Strona 1 Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w projekcie Kadry dla Gospodarki realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Poddziałanie 4.1.1 Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni
Strona 2 I. Postanowienia ogólne Poznań 2010 1. Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w projekcie Kadry dla Gospodarki (KdG), realizowanym na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, poddziałanie 4.1.1 Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni. 2. W przedmiocie Instrukcji... maja zastosowanie następujące akty prawne i dokumenty: Ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002r. nr 76, poz. 694 ze zm.), Ustawa z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 249, poz. 2104, ze zm.), Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (DZ. U. nr 54, poz. 535 ze zm.) Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U.2005 nr 164 poz. 1365, ze. zm.), Ustawa Prawo zamówień publicznych ((Dz. U. z 2010, nr 113 poz. 759 ze zm.).), Wytyczne Ministra Rozwoju Regionalnego: Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Warszawa 21 grudnia 2010 r., Zarządzenie nr 4/2005 Rektora Akademii Ekonomicznej w Poznaniu z dnia 1 lutego 2005r. w sprawie wprowadzenia i stosowania Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, Zarządzenie nr 42/2010 Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu z dnia 15 listopada 2010 roku w sprawie zasad postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych na Uniwersytecie Ekonomicznym w Poznaniu. 3. Podstawa zapisów w księgach rachunkowych jest dowód księgowy, stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczych. Dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, powinny być kompletne i bez błędów rachunkowych. 3.1. Dowód księgowy powinien zawierać: nazwę i adres wystawcy i odbiorcy dowodu księgowego (określenie stron operacji gospodarczej),
Strona 3 NIP wystawcy i odbiorcy w przypadku faktur i rachunków wystawianych przez przedsiębiorców niebędących płatnikami VAT, datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, nazwę operacji gospodarczej oraz jej wartość, ilość i cenę jednostkową jeżeli jest to możliwe w jednostkach naturalnych, podpis wystawcy i/lub odbiorcy dowodu: rachunek wystawiony przez przedsiębiorcę niebędącego płatnikiem VAT musi być podpisany przez wystawcę, rachunki do umów cywilnoprawnych wymagają podpisu obu stron, faktury nie muszą być podpisane przez żadną ze stron. numer dowodu księgowego, potwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez nadanie numeru ewidencji księgowej oraz wskazanie miesiąca księgowania, a także kont księgowych, na których dokonano zapisów. 3.2. Dowody księgowe nie mogą posiadać wad i błędów. Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych - można korygować tylko innym dokumentem zawierającym sprostowanie. 3.3. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Jeżeli dowód księgowy dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym, może być wystawiony w języku obcym, jednak opis dowodu powinien być w języku polskim. 3.4. Zakupy rzeczowych składników majątkowych powinny być udokumentowane wyłącznie fakturami lub rachunkami. Dowody zapłaty, wpłaty do kasy lub inne dokumenty nie mogą być uważane za dowody księgowe i nie stanowią podstawy do zaksięgowania zakupu. II. Postanowienia szczegółowe Obieg dokumentów potwierdzających poniesione wydatki w projekcie Kadry dla Gospodarki uzależniony jest od sposobu realizacji zamówienia. Występują dwa rodzaje zamówień: zamówienia standardowe realizowane w ramach zamówień
Strona 4 ogólnouczelnianych oraz zamówienia celowe wynikające ze specyfiki projektu. Procedura obiegu dokumentów przebiega według następujących etapów. A. Zakupy standardowe realizowane w ramach zamówień ogólnouczelnianych, takich jak np. materiały biurowe, sprzęt komputerowy, inne usługi itp. 1. Pracownik stwierdzający brak niezbędnych do realizacji zadań materiałów wypełnia zapotrzebowanie na druku przygotowanym dla projektu KdG, który jest dostępny na stronie internetowej projektu [www.kdg.ue.poznan.pl]. Pracownik dokonuje opisu przedmiotu zamówienia ze wskazaniem parametrów technicznych, technologicznych i standardów jakościowych oraz szacunkowych kosztów zakupu. W kwestii opisu ww. parametrów pracownik kontaktuje się ze specjalistami z odpowiednich komórek UEP uprawnionych do dokonania zakupów. Pracownik składający zapotrzebowanie zobowiązany jest nadzorować obieg dokumentacji związanej z realizacją zamówienia. 2. W przypadku materiałów biurowych standardowych zapotrzebowanie musi być wypełnione co najmniej 14 dni przed planowanym wykorzystaniem materiałów. W przypadku materiałów niestandardowych zapotrzebowanie musi być wypełnione i przekazane do akceptacji koordynatorowi zadania co najmniej 21 dni przed planowanym wykorzystaniem materiałów. 3. Wypełnione zapotrzebowanie zostaje przekazane do akceptacji koordynatorowi zadania, który dokonuje akceptacji składając podpis pod zapotrzebowaniem oraz wskazuje nr zadania i nazwę pozycji w budżecie. 4. Po zaakceptowaniu zapotrzebowania przez koordynatora zadania zapotrzebowanie zostaje przekazane do sprawdzenia pod względem finansowym do specjalisty ds. finansowych, który potwierdza zgodność składając parafkę na dokumencie. 5. Po potwierdzeniu zgodności wydatków z planem finansowym projektu zapotrzebowanie zostaje przekazane do akceptacji koordynatorowi projektu. Koordynator projektu dokonuje akceptacji poprzez złożenie podpisu pod zapotrzebowaniem.
Strona 5 6. Po zaakceptowaniu zapotrzebowania przez Koordynatora projektu następuje przekazanie dokumentu do odpowiednich komórek UEP uprawnionych do dokonania zakupów. 7. Komórka UEP uprawniona do dokonywania zakupów wydaje opinie, dokonuje weryfikacji wartości i składa propozycje wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem. Opinia zostaje opatrzona datą, pieczątką i podpisem. 8. Zapotrzebowanie przekazywane jest do głównego specjalisty ds. zamówień publicznych. Nie dotyczy zapotrzebowań, które będą realizowane w ramach już rozstrzygniętych postępowań lub na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, jeśli zostało to pisemnie stwierdzone poprzez komórkę uprawnioną na formularzu zapotrzebowania. 9. Wydanie opinii przez głównego specjalistę ds. zamówień publicznych i opatrzenie jej datą, pieczątką i podpisem (w przypadku zamówień powyżej kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych również opinia członków Komisji Przetargowej). Nie dotyczy zapotrzebowań, które będą realizowane w ramach już rozstrzygniętych postępowań lub na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, jeśli zostało to pisemnie stwierdzone poprzez komórkę uprawnioną na formularzu zapotrzebowania. 10. Przekazanie zapotrzebowania do rektora, prorektora lub kanclerza. 11. Akceptacja zapotrzebowania przez rektora, prorektora lub kanclerza. 12. Realizacja zakupu przez komórkę uprawnioną. 13. Wystawienie faktury przez wykonawcę faktury potwierdzające zakupy finansowanie z budżetu projektu Kadry dla Gospodarki mogą zawierać wyłącznie towary lub usługi wynikające z realizacji projektu; faktury te nie mogą zawierać towarów i usług finansowanych ze środków ogólnouczelnianych i/lub innych. 14. Odbiór faktury od wykonawcy zewnętrznego przez komórkę uprawnioną. 15. Odbiór faktury przez pracownika składającego zapotrzebowanie, który dokonuje sprawdzenia zgodności otrzymanych materiałów z zapotrzebowaniem. Na odwrocie dokumentu finansowego (faktury) dokonuje adnotacji o sprawdzeniu zgodności otrzymanych produktów z zapotrzebowaniem i przekazuje fakturę specjaliście ds. finansowych.
Strona 6 16. Specjalista ds. finansowych dokonuje opisania faktury zgodnie z wytycznymi dotyczącymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz dokonuje akceptacji pod względem formalnym poprzez złożenie podpisu na dokumencie i wpisanie daty zdarzenia. 17. Specjalista ds. finansowych przekazuje fakturę do akceptacji koordynatorowi projektu, który dokonuje akceptacji merytorycznej wydatku i składa podpis na fakturze oraz wpisuje datę zdarzenia. 18. Po dokonaniu akceptacji przez koordynatora projektu specjalista ds. finansowych lub osoba wyznaczona przez koordynatora projektu przekazuje dokument do Działu Finansowego UEP. 19. Kontrola formalno-rachunkowa przez upoważnionego pracownika Działu Finansowego UEP. 20. Zatwierdzenie do zapłaty przez kanclerza, kwestora. 21. Dokonanie zapłaty Dział Finansowy. 22. Dekretacja, księgowanie faktury. 23. Odbiór kopii kompletnej faktury przez pracownika składającego zamówienie i dostarczenie łącznie z podpisaną umową (jeśli wystąpiła) do BP KdG. B. Zakupy celowe dla realizowanego projektu Kadry dla Gospodarki przewidziane we wniosku o dofinansowanie i określone co do specyfikacji przedmiotu zamówienia, dostawcy i ceny, np. usługi szkoleniowe, przygotowanie strony internetowej itp. W przypadku zakupów celowych przewidzianych we wniosku o dofinansowanie, które wykraczają poza kompetencje komórek wymienionych w Zarządzeniu nr 42/2010 Rektora UEP, komórką uprawnioną do realizacji zamówień publicznych w ramach projektu jest Biuro Projektu Kadry dla Gospodarki (BP KdG). 1. Pracownik stwierdzający konieczność zamówienia usług przewidzianych we wniosku o dofinansowanie wypełnia zapotrzebowanie na druku przygotowanym dla projektu KdG, który jest dostępny na stronie internetowej projektu [www.kdg.ue.poznan.pl]. Pracownik
Strona 7 dokonuje opisu przedmiotu zamówienia podając również szacunkowy koszt zakupu. W kwestii opisu przedmiotu zamówienia pracownik kontaktuje się ze specjalistami z odpowiednich komórek UEP. Pracownik składający zapotrzebowanie zobowiązany jest nadzorować obieg dokumentacji związanej z realizacją zamówienia. 2. W przypadku realizacji zamówień celowych zapotrzebowanie musi być wypełnione i przekazane do akceptacji koordynatorowi zadania co najmniej 21 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia funkcjonowania przedmiotu zamówienia. 3. Wypełnione zapotrzebowanie zostaje przekazane do akceptacji koordynatorowi zadania, który dokonuje akceptacji składając podpis pod zapotrzebowaniem oraz wskazuje nr zadania i nazwę pozycji w budżecie. 4. Po zaakceptowaniu zapotrzebowania przez koordynatora zadania zapotrzebowanie zostaje przekazane do sprawdzenia pod względem finansowym do specjalisty ds. finansowych, który potwierdza zgodność składając parafkę na dokumencie. 5. Po potwierdzeniu zgodności wydatków z planem finansowym projektu zapotrzebowanie zostaje przekazane do akceptacji koordynatorowi projektu. Koordynator projektu dokonuje akceptacji poprzez złożenie podpisu pod zapotrzebowaniem. 6. Po zaakceptowaniu zapotrzebowania przez Koordynatora projektu następuje przekazanie dokumentu do głównego specjalisty ds. zamówień publicznych. Nie dotyczy to zapotrzebowań, które będą realizowane na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, jeśli zostało to pisemnie stwierdzone poprzez BP KdG na formularzu zapotrzebowania. 7. Wydanie opinii przez głównego specjalistę ds. zamówień publicznych i opatrzenie jej datą, pieczątką i podpisem (w przypadku zamówień powyżej kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych również opinia członków Komisji Przetargowej). Nie dotyczy zapotrzebowań, które będą realizowane na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, jeśli zostało to pisemnie stwierdzone poprzez BP KdG na formularzu zapotrzebowania. 8. Przekazanie zapotrzebowania do rektora, prorektora lub kanclerza. 9. Akceptacja zapotrzebowania przez rektora, prorektora lub kanclerza.
Strona 8 10. Realizacja zakupu. Za realizację zakupu odpowiedzialny jest zainteresowany zamówieniem pracownik. Osoba ta zobowiązana jest również do przygotowania umowy między UEP a dostawcą towarów lub usług. Przygotowanie umowy odbywa się przy współpracy z radcami prawnymi oraz specjalistą ds. zamówień publicznych. 11. Wystawienie faktury przez wykonawcę faktury potwierdzające zakupy finansowanie z budżetu projektu Kadry dla Gospodarki mogą zawierać wyłącznie towary lub usługi wynikające z realizacji projektu; faktury te nie mogą obejmować towarów i usług finansowanych ze środków ogólnouczelnianych i/lub innych. 12. Odbiór faktury od wykonawcy zewnętrznego przez pracownika odpowiedzialnego za realizację zakupu oraz sprawdzenie zgodności otrzymanych materiałów z zapotrzebowaniem. Na odwrocie dokumentu finansowego (faktury) osoba odpowiedzialna za realizację zakupu dokonuje adnotacji o sprawdzeniu zgodności otrzymanych produktów z zapotrzebowaniem i przekazuje fakturę specjaliście ds. finansowanych. 13. Specjalista ds. finansowych dokonuje opisania faktury zgodnie z wytycznymi dotyczącymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz dokonuje akceptacji pod względem formalnym poprzez złożenie podpisu na dokumencie i wpisanie daty zdarzenia. 14. Specjalista ds. finansowych przekazuje fakturę do akceptacji koordynatorowi projektu, który dokonuje akceptacji merytorycznej wydatku i składa podpis na fakturze oraz wpisuje datę zdarzenia. 15. Po dokonaniu akceptacji przez koordynatora projektu specjalista ds. finansowych lub osoba wyznaczona przez koordynatora projektu przekazuje dokument do Działu Finansowego UEP. 16. Kontrola formalno-rachunkowa przez upoważnionego pracownika Działu Finansowego UEP. 17. Zatwierdzenie do zapłaty przez kanclerza, kwestora. 18. Dokonanie zapłaty Dział Finansowy. 19. Dekretacja, księgowanie faktury. 20. Odbiór kopii kompletnej faktury przez pracownika składającego zamówienie i dostarczenie łącznie z podpisaną umowa (jeśli wystąpiła) do BP KdG.
Strona 9