Zapytanie ofertowe Białystok, 16.05. 2018 DRR-VIII.433.2.5.2018 I. Przedmiot zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie i wykonanie szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych wykorzystywanych przy składaniu wniosków o dofinansowanie projektów ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014 2020 (RPOWP 2014-2020). Arkusze wykorzystywane będą przez pracowników Instytucji Zarządzającej RPOWP 2014-2020 (IZ RPOWP 2014-2020) oraz Wnioskodawców ubiegających się o dofinansowanie w ramach Programu. Do szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych Wykonawca dołączy dokumentację szablonów arkuszy kalkulacyjnych (administratora i użytkownika) niezbędną do poprawnego i sprawnego posługiwania się arkuszami. Arkusze będą każdorazowo zamieszczone przez Zamawiającego podczas ogłaszania naboru wniosków o dofinansowanie na stronie RPOWP www.rpo.wrotapodlasia.pl, w formie zabezpieczonych przed zmianami plików, do pobrania wraz z dokumentacją konkursową. Arkusze nie będą wypełniane on-line. II. Cel zamówienia. 1. Uproszczenie zasad aplikowania poprzez ujednolicenie wymagań wobec Wnioskodawców aplikujących o środki z EFRR w ramach RPOWP 2014 2020. 2. Wzrost jakości merytorycznej składanych wniosków o dofinansowanie. 3. Usprawnienie i ułatwienie procesu oceny wniosków o dofinansowanie. III. Podstawowe założenia budowy szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych. 1. Arkusze kalkulacyjne będą umożliwiać określenie danych wyjściowych determinujących wybór szablonu modelu finansowego adekwatnego dla danego podmiotu i rodzaju przedsięwzięcia, w tym m.in.: a) Wybór z listy rozwijanej Osi Priorytetowej RPOWP 2014 2020, b) Wybór z listy rozwijanej Działania/Poddziałania RPOWP 2014 2020, c) Wybór z listy rozwijanej realizacji projektu z pomocą publiczną/częściową pomocą publiczną lub bez pomocy publicznej, d) Wybór z listy rozwijanej okresu odniesienia, w tym po uwzględnieniu Wytycznych w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych na lata 2014-2020. 2. W przypadku realizacji projektu z pomocą publiczną/częściową pomocą publiczną, należy zbudować kilka rodzajów arkuszy modeli, tak, by umożliwić Wnioskodawcom 1
zastosowanie odpowiedniego sposobu wyliczenia pomocy publicznej, w tym po uwzględnieniu zapisów Rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu (GBER) (np. kwota pomocy jako % kosztów kwalifikowalnych, kwota pomocy nie przekracza różnicy między kosztami kwalifikowalnymi a zyskiem operacyjnym z inwestycji (art. 56 GBER). 3. Szablon arkusza kalkulacyjnego modelu finansowego będzie również wykorzystywany w przypadku projektów realizowanych w formule pomocy państwa w odniesieniu do rekompensaty z tytułu usług świadczonych w ogólnym interesie gospodarczym. 4. Dodatkowo, budowa szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych będzie uzależniona od rodzaju podmiotu: oddzielnie dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) oraz przedsiębiorców. 4.1 Minimalne wytyczne dla arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych jednostek samorządu terytorialnego: 1. Posiadają oddzielną zakładkę Założenia (w tym np.: stopa dyskontowa, w jakiej wysokości i na co zastosowano stawkę amortyzacji, nakłady inwestycyjne na realizację projektu (+ źródła finansowania projektu), poziom dofinansowania, dotacje otrzymywane i planowane, dane historyczne Wnioskodawcy); 2. Posiadają oddzielną zakładkę Obliczenia ; 3. Posiadają oddzielną zakładkę Wyniki ; 4. Posiadają oddzielne zakładki na Przychody, Koszty, sprawozdania finansowe (bilans, RZiS, przepływy) itd.; 5. Posiadają oddzielny arkusz na wyliczenia efektywności finansowej, efektywności ekonomicznej; 6. Umożliwiają ustalenie, czy projekt jest projektem generującym dochód; 7. Umożliwiają wyliczenie luki finansowej w przypadku projektów generujących dochód; 8. Umożliwiają dokonanie oceny finansowej opłacalności inwestycji - FNPV/C i FRR/C. 9. Umożliwiają wskazanie źródła finansowania projektu z podziałem na poszczególne lata, gdzie byłoby widoczne, w którym roku Wnioskodawca zamierza uzyskać konkretną sumę na projekt (np. kiedy otrzyma dotację, kiedy dostanie kredyt, kiedy będą dopłaty do kapitału i w jakiej wysokości itp.) 4.2 Minimalne wytyczne dla arkuszy kalkulacyjnych modeli przedsiębiorstw (odmienne w stosunku do JST): 1. Pokazują analizę finansową w okresie od 2 lat poprzedzających rok złożenia wniosku o dofinansowanie projektu + okres realizacji projektu oraz okres trwałości (3 lata małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) + 5 lat przedsiębiorstwa duże); 2. Posiadają oddzielne zakładki: Wskaźniki, Zatrudnienie; 3. Uwzględniają Wskaźniki (wskaźniki rentowności kapitałów własnych i aktywów, wskaźniki płynności, wskaźnik rentowności inwestycji). 5. Szablon arkusza modelu finansowego będzie umożliwiać przeprowadzenie analiz wrażliwości dostosowanych do charakteru projektu, o którego dofinansowanie ubiega się Wnioskodawca. 2
6. Szablony arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych będą uwzględniać realizację projektów partnerskich, z Realizatorem/Operatorem. 7. Szablony będą prezentować arkusze w scenariuszach: Wnioskodawca z projektem, Wnioskodawca bez projektu i Projekt. IV. Dodatkowe założenia budowy szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych. 1. Budowa szablonów ma uwzględniać obowiązujące przepisy i wytyczne, w tym w szczególności: 1. Wytyczne w zakresie zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym projektów generujących dochód i projektów hybrydowych na lata 2014-2020, Przewodnik po analizie kosztów i korzyści projektów inwestycyjnych. Narzędzie analizy ekonomicznej polityki spójności 2014 2020, 2. Rozporządzenie Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107 i 108 Traktatu, 3. Inne przepisy pomocowe, 4. Obowiązujące przepisy i zasady rachunkowości, 5. Ogólnie przyjęte metody analiz finansowych i ekonomicznych. 2. Opisy zostaną sformułowane w języku polskim. 3. Arkusz kalkulacyjny modelu finansowego zostanie sformatowany do wydruku. 4. Produkt ma być zbudowany w oparciu o otwarty standard formatu plików pakietów biurowych (OpenDocument - ODF) i zapewniać poprawne używanie narzędzia w popularnych arkuszach kalkulacyjnych, co najmniej w pakietach biurowych: Microsoft Office, Open Office, LibreOffice, Polaris Office. 5. Arkusze zostaną zabezpieczone przed zmianą (formuły, sposób liczenia, układ tabeli, wskaźniki). Arkusze modeli finansowych zostaną zabezpieczone hasłem. Wykonawca dostarczy wraz z produktem hasła niezbędne do modyfikacji. 6. Wartości w arkuszach zostaną wyrażone w złotych polskich; podawanie kwot z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 7. Odbiór przedmiotu zamówienia zostanie dokonany protokołem odbioru, który zostanie sporządzony po sprawdzeniu jakości dostarczonych szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych przez Komisję dwustronną w składzie: przedstawiciel ze strony Wykonawcy i przedstawiciel ze strony Zamawiającego. Protokół odbioru będzie precyzyjnie określał datę i miejsce odbioru przedmiotu zamówienia, opis przedmiotu zamówienia, wartość przedmiotu zamówienia oraz ocenę jego zgodności z Zapytaniem ofertowym i ofertą Wykonawcy. W protokole zostanie również zamieszczona informacja o braku albo istnieniu uwag lub zastrzeżeń do wykonanego przedmiotu zamówienia. 8. Do odbioru przedmiotu zamówienia ze strony Zamawiającego upoważniony jest Dyrektor Departamentu Rozwoju Regionalnego lub Zastępca Dyrektora Departamentu Rozwoju Regionalnego. V. Termin realizacji. Planowany termin realizacji przedmiotu zamówienia: 12 tygodni od podpisania umowy. 3
VI. Wymagania wobec Wykonawcy. 1. Ubiegając się o udzielenie zamówienia, Wykonawca musi wykazać się doświadczeniem w realizacji podobnych zamówień, w tym w szczególności znajomością przepisów pomocowych i Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020. W celu wykazania spełnienia przez Wykonawcę ww. warunku, Wykonawca oświadcza, iż wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w okresie prowadzenia działalności gospodarczej, co najmniej 1 usługę polegającą na opracowaniu i wykonaniu szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych wykorzystywanych przy składaniu wniosków o dofinansowanie projektów ze środków Unii Europejskiej lub przeprowadzeniu/wykonaniu analiz ekonomicznych/finansowych na rzecz podmiotów ubiegających się o dofinansowanie z funduszy europejskich. (Załącznik nr 1). 2. W ramach realizacji usługi niezbędna będzie bieżąca współpraca z IZ RPOWP w celu wypracowania szczegółowych rozwiązań na etapie opracowania szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych (UWAGA: Powyższy zakres stanowi ogólne ramy realizacji przedmiotu zamówienia). VII. Asysta techniczna. 1. Wykonawca, po podpisaniu protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, będzie świadczył na rzecz Zamawiającego usługę asysty technicznej. 2. Usługa asysty technicznej rozpoczyna się z momentem podpisania protokołu odbioru przedmiotu zamówienia, wymiar świadczenia usługi 10 roboczogodzin. 3. Zgłaszanie tematów do realizacji w ramach asysty technicznej będzie odbywać się telefonicznie lub e-mailem w dni robocze w godzinach pracy Zamawiającego. Na żądanie Zamawiającego, Wykonawca ma obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. 4. Zakres zmian objętych świadczeniem asysty technicznej to m.in.: a) wprowadzanie zmian merytorycznych w zakresie szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych, b) optymalizacja pracy szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych, c) dostosowywanie szablonów arkuszy modeli finansowych do zmieniających się przepisów prawa. 5. Podstawą do wystawienia rachunków/faktur za asystę techniczną będą podpisane przez Strony protokoły rozliczające roboczogodziny asysty technicznej w miesięcznych okresach rozliczeniowych. 6. Kwoty płatności, w ramach poszczególnych faktur/rachunków za usługę asysty technicznej, będą stanowić iloczyn liczby rozliczonych roboczogodzin i przyjętej (wskazanej w ofercie Wykonawcy) stawki wynagrodzenia za roboczogodzinę asysty. VIII. Całkowity koszt usługi. Całkowity koszt usługi (netto oraz brutto) powinien uwzględniać: 1. koszt opracowania i wykonania szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych wykorzystywanych przy składaniu wniosków o dofinansowanie projektów ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) 4
w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014 2020. 2. Koszt przygotowania dokumentacji szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych (administratora i użytkownika) niezbędnej do poprawnego i sprawnego posługiwania się arkuszami. 3. Koszt 10 roboczogodzin asysty technicznej z wyszczególnieniem kosztu 1 roboczogodziny asysty technicznej. 4. Wszystkie inne koszty związane z przygotowaniem przedmiotu zamówienia. IX. Gwarancja. Wykonawca udzieli Zamawiającemu 2-letniej gwarancji na poprawne funkcjonowanie szablonów arkuszy kalkulacyjnych będących przedmiotem zamówienia. X. Sposób przygotowania oferty 1. Ofertę należy sporządzić w formie papierowej w języku polskim. 2. Oferta powinna być podpisana przez osobę/y upoważnioną/e w dokumentach rejestrowych podmiotu do reprezentacji Wykonawcy lub posiadającą/e odpowiednie pełnomocnictwo do dokonania niniejszej czynności prawnej udzielone prze osobę/y upoważnioną/e do reprezentacji podmiotu. 3. Zaleca się ponumerowanie stron oferty i ich spięcie w sposób uniemożliwiający przypadkowe zdekompletowanie. 4. Żadne dokumenty wchodzące w skład oferty nie podlegają zwrotowi przez Zamawiającego. 5. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 6. Kompletna oferta powinna zawierać: a) Dane dotyczące Wykonawcy (pełna nazwa firmy, adres, NIP, REGON, telefon, adres e-mailowy); b) Wypełniony Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Ofertę w wersji papierowej należy przesłać na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego Departament Rozwoju Regionalnego ul. Poleska 89 15-874 Białystok (na kopercie powinien być umieszczony dopisek Oferta szablony arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych ) lub przedłożyć osobiście (wyłącznie w zamkniętej kopercie) w Kancelarii Departamentu Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego, ul. Poleska 89, Białystok. Termin złożenia oferty 24.05.2018 r., godz. 12.00. Liczy się data wpływu oferty. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. XI. Kryterium oceny ofert 5
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o kryterium 100% łączna cena oferty brutto (na podstawie Formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego). Warunkiem rozpatrywania oferty jest jej przygotowanie zgodnie z wymaganiami, określonymi w cz. X Zapytania ofertowego. XII. Postanowienia dodatkowe Oferta powinna zostać złożona na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w niniejszym Zapytaniu ofertowym i została oceniona jako najkorzystniejsza cenowo, tj. w oparciu o podane w zapytaniu kryterium wyboru i oceny ofert - 100 % łączna cena brutto oferty. W przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podpisze umowy w Zamawiającym, dopuszcza się możliwość wybrania do realizacji niniejszego zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako kolejna (druga) na liście. Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z Wykonawcami, w celu złożenia wyjaśnień dotyczących ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia tego postępowania bez podania przyczyny. Unieważnienie może nastąpić w szczególności w następujących przypadkach, gdy: a) powstaną okoliczności wymagające zmiany opisu przedmiotu zamówienia, b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, d) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy. O wynikach postepowania jego uczestnicy zostaną poinformowani drogą elektroniczną (za pośrednictwem e-maila). Od wyników postępowania nie przysługuje odwołanie. Pytania dotyczące przedmiotu zamówienia i postępowania należy kierować na adres mailowy:beata.plechimowicz@wrotapodlasia.pl. Załączniki: 1. Wzór Oświadczenia o wykonanych usługach 2. Wzór formularza ofertowego 3. Wzór umowy Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-20 6
Załącznik nr 1 Miejscowość data DRR-VIII.433.2.5.2018 Wzór Oświadczenia o wykonanych usługach Oświadczam, iż wykonałem w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w okresie prowadzenia działalności gospodarczej, co najmniej 1 usługę polegającą na opracowaniu i wykonaniu szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych wykorzystywanych przy składaniu wniosków o dofinansowanie projektów ze środków Unii Europejskiej lub przeprowadzeniu/wykonaniu analiz ekonomicznych/finansowych na rzecz podmiotów ubiegających się o dofinansowanie z funduszy europejskich. Usługa polegała na (krótki opis):..... Usługa została wykonana dla (wskazać podmiot):.. Data rozpoczęcia wykonywania usługi:.. Data zakończenia wykonywania usługi:. Do niniejszego oświadczenia dołączone są dokumenty potwierdzające należyte wykonanie ww. usługi (referencje, protokoły odbioru, protokoły przyjęcia lub akceptacji wykonanych prac itp.) kopie poświadczone za zgodność z oryginałem. Podpisy i pieczątki imienne osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 7
Załącznik nr 2 Miejscowość data Pieczęć Wykonawcy Wzór Formularza ofertowego Nazwa i adres Wykonawcy:.... Tel..... Fax....e-mail.. Odpowiadając na zapytanie ofertowe DRR-VIII.433.2.5.2018 z dn. 16.05.2018 r. dot. opracowania i wykonania szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych wykorzystywanych przy składaniu wniosków o dofinansowanie projektów ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014 2020 (RPOWP 2014-2020) oraz przygotowania dokumentacji szablonów arkuszy kalkulacyjnych (administratora i użytkownika) niezbędnej do poprawnego i sprawnego posługiwania się arkuszami oferuję/oferujemy wykonanie w/w przedmiotu zamówienia za łączną cenę brutto:... zł (słownie...zł). Cena netto przedmiotu zamówienia:.. zł (słownie...zł). L.p. Rodzaj usługi Łączna wartość netto Podatek VAT Łączna wartość brutto [a] [b] [c] = [a + b] 1. opracowanie i wykonanie szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych wykorzystywanych przy składaniu wniosków o dofinansowanie projektów ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014 2020 (RPOWP 2014-2020) oraz przygotowanie dokumentacji szablonów arkuszy kalkulacyjnych modeli finansowych (administratora i użytkownika) niezbędnej do poprawnego i sprawnego posługiwania się arkuszami 2. Asysta techniczna 10 roboczogodzin W tym koszt 1 roboczogodziny asysty technicznej 8
RAZEM Oświadczam/Oświadczamy, iż : zapoznałem/zapoznaliśmy się z treścią Zapytania ofertowego, upewniłem/upewniliśmy się co do prawidłowości i kompletności złożonej oferty oraz nie wnoszę/nie wnosimy uwag co do prawidłowości opisu przedmiotu zamówienia oraz akceptuję/akceptujemy wszystkie postanowienia wynikające z treści istotnych postanowień przyszłej umowy, uważam/uważamy się za związanych ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert, nie jestem/nie jesteśmy podmiotem powiązanym z Zamawiającym, spełniam/spełniamy warunki udziału w niniejszym postępowaniu, dysponuję/dysponujemy odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do realizacji zamówienia, znajduję/znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, zobowiązuję/zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy w terminie wskazanym przez Zamawiającego. wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych na potrzeby wzięcia udziału w niniejszym postępowaniu i realizacji przedmiotu zamówienia (zgodnie z Ustawą z 29 sierpnia 1997 roku o Ochronie Danych Osobowych; tekst jednolity: Dz. U. 2016 r. poz. 922, z późn.zm.)... Podpisy i pieczątki imienne osób upoważnionych do reprezentowania Wykonawcy Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 9