Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika. Przechowuje tam odpisy lub kopie składanych dokumentów.



Podobne dokumenty
A K T A O S O B O W E

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ. z dnia 28 maja 1996 r.

Rozporządzenie MPiPS z r. 1

Rozdział 1 Dokumentowanie podjęcia pracy przez pracownika

Dokumentacja pracownicza

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. z dnia 28 maja 1996 r.

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ. z dnia 28 maja 1996 r.

PROWADZENIE DOKUMENTACJI KADROWEJ

Nowe zasady prowadzenia i archiwizacji dokumentacji pracowniczej Uregulowane:

Rozdział 1. Dokumentowanie podjęcia pracy przez pracownika

oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem

Warszawa, dnia 8 maja 2017 r. Poz. 894

Warszawa, dnia 8 maja 2017 r. Poz. 894 OBWIESZCZENIE MINISTRA RODZINY, PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ 1) z dnia 7 kwietnia 2017 r.

DOKUMENTACJA PRACOWNICZA. Opracowała Anna Dziechciarz

Akta osobowe przygotuj się na zmiany

OBOWIĄZKI LEKARZA I LEKARZA DENTYSTY JAKO PRACODAWCY

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ. z dnia 28 maja 1996 r.

Dokumentacja pracownicza wraz z wypełnionymi wzorami pism kadrowych. wydanie 1. ISBN

ROZDZIAŁ I Zatrudnianie pracowników

Dokumentacja pracownicza wraz z wypełnionymi wzorami pism kadrowych. wydanie 1. ISBN

Pracuję legalnie NOWY PRACOWNIK OBOWIĄZKI PRACODAWCY

Ponadto pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika (również na piśmie), nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę o:

Lp. Temat szkolenia Liczba godzin. z dnia 28 maja 1996 r. oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

M I N I S T R A R O D Z I N Y, P R A C Y I P O L I T Y K I S P O Ł E C Z N E J 1) z dnia. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Rozporządzenia wykonawcze do Kodeksu pracy 2016 z komentarzem wybór

Rewolucyjne zmiany w dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. Iwona Wołkiewicz ekspert prawa pracy

Dokumentacja pracownicza. Anna Kamińska-Pietnoczko

Rozdział I. Podstawy działalności jednostek organizacyjnych pomocy społecznej oraz jednostek pomocy rodzinie i pieczy zastępczej

Instruktaż praktyczny - jak przygotować się do zmian w dokumentacji pracowniczej? Prowadzący: Iwona Wołkiewicz

Szczegółowy program szkolenia okresowego pracowników administracyjno- biurowych w zakresie bhp i ppoż. Urząd Miejski w Zagórowie.

PODSTAWOWE OBOWIĄZKI PRACODAWCY- podstawa prawna

Zmiany w prowadzeniu akt osobowych oraz dokumentacji pracowniczej od 2019 roku. Iwona Wołkiewicz doświadczony specjalista z zakresu prawa pracy

Pojęcie dokumentacji spraw kadrowych

Dokumentacja pracownicza od 1 stycznia 2019 r. Iwona Wołkiewicz Ekspert prawa pracy

Przykładowy REJESTR UCHWAŁ RADY PEDAGOGICZNEJ

Wzorcowa dokumentacja kadrowa ponad 200 wzorów

DZIENNIK USTAW RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ

PRACODAWCA I PRACOWNIK

WYBRANE ZAGADNIENIA OBOWIĄZKI PRACODAWCY

Spis treści. Część A. Pytania egzaminacyjne. Wykaz skrótów

CZAS PRACY 2019 ZE SZCZEGÓLNYM UWZGLĘDNIENIEM NOWYCH ZASAD EWIDENCJONOWANIA CZASU PRACY

Spis treści. Część A. Pytania egzaminacyjne. Wykaz skrótów

WYNAGRODZENIE ZA PRACĘ

Spis treści SPIS TREŚCI

71 ZARZĄDZENIE NR 678 KOMENDANTA GŁÓWNEGO POLICJI

Praktyczna nauka zawodu pracowników młodocianych

BŁĘDÓW W AKTACH OSOBOWYCH

1.2. Niektóre aspekty czasu pracy pracowników zarządzających

Umowa pracodawcy z placówką medycyny pracy na prowadzenie badań profilaktycznych pracowników

Spis treści. I. Zatrudnianie i zwalnianie

Prawa pracownika młodocianego

Spis treści. I. Zatrudnianie i zwalnianie

Na podstawie art. 46a ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji zarządza się, co następuje:

USTAWA z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy Opracowano na podstawie: t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 108, 4, 138, 305, 357. Przepisy wstępne Art. 1.

Prawna ochrona pracy młodocianych

MATERIAŁY SZKOLENIOWE wyciąg z przepisów zagadnienia wybrane

1. Regulacje prawne niezbędne do prawidłowego prowadzenia dokumentacji osobowej oraz naliczania wynagrodzeń. Omówienie wybranych:

Pracownik samorządowy

REGULAMIN PRACY PRZEDSZKOLA PUBLICZNEGO NR 5 IM. KUBUSIA PUCHATKA W RADZIKOWIE. Rozdział 1 Przepisy ogólne

Kurs Kadry wersja e-learningowa

DZIAŁ DZIEWIĄTY. Zatrudnianie młodocianych. Rozdział I. Przepisy ogólne

============================================================== ArchNet. Stowarzyszenie Archiwistów Polskich Naukowy Portal Archiwalny

DZIAŁ DZIEWIĄTY ZATRUDNIANIE MŁODOCIANYCH

DZIAŁ CZWARTY OBOWIĄZKI PRACODAWCY I PRACOWNIKA. Rozdział I. Obowiązki pracodawcy

KODEKS PRACY. Stan prawny: 1 stycznia 2017 r.

ROZDZIAŁ 3. Pojęcie minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz zasady jego obliczania

ZARZĄDZENIE NR 111/15 BURMISTRZA CIECHOCINKA z dnia 28 sierpnia 2015 roku

Dokumentacja pracownicza Maria Sobieska

Dokumentacja pracownicza 2013

Spis treści. Wykaz skrótów... Wprowadzenie...

Optimum Professional Warszawa/ Piaseczno ul. Kosodrzewiny 9 tel. (0 22) , fax ,

Szczegółowy program szkolenia okresowego w zakresie bhp i ppoż. pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych

KARTA INFORMACYJNA PRACODAWCY ZATRUDNIAJĄCEGO MŁODOCIANEGO PRACOWNIKA W CELU PRZYGOTOWANIA ZAWODOWEGO

USTAWA. z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r., poz. 917 z późn. zm.) DZIAŁ DZIEWIĄTY Zatrudnianie młodocianych

Opis programu kursu Kadry i Płace

SPECJALISTA DS. KADROWO-PŁACOWYCH

Program Kursu Kadry z Płatnikiem

Prawo pracy. Podręcznik dla studentów, wyd. 2. Autorzy: Urszula Jackowiak, Waldemar Uziak, Alina Wypych-Żywicka. Wydawnictwo: Zakamycze.

DZIAŁ CZWARTY OBOWIĄZKI PRACODAWCY I PRACOWNIKA. Rozdział I Obowiązki pracodawcy

Spis treści. 1f. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym

Spis treści. 1e. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym

Poznaj podstawowe zasady jakie obowiązują przy zatrudnianiu młodocianych!

Specjalista ds. kadr i płac WROCŁAW

REGULAMIN PRZYZNAWANIA DODATKOWEGO WYNAGRODZENIA ROCZNEGO PRACOWNIKOM ZATRUDNIONYM W ZESPOLE SZKÓŁ OGÓLNOKSZTAŁCĄCYCH W STRZELINIE

Spis treści. Wykaz skrótów 11 Wstęp 13

Spis treści. 1e. Rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym

KARTA INFORMACYJNA PRACODAWCY ZATRUDNIAJĄCEGO MŁODOCIANEGO PRACOWNIKA W CELU PRZYGOTOWANIA ZAWODOWEGO

Zatrudnianie młodocianych

REGULAMIN PRZYZNAWANIA DODATKOWEGO WYNAGRODZENIA ROCZNEGO PRACOWNIKOM ZATRUDNIONYM W ZESPOLE SZKÓL NR 2 IM. WŁADYSŁAWA ORKANA W SZCZECINIE

Dokumentacja pracownicza 2017

Kodeks pracy - Dział IX - Zatrudnianie młodocianych

KOMPLEKSOWY KURS KADROWY OD PODSTAW

Kancelaria Sejmu s. 102/157

Zrozumieć ZUS, zrozumieć prawo pracy - e-learning

1.2. Dokumentowanie danych osobowych Wyjaśnienia do wzoru Wzór... Rozdział 2. Kwestionariusz osobowy dla pracownika (Bożena Lenart)...

Spis treści. Wstęp... XIX Wykaz skrótów... XXIII Wykaz podstawowej literatury... XXV. Część I. Podstawowe wiadomości z zakresu prawa pracy

Akademia - Kadry i płace od A do Z - czyli jak sporządzać dokumentację kadrowo-płacową w 2015r. w praktyce

Regulamin pracy Gimnazjum Nr 11 im. Jerzego Kukuczki w Bielsku Białej

Akta osobowe pracowników Część A akt osobowych pracownika

Transkrypt:

ZASADY PROWADZENIA AKT OSOBOWYCH - akta osobowe pracownika Każdy pracodawca jest obowiązany prowadzić akta osobowe zatrudnionych przez siebie pracowników. W aktach tych powinny znajdować się druki potwierdzające realizację jego obowiązków wobec pracowników. Ogólnie można je podzielić na dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem stosunku pracy, jego przebiegiem oraz rozwiązaniem. Przepisy dotyczące tych zagadnień zawarte są zarówno w kodeksie pracy, jak i w aktach wykonawczych. Poniżej poinformuję i przedstawię podstawowe obowiązki pracodawców w zakresie gromadzenia tej dokumentacji i sposobie jej prowadzenia. Obowiązek prowadzenia przez pracodawcę akt osobowych pracownika oraz innej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy przewiduje art. 94 pkt. 9a kodeksu pracy. Szczegółowe zasady jej prowadzenia reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286). Zasady prowadzenia akt W myśl par. 6 pkt. 1 wymienionego powyżej rozporządzenia, pracodawca zobowiązany jest założyć i prowadzić akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika. Obowiązek ten ciąży na pracodawcy, który zatrudnia co najmniej jednego pracownika. Przy prowadzeniu akt osobowych pracodawca powinien przestrzegać następujących zasad: 1. Akta osobowe zakłada się i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika, czyli według podziału podmiotowego tych akt. 2. Dokumenty w aktach osobowych grupuje się w trzech wyodrębnionych częściach, oznaczonych literami A, B, C, przy czym: wczęści A grupuje się dokumenty składane przed podjęciem zatrudnienia ( w związku z ubieganiem się o zatrudnienie), które pracodawca otrzymał od kandydata w trakcie ubiegania się o zatrudnienie; w części B grupuje się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika; wczęści C należy gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. 3. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Ponadto części akt osobowych powinny rozpoczynać się wykazem znajdujących się tam dokumentów pełny wykaz. Niedopuszczalne jest nanoszenie na zgromadzonych dokumentach odręcznych uwag, adnotacji, sprostowań itp. 4. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów, po stwierdzeniu zgodności z oryginałami, których można żądać od pracownika tylko do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii. 5. Pracodawca, prowadząc akta osobowe i dokumentację pracowniczą, zobowiązany jest do zabezpieczenia całości dokumentacji przed uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych. Powinien on także nabieżąco aktualizować dane w nich zawarte. Pracodawca ma obowiązek założyć i prowadzić akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika. Przechowuje tam odpisy lub kopie składanych dokumentów. Akta dla każdego pracownika Akta osobowe pracownika składają się z trzech części: część A dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie część B dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia część C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia

Jako pracodawca od kandydata można żądać następujących dokumentów, które grupuje się w: części A dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym: CZĘŚĆ A Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie Imię i Nazwisko... Dział / Funkcja... 1 Wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z niezbędną liczbą fotografii 2 Świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy 3 Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy (świadectwa, dyplomy, zaświadczenia ukończonych szkół, kursów lub szkoleń) 4 Świadectwo ukończenia szkoły podstawowej - osoba niepełnoletnia ubiegająca się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego 5 Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku 6 Inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (dot. m. in. posiadanych uprawnień do wykonywania danego zawodu, danej funkcji lub danych czynności) 7 Dodatkowe dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy 8 W przypadku wzmianki w świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia: zawiadomienie komornika prowadzącego postępowanie oraz pracodawcę, który wydał świadectwo (art. 884 3 KPC) 9 10 11 12 13

części B dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: CZĘŚĆ B Dokumenty dotyczące nawiązaniastosunkupracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika Imię i Nazwisko... Dział / Funkcja... 1 Umowa o pracę, zakres czynności (zakres obowiązków) 2 Pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą 3 Pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami obowiązującymi na terenie zakładu pracy, jak również zaświadczenie o ukończeniu wymaganego(obowiązującego) szkolenia w zakresie bhp 4 Oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem, o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w art. 129 pkt. 3 art. 178 2 i art. 188 k.p. 5 Dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się 6 Dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych 7 Oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie 8 Dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej 9 Pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego 10 Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi 11 Umowa o zakazie konkurencji jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy 12 Korespondencja z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy 13 Informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony

części C dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym: CZĘŚĆ C Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia Imię i Nazwisko... Dział / Funkcja... 1 Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę 2 Kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy 3 Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 2 KPC) 4 Umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę 5 Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniustosunkupracy 6 7 8 9 10 11 12 13

Ponadto każdy pracodawca musi prowadzić jeszcze inną dokumentację pracowniczą, na przykład: dokumentację dotyczącą podejrzenia o chorobę zawodową tub dotknięcia pracownika taką chorobą oraz wypadków przy pracy i wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami; karty ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w przypadku pracowników młodocianych - także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie dozwolone jest w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego; imienne karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Każdy pracownik, ma prawo wglądu do swoich akt osobowych i dokumentacji pracowniczej w obecności uprawnionego pracownika. W każdej firmie w odpowiedni sposób należy zabezpieczyć i przechowywać dokumentację pracowniczą należy to do obowiązków pracodawcy. Należy zadbać o utworzenie w firmie archiwum zakładowego. Wspomniane wyżej dokumenty należy umieścić w segregatorach, skoroszytach, teczkach lub w innych miejscach pozwalajacych bezpiecznie je przechowywać. Nie ma przeszkód, aby zbiory te były na dyskach twardych lub dyskietkach. Za niewywiązywanie się z obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych z zatrudnieniem oraz akt osobowych pracownika można ukarać go karą porządkową lub nawet zwolnić zpracy. Opracowanie: mgr Gabriela Kęsik