Odpowiedzi na pytania Oferentów dotyczące zapytania ofertowego na usługę Obsługa public relations w ramach projektu Studenckie Centrum Innowacji i Transferu Technologii Pytanie nr 1 Czy Zamawiający dopuszcza by do ilości 40 publikacji w mediach regionalnych i ogólnopolskich wliczyć artykuły sponsorowane przygotowywane w ramach kampanii? Nie ma takiej możliwości. W zapytaniu ofertowym są to dwie odrębne usługi. Publikacje będą potwierdzeniem i wynikiem działań media relations. Pytanie nr 2 Czy Zamawiający może doprecyzować maksymalną ilość stron podręcznika wdrażania SCITT celem oszacowania kosztów za ww. działanie? Zgodnie z treścią zapytania: podręcznik będzie dopiero opracowywany na kolejnym etapie realizacji projektu. Może zawierać zarówno 50 stron, jak i 150. Na ten moment Zamawiający nie jest w stanie określić dokładnej ilości stron podręcznika. Pytanie nr 3 Czy Zamawiający może doprecyzować preferowaną wielkość citylightów celem oszacowania kosztów za ww. działanie? Minimalna wielkość citylightów to 1,2 x 1,8 m. Pytanie nr 4 Czy znana jest kwota jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia i czy może tą kwotę ujawnić Wykonawcy? Zamawiający nie może ujawnić kwoty, jaką przeznaczy na realizację zamówienia.
Pytanie nr 5 Czy Zamawiający dopuszcza aranżację wywiadów w lokalnych mediach na zasadach komercyjnych? Pytanie dotyczące aranżacji wywiadów dotyczy obu wariantów, czyli czy można zaaranżować wywiady komercyjnie w ramach media relations lub zrealizować je komercyjnie w ramach kampanii radiowej? Czy Zamawiający nie widzi przeciwwskazań do takich działań? Zamawiający nie widzi przeciwskazań do takich działań, o ile nie wpłyną one na niedopełnienie pozostałych zapisów zawartych w zapytaniu ofertowym dot. media relations i kampanii radiowo-telewizyjnej oraz z zaznaczeniem, że wszystkie składowe usługi objętej zapytaniem: 1) media relations oraz 2) kompleksowej obsługi i organizacji akcji promocyjnych będą podlegać szczegółowej wycenie Oferenta. Każdy koszt, który przewiduje Oferent musi być wyceniony i traktowany jako koszt własny. Wszelkie inicjatywy dodatkowe również muszą być skalkulowane jako koszt własny. Oferta złożona na konkurs ofert nie będzie podlegała zmianom w zakresie szacunków budżetowych. Pytanie nr 6 Proszę o uszczegółowienie informacji dotyczących pkt. 3.2.1 Działania przewidziane w okresie 01.01-31-03.2014 podpkt. b). Czy są jakieś wymagania co do wymiarów punktu informacyjnego, jego kształtu lub materiału, z którego powinien zostać wykonany? W przygotowywanym przez Zleceniobiorcę punkcie informacyjnym muszą być zaprojektowane 2 miejsca siedzące dla hostess obsługujących ten punkt oraz przewidziane 2 miejsca siedzące dla osób odwiedzających stoisko. Nadanie odpowiedniego kształtu i wybór materiału leży w gestii Zleceniobiorcy, który jest zobowiązany do przedstawienia 3 projektów punktu informacyjnego. Pytanie nr 7 Proszę o informację co oznacza powtarzające się stwierdzenie w zapytaniu Punkt będzie realizowany, jeśli Zleceniodawca będzie nadal realizował Projekt. Projekt SCITT to tzw. projekt innowacyjny testujący i składa się z etapów określonych w zapytaniu ofertowym. Ze względu na to, że każdy etap realizacji musi zostać zaakceptowany przez Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu, nie
możemy zagwarantować pozytywnej weryfikacji każdego z nich. Zleceniodawca woli uprzedzić o tym Oferentów, aby uniknąć zbędnego rozczarowania. Pytanie nr 8 W umowie jest błąd podana jest kwota za obsługę media relations, par. 4, pkt.3, jest to kwota 2952, 00 zł. Umowa to minimalny wzór Zleceniodawcy stosowany do Usługodawców PR poszerzony o informacje z zapytania ofertowego dotyczącego przedmiotu zamówienia (który będzie podlegał dalszej weryfikacji merytorycznej po wybraniu Oferenta). Kwota jest oczywistym błędem pisarskim. Po uzupełnieniu ogólnego wzoru, nie została całkowicie usunięta i dotyczy wyceny innego przedmiotu bez związku z projektem objętym zapytaniem. Zleceniodawca nie może sugerować kwot dotyczących przedmiotu zapytania i zwraca uwagę wszystkim Oferentom na to, że podanie wartości liczbowej nie należy traktować inaczej, niż jako błąd z nieuwagi. Bardzo szczegółowo należy jednak traktować minimalny opis przedmiotu zapytania ofertowego, o który umowa została uzupełniona oraz sposób przygotowania faktur za rozliczenie podanych usług. Pytanie nr 9 Par. 2, pkt. 6 umowy - Wykonawca może, po wcześniejszym powiadomieniu Zamawiającego, modyfikować harmonogram działania (podany w Załączniku nr 1), wykraczając poza zaplanowane terminy rozpoczęcia i zakończenia działań PR, jednakże jest zobowiązany do realizacji całości przedmiotu Umowy do dnia 31 marca 2014 roku, z zastrzeżeniem, że umowa o dofinansowanie projektu nie zostanie wcześniej rozwiązana. Jej rozwiązanie skutkować będzie rozwiązaniem umowy z Wykonawcą przed ww. terminem, z odpowiednim do stanu realizacji umowy oraz stanu środków na koncie projektu jej rozliczeniem. Pkt. 6 należy traktować spójnie z odpowiedzią na pytanie nr 7 powyżej. Każdy z Oferentów, który ma doświadczenie w realizacji projektów dofinansowanych, wie, że zdarzają się sytuacje, gdzie środki mogą zostać wypłacone z opóźnieniem na rzecz Zleceniodawcy. Opóźnienie to może skutkować opóźnieniem w płatności na rzecz Oferenta. Są to sytuacje, które mogą mieć miejsce, ale Zleceniodawca chciałby na nie uczulić Oferentów. Pytanie nr 10 Czy Zamawiający określa w jakim czasie radiowym miałyby miejsce zaaranżowane wywiady i jak długo miałyby trwać? Czy istnieje możliwość zaaranżowania wywiadu kilkakrotnie w tej samej rozgłośni radiowej lub telewizyjnej?
Istnieje możliwość zaaranżowania wywiadu kilkukrotnie w tej samej rozgłośni radiowej lub telewizyjnej. Określenie czasu radiowego oraz czasu trwania wywiadu leży w gestii Zleceniobiorcy. Więcej szczegółów odnośnie aranżacji wywiadów itp. znajdą Państwo w FAQ w odpowiedzi na pytanie nr 5. Pytanie nr 11 Jak liczną bazą danych do 4 akcji mailingowych dysponuje Zamawiający? Czy baza danych ma obejmować osoby z wielkopolskich uczelni i firm, czy też z całego kraju? Jest to liczba ok. 450 osób. Baza danych ma głównie obejmować osoby z wielkopolskich uczelni i firm. Pytanie nr 12 Czy Zamawiający określa ilość znaków w artykułach sponsorowanych o SCITT lub też jaki obszar mają zajmować (cała stronę, ½ strony, ¼ strony)? Czy mają być one publikowane w mediach o zasięgu lokalnym, czy ogólnopolskim? Minimalna ilość znaków (bez spacji) to 1500, a maksymalna to 4500 znaków (bez spacji). Artykuły sponsorowane mają być publikowane zarówno w mediach o zasięgu lokalnym, jak i ogólnopolskim. Pytanie nr 13 Czy w artykułach sponsorowanych Zamawiający wymaga umieszczenia zdjęć? Tak. Koszt zakupu zdjęć leży po stronie Zleceniobiorcy. Do artykułu powinny być dołączone 3 propozycje zdjęć z którego Zleceniodawca wybierze jedno. Pytanie nr 14 Jeśli tak, to jakiej wielkości? Min. 320 x 240 px. Pytanie nr 15 Czy w artykułach muszą pojawić się logotypy informujące o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej?
Tak. Zleceniodawca posiada graficzną informację o współfinansowaniu projektu ze środków UE. Pytanie nr 16 Jeśli tak, to jaką część obszaru powinny zajmować? Według wytycznych dotyczących oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki informacja o współfinansowaniu powinna być czytelna i widoczna dla odbiorcy. Nie ma podanych konkretnych wymiarów. Wytyczne dotyczące oznaczania pozostałych materiałów znajdują się pod tym adresem: https://www.efs.gov.pl/zpfe/documents/wytyczne_04_02.pdf Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi dotyczące kwestii oznaczania projektów i wizualizacji znajdują się pod tym adresem: https://www.efs.gov.pl/faq/strony/pytania_i_odpowiedzi.aspx Pytanie nr 17 Czy Zamawiający może uszczegółowić zapisy dotyczące harmonogramu pracy punktu informacyjnego? Informacji o zatrudnieniu hostess na 2 miesiące nie da się odnieść do dalszego zapisu, że mają pracować po 4h na jednej uczelni, w minimum 3 miastach (czyli 12h). Harmonogram pracy hostess będzie podlegał akceptacji Zamawiającego. Hostessy zatrudnione przez Wykonawcę powinny pracować zarówno w Poznaniu, jak i w ośrodkach poza Poznaniem na tych samych zasadach 4 h na jednej uczelni, ale jasne jest, że jeśli chodzi o ośrodki poza poznańskie, będą musiały tam dojechać i wówczas w punkcie pracować równe 4 h. Organizacja wewnętrzna i organizacja techniczna pracy hostess zależy od Wykonawcy, a nie od Zamawiającego. Zleceniodawca podaje to, czego będzie wymagał od Oferenta, a zapis zapytania jasno pokazuje, czego oczekuje.