg i wniosków, w tym stosowanie art. 36 Kpa, jeżeli skarga nie może zostać załatwiona w ustawowym terminie; 8) formalną poprawność zawiadomień o sposobie załatwienia skarg i wniosków. Na podstawie 38 ust. 1 Regulaminu Kontroli Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, kierownik podmiotu kontrolowanego, któremu przekazano wystąpienie pokontrolne, w terminie określonym w wystąpieniu, nie krótszym niż 14 dni od dnia jego otrzymania, informuje wojewodę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków oraz wykonania zaleceń, a także o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia działań. W przypadku niewykonania zalecenia pokontrolnego jest Pan Starosta zobowiązany do wskazania innego niż określony w zaleceniu sposobu usunięcia stwierdzonej nieprawidłowości lub wykonania innych, niż wskazane w zaleceniu, działań. Zarządzający kontrolę ma prawo żądania w każdym czasie informacji o stanie realizacji zaleceń pokontrolnych lub innych działaniach podjętych w wyniku kontroli, w szczególności w celu usunięcia nieprawidłowości i wykonania wniosków. W związku z tym oczekuję stosownej informacji, w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Wojewoda Łódzki Jolanta Chełmińska 5