WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 12 stycznia 2015 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 12 stycznia 2015 r. NK-KE.431.26.2014.IG Pan Dariusz Chmura Burmistrz Gminy Wołów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 26, 27 i 28 listopada 2014 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 6 października 2014 r. nr: NK-KE.0030.58.2014.IG, NK-KE.0030.59.2014.IG zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Iwona Gęsiak starszy inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego), Marek Cynk starszy inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), przeprowadził w Urzędzie Miasta i Gminy Wołów, z siedzibą Rynek 34, 56-100 Wołów kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych oraz ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm., zwanej dalej u.e.l.d.o.), - rejestracji zdarzeń stanu cywilnego ma podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz. 1264 z późn. zm., zwanej dalej p.o.a.s.c.), - wydawaniu decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, zwanej dalej z.i.i.n.), - realizacji zadań z zakresu rejestracji i kwalifikacji wojskowej (Dz. U z 2012 r., poz. 461 ze zm.). Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Dolnośląskiego w dniu 24 czerwca 2014 r. okresowym planem kontroli na II półrocze 2014 r. nr NK-KE.430.7.2013.MJ. Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: I. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie ewidencji ludności, tj.: 1. wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych,

2. terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 3. udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 4. odmowy udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 5. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 6. terminowości prowadzenia postępowań na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 7. kompletności gminnego zbioru meldunkowego, 8. wykonywania czynności materialno technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych. II. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie dowodów osobistych, tj.: 1. wydawania dowodów osobistych, 2. prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym, 3. aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych. III. ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji zdarzeń stanu cywilnego, tj.: 1. sporządzania aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno technicznych, 2. przechowywania ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC. IV. ustawy z dnia z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska w zakresie zmiany imienia i/lub nazwiska, tj.: 1. prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska, 2. terminowości wydawania decyzji w sprawie zmiany imienia i/lub nazwiska, 3. zawiadamiania o zmianie imienia i/lub nazwiska. V. ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej, tj.: 1. sporządzania i prowadzenia rejestru osób objętych rejestracją na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz prowadzenia kwalifikacji wojskowej, 2. realizacji obowiązków informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących rejestracji, 3. terminowości wykonywania obowiązków dotyczących rejestracji, 4. wzywania do kwalifikacji wojskowej, 5. prowadzenia listy stawiennictwa i wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, 6. realizacji obowiązków informacyjnych dotyczących kwalifikacji wojskowej, 7. terminowości wykonywania obowiązków dotyczących kwalifikacji wojskowej. Okres objęty kontrolą: - od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli,

Funkcję kierownika Urzędu sprawuje Pan Dariusz Chmura Burmistrz Gminy Wołów, który zajmował niniejsze stanowisko w całym okresie objętym kontrolą. W czasie kontroli w jednostce kontrolowanej wyjaśnień udzielali: - Pani Ewa Olcha, Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Wołowie, - Pani Danuta Granat - inspektor, - Pani Katarzyna Antkowiak inspektor, - Pani Katarzyna Kowaluk inspektor, - Pani Anna Kulesz Kierownik BBZ. Realizację przez Burmistrza Gminy Wołów zadań z zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie ewidencji ludności II. pozytywnie w zakresie dowodów osobistych III. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie rejestracji stanu cywilnego IV. negatywnie w zakresie zmiany imienia i nazwiska V. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej Pismem nr NK-KE.431.26.2014.IG z dnia 18 grudnia 2014 r. przekazano projekt wystąpienia pokontrolnego, do którego Burmistrz Gminy Wołów nie wniósł zastrzeżeń. Wobec powyższego przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, zgodnie z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej. EWIDENCJA LUDNOŚCI Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz terminowość załatwiania spraw z tego zakresu W przedmiotowym zakresie, z uwagi na dużą ilość złożonych w okresie kontrolnym wniosków o wydanie zaświadczenia ze zbioru meldunkowego oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (447 - za 2013 r., 339 za 2014 r. do dnia kontroli) zastosowana została próba kontrolna. Kontroli zostało poddanych 20 postępowań o wydanie zaświadczenia (10 z roku 2014 i 10 z roku 2013 r.). Zgodnie z art. 44 g ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, wszystkie poddane kontroli zaświadczenia zostały wydane na wniosek złożony w formie pisemnej. Wszystkie złożone wnioski były kompletne. Wraz ze złożeniem wniosków uiszczana była wymagana przepisami ustawy o opłacie skarbowej stosowna opłata skarbowa albo wnioskodawców zwalniano z uiszczenia opłaty skarbowej na mocy przepisu art. 2 ww. ustawy. W myśl 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187. poz. 1330) organ zamieszczał na każdym wydanym zaświadczeniu adnotację o wysokości uiszczonej opłaty skarbowej lub wskazywał podstawę prawną zwolnienia z uiszczenia opłaty. Każde zaświadczenie zostało wydane osobie mającej uprawnienie w jego otrzymaniu, tj. wnioskodawcy, którego dotyczyły dane zawarte w zaświadczeniu, a także zgodnie z żądaniem podmiotu wnioskującego. Wszystkie zaświadczenia zostały przekazane w formie odpowiadającej złożonemu wnioskowi. Na każdym zaświadczeniu zawarte było oznaczenie organu.

Stosownie do art. 44 g ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych wydawane zaświadczenia miały formę wydruku z aktualnego programu informatycznego. Należy jednak wskazać, że powyższe nie oznacza braku konieczności pozostawiania przez organ egzemplarza w aktach sprawy. Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, że Burmistrz Gminy Wołów nie pozostawiał egzemplarza w aktach sprawy. Kontrolujący zweryfikowali poprawność wydawania zaświadczeń na podstawie wydruków z programu informatycznego i wyjaśnień pracownika realizującego zadanie. Praktyka nie pozostawiania egzemplarza pisma w aktach sprawy, jeżeli czynności kancelaryjne w tej sprawie nie są prowadzone w systemie EZD, narusza przepis 60 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14. poz. 67) oraz stanowi utrudnienie dla organów kontrolnych. Uchybienie powyższe posiada jednak charakter tylko proceduralny i nie wpływa na sposób realizacji wykonywanego zadania. Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie z uchybieniami. Terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Wszystkie poddane kontroli zaświadczenia zostały wydane w terminie określonym w art. 217 3 Kodeksu postępowania administracyjnego. Zaświadczenia wydawane były na bieżąco w tym samym dniu, w którym złożono wnioski. W przypadkach informacji archiwalnych, których nie było w systemie informatycznym lecz znajdowały się w archiwum, zaświadczenia były odbierane osobiście przez wnioskodawców w ciągu kilku dni lub były wysyłane do nich za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Wobec powyższego zagadnienie terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania lub odmowy wydania zaświadczenia bądź zaświadczenia żądanej treści z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. [dowód: akta kontroli str.: 55-73] Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia: - wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie z uchybieniami - terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. Udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych W przedmiotowym zakresie, z uwagi na dużą ilość złożonych w okresie kontrolnym wniosków o udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (607 - za 2013 r., 450 za 2014 r. do dnia

kontroli) zastosowana została próba kontrolna. Kontroli zostało poddanych 20 spraw o udostępnienie danych osobowych (10 z roku 2014 i 10 z roku 2013 r.). W okresie kontrolnym organ kontrolowany wydał także 1 decyzję administracyjną o odmowie udostępnienia danych ze zbioru meldunkowego. W każdej ze skontrolowanych spraw dane jednostkowe z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych były udostępniane na wniosek zainteresowanego podmiotu złożony w formie pisemnej. Wszystkie wnioski o udostępnienie danych zostały złożone na wymaganym formularzu, stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 214. poz. 1353 ze zm.). Wszystkie złożone wnioski były kompletne. Poddane kontroli wnioski zostały złożone przez Komorników Sądowych, Straż Miejską w Czaplinku, Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej w Wołowie, Bank, Spółki kapitałowe, Agencję Nieruchomości Rolnych Oddział we Wrocławiu, osobę fizyczną, Zarząd Dróg Miejskich w Legnicy, Uniwersytecki Szpital Kliniczny we Wrocławiu, Prokuraturę Rejonową w Kołobrzegu, Miejski Ośrodek Społeczny w Wołowie. Udostępnienie żądanych przez wnioskodawców danych następowało na podstawie przepisu art. 44h ust. 1 pkt 1, art. 44h ust. 1 pkt 4 albo art. 44h ust. 2 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Udostępnianie danych na podstawie przepisów art. 44h ust. 1 pkt 1, art. 44h ust. 1 pkt 4 ustawy udostępnienie danych następowało nieodpłatnie, w myśl przepisu art. 44 h ust. 9 ustawy. W sytuacji udostępniania danych na podstawie art. 44h ust. 2 ustawy wnioskodawcy uiszczali wymaganą opłatę za udostępnienie danych do wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych dołączono dowód uiszczenia opłaty (zgodnie z art. 44h ust. 9 u.e.l.d.o.). Organ udostępniał dane zgodnie z żądaniem podmiotów wnioskujących. Odpowiedzi na złożone wnioski o udostępnienie danych były przekazywane w formie odpowiadającej złożonemu wnioskowi, co jest zgodne z dyspozycją art. 44h ust. 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, iż organ w sprawach nr BED.5345.300.2014.KK.UD oraz nr BED.5345.424.2013.KK.UD udostępnił dane osobowe podmiotom, które nie wykazały interesu prawnego. W postępowaniu nr BED.5345.300.2014.KK.UD wnioskodawca żądał udostępnienia danych (imię i nazwisko oraz adres zamieszkania) jednego członka rodziny osoby zmarłej będącej kredytobiorcą Banku (wnioskodawcy) celem ustalenia spadkobierców, a w konsekwencji wyegzekwowania od nich zobowiązania finansowego pozostawionego przez zmarłego poprzez skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. W postępowaniu nr BED.5345.424.2013.KK.UD wnioskodawca, będący osobą fizyczną, wniósł o udostępnienie danych (adresu zameldowania) osoby fizycznej będącej jego dłużnikiem. Żądanie uzasadnił potrzebą egzekucji wyroku sądowego zasądzającego od dłużnika zapłatę kwoty pieniężnej na rzecz wierzyciela (wnioskodawcy). Do wniosku załączono przedmiotowy wyrok. Zgodnie z art. 44h ust. 2 pkt 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych dane z ewidencji ludności są udostępniane osobom i jednostkom organizacyjnym, jeżeli wykażą one w tym interes prawny. W przedmiotowej sprawie taki interes nie został wykazany. W doktrynie i judykaturze przyjmuje się bowiem, że wykazanie interesu prawnego w udostępnieniu danych z ewidencji ludności polega na wskazaniu okoliczności, które w świetle przepisów prawa materialnego kreują ten interes prawny. O interesie prawnym mogą również świadczyć takie okoliczności, w których sytuacja prawna wnioskodawcy byłaby zależna od danej osoby i dlatego jej odnalezienie wymagałoby uzyskania jej adresu (wyrok NSA z dnia 09.02.2011 r., sygn. akt: II OSK 180/10). Ponadto, wyjaśniając pojęcie interesu prawnego, podkreślić należy

przede wszystkim jego nieodłączną cechę jaką musi być jego rzeczywisty charakter. Wyszczególniona cecha powoduje, że interes prawny musi rzeczywiście istnieć w dacie stosowania danych norm prawa administracyjnego. Nie może to być interes tylko przewidywany w przyszłości ani hipotetyczny (wyrok WSA w Warszawie z dnia 14 kwietnia 2011 r., sygn. akt I SA/Wa 2326/10). Wnioskodawca nie może utożsamiać realności interesu prawnego z zamiarem dokonania w przyszłości jakiejś czynności. Przez wykazanie interesu prawnego ustawodawca rozumie udowodnienie, a nie jedynie uprawdopodobnienie interesu prawnego przez osobę legitymującą się nim (wyrok WSA w Warszawie z dnia 23 stycznia 2013 r., sygn. akt IV SA/Wa 1070/12). Przywołane przez wnioskodawców okoliczności uzasadniające wnioski w żadnym stopniu nie wyczerpywały powyżej wskazanych przesłanek. Tym samym, zamiar ustalenia kręgu potencjalnych spadkobierców przez wnioskujący bank jak i zamiar skierowania sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego przez wnioskującą osobę fizyczną nie jest wystarczającym uzasadnieniem interesu prawnego. Należy wskazać, iż w powyższych sytuacjach organ mając wątpliwości co do wykazanego interesu prawnego wnioskodawców, powinien wezwać ich zgodnie z art. 50 Kpa do złożenia wyjaśnień w sprawie oraz przedstawienia odpowiednich dokumentów uzasadniających interes prawny bądź też stwierdzając uwiarygodnienie interesu faktycznego, zwrócić się o wyrażenie zgody od osoby, której te dane dotyczą na ich udostępnienie. W sytuacji, gdy interes prawny nadal nie zostanie wykazany bądź nie zostanie uzyskana zgoda od osoby, której te dane dotyczą, organ jest zobowiązany wydać rozstrzygnięcie w oparciu o zebrany materiał dowodowy w powyższym przypadku decyzję o odmowie udostępnienia danych osobowych na podstawie art. 44h ust. 2 pkt 1 lub pkt 3 u.e.l.d.o. Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej w Wołowie zwróciło się z wnioskiem do organu o udostępnienie danych kilku osób fizycznych i ich małżonków (adres zameldowania, seria i numer dowodu, Pesel) celem windykacji należności. W odpowiedzi Burmistrz Gminy Wołów poinformował wnioskodawcę, że jedna osoba nie figuruje pod adresem podanym we wniosku i jedna osoba wymeldowała się poza gminę. Odnośnie dwóch osób organ wezwał wnioskodawcę do uiszczenia opłaty za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL w terminie 7 dni od otrzymania pisma pod rygorem pozostawienia sprawy bez rozpatrzenia. Wnioskodawca opłaty nie uiścił, tym samym żądane dane nie zostały przez organ udostępnione. Należy wskazać, że w przedmiotowym przypadku organ powinien przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, tj. zwrócić się do wnioskodawcy na podstawie art. 50 1 k.p.a. z zapytaniem czy windykacja należności za usługi realizowane przez tą spółkę (którą to uzasadniony jest wniosek) dotyczy usług należących do zadań publicznych. W przypadku pozytywnej odpowiedzi organ powinien udostępnić dane nieodpłatnie na podstawie art. 44h ust. 9 pkt 1 w związku z art. 44 h ust. 1 pkt 4 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Przepisy te stanowią, że komunalnym jednostkom organizacyjnym w zakresie niezbędnym do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach dane udostępnia się nieodpłatnie. Podkreślenia wymaga, że zgodnie z dyspozycją art. 10 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 2011 r., Nr 45, poz. 236) gmina może poza sferą użyteczności publicznej tworzyć spółki prawa handlowego jeżeli spełnione zostaną przesłanki określone w tym przepisie. Tak więc Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej w Wołowie oprócz realizowania usług należących do sfery użyteczności publicznej może także wykonywać zadania nie zaliczające się do tej sfery. Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami.

Odmowa udostępnienia danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. W okresie poddanym kontroli wydano jedną decyzję z dnia 4 czerwca 2013 r. o odmowie udostępnienia wnioskowanych danych osobowych (postępowanie nr BED.5343.31.2013.KK.D/1). W przedmiotowym postępowaniu wnioskodawca (bank) zażądał udostępnienia danych ( imię i nazwisko, adres zameldowania) jednego członka rodziny osoby zmarłej będącej kredytobiorcą Banku (wnioskodawcy) celem ustalenia spadkobierców, a w konsekwencji wyegzekwowania od nich zobowiązania finansowego pozostawionego przez zmarłego poprzez skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Wniosek został złożony na właściwym formularzu oraz posiadał załączone potwierdzenie uiszczenia opłaty za udostępnienie danych osobowych w wysokości 31 zł. Burmistrz Gminy Wołów prawidłowo odmówił w drodze decyzji administracyjnej udostępnienia danych objętych wnioskiem z uwagi na nie wykazanie przez wnioskodawcę interesu prawnego. Organ uznał również, że nie został uwiarygodniony interes faktyczny. Decyzja zawierała wszystkie elementy określone przepisem 107 Kpa oraz została w sposób prawidłowy doręczona za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Należy jednak wskazać, że została wydana w uchybieniem terminu określonego w art. 35 3 Kpa. Wniosek wpłynął do organu dnia 24 kwietnia 2013 r., a decyzja została wydana w dniu 4 czerwca 2013 r. Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące odmowy udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniam pozytywnie. [dowód: akta kontroli str.: 74-104] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 i art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oraz terminowość prowadzenia postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych W okresie objętym kontrolą postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych prowadzone były przez Panią Katarzynę Kowaluk - inspektora ds. ewidencji ludności. W trakcie kontroli sprawdzeniu podlegało 16 postępowań (nr decyzji): BED.5343.14.2013.KK.D.03, BED.5343.07.2013.KK.D.03, BED.5343.02.2013.KK.D.11, BED.5343.23.2013.KK.D.03, BED.5343.04.2013.KK.D.03, BED.5343.24.2013.KK.D.03, BED.5343.16.2013.KK.D.05, BED.5343.12.2013.KK.D.03, BED.5343.18.2013.KK.D.02, BED.5343.03.2013.KK.D.05, BED.5343.11.2013.KK.D.04, BED.5343.08.2014.KK.D.03, BED.5343.16.2014.KK.D.02, BED.5343.09.2014.KK.D.05, BED.5343.12.2014.KK.D.06, BED.5343.03.2014.KK.D.09. W wymienionych powyżej sprawach wydano 11 decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego, gdyż strona spełniła przesłanki z art. 15 ust. 2 cyt. u.e.l.d.o. i 4 decyzje o umorzeniu postępowania, ponieważ strona sama wykonała obowiązek meldunkowy lub wnioskodawca wycofał swój wniosek. Wydano także 1 decyzję na podstawie art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. orzekającą o zameldowaniu na pobyt stały. (nr decyzji BED.5343.23.2013.KK.D.03).

W każdym z opisanych przypadków organ weryfikował wpływające wnioski pod względem formalnym, w szczególności weryfikował uiszczenie opłaty skarbowej za wydanie decyzji administracyjnej. W sprawie nr BED.5343.07.2013.KK.D.03 wniosek o wymeldowanie złożył K N. Z treści wniosku oraz załączonych dokumentów wynika, iż współwłaścicielami lokalu są K i M.małżonkowie N.Analogiczna sytuacja miała miejsce w sprawie nr BED.5343.16.2014.KK.D.02, gdzie nieruchomość stanowiła wspólność ustawową małżeńską K i K małżonków M... W tej sprawie wniosek złożyła tylko K M W obu postępowaniach zawiadomienie o wszczęciu postępowania (a także inne pisma procesowe i decyzję) organ wystosował tylko do wnioskodawców i osób, które miały być wymeldowane z miejsca pobytu stałego. Pomimo posiadania wiedzy, iż przedmiotowe nieruchomości stanowią współwłasność dwóch osób, organ gminy nie ustalił prawidłowo i nie zawiadomił wszystkich stron postępowania. W związku z powyższym został naruszony art. 28 Kodeksu postępowania administracyjnego (zwanego dalej Kpa), który stanowi, iż stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Organ prowadzący postępowanie ma obowiązek ustalenia wszystkich stron postępowania, na podstawie dołączonych do wniosku dokumentów, posiadanych rejestrów bądź wyjaśnień stron postępowania. Ponadto zgodnie z przepisem art. 61 4 Kpa organ zobowiązany jest zawiadomić o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Powyższa czynność ma istotne znaczenie z uwagi na zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym, określoną w art. 10 Kpa. Należy także przypomnieć, iż pominięcie strony w postępowaniu administracyjnym skutkować może jego wznowieniem na podstawie art. 145 1 pkt 4 Kpa. Dyspozycja art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. stanowi, że organ gminy wydaje na wniosek właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu lub z urzędu decyzję w sprawie wymeldowania osoby, która opuściła miejsce pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące i nie dopełniła obowiązku wymeldowania się. Stroną w postępowaniu o wymeldowanie w trybie administracyjnym będzie każdy właściciel mieszkania lub inna osoba, której służy tytuł prawny do nieruchomości. Powyższe potwierdza także uchwała NSA z dnia 05.12.2011 r. sygn. II OPS 1/11 z której wynika, że osoba dysponująca tytułem prawnym do lokalu jest stroną, w rozumieniu art. 28 Kpa, w postępowaniu administracyjnym o zameldowanie (wymeldowanie) w tym lokalu innej osoby, prowadzonym na podstawie art. 47 ust. 2 (lub 15 ust. 2) u.e.l.d.o. W opisanych postępowaniach należało także do drugiego współwłaściciela skierować zawiadomienie o wszczęciu postępowania, pisma procesowe oraz doręczyć mu decyzję. Powyższe postępowania zakończyły się wydaniem decyzji orzekających o wymeldowaniu osób z miejsca pobytu stałego, gdyż spełnione zostały przesłanki z art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. Rozstrzygnięcia merytoryczne decyzji były prawidłowe. W toku czynności kontrolnych stwierdzono nieprawidłowość przy prowadzeniu postępowania w sprawie nr BED.5343.02.2013.KK.D.11. Wniosek o wymeldowanie zięcia złożyła S.K W uzasadnieniu wskazała, że wymieniony z własnej woli opuścił lokal i obecnie przebywa za granicą w Niemczech. Ponieważ nie odebrał skierowanej do niego korespondencji, organ na podstawie art. 34 Kpa wystąpił do Sądu Rejonowego w Środzie Śląskiej VIII Zamiejscowy Wydział Rodzinny i Nieletnich z siedzibą w Wołowie o wyznaczenie przedstawiciela dla osoby nieobecnej. W trakcie prowadzonego postępowania Sąd ustalił adres zameldowania M.K..w Niemczech. Pismem z dnia 04.06.2013 r. ponownie wystosowano zawiadomienie o wszczęciu postępowania w przedmiocie wymeldowania ww. na adres wskazany przez Sąd. Z treści zawiadomienia wynika, iż organ nie pouczył strony o treści art. 40 4 i 5 Kpa, przez co naruszył wskazany przepis.

W art. 40 4 Kpa wprowadzono dwa rozwiązania alternatywne w trybie doręczania pism stronom zamieszkałym lub mającym siedzibę za granicą. Jedno stanowi o skutecznym doręczaniu pism pełnomocnikowi mającemu miejsce zamieszkania w kraju, jeżeli taki był ustanowiony do działania w interesie strony na podstawie art. 33 1-3 Kpa. Drugie rozwiązanie ma zastosowanie wtedy, gdy strona albo ustanowi zamieszkałego w kraju pełnomocnika do doręczeń, albo tylko wskaże taką osobę w kraju. Artykułem 40 5 Kpa na organ nałożono szczególny obowiązek poinformowania strony o tym, że w przypadku zaniechania ustanowienia lub wskazania podmiotu umocowanego do przyjmowania w kraju pism będą one składane w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Z treści 5 cyt. przepisu wynika, że trzeba nawiązać kontakt ze stroną z zagranicy przy pierwszym doręczeniu, ażeby dotarło do niej pouczenie o skutkach, jakie pociągnie za sobą brak w kraju osoby mocowanej do przyjmowania pism oraz żeby miała możliwość złożenia wyjaśnień w sprawie. (B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, wyd. C.H. Beck, wyd. 13, str. 264) Mając powyższe na uwadze zauważyć należy, iż: - organ administracji publicznej nie musi dokonywać ustaleń, czy strona jest zamieszkała za granicą lub ma siedzibę za granicą; wystarczy, że konieczne jest doręczenie pism za granicę, - zakres umocowania pełnomocnika do doręczeń ogranicza się wyłącznie do odbioru pism, - pozostawienie pisma w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia nie odnosi się do pierwszego doręczenia, gdyż organ administracji publicznej powinien pouczyć stronę o możliwości złożenia odpowiedzi na pismo wszczynające postępowanie i wyjaśnień na piśmie oraz o tym, kto może być ustanowiony pełnomocnikiem, - pełnomocnictwo do doręczeń powinno być udzielone przy zachowaniu formy pisemnej, - umocowanie pełnomocnika do doręczeń trwa co najmniej do czasu prawomocnego zakończenia postępowania administracyjnego, oraz że pełnomocnictwo do doręczeń może być odwołane przez stronę w toku postępowania. Postępowanie zakończyło się wydaniem decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego. Rozstrzygnięcie merytoryczne decyzji było prawidłowe. W sprawie nr BED.5343.23.2013.KK.D.03 organ prowadził postępowanie o zameldowanie, ponieważ nieruchomość nie miała uregulowanego stanu prawnego. Wydana decyzja w podstawie prawnej miała powołany niewłaściwy przepis prawa materialnego, gdyż oprócz art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o powołany był art. 15 ust. 2 ustawy. Zauważyć należy, iż przywołane przepisy ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych regulują dwa odrębne tryby, tj. tryb postępowania w przedmiocie zameldowania oraz tryb postępowania w przedmiocie wymeldowania. W związku z powyższym, takie działanie uznano za nieprawidłowość. Przy prowadzeniu postępowań właściwie stosowano przepisy prawa procesowego. W sprawach, gdzie koniecznym było ustanowienie przedstawiciela dla osoby nieobecnej, na podstawie art. 34 1 Kpa występowano do sądu z odpowiednim wnioskiem. W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie decyzje wydane w przedmiocie wymeldowania z miejsca pobytu stałego w podstawie prawnej zawierały błędny przepis prawa materialnego. Oprócz art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. wskazywano także art. 45 ust. 1 zd. 2 cyt. wyżej ustawy. Ponadto w sentencjach decyzji strony były identyfikowane poprzez podawanie imienia, nazwiska, pełnej daty urodzenia lub tylko roku urodzenia oraz imienia ojca. W trakcie czynności kontrolnych przyjęto od pracownika wyjaśnienia w powyższej kwestii. Pani Katarzyna Kowaluk podała, iż w podstawach prawnych decyzji administracyjnych wpisywany jest art. 45 ust. 1 zd. 2 ustawy z dnia 10.04.1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz podawanie oprócz imienia i nazwiska innych danych osobowych strony, gdyż taki jest wymóg kancelarii prawnej obsługującej tut. Urząd, która opiniuje projekty decyzji. Takie wyjaśnienia nie zasługują na uwzględnienie. Przywoływanie

w podstawie prawnej decyzji art. 45 ust. 1 zd. 2 u.e.l.d.o. nie znajduje uzasadnienia prawnego, gdyż wskazany przepis odnosi się do właściwości miejscowej organów wydających dowód osobisty. Natomiast skontrolowane decyzje były wydane w postępowaniach o wymeldowanie z miejsca pobytu stałego. Ponadto niezasadne jest także oznaczanie strony postępowania poprzez wskazywanie więcej danych osobowych niż jest to konieczne. Art. 107 Kpa wskazuje elementy konieczne, które powinna zawierać decyzja. Jednym z nich jest oznaczenie strony lub stron. Z praktyki wynika, iż oznaczenie strony będącej osobą fizyczną polega na podaniu jej imienia (imion), nazwiska oraz miejsca zamieszkania. (Z. Janowicz, Komentarz, 1995, s. 260). W trakcie kontroli stwierdzono, iż wszystkie zawiadomienia o niezałatwieniu sprawy w terminie miały powołany nieaktualny publikator ustawy Kodeks postępowania administracyjnego. Ustalono także, iż w decyzjach o umorzeniu postępowania oraz w zawiadomieniach o wszczęciu postępowania organ stosował skróty nazw ustaw, nie wyjaśniając ich znaczenia. Przypomnieć należy, iż obowiązek organu polegający na podaniu w decyzji m.in. podstawy prawnej wynika z treści art. 107 1 Kpa. Powołanie podstawy prawnej to przytoczenie przepisów prawa materialnego, na których organ administracji publicznej oparł swoje rozstrzygnięcie. Jako podstawę prawną decyzji powinno się powoływać jedynie przepisy proceduralne mające szczególny związek z decyzją oraz aktualne w dniu wydania decyzji. Nie wystarczy podanie skrótu nazwy ustawy należy podawać pełną nazwę i publikator. W wyniku kontroli ustalono, że merytoryczna treść decyzji była prawidłowa. Decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, zawierały oznaczenie organu oraz datę wydania, ponadto były podpisane oraz opieczętowane przez uprawnioną osobę. W trakcie prowadzonych postępowań administracyjnych podejmowane były właściwe czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie stanu faktycznego. W aktach wszystkich spraw znajdują się dokumenty potwierdzające wniesienie opłaty skarbowej za wydanie decyzji w wysokości 10 zł. Stwierdzono, że wszystkie sprawy miały prowadzoną metrykę, co jest zgodne z art. 66a Kpa. Decyzje co do zasady były doręczane prawidłowo. (wyjątek sprawy nr BED.5343.07.2013.KK.D.03, BED.5343.16.2014.KK.D.02). Odnośnie terminowości załatwianych spraw w toku kontroli stwierdzono, iż sprawy załatwiane były terminowo. W sprawach, gdzie koniecznym było przedłużenie terminu do załatwienia sprawy, informowano na podstawie art. 36 1 i 2 Kpa o niezałatwieniu sprawy w terminie. Jednakże ustalono, iż w 12 z 16 skontrolowanych postępowań informację o treści art. 36 1 Kpa, organ kierował tylko do wnioskodawcy. Powyższa czynność narusza zasadę określoną w art. 8 Kpa, która nakłada na organ obowiązek prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie jego uczestników do władzy publicznej, oraz zasadę określoną w art. 9 Kpa, która zobowiązuje organy administracji publicznej do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania. [dowód: akta kontroli str.:105-234] Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące: - wydawania przez Burmistrza Gminy Wołów decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 i 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami, - terminowości prowadzenia przez Burmistrza Gminy Wołów postępowań administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 i 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Kompletność gminnego zbioru meldunkowego Zgodnie z art. 44a ust. 1 u.e.l.d.o. organ zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji ludności w systemie teleinformatycznym w formie zbiorów meldunkowych jako zbioru m.in.

danych byłych mieszkańców. Zakres danych gromadzonych w zbiorze byłych mieszkańców wskazuje art. 44a ust. 3 stanowiąc, iż w tym zbiorze oprócz danych wymaganych dla aktualnych mieszkańców określonych w art. 44a ust. 2, zbiór ten powinien zawierać również datę wymeldowania, datę zgonu, numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który akt sporządził. Ponadto zgodnie z 11 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. poz. 1475) wymeldowania osoby zmarłej dokonuje z urzędu właściwy organ gminy, na podstawie przesłanego przez kierownika urzędu stanu cywilnego odpisu skróconego aktu zgonu albo zawiadomienia o zgodnie osoby poza terenem kraju. Obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego do niezwłocznego przekazywania danych dotyczących zmiany stanu cywilnego mieszkańców gminy właściwym organom, wynika z dyspozycji art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. W toku czynności kontrolnych zweryfikowano 15 zawiadomień o zgonach mieszkańców przekazanych w formie odpisu skróconego aktu zgonu. Stwierdzono, iż we wszystkich przypadkach organ poprawnie wprowadził informacje wskazane w art. 44a ust. 3 u.e.l.d.o. do gminnego zbioru meldunkowego. Zgodnie z art. 44a ust. 2 pkt 6 u.e.l.d.o. w zbiorze danych stałych mieszkańców należy przechowywać dane dotyczące ich aktualnego stanu cywilnego. W sytuacji śmierci jednego z małżonków następuje zmiana stanu cywilnego drugiego. W konsekwencji organ gminy jest zobowiązany aktualizować również informację o stanie cywilnym żyjącego małżonka, na podstawie przesłanego odpisu skróconego aktu zgonu przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego, w trybie art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. Wśród kontrolowanych zawiadomień 7 dotyczyło osób, które w chwili śmierci pozostawały w związku małżeńskim. W wyniku kontroli stwierdzono, iż wszystkie zostały zaktualizowane poprawnie. [Dowód: akta kontroli str.236] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące kompletności gminnego zbioru meldunkowego oceniono pozytywnie. Wykonywanie czynności materialno technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych Kontroli poddano 30 formularzy meldunkowych przyjętych w kontrolowanym okresie (10 zgłoszeń pobytu stałego z 2013 r. oraz 5 z 2014 r., a także 10 zgłoszeń pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.). W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż wszystkie zgłoszenia meldunkowe zostały dokonane na właściwych formularzach oraz były wypełnione kompletnie (zawierały dane, o których mowa w art. 11 ust. 1 i w art. 12 ust. 1 u.e.l.d.o.). Formularze, zgodnie z art. 11 ust. 2 u.e.l.d.o. zawierały potwierdzenie pobytu w lokalu. Jednakże brak było adnotacji o tytule prawnym do lokalu. Zgodnie z art. 11 ust. 2 przy zameldowaniu osoba zgłaszająca się przedstawia do wglądu dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu podmiotu dokonującego potwierdzenia pobytu. Dokumentem potwierdzającym tytuł prawny do lokalu może być umowa cywilnoprawna, wypis z księgi wieczystej, decyzja administracyjna, orzeczenie sądu lub inny dokument poświadczający tytuł prawny do lokalu. Na skontrolowanych formularzach wnioskodawcy wskazywali serię i nr dowodu osobistego, a w przypadku meldowania osób małoletnich umieszczona została stosowna adnotacja o numerze aktu urodzenia. Powyższe jest zgodne z art. 9 ust. 1 i 2 u.e.l.d.o. W trakcie czynności kontrolnych zapytano pracownika Urzędu w jaki sposób weryfikuje, czy osobie potwierdzającej fakt pobytu przysługuje tytuł prawny do lokalu. Osoba udzielająca wyjaśnień podała, że weryfikacja przysługującego osobie tytułu prawnego do

lokalu przez organ gminy jest dokonywana poprzez wgląd w przedstawiony dokument...następuje weryfikacja danych z dowodem osobistym właściciela, w razie wątpliwości dane sprawdzane są w wydziale ksiąg wieczystych tut. Sądu lub w ewidencji gruntów w Starostwie Powiatowym. Powyższe wyjaśnienia zostały uwzględnione. Zgodnie z 7 i 8 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. poz. 1475), zwanego dalej r.z.p.d.m. osoba dopełniająca obowiązku zameldowania otrzymuje potwierdzenie zameldowania, ważne przez okres 2 miesięcy od dnia wystawienia w przypadku zameldowania na pobyt stały, bądź ważne do czasu upływu terminu zameldowania w przypadku zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące. Ustalono, iż organ nie przechowuje w aktach spraw wydanych potwierdzeń zameldowania, w związku z powyższym poproszono pracownika o wyjaśnienia. Pani Katarzyna Kowaluk podała, że osobie dokonującej meldunku stałego lub czasowego wydawane jest potwierdzenie zameldowania na pobyt stały lub czasowy. W celu weryfikacji, czy wydawane potwierdzenie zawiera elementy, o których mowa w 7 pkt 2 lub w 8 pkt 2 r.z.p.d.m. poproszono o sporządzenie przykładowego wydruku. Na tej podstawie stwierdzono, iż potwierdzenia zameldowania na pobyt stały zawierały wszystkie elementy, o których mowa w ww. przepisach. Ustalono, iż we wszystkich przypadkach obowiązek meldunkowy był wykonywany osobiście bądź poprzez przedstawiciela ustawowego w przypadku osoby nieposiadającej pełnej zdolności do czynności prawnych, zgodnie z art. 9a u.e.l.d.o. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż do sytemu teleinformatycznego ewidencji ludności wprowadzane są prawidłowe dane przewidziane przepisami prawa. Należy wskazać, iż zgodnie z 4 ust. 1, 5 ust. 1 w związku z 8 ust. 1 r.s.t.p.d. organ gminy po dopełnieniu przez osobę obowiązku meldunkowego jest zobowiązany do zawiadomienia o tym fakcie w terminie 1 dnia roboczego, organu właściwego ze względu na dotychczasowe miejsce pobytu stałego albo pobytu stałego i czasowego, albo pobytu czasowego tej osoby. Pracownik urzędu zapytany o terminowość wyjaśnił, że informacja o zameldowaniu się osoby na pobyt czasowy jest przekazywana do miejsca pobytu stałego niezwłocznie po wygenerowaniu i wydaniu potwierdzenia zameldowania. Zatem wskazany termin jest zachowany. Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wykonywania czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych należy ocenić pozytywnie. [dowód: akta kontroli str.: 237-242] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Gminy Wołów zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm.) w zakresie ewidencji ludności oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Wydawanie dowodów osobistych DOWODY OSOBISTE W przedmiotowym zakresie, z uwagi na dużą ilość złożonych w okresie kontrolnym wniosków o wydanie dowodu osobistego (2463 -za 2013 r., 2149 za 2014 r. do dnia kontroli) zastosowana została próba kontrolna. Kontroli zostało poddanych 20 postępowań o wydanie dowodów (10 z roku 2014 i 10 z roku 2013 r.).

Wszystkie poddane kontroli wnioski zostały złożone przez uprawnione do tego osoby, w myśl 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384 ze zm.). Wnioski osób pełnoletnich składane były osobiście. Za osoby małoletnie, które nie ukończyły 13 lat, wnioski składane były przez rodziców. Za osoby małoletnie, które ukończyły lat 13, a nie miały obowiązku posiadania dowodu osobistego, wnioski składane były przez jednego z rodziców. Do wszystkich wniosków o wydanie dowodu osobistego zostały dołączone dokumenty określone w 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. W wyniku kontroli stwierdzono, że do wszystkich złożonych wniosków o wydanie dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13 roku życia, dołączone było uzasadnienie. We wszystkich przypadkach złożone wnioski zostały podpisane zgodnie z dyspozycją 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. We wszystkich wnioskach znajdowało się potwierdzenie danych meldunkowych. W sytuacji, gdy na mocy 7 ust. 5 i 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. osoba nie miała obowiązku załączenia do wniosku odpisu aktu stanu cywilnego, na wniosku znajdowała się adnotacja o potwierdzeniu zgodności danych zawartych we wniosku z właściwym aktem stanu cywilnego. W jednym przypadku złożenie wniosku o wydanie dowodu osobistego było podyktowane utratą dowodu osobistego (koperta dowodowa nr AXS ). W kopercie dowodowej znajdowało się zawiadomienie o zgłoszeniu utraty dowodu osobistego, o którym mowa w 26 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, wydawanie dowodów osobistych oceniono pozytywnie. Prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym W wyniku kontroli ustalono, że organ prawidłowo unieważniał poprzednie dowody osobiste w systemie teleinformatycznym, zgodnie z dyspozycją art. 43 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym oceniono pozytywnie. Aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych Organ prawidłowo wprowadzał do ewidencji ludności informacje o wydanych dowodach osobistych, zgodnie z art. 44a ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności oraz dowodach osobistych i z 22 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Burmistrz Gminy Wołów wprowadzał do systemu informatycznego ewidencji ludności informacje o dacie ważności poprzednio posiadanego dowodu osobistego (art. 43 u.e.l.d.o. w związku z 32 pkt 1 r.d.o., 22 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych).

Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. [dowód: akta kontroli, str. 243-260] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Gminy Wołów zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993z późn. zm.) w zakresie dowodów osobistych oceniono pozytywnie. REJESTRACJA STANU CYWILNEGO W kontrolowanym okresie sprawy z powyższego zakresu prowadzone były przez Panią Zofię Drozdowską, która na stanowisku Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Wołowie pracowała do dnia 31.07.2014 r. Od dnia 01.08.2014 r. stanowisko to objęła Pani Ewa Olcha. Sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno technicznych Zadaniem kontroli w ww. zakresie było sprawdzenie poprawności sporządzania aktów stanu cywilnego na podstawie ustawy p.o.a.s.c w trybie czynności materialno-technicznej. Sprawdzono 10 aktów małżeństwa (5 z 2013 r. i 5 z 2014 r.) sporządzonych na podstawie art. 1 1 ustawy z dnia 25.02.1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (t.j. Dz. U. 2012.788 j.t. ze zm.) zwanej dalej KRiO, oraz 10 aktów małżeństwa (5 z 2013 r. i 5 z 2014 r.) sporządzonych na podstawie art. 1 2 KRiO. Wszystkie akty stanu cywilnego, gdzie małżeństwo zostało zawarte w trybie art. 1 1 KRiO zostały sporządzone w ustawowym terminie (art. 61 1 ustawy p.o.a.s.c.). Natomiast akty małżeństw zawartych na podstawie art. 1 2 KRiO sporządzane były niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu, w którym do urzędu stanu cywilnego nadeszło zaświadczenie sporządzone zgodnie z art. 8 2 KRiO. Akta zbiorowe do aktów małżeństwa zawieranych na podstawie art. 1 1 KRiO zawierały wymagane przepisami prawa dokumenty, tj. odpisy skrócone aktów urodzenia, a także pisemne zapewnienie osób zamierzających zawrzeć związek małżeński, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (art. 54 ust. 1 ustawy p.o.a.s.c.). Natomiast akta zbiorowe do aktów małżeństwa zawieranych w sposób określony w art. 1 2 KRiO, zawierały zaświadczenie Kierownika USC stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz treść i datę złożonych przed nim oświadczeń w sprawie nazwisk przyszłych małżonków i ich dzieci (art. 4 1 1KRiO), zapewnienia składane w trybie art. 54 ust. 1 pkt 2 ustawy p.o.a.s.c., odpisy skróconych aktów urodzenia przyszłych małżonków, oraz zaświadczenie sporządzone przez duchownego stwierdzające, że oświadczenia zostały złożone w jego obecności przy zawarciu związku małżeńskiego podlegającego prawu wewnętrznemu kościoła albo innego związku wyznaniowego. Zaświadczenia były podpisane przez duchownego, małżonków i dwóch pełnoletnich świadków, którzy byli obecni przy złożeniu tych oświadczeń. Wszystkie skontrolowane akty miały dołączone potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej za sporządzenie aktu małżeństwa w kwocie 84,00 zł.

Kontroli poddano także 5 aktów zgonu sporządzonych w 2013 r., tj. AZ./2013, AZ./2013, AZ./2013, AZ./2013, AZ../2013 oraz 5 aktów zgonu sporządzonych w 2014 r., tj. AZ /2014, AZ./2014, AZ./2014, AZ./2014 i AZ../2014. Przed sporządzeniem aktu zgonu Kierownik USC każdorazowo weryfikował swoją właściwość. Porównując datę zgonu znajdującą się w karcie zgonu z datą sporządzenia aktu zgonu, stwierdzić należy, iż wszystkie akty zostały sporządzone w ustawowym terminie. Ustalono, iż zgłoszenia zgonu zostały dokonane przez podmioty, które były do tego zobowiązane (art. 65 ustawy p.o.a.s.c). Akty zgonu poddane kontroli zawierały dane przewidziane przepisami prawa, z wyjątkiem godziny zgonu. Obowiązek podania godziny zgonu wynika z treści art. 67 ust. 1 pkt 2 ustawy p.o.a.s.c. Prawidłowo sporządzony akt zgonu powinien zawierać datę i godzinę, a jeśli zgłaszający zgon nie wskazał tych danych, powinna zostać poczyniona w akcie zgonu stosowana adnotacja. Tylko prawidłowo sporządzony akt zgonu może, jako dowód zdarzeń w nim stwierdzonych, korzystać z przewidzianego w art. 4 p.o.a.s.c. waloru wyłączności (por. wyrok WSA w Opolu z dnia 26.01.2012 r. sygn. II SA/Op 523/11). Biorąc pod uwagę fakt, iż w kartach zgonu nie ma wpisanej godziny zgonu, zasadne jest sporządzanie stosownej adnotacji, zgodnie z art. 67 ust. 2 ustawy p.o.a.s.c. Jednakże mając na uwadze fakt, iż brak podania godziny zgonu w aktach nie wywoływał negatywnych skutków dla sporządzonych aktów stanu cywilnego, powyższa nieprawidłowość nie rzutuje na wydanie oceny pozytywnej w kontrolowanym obszarze. Sprawdzeniu podlegały także dwa akty urodzenia (AU../2013, AU./2014) sporządzone w trybie art. 40 ust. 1 ustawy p.o.a.s.c. Oba akty stanu cywilnego sporządzono na podstawie zgłoszenia dokonanego przez podmioty obowiązane do tego. Skontrolowane akty zawierały przewidziane przepisami prawa dane, a dodatkowo do aktów urodzenia wpisywana jest godzina urodzenia. W związku z powyższym pismem z dnia 4 grudnia 2014 r. wystąpiono do Kierownika USC o wyjaśnienie przyczyn takiego działania. W odpowiedzi uzyskano informację, że w aktach urodzenia wpisywana jest godzina urodzenia w nawiasie cyfrą obok daty urodzenia, zgodnie z pismem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Dyrektora Departamentu Społeczno-Administracyjnego L.dz.-615/A/20/90. Takie wyjaśnienia nie zasługują na uwzględnienie. Pomijając fakt, iż pismo na które powołuje się Kierownik USC jest z przed 24 lat, wpisywanie godziny urodzenia do akt stanu cywilnego nie znajduje uzasadnienia w obowiązujących regulacjach prawnych. W związku z powyższym stwierdzić należy, iż niezasadnym jest wpisywanie do aktów urodzenia godziny zdarzenia, skoro przepis art. 40 ust. 2 nie stanowi takiego wymogu. Podkreślenia wymaga, iż zgodnie z art. 18 ust. 1 p.o.a.s.c. akt stanu cywilnego powinien zawierać tylko dane wymagane przez prawo. Ponadto ustalono, że w sytuacji, gdy matka dziecka nie pozostawała w związku małżeńskim, a ojciec uznał ojcostwo w aktach zbiorowych znajduje się protokół z przyjęcia oświadczenia o uznaniu ojcostwa. W wyniku analizy dokumentów stwierdzono, iż wszystkie akty stanu cywilnego sporządzono czytelnie, pismem drukowanym. a pisownia poszczególnych wyrazów nie budzi wątpliwości i jest zgodna z obowiązująca normą ortograficzną ( 2 pkt 2 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. z Nr 136, poz. 884 z późn. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem wykonawczym). We wszystkich aktach nazwiska, imiona oraz nazwy miejscowości wpisane są w pełnym brzmieniu bez skrótów, zgodnie z 2 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego. Daty zaistnienia zdarzenia (urodzenia, małżeństwa, zgonu) zapisano słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności dzień, miesiąc, rok zgodnie z 5 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego. Akty urodzenia i zgonu były podpisane przez osobę zgłaszającą zdarzenie, co jest zgodne z 6 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego.