Opis przedmiotu zamówienia Usługa polegająca na wykonaniu promocyjnych materiałów audiowizualnych w ramach projektów Pomorski Broker Eksportowy oraz Invest in Pomerania 2020 finansowanych z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020. 1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług polegających na opracowaniu i zrealizowaniu promocyjnych materiałów audiowizualnych prezentujących potencjał gospodarczy, eksportowy oraz inwestycyjny województwa pomorskiego, a także przedstawiających walory życia i rozwoju na Pomorzu. Materiały audiowizualne będą wykorzystywane w ramach realizacji projektów i inicjatyw: Pomorski Broker Eksportowy www.brokereksportowy.pl Pomorski Broker Eksportowy to projekt wspierający aktywność eksportową firm z regionu województwa pomorskiego. Główne działania realizowane w ramach projektu to umożliwianie przedsiębiorcom udziału w targach, konferencjach, seminariach, wsparcie działalności eksportowej grantami, wsparcie brokerów. Invest in Pomerania www.investinpomerania.pl Invest in Pomerania jest regionalną inicjatywą non-profit, która pomaga realizować projekty inwestycyjne na Pomorzu. Wśród nich znajdują się największe międzynarodowe marki m.in.: Fujifilm, Bayer, Sony Pictures, State Street, Swarovski, Intel Technologies, Epam Systems, Arrow Electronics, Unifeeder, Arla Foods, Alexander Mann Solutions, Amazon, Boeing (Jeppesen), Manpower, Cognizant, Staples Solutions, Flex, Jabil, Eaton i wiele innych. Invest in Pomerania wspiera inwestorów na wielu polach, w tym dostarcza dane gospodarcze i ekonomiczne o regionie, pomaga nawiązać kontakty z władzami lokalnymi, uczelniami, organizacjami otoczenia biznesu, fundacjami i stowarzyszeniami, organizuje wizyty studyjne oraz misje gospodarcze w kraju i za granicą, opracowuje raporty branżowe itd. Live more. Pomerania www.livemorepomerania.com Województwo pomorskie miejsce idealne do pracy, rozwoju i życia", tak brzmi motto najnowszego projektu promocyjnego inicjatywy Invest in Pomerania. Celem kilkuletniej kampanii informacyjnej realizowanej pod hasłem Live more. Pomerania" jest przyciągnięcie nowych oraz zatrzymanie potencjalnych pracowników na Pomorzu. Do komunikacji wykorzystuje przede 1
wszystkim stronę internetową, pełniącą funkcję rzetelnego źródła informacji o pracy i życiu na Pomorzu, oraz media społecznościowe, profile mające pokazywać największe zalety regionu z perspektywy mieszkańców. 2. Cele Wzmocnienie marki województwa pomorskiego, promowanie jego potencjału gospodarczego i eksportowego wyrosłego na gruncie historii i tradycji regionu. Budowanie wiarygodnego, profesjonalnego i otwartego na międzynarodowe relacje wizerunku regionu Pomorza. Pokazanie potencjału biznesowego na Pomorzu w tym walorów życia i pracy na Pomorzu. Zwrócenie uwagi środowisk biznesowych na ofertę wsparcia Invest in Pomerania jednocześnie komunikując m.in. dane gospodarcze i ekonomiczne, atrakcyjne lokacje, rynek nieruchomości, sukcesy relokowanych pracowników oraz pracodawców w inwestycjach zagranicznych ulokowanych na Pomorzu. Pokazanie potencjału Pomorza jako regionu dynamicznie rozwijającego się, atrakcyjnego dla turystów, inwestorów, studentów, przedstawiający walory życia i pracy na Pomorzu. 3. Odbiorcy Przedsiębiorcy, urzędnicy, pracownicy organizacji otoczenia biznesu, zarówno w kraju jak i za granicą. Osoby, które mogą rozważać przeprowadzkę na Pomorze w poszukiwaniu lepszych warunków do życia i pracy. Osoby zainteresowane turystyką. 4. Dystrybucja Materiały audiowizualne będą wykorzystywane podczas wydarzeń branżowych - targów i konferencji międzynarodowych, misji gospodarczych i spotkań biznesowych zarówno w kraju, jak i za granicą. Prezentowane będą na ekranach multimedialnych, w salkach konferencyjnych. Będą nadawane z dźwiękiem, skupiając na sobie pełną uwagę odbiorców, jak i bez dźwięku w tle. Materiały audiowizualne będą stanowić również część prezentacji multimedialnych. Będą ponadto wykorzystywane jako materiały informacyjne załączane w korespondencji (np. w stopce jako link do YouTube lub Vimeo) oraz na stronach www.brokereksportowy.pl, www.investinpomerania.pl, www.livemorepomerania.com, www.pomorskie.eu i w mediach społecznościowych (Facebook, LinkedIn, Youtube), na stronach partnerów realizujących projekty Pomorski Broker Eksportowy i Invest in Pomerania, a także organizacji, z którymi Zamawiający nawiąże współpracę w przyszłości. Materiały audiowizualne będą wykorzystywane przez 5 lat (2018-2023), dlatego Zamawiającemu zależy na jak najbardziej aktualnej i uniwersalnej kreacji. 2
5. Wymagania Estetyka materiałów powinna być zgodna z identyfikacją wizualną projektów Pomorski Broker Eksportowy, Invest in Pomerania i Live more. Pomerania oraz Województwa Pomorskiego przekazaną przez Zamawiającego. Wykonawca powinien podać całkowitą cenę brutto przygotowania materiałów audiowizualnych w PLN, obejmującą przekazanie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych wraz z prawem do wyrażania zgody na wykonywanie autorskich praw zależnych na polach eksploatacji wskazanych w umowie, w tym także praw do scenariuszy. 6. Ogólna charakterystyka przedmiotu zamówienia zamówienie obejmuje: Usługę przygotowania i realizacjimateriałów audiowizualnych (preprodukcja, produkcja, postprodukcja) obejmujących: a. 1 (jeden) spot filmowy projektu Pomorski Broker Eksportowy (dalej spot filmowy ) przedstawiający informacje o regionie, jego atuty i sześć wskazanych przez Zamawiającego branż eksportowych; b. 1 (jeden) wspólny spot filmowy inicjatywy Invest in Pomerania i kampanii Live more. Pomerania (dalej spot filmowy ) pokazujący potencjał biznesowy na Pomorzu, w tym walory życia i pracy na Pomorzu; c. 1 (jeden) spot filmowy o województwie pomorskim (dalej spot filmowy ) pokazujący ogólne informacje ekonomiczne i gospodarcze o regionie m.in. sektory priorytetowe z punktu widzenia pozyskiwania nowych inwestycji i tworzenia nowych miejsc pracy na Pomorzu, wzrostu gospodarczego PKB na Pomorzu itp.; d. 40 (czterdzieści) krótkich wypowiedzi przed kamerą reprezentantów biznesu tj. pomorskich inwestorów zarówno pracodawców jak i pracowników (dalej testimonials ). 7. Wytyczne dotyczące realizacji i warunków Zamówienia: a. Spot filmowy projektu Pomorski Broker Eksportowy powinien być zrealizowany w siedmiu wersjach montażowych tj.: a) wersja podstawowa 2-minutowa, b) wersja skrócona 20-30-sekundowa, c) pięć wersji 60 sekundowych zawierających wspólną część - informacje o regionie, prezentującej jego atuty i indywidualnej części poświęconej jednej branży eksportowej b. Spot filmowy inicjatywy Invest in Pomerania i kampanii Live more. Pomerania i 3
testimonials powinny być zrealizowane w dwóch wersjach montażowych tj.: a) wersja podstawowa 3-minutowa, b) wersja skrócona 30-60-sekundowa. c. Spot filmowy Województwa Pomorskiego powinien być zrealizowany w dwóch wersjach montażowych tj.: a) wersja podstawowa 90 sekundowa, b) wersja skrócona 20-30-sekundowa. d. Dopuszcza się skrócenie, bądź wydłużenie materiałów audiowizualnych ze względu na przedstawioną koncepcję, scenariusz, dostępny materiał lub potrzeby. e. Materiały audiowizualne projektu Pomorski Broker Eksportowy zostaną zrealizowane w trzech wersjach językowych: polskiej, angielskiej i mandaryńskiej. f. Materiały audiowizualne inicjatywy Invest in Pomerania i kampanii Live more. Pomerania zostaną zrealizowane w dwóch wersjach językowych: polskiej, angielskiej. g. Materiały audiowizualne o województwie pomorskim zostaną zrealizowane w dwóch wersjach językowych: polskiej, angielskiej. h. Wersje z dźwiękiem i bez dźwięku. i. Udźwiękowienie stereo i 5.1. j. Użycie profesjonalnego sprzętu do rejestrowania obrazu i dźwięku (kamery, oświetlenia, drona, osprzętu statywu, obiektywu, sprzętu dźwiękowego itd.) k. Wskazane przez Zamawiającego ujęcia mają być niepublikowane nigdzie wcześniej za wyjątkiem fragmentów nagrań z wydarzeń, konferencji lub fragmentów innych materiałów, co do których Wykonawca uzyska zgodę na wykorzystanie. l. Wykonawca we własnym zakresie uzyskuje pozwolenia na filmowanie w uzgodnionych z Zamawiającym miejscach, a także pozwolenie na użycie materiałów filmowych z konferencji lub innych wybranych przez Zamawiającego wydarzeń. Zamawiający może pomóc w uzyskaniu zgody na użycie produktów lub pokazanie usług lokalnych firm. m. Wykonawca we własnym zakresie uzyska zgody na wykorzystanie wizerunku osób, których ujęcia zostały wykorzystane w materiałach audiowizualnych. n. W przypadku współpracy z aktorem, bądź aktorami Wykonawca organizuje i przeprowadza casting. o. Udźwiękowienie materiałów filmowych: tło muzyczne, lektor, inne np. odgłosy pracy maszyn, czy szum morza, itd. W przypadku udziału lektora powinien być native speaker em. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu kilka podkładów muzycznych do wyboru. Wykonawca dostarczy Zamawiającemu oświadczenie o nabyciu praw do ich użycia. Ostateczny wybór dotyczący muzyki i lektora należy do Zamawiającego. p. Materiały audiowizualne będą zawierać plansze informacyjne, bądź teksty z danymi ekonomicznymi i gospodarczymi np. animowane infografiki nt. wzrostu inwestycji na 4
Pomorzu od lat 90-tych. Wykonawca określa optymalną ilość tekstu, która będzie dobrze widoczna na ujęciach, a Zamawiający dostarcza dane ekonomiczne i gospodarcze w języku polskim i angielskim. q. Animacje komputerowe logotypu lub nowej identyfikacji wizualnej inicjatywy Invest in Pomerania, kampanii Live more. Pomerania, projektu Pomorski Broker Eksportowy, Województwa Pomorskiego oraz innych elementów, które muszą znaleźć się w materiałach audiowizualnych i które wskaże Zamawiający. r. Wykonawca przedstawi wstępny montaż do opinii (kolaudacje na etapach: off-line, director s cut, zgranie i kolaudacja ostateczna). s. W trakcie realizacji zamówienia scenariusz oraz eksplikacja reżyserska zawierająca założenia artystyczne i techniczne będą podlegać modyfikacjom do ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego. Na każdym etapie produkcji Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia poprawek. W przypadku uwag Wykonawca zobowiązuje się do ich wprowadzenia, aż do pełnej akceptacji Zamawiającego. t. W materiale audiowizualnym projektu Pomorski Broker Eksportowy powinny znaleźć się odniesienia do tradycji działalności gospodarczej w regionie pomorskim z wykorzystaniem technik animacji wykorzystujących ryciny, dawne fotografie, itp. u. W materiałach audiowizualnych powinna być zamieszczona tablica końcowa zawierająca logotypy unijne i regionalne według wskazówek przekazanych przez Zamawiającego i/lub animacja pokazująca usytuowanie województwa pomorskiego na świecie oraz informacja wraz z wymaganym napisem: materiał powstał w ramach projektu finansowanego z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020. (Zamawiający przekaże logotypy które mają być zamieszczone w materiałach audiowizualnych). v. Wykonawca przygotuje i przekaże pliki w formatach do emisji kinowej, telewizyjnej i internetowej o rozdzielczości co najmniej 1920x1080: film w kodeku ProRes 422HQ, ProRes Lite i H264 (wszystkie w kontenerze.mov) oraz Blu-Ray umożliwiające odtwarzanie przez Internet, na dużych ekranach, jak i smartfonach lub tabletach. 8. Podsumowanie - Zakres usług: I. Preprodukcja Opracowanie finalnych scenariuszy wszystkich materiałów audiowizualnych wskazanych w ust. 6 i 7 Eksplikacja reżyserska zawieraja założenia artystyczne i techniczne II. Produkcja Pozyskanie odpowiednich pozwoleń i nagrań (miejsce, produkt, wizerunek) 5
Realizacja materiału filmowego w terenie, nagrywanie dźwięku III. Postprodukcja Montaż wraz z kolor korekcją i udźwiękowieniem (podkład muzyczny, lektor, muzyka, inne) oraz animacje lub inne efekty wizualne np. napisy, animowane infografiki prezentujące dane gospodarcze i ekonomiczne Kolaudacje na etapach: off-line, director s cut, zgranie i kolaudacja ostateczna Przekazanie praw autorskich i pokrewnych na polach eksploatacji wskazanych w umowie wraz z prawem do wyrażania zgody na wykonywanie autorskich praw zależnych bez jakichkolwiek ograniczeń, znanych w chwili zawierania umowy z Zamawiającym, w tym wskazanych w ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 9. Przykładowe elementy (miejsca i ujęcia), które mogą się znaleźć w materiałach audiowizualnych: Obszar tematyczny Transport Biznes Produkty Miejsca i ujęcia, które mogą znaleźć się w materiałach audiowizualnych Port Lotniczy Gdańsk im. Lecha Wałęsy Główne węzły komunikacyjne DCT Gdańsk i/lub Pomorskie Centrum Logistyczne Centra biurowe w środku u na zewnątrz, oraz testimonials setki krótkie wypowiedzi przed kamerą reprezentantów trójmiejskich eksporterów, inwestorów, zarówno pracodawców, jak i pracowników na temat ich obecności na lokalnym rynku Ekskluzywne jachty i katamarany, stocznia, biżuteria z bursztynu, meble, kosmetyki, SPA i wybrane obiekty turystyczne, produkty spożywcze Dodatkowe miejsca i ujęcia, które mogą znaleźć się w materiałach audiowizualnych do ustalenia z Wykonawcą Komunikacja miejska (SKM, PKM, trolejbusy) i pendolino. Słupska i Pomorska Specjalna Strefa Ekonomiczna, biurowce. Projektanci tworzą nowy katamaran w biurze. Pracownicy budują statek w stoczni. 6
Nauka Uniwersytet Gdański, Politechnika Gdańska (w środku i na zewnątrz) Negocjacje i uścisk dłoni pomiędzy dwoma partnerami biznesowymi na targach handlowych. Zakupy kosmetyków, biżuterii, albo produktów spożywczych w sklepie na stoisku. Gdański Uniwersytet Medyczny Akademia Sztuk Pięknych Pomorski Park Naukowo- Technologiczny, Gdański Park Naukowo-Technologiczny, (w środku i na zewnątrz), Turystyka panorama Trójmiasta, inne pomorskie miasta, gdańska starówka, półwysep helski, Kaszuby (lasy, jeziora), wydmy ruchome w Słowińskim Parku Narodowym Gdańsk: Stadion Energa, Europejskie Centrum Solidarności, Motława Gdynia: Skwer Kościuszki, klif w Orłowie, Sopot: molo, ul. Monte Cassino Poza Trójmiastem: Zamek w Malborku, Wydarzenia gospodarcze kulturalne, rozrywkowe infoshare Open er Festival Festiwal Filmów Fabularnych w Gdyni (fragment filmu Twój Vincent) FETA (festiwal teatrów ulicznych) Festiwal Szekspirowski, Jarmark Dominikański 10. Harmonogram produkcji Wykonawca przekaże Zamawiającemu uzgodniony z Zamawiającym harmonogram produkcji maksymalnie w ciągu 3 dni od daty zawarcia umowy. 7
Na etapie preprodukcji odbędzie się co najmniej jedno spotkanie z Zamawiającym w jego siedzibie. Na spotkaniu Wykonawca przedstawia scenariusz, eksplikację reżyserską zawierającą założenia artystyczne i techniczne oraz harmonogram swojej pracy (czas, miejsce i ilość planowanych zdjęć, termin ich zakończenia). Zamawiający zgłasza swoje ewentualne uwagi do przedstawionych materiałów i wspólnie wypracowują optymalny scenariusz i harmonogram. W przypadku uwag Wykonawca zobowiązuje się do ich wprowadzenia, aż do pełnej akceptacji Zamawiającego. Wykonawca współpracuje z Zamawiającym podczas pracy nad materiałami audiowizualnymi, daje możliwość weryfikacji postępów z dokonanej pracy. Konsultuje ewentualne zmiany wynikające z warunków pogodowych, albo trudności z dostępem do miejsc zdjęciowych. Po zaakceptowaniu wszystkich zmian Zamawiający kieruje materiał do dalszej produkcji. Wykonawca przedstawia wstępny montaż do analizy i komentarzy. Na tym etapie dopuszcza się możliwość dogrania dodatkowych ujęć. Zamawiający zgłasza swoje uwagi na spotkaniu, albo drogą mailową, a materiał wraca do Wykonawcy do obróbki. Procedura powtarza się, aż do momentu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego. Wykonawca przekazuje materiał na wybranych nośnikach i z wcześniej ustalonymi oznaczeniami do siedziby Zamawiającego. Materiały audiowizualne powinny być zrealizowane, skolaudowane i przekazane w terminie do 90 dni od podpisania umowy. 8