Gdańsk, 21.12.2018 r. ZAPYTANIE OFERTOWE LAB/27/2018 (Z19/293272) Szanowni Państwo, LOTOS Lab Sp. z o.o. (zwana dalej Zamawiającym ) zaprasza Państwa do złożenia oferty na Budowę instalacji wysokociśnieniowej oraz instalacji do ekstrakcji (odasfaltowania rozpuszczalnikowego) w skali ćwierćtechniki z przeznaczeniem do prac badawczorozwojowych. Niniejsze Zapytanie otwiera pierwszy etap postępowania wyboru kontrahenta. O ile są Państwo zainteresowani udziałem w postępowaniu i otrzymaniem Załączników nr od 8 do 11, prosimy o złożenie do 10 stycznia 2019 do godziny 13:00 następujących dokumentów: 1. Oświadczenia o zobowiązaniu do zachowania poufności, którego podpisanie jest obligatoryjne, a jego treść nie podlega modyfikacji. Oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania poufności winno zostać podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli ze strony Oferenta. 2. Pełnomocnictwo do reprezentacji Oferenta, o ile nie wynika to z KRS. Na podstawie złożonych przez Państwa dokumentów i informacji, Komisja Wyboru Kontrahenta, dokonując oceny w systemie 0-1, do kolejnego etapu postępowania zakwalifikuje Oferentów, którzy otrzymają wersje elektroniczne Załączników nr od 8 do 11. Wypełnione i podpisane przez Oferenta Oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania poufności oraz informacje wymagane niniejszym Zapytaniem należy złożyć poprzez Platformę Zakupową, w nieprzekraczalnym terminie do dnia 10 stycznia (czwartek) 2019 r., do godz. 13:00. Przedmiot Zapytania Ofertowego: Przedmiot Zapytania Ofertowego został szczegółowo określony w Załącznikach Nr od 8 do 11 i obejmuje: Wykonanie instalacji oraz rurociągu zrzutowego odgazów w oparciu o: - projekt wielobranżowy instalacji wysokociśnieniowej (Hydrocracker Pilot Plant Unit) - projekt wielobranżowy instalacji do ekstrakcji (Extraction Pilot Plant Unit) - projekt wpałki do systemu zrzutowego odgazów usytuowanego w sąsiedztwie budynku LOTOS Lab - projekt inwentaryzacji estakady, po której docelowo ma przebiegać rurociąg zrzutowy odgazów - przedmiar robót Wykonanie projektu powykonawczego instalacji oraz rurociągu zrzutowego odgazów. Uruchomienie instalacji doświadczalnych i przeprowadzenie szkolenia z obsługi. I. Termin realizacji przedmiotu zapytania ofertowego: Realizacja będzie odbywała się zgodnie z harmonogramem, który zostanie ustalony po wyborze oferenta/ów do realizacji Umowy. Maksymalny oczekiwany termin wykonania przedmiotu Zapytania to 15.10.2019r. Warunki dostawy: Adres dostawy: LOTOS Lab Sp. z o.o., ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk, Hala technologiczna.
Wymogi pozostałe: Wykonanie przedmiotu Zapytania będzie się odbywać na zasadach zawartych w Załączniku nr 5 Wzór Umowy oraz Załączniku nr 6 Warunki ogólne; Prace muszą być wykonywane zgodnie ze standardami technicznymi Grupy LOTOS S.A., których aktualna wersja stanowi Załącznik nr 7 oraz stosownymi przepisami i normami obowiązującymi na terenie zakładu; Obydwie instalacje, zarówno instalacja wysokociśnieniowa jak i do ekstrakcji (odasfaltowania rozpuszczalnikowego) zainstalowane będę wewnątrz nowo wybudowanej hali technologicznej. W ramach wykonania instalacji Wykonawca uwzględni istniejące instalacje oraz media niezbędne do wykonania przedmiotu Zapytania; Wykonanie linii rurociągu zrzutowego odgazów wymaga uzgodnień z gospodarzami instalacji sąsiadujących oraz z pionem Dyrektora ds. Techniki Grupy LOTOS SA. Proponowani dostawcy podzespołów wchodzących w skład urządzeń muszą się znajdować na załączonej do zapytania liście kwalifikowanych dostawców GL S.A. lub Zleceniobiorca musi uzyskać pisemną zgodę Zleceniodawcy na korzystanie z danego dostawcy podczas realizacji przedmiotu Zapytania. W przypadku wykonywania instalacji na zapleczu, poza miejscem docelowym posadowienia instalacji, Zleceniobiorca jest zobowiązany uwzględnić parametry rzeczywiste hali technologicznej, takie jak: wymiary bramy do hali, itp. Maksymalny oczekiwany termin wykonania przedmiotu Zapytania to 15.10.2019r. Skrócenie terminu wykonania przedmiotu zapytania zostanie uwzględnione w kryteriach oceny ofert. Do oferty należy załączyć ramowy harmonogram wykonania prac w ujęciu uwzgledniającym realizację w rozbiciu na poszczególne zadania i branże. Oferta ma zawierać plan kosztów związanych z realizacją prac z podziałem na: 1. Wykonawstwo 2. Materiały rurociągowe 3. Aparaturę 4. Elementy automatyki 5. Elementy elektryki 6. Armaturę 7. Elementy branży wodno-kanalizacyjnej. 8. Złożenie dokumentacji rejestracyjnej dla potrzeb ZDT/UDT Oferent będzie miał możliwość dokonania wizji lokalnej terenu, którego prace mają dotyczyć i przeprowadzi niezbędną inwentaryzację. II. Informacje dotyczące pytań oferentów i udzielania do nich odpowiedzi (2 etap postępowania): a. Pytania dot. niniejszego postepowania należy kierować poprzez platformę zakupową www.lotos.logintrade.net nie później niż do dnia 17.01.2018 roku do godziny 12 00. b. Odpowiedzi na pytania, które wpłyną w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim oferentom w najpóźniej w dniu 25.01.2018 roku do godziny 15 00 za pośrednictwem platformy zakupowej www.lotos.logintrade.net. c. Jedynym dopuszczalnym sposobem porozumiewania się z Zamawiającym jest Strona 2 z 7
platforma zakupowa www.lotos.logintrade.net. W przypadku wystąpienia problemów z użytkowaniem powyżej wskazanej platformy, należy kontaktować się z jej infolinią pod nr tel.: +48 71 787 35 34; +48 71 787 37 27; +48 71 787 37 57 Pytania i wnioski, które wpłyną po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane oraz uwzględniane w postępowaniu. III. Sposób przygotowywania ofert oraz informacje dotyczące terminu i sposobu ich składania: W przypadku zainteresowania Zapytaniem Ofertowym, prosimy o złożenie oferty do dnia 07.02.2018 roku do godz. 15 00 na platformie zakupowej www.lotos.logintrade.net. KOMPLETNA OFERTA MUSI ZAWIERAĆ: skany dokumentów wymaganych Zapytaniem Ofertowym oraz jego Załącznikami (Załącznik Nr 2 oraz Załącznik Nr 3) Oferta musi być przekazana w formie elektronicznej na platformie zakupowej www.lotos.logintrade.net. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim w 1 egzemplarzu. Oferta powinna zawierać: nr oferty oraz datę jej sporządzenia. LOTOS Lab Sp. z o.o. wyraża zgodę na składanie ofert częściowych i zastrzega sobie prawo kombinatorycznego wyboru ofert. LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega sobie możliwość, przeprowadzenia kwalifikacji kontrahentów, którzy nie znajdują się na liście kwalifikowanych bądź prekwalifikowanych dostawców. W związku z powyższym, Spółka może poprosić wybranych oferentów o złożenie dodatkowych dokumentów patrz Załącznik Nr 4. IV. Informacje dodatkowe: a. Zamawiający zastrzega sobie prawo zawarcie w Umowie zapisów gwarantujących możliwość składania dodatkowych zamówień, poza harmonogramem dostaw, w cenach ustalonych w postępowaniu. b. Zamawiający zastrzega sobie prawo zawarcia w Umowie zapisów gwarantujących, w przypadkach niezależnych od Zamawiającego (np. zmiana norm ASTM, PN-ISO i.in., wycofania metody badawczej z użycia) wycofania dostaw zgodnych z harmonogramem lub ich odpowiednie proporcjonalne zmniejszenie, bez ponoszenie kar umownych. c. Fakturowanie dostaw: Zamawiający preferuje fakturowanie w cyklach miesięcznych. Niemniej, jeśli system kontrahenta nie pozwala na fakturowanie dostaw w w/w formie, Zamawiający prosi o określenie przez oferenta możliwych sposobów fakturowania dostaw. Do faktury, dostawca powinien dostarczyć załącznik (lub umieścić na fakturze), zawierający dane pozwalające na ustalenie MPK zamawiającego. V. Kryteria wyboru oferty, ich wagi oraz sposób ich kalkulacji: a. Cena netto na poszczególne przedmioty Zapytania Ofertowego b. Termin realizacji c. Serwis gwarancyjny i pogwarancyjny Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym Zapytaniu Ofertowym oraz załącznikach do niego Strona 3 z 7
i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru. VI. VII. Informacje dodatkowe dotyczące zapytania ofertowego: a. Zamawiający dopuszcza składania ofert częściowych; b. Zamawiający dopuszcza składania ofert wariantowych. Oświadczenia Oferenta Warunki udziału w postępowaniu: Oferta kompletna powinna zawierać informacje, że: a. Oferowane przedmioty spełniają wszystkie wymogi określone w Załącznikach Nr od 8 do 11 do Zapytania Ofertowego. b. Poświadczone przez Oferenta za zgodność z oryginałem kopie następujących dokumentów: odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej, oraz zaświadczenia o nie zaleganiu z opłatami na rzecz ZUS i US dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące od daty złożenia oferty w niniejszym postępowaniu; decyzji o nadaniu NIP, decyzji o nadaniu REGON; c. Stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania; d. Cena netto za realizację przedmiotu zapytania ofertowego w PLN (z ujętymi w cenie wszelkimi kosztami dodatkowymi); e. Zatwierdzony przez Oferenta termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego, określony w pkt II Zapytania Ofertowego; f. Lista referencyjna, obejmująca przedmiot Zapytania Ofertowego z ostatnich 5 lat; g. Liczba lat doświadczenia w zakresie realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego w kraju i zagranicą; h. Wypełniony i podpisany Załącznik Nr 2; i. Wypełniony i podpisany Załącznik Nr 3; j. Wypełniony i podpisany Załącznik Nr 4; k. Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem Procedury Wyboru Kontrahenta a oferentem, polegające w szczególności na: i. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, ii. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, iii. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, iv. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych należy przedłożyć w oryginale przesłać do LOTOS Lab Sp. z o.o. po wyborze oferty w formie papierowej. Strona 4 z 7
Oświadczenie winno zostać podpisane przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania Oferenta składającego ofertę. Brak któregokolwiek z ww. wymaganych elementów skutkować będzie odrzuceniem oferty. W celu sprawniejszej weryfikacji i oceny ofert prosimy o zachowanie kolejności oraz przedzielenie poszczególnych części ofert w podanym układzie wraz z uwzględnieniem przedstawionej powyżej numeracji. VIII. Termin związania ofertą: IX. a. Oferent związany będzie ofertą na okres 90 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. b. Oferent samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą. Podstawy wykluczenia: Zamawiający przewiduje wykluczenie Oferentów, którzy: a. W ciągu ostatnich 3 lat przed rozpoczęciem Procesu Wyboru Kontrahenta wyrządzili szkodę Zamawiającemu nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia było następstwem okoliczności, za które Oferent nie ponosi odpowiedzialności. b. W stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Oferentów, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego. c. Zalegają z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne lub składek i opłat na rzecz Urzędu Skarbowego, z wyjątkiem przypadków, gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu. d. Uczestniczyli bezpośrednio w czynnościach związanych z przygotowaniem postępowania lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba że udział tych Oferentów w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji. e. Złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania. f. Nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu. X. Oferent, bez konsekwencji prawnych może modyfikować lub wycofać swoją ofertę przed ostateczną datą składania ofert. Oferent, po wycofaniu swojej oferty, ma prawo złożyć nową, pod warunkiem, że zostanie ona dostarczona przed ostateczną datą składania ofert. XI. XII. LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do modyfikacji warunków zapytania przed ostateczną datą składania ofert. Informujemy, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty oraz że nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom. XIII. LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do unieważnienia procesu, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami do chwili podpisania umowy/wystawienia zamówienia. Wybór oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia procesu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Strona 5 z 7
XIV. LOTOS Lab Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do akceptowania/odrzucania oferty w całości lub części, jak również zmiany zamawianej ilości pozycji określonych w specyfikacji. UWAGA! LOTOS Lab Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. LOTOS Lab Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. LOTOS Lab Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl LOTOS Lab Sp. z o.o., jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustowe. Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur (organizacja, pobieranie wymaganych zezwoleń i poleceń na prace). LOTOS Lab Sp. z o.o., jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, informuje, że Zleceniobiorca, którego oferta zostanie wybrana w procesie wyboru kontrahenta i z którym zostanie zawarta umowa na zakres będący przedmiotem niniejszego zapytania, zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie GL S.A. uregulowań i przepisów obejmujących między innymi: BHP, ppoż., systemy przepustowe, zasady korzystania z telefonów komórkowych oraz innego sprzętu nadawczego. Obsługę ruchu osobowego, samochodowego, materiałowego i majątkowego firm obcych na terenie GL S.A. prowadzi LOTOS Ochrona Sp. z o.o. Zleceniobiorca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości jednego tysiąca złotych (1 000 PLN) od zdarzenia polegającego na ujawnieniu stanu nietrzeźwości lub stanu po spożyciu alkoholu (od 0,2 alkoholu we krwi lub od 0,1 mg alkoholu w 1 dm 3 wydychanego powietrza) u pierwszych dwóch pracowników Zleceniobiorcy lub innych osób wykonujących prace w jego imieniu w danym roku kalendarzowym. Za każdą kolejną osobę Zleceniobiorca zapłaci po dziesięć tysięcy złotych (10 000 PLN). Limit dwóch osób w roku kalendarzowym, w którym naliczana będzie kara w niższym wymiarze przysługuje Wykonawcy łącznie na wszystkie umowy (w tym Zamówienia) zawarte z Zamawiającym, a liczba osób, u których ujawniono stan nietrzeźwości lub stan po spożyciu alkoholu wykonujących prace w związku umowami (w tym Zamówieniami) sumuje się. Wykonawca zapewni, aby odpowiednie zapisy znalazły się w umowach z Podwykonawcami. Zamawiający wystawi notę obciążeniową na zastrzeżoną karę umowną z tytułu stwierdzenia stanu nietrzeźwości lub po spożyciu alkoholu, adresowaną do Zamawiającego. W notach obciążeniowych, zawarta będzie informacja o dokonaniu cesji należności z niej wynikających na rzecz LOTOS Ochrona Sp. z o.o., że wskazaniem właściwego numeru rachunku bankowego LOTOS Ochrony Sp. z o.o. Osobie, u której stwierdzono nietrzeźwość w rozumieniu powyższym w trybie natychmiastowym odebrana zostanie przepustka z zakazem wstępu na teren Grupy LOTOS S.A określonym w aktualnym Taryfikatorze Wykroczeń. LOTOS Lab Sp. z o.o. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty. Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, LOTOS Lab Sp. z o.o., jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Zleceniobiorcy audytów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także Strona 6 z 7
wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia. LOTOS Lab Sp. z o.o. jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty. LOTOS Lab Sp. z o.o., jako spółka Grupy Kapitałowej LOTOS, zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie. Ocena ofert dokonywana będzie według zasad określonych w procedurze nr LAB.74.02.00.00 określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Dziale Kontrolingu, Finansów i Kontraktacji LOTOS Lab Sp. z o.o. w Gdańsku. Z poważaniem, Agata Bielawska Młodszy Specjalista 1) Załączniki do zapytania ofertowego: Załącznik nr 1 Oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania poufności Załącznik nr 2 Dane kontrahenta Załącznik nr 3 Oświadczenia Załącznik nr 4 Ankieta kwalifikacyjna Załącznik Nr 5 Wzór Umowy Załącznik Nr 6 Załącznik nr 1 do Umowy Warunki Ogólne Załącznik Nr 7 Aktualne standardy techniczne GL S.A.- dostępne przez link: https://plikilotos.logintrade.net/standardy_techniczne.zip 2) Załączniki do przesłania po podpisaniu Oświadczenia o zobowiązaniu do zachowania poufności: Załącznik nr 8 Projekt wielobranżowy instalacji wysokociśnieniowej Załącznik nr 9 Projekt wielobranżowy instalacji do ekstrakcji Załącznik nr 10 Projekt rurociągu zrzutowego odgazów Załącznik nr 11 Strefy zagrożenia wybuchem Strona 7 z 7