Zasiłek chorobowy Biblioteka specjalisty ds. płac Najczęstsze błędy w dokumentacji
Spis treści Rodzaje dokumentów zasiłkowych... 2 Zaświadczenie lekarskie ZUS ZLA... 3 Na co zwracać uwagę, przyjmując zwolnienie lekarskie... 5 Zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3 i ZUS Z-3a... 8 Karta zasiłkowa ZUS Z-17... 15 Lista płatnicza ZUS Z-19... 18 Konsekwencje błędów popełnianych w dokumentacji zasiłkowej... 19 Opracowanie: Renata Górecka specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych Elżbieta Fijor specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych Szukasz wyczerpujących, konkretnych odpowiedzi na pytania z dziedziny rozliczania wynagrodzeń i ubezpieczeń społecznych? Już dziś odwiedź księgarnię specjalisty ds. płac i zapoznaj się z naszymi elektronicznymi publikacjami. Tutaj znajdziesz to, czego szukasz! www.ksiegarniaspecjalisty.pl
Świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa wypłaca się na podstawie prawidłowo wypełnionych i dostarczonych w terminie dokumentów. Ich rodzaje wymienione są w ustawie z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2005 r. nr 31, poz. 267 ze zm.) oraz w rozporządzeniu z 27 lipca 1999 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. nr 65, poz. 742 ze zm.). Dowodem do wypłaty zasiłku chorobowego jest zaświadczenie lekarskie druk ZUS ZLA, którego wzór określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 27 lipca 1999 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich, wzoru zaświadczenia lekarskiego i zaświadczenia lekarskiego wydanego w wyniku kontroli lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. nr 65, poz. 741 ze zm.). Zaświadczenie lekarskie (druk ZUS ZLA) podlega sprawdzeniu przez płatnika zasiłku pod względem formalnym, tj. czy zostało w sposób prawidłowy wystawione przez lekarza. RODZAJE DOKUMENTÓW ZASIŁKOWYCH Dokumenty zasiłkowe można podzielić na dwie kategorie: 1. Pierwsza to dokumenty wpływające do płatnika zasiłku, niezbędne do ustalenia prawa i wypłaty świadczeń (np. ZUS ZLA, przetłumaczone na język polski zaświadczenie zagranicznego zakładu opieki zdrowotnej lub zagranicznego lekarza w celu wypłaty zasiłków z tytułu niezdolności do pracy z powodu choroby za granicą; nie musi być 2 Wiedza i Praktyka
przetłumaczone zaświadczenie wystawione na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii). 2. Druga to dokumenty: u tworzone przez płatnika składek, w których ma obowiązek zamieszczania niezbędnych danych w celu ustalenia prawa i wypłaty zasiłków, których płatnikiem jest ZUS (według określonego wzoru ZUS Z-3 lub ZUS Z-3a) oraz u w których płatnik ewidencjonuje wypłacone świadczenia (np. karta zasiłkowa, lista płatnicza zasiłków). Wszystkie dokumenty stanowiące podstawę do ustalenia prawa i wypłaty świadczeń, zarówno te, które wpływają do płatnika zasiłków, jak i te, które sam wypełnia, powinny być wystawione (wypełnione) w sposób czytelny i zgodnie z określonymi w przepisach zasadami. Dokumenty, które nie spełniają wymogów określonych tymi przepisami, nie mogą stanowić podstawy do wypłaty zasiłków. Poniżej przedstawiamy najczęściej występujące błędy w dokumentach zasiłkowych, które nie pozwalają na prawidłowe ustalenie prawa i wypłatę zasiłków. ZAŚWIADCZENIE LEKARSKIE ZUS ZLA Podstawowym dokumentem do ustalenia prawa i wypłaty zasiłku chorobowego jest zaświadczenie lekarskie wystawione na druku ZUS ZLA, nazywane potocznie zwolnieniem lekarskim. Zwolnienie lekarskie od pracy z powodu choroby ubezpieczony przekazuje: płatnikowi składek (np. pracodawcy) albo do oddziału ZUS właściwego według swojego miejsca zamieszkania, jeżeli płatnikiem zasiłku jest ZUS (np. w stosunku dla osoby prowadzącej pozarolniczą dzia- Zasiłek chorobowy błędy w dokumentacji 3
łalność) lub gdy zasiłek przysługuje za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego (np. po rozwiązaniu stosunku pracy z pracownikiem). Płatnikiem składek uprawnionym do ustalania prawa i wypłaty zasiłków jest ten płatnik, który zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego co najmniej 20 ubezpieczonych na dzień 30 listopada poprzedniego roku. Jeżeli do ubezpieczenia chorobowego zgłasza mniej niż 20 ubezpieczonych, płatnikiem zasiłków jest ZUS. Ubezpieczony będący pracownikiem, który jest niezdolny do pracy z powodu choroby, zwolnienie lekarskie potwierdzające tę niezdolność zawsze przekazuje płatnikowi składek (tj. pracodawcy), bez względu na to, czy płatnik ten jest uprawniony do wypłaty zasiłków, czy nie. Zwolnienie lekarskie powinno wpłynąć najpierw do płatnika składek, ponieważ jest ono dokumentem usprawiedliwiającym nieobecność w pracy. Ponadto płatnik składek, który nie jest uprawniony do wypłaty zasiłków, na zwolnieniu tym dokonuje adnotacji dotyczącej daty jego wpływu. Następnie przekazuje je do oddziału ZUS celem ustalenia prawa i wypłaty zasiłku, jeżeli wcześniej dokonał już dla ubezpieczonego wypłaty wynagrodzenia za czas choroby, przysługującego na podstawie art. 92 Kodeksu pracy, w wymiarze 33 dni w danym roku kalendarzowym. Data wpływu zwolnienia Każdy płatnik składek, bez względu na to, czy jest uprawniony do wypłaty zasiłku, czy nie, po otrzymaniu zwolnie- 4 Wiedza i Praktyka
nia lekarskiego powinien opatrzyć je datą wpływu. Przepisy zobowiązują bowiem ubezpieczonego do dostarczenia zwolnienia lekarskiego płatnikowi składek albo płatnikowi zasiłku w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania. W przypadku przekroczenia tego terminu pracodawca, który jest uprawniony do wypłaty zasiłków, albo ZUS, do którego zwolnienie przekazał nieuprawniony do wypłaty zasiłków pracodawca, dokonuje potrącenia zasiłku o 25% od ósmego dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zwolnienia. Konsekwencje obniżenie zasiłku NA CO ZWRACAĆ UWAGĘ, PRZYJMUJĄC ZWOLNIENIE LEKARSKIE? Kto wystawił zwolnienie? Pracodawca ustalając prawo do zasiłku, powinien zwrócić uwagę na to, przez kogo zostało wystawione zwolnienie lekarskie, ponieważ np.: v starszy felczer lub felczer mogą wystawiać zwolnienie lekarskie jednorazowo jedynie na okres do 7 dni, z tym że łącznie orzeczony okres niezdolności do pracy nie może być dłuższy niż 14 dni, lekarz natomiast może wystawiać zwolnienie lekarskie jednorazowo na okres dłuższy niż 14 dni; v lekarz może wystawić zwolnienie lekarskie maksymalnie na okres 3 dni poprzedzających dzień badania ubezpieczonego, a lekarz psychiatra może wystawić zwolnienie lekarskie na okres wcześniejszy niż 3 dni poprzedzające dzień badania, jeżeli stwierdzi zaburzenia psychiczne ograniczające zdolność ubezpieczonego do oceny własnego postępowania. Zasiłek chorobowy błędy w dokumentacji 5
Na jaki okres może być wystawione zwolnienie? Ponadto zwolnienie lekarskie może być wystawione na okres: u od dnia, w którym przeprowadzono badanie ubezpieczonego, lub u od dnia bezpośrednio następującego po dniu badania; u rozpoczynający się po dniu badania, ale nie później niż czwartego dnia po dniu badania, w przypadku gdy: u bezpośrednio po dniu badania przypadają dni wolne od pracy, u badanie jest przeprowadzane w okresie wcześniej orzeczonej niezdolności do pracy. Ubezpieczony zatrudniony u dwóch pracodawców Jeżeli ubezpieczony podlega ubezpieczeniu z więcej niż jednego tytułu, np. jest zatrudniony u dwóch pracodawców, to na jego wniosek lekarz wystawia odpowiednią liczbę zwolnień lekarskich, odrębnie dla każdego płatnika zasiłku. W takim przypadku zwolnienie dla kolejnego płatnika zasiłku może być wystawione w terminie późniejszym, tj. za okres wcześniejszy niż 3 dni wstecz od dnia badania, ponieważ lekarz nie orzeka w tym momencie niezdolności do pracy, a jedynie potwierdza niezdolność już wcześniej orzeczoną. Dane podane na druku ZUS ZLA Płatnik zasiłku powinien zwrócić uwagę również na treść zwolnienia, tj. czy: prawidłowe są dane ubezpieczonego (imię, nazwisko, nr PESEL, NIP, nr i seria dowodu osobistego lub paszportu) i płatnika składek (NIP, adres), 6 Wiedza i Praktyka
okres orzeczonej niezdolności do pracy od... do... pokrywa się z liczbą dni wpisaną cyframi, dokonane poprawki są potwierdzone podpisem i pieczątką lekarza wystawiającego zwolnienie, zwolnienie lekarskie nie zostało sfałszowane. Chodzi tu np. o to, czy liczba dni niezdolności do pracy w polu 10 zwolnienia lekarskiego jest zgodna z liczbą dni niezdolności do pracy wykazaną w polach 8 i 9, określającą niezdolność do pracy od do konkretnej daty, czy pieczęć Zakładu Opieki Zdrowotnej lub lekarza nie została podrobiona. Zwolnienie lekarskie wydane niezgodnie z zasadami dotyczącymi orzekania o czasowej niezdolności do pracy nie może być podstawą do wypłaty świadczeń z tytułu choroby wynagrodzenia za czas choroby i zasiłku chorobowego. Przykład Konsekwencje brak prawa do świadczeń Ubezpieczony przedłożył pracodawcy zwolnienie lekarskie z tytułu niezdolności do pracy z powodu choroby w celu wypłaty zasiłku chorobowego. W zaświadczeniu lekarskim ZUS ZLA: q w polu 20 Data wystawienia dokumentu wpisano datę 18 czerwca 2007 r., q w polu 8 Niezdolność do pracy od wpisano datę 13 czerwca 2007 r., q w polu 29 Podpis i pieczęć lekarza widnieje pieczątka lekarza medycyny. Pracodawca odmówił wypłaty zasiłku, ponieważ zwolnienie lekarskie zostało wystawione niezgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi orzekania o czasowej niezdolności do pracy. Chodzi o to, że zwolnienie to wystawione przez lekarza medycyny określa datę powstania Zasiłek chorobowy błędy w dokumentacji 7
niezdolności do pracy pracownika na 4 dni przed datą wystawienia zwolnienia, a lekarz, który nie jest psychiatrą, może takie zwolnienie wystawić jedynie na okres nie dłuższy niż 3 dni poprzedzające dzień badania ubezpieczonego. Przykład Kserokopia zwolnienia lekarskiego nie stanowi podstawy do wypłaty świadczeń z tytułu choroby. ZAŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK ZUS Z-3 I ZUS Z-3A Jeżeli płatnik składek nie jest uprawniony do wypłaty zasiłku lub gdy zasiłek ma być wypłacany za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego, przesyła zwolnienie lekarskie do oddziału ZUS. Jeżeli zwolnienie lekarskie obejmuje okres niezdolności do pracy, za który ubezpieczonemu przysługuje wynagrodzenie za czas choroby, a następnie zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS lub zasiłek chorobowy wypłacany przez płatnika składek, a potem zasiłek chorobowy wypłacany przez ZUS, płatnik składek po wypłacie wynagrodzenia za czas choroby lub zasiłku przekazuje zwolnienie lekarskie do ZUS. W swojej dokumentacji pozostawia kopię tego zwolnienia, poświadczoną za zgodność z oryginałem. Do zwolnienia lekarskiego przekazywanego w celu wypłaty zasiłku do ZUS płatnik składek powinien koniecznie dołączyć prawidłowo wypełnione zaświadczenie płatnika składek na druku: v ZUS Z-3 w przypadku ubezpieczonego będącego pracownikiem, 8 Wiedza i Praktyka
v ZUS Z-3a w przypadku innego ubezpieczonego niebędącego pracownikiem (np. zleceniobiorcy). Błędy przy wypełnianiu ZUS Z-3 Przy wypełnianiu druków ZUS Z-3 lub ZUS Z-3a płatnicy najczęściej popełniają następujące błędy: 1. Nieprawidłowo wpisują dane identyfikacyjne ubezpieczonego i płatnika składek. 2. Niepotrzebnie wpisują poprzednie okresy ubezpieczenia chorobowego, w przypadku gdy ubezpieczony posiada wymagany okres tego ubezpieczenia do wypłaty zasiłku u obecnego płatnika. Przykład Płatnikiem zasiłku jest ZUS, ponieważ pracodawca na dzień 30 listopada 2006 r. zgłaszał do ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 ubezpieczonych. Ze zwolnienia lekarskiego przekazanego do ZUS w celu ustalenia prawa i wypłaty zasiłku chorobowego wynika, że niezdolność pracownika do pracy z powodu choroby orzeczono na okres od 11 do 22 czerwca 2007 r. W zaświadczeniu ZUS Z-3 płatnik wykazał w pkt 6 okresy wypłaty wynagrodzenia za czas choroby na podstawie art. 92 Kodeksu pracy (łącznie 33 dni) w miesiącach: kwietniu i maju 2007 r. Ponadto w zaświadczeniu płatnik składek: w pkt 1 wpisał datę obecnego zatrudnienia od 1 marca 2007 r., w pkt 2 podał daty poprzedniego zatrudnienia pracownika od 1 lutego 2003 r. do 31 czerwca 2004 r. i od 1 lipca 2004 r. do 28 lutego 2007 r. Ponieważ u obecnego pracodawcy pracownik ma okres ubezpieczenia chorobowego wymagany do przyznania prawa do zasiłku chorobowego (30 dni), to nie ma potrzeby wykazywania poprzednich okresów podlegania temu ubezpieczeniu. Przykład Zasiłek chorobowy błędy w dokumentacji 9