ZAPYTANIE OFERTOWE Warszawa, dnia 30 października 2015 r. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, ul. Wspólna 1/3, 00-529 Warszawa (NIP: 7010014467, REGON: 140533156), zaprasza do składania ofert w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w procedurze, do której nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), na zapewnienie usługi szkoleniowej (dwa szkolenia z zakresu otwartego dostępu) w Warszawie. Szczegółowy opis zamówienia znajduje się poniżej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od realizacji zamówienia bez konieczności podania przyczyny. SZCZEGÓŁOWY OPIS ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia. Przygotowanie i przeprowadzenie dwóch szkoleń pn. Otwarty dostęp w kontekście tworzenia instytucjonalnych polityk otwartego dostępu dla pracowników jednostek naukowych i uczelni. 2. Termin i miejsce szkolenia. Szkolenia odbędą się w uzgodnionym z Wykonawcą terminie w okresie 24 listopada 3 grudnia 2015 r. Każde ze szkoleń będzie organizowane w innym dniu. Miejsce szkolenia: siedziba Zamawiającego, tj. Warszawa 00-529 ul. Hoża 20. 3. Zakres, uczestnicy i metoda szkolenia. W ramach każdego z dwóch szkoleń zorganizowana zostanie jedna sesja szkoleniowa (5,5 h) nie wliczając przerw (godz. szkoleniowa = 60 min.) dla ok. 40 osób. Zamawiający zastrzega sobie prawo, że liczba uczestników może ulec zmianie o 5 osób. Szczegółowy harmonogram szkolenia zostanie uzgodniony z Wykonawcą po wyborze najkorzystniejszej oferty. Techniki szkoleniowe np.: wykład, dyskusje, burze mózgów, studia przypadków, praca zespołowa. Uczestnikami szkolenia będą pracownicy jednostek naukowych i uczelni zajmujący się problematyką otwartego dostępu do publikacji i wyników badań naukowych. Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej na 4 dni przed terminem szkolenia. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie oferty przedstawionej przez Wykonawcę z kalkulacją dla 80 uczestników (2 szkolenia x 40 uczestników). 4. Cel i program szkolenia. Celem szkolenia jest wzbogacenie wiedzy uczestników nt. otwartego dostępu (open access) do publikacji i wyników badań naukowych w celu przygotowania pracowników jednostek naukowych i uczelni do tworzenia instytucjonalnych polityk otwartego dostępu.
Program szkolenia opracowany przez Wykonawcę powinien zawierać następujące elementy: 1. Wprowadzenie: otwarty dostęp czym jest i czemu służy. 2. Otwarty dostęp na świecie i w Polsce przegląd aktualnej sytuacji. 3. Kierunki rozwoju otwartego dostępu do publikacji i wyników badań naukowych w Polsce omówienie głównych zasad polskiej polityki otwartego dostępu przyjętej przez MNiSW oraz zaleceń dla uczelni, jednostek naukowych i instytucji finansujących badania. 4. Polityki instytucjonalne w zakresie otwartego dostępu na świecie i w Polsce dobre praktyki w oparciu o przykładowe polityki. 5. Kwestie prawne związane z otwartością w nauce: zarządzanie własnością intelektualną uczelni i jednostki naukowej a otwarty dostęp (m.in. problemy związane z komercjalizacją), licencje Creative Commons w nauce. 6. Instytucjonalna polityka otwartości krok po kroku początki i kolejne etapy: główne elementy polityki otwartości niezbędne do uwzględnienia; ramy prawne; infrastruktura; promowanie otwartości w ramach instytucji. Ramowy program szkolenia może zostać rozszerzony o elementy zaproponowane przez Wykonawcę, a także zmodyfikowany po konsultacjach z Zamawiającym, jeżeli wprowadzone modyfikacje zwiększą wartość praktyczną szkolenia. 5. Zobowiązania Wykonawcy w ramach przedmiotu zamówienia. W ramach wynagrodzenia za świadczenie usług szkoleniowych Wykonawca zobowiązany jest do: 1) organizacji i przeprowadzenia szkolenia, w tym w szczególności: - opracowania i realizacji programu sesji szkoleniowej dostosowanego do potrzeb szkoleniowych uczestników, - przeprowadzenia szkolenia w określonej formie przez minimum 2 trenerów spełniających wymagania Zamawiającego, - opracowania i dostarczenia każdemu uczestnikowi szkolenia materiałów szkoleniowych odzwierciedlających program sesji szkoleniowej, - przeprowadzenia badania efektywności szkolenia za pomocą ankiet badających poziom satysfakcji z odbytego szkolenia (ocena szkolenia), - sporządzenia na podstawie wypełnionych ankiet informacji podsumowującej nt. oceny szkolenia. Zamawiający dokona weryfikacji przedstawionych dokumentów, tj.: programu szkolenia, materiałów szkoleniowych, ankiet oceniających i informacji podsumowującej. Zamawiający jest uprawniony do zgłaszania drogą elektroniczną uwag i propozycji dotyczących ww. dokumentów, a Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia w miarę możliwości uwag Zamawiającego. 6. Warunki udziału w postępowaniu. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu tj.: 1) posiadają minimum 2-letnie doświadczenie w prowadzeniu działań szkoleniowych nt. otwartego dostępu do publikacji i wyników badań naukowych, w tym w szczególności w szkoleniach skierowanych do instytucji naukowych i akademickich (w ramach usługi odpowiadali za następujące elementy: przygotowanie pod względem merytorycznym i przeprowadzenie szkolenia). oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1).
2) zapewniają opracowanie i realizację programu szkolenia odpowiadającego potrzebom Zamawiającego do oferty należy załączyć program szkolenia, ze wskazaniem na konkretne techniki prowadzenia zajęć i wymiar godzinowy poszczególnych zadań/sesji (np. wykład, dyskusja, studia przypadków, praca zespołowa); załączonego programu szkolenia oraz oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1), przy czym ocena wartości merytorycznej programu szkolenia zostanie dokonana z uwzględnieniem kryterium nr 3 (skala oceny: 0-5 pkt). 3) dysponują pracownikami lub współpracownikami dającymi rękojmię należytej realizacji programu szkolenia, w szczególności posiadającymi odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, tj. do realizacji zamówienia wyznaczą minimum 2 trenerów, spełniających łącznie następujące warunki: - trenerzy przeprowadzili w sumie co najmniej 10 szkoleń w zakresie otwartego dostępu. oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz informacji zawartych w sporządzonym przez Wykonawcę Wykazie osób (Załącznik Nr 2), które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, przy czym doświadczenie trenerów będzie oceniane z uwzględnieniem kryterium nr 2 (skala oceny: 0-25 pkt). Wskazanie usługi nieprecyzyjnie, w sposób uniemożliwiający dokonanie weryfikacji jej/ich zakresu lub wykazanie usług niezwiązanych z przedmiotem zamówienia skutkuje odrzuceniem danej usługi z wykazu. 4) zapewniają możliwość dalszego transferu uzyskanej w ramach szkoleń wiedzy i lepszego jej wykorzystania poprzez udzielenie niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie wolnej licencji do utworów wytworzonych specjalnie na potrzeby szkolenia. oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 7. Kalkulacja cenowa oferty W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę (netto i brutto) realizacji zamówienia z podaniem kosztu całkowitego dla wszystkich uczestników oraz kosztu netto szkolenia dla 1 uczestnika. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie oferty przedstawionej przez Wykonawcę z kalkulacją dla 80 uczestników (2 szkolenia x 40 uczestników). Usługa szkoleniowa będzie miała charakter usługi kształcenia zawodowego i będzie finansowana w całości ze środków publicznych, a zgodnie z treścią art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) podlega zwolnieniu od podatku od towarów i usług. 8. Ocena ofert i kryteria oceny ofert Wstępna ocena formalna w ramach której zostanie sprawdzona kompletność oferty oraz poprawność dokumentów stanowiących składowe oferty. Ocena formalna będzie dokonywana metodą: spełnia/nie spełnia. Oferty zostaną sprawdzone pod kątem spełniania wymagań stawianych w ramach postępowania zgodnie z Oświadczeniem Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1) oraz Wykazem osób (Załącznik Nr 2). Oferty, które nie przejdą pomyślnie oceny formalnej, zostaną odrzucone.
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami: L p. Kryteria oceny 1. Całkowita cena brutto zamówienia Punkty za kryterium cena zostaną przyznane według wzoru: najniższa cena brutto Przyznane punkty = -------------------------------------------------- x 70 cena ocenianej oferty brutto 2. Doświadczenie trenerów w zakresie liczby przeprowadzonych szkoleń z obszaru otwartego dostępu, ponad minimum wymagane w warunku, o którym mowa w pkt 6.3. Punkty za kryterium zostaną przyznane, na podstawie oświadczenia Wykonawcy zawartego w Wykazie osób (Załącznik Nr 2),w skali punktowej od 0 do 25 pkt, w tym: 10 pkt za przeprowadzenie przez trenerów od 10 do 15 szkoleń, 20 pkt za przeprowadzenie przez trenerów od 16 do 25 szkoleń, 25 pkt za przeprowadzenie przez trenerów więcej niż 25 szkoleń. 3. Wartość merytoryczna programu szkolenia Punkty za kryterium zostaną przyznane na podstawie załączonej propozycji programu szkolenia ze wskazaniem na konkretne techniki prowadzenia zajęć w skali punktowej od 0 do 5 pkt, w tym: 0-5 pkt za stopień zgodności proponowanego programu z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym. Waga Przyjmuje się, że 1% = 1 pkt Maksy malna liczba pkt 70 % 70 pkt 25 % 25 pkt 5 % 5 pkt Ocena ofert odbywa się w systemie punktowym punkty przyznane za każde kryterium oceny zostaną zsumowane i stanowić będą ocenę końcową dla poszczególnych ofert. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą liczbę punktów. 9. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, które należy złożyć w ramach oferty. W zakresie wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć: 1) skan podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - wzór stanowi Załącznik Nr 1; 2) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia - wzór stanowi Załącznik Nr 2; 3) program szkolenia, ze wskazaniem na konkretne techniki i narzędzia prowadzenia zajęć i wymiar godzinowy poszczególnych zadań/sesji (np. wykład, dyskusje, burze mózgów, studia przypadków, praca zespołowa); 4) odpowiedź na pytanie: (TAK/NIE) Czy Wykonawca zatrudnia odpowiednią liczbę niepełnosprawnych określoną w art. 22 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r., Nr 127, poz. 721 j.t.) celem uzyskania obniżenia wpłat na PFRON 1. 10. Informacje dodatkowe. 1 Pytanie pełni wyłącznie funkcję informacyjną. Zbierane w tym zakresie dane są gromadzone dla celów sprawozdawczych.
Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę, tj. osobę/osoby reprezentującą/reprezentujące Wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę/osoby upoważnioną/upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Niniejsze zapytanie nie jest zobowiązaniem do zawarcia umowy. Informacja ma na celu m.in. rozpoznanie rynku szkoleniowego i uzyskanie wiedzy nt. kosztów zorganizowania i przeprowadzenia tego rodzaju szkolenia. W przypadku, gdy wartość zamówienia nie przekroczy wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro, Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zaproszeniu i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu Wykonawcy. W takim przypadku zamówienie będzie udzielone na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.). Zamawiający poinformuje każdego oferenta o wyniku oceny formalnej (czy oferta spełnia/nie spełnia wymagań określonych w zapytaniu ofertowym) oraz o wyniku postępowania. Oferty należy przesyłać drogą mailową na adres: piotr.kepski@nauka.gov.pl w terminie do dnia 6 listopada 2015 r. do godziny 14:00. Oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane. W ofercie należy podać nazwę Wykonawcy, adres, NIP, Regon oraz wskazania osoby upoważnionej do złożenia oferty (jeśli jest to konieczne). W przypadku pytań należy kontaktować się z p. Piotrem Kępskim, tel. 22/52-92-234, e-mail: piotr.kepski@nauka.gov.pl Załączniki: 1. Wzór oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu 2. Wzór wykazu osób które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia 3. Formularz kalkulacji ceny oferty