Zapytanie Ofertowe nr: MOTO LAB 3/POIG 8.1/2014

Zapytanie Ofertowe nr: MOTO LAB 3/POIG 8.1/2014 Udzielane w postępowaniu niepodlegającym Ustawie Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2014r. art. 4 pkt 8 w związku z art. 6a ustawy PZP 1. W związku z realizacją projektu pt.: Stworzenie innowacyjnej platformy umożliwiającej zarządzanie relacjami z klientami i tworzenie kampanii marketingowych dedykowanej dla branży motoryzacyjnej przez: MOTO LAB Sp. z o.o. w ramach działania 8.1 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka zapraszam Państwa do udziału w konkursie ofert, którego celem jest wyłonienie Wykonawcy realizującego usługi w ramach w/w projektu. Warszawa, dnia 15 sierpnia 2014r. 1 Wartość zamówienia nie przekracza 14 0000 euro. 1

I. INFORMACJE WPROWADZAJĄCE: MOTO LAB Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (zwaną dalej: Zamawiającym lub MOTO LAB) zaprasza do składania ofert na wykonanie/realizację następujących zadań w poszczególnych etapach: ETAP III (01.07.2014r. 30.09.2014r.) 1. Projekt i wykonanie materiałów promocyjnych: - teczki reklamowe 2500 szt. - wydruk i przygotowanie oferty handlowej 2500 szt. - zapachy samochodowe 5000 szt. Dane Zamawiającego: MOTO LAB Sp. z o.o. tel.: 535 850 606 e-mail: g.gwiazdowski@gmail.com, REGON: 146720600 NIP: 701039085 2

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest wykonanie prac zdefiniowanych powyżej w Dziale I. Wskazane działania będą realizowane w jednym etapie, w okresie od sierpnia do września 2014 roku. Projekt oferowany przez firmę MOTO LAB Sp. z o.o. polega na stworzeniu i wdrożeniu na polski oraz niemiecki rynek innowacyjnej platformy umożliwiającej zarządzanie relacjami z klientami i tworzenie kampanii marketingowych dedykowanych dla branży motoryzacyjnej. E-usługa stanowiąca narzędzie online skierowana zostanie zarówno do przedsiębiorstw, w tym szczególnie warsztatów, jak i odbiorców końcowych, czyli klientów tychże firm. Dla przedsiębiorstw będzie to nowatorska platforma wpierająca budowanie relacji oraz działania marketingowe skierowane do klientów. Dla odbiorców końcowych natomiast serwis stanowił będzie swego rodzaju program lojalnościowy czy newsletter uwzgledniający ich szczegółowe potrzeby. Oferta będzie bowiem obok informowania o akcjach promocyjnych, odnosić się również do rzeczywistego stanu samochodu użytkownika i jego potrzeb. Świadczenie e-usługi będzie się odbywać poprzez platformę o nazwie Autoplug (Zamawiający zastrzega możliwość zmiany nazwy platformy). Za pomocą oferowanej e-usługi użytkownik z branży motoryzacyjnej będzie mógł zaplanować i przeprowadzić w sposób kompleksowy działania promocyjne, dzięki którym zwiększy zadowolenie obecnych klientów i pozyska nowych. Użytkownik końcowy natomiast uzyska możliwość skorzystania z szeregu akcji promocyjnych oraz opiekę nad swoim samochodem ze strony danego przedsiębiorstwa w postaci przypomnień o konieczności sprawdzenia odpowiednich części np. na podstawie rzeczywistego przebiegu. Celem e-usługi będzie przeniesienie relacji B2C w branży motoryzacyjnej na nowy zaawansowany technologicznie poziom - usprawniający proces komunikacji. Platforma udostępnia nowe możliwości zarzadzania relacjami z klientami wysyłania komunikatów informacyjnych i promocyjnych. Z drugiej strony aplikacja umożliwi klientom docelowym prowadzenie własnej książki serwisowej, proste uzyskiwanie informacji i korzystanie z akcji marketingowych. Znaczny poziom 3

wykorzystania aplikacji przyczyni się do polepszenia stanu samochodów kierowców, gdyż promocyjne ceny spowodują częstsze serwisowanie. Szczegółowy zakres zamówienia obejmuje przeprowadzenie następujących działań marketingowych: Zadanie: Zakup usługi przygotowania i wydrukowania materiałów promocyjnych Opis zadania: Zadaniem Wykonawcy będzie zaprojektowanie i wykonanie materiałów promocyjnych w tym w szczególności teczek reklamowych, ofert handlowych oraz zapachów samochodowych w ilości wskazanej w zapytaniu ofertowym. Z uwagi na fakt, że nie wszystkie formy reklamy pasują do wizerunku i profilu działalności niektórych przedsiębiorstw, wykonawca realizujący zadanie będzie zobowiązany do zaprojektowania materiałów promocyjnych w taki sposób by były jak najbardziej dopasowane do serwisu Autoplug. Celem materiałów promocyjnych wytworzonych w ramach projektu jest bowiem efektywne wzmacnianie profesjonalnego wizerunku firmy. Ponadto wyprodukowane przez wykonawcę materiały promocyjne winny posiadać stosowne nadruki zawierające m.in. logotypy unijne oraz logotyp bądź nazwę firmy. III. ZAKRES OFERTY ORAZ KOMPLET DOKUMENTÓW, JAKIE ZOBOWIĄZANY JEST DOTARCZYĆ WYKONAWCA Oferta składana przez Wykonawcę na realizację prac szczegółowo opisanych w dziale II musi zawierać następujące informacje: nazwę i adres Wykonawcy, dane kontaktowe Wykonawcy, datę sporządzenia oferty, 4

cenę jednostkową za wykonanie opisanych w ofercie działań, skrócony opis posiadanych doświadczeń w zakresie działań opisanych w dziale II, oświadczenie Wykonawcy, iż jego sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewni wykonanie opisanych w zapytaniu ofertowym prac w pełnym zakresie i terminie. Wymogi formalne oferty: oferta musi być przygotowana w języku polskim; oferta powinna być ważna przez okres 30 dni od daty zakończenia składania ofert; cena usługi musi być podana w złotych polskich (netto i brutto); dopuszcza się składania ofert częściowych; do oferty musi być dołączone oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych i kapitałowych z MOTO LAB Sp. z o.o.; *Oferenci mogą składać oferty na niniejsze zapytanie za pośrednictwem Formularza Ofertowego, stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania. IV. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT. OTWARCIE OFERTY I WYBÓR WYKONAWCY 1. Miejscem składania ofert jest siedziba Zamawiającego (Warszawa, 00-511, ul. Nowogrodzka 31). 2. Termin składania ofert upływa w dniu 27 sierpnia 2014 roku o godzinie 16.00. Oferty złożone po terminie zostaną zwrócone bez otwierania. O terminie złożenia decyduje faktyczna data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. 3. Oferta wraz z załącznikami powinna znajdować się w kopercie zaadresowanej do siedziby zamawiającego wraz z dopiskiem wskazującym nazwę projektu wskazaną w zapytaniu ofertowym. 5

4. Otwarcia ofert nastąpi w dniu 28 sierpnia 2014 roku o godzinie 10.00. Wybór Wykonawcy zostanie ogłoszony w dniu 28 sierpnia 2014 roku. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się jedynie z Oferentem, który zostanie wskazany jako Wykonawca. V. OPIS KRYTERIÓW I SPOSOBY OCENY OFERTY Oferty złożone w terminie oraz spełniające opisane powyżej wymogi formalne i merytoryczne zostaną ocenione zgodnie ze wskazanymi poniżej wagami parametru oceny. L.p. Parametr Waga procentowa 1. Cena za wykonanie usługi 100% Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia szczegółowej oferty przedstawiającej ceny za wykonanie poszczególnych zadań wg. poniższego wzoru: Nazwa działania marketingowego Cena PLN [Netto] Cena PLN [Brutto] - zadanie Razem Cena - waga 100 % obliczana będzie wg. wzoru: PK1= [CN/CR] x 100 PK1 ilość punktów przy proponowanej cenie, CN cena oferty najkorzystniejszej czyli najniższej, CR cena oferty rozpatrywanej. 6

VI. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia postępowania dotyczącego wyboru Wykonawcy bez podania przyczyn. Oferentom, do których zostanie skierowane zapytanie ofertowe, nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego w tym w szczególności z tytułu wyboru innej oferty, odwołania lub zamknięcia całego postępowania bez wskazania Wykonawcy. 2. Zamawiający zastrzega sobie, że każdy z Oferentów ma obowiązek traktować informacje dotyczące projektu, jego zakresu oraz faktu otrzymania zaproszenia do złożenia oferty i do udziału w postępowaniu, jako poufne. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość składania dodatkowych, istotnych z punktu widzenia Wykonawcy oświadczeń, zawiadomień, informacji lub dodatkowych wyjaśnień za pośrednictwem danych teleadresowych wskazany w dziale I. 4. Zamawiający zastrzega sobie jednocześnie prawo dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej odrębnie dla każdej z zaprezentowanych przez Oferenta propozycji wykonania części zamówienia również w sytuacji, gdy Wykonawca złoży ofertę na realizację więcej niż jednego zadania. 5. Wykonawca, którego oferta zostanie najwyżej oceniona, może otrzymać zaproszenie do negocjacji w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi. Przedmiotem negocjacji będzie określenie ostatecznego poziomu wynagrodzenia oraz czasu realizacji usług informatycznych określonych w przedmiocie zamówienia, a także formalnoprawnych warunków umowy na wykonanie prac. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo wpisania do Umowy, jaką zawrze z Oferentem wskazanym na Wykonawcę zapis, na podstawie którego będzie dokonywał akceptacji składu zespołu projektowego realizującego zlecenie, który zagwarantuje jego wykonanie zgodnie z Zamówieniem oraz wymogami realizowanego Projektu. 7. W przypadku, gdy wybrany Wykonawca oraz Zamawiający nie dojdą do porozumienia w sprawie ustalenia ostatecznego kształtu warunków finansowych oraz formalno-prawnych 7

warunków Umowy, Zamawiający - z uwagi na niespełnienie się warunku o podpisaniu Umowy - zastrzega sobie prawo do anulowania wyników wyboru Wykonawcy i przygotowania kolejnego Zapytania Ofertowego w przedmiotowej sprawie. VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE Zamawiający wymaga, aby wybrany Wykonawca przystąpił do wykonania przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego w dniu następującym po dniu zawarcia umowy. Umowa zostanie zawarta na okres realizacji projektu i będzie określała szczegółowy zakres przedmiotowy zamówienia wraz z jego ceną. Zamówienie zostanie uznane za zrealizowane, po sporządzeniu stosownych protokołów odbioru potwierdzonych obustronnym podpisem. Warszawa, dnia 15 sierpnia 2014r. 8

ZAŁĄCZNIK NR 1 Miejscowość, data FORMULARZ OFERTOWY NR 3/POIG 8.1/2014 Dotyczący: Wykonania prac w ramach projektu: Stworzenie innowacyjnej platformy umożliwiającej zarządzanie relacjami z klientami i tworzenie kampanii marketingowych dedykowanej dla branży motoryzacyjnej I. Dane oferenta: Nazwa firmy: Adres: Miejscowość: NIP: Osoba do kontaktu: Telefon kontaktowy: Fax: E-mail II. Oferta: W imieniu <nazwa firmy > składam ofertę w odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 3/POIG 8.1/2014 firmy MOTO LAB Sp.zo.o na następujących warunkach 2 : Nazwa zadania Cena netto (w zł) Cena brutto (w zł) ETAP III (01.07.2014r. 30.09.2014r.) Projekt i wykonanie materiałów promocyjnych: teczki reklamowe 2500 szt. wydruk i przygotowanie oferty handlowej 2500 szt. zapachy samochodowe 5000 szt. RAZEM 2 Oferent proponuje cenę dla danego elementu zamówienia. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Ocenione zostaną wyłącznie kompletne oferty tj. zawierające wyceny, dane teleadresowe Oferenta itp. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, zgodnie z umową o dofinansowanie nr Fundusze Europejskie

III. Skrócony opis posiadanych doświadczeń: <.> IV. Oświadczam, że: 1. Zapoznałem się z warunkami Zapytania ofertowego 3/POIG 8.1/2014; 2. Posiadam uprawnienia niezbędne do wykonywania przedmiotowego zamówienia; 3. Sytuacja ekonomiczna i finansowa firmy zapewni wykonanie opisanych w zapytaniu ofertowym prac w pełnym zakresie i w terminie wskazanym w zapytaniu ofertowym; 4. Będę ściśle współpracował z innymi wykonawcami realizującymi prace na rzecz firmy MOTO LAB Sp.zo.o 5. W związku z ubieganiem się o realizację usług marketingowych zawartych w zapytaniu ofertowym nr: 3/POIG 8.1/2014 w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Stworzenie innowacyjnej platformy umożliwiającej zarządzanie relacjami z klientami i tworzenie kampanii marketingowych dedykowanej dla branży motoryzacyjnej pragnę oświadczyć, iż firma <nazwa> nie jest powiązana osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym, tj. z MOTO LAB Sp.zo.o 6. Niniejsza oferta jest ważna do dnia <dd.mm.rrrr.>. 7. Wyrażam zgodę na dokonanie przez Zamawiającego wyboru oferty najkorzystniejszej odrębnie dla każdej z zaprezentowanych przez Oferenta propozycji wykonania części zamówienia również w sytuacji, gdy Wykonawca złoży ofertę na realizację więcej niż jednego zadania. Z poważaniem Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, zgodnie z umową o dofinansowanie nr Fundusze Europejskie