5.5. Wybieranie informacji z bazy Baza danych to ogromny zbiór informacji, szczególnie jeśli jest odpowiedzialna za przechowywanie danych ogromnych firm lub korporacji. Posiadając tysiące rekordów trudno jest ręcznie odnaleźć interesujące nas nazwisko czy też nr telefonu osoby, z którą chcielibyśmy się skontaktować. W programie MS Access 2007 opracowano wyjście z tego problemu. Wbudowane narzędzia wyszukiwania informacji, ich filtrowania znacznie przyspieszyły czas odnajdywania pożądanych danych. Narzędzie znajdowania informacji Podstawowym narzędziem wyszukiwania informacji w programie MS Access 2007 jest Znajdowanie i zamienianie. Włączenie tego narzędzia jest możliwe poprzez kliknięcie przycisku Znajdź znajdującym się w zakładce programu Narzędzia główne. Inną metodą uruchomieniową jest skrót klawiszowy CTRL + F (rys. 5.5.1). Rysunek 5.5.1. Przycisk Znajdź w zakładce Narzędzia główne Kliknięcie przycisku powoduje uruchomienie okna Znajdowanie i zamienianie, które zaprezentowane jest na rys. 5.5.2. Zakładka Znajdź Pole hasła znajdowania Miejsce wyszukiwania Opcja Uwzględnij Opcja Wyszukaj Uwzględnienie wielkości liter Przycisk znajdowania Rysunek 5.5.2. Okno Znajdowanie i zamienianie 97
W oknie wyszukiwania mamy trzy możliwości lokalizacji i sposobu wyszukiwania. Pierwszy sposób polega na wyborze tabeli lub formularza, w którym ma rozpocząć się wyszukiwanie. Jest za to odpowiedzialne pole Szukaj w: widoczne na rysunku 5.5.2. W polu Uwzględnij: możemy zadecydować czy wyszukiwane dane znajdują się w całym polu w jego części lub na jego początku. Ostatnie pole Wyszukaj: umożliwia wybór kierunku wyszukiwania. Chcąc wyszukać interesujący nas zwrot wpisujemy go w polu znajdowania hasła i klikamy przycisk Znajdź następny (rys. 5.5.3). Rysunek 5.5.3. Wpisane hasło Po kliknięciu przycisku Znajdź następny w tabeli zostało zaznaczone wyszukiwane hasło. Każde kolejne kliknięcie przycisku powoduje odnalezienie i zaznaczenie następnego odnalezionego słowa. Spójrz na rysunek 5.5.4. Rysunek 5.5.4. Wyniki wyszukiwania słowa Bytom 98
Filtrowanie danych Filtr to narzędzie ograniczające widok danych do określonych rekordów bez konieczności zmieniania projektu. Umożliwia lepsze analizowanie wyszukiwanych danych. Filtr możemy użyć w tabelach lub formularzach. Wracając do naszej tabeli Mieszkańcy (rys. 5.5.5), chcielibyśmy wyodrębnić z tabeli tylko te osoby, których miejscem zamieszkania jest Bytom. Rysunek 5.5.5. Tabela Mieszkańcy Zaznaczamy kolumnę Miasto i w zakładce Narzędzia główne klikamy przycisk Filtruj. Przedstawia to rysunek 5.5.6. Zaznaczona kolumna Miasto Przycisk Filtruj Rysunek 5.5.6. Zaznaczona kolumna Miasto oraz przycisk Filtruj Po chwili wyświetli się okienko zarządzające pracą filtru. Odznaczamy w nim wszystkie pola oznaczające miasta pozostawiając jedynie pole Bytom. W dalszej kolejności przechodzimy do Filtry tekstu i wybieramy polecenie Równa się (rys. 5.5.7). 99
Ustawiamy filtr tekstu na Równa się... Odznaczamy wszystkie pola z wyjątkiem pola Bytom Rysunek 5.5.7. Ustawienia dotyczące filtrowania Pozostaje nam jedynie jeszcze wpisać nazwę jaka ma być identyfikatorem warunku filtru. W oknie Filtr niestandardowy wpisujemy nazwę Bytom (rys. 5.5.8). Rezultatem naszych działań jest wyświetlenie w tabeli jedynie rekordów z osobami zamieszkującymi miasto Bytom (rys. 5.5.8). Rysunek 5.5.8. Okno Filtr niestandardowy Rysunek 5.5.9. Rezultat filtrowania Aby usunąć filtr klikamy prawym przyciskiem myszy dowolny rekord z kolumny Miasto i z menu kontekstowego wybieramy polecenie Wyczyść filtr z kolumny Miasto, co przedstawia rys. 5.5.10. 100
Rysunek 5.5.10. Wybór polecenie Wyczyść filtr z kolumny Miasto Inną metodą filtrowania jaką się teraz posłużymy polega na filtrowaniu według formularza. Będziemy chcieli tym razem wyświetlić za wszystkie rekordy osób zamieszkujących miasto Gliwice. Zaznaczamy kolumnę Miasto i klikamy przycisk Zaawansowane a następnie polecenie Filtruj według formularza (rys. 5.5.11). Rysunek 5.5.11. Polecenie Filtruj według formularza Nasza tabela przybiera postać widoczną na rys. 5.5.12. Rysunek 5.5.12. Wygląd tabeli filtrowanej wg formularza 101
Rozwijamy listę możliwości dla pola Miasto i wybieramy miasto Gliwice. Klikamy przycisk Przełącz filtr znajdujący się w grupie Sortowanie i filtrowanie (rys. 5.5.13). Po wykonaniu tych czynności nasza tabela wygląda jak na rysunku 5.5.14. Rysunek 5.5.13. Zastosowanie filtru dla miasta Gliwice Rysunek 5.5.14. Wygląd tabeli po zastosowaniu filtru Kto pyta nie błądzi - kwerendy Kwerendy (ang. query) to zestawy instrukcji używane podczas pracy z informacjami. Zestawy instrukcji są wykonywane po uruchomieniu kwerendy. Jej zadaniem może być zwracanie wyników jak również modyfikacja danych. Tworzenie kwerendy Załóżmy, iż dysponujemy tabelą Dane personalne, w której zamieszczone są informacje dotyczące przykładowych osób. Użyjemy kwerendy, aby wyświetlić tylko Imię, Nazwisko i Wiek osób, ponieważ chcemy sprawdzić czy znamy jedną z osób zamieszczonych w bazie danych i nie potrzebna jest nam większa ilość informacji typu Wzrost, Data urodzenia. 102
Klikamy przycisk Projekt kwerendy znajdujący się w zakładce Tworzenie (rys. 5.5.15). Rysunek 5.5.15. Przycisk Projekt kwerendy W oknie Pokazywanie tabeli wybieramy tabelę Dane personalne, klikamy przycisk Dodaj a następnie Zakończ. Sytuację przedstawia rys. 5.5.16. Rysunek 5.5.16. Okno Pokazywani tabeli W dalszej kolejności przeciągamy pola Imię, Nazwisko, Wiek z okienka Dane personalne do kolumn znajdujących się w dolnej części programu (rys. 5.5.17). Rysunek 5.5.17. Wygląd przeciągniętych pól do kolumn 103
W tym momencie przechodząc do widoku arkusza danych ujrzymy tabelę zmienioną według naszych założeń. Prezentuje ją rysunek 5.5.18. Rysunek 5.5.18. Tabela po zastosowaniu kwerendy Zarządzanie kwerendami Podczas tworzenia kwerend możemy również stosować operatory matematyczne oraz dodatkowe: > większy, < mniejszy, >= większy bądź równy, <= mniejszy bądź równy, = równy, <> różny, Bettween [100] and [200] pomiędzy liczbą 100 a 200, Like słowo kluczowe, * zastępuje dowolny ciąg znaków,? zastępuje pojedynczą literę, # zastępuje pojedynczą cyfrę, [0-9] zastępuje przedział cyfr od 0 do 9, [a-z] zastępuje przedział liter od a do z. Przykład zastosowania kwerendy z operatorem matematycznym przedstawimy w kolejnym przykładzie. Korzystając z tabeli Dane personalne będziemy chcieli za pomocą kwerendy wyznaczyć tylko te rekordy z osobami, których wiek przekracza lub jest równy 20 lat. W tym przypadku tworzymy kwerendę w sposób identyczny jak w poprzednim podrozdziale. 104
Podczas tworzenia kwerendy przeciągamy z okienka Dane personalne tylko trzy pola: Imię, Nazwisko, Wiek. W kolumnie odpowiedzialnej za pole Wiek wpisujemy następujące kryterium: >=20. Sytuację prezentuje rysunek 5.5.19. Rysunek 5.5.19. Wpisane kryterium dla pola Wiek Po przejściu do widoku arkusza danych zaprezentowane są nam jedynie te osoby, których wiek wynosi 20 lat lub więcej (rys. 5.5.20). Rysunek 5.5.20. Rezultat wpisania kryteria >=20 Jeżeli chcielibyśmy stworzyć kwerendę rozpoznającą tylko rekordy imion zaczynających się na literę m. W polu kryteria musimy wpisać następujący warunek: m*. Rozumiany jest on w taki sposób, że wyświetli rekordy będzie zaczynał się na literę m a każdy następny znak jest dowolny. Przyjrzyj się rysunkowi 5.5.21, w którym zamieściliśmy nasze założenie. 105
Rysunek 5.5.21. Wygląd wpisanego warunku Efektem naszej pracy jest prawidłowe wyświetlenie imion rozpoczynających się na literę m (rys. 5.5.22). Rysunek 5.5.22. Imiona rozpoczynające się na literę m Chcąc wyświetlić nazwisko osoby urodzonej później niż w dacie 01-01-1986. Nasz warunek powinien wyglądać jak na rysunku 5.5.23. Rysunek 5.5.23. Warunek >01-01-1986 106
Rezultat kwerendy jest po raz kolejny zgodny z naszymi oczekiwaniami, przedstawia go rys. 5.5.24. Rysunek 5.5.24. Rekordy z wiekiem starszym niż 01-01-1986 Ostatnim naszym zadaniem tworzenia kwerend będzie podwójny warunek. Chcemy, aby wyświetliły nam się nazwiska zaczynające się na literę k. Dodatkowo wyszukane osoby muszą posiadać wzrost większy niż 180 cm. Warunek zaprezentowany jest na rys. 5.5.25. Rysunek 5.5.25. Utworzony podwójny warunek kwerendy Przechodzimy do widoku arkusza danych i sprawdzamy czy nasze rekordy spełniają powyższy warunek. Wygląd tabeli z wybranymi rekordami obrazuje rysunek 5.5.26. 107
Rysunek 5.5.26. Wyświetlone dwa rekordy spełniające warunki Sortowanie rekordów Podczas pracy z tabelami bardzo często rekordy wyświetlane są w sposób przypadkowy. Jeżeli chcemy nadać naszej pracy pewien porządek, odpowiednią konstrukcję logiczną musimy użyć narzędzia sortowania. Polega ono na ustaleniu kolejności rekordów, czyli mówiąc prościej poukładaniu ich według odpowiedniego porządku. Narzędzie sortowania jest dostępne w grupie Sortowanie i filtrowanie (zakładka Narzędzia główne). Przedstawia je rysunek 5.5.27. Sortowanie rosnące Sortowanie malejące Rysunek 5.5.27. Narzędzie sortowania Zaznaczając dowolną kolumnę możemy wybrać metodę sortowania jej zawartości. Na rysunku 5.5.28. przedstawiliśmy posortowaną kolumnę Imię w sposób malejący. 108 Rysunek 5.5.27. Posortowana malejąco kolumna Imię
Po zaznaczeniu kolumny Wzrost i kliknięciu przycisku sortowania rosnącego kolumna zostaje posegregowana rosnąco (rys. 5.5.28). Rysunek 5.5.28. Posortowana rosnąco kolumna Wzrost Zadanie! W dowolnie zaprojektowanej przez siebie tabeli, korzystając z narzędzia Znajdowanie i zamienianie odszukaj trzy dowolne hasła znajdujące się w niej. Zadanie! W tabeli z poprzedniego zadania, utwórz kwerendę ograniczającą ilość wyświetlanych pól tabeli. Następnie przećwicz to w innej dowolnej bazie danych. Zadanie! Zaznacz dowolną kolumnę w tabeli, a następnie posortuj ją za pomocą dwóch poznanych Ci metod sortowania. 109