ZAMAWIAJĄCY MIASTO CHORZÓW MIASTO NA PRAWACH POWIATU Wydział Edukacji 41-500 Chorzów, Rynek 1 Tel. 32 416 5402 fax 32 416 5613 NIP: 627-273-38-08 Regon: 276 25 53 06 http://www.chorzow.eu e-mail: ed@chorzow.eu ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA ( w skrócie IWZ ) dla zamówienia publicznego o wartości mniejszej niż 30.000 euro o nazwie: Usługa udostępnienia serwisu internetowego wspierającego konstruowanie arkusza organizacyjnego i planu finansowego w jednostkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Chorzów na rok szkolny 2018/2019 Spis treści: 1. Postanowienia ogólne 2. Formularz ofertowy 3. Instrukcja dla Wykonawców Załącznik nr 1 4. Istotne postanowienia Umowy Załącznik nr 2 5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 3 Sporządził/a: Jolanta Sopniewska Chorzów, dnia 30.01.2018 rok 1
Nr zamówienia publicznego: ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA RZP.271.178.2018 Tytuł zamówienia publicznego: Usługa udostępnienia serwisu internetowego wspierającego konstruowanie arkusza organizacyjnego i planu finansowego w jednostkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Chorzów na rok szkolny 2018/2019 Przedmiotem zamówienia jest: Roczny dostęp do serwisu internetowego wspierającego tworzenie arkuszy organizacyjnych i planu finansowego w jednostkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Chorzów na rok szkolny 2018/2019 CPV 72410000-7, 80533100-0, 72253200-5 Rodzaj zamówienia: usługa Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w załączniku nr 3 do IWZ. Termin realizacji zamówienia: do 20.03.2018r.: Termin składania ofert: 7.02.2018 roku do godz. 10:00 Termin otwarcia ofert: 7.02.2018 roku godz. 10:30 Miejsce składania ofert: Urząd Miasta Chorzów, 41-500 Chorzów, Rynek 1, pokój 402 Miejsce otwarcia ofert Urząd Miasta Chorzów, 41-500 Chorzów, Rynek 1, pokój 402 Osoby upoważnione do kontaktów z wykonawcami: Małgorzata Kotarska tel. 32 416 5402 Warunki przystąpienia do postępowania: zawarte w instrukcji dla wykonawców Wymagane dokumenty: określone w instrukcji dla wykonawców Kryteria oceny: cena 100 % określone w sposób przedstawiony w instrukcji dla wykonawców 2
FORMULARZ OFERTY Nazwa i siedziba Wykonawcy...... Nr konta bankowego Wykonawcy.. Nr tel/fax. e-mail: Do : Urzędu Miasta Chorzów, Rynek 1, 41-500 Chorzów Nawiązując do wzięcia udziału w postępowaniu o wartości mniejszej niż 30.000 euro pn: Usługa udostępnienia serwisu internetowego wspierającego konstruowanie arkusza organizacyjnego i planu finansowego w jednostkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Chorzów na rok szkolny 2018/2019 1. Oferujemy wykonanie usług objętych zamówieniem za cenę zł (z VAT):... ( wpisać cenę cyfrowo i słownie) W tym kwota za szkolenia (z VAT):... ( wpisać cenę cyfrowo i słownie) Stawka podatku VAT.. Stawka podatku VAT.. 2. Termin realizacji zamówienia: do 20.03.2018 r. 3. Niniejszym oświadczam, że: a. zapoznałem się z warunkami zamówienia i przyjmuję je bez zastrzeżeń; b. zapoznałem się z istotnymi postanowieniami umowy załączonymi do IWZ i przyjmuję je bez zastrzeżeń oraz oświadczam, że w razie wyboru naszej oferty zobowiązuję się do zawarcia umowy z uwzględnieniem istotnych postanowień umowy przedstawionych przez Zamawiającego, w miejscu i terminie wyznaczonym przez zamawiającego. c. przedmiot oferty jest zgodny z przedmiotem zamówienia;..., dnia.... Podpis wraz z pieczęcią osoby uprawnionej do reprezentowania wykonawcy 3
Załącznik nr 1 INSTRUKCJA DLA WYKONAWCÓW I. Opis warunków udziału w postępowaniu, opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków oraz informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie muszą dołączyć do oferty wykonawcy 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy będący osobami fizycznymi, osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi nie posiadającymi osobowości prawnej, a także wykonawcy ci występujący wspólnie (np. spółka cywilna, konsorcjum), spełniający warunki określone w istotnych warunkach zamówienia. Wykonawcy występujący wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy. Wykonawcy występujący wspólnie ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 2. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają wymagane doświadczenie oraz dysponują odpowiednim potencjałem technicznym: a) zapewnienie w latach 2012-2016 co najmniej 3 usług polegających na udostępnieniu serwisu internetowego wspierającego tworzenie arkuszy organizacyjnych w jednostkach oświatowych. Potwierdzeniem doświadczenia będzie: - oświadczenie o wykonanych usługach wraz z ich listą. 3. Inne oświadczenia i dokumenty, które należy przedłożyć wraz z ofertą. 1. Stosowne pełnomocnictwo w sytuacjach, w których uprawnienie do podpisania oferty nie wynika z zamieszczonego dokumentu. Pełnomocnictwo do reprezentowania danego podmiotu w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego powinno zostać złożone w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie. 2. Pełnomocnictwo podmiotów występujących wspólnie wskazujące, że osoba występująca w imieniu tych podmiotów jest upoważniona do ich reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego nie dotyczy, gdy wszyscy wspólnie składający ofertę ją podpiszą. Pełnomocnictwo powinno zostać złożone w oryginale lub kopii poświadczonej notarialnie. II. Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów 1. Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów, w tym także zwracanie się o udzielenie wyjaśnień dotyczących istotnych warunków zamówienia: pisemnie, faksem oraz e mailem na podane poniżej adresy i numery telefonów: - informację pisemnie należy przesłać na adres Urząd Miasta Chorzów 41-500 Chorzów, Rynek 1 pokój 402, - informację drogą faksu należy przesłać na nr 32 416 5613, - informację drogą elektroniczną należy przekazywać na adres: ed@chorzow.eu, Jeżeli strony przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania. 4
2. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści istotnych warunków zamówienia. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający zamieszcza na stronie internetowej http://www.bip.chorzow.eu. 3. Po otwarciu złożonych ofert, Wykonawca, który będzie chciał skorzystać z zasady jawności, musi wystąpić w tej sprawie do zamawiającego z pisemnym wnioskiem. Zamawiający niezwłocznie po otrzymaniu wniosku udostępni do wglądu żądaną/e ofertę/y. Wyboru dnia oraz godziny, kiedy może nastąpić przeglądanie ofert/y dokona zamawiający. Oferty, protokół oraz wszelkie oświadczenia i zaświadczenia składane w trakcie postępowania mogą być przeglądane tylko i wyłącznie w siedzibie zamawiającego, w obecności pracownika zamawiającego. III. Osoby po stronie zamawiającego, uprawnione do porozumiewania się z wykonawcami W razie potrzeby złożenia oświadczeń, wniosków, zawiadomień i informacji, a także uzyskania dodatkowych informacji, które w opinii wykonawców okażą się niezbędne do przygotowania ofert, można zwracać się do nw. Osób po stronie zamawiającego: Małgorzata Kotarska mail: ed@chorzow.eu, tel. 32 416 5402 IV. Opis sposobu przygotowania ofert 1. Oferta ( i załączniki ) powinna być sporządzona zgodnie z wymogami IWZ. 2. Wykonawca zamieszcza ofertę wraz ze wymienionymi dokumentami na portalu https://platformazakupowa.pl/chorzow. 3. Wykonawca może wprowadzić zmiany oraz wycofać złożoną przez siebie ofertę, pod warunkiem, że zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie o wycofaniu lub zmianie przed terminem składania ofert. 4. Wykonawca nie może wycofać oferty ani wprowadzić do niej zmiany po upływie terminu składania ofert. 5. Jeżeli oferta zostanie złożona w inny sposób, zamawiający nie bierze odpowiedzialności za nieprawidłowe skierowanie, przedwczesne lub przypadkowe otwarcie oferty. V. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert Oferty należy składać: 1. Termin wpływu ofert do siedziby zamawiającego (niezależnie od wybranej przez wykonawcę wymienionej wyżej formy składania) upływa w dniu 7.02.2018 r. o godz. 10:00 2. Oferty, które wpłyną po terminie wymienionym w pkt. 1 zostaną niezwłocznie zwrócone. 3. Publiczne otwarcie ofert nastąpi w dniu 7.02.2018 r. o godz. 10:30 w siedzibie zamawiającego pok. 402. 4. Podczas otwarcia ofert podane zostaną nazwy wykonawców, adresy, a także informacje dotyczące ceny brutto wykonania zamówienia zawartych w ofertach. 5. Informacje, o których mowa w pkt. V zostaną przekazane niezwłocznie wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, na ich wniosek. VI. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia kryteriów oraz sposobu oceny ofert 1. Przy wyborze oferty najkorzystniejszej, zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami: a) cena ofertowa 100% - maksymalnie 100 pkt. Każdy z Wykonawców w kryterium otrzyma odpowiednią ilość punktów, wyliczoną w następujący sposób: 5
cena ofertowa wg następującego wzoru: N IP = --- x A B gdzie poszczególne litery oznaczają: IP ilość punktów, N cena ofertowa najniższa spośród wszystkich rozpatrywanych i nieodrzuconych ofert, B cena ofertowa oferty badanej (przeliczanej), A waga danego kryterium wyrażona w punktach 100 pkt. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która zdobędzie jak największą liczbę punktów. 2. W toku dokonywania badania i oceny ofert zamawiający może żądać udzielenia przez wykonawcę wyjaśnień treści złożonej przez niego oferty. 3. Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli: a) jej treść nie odpowiada treści istotnych warunków zamówienia, bądź wykonawca nie przedstawił wymaganych przez Zamawiającego dokumentów, b) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. 4. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadamia: a) wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę), albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy) albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację; b) wykonawców, których oferty zostały odrzucone, podając krótkie uzasadnienie. 5. Zamawiający unieważni postępowanie, jeżeli wystąpią poniższe okoliczności: a) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty b) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć c) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego i zawiadomi wszystkich wykonawców, którzy ubiegali się o zamówienie, podając uzasadnienie. VII. Informacja o formalnościach, które powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego 1. Zamawiający podpisze umowę na zamówienie z wykonawcą, który przedłoży ofertę spełniającą wszystkie przedstawione wymagania oraz którego oferta okaże się najkorzystniejsza z punktu widzenia kryteriów przyjętych w IWZ. 2. Jeżeli wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, przedstawił nieprawdziwe dane lub będzie się uchylał od zawarcia umowy, zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert na zamówienie, bez dokonywania ich ponownej oceny. 3. Zamawiający zawiadomi wybranego wykonawcę zamówienia o miejscu i terminie podpisania umowy. 6
VIII. Istotne dla stron postanowienia umowy Zamawiający wymaga, aby wybrany wykonawca zawarł z nim umowę z uwzględnieniem postanowień umowy zawartych w załączniku nr 2 do IWZ istotne postanowienia umowy. 7
ZAŁĄCZNIK NR 2 (istotne postanowienia umowy) 1. Wykonawca oświadcza, iż posiada kwalifikacje i uprawnienia wymagane do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy i zobowiązuje się do realizacji umowy z należytą starannością zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zasadami wiedzy technicznej oraz warunkami określonymi niniejszą umową. 2. Udostępnienie Serwisu do użytkowania nastąpi w ciągu 10 dni od podpisania umowy 3. Pełne wdrożenie Serwisu, co stanowi termin zakończenia przedmiotu umowy, nastąpi do dnia 20.03.2018r., 4. Miasto zobowiązuje się współpracować z Wykonawcą, jeżeli takie współdziałanie okaże się konieczne do prawidłowej i terminowej realizacji usług przez Wykonawcę. 5. Serwis musi być dostępny w godzinach pracy jednostek oświatowych tj. 7-16 w każdy dzień roboczy Wykonawca zapewnia SLA (niezawodność świadczonych usług) na poziomie 99,9%. 6. Serwis powinien być umieszczony na zewnętrznym serwerze, poza siedzibą Miasta, administrowany przez uprawnionych pracowników Wykonawcy, mających stosowne umiejętności i doświadczenie w tym zakresie. 7. W ramach przedmiotu umowy Wykonawca zapewnia sprzęt, na którym zostanie umieszczony Serwisu a także oprogramowanie systemowe oraz narzędziowe niezbędne do prowadzenia oraz prawidłowej pracy Serwisu. 8. Serwer musi być zabezpieczony przed nieautoryzowanym dostępem, poprzez dostępne i znane techniki ochrony. 9. W przypadku, gdy wykonanie przedmiotu umowy wymaga korzystania z należących do osób trzecich praw, a w szczególności praw autorskich lub znaków towarowych, Wykonawca przejmuje na siebie wszelką odpowiedzialność z tytułu wszelkich roszczeń, z jakimi osoby trzecie wystąpią przeciwko Zamawiającemu w związku z korzystaniem przez niego z tych praw w odniesieniu do przedmiotu umowy. 10. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność karną i cywilnoprawną, w tym finansową, za wszelkie szkody spowodowane w stosunku do Zamawiającego, jak i osób trzecich, wynikłe z ujawnienia lub wykorzystania bez zgody Zamawiającego informacji pozyskanych w trakcie prac związanych z realizacją niniejszej umowy przez pracowników Wykonawcy. 11. Zamawiający oświadcza, że powierza Wykonawcy, a Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych. 12. Wykonawca zobowiązuje się na mocy i warunkach zawartych w odrębnej umowie o powierzeniu przetwarzania danych osobowych do ochrony danych, których ujawnienie przez Zamawiającego może być konieczne dla prawidłowego wykonania umowy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności ustawy o ochronie danych osobowych, oraz zgodnie z powszechnie przyjętymi standardami i ustalonymi przez strony warunkami. 13. Powierzenie przetwarzania danych osobowych obowiązuje w czasie trwania umowy. 14. Wykonawca zobowiązuje się przesłać Zamawiającemu imienne upoważnienia osób, które będą przetwarzać dane osobowe zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy oraz przepisami prawa. 15. Wykonawca ograniczy dostęp do powierzonych mu zbiorów danych osobowych Użytkownika wyłącznie do pracowników posiadających upoważnienia do przetwarzania danych. 16. Zamawiający umocowuje Wykonawcę do wydawania pisemnych upoważnień swoim pracownikom do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem niniejszej umowy. 17. Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia ewidencji pracowników upoważnionych do przetwarzania danych powierzonych przez Zamawiającego. 18. Wykonawca odpowiada za wszelkie szkody wyrządzone osobom trzecim, które powstały w związku z nienależytym przetwarzaniem powierzonych do przetwarzania danych osobowych. 8
19. Wykonawca nie odpowiada za poprawność danych wprowadzanych do systemu przez Zamawiającego i jednostki korzystające z systemu. W szczególności Wykonawca nie odpowiada za niepoprawne wyniki przetwarzania wynikające bezpośrednio z błędnego wprowadzenia danych przez Zamawiającego. 20. W przypadku wygaśnięcia niniejszej umowy, Wykonawca jest bezwzględnie zobowiązany do zwrotu lub zniszczenia potwierdzonego protokołem powierzonych mu danych osobowych oraz skasowania wszelkich kopii tych danych będących w posiadaniu Wykonawcy oraz podjąć stosowne działania w celu wyeliminowania możliwości dalszego przetwarzania danych powierzonych na podstawie niniejszej umowy. 21. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania umowy w przypadku omijania warunków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych przez Wykonawcę. 22. Wszelkie informacje uzyskane przez Strony w związku z realizacją prac będących przedmiotem Umowy mogą być wykorzystane tylko w celu wykonywania tych prac. Strony będą zachowywać zasady najściślejszej poufności w stosunku do wszelkich informacji. 23. Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie z tytułu wykonania przedmiotu umowy w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury przelewem na konto Wykonawcy. 24. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,1 % wartości wynagrodzenia za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu niniejszej umowy. 25. Za nienależyte wykonanie umowy Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Zamawiającego kary umownej w wysokości 10 % wartości wynagrodzenia. 26. W sytuacji, gdy kary umowne przewidziane w pkt.24 i 25 nie pokrywają szkody, Zamawiającemu przysługuje prawo żądania odszkodowania na zasadach ogólnych. 27. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. 28. Spory powstałe na tle realizacji niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 29. Strony wprowadzają bezwzględny zakaz przenoszenia wierzytelności (w tym odsetek) wynikających z niniejszej umowy na osoby trzecie (art. 509 KC). Integralną część umowy stanowi: 1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 2. Kserokopia formularza oferty Wykonawcy; 9
ZAŁĄCZNIK NR 3 DO IWZ SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (SOPZ) I. Wymagania ogólne. 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa zapewnienia rocznego dostępu do serwisu internetowego wspierającego tworzenie arkuszy organizacyjnych i planu finansowego w jednostkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Chorzów na rok szkolny 2018/2019, zwanego dalej Serwisem 2. Zamawiający wymaga, aby dostarczone rozwiązanie spełniało aktualnie obowiązujące przepisy prawa, a w szczególności następujące akty prawne: a) Karta Nauczyciela b) Prawo Oświatowe c) Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, d) Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, e) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20 lipca 2011 r. w sprawie podstawowych wymagań bezpieczeństwa teleinformatycznego, f) Ustawę z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, g) Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, h) Rozporządzenie Ministra Nauki i Informatyzacji z dnia 19 października 2005 r. w sprawie testów akceptacyjnych oraz badania oprogramowania interfejsowego i weryfikacji tego badania, i) Ustawę z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych, j) Ustawę o ochronie danych osobowych, a od dn.25.052018 r. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), 3. W ramach zamówienia Wykonawca wykona i dostarczy Zamawiającemu: a) instalację, konfigurację i udostępnienie Serwisu w infrastrukturze teleinformatycznej Wykonawcy, b) wdrożenie i przekazanie Serwisu do eksploatacji, c) hosting Serwisu przez Wykonawcę przez okres 12 miesięcy, d) dokumentację niezbędną do pracy w Serwisu, e) szkolenie dla 126 osób, f) sprawowanie asysty technicznej na dostarczone rozwiązanie przez okres 12 miesięcy. 4. Serwis musi być produktem gotowym w momencie jego oferowania Zamawiającemu. 5. Serwis musi pobierać dane kadrowe z użytkowanego w Zakładzie Ekonomiczno - Finansowej Obsługi Jednostek Oświatowych w Chorzowie (ZEFO) oprogramowania typu KP (kadrowo-płacowe). 6. Serwis w zakresie planu musi wymieniać dane z użytkowanym w ZEFO oprogramowaniem typy FK (finansowo-księgowe). Uwaga: ZEFO użytkuje oprogramowanie firmy WizjaNet sp. z o.o., ul. Legionów 26/28, Bielska. Ustalenie kosztów wymiany danych z oprogramowaniem użytkowanym przez ZEFO jest obowiązkiem Wykonawcy. Zamawiający nie przewiduje pośredniczenia w rozmowach dotyczących wymiany danych. Zamawiający wyjaśnia, że koszty wymiany danych są częścią kosztu oferty składanej przez Wykonawcę. 7. Serwis musi umożliwić dostęp wszystkich użytkowników do instrukcji obsługi wszystkich funkcji Serwisu, która na żądanie użytkownika ma być wyświetlana na ekranie monitora oraz musi istnieć możliwość jej wydruku w dowolnym czasie. 8. Wszelkie funkcje, polecenia Serwisu, a także instrukcje muszą być w języku polskim. 10
9. Dostęp użytkowników do poszczególnych funkcji Serwisu powinien być regulowany odpowiednimi uprawnieniami przez Administratora Serwisu (uprawniony pracownik Zamawiającego mający dostęp do wszystkich funkcjonalności Serwisu). 10. Serwis musi być zainstalowany w infrastrukturze teleinformatycznej Wykonawcy i być dla wszystkich użytkowników dostępny na komputerach z dowolnym systemem operacyjnym (Windows, Linux, Mac OS lub równoważnym) przez dowolną przeglądarkę bez potrzeby instalowania na końcówkach klienckich żadnego oprogramowania wspierającego (cienki klient). 11. Wszelkie koszty związane z instalacją, konfiguracją oraz wdrożeniem Serwisu ponosi Wykonawca. Jeżeli dla funkcjonowania Serwisu konieczny jest zakup jakichkolwiek licencji np. oprogramowania systemowego, bazodanowego lub innego, Wykonawca powinien uwzględnić związane z tym koszty w ramach swojej oferty. 12. Wymagane jest centralne zarządzanie wszystkimi użytkownikami Serwisu i ich uprawnieniami z wykorzystaniem panelu administratora. 13. Wykonawca musi zagwarantować bezpieczeństwo informacji znajdujących się w Serwisu. 14. Środowisko dostarczone przez Wykonawcę musi zapewniać: a) poufność - ochrona przed ujawnieniem nieuprawnionemu odbiorcy; b) integralność - ochrona przed nieuprawnioną modyfikacją lub zniekształceniem; c) dostępność - dostęp do zasobów informacyjnych; d) rozliczalność - określenie i weryfikowanie odpowiedzialności za wykorzystanie Serwisu informacyjnego; e) autentyczność - weryfikacja tożsamości podmiotów i prawdziwości zasobów; f) niezawodność - gwarancja oczekiwanego zachowania Serwisu i otrzymywanych wyników. 15. Wykonawca zapewni mechanizm automatycznego wykonywania kopii zapasowych danych. II. Wymagania szczegółowe - obszar arkusza i planowania finansowego 1. Obsługa przez Administratora Serwisu wszystkich słowników koniecznych dla zapewnienia jednolitości i integralności danych, w tym w szczególności wymienionych poniżej: a) Jednostek wraz z ich wewnętrzną strukturą organizacyjną b) Klasyfikacji budżetowej (dział, rozdział, paragraf, pozycja) w odniesieniu do dochodów i wydatków c) Funkcji pełnionych przez pracowników d) Zadań budżetowych e) Rodzajów jednostek f) Rodzajów oddziałów g) Trybów nauki h) Grup użytkowników 2. Obsługa przez Administratora Serwisu funkcji tworzenia i przekazywania (propagowania w bazie danych) założeń koniecznych do opracowywania planu finansowego, w tym w szczególności wymienionych poniżej: a) Stawek wynagrodzeń nauczycieli b) Korygujących wzrost poszczególnych tytułów wydatków lub paragrafów c) Wynikających z uchwał dotyczących kształtowania regulaminu wynagrodzeń (m.in. poziomu dodatków) d) Sposobu rozliczania wydatków wspólnych w szkołach i placówkach funkcjonujących w formie zespołów e) Wynikających z uchwał kształtujących lokalnych zasad ustalania / obliczania pensum i godzin ponadwymiarowych dla nauczycieli, którym powierzono różne typy obowiązków 11
3. Opracowywanie projektu oraz arkusza organizacyjnego, a następnie na podstawie arkusza wrześniowego także projektu planu finansowego, w tym dla jednostek działających w formie zespołów, a także dla różnych systemów szkolnictwa m.in. w (wieczorowego i zaocznego). 4. Obsługa procesu opiniowania i zatwierdzania arkusza / planu, w ramach którego wyodrębnione są następujące etapy: a) Etap I tworzenie (edycja danych) przez użytkownika jednostki. b) Etap II zakończenie tworzenia (brak możliwości edycji danych) przez użytkownika jednostki. c) Etap III akceptacja formalna przez użytkownika reprezentującego Jednostkę Nadzorującą (Wydział Edukacji). Musi być poprzedzona funkcją kontroli wszelkich aspektów zgodności arkusza a planami nauczania oraz z ramowymi planami nauczania. Po akceptacji nie ma możliwości edycji danych przez użytkownika jednostki. d) Etap IV zatwierdzenie przez użytkownika reprezentującego Jednostkę Nadzorującą. Po zatwierdzeniu arkusza / planu nie ma możliwości edycji danych przez wszystkich użytkowników. Zakończenie każdego etapu musi stwarzać możliwość wpisania przez uczestników procesu stosownego komentarza / uzasadnienia. Serwis musi prezentować historię zmian w poszczególnych statusach procesu w postaci listy, zawierającej w szczególności: daty godziny, nazwy użytkowników, komentarze, o których mowa powyżej oraz nazwy statusów, jakie miały miejsce. 5. Tworzenie zróżnicowanych wersji arkuszy / planów finansowych poprzez wczytywanie zróżnicowanych założeń przez Administratora Serwisu. 6. Rejestracja wszystkich danych o oddziałach niezbędnych do budowy arkusza i planu. a) Definiowanie oddziałów z możliwością automatycznej aktualizacji w oparciu o dane zawarte w module sekretariatu. b) Definiowanie zajęć międzyoddziałowych. c) Definiowanie indywidualnych form kształcenia np. nauczania indywidualnego, indywidualnej rewalidacji, wczesnego wspomagania. d) W szkołach ponadgimnazjalnych definiowanie zawodów i profili kształcenia, przynajmniej dwóch różnych, dla danego oddziału. e) Określenie poziomu nauczania w oddziale. f) Dokonywanie wyboru nauczyciela pełniącego funkcję wychowawcy z istniejącej listy nauczycieli. 7. Budowa planu nauczania dla wybranego oddziału szkolnego na podstawie planu ramowego. 8. Możliwość kopiowania planów pomiędzy oddziałami i / lub latami szkolnymi w celu wykorzystania planów nauczania z lat poprzednich i przyporządkowania ich dowolnym, zdefiniowanym w danym roku oddziałom. 9. Definiowanie przedmiotów nauczania dla arkusza. 10. Możliwość wskazania miejsca prowadzenia zajęć (szczególnie istotne przy definiowaniu praktyk, warsztatów, zajęć pozaszkolnych itp.). 11. Możliwość obsługi nauczania w oddziale co najmniej czterech przedmiotów wybieranych przez uczniów w ramach jednej pozycji planu nauczania (np. w ramach rozszerzeń w LO). 12. Możliwość definiowania godzin pracy oddziału przedszkolnego. 13. Możliwość wskazania w planie nauczania godzin do dyspozycji dyrektora i innych rodzajów godzin przewidzianych w rozporządzeniu w sprawie ramowych planów nauczania. 14. Możliwość definiowania godzin realizowanych w układzie tygodniowym, semestralnym jak i rocznym. 15. Możliwość budowy odrębnych planów nauczania dla szkół działających w układzie semestralnym w systemie wieczorowym jak i zaocznym 16. Automatyczne tworzenie arkusza zajęć oddziału na podstawie zdefiniowanego planu nauczania. 17. Możliwość kontroli zgodności arkusza ze szkolnym planem nauczania, jak również zgodności poszczególnych planów szkolnych z planem ramowym. 12
18. Rejestracja danych pracowników jednostek niezbędnych do budowy arkusza / planu. a) Grupowanie nauczycieli w ramach jednostki na: nauczycieli zatrudnionych, niezatrudnionych (planowanych do zwolnienia / przejścia na emeryturę) oraz wakaty, b) Możliwość dodawania, edycji i usuwania danych nauczycieli zatrudnionych, wakatów w jednostce, co najmniej takich jak: nazwisko, imię, PESEL, stopień awansu zawodowego, kwalifikacje dotyczące awansu zawodowego, forma zatrudnienia, informacje o wykształceniu oraz ukończonych uczelniach, a w szczególności: nazwy uczelni; ukończonego kierunku; nazwy dokumentu poświadczającego ukończenie oraz daty ukończenia, staż pracy, staż pedagogiczny, data rozpoczęcia trwającego stażu pedagogicznego, data złożenia wniosku, którym mowa w art. 9d ust. 8 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela, wskazanie stażystów, nad którymi nauczyciel pełni opiekę, procentowy lub kwotowy wskaźnik wzrostu wynagrodzenia za warunki pracy, mechanizm obliczania kwoty należnej 13-tej pensji na podstawie wynagrodzeń osiągniętych w roku poprzednim, kwoty dodatków, w tym motywacyjnego, funkcyjnego oraz innych z możliwością ich limitowania przez Zamawiającego zgodnie z regulaminem wynagradzania w formie kwoty oraz procentu płacy zasadniczej, stawki bazowej lub innej podstawy, kwot nagrody jubileuszowej, odprawy, odprawy wypłacanej z przyczyn pracodawcy, ekwiwalentów. b) Definiowanie przydziałów czynności nauczycieli, w tym z podziałem na grupy w ramach grup międzyoddziałowych oraz innych stosowanie do specyfiki jednostki, c) Obliczenie etatów nauczycieli oraz uśrednionych godzin pracy w oparciu o liczbę dni pracy oraz kalendarz roku szkolnego, d) Definiowanie daty rozpoczęcia i zakończenia pracy nauczyciela, e) Rejestracja danych w ramach kilku niezależnych umów nauczyciela w tej samej jednostce, f) Definiowanie przewidzianych przez przepisy zniżek obowiązkowego wymiaru godzin, g) Definiowanie uzupełnienia etatu nauczyciela w innej jednostce, h) Możliwość dodawania, edycji i usuwania wszystkich wykorzystywanych w arkuszu / planie danych pracowników administracji oraz obsługi, a także wakatów na stanowiskach niepedagogicznych w jednostce. 19. Tworzenie aneksów do arkuszy organizacji, w tym dla jednostek działających w systemie semestralnym z zachowaniem następujących minimalnych wymogów: a) Możliwość oznaczenia numeru aneksu, b) Możliwość wprowadzenia opisu aneksu, c) Możliwość wprowadzenia daty rozpoczęcia oraz daty zakończenia obowiązywania zmian zawartych w aneksie, d) Automatyczne uwzględnianie w aneksie ferii, świąt oraz innych dni wolnych od nauki zdefiniowanych centralnie w formie kalendarza roku szkolnego, e) Automatyczne wygasanie przydziałów czynności aneksu z upływem daty jego obowiązywania, 13
f) Zachowanie pełnej historii zmian w organizacji jednostki wraz z możliwością przeglądnięcia w jednym miejscu historii pracy dowolnego nauczyciela, g) Możliwość wydruku aneksu wg stanu na dzień sporządzenia, h) Możliwość wydruku płachty arkusza szkoły wg stanu na dzień sporządzenia aneksu. 20.Budowa planów finansowych w ujęciu zadaniowym (budżet zadaniowy) dla wszystkich typów jednostek w oparciu o centralnie ustalone definicje zadań oraz w identyczny sposób tworzone definicje przynależności do zadań poszczególnych funkcji pełnionych przez pracowników oraz zdefiniowanych wydatków. Zapewniona musi być możliwość definiowania różnych zasad przynależności funkcji i wydatków dla różnych lat budżetowych oraz różnych typów jednostek, parametrów klasyfikacji. a) Tworzenie planu w zakresie wydatków osobowych bazujące ściśle na przydziałach czynności arkusza, b) Możliwość tworzenia planu jednostki w zakresie wynagrodzeń nauczycieli w oparciu o dwa lata szkolne (dwa arkusze organizacji), c) Możliwość planowania wszystkich wydatków rzeczowych placówki w szczegółowości: zadanie dział rozdział paragraf tytuł wydatku, d) Możliwość definiowania większej szczegółowości planowania dla wybranych wydatków rzeczowych np. mediów planowanie wydatków na podstawie zużycia w ujęciu historycznym, wieloletnim, e) Tworzenie planów zespołów szkół bez konieczności scalania danych poszczególnych szkół wchodzących w skład zespołu, f) Tworzenie planów zespołów szkół z możliwością alokacji wyodrębnionych wydatków wspólnych z zakresu utrzymania budynku i infrastruktury pomiędzy rozdziały szkół wchodzących w skład zespołu. 21. Tworzenie zestawień zbiorczych prezentujących sytuację finansową Zamawiającego w obszarze edukacji bez konieczności wykorzystania dodatkowych aplikacji, a także procesu scalania danych, w tym: a) Załączników do dokumentu budżetowego (zgodnych formatem oraz treścią z obowiązującymi przepisami) w zakresie dochodów i wydatków, szczegółowego planu dochodów i wydatków (układu wykonawczego) z podziałem na zadania gminy i powiatu, b) Zestawień wykorzystywanych przez Zamawiającego w ramach procedur wewnętrznych, c) Zestawień pomocnych w weryfikacji: czy zbiorczy plan w dziedzinie edukacji (obejmujący wszystkie jednostki) zapewnia możliwość wypłaty wynagrodzeń nauczycieli na poziomie tzw. średnich ustawowych, d) Zestawień prezentujących strukturę wynagrodzeń nauczycieli oraz pracowników niepedagogicznych, e) Wymagana jest automatyczna wymiana danych z Serwisem FK w zakresie planu i zmian a także wykonania, f) Serwis musi zapewniać generowanie zestawień analitycznych do formatu XLS, PDF, XML, g) Obsługa zmian w planach jednostek oraz budżecie w obszarze edukacji, h) Inicjowanie przez kierowników jednostek wniosków o zmiany w planach, i) Wprowadzanie przez użytkowników jednostki nadzorującej zmian w planach jednostek wynikających z decyzji miasta, j) Automatyczne tworzenie zestawień zbiorczych stanowiących załączniki do uchwał rady miejskiej lub zarządzeń Prezydenta w sprawie zmian w budżecie miasta w obszarze edukacji lub planach jednostek, k) Przechowywanie pełnej historii zmian w planie jednostki oraz budżecie w obszarze edukacji, l) Automatyczna kontrola zgodności zmian wynikających z kompetencji kierowników jednostek oświatowych z dyspozycją uchwały budżetowej, 14
m) Możliwość zatwierdzania zmian wynikających z kompetencji jednostek przez ich kierowników (bez ingerencji i udziału jednostki nadzorującej) z jednoczesnym zapewnieniem możliwości śledzenia wprowadzanych zmian, n) Tworzenie zestawień prezentujących centralny obraz organizacji (arkusz zbiorczy) bez konieczności użycia dodatkowych aplikacji oraz procesu scalania danych, w tym: i. Zapewniających możliwość odnajdowania miejsca zatrudnienia nauczyciela / pracownika niepedagogicznego, ii. Zapewniających analizę zatrudnienia nauczycieli wg co najmniej: stopni awansu, kwalifikacji, pełnionych funkcji, nauczanych przedmiotów, struktury wiekowej. iii. Prezentujących dane o liczbie etatów, umów oraz faktycznie zatrudnionych osób, iv. Zapewniających możliwość analizy liczby uczniów / oddziałów w każdym typie placówek, v. Zapewniających możliwość analizy oddziałów wg wybranych kryteriów wyszukiwania, np. rodzaju oddziału, formy kształcenia, podbudowy, zawodu, specjalności, etc., vi. Zapewniających możliwość porównywania danych z projektu ze stanem bieżącym w dowolnej jednostce lub wszystkich jednostkach, vii. Zapewniających możliwość porównywania zmian wprowadzanych w planach nauczania w kolejnych latach szkolnych dla tej samej jednostki i oddziału, viii. Zapewniających możliwość porównywania zatrudnienia nauczyciela w kolejnych latach szkolnych dla danej jednostki lub w skali miasta, ix. Zapewniających możliwość generowania zestawień do formatu CSV, PDF, XML. III. Szkolenia Wykonawca w ramach wynagrodzenia zapewni szkolenie pracowników jednostek oświatowych oraz Zamawiającego. Szkolenia będą realizowane w pomieszczeniach i na sprzęcie udostępnionym przez Zamawiającego w terminach uzgodnionych z Zamawiającym, przy czym każdy z pracowników Zamawiającego musi mieć zapewnione co najmniej 4 godziny zegarowe szkolenia. Wymagane jest przeszkolenie minimum 126 osób, w tym 120 osób z jednostek oświatowych, 2 osoby z ZEFO oraz 4 osoby z Wydziału Edukacji. IV. Asysta techniczna 1. Wykonawca w ramach asysty technicznej zapewni Zamawiającemu: a) świadczenie konsultacji i porad w zakresie eksploatacji Serwisu drogą telefoniczną lub mailową, b) przyjmowanie zgłoszeń błędów i usterek Serwisu telefonicznie oraz pocztą elektroniczną i/lub poprzez formularz internetowy w dni robocze w godzinach pracy Zamawiającego, c) wskazywanie rozwiązań zastępczych w użytkowaniu Serwisu na czas usuwania błędów, d) usuwanie błędów Serwisu ujawnionych podczas jego eksploatacji, skutkujących błędnymi wynikami lub działaniem niezgodnym z dokumentacją oraz udostępnianie poprawionych wersji Serwisu. 2. Wykonawca jest zobowiązany do systematycznych aktualizacji Serwisu pod kątem pojawiających się łatek bezpieczeństwa oraz błędów oprogramowania. 15