Dobre praktyki elastycznych form organizacji czasu pracy i godzenie życia zawodowego z prywatnym Raport Eurfound 2013 Organizacja czasu pracy: wpływ na wydajność i warunki pracy Solidarni w regionie innowacyjni w działaniu Bydgoszcz, październik 2014 r.
Konto czasu pracy W belgijskiej firmie Colruyt wdrożono system banku czasu oparty na indywidualnych kontach czasu pracy o rocznym okresie rozliczeniowym. Pracownicy na umowach na czas nieokreślony otrzymują pensje w oparciu o średnią liczbę przepracowanych godzin w tygodniu. W ciągu roku pracownik może przekroczyć swoją bazową pulę maksymalnie o 130 godzin (lub o 100 godzin, jeśli na więcej nie zgadza się pracodawca). Natomiast maksymalny deficyt godzin, jaki pracownik może dobrowolnie zgromadzić wynosi 40 godzin. Zasady konta czasu pracy sprzężono z nowym regulaminem dotyczącym godzin pracy w ramach nowego układu zbiorowego zawartego między kierownictwem a związkami zawodowymi. Konta czasu pracy to narzędzie dobrowolne. Raz na pół roku, we współpracy z kierownikiem, pracownicy wypełniają indywidualny formularz, decydując się, bądź nie, na wzięcie nadgodzin. O liczbie nadgodzin, które pracownik chce przepracować, decyduje on w interwałach tygodniowych lub miesięcznych. Ponadto, pracownik decyduje, czy za swoje nadgodziny chce odebrać wolne, uzyskać zapłatę, czy też dorzucić do konta czasu pracy. Pracownik może uruchomić bądź zawiesić swoje konto czasu pracy w dowolnym czasie. 2
Konto czasu pracy W holenderskiej firmie V&D pracownicy na umowach stałych deklarują pulę godzin do przepracowania w danym roku. Pracownicy otrzymują stałe wynagrodzenie co miesiąc. Odchylenie od średniej liczby przepracowanych godzin w tygodniu nie może przekroczyć: 40% u pracowników pracujących mniej niż 30 godzin tygodniowo 30% u pracowników pracujących powyżej 30 godzin tygodniowo W holenderskiej firmie Nido elastyczność czasu pracy jest ograniczona z uwagi na charakter procesu produkcji przy linii montażowej. Podstawowym elastycznym rozwiązaniem w Nido jest konto czasu pracy, które pozwala firmie na zmianę z 8- na 9-godzinny dzień pracy w gorącym okresie, co następnie może być zbilansowane podczas okresów spokojniejszych. Konto czasu pracy dopuszcza maksymalną nadwyżkę w liczbie 200 godzin oraz maksymalny deficyt w liczbie 50 godzin. 3
Konta czasu pracy W węgierskiej firmie CabTec przyjęto konto czasu pracy o 2-miesięcznym okresie rozliczeniowym. Oznacza to, że na przestrzeni 2 miesięcy pracownik musi przepracować średnio 40 godzin tygodniowo. Rozwiązanie tego typu poprawia przewidywalność zarówno dla pracodawcy jak i pracownika (głównie dla kobiet), a także stwarza możliwość brania wolnego. Pracownik może odebrać jeden lub więcej dni wolnego, jeśli w poprzednim miesiącu wypracował nadgodziny. W reakcji na kryzys, Audi wprowadził w swoich fabrykach konto czasu pracy z 3- letnim okresem rozliczeniowym. 6-dniowy tydzień pracy zastąpiono 5- dniowym. W 2009 r. nie zwiększono pensji, a premia roczna nie została wypłacona w całości. W zamian cała załoga (głównie mężczyźni) otrzymała dodatkowe 22 dni urlopu, który można było sobie odebrać w dowolnym momencie w ciągu 3 lat. Zatem jeśli ktoś pracował mniej niż średnia liczba godzin w 2009, wówczas musiał pracować więcej dni mając mniej urlopu w 2010 i 2011, gdy w związku z rosnącymi zamówieniami zwiększono produkcję. 4
Na poziomie zakładu pracy, pracownicy mogą jako zbiorowość wpływać na zasady dotyczące elastycznego czasu pracy W firmie V&D konto czasu pracy wprowadzono 12 lat temu. Wprowadzając ten mechanizm, chciano lepiej zgrać zapotrzebowanie na pracę z dostępnością pracowników. Początkowo, system regulowano w sposób swobodny. Na koniec roku niektórzy pracownicy wykazywali deficyt, podczas gdy inni zgromadzili nadwyżkę godzin. Zarówno dla kierownictwa jak i związków była to sytuacja niepożądana. Dla kierownictwa oznaczała ona niepotrzebny koszt, podczas gdy związku chciały więcej ochrony dla swoich pracowników. Związki chciały zapobiec zmuszania pracowników do odrabiania narosłych deficytów nadgodzinami wyrabianymi latem. W wyniku negocjacji osiągnięto porozumienie w myśl którego pula godzin deficytowych i nadwyżkowych powinna być stopniowo ograniczana od 7% w 2010 r. do 4% w 2011 r. i 2% w 2012 r. Związki w V&D postulowały zredukowanie jej do 0%, ale ta propozycja upadła. Ponadto, dla osób pracujących 30 i więcej godzin tygodniowo, zredukowano wielkość możliwego odchylenia na koncie czasu pracy względem średniej godzin przepracowywanych w tygodniu z 40% do 30%. 5
Na poziomie zakładu pracy, pracownicy mogą jako zbiorowość wpływać na zasady dotyczące elastycznego czasu pracy W Nido, rada pracowników zainicjowała z lokalnym kierownictwem dyskusję na temat maksymalnego deficytu godzin na indywidualnym koncie czasu pracy. Początkowo, kierownictwo miało zamiar dać przyzwolenie deficytom na poziomie wynoszącym maksymalnie 200 godzin. Rada pracowników zorganizowała obrady wśród załogi. Sporej części załogi propozycja 200 godzin nie spodobała się, z powodu obaw o to, że w praktyce będzie to oznaczało ograniczenie pracy w najbliższych latach. W toku negocjacji kierownictwo i RP wymieniły się poglądami i celami. W wyniku negocjacji możliwy deficyt na koncie czasu pracy ograniczono do 50 godzin. Pomimo, że kierownictwo może ogłosić dni zamknięte dla wszystkich, w zamian pracownicy są rekompensowani dodatkowymi dniami urlopu. Przedstawiciele RP byli powyższymi rozwiązaniami umiarkowanie usatysfakcjonowani. Obawiano się także, że kierownictwo będzie surowo egzekwować zasady podczas okresów wzmożonej produkcji oraz poprzez przymusowe urlopy. 6
Równowaga: praca / życie osobiste Jednym z jasnych założeń zmian w firmie Colruyt było zagwarantowanie pracownikom równowagi praca-życie osobiste. W kontekście dużej zmienności godzin pracy ciężko jest łączyć pracę z życiem rodzinnym. Pracownicy supermarketów Coruyt nie odczuwają jednak uciążliwego wpływu zróżnicowanego grafiku na równowagę. Sposób wdrożenia grafiku pozwala pracownikom łączyć obie sfery życia. Najważniejszymi czynnikami okazały się: możliwość negocjowania godzin pracy i wpływ pracownika na nie ustalanie grafiku z 3-tygodniowym wyprzedzeniem system rekompensat za nadgodziny duże możliwości brania urlopu na żądanie, gdy zachodzi taka potrzeba W Colruyt nadgodziny są ściśle monitorowane i kontrolowane przez kierowników. Czynnikiem odgrywającą istotną rolę jest belgijski system opieki nad dziećmi. W niektórych regionach punkty opieki dopuszczają elastyczność co do dni, w których zostawiane są w nich dzieci. 7
Równowaga: praca / życie osobiste Pracownicy sklepu V&D deklarują, iż nie mają problemów z ruchomym grafikiem. Załoga docenia, tzw. "nieformalną elastyczność", co oznacza, że kiedy tylko zaistnieje taka potrzeba, za zgodą kierownika sklepu można zmieniać swoje godziny, a także wymieniać się nimi z innymi pracownikami. Pracownicy doceniają także z góry ustalony dzień wolny, który został ustalony w ramach układu zbiorowego. Załoga potwierdza, że powyższe rozwiązania dają ludziom więcej bezpieczeństwa oraz lepszą równowagę praca-życie osobiste. Pracownicy są zdania, że na ich zadowolenia ma wpływ jakość pracy kierownika sklepu. Kierownicy czasami spóźniają się z zakomunikowaniem nadchodzących grafików. Pracownicy bardzo cenią sobie przejrzystą komunikację celów Zarządu przez kierownika sklepu. Pracownicy wykazują większą elastyczność, gdy rozumieją potrzeby firmy, zwłaszcza gdy te są odpowiednio komunikowane. 8
Specjalne zmiany dla pracujących matek Przewodniczący rady pracowników w firmie CabTec podkreśla rolę specjalnej zmiany dla wychowujących matek w zapewnianiu równowagi praca-życie osobiste. Zmiana dla matek pozwala im rano zawieźć dzieci do szkoły, by móc odebrać je o zwyczajowej porze zamykania szkół, przedszkoli i żłobków przed 17-ą. Pracodawca dostrzegł pozytywny wpływ tego rozwiązania na życie codzienne firmy. Firma wierzy, że pracownicy mogą być bardziej wydajni, nie musząc się dłużej martwić o ten problem. 9
Pewność zatrudnienia Założeniem przyjętego rozwiązania dla czasu pracy w Audi nie była poprawa zdrowie czy równowagi praca-życie osobiste, a ochrona zatrudnienia. Niemniej jednak, zagwarantowanie pełnoetatowej załodze zatrudnienia do końca 2011 r. miało pozytywny wpływ na zdrowie i równowagę pracowników. W czasie stresujących kryzysowych miesięcy 2009 roku, gdy spadła produkcja, taka strategia kierownictwa dała ludziom poczucie stabilizacji i bezpieczeństwa, co oczywiście przełożyło się pozytywnie na ich zdrowie. 10
Program pro-zdrowotny w CabTec W trakcie trwania kryzysu firma CabTec zdecydowała się na wprowadzenie specjalnego programu pro-zdrowotnego. Głównym założeniem tego programu była redukcja stresu płynącego z kryzysu. Obecnie cel zredefiniowano na zmniejszenie zjawiska nieobecności w pracy oraz wypadkowości. Firma podjęła następujące działania: Rozdystrybuowano ulotki informujące o tematyce ochrony zdrowia i środowiska Wprowadzono comiesięczny "Dzień Owoca", kiedy to pracownicy mieli nieodpłatny dostęp do zdrowych owoców. Firma pokrywa koszty szczepień przeciwko grypie. Firma prowadzi akcję anty-nikotynową. Z automatów sprzedażowych wyeliminowano śmieciowe jedzenie. Odremontowano i uczyniono bardziej komfortowymi stołówkę oraz strefę dla palących na świeżym powietrzu, dla umilenia przerw w pracy. 11
Konto czasu pracy a absencje chorobowe Zjawisko nieobecności chorobowych w firmie Nido jest niskie. W latach 2008-2011 odsetek nieobecnych z powodu choroby spadł z 5.6% do 3.1%. Statystyki ujawniają zmienność w ciągu roku. Odsetek nieobecności chorobowych jest najniższy w okresie październik-listopad, a najwyższy na początku roku, w styczniu. Dział kadr łączy zjawisko występowania wahań z działaniem kont czasu pracy. Zaobserwowano wzrost nieobecności na tle choroby na początku leniwego okresu, gdy pracownicy mogą się zreklasować. W firmie CabTec, pracownicy czuli się bardziej zmęczeni w trakcie 3-miesięcznego okresu kryzysu, kiedy oczekiwano od nich pracy po 10 h dziennie. Nie miało to jednak negatywnego wpływu na ich wydajność. Wręcz odwrotnie - wzrosła lojalność i zaangażowanie, co przełożyło się na większą produktywność. W okresie tym równowaga praca-życie osobiste naturalnie uległa zaburzeniu, z powodu mniejszej ilości wolnego czasu. Zrekompensowano to jednak wprowadzeniem wolnych piątków. Wynika z tego, że pracownicy są bardziej zmotywowani do pracy i nie zamierzają doręczać zwolnień lekarskich w okresach wzmożonej pracy. 12