WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 8 grudnia 2014 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 8 grudnia 2014 r. NK-KE.431.23.2014.KL Pan Marcin Orzeszek Burmistrz Ząbkowic Śląskich WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 1, 2 oraz 6 października 2014 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185 poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 11 września 2014 r. nr: NK-KE.0030.54.2014.KL oraz NK-KE.0030.55.2014.KL zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Katarzyna Lipke inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego), Iga Jaworska inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), przeprowadził w Urzędzie Miejskim w Ząbkowicach Śląskich, z siedzibą przy ul. 1 Maja 15, 57-200 Ząbkowice Śląskie, kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych oraz ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm., zwanej dalej u.e.l.d.o.), - rejestracji zdarzeń stanu cywilnego ma podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz. 1264 z późn. zm., zwanej dalej p.o.a.s.c.), - wydawaniu decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, zwanej dalej z.i.i.n.), - realizacji zadań z zakresu rejestracji i kwalifikacji wojskowej (Dz. U z 2012 r., poz. 461 ze zm.). Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Dolnośląskiego w dniu 24 czerwca 2014 r. okresowym planem kontroli na II półrocze 2014 r. nr NK-KE.430.7.2013.MJ. 1

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: I. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie ewidencji ludności, tj.: 1. wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 2. terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 3. udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 4. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 5. terminowości prowadzenia postępowań na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 6. kompletności gminnego zbioru meldunkowego, 7. wykonywania czynności materialno technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych, II. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie dowodów osobistych, tj.: 1. wydawania dowodów osobistych, 2. prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym, 3. aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych, III. ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji zdarzeń stanu cywilnego, tj.: 1. sporządzania aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno technicznych, 2. przechowywania ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC, IV. ustawy z dnia z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska w zakresie zmiany imienia i/lub nazwiska, tj.: 1. prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska, 2. terminowości wydawania decyzji w sprawie zmiany imienia i/lub nazwiska, 3. zawiadamiania o zmianie imienia i/lub nazwiska. V. ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej, tj.: 1. sporządzania i prowadzenia rejestru osób objętych rejestracją na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz prowadzenia kwalifikacji wojskowej, 2. realizacji obowiązków informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących rejestracji, 3. terminowości wykonywania obowiązków dotyczących rejestracji, 2

4. wzywania do kwalifikacji wojskowej, 5. prowadzenia listy stawiennictwa i wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, 6. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 39 ust. 1 pkt 3, art. 127 ust. 1 lub art. 127 ust. 1a ustawy, 7. realizacji obowiązków informacyjnych dotyczących kwalifikacji wojskowej, 8. terminowości wykonywania obowiązków dotyczących kwalifikacji wojskowej. Okres objęty kontrolą: - od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli, Funkcję kierownika Urzędu sprawuje Pan Marcin Orzeszek Burmistrz Ząbkowic Śląskich, który zajmował niniejsze stanowisko w całym okresie objętym kontrolą. W czasie kontroli w jednostce kontrolowanej wyjaśnień udzielali: - Pani Sylwia Sobala Kierownik Wydziału Spraw Obywatelskich, - Pani Paulina Ziętka podinspektor ds. dowodów osobistych i bezpośredniej obsługi interesantów, - Pani Danuta Małozięć Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Ząbkowicach Śląskich, - Pan Rafał Kozak inspektor ds. zarządzania kryzysowego i spraw wojskowych. Realizację przez Burmistrza Ząbkowic Śląskich zadań z zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie ewidencji ludności II. pozytywnie z uchybieniami w zakresie dowodów osobistych III. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie rejestracji stanu cywilnego IV. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie zmiany imienia i nazwiska V. pozytywnie z uchybieniami w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej Pismem nr NK-KE.431.23.2014.KL z dnia 12 listopada 2014 r. przekazano projekt wystąpienia pokontrolnego, do którego Burmistrz Ząbkowic Śląskich w ustawowym terminie wniósł zastrzeżenia. Stanowisko wobec wniesionych zastrzeżeń zostało przekazane kierownikowi jednostki kontrolowanej. Wobec powyższego przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, zgodnie z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej. EWIDENCJA LUDNOŚCI Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz terminowość załatwiania spraw z tego zakresu Kontroli poddano 20 spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (10 z 2013 r. oraz 10 z 2014 roku). Na tej podstawie ustalono, iż zaświadczenia zostały wydane w odpowiedzi na kompletne 3

wnioski złożone w formie pisemnej. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż organ sprawdzał obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej do wniosków dołączone były potwierdzenia dokonania wpłaty. Natomiast w sytuacji, gdy do wniosku nie zostało załączone potwierdzenie zapłaty, wówczas organ wzywał do jej uzupełnienia (sprawa nr OB.5345.680.2.2013.JL). W powyższym piśmie nie została wskazana podstawa prawna wezwania (art. 261 1 Kpa). Na wydanych zaświadczeniach zostały umieszczone stosowne adnotacje, w przypadku uiszczenia opłaty, zgodnie z dyspozycją 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330) wskazano jej wysokość, natomiast w sytuacjach, w których wydanie zaświadczenia nie podlegało obowiązkowi uiszczenia opłaty skarbowej, na wydanych zaświadczeniach co do zasady wskazywano jedynie, że zaświadczenie nie podlega opłacie skarbowej, natomiast nie wskazywano odpowiedniej podstawy prawnej, co stanowi naruszenie 4 ust. 1 pkt 3 powyższego rozporządzenia. Sytuacja taka miała miejsce w 8 sprawach, m.in.: nr SO.5345.283.2014.PZ, nr SO.5345.314.2014.SS, nr SO.5345.317.2014.PZ czy SO.5345.607.2013.SS. Ustalono, iż na zaświadczeniu wydanym w sprawie nr SO.5345.608.2013.SS widnieje adnotacja, iż zaświadczenie nie podlega opłacie skarbowej, mimo, że potwierdzenie zapłaty opłaty skarbowej zostało dołączone do wniosku, a zaświadczenie miało być wydane w celach prywatnych. Powyższe praktyki należy uznać za uchybienia formalne. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż wszystkie zaświadczenia zostały wydane zgodnie z zakresem żądania wnioskodawców, co należy uznać za poprawną praktykę. Ponadto zaświadczenia we wszystkich sprawach zostały wydane upoważnionym osobom. W przypadku wystąpienia z wnioskiem o wydanie zaświadczenia w imieniu innej osoby, do wniosku zostało załączone stosowne pełnomocnictwo (sprawa nr SO.5345.607.2013.SS). W pozostałych przypadkach z wnioskiem występowali albo sami zainteresowani albo ich przedstawiciele ustawowi. Ponadto wszystkie zaświadczenia poddane kontroli posiadały prawidłowe oznaczenie organu, który je wydał (pieczęć nagłówkowa Burmistrza Ząbkowic Śląskich) Zgodnie z art. 217 3 Kpa zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni. Na podstawie potwierdzeń odbioru zaświadczeń, które znajdowały się na wnioskach ustalono, iż wszystkie zaświadczenia zostały wydane terminowo, tj. w dniu złożenia wniosku. Wobec powyższego terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych należało ocenić pozytywnie. [Dowód: akta kontroli str.: 61-66] kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie z uchybieniami. 4

Udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Kontroli poddano 20 spraw (10 z 2013 r. oraz 10 z 2014 r.) z zakresu udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż wszystkie dane zostały udostępnione na pisemne wnioski, złożone na właściwym formularzu, którego wzór został określony na podstawie dyspozycji 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 214, poz. 1353, z późn. zm.). Ustalono, iż w sytuacji stwierdzenia przez organ braków formalnych wniosku, prawidłowo wzywał do ich uzupełnienia. Miało to miejsce w sprawie nr SO.5345.694.2013.JL, w której wezwano wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych poprzez wskazanie przepisu prawa materialnego, na podstawie którego wnioskodawca jest upoważniony do żądania udostępnienia danych osobowych innej osoby bądź załączenie dokumentów potwierdzających ten interes. Powyższe wezwanie nie zawierało podstawy prawnej (art. 64 2 Kpa), co należy uznać za uchybienie. Stwierdzono, iż organ co do zasady udostępniał dane zgodnie z zakresem żądania oraz wykazanymi uprawnieniami wnioskodawców, wskazując stosowną podstawę prawną ich udostępnienia. Wyjątek stanowią sprawy nr SO.5345.689.2013.JL oraz SO.5345.147.2014.SS. W pierwszej sprawie organ udostępnił adres zameldowania na pobyt stały mimo, iż wnioskowano jedynie o podanie numeru PESEL, natomiast w kolejnej udostępniono drugie imię osoby, mimo iż wnioskodawca danych tych nie żądał. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż dnia 18 czerwca 2013 r. do Urzędu Miejskiego w Ząbkowicach Śląskich wpłynęło 11 kompletnych wniosków o udostępnienie danych osobowych, osób zobowiązanych do uiszczenia zaległej opłaty za usługi wodnokanalizacyjne. Kontroli został poddany jeden z wniosków (sprawa nr SO.5345.689.2013.JL). Ustalono, że organ w piśmie stanowiącym odpowiedź na wniosek o udostępnienie danych, zamieszczał odpowiedzi na kilka wniosków, a zakres udostępnionych danych był szerszy niż żądał tego wnioskodawca, bowiem we wszystkich wnioskach wniesiono jedynie o podanie numeru PESEL zobowiązanych. Natomiast w odpowiedziach organ obok żądanego numeru PESEL zamieszczał również adres zameldowania na pobyt stały. W związku z powyższym należy stwierdzić, iż organ w powyższej sprawie udostępnił dane niezgodnie z zakresem żądania podmiotu. Ponadto należy wskazać, iż z uwagi na fakt, że dane powinny być przekazywane w formie odpowiadającej złożonemu wnioskowi, wnioskodawca może oczekiwać odpowiedzi organu adekwatnej do jego żądania. Dodatkowo z racji istoty ochrony szczególnych wartości, jakimi są dane osobowe oraz swoistego trybu ich udostępniania, bezpieczną praktyką byłoby stosowanie jednej, oddzielnie sporządzonej odpowiedzi, przypadającej na jeden wniosek o udostępnienie danych. Należy nadmienić, iż organy zobowiązane są zapewnić maksymalne bezpieczeństwo tych danych w każdy możliwy sposób i na każdym etapie postępowania. Zawieranie różnych danych jednostkowych w jednym piśmie, mimo kilku wniosków budzi wątpliwości, bowiem tworzy z udostępnianych danych zbiór, co zwiększa możliwość naruszenia ich ochrony, szczególnie, gdy są przekazywane podmiotom wskazanym w art. 44h ust. 2 u.e.l.d.o. 5

W sprawach nr SO.5345.270.2014.JL, SO.5345.344.2014.JL oraz nr SO.5345.704.2013.JL organ uznał się za niewłaściwy, w konsekwencji zgodnie z art. 65 1 Kpa przekazał wniosek według właściwości, jednocześnie zawiadamiając o tym wnoszącego podanie, co należy uznać za prawidłowe działanie. Ustalono, iż na pismach stanowiących odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych stosowano prawidłowe oznaczenie organu, który je wydał (pieczęć nagłówkowa Burmistrza Ząbkowic Śląskich). [Dowód: akta kontroli str.:67-73] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 i art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oraz terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie W okresie objętym kontrolą postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych były prowadzone przez Panią Sylwię Sobalę Kierownika Wydziału Spraw Obywatelskich. W trakcie czynności kontrolnych sprawdzono 15 postępowań: SO.5343.1.14.2014.SS, SO.5343.1.13.2014.SS, SO.5343.1.12.2014.SS, SO.5343.1.11.2014.SS, SO.5343.1.10.2014.SS, SO.5343.8.2013.SS, SO.5343.7.2013.SS, SO.5343.6.2013.2013.SS, SO.5343.5.2013.SS, SO.5343.4.2013.SS, SO.5343.12.2013.SS, SO.5343.13.2013.SS, SO.5343.11.2013.SS, SO.5343.10.2013.SS, SO.5343.9.2013.SS. W wymienionych powyżej sprawach wydano 12 decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego, gdyż strona spełniła przesłanki z art. 15 ust. 2 cyt. u.e.l.d.o. oraz 3 decyzje o umorzeniu postępowania, na podstawie art. 105 Kpa. W każdym z analizowanych przypadków organ weryfikował wpływające wnioski pod względem formalnym, w szczególności weryfikował uiszczenie opłaty skarbowej za wydanie decyzji administracyjnej. Ustalono, że we wszystkich postępowaniach organ prawidłowo ustalał strony i zawiadamiał je o wszczęciu postępowania. Ponadto poprawnie prowadzono postępowanie wyjaśniające, mające na celu ustalenie stanu faktycznego. W każdym z postępowań kierowano wniosek do Straży Miejskiej o przeprowadzenie wizji lokalnej, ponadto zapytanie o udzielenie informacji o osobie kierowane do Krajowego Rejestru Karnego. W postępowaniu nr SO.5343.1.14.2014.SS organ umorzył postępowanie, mimo iż istniały przesłanki do wydania decyzji o wymeldowaniu w oparciu o art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o., W toku postępowania został złożony wniosek strony, wobec której toczyło się postępowanie o wymeldowanie, przesłany e-mailem na adres elektroniczny urzędu, o następującej treści: zgodnie z art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. proszę o wymeldowanie mnie B T z pobytu stałego trwającego ponad 16 lat z lokalu nr 11/ przy ulicy L w Ząbkowicach Śląskich z powodu niezamieszkiwania tam od roku 1998. ( ) Wyżej wymieniona osoba obecnie przebywa w Niemczech na stałe. W oparciu o powyższą wiadomość elektroniczną organ dokonał wymeldowania strony w drodze czynności materialno-technicznej. Zgodnie z art. 15 ust. 1 w związku z ust. 3 u.e.l.d.o. osoba, która opuszcza miejsce pobytu stałego jest obowiązana wymeldować się w organie gminy, przedstawiając dane wskazane w ust. 1a 6

(zawarte na formularzu wymeldowania, którego wzór określa załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych /Dz. U. z 2012 r., poz. 1475/). Z powyższego jednoznacznie wynika, iż dokonanie wymeldowania w drodze czynności materialno-technicznej, następuje poprzez osobiste stawiennictwo w urzędzie oraz złożenie kompletnego formularza wymeldowania. Obowiązek meldunkowy może nastąpić także za pośrednictwem pełnomocnika, co nie pozbawia tej czynności osobistego charakteru. W związku z powyższym organ w trakcie trwania postępowania administracyjnego, dokonując wymeldowania w drodze czynności materialno-technicznej na podstawie otrzymanego e-maila, naruszył szereg przepisów zarówno procesowych jak i materialnych. Należy wskazać, iż wniosek strony o wymeldowanie przesłany wiadomością elektroniczną, powinien stanowić materiał dowodowy do wydania decyzji administracyjnej zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o., a nie podstawę do umorzenia postępowania. Zgodnie z art. 105 Kpa, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości albo w części, organ wydaje decyzję o umorzeniu postępowania. W omawianej sprawie organ przyjął, iż postępowanie stało się bezprzedmiotowe, bowiem strona dokonała ciążącego na niej obowiązku meldunkowego. Jednak należy wskazać, iż aby dokonanie wymeldowania w drodze czynności materialno-technicznej było skuteczne, muszą zostać spełnione wymogi wskazane w przepisach prawa, jak wcześniej wspomniano m.in. osobiste stawiennictwo czy wypełnienie formularza meldunkowego. Osobiste stawiennictwo jest obowiązkiem nałożonym na osobę na której ciąży obowiązek meldunkowy, bowiem jedynie poprzez nałożenie takiej uciążliwości przez prawodawcę, organ może mieć pewność co do tożsamości zgłaszającej się osoby oraz zgodności treści oświadczenia z jej wolą. W toku czynności kontrolnych stwierdzono nieprawidłowości dotyczące ustanawiania przedstawiciela osoby nieobecnej na podstawie art. 34 1 Kpa. Postępowanie takie miało miejsce m.in. w sprawach nr SO.5343.4.2013.SS, nr SO.5343.5.2013.SS, SO.5343.12.2013.SS. Ustalono, iż wniosek o ustanowienie kuratora dla nieobecnego, był co do zasady kierowany do sądu dopiero po zakończeniu postępowania wyjaśniającego oraz skierowaniu do stron wezwania do wypowiedzenia się w sprawie co do zebranych dowodów oraz zgłoszonych żądań, na podstawie art. 10 Kpa. Ponadto należy wskazać, że pomimo, iż w postępowaniu wyjaśniającym nie było ustanowionego przedstawiciela dla osoby nieobecnej, to pisma były kierowane do Pana Rafała Kozaka, którego we wszystkich postępowaniach tego wymagających wskazywano na kandydata na kuratora. Wobec powyższego należy podkreślić, iż takie postępowanie jest naruszeniem zasady czynnego udziału strony w postępowaniu, bowiem bezwzględnym obowiązkiem organu po ustaleniu, iż strona jest nieobecna jest zgodnie z art. 34 1 Kpa wystąpienie do sądu z wnioskiem o wyznaczenie przedstawiciela. Natomiast jedynie w przypadku konieczności podjęcia czynności niecierpiącej zwłoki organ może wyznaczyć dla osoby nieobecnej przedstawiciela uprawnionego do działania w postępowaniu do czasu wyznaczenia dla niej przedstawiciela przez sąd. Regulacja ta ma charakter wyjątkowy, a aby ją zastosować musi istnieć spełniona przesłanka wcześniejszego albo jednoczesnego podjęcia czynności zmierzającej do zapewnienia stronie przedstawiciela przez sąd (wniosek z art. 34 1 Kpa został wcześniej wniesiony albo równocześnie z wyznaczeniem przedstawiciela w trybie administracyjnym). 7

Ponadto zachodzi konieczność dokonania tylko jednej, określonej czynności. Dodatkowo musi zostać spełniona przesłanka istnienia sprawy niecierpiącej zwłoki, czyli szczególnego wypadku konieczności pilnego działania. (B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, wyd. C.H. Beck, wyd. 13, str. 239) W toku kontroli ustalono, iż stan faktyczny i prawny spraw poddanych analizie nie wskazywał na zaistnienie przesłanki wynikającej z art. 34 2 Kpa. Wobec powyższego należy stwierdzić, iż Pan Rafał Kozak działał w większej części powyższych postępowań bez jakiegokolwiek umocowania, ponadto trzeba podkreślić, że kierowanie pism do potencjalnego kuratora jest naruszeniem przepisów proceduralnych, w szczególności art. 10 Kpa. Jak wiadomo, naruszenie zasady czynnego udziału strony w postępowaniu może stanowić podstawę do wznowienia postępowania w trybie art. 145 1 pkt 4 Kpa. W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie decyzje poddane kontroli zawierały prawidłową podstawę prawną. Merytoryczna treść decyzji była prawidłowa. Decyzje zawierały prawidłowe pouczenie o przysługujących środkach odwoławczych, zawierały oznaczenie organu oraz datę wydania, ponadto były podpisane oraz opieczętowane przez uprawnioną osobę. W trakcie prowadzonych postępowań administracyjnych podejmowane były właściwe czynności wyjaśniające mające na celu ustalenie stanu faktycznego. W aktach wszystkich spraw znajdują się dokumenty potwierdzające wniesienie opłaty skarbowej za wydanie decyzji w wysokości 10 zł. Stwierdzono, że wszystkie sprawy miały prowadzoną metrykę, co jest zgodne z art. 66a Kpa. Decyzje co do zasady były doręczane prawidłowo, jedynie w sprawie nr SO.5343.1.14.2014.SS organ skierował decyzję do strony zamieszkałej za granicą pomimo, iż przy pierwszym doręczeniu organ pouczył ją o obowiązku wyznaczenia pełnomocnika do doręczeń w kraju, zgodnie z art. 40 4 Kpa z pouczeniem, iż w razie niewskazania pełnomocnika do doręczeń przeznaczone dla tej strony pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia (art. 40 5 Kpa). Jeżeli chodzi o terminowość prowadzenia postępowań meldunkowych, co do zasady postępowania były prowadzone terminowo. Jednak w toku czynności kontrolnych stwierdzono poniższe nieprawidłowości. Ustalono, że poszczególne postępowania mimo, że nie były prowadzone przewlekle, to kolejność podejmowanych w nich czynności była nielogiczna, co w konsekwencji powodowało ich niepotrzebne przedłużanie. Stwierdzono, iż sytuacje takie miały miejsce w sprawach, gdzie istniała potrzeba ustanowienia przedstawiciela osoby nieobecnej, (m.in. sprawy nr SO.5343.5.2013.SS, nr SO.5343.4.2013.SS czy nr SO.5343.12.2013.SS). W powyższych sprawach organ dopiero po przeprowadzeniu całego postępowania wyjaśniającego oraz po upływie terminu wskazanego stronie w wezwaniu do wypowiedzenia się w sprawie co do zebranych dowodów oraz zgłoszonych żądań, kierował wniosek do sądu o ustanowienie kuratora dla nieobecnego. Mimo, jak już wcześniej zostało wspomniane kierowano pisma jedynie do kandydata na przedstawiciela dla nieobecnego, co powodowało iż strona nie uczestniczyła w postępowaniu. O ile można przyjąć, iż sąd wymaga dostarczenia materiału dowodowego sprawy do wyznaczenia przedstawiciela, o tyle bezzasadnym jest kierowanie wezwania z art. 10 Kpa, przed wyznaczeniem przedstawiciela dla nieobecnego, bowiem postanowienie sądu o jego ustanowieniu, stanowi również materiał dowodowy, z którym strona powinna mieć prawo się zapoznać. [Dowód: akta kontroli str.: 74-206] 8

Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wydawania przez Burmistrza Ząbkowic Śląskich decyzji administracyjnych oceniono negatywnie, natomiast terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Kompletność gminnego zbioru meldunkowego Zgodnie z art. 44a ust. 1 u.e.l.d.o. organ zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji ludności w systemie teleinformatycznym w formie zbiorów meldunkowych jako zbioru m.in. danych byłych mieszkańców. Zakres danych gromadzonych w zbiorze byłych mieszkańców wskazuje art. 44a ust. 3 stanowiąc, iż w tym zbiorze oprócz danych wymaganych dla aktualnych mieszkańców określonych w art. 44a ust. 2, zbiór ten powinien zawierać również datę wymeldowania, datę zgonu, numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który akt sporządził. Ponadto zgodnie z 11 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. poz. 1475) wymeldowania osoby zmarłej dokonuje z urzędu właściwy organ gminy, na podstawie przesłanego przez kierownika urzędu stanu cywilnego odpisu skróconego aktu zgonu albo zawiadomienia o zgodnie osoby poza terenem kraju. Obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego do niezwłocznego przekazywania danych dotyczących zmiany stanu cywilnego mieszkańców gminy właściwym organom, wynika z dyspozycji art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. W toku czynności kontrolnych zweryfikowano 15 zawiadomień o zgonach mieszkańców przekazanych w formie odpisu skróconego aktu zgonu. Stwierdzono, iż we wszystkich przypadkach organ poprawnie wprowadził informacje wskazane w art. 44a ust. 3 u.e.l.d.o. do gminnego zbioru meldunkowego. Zgodnie z art. 44a ust. 2 pkt 6 u.e.l.d.o. w zbiorze danych stałych mieszkańców należy przechowywać dane dotyczące ich aktualnego stanu cywilnego. W sytuacji śmierci jednego z małżonków następuje zmiana stanu cywilnego drugiego. W konsekwencji organ gminy jest zobowiązany aktualizować również informację o stanie cywilnym żyjącego małżonka, na podstawie przesłanego odpisu skróconego aktu zgonu przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego, w trybie art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. Wśród kontrolowanych zawiadomień 4 dotyczyły osób, które w chwili śmierci pozostawały w związku małżeńskim. W wyniku kontroli stwierdzono, iż wszystkie zostały zaktualizowane poprawnie. [Dowód: akta kontroli str.: 207-208] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące kompletności gminnego zbioru meldunkowego oceniono pozytywnie. Wykonywanie czynności materialno technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych Kontroli poddano 30 formularzy meldunkowych przyjętych w kontrolowanym okresie (10 zgłoszeń pobytu stałego z 2013 r. oraz 5 z 2014 r., a także 10 zgłoszeń pobytu czasowego 9

trwającego ponad 3 miesiące z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.). Ustalono, iż wszystkie zgłoszenia meldunkowe zostały dokonane na właściwych formularzach, których wzór określają załączniki nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. poz. 1475). Formularze były kompletne zawierały wypełnione wszystkie niezbędne elementy, wskazane w art. 11 ust. 1 u.e.l.d.o. Zgodnie z art. 47 ust. 1 u.e.l.d.o. organ gminy prowadzący ewidencję ludności jest obowiązany na podstawie zgłoszenia dokonać zameldowania lub wymeldowania przez zarejestrowanie danych dotyczących osoby i miejsca jej pobytu, jak również innych zdarzeń objętych obowiązkiem meldunkowym. Jest to ogólna zasada, stanowiąca że zameldowanie jest dokonywane w drodze czynności materialno-technicznej, polegającej na rejestracji danej osoby pod wskazanym adresem. Ustalono, iż wszystkie czynności wykonywane są przez pracowników prawidłowo. Osoba dokonująca zgłoszenia wypełnia formularz meldunkowy i przedstawia inne niezbędne dokumenty, a pracownik natychmiast wprowadza dane z formularza do ewidencji ludności. Następnie osoba, która dokonała obowiązku meldunkowego otrzymuje, zgodnie z 7 ust. 1 bądź 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1475) zwane dalej r.z.p.d.m., potwierdzenie zameldowania, ważne przez okres 2 miesięcy od dnia wystawienia, w przypadku zameldowania na pobyt stały lub ważne do czasu upływu terminu zameldowania, w sytuacji zameldowania na pobyt czasowy. W celu weryfikacji prawidłowości wydawanych potwierdzeń, poproszono o sporządzenie przykładowych wydruków. Na tej podstawie stwierdzono, iż zawierają one elementy wskazane w 7 pkt 2 bądź w 8 pkt 2 r.z.p.d.m i są wydawane prawidłowo. Ustalono, iż we wszystkich przypadkach obowiązek meldunkowy był wykonywany osobiście bądź poprzez przedstawiciela ustawowego w przypadku osoby nieposiadającej pełnej zdolności do czynności prawnych, co jest zgodne z art. 9a u.e.l.d.o. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż do systemu teleinformatycznego ewidencji ludności wprowadzane są prawidłowe dane przewidziane przepisami prawa. Należy wskazać, iż zgodnie z 4 ust. 1 i 5 ust. 1 w związku z 8 ust. 1 r.s.t.p.d. organ gminy po dopełnieniu przez osobę obowiązku meldunkowego jest zobowiązany do zawiadomienia o tym fakcie w terminie 1 dnia roboczego, w zależności od sytuacji, organ właściwy ze względu na dotychczasowe miejsce pobytu stałego albo pobytu stałego i czasowego, albo pobytu czasowego tej osoby. Pracownik urzędu zapytany o terminowość wskazał, iż zawiadomienia są przekazywane tego samego dnia, którego następuje wprowadzenie danych Wskazany termin jest zatem dochowywany. [Dowód: akta kontroli str.: 209-214] Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wykonywania czynności materialno-technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych należy ocenić pozytywnie. 10

DOWODY OSOBISTE Wydawanie dowodów osobistych Kontroli poddano następujące koperty dowodowe: AWE 937124, AWH 217708, AWJ, AXT, AVZ, AVY, AVZ, AXV, AXY, AXN, AWA, AVY, AVX, AWG, AWI, AWA, APN, AWC, AWI, AYV, AYH, AXX, AXZ, AXW, AXW. Na tej podstawie ustalono, co następuje. Wnioski o wydanie dowodu osobistego składają uprawnione osoby, zgodnie z 5 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty (Dz. U. Nr 47, poz. 384 z późn. zm.), zwanego dalej r.d.o. W przypadku wydawania dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13. roku życia w kopertach dowodowych znajdują się na osobnych kartkach uzasadnienia do wniosków obojga rodziców. Zgodnie z art. 34 ust. 3 u.e.l.d.o. na uzasadniony wniosek rodziców lub opiekunów dowód osobisty może być wydany osobie, która nie ukończyła 13 roku życia. Obowiązujący wzór wniosku o wydanie dowodu osobistego określa załącznik nr 1 do rozporządzenia r.d.o. ( 7 ust. 7 r.d.o.). Ustawodawca nie przewidział wzoru wniosku o wydanie dowodu osobistego z wyszczególnioną rubryką dotyczącą uzasadnienia, zatem dopuszczalne jest zarówno zawarcie uzasadnienia na formularzu składanym wg dyspozycji 7 ust. 7 r.d.o, jak i dołączenie w formie dodatkowego dokumentu. W drugim przypadku w miejscu przeznaczonym na wniosku na wyszczególnienie załączników należy wskazać, iż do wniosku został załączony dodatkowy dokument zawierający uzasadnienie. Niezależnie od wyboru sposobu uzasadnienia podania, wnioskodawcy mają obowiązek podpisania wniosku o wydanie dowodu osobistego ( 6 ust. 1 r.d.o.). Przepis 5 ust. 1 pkt 1 r.d.o. stanowi, iż za osobę małoletnią, która nie ukończyła 13. roku życia, wniosek składają rodzice lub ustanowieni przez sąd opiekunowie albo jeden z rodziców lub ustanowionych przez sąd opiekunów wraz z pisemną zgodą drugiego z rodziców lub opiekuna ustanowionego przez sąd, poświadczoną za zgodność podpisu przez organ gminy lub notariusza. We wszystkich sprawach dotyczących wydania dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która nie ukończyła 13. roku życia (AVZ, AVY, AVZ, AXV, AXY, AXN ) wnioski złożone wg dyspozycji 7 ust. 7 r.d.o. zawierają podpis tylko jednego rodzica, natomiast dodatkowy dokument stanowiący uzasadnienie zawiera podpisy obojga rodziców. Co do zasady brak podpisu pod wnioskiem stanowi brak formalny podania, który uniemożliwia jego merytoryczne rozpoznanie. W takiej sytuacji organ administracji publicznej zobowiązany jest wezwać wnoszącego podanie do uzupełnienia braku formalnego w terminie 7 dni z pouczeniem, iż niedopełnienie czynności spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania (art. 64 2 Kpa). Natomiast zaniechanie ww. obowiązku i rozpoznanie wniosku obarczonego brakiem formalnym, co miało miejsce w rozpoznawanych sprawach, ocenia się jako nieprawidłowość. Mając jednak na uwadze, iż podpisy rodziców znajdują się na dodatkowym dokumencie stanowiącym uzasadnienie wniosku powyższa nieprawidłowość nie skutkuje koniecznością podjęcia czynności, o których mowa w art. 43 ust. 4 u.e.l.d.o. W toku kontroli 11

pracownik wyjaśnił, że dodatkowe druki nie są praktykowane po zapoznaniu się z wynikami kontroli w innych urzędach. W przypadku wydawania dowodu osobistego dla osoby małoletniej, która ukończyła 13. rok życia, a nie ma obowiązku posiadania dowodu osobistego (AWE, AWH, AWJ, AXT ) wniosek składał jeden z rodziców wraz z małoletnim na wnioskach znajdują się podpisy małoletniego oraz rodzica. Do wniosków o wydanie dowodu osobistego podmioty wnioskujące dołączają dokumenty, o których mowa w 7 ust. 1 r.d.o., a w przypadku, gdy odpis aktu stanu cywilnego wnioskodawcy już znajduje się w dokumentacji dowodowej, bądź akt stanu cywilnego został sporządzony w urzędzie stanu cywilnego miejsca, w którym osoba ubiega się o wydanie dokumentu tożsamości wnioskodawca nie dołącza tych dokumentów ponownie lub w ogóle (w zależności od sytuacji), zgodnie z 7 ust. 5 i 6 r.d.o. We wszystkich wnioskach znajdują się potwierdzenia danych meldunkowych. W przypadku wymiany dowodu osobistego z powodu utraty poprzedniego dokumentu tożsamości (AWA, AVY, AVX, AYV, AXX ) przyjmowane jest zgłoszenie utraty, które następnie przechowywane jest w kopercie dowodowej, zgodnie z 26 ust. 3 r.d.o. w związku z 42 ust. 1 u.e.l.d.o. Zauważyć jednak należy, iż zgodnie z 24 ust. 4 r.d.o. zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1 należy złożyć w formie pisemnej, podając następujące dane: imię (imiona), nazwisko, adres zamieszkania, imiona rodziców, nazwisko rodowe matki posiadacza utraconego dowodu osobistego oraz wystawcę dowodu osobistego. Wszystkie ww. dane zawiera zawiadomienie generowane za pośrednictwem systemu elektronicznego SWDO. Jednak pracownicy jednostki kontrolowanej przygotowali samodzielnie formularz zawiadomienia o utracie dowodu osobistego/oświadczenia o utracie dowodu osobistego, w którym brak rubryki dot. imienia i nazwiska rodowego matki. W toku kontroli Pani Paulina Ziętka podinspektor ds. dowodów osobistych i bezpośredniej obsługi interesantów wyjaśniła, że wzór został przygotowany, ponieważ zawiera on szczegółową przyczynę utraty, która często pomocna jest przy udzielaniu odpowiedzi np. policji, prokuraturze na ich wnioski o udostępnienie danych. W tym miejscu należy stwierdzić, iż organ gminy przy przyjmowaniu zgłoszenia utraty dowodu osobistego zobligowany jest żądać podania wszystkich danych wymienionych w 24 ust. 4 r.d.o., co należy uwzględnić we wzorze przygotowanym przez pracowników jednostki kontrolowanej. Powyższe naruszenie uznano za uchybienie, gdyż nie wywiera ono negatywnego skutku na realizację zadania. We wszystkich kopertach dowodowych dotyczących wydania kolejnego dowodu osobistego z powodu utraty poprzedniego znajdują się zaświadczenia o utracie dowodu osobistego. Wobec powyższego pracownik wyjaśnił, że zaświadczenia drukowane są w dwóch egzemplarzach: jeden wydawany jest zgłaszającemu, a drugi przechowywany jest zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Ponadto ustalono, iż we wszystkich analizowanych kopertach dowodowych znajdują się części B formularza, o którym mowa w 9 r.d.o., na których wnioskodawcy kwitują odbiór dowodu osobistego poprzez wpisanie daty oraz złożenie podpisu (zgodnie z 17 ust. 1 i 2 r.d.o.). [Dowód: akta kontroli str.: 215-254] 12

kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące wydawanie dowodów osobistych oceniono pozytywnie z uchybieniami. Prowadzenie ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym W wyniku kontroli stwierdzono, iż na 25 skontrolowanych przypadków 8 spraw dotyczyło wymiany dowodu osobistego. W tych sprawach dokonano weryfikacji prawidłowości unieważnienia poprzednich dowodów osobistych w systemie informatycznym ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Na tej podstawie ustalono, iż organ gminy prawidłowo wprowadza do systemu informatycznego daty unieważnienia poprzednich dowodów osobistych, zgodnie z zapisami 34 i 35 r.d.o. [Dowód: akta kontroli str.: 215-254 ] kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym oceniono pozytywnie. Aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych W wyniku porównania danych z poddanych kontroli kopert dowodowych z danymi zawartymi w systemie informatycznym ewidencji ludności stwierdzono, iż we wszystkich przypadkach wprowadzone zostały informacje o wydanym (aktualnym) dowodzie osobistym. We wszystkich (8) sprawach, które dotyczyły wymiany dowodu osobistego do systemu informatycznego ewidencji ludności wprowadzona została także informacja o dacie ważności poprzednio posiadanego dowodu osobistego. W jednym przypadku data ważności poprzedniego dokumentu była nieprawidłowa, jednak podczas kontroli dokonano stosownej korekty danych. [Dowód: akta kontroli str.: 215-254] kontroli zasady oceniania, aktualizowanie ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych oceniono pozytywnie. Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny, realizację przez Burmistrza Ząbkowic Śląskich zadań z zakresu administracji rządowej, wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993z późn. zm.) w zakresie dowodów osobistych oceniono pozytywnie z uchybieniami. REJESTRACJA STANU CYWILNEGO W kontrolowanym okresie sprawy prowadzone były przez: - Panią Danutę Małozięć Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Ząbkowicach Śląskich, 13

- Panią Teresę Marzecką zastępcę Kierownika USC w Ząbkowicach Śląskich, - Panią Martę Janke inspektor ds. rejestracji stanu cywilnego Sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno technicznych Urząd Stanu Cywilnego w Ząbkowicach Śląskich jest właściwy dla dwóch okręgów gminy Ząbkowice Śląskie oraz Stoszowice. W wyniku kontroli stwierdzono, iż księgi stanu cywilnego (urodzeń, małżeństw oraz zgonów) prowadzone były osobno dla gminy Ząbkowice Śląskie, a osobno dla gminy Stoszowice. Pani Danuta Małozięć - Kierownik USC w Ząbkowicach Śląskich wyjaśniła, że rejestracja prowadzona była osobno dla gminy Stoszowice od 1973 r. Natomiast w 2013 r., przy okazji konsultacji dot. zmian w przepisach uzyskała informację, że bez względu na liczbę okręgów (gmin) właściwych dla danego Urzędu Stanu Cywilnego, należy prowadzić jedną księgę danego rodzaju aktów stanu cywilnego. Od początku 2014 r. prowadzona jest jedna księga danego rodzaju dla całego obszaru działania Kierownika USC w Ząbkowicach Śląskich. Wobec powyższego kontroli poddano 40 aktów stanu cywilnego sporządzonych w kontrolowanym okresie, tj.: - 10 aktów urodzenia (AU /2013, AU /2013, AU /2013, AU /2013, AU /2013, AU /2014, AU /2014, AU /2014, AU /2014, AU /2014), - 10 aktów małżeństwa zawartych na podstawie art. 1 1 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy, zwanej dalej KRiO (AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2014, AM /2014, AM /2014, AM /2014, AM /2014), - 10 aktów małżeństwa zawartych na podstawie art. 1 2i 3 KRiO (AM /2013, AM /2013, AM /2013, AM /2013/ST, AM /2013/ST, AM /2014, AM /2014, AM /2014, AM /2014, AM /2014), - 10 aktów zgonu (AZ /2013, AZ /2013, AZ /2013, AZ /2013, AZ /2013/ST, AZ /2013/ST, AZ /2013/ST, AZ /2014, AZ /2014, AZ /2014). W wyniku analizy dokumentów stwierdzono, iż wszystkie akty stanu cywilnego sporządzono czytelnie, pismem drukowanym. a pisownia poszczególnych wyrazów nie budzi wątpliwości i jest zgodna z obowiązująca normą ortograficzną ( 2 pkt 2 Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz. U. z Nr 136, poz. 884 z późn. zm./, zwanego dalej rozporządzeniem wykonawczym). We wszystkich aktach nazwiska, imiona oraz nazwy miejscowości wpisane są w pełnym brzmieniu bez skrótów, zgodnie z 2 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego. Daty zaistnienia zdarzenia (urodzenia, małżeństwa, zgonu) zapisano słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności dzień, miesiąc, rok zgodnie z 5 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego. Do aktów urodzenia wpisywana jest godzina urodzenia. W tej kwestii stwierdzić należy, iż niezasadnym jest wpisywanie do aktów urodzenia godziny zdarzenia, skoro przepis art. 40 ust. 2 nie stanowi takiego wymogu. Podkreślenia wymaga, iż zgodnie z art. 18 ust. 1 p.o.a.s.c. akt stanu cywilnego powinien zawierać tylko dane wymagane przez prawo. Stwierdzono również, że do AZ /2014 oraz AZ /2014 wpisana została godzina zgonu (w aktach zbiorowych znajduje się notatka służbowa, z której wynika, 14

iż godzina zgonu została wskazana w karcie statystycznej). Natomiast w pozostałych kontrolowanych aktach zgonu rubryka dotycząca godziny zgonu pozostała niewypełniona (wykreślona). Obowiązek podania godziny zgonu wynika z treści art. 67 ust. 1 pkt 2 ustawy p.o.a.s.c. Prawidłowo sporządzony akt zgonu powinien zawierać datę i godzinę, a jeśli zgłaszający zgon nie wskazał tych danych do aktu zgonu wpisuje się stosowną adnotację. Tylko prawidłowo sporządzony akt zgonu może, jako dowód zdarzeń w nim stwierdzonych, korzystać z przewidzianego w art. 4 p.o.a.s.c. waloru wyłączności (por. wyrok WSA w Opolu z dnia 26 stycznia 2012 r. sygn. II SA/Op 523/11, postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 8 kwietnia 2009 r., sygn. V CSK 401/08). W piśmie Departamentu Spraw Obywatelskich Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji nr DSO-ZSC-6000-48/08 z dnia 16 maja 2008 r. wskazano natomiast, iż niedopuszczalne jest uzupełnianie godziny zgonu na podstawie ustnych oświadczeń osób zgłaszających zgon. W tym miejscu wyjaśnić należy, iż w przypadku, gdy uprawniona osoba zgłasza organowi zgon i wskazuje czas zgonu, Kierownik USC zobligowany jest żądać dowodów potwierdzających podane informacje (na podstawie art. 22 p.o.a.s.c.). Wszystkie akty stanu cywilnego są podpisane przez Kierownika USC lub jego zastępcę oraz zawierają odciśniętą pieczęć z imieniem, nazwiskiem i pełnioną funkcją. Stwierdzono, że po sporządzeniu aktu stanu cywilnego niewykorzystane miejsce w rubryce uwagi zostało zakreślone w sposób uniemożliwiający dokonanie w niej jakichkolwiek wpisów (zgodnie 7 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego). Wszystkie akty zostały sporządzone wg miejsca zdarzenia, zgodnie z art. 10 ust. 1 i art. 12 ust. 1 i 3 ustawy p.o.a.s.c., niezwłocznie po zgłoszeniu urodzenia lub zgonu. Co do zasady urodzenia i zgony zgłaszane były przez zobowiązane do tego podmioty w ustawowym terminie, zgodnie z art. 38 ust. 1 oraz art. 64 p.o.a.s.c. wyjątek: AU /2014 zgłoszenie nastąpiło 26 dni po urodzeniu. W przypadku, gdy małżeństwo zawarte zostało w sposób określony w art. 1 2 i 3 KRiO dochowany został 5-dniowy termin, o którym mowa w art. 8 3 KRiO. W przypadkach dotyczących małżeństwa zawartego w sposób, o którym mowa w art. 1 1 KRiO zachowany został termin, o którym mowa w art. 4 KRiO (małżeństwa zostały zawarte po upływie miesiąca od dnia, kiedy osoby zamierzające je zawrzeć złożyły Kierownikowi USC pisemne zapewnienia, że nie wiedzą o okolicznościach wyłączających zawarcie małżeństwa) wyjątek stanowi AM /2013 małżeństwo zostało zawarte przed upływem miesiąca od dnia, kiedy nupturienci złożyli Kierownikowi USC pisemne zapewnienia, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie przez nich małżeństwa. W sprawie tej nupturienci złożyli wniosek o skrócenie ww. terminu, wskutek czego Kierownik USC w Ząbkowicach Śląskich, po analizie dokumentów, wydał zezwolenie, o którym mowa w art. 4 zdanie drugie KRiO. W przypadku małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC w Ząbkowicach Śląskich (art. 1 1 KRiO), w wyniku porównania daty sporządzenia aktu stanu cywilnego z datą zawarcia małżeństwa stwierdzono, iż akty sporządzone zostały w dniu złożenia przez nupturientów oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński, zgodnie z art. 61 p.o.a.s.c., który stanowi, iż akt małżeństwa sporządza się niezwłocznie po jego zawarciu, tj. gdy mężczyzna i kobieta jednocześnie obecni złożą przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego oświadczenia, że wstępują ze sobą w związek małżeński (z art. 1 1 KRiO). 15

Wszystkie kontrolowane akty stanu cywilnego zostały sporządzone na podstawie właściwych i prawidłowo wypełnionych dokumentów. W aktach zbiorowych do aktów urodzenia znajdują się pisemne zgłoszenia urodzenia dziecka wystawione przez uprawnione podmioty oraz kopie odpisów skróconych aktów małżeństwa rodziców (zgodnie z 8 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego). W przypadku, gdy akt małżeństwa rodziców sporządzony został w USC Ząbkowice Śląskie w aktach znajduje się notatka służbowa (zgodnie z 8 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego). Ponadto, w sytuacji, gdy matka dziecka nie pozostawała w związku małżeńskim, a ojciec uznał ojcostwo w aktach zbiorowych znajdują się protokoły z przyjęcia oświadczenia o uznaniu ojcostwa. W aktach zbiorowych do aktów zgonu znajdują się karty zgonu (część dla USC). W aktach zbiorowych prowadzonych do aktów małżeństw przechowywane są: odpisy skrócone aktów urodzenia oraz małżeństwa (w przypadku, gdy nupturient pozostawał wcześniej w związku małżeńskim, który następnie został rozwiązany w przypadku, gdy dany akt został sporządzony w jednostce kontrolowanej do akt załączona została notatka, zgodnie z 8 ust. 2 rozporządzenia wykonawczego), pisemne zapewnienia osób zamierzających zawrzeć związek małżeński, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (art. 54 ust. 1 pkt 2 p.o.a.s.c.) oraz w przypadku małżeństw zawieranych w sposób, o którym mowa w art. 1 2 i 3 KRiO zaświadczenia, o których mowa w art. 4 1 1KRiO, a także zaświadczenie sporządzone przez duchownego stwierdzające, że oświadczenia zostały złożone w jego obecności przy zawarciu związku małżeńskiego podlegającego prawu wewnętrznemu kościoła albo innego związku wyznaniowego. Zaświadczenia te zawierały podpis duchownego, małżonków i dwóch pełnoletnich świadków, którzy byli obecni przy złożeniu oświadczeń. Ponadto, w aktach zbiorowych do aktów małżeństw znajdują się potwierdzenia zapłaty opłaty skarbowej za sporządzenie aktu małżeństwa w wysokości 84 zł. Stwierdzono również, że akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego są oznaczone numerem nadanym aktowi stanu cywilnego, co jest zgodne z 15 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego. Mając na uwadze przepis art. 6a ust. 1 pkt 5 p.o.a.s.c. poproszono Kierownika USC o przedstawienie dokumentów potwierdzających, iż zarówno on, jak i jego zastępca spełniają ustawowy wymóg posiadania wykształcenia, o którym mowa w ww. przepisie. Na tej podstawie ustalono, iż Pani Danuta Małozięć - Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Ząbkowicach Śląskich posiada odpowiednie wykształcenie, gdyż w 2014 r. ukończyła studia drugiego stopnia na kierunku administracja (specjalność administracja publiczna) i uzyskała tytuł magistra. Natomiast Pani Teresa Marzecka - zastępca Kierownika USC w Ząbkowicach Śląskich nie posiada wykształcenia wyższego i nie podjęła czynności mających na celu jego uzupełnienie. Wobec powyższego od dnia 30 października 2014 r. dalsze pełnienie funkcji Zastępcy Kierownika USC w Ząbkowicach Śląskich przez Panią Teresę Marzecką naruszać będzie przepis art. 6a ust. 1 pkt 5 p.o.a.s.c. w związku z art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 19 września 2008 r. o zmianie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2008 r., Nr 182, poz. 1121). [Dowód: akta kontroli str.: 255-272] kontroli zasady oceniania, sporządzanie aktów stanu cywilnego na podstawie czynności materialno-technicznej oceniono pozytywnie. 16

Przechowywanie ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC Miejsce przechowywania ksiąg stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego oraz skorowidzów alfabetycznych określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. z 1998 r., Nr 136, poz. 884 z późn. zm.). Jest nim archiwum urzędu stanu cywilnego, które zgodnie z 22 ww. rozporządzenia powinno zapewniać należyte zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich. Powinno ono być także wyposażone w odpowiedni sprzęt przeciwpożarowy oraz w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza. Ponadto, zgodnie z pismem Ministerstwa Spraw Wewnętrznych Departament Spraw Obywatelskich z dnia 25 lipca 2014 r. nr DSO-WSC-6000-70/2014 do urzędów stanu cywilnego mają zastosowanie przepisy kancelaryjno-archiwalne rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67). Kierownicy Urzędów Stanu Cywilnego zobligowani są do przestrzegania przepisów ww. rozporządzenia oraz regulacji instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik nr 6 do wskazanego rozporządzenia. Zgodnie z warunkami wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego, właściwa temperatura powietrza w stopniach C wynosi od 14 do 18 stopni, a właściwa wilgotność względna powietrza od 30 do 50 %. W wyniku oględzin dokonanych w trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, iż księgi stanu cywilnego, akta zbiorowe oraz skorowidze alfabetyczne przechowywane są w kilku pomieszczeniach. Pierwsze pomieszczenie znajduje się na drugim piętrze budynku USC, do którego prowadzi pokój poczekalnia, przez którą można przejść na korytarz (drzwi zamknięte na klucz) oraz do pokoju pracy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego (inny, niż obsługi interesantów). Przechowywane są tam akta zbiorowe prowadzone do aktów urodzenia, małżeństwa oraz zgonu (z okresu gromad). W pomieszczeniu są 3 okna, gaśnica, czujnik dymu, mały grzejnik oraz elektroniczne urządzenie służące do pomiaru temperatury i wilgotności powietrza. Podczas oględzin urządzenie wskazywało odpowiednio 19,3 o C oraz 48% wilgotności powietrza. Pomieszczenie zamykane jest solidnymi, drewnianymi drzwiami. Podczas oględzin pomieszczenie nie było zamknięte. Drugie pomieszczenie znajduje się na pierwszym piętrze budynku, obok pomieszczeń Biblioteki Publicznej w Ząbkowicach Śląskich. Do pomieszczenia prowadzą solidne, drewniane drzwi zamykane na 2 zamki z szybą zbrojoną oraz kratą. W pomieszczeniu jest 1 okno wyposażone w kraty, mały grzejnik, gaśnica, a także czujnik dymu. Brak natomiast higrometru i termometru. Na metalowych regałach przechowywane są: księgi niemieckie, wtóropisy ksiąg stanu cywilnego, akta zbiorowe do akt urodzeń z lat 1946-1965, akt małżeństw z lat 1946 1949 oraz akt zgonów. Trzecie pomieszczenie, znajdujące się na drugim piętrze, stanowi jednocześnie pokój pracy Kierownika USC. W pokoju znajdują się 2 okna, czujnik dymu, gaśnica oraz termometr. Brak natomiast higrometru. Podczas oględzin urządzenie służące do pomiaru temperatury 17