INSTYTUT MASZYN PRZEPŁYWOWYCH im. Roberta Szewalskiego POLSKIEJ AKADEMII NAUK 80-231 Gdańsk ul. J. Fiszera 14 tel. (centr.): 58 346 08 81 fax: 58 341 61 44 e-mail: imp@imp.gda.pl tel. (sekr.): 58 341 60 71 www.imp.gda.pl Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego 15/U/ApBad_2017 WZÓR UMOWY na Audyt zewnętrzny projektu nr UMO-2013/10/A/ST8/00071 pt.: Wzbudzanie i kontrola fal mechanicznych w ośrodkach nieliniowych Zawarta w dniu 2017 roku w Gdańsku pomiędzy: Instytutem Maszyn Przepływowych im. Roberta Szewalskiego Polskiej Akademii Nauk, w Gdańsku, ul. J. Fiszera 14, 80-231 Gdańsk, NIP 584-035-78-82, reprezentowanym przez: Prof. dr hab. inż. Jana Kicińskiego Dyrektora mgr Danielę Kosińską Główną Księgową, zwanym dalej Zamawiającym oraz pełna nazwa firmy z siedzibą w miasto, kod, posiadającym wpis do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem: XXX, NIP: XXX, REGON: XXX, reprezentowanym przez:. zwanym dalej Wykonawcą. który został wyłoniony w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym bez stosowania ustawy na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 t.j.) pn. nazwą: Audyt zewnętrzny projektu nr UMO-2013/10/A/ST8/00071 pt.: Wzbudzanie i kontrola fal mechanicznych w ośrodkach nieliniowych. 1 1. Przedmiotem umowy jest wykonanie przez Wykonawcę audytu zewnętrznego projektu nr UMO-2013/10/A/ST8/00071 pt.: Wzbudzanie i kontrola fal mechanicznych w ośrodkach nieliniowych na rzecz Zamawiającego zgodnie z formularzem ofertowym oraz SOPZ. REGON: 000326121 NIP: 584-035-78-82 POLTAX VAT-5UE: PL5840357882 IBAN: PL 42109010980000000009015357 kod SWIFT: WBKPPLPP Natowski Kod Podmiotu Gospodarki Narodowej NCAGE: 0409H
Projekt współfinansowany jest ze środków Narodowego Centrum Nauki (dalej zwanego NCN) w ramach konkursu Maestro 5. 2. Wykonawca wykona usługę Zamawiającemu, w sposób który zaproponował w złożonej ofercie z dnia r. stanowiącej załącznik nr 1 do umowy, będącą odpowiedzią na zapytanie ofertowe nr 15/U/ApBad_2017 z dnia 13.09.2017 r. 3. Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia audytu zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 r. w sprawie przeprowadzenia audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (Dz. U. z 2011 r., Nr 207, poz.1237), zwane dalej Rozporządzeniem, i oświadcza w szczególności, iż: 1) Spełnia warunki określone w paragrafie 2 ust. 1 Rozporządzenia, tj. a) Jest osobą spełniającą warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.); lub b) Jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, zatrudniająca przy przeprowadzeniu audytu osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). 2) Nie jest podmiotem, o którym mowa w paragrafie 2 ust. 2 Rozporządzenia, tj. nie jest zależny od audytowanego podmiotu, ani też nie jest podmiotem, który dokonywał badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu w okresie 3 lat poprzedzających audyt. 3) Zaproponuje, zgodnie z paragrafem 5 Rozporządzenia, właściwą metodologię doboru próby dokumentów podlegających badaniu. 4. Wykonawca wypełni zobowiązania wynikające z niniejszej umowy z należytą starannością zawodową i rzetelnością, zgodnie z zasadami, standardami i procedurami właściwymi dla tego rodzaju prac, a określonymi m.in. w Międzynarodowych Standardach Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego IIA, Międzynarodowych Standardach Rewizji Finansowej IFAC 2005, ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r., poz. 1047 t. j. z późn. zm.), Krajowych Standardach Rewizji Finansowej wydawanych przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów, a także regulacjach dotyczących rozliczania projektów z NCN. 2 Celem przeprowadzenia audytu projektu jest wydanie przez Wykonawcę opinii (zwana dalej opinią) na temat: 1) wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanymi projektami; 2) realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi we wniosku, decyzji lub umowie; 3) poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej; 4) poprawności stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz 1579 t. j.). 2
3 1. Audytowi podlegają koszty poniesione w ramach realizacji projektu do dnia 30.09.2017 r. 2. Zakres audytu powinien być zgodny z 8 Rozporządzenia i obejmować sprawdzenie: 1) osiągnięcia celu projektu oraz zgodności realizacji projektu z umową; 2) poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej; 3) płatności wydatków związanych z projektem; 4) wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu; 5) terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu; 6) sposobu monitorowania realizacji celów projektu; 7) sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu; 8) przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych; 9) funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej w odniesieniu do realizacji projektu; 10) realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów. 3. Powyższe wymagania weryfikowane będą w szczególności na podstawie ksiąg rachunkowych i dowodów księgowych (stanowiących podstawę dokonania w nich zapisów) oraz na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków (wnioski o płatność wraz ze wszystkimi załącznikami finansowymi i merytorycznymi), które powinny odpowiadać we wszystkich istotnych aspektach wymogom NCN, prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację finansową i majątkową projektu według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów. 4 1. Czynności przewidziane w umowie mają odbywać się osobiście przez osoby wskazane przez Wykonawcę w ofercie w siedzibie Zamawiającego. 2. Audyt będzie przeprowadzony w Instytucie Maszyn Przepływowych PAN, 80-231 Gdańsk, ul. Fiszera 14, osoba do kontaktu: Renata Opieka - Sowińska tel. 58-5225-325, ropieka@imp.gda.pl 3. Audyt przebiegać powinien zgodnie z następującym schematem: 1) Spotkanie otwierające audyt - przedstawienie programu audytu, zawierającego szczegółową metodologię prowadzenia audytu, w tym: przedstawienie kryteriów oceny, harmonogramu realizacji audytu, list sprawdzających, wskazanie osób do wywiadów oraz sposobu statystycznych metod doboru próby. 2) Badanie audytowe - oparte na analizie dokumentacji związanej z realizowanym projektem oraz wywiadach z upoważnionymi przedstawicielami IMP PAN i innymi osobami biorącymi udział w realizacji projektu. 3) Spotkanie zamykające audyt - przedstawienie wszystkich spostrzeżeń i wstępnych wniosków z audytu, mające na celu zapewnienie pełnego zrozumienia oraz uzyskania akceptacji lub komentarzy upoważnionych przedstawicieli IMP PAN. 3
4) Przygotowanie sprawozdania z audytu po uzyskaniu od IMP PAN uwag lub wyjaśnień. 4. Wykonawca przystąpi do prac objętych niniejszą umową w terminie od dnia podpisania umowy do 2017 r. po wcześniejszym potwierdzeniu terminu z Zamawiającym. 5. Wykonawca zobowiązuje się, na co najmniej 10 dni poprzedzających dzień rozpoczęcia audytu, przedstawić Zamawiającemu listę dokumentów podlegających audytowi, ze wskazaniem na status żądanej dokumentacji (oryginał / kopia / kopia z potwierdzeniem zgodności z oryginałem) 6. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania sprawozdania z audytu w terminie 7 dni od dnia zakończenia prac i uzyskania ostatecznych wyjaśnień. 5 1. Na podstawie zebranych dowodów Wykonawca sporządzi pisemne sprawozdania z audytu (zwane dalej sprawozdaniem) spełniające wymagania podane w Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 r. w sprawie przeprowadzenia audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (Dz. U. z 2011 r., Nr 207, poz.1237). 2. Przekazanie sprawozdania potwierdza się protokołem zdawczo-odbiorczym. 3. Wszystkie strony sprawozdania muszą być ponumerowane i parafowane. 4. Sprawozdanie powinno określać, czy otrzymane środki finansowe zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem i przepisami prawa oraz czy księgi rachunkowe są prowadzone prawidłowo. 5. Sprawozdanie powinno w sposób bezstronny, kompletny, zrozumiały, jednoznaczny zgodny ze stanem faktycznym przedstawiać wyniki audytu. 6. Wnioski i opinie zawarte w sprawozdaniu muszą wynikać z dokumentacji audytu. 6 1. Projekt sprawozdania zostanie przedstawiony do weryfikacji Zamawiającemu. Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo do zgłoszenia uwag i wyjaśnień dodatkowych w terminie 14 dni od otrzymania projektu sprawozdania. 2. W ciągu 7 dniu od otrzymania stanowiska Zamawiającego, o którym mowa w ust. 1, Wykonawca przekaże Zamawiającemu sprawozdanie wraz z opinią, przy czym sprawozdanie zawierać będzie informacje zaakceptowane po przedstawieniu projektu sprawozdania Zamawiającemu oraz ewentualne stanowisko Zamawiającego dotyczące przedstawionego projektu sprawozdania. 3. Sprawozdania powstałe w wyniku audytu zostaną wykonane w dwóch egzemplarzach, w formie pisemnej, w języku polskim. Każde sprawozdanie opatrzone będzie podpisami audytora. 4. Wykonawca dostarczy jeden egzemplarz sprawozdania na zabezpieczonym przed zmianami nośniku elektronicznym (typu CD, DVD). 7 4
1. Zamawiający, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz tajemnic ustawowo chronionych, zapewni warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu, udostępni Wykonawcy (również w formie elektronicznej) wszelkie wymagane dokumenty oraz udzieli wyjaśnień i informacji niezbędnych do przeprowadzenia audytu, w szczególności w odniesieniu do: 1) dokumentów założycielskich i organizacyjnych podmiotu badanego, instrukcji wewnętrznych, 2) wniosku o dofinansowanie, umowy o dofinansowanie wraz z jej aneksami, 3) wniosków o płatność, 4) dowodów księgowych ksiąg rachunkowych, 5) polityki rachunkowości oraz planu kont dla projektu, 6) wyodrębnionej ewidencji księgowej dla projektu, 7) wszelkich innych dokumentów mających związek z przedmiotem niniejszej umowy w tym związanych z wyborem wykonawców, wydatków zaangażowanego personelu, wykonanych kontroli uprawnionych instytucji i innych. 2. Na żądanie Wykonawcy, pracownicy Zamawiającego potwierdzą za zgodność z oryginałem kopie dokumentów i sporządzą z nich wyciągi, zestawienia oraz wydruki, w zakresie niezbędnym do realizacji celu audytu i zgodnie z przyjętą przez audytora metodologią doboru próby dokumentów podlegających badaniu. 3. Zamawiający zobowiązuje się także do współdziałania z Wykonawcą w celu zapewnienia sprawnego przebiegu wykonywania umowy, a w szczególności do: 1) niezwłocznego ustosunkowania się do zastrzeżeń i wątpliwości Wykonawcy umowy; 2) bieżącego korygowania projektu opracowań w zakresie, w którym Zamawiający i Wykonawca będą przekonani o celowości i zasadności wprowadzenia zmian. 4. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji finansowych i innych uzyskanych w czasie badania. 5. Wykonawca umożliwi pracownikom Zamawiającego obserwację prac audytowych. 8 1. Za wykonanie zadania Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości: 1) zł netto + 23%VAT =. zł brutto (słownie:...). 2. Odbioru przedmiotu Umowy, dokonają pracownicy Zamawiającego za protokołem odbioru o którym mowa w 5 ust 2. Dniem wykonania przedmiotu umowy i jej odbioru jest dzień podpisania przez strony Umowy protokołu odbioru bez zastrzeżeń, w ciągu 5 dni od dnia doręczenia sprawozdania, o którym mowa w 5 ust. 1. 3. Wynagrodzenie podane w ust.1 jest zgodne ze złożoną ofertą z dnia r., w odpowiedzi na zapytania ofertowe nr 15/U/ApBad_2017 z dnia 13.09.2017 r. i obejmuje wszystkie elementy cenotwórcze, wynikające z zakresu i sposobu realizacji przedmiotu Umowy i które zostały określone w zapytaniu ofertowym Wykonawcy. 4. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktury VAT za zrealizowanie przedmiotu Umowy jest podpisany bez zastrzeżeń przez obie strony Umowy protokół odbioru, o którym mowa w 5 ust. 2. 5
5. Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia faktury w ciągu 14 dni od daty podpisania protokołu odbioru. 6. Zapłata wynagrodzenia objętego treścią faktury VAT, nastąpi przelewem w ciągu 14 dni od daty otrzymania prawidłowej pod względem formalno rachunkowym faktury VAT, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w jej treści. Za datę zapłaty należności wynikającej z faktury uznaje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 7. Wykonawca zobowiązuje się do przedłożenia faktur w ciągu 14 dni od daty podpisania protokołu odbioru. 9 1. Do wykonania przedmiotu umowy Wykonawca wyznacza następujące osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje:. audytor/biegły rewident 2. Wykonawca oświadcza, iż dokumentacja audytu przez okres 5 lat, liczony od końca roku 2017 r., będzie przechowywana pod następującym adresem firmy. 10 1. Z chwilą dostarczenia sprawozdania z audytu projektu, o którym mowa w 5 ust 1 niniejszej umowy na Zamawiającego przechodzą wszelkie majątkowe prawa autorskie oraz prawa pokrewne na wszystkich polach eksploatacji na czas nieokreślony. 2. Wynagrodzenie, o którym mowa w 8 ust. 1 obejmuje również przeniesienie praw autorskich. 11 1. W wypadku zakwestionowania audytu przez Instytucję Finansującą zobowiązuje się, w ramach kwoty o której mowa w 8 ust. 1, do jego dostosowania do wymogów określonych przez ww. Instytucję. 2. W wypadku konieczności złożenia wyjaśnień w zakresie objętym audytem ministrowi właściwemu ds. nauki i szkolnictwa wyższego lub osobom przez niego upoważnionym, Wykonawca oświadcza, iż w ramach kwoty o której mowa w 8 ust. 1, zapewni złożenie takich wyjaśnień przez Wykonawcę. 12 1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w postaci aneksu pod rygorem nieważności. 2. Wszelkie spory wynikłe na tle niniejszej umowy będzie rozstrzygał sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 4. Umowę sporządzono w 3 jednakowo brzmiących egzemplarzach, z których 2 otrzymuje Zamawiający. Wykonawca Zamawiający 6