Zarządzenie Nr 25/2011 Wójta Gminy Łapsze Niżne z dnia 31 maja 2011 roku

Znak: W.120.1.25.2011 Zarządzenie Nr 25/2011 Wójta Gminy Łapsze Niżne z dnia 31 maja 2011 roku w sprawie: określenia systemu kancelaryjnego oraz wytycznych dotyczących zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy w Łapszach Niżnych. Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn. z 2001 r. Dz. U. Nr 142, poz.1591 z późn. zm.) oraz 1 ust. 3, 2 ust 2 i 3, ust 42 ust. 3, 58 ust. 4 Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67), Wójt Gminy Łapsze Niżne zarządza, co następuje: 1 1. Ustalam wytyczne dotyczące zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy w Łapszach Niżnych, stanowiące załącznik do zarządzenia. 2. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw jest system tradycyjny (papierowy). 2 Nadzór nad realizacją w/w zadań powierzam Sekretarzowi Gminy Łapsze Niżne. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2011 r. W Ó J T /-/ mgr Paweł Dziuban

Załącznik do Zarządzenia Nr 25/2011 Wójta Gminy Łapsze Niżne z dnia 31 maja 2011 r. Znak: W.120.1.25.2011 WYTYCZNE DOTYCZĄCE ZASAD I TRYBU WYKONYWANIA CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH W URZĘDZIE GMINY w ŁAPSZACH NIŻNYCH Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Niniejsze zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasady obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy w Łapszach Niżnych, inne niż określone w rozporządzeniu, dotyczą ogółu spraw załatwianych w Urzędzie Gminy w Łapszach Niżnych. 2. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy. 3. W postępowaniu z dokumentami finansowo-księgowymi mają zastosowanie uregulowania ujęte w instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych. 2 1. Ilekroć jest mowa o: Urzędzie należy przez to rozumieć Urząd Gminy w Łapszach Niżnych, komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć jeden z referatów lub samodzielne stanowisko określone w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu; Instrukcji kancelaryjnej - należy przez to rozumieć instrukcję kancelaryjną ustaloną Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. (Dz. U. Nr 14 poz.67), Wójcie, Z-cy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku - należy przez to rozumieć odpowiednio Wójta Gminy Łapsze Niżne, Z-cę Wójta Gminy, Sekretarza Gminy, Skarbnika Gminy, Kierownika Referatu lub samodzielne stanowisko w Urzędzie Gminy w Łapszach Niżnych; DP - należy przez to rozumieć Dziennik Podawczy Urzędu Gminy, który pełni również funkcję kancelarii ogólnej i sekretariatu Wójta Podpisie należy przez to rozumieć wyraźny, czytelny podpis składający się z imienia i nazwiska lub odręczne odzwierciedlenie nazwiska uzupełnione pieczęcią imienną podpisującego; Parafie należy przez to rozumieć indywidualny znak graficzny pozwalający bezpośredniemu przełożonemu zidentyfikować pracownika, który złożył parafę, 2. Definicję pozostałych określeń zawiera 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. \ 2

3 Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek, 2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych, 3) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 4) przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów, obsługa poczty elektronicznej itp. 5) udzielanie informacji i wyjaśnień interesantom, a w razie potrzeby - kierowanie ich do właściwych, jednostek organizacyjnych gminy, referatów lub samodzielnych stanowisk pracy. Rozdział II Przyjmowanie korespondencji 4 1. Korespondencję wpływającą do urzędu przyjmuje: 1) Dziennik Podawczy UG, które prowadzi rejestr kancelaryjny korespondencji wpływającej, przyjmuje korespondencję: a) od klientów, b) z poczty, c) od kurierów (gońców), d) elektroniczną przesłaną e-mailem na konto gmina@lapszenizne.pl 2) Sekretariat przyjmuje: a) korespondencję przesyłaną faxem lub pocztą elektroniczną (adres sekretariat@lapszenizne.pl ); b) oferty do konkursów i przetargów umieszczając na ofercie datę i godzinę wpływu oferty oraz kolejny numer - po upływie wymaganego terminu składania ofert przekazuje je sekretarzowi komisji lub upoważnionemu pracownikowi. 3) pracownicy merytoryczni przyjmują podania składane do protokołu, odnotowując datę przyjęcia, a następnie przekazują je do sekretariatu celem zarejestrowania w rejestrze kancelaryjnym; 4) Urząd Stanu Cywilnego w zakresie wniosków załatwianych od ręki po zarejestrowaniu w rejestrze kancelaryjnym, 5) Referat Spraw Obywatelskich Oświaty Kultury i Sportu w zakresie wniosków składanych na specjalnych formularzach, tj.: a) zgłoszenie pobytu czasowego trwającego ponad 3 m-ce, b) zgłoszenie pobytu stałego, c) zgłoszenie wymeldowania z pobytu czasowego trwającego ponad 3 m-ce, d) zgłoszenie wymeldowania z pobytu stałego, e) wniosek o wydanie zaświadczenia z akt ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, f) wniosek o wydanie dowodu osobistego. 2. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem: 1) korespondencji noszącej znamiona korespondencji prywatnej, którą przekazuje adresatom; 2) zastrzeżonych i poufnych, które przekazuje pełnomocnikowi Ochrony Informacji Niejawnych, 3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem, 3

Rozdział III Przeglądanie i przydzielanie korespondencji oraz wewnętrzny obieg akt 5 1. Dziennik Podawczy sekretariat, segreguje wpływającą korespondencję według jej treści, opatruje pieczęcią wpływu, nadaje numer z rejestru korespondencji i przekazuje do dekretacji osobą upoważnionym przez Wójta, którzy dekretują do poszczególnych komórek organizacyjnych. 2. Sekretariat rejestruje przesyłki w nw. rejestrach: 1) rejestr pism i przesyłek 2) rejestr faktur, rachunków, not księgowych, itp. 3) rejestr ogłoszeń na tablicy informacyjnej. 3. Zadekretowaną korespondencję sekretariat przekazuje kierownikowi danego referatu lub upoważnionemu pracownikowi za potwierdzeniem odbioru w rejestrze kancelaryjnym. 4. Korespondencję skierowaną do Wójta Gminy, kancelaria opatruje pieczęcią wpływu, rejestruje w aktach prowadzonych przez Sekretariat. Korespondencja zadekretowana przez Wójta rejestrowana jest w dzienniku korespondencji prowadzonym przez Sekretariat i przekazywana za potwierdzeniem odbioru na merytoryczne stanowiska pracy. Na korespondencji pracownik Sekretariatu odnotowuje kolejny numer z dziennika korespondencji. 5. Jeżeli nie można ustalić komórki merytorycznej dla załatwienia sprawy, której dotyczy korespondencja, korespondencję taką przekazuje się Z-cy Wójta lub Sekretarzowi Gminy, który wskazuje komórkę merytoryczną. 6 1. Wymiana korespondencji pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu odbywa się za pośrednictwem kierowników referatu lub pracowników prowadzących merytorycznie daną sprawę. W przypadku gdy istnieje potrzeba potwierdzenia przekazania przesyłki, dokonywane jest ono na przesyłce, przez adnotację otrzymałem dnia... oraz złożenie podpisu przez pracownika odbierającego. 2. Obieg dokumentów rodzących skutki finansowe związane z wykonywaniem przez urząd zadań (faktury, rachunki, upomnienia, wyroki sądowe, itp.) określa instrukcja obiegu dokumentów finansowo-księgowych. 3. Dokumenty rodzące skutki finansowe związane ze stosunkiem pracy pracowników (zwolnienia lekarskie, wnioski i karty urlopowe, skierowania i faktury za szkolenia itp.) kierowane są w pierwszej kolejności do pracownika prowadzącego sprawy kadrowe, który po dokonaniu kontroli wewnętrznej tych dokumentów przekazuje je niezwłocznie do Referatu Finansowego. 4. Kopie dokumentów, które powstają w wydziałach merytorycznych (umowy najmu, dzierżawy, użyczenia, decyzje o nadaniu nr porządkowych nieruchomości, potwierdzenia zgłoszenia wykonywania działalności gospodarczej, itp.) posiadające w swojej treści informacje, które mogą być wykorzystane w trakcie kontroli wstępnej deklaracji i informacji składanych przez podatników podatku od nieruchomości, po ich sporządzeniu przekazuje się niezwłocznie do Referatu Finansowego. 4

7 Kierownicy Referatów oraz Jednostek Organizacyjnych Gminy przeglądają korespondencję skierowaną do nich i dekretują ją z podziałem na tę, którą załatwiają sami i na tę do załatwienia przez właściwych pracowników z zaleceniami co do sposobu i terminu załatwienia. 8 Jeżeli korespondencja dotyczy sprawy, której załatwienie wymaga współdziałania różnych wydziałów lub pracowników, przekazuje się ją wskazanemu w dekretacji na pierwszym miejscu referatowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie; wskazany w dekretacji koordynuje działania pozostałych uczestników postępowania i odpowiada za załatwienie sprawy. Kopie pisma dla pozostałych pracowników wykonuje i przekazuje sekretariat. 9 W urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne: 1) rejestr uchwał Rady Gminy, 2) rejestr zarządzeń i obwieszczeń Wójta Gminy organu gminy, 3) rejestr aktów wewnętrznych kierownika Urzędu (zarządzeń, okólników, decyzji) 4) rejestr skarg i wniosków, 5) rejestr upoważnień i pełnomocnictw, 6) rejestr kontroli zewnętrznych, 7) rejestr zamówień publicznych, 8) rejestry umów (wszystkie umowy, w których określono kwotowo wartość świadczenia, dla celów zaangażowania) w Referacie Finansowym; 9) rejestr umów o dzieło, zlecenie z osobami fizycznymi (ze składką ZUS i bez składki ZUS), 10) inne rejestry, jeśli wymagają tego przepisy szczególne. 10 1. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem klauzulę: Stwierdzam zgodność z oryginałem, a także datę, imię i nazwisko, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści. 2. Zgodność kopii pisma lub innego dokumentu z oryginałem stwierdza: 1) w przypadku pism i dokumentów wytworzonych w Urzędzie: a) dla celów sądowych Wójt Gminy, b) faktury, sprawozdania finansowe Skarbnik Gminy, c) dla pozostałych spraw - Sekretarz Gminy, Kierownik upoważniony przez Wójta Gminy lub pracownik urzędu, 2) w przypadku pism i dokumentów wytworzonych poza urzędem Kancelaria Notarialna. 11 1. Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności, bez zbędnej zwłoki. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. 2. Pracownik opracowuje projekt pisma, który po opatrzeniu parafą wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. 3. Zakres kompetencji w sprawie aprobaty i podpisywania pism, dokumentów i decyzji określa Regulamin Organizacyjny Urzędu, zakresy zadań i obowiązków pracowników i upoważnienia Wójta Gminy. 5

4. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu przedkłada je do podpisu Wójtowi Gminy lub osobie przez niego upoważnionej albo zwraca projekt pisma wraz z aktami pracownikowi do poprawy. 5. W razie braku aprobaty pracownik sporządza projekt zgodnie ze wskazówkami aprobującego i ponownie przedkłada go do aprobaty. 6. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania. 7. W ramach udzielonych upoważnień pracownicy samodzielnie decydują o sposobie załatwienia spraw typowych, nie budzących wątpliwości w takim przypadku aprobata nie jest wymagana. 8. Po uzyskaniu aprobaty pracownik sporządza czystopis w odpowiedniej liczbie egzemplarzy i przedstawia go do podpisu. 9. Po podpisaniu czystopisu pracownik dołącza do niego załączniki i przygotowuje korespondencję do wysłania. 12 Przy podpisywaniu pism obowiązują następujące zasady: 1) pisma w sprawach zastrzeżonych do kompetencji Wójta Gminy przepisami prawa, w tym decyzje, postanowienia, zaświadczenia, a także pisma do organów administracji publicznej, instytucji publicznych (sądy, organy ścigania, instytucje kontroli i nadzoru itp.) oraz mediów podpisuje Wójt Gminy lub osoba przez niego upoważniona w zakresie rzeczowym upoważnienia; 2) pozostałe pisma podpisują zgodnie z właściwością merytoryczną kierownicy lub osoby przez nich upoważnione. 13 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być sporządzone na papierze firmowym Wójta lub Urzędu Gminy i powinno zawierać: 1) znak sprawy, 2) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 3) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, 4) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 5) treść pisma, 6) podpis i pieczęć imienną podpisującego, 7) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości. 2. Pozostający w aktach sprawy egzemplarz pisma załatwiającego powinien ponadto zawierać parafę pracownika (z lewej strony pod treścią pisma). 3. Przy sporządzaniu pism należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi. 14 Załatwianie spraw odbywa się zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego. 15 1. W Urzędzie stosuje się pieczęcie urzędowe o wzorach ustalonych odrębnymi przepisami. 2. Wzory pieczęci stosowanych w Urzędzie Gminy w Łapszach Niżnych są rejestrowane w rejestrze wydanych pieczęci - Znak: S.1613. 1) odpowiedzialność za posługiwanie się pieczęciami, ich przechowywanie i zabezpieczenie spoczywa na pracownikach, którym pieczęcie powierzono, 6

2) za wytwarzanie, powierzanie pracownikom, przyjmowanie w depozyt pieczęci czasowo nieużywanych odpowiada wyznaczony pracownik, który prowadzi ich ewidencję, 3) kasacji uszkodzonych lub zdezaktualizowanych pieczęci dokonuje komisja powołana odrębnym Zarządzeniem Wójta. Rozdział IV Wysyłanie korespondencji 16 1. Korespondencja przeznaczona do wysłania jest kompletowana, kopertowana i adresowana w referatach lub stanowiskach merytorycznych prowadzących sprawę. 2. Na kopercie oprócz adresu umieszcza się pieczęć nagłówkową urzędu, znak sprawy oraz określenie rodzaju przesyłki. Do przesyłek doręczanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza się wypełniony druk potwierdzenia. Przesyłki składane są u pracownika dokonującego wysyłki. 3. Przy wysyłaniu korespondencji należy uwzględniać wymagania wynikające z przepisów szczególnych i KPA biorąc pod uwagę zasady racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami, a w szczególności: 1) przesyłki polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru wysyłane są wówczas, gdy konieczne jest uzyskanie informacji o terminie dostarczenia przesyłki adresatowi; 2) przesyłki polecone wysyłane są wówczas, gdy konieczne jest uzyskanie informacji o dostarczeniu przesyłki adresatowi oraz gdy przesyłka zawiera ważne dokumenty; 3) przesyłki pilne wysyłane są listem priorytetowym; 4) pozostałe przesyłki listowe wysyłane są listem zwykłym; 5) w przypadku wysyłania korespondencji masowej na terenie gminy należy o zamiarze takim zgłosić z wyprzedzeniem pracownikowi sekretariatu w celu zorganizowania doręczania pism. 4. Korespondencja przeznaczona do wysłania faksem przekazywana jest do sekretariatu wraz z numerem faksu. 5. Korespondencja przekazywana do wysyłki za pośrednictwem Poczty, w tym listy polecone i priorytetowe, winny być przekazywane do sekretariatu do ekspedycji najpóźniej do godz. 13ºº. 17 1. Potwierdzeniem wysłania korespondencji jest: 1) wpis w dzienniku korespondencji wychodzącej zawierający znak sprawy, datę wysyłki, adres i parafę pracownika; 2) wydruk potwierdzający wysłanie faksu. 2. Kancelaria ogólna prowadzi nw. rejestry korespondencji wychodzącej: 1) rejestr listów zwykłych wysyłanych za pośrednictwem poczty, 2) rejestr listów poleconych wysyłanych za pośrednictwem poczty, 3. Wszystkie pisma przeznaczone do wysłania, których data ekspedycji jest istotna dla sprawy, powinny być przynoszone wraz z kopią lub egzemplarzem pisma, na którym pracownik sekretariatu odciska na egzemplarzu pisma pieczęć o treści przyjęto do ekspedycji, data, podpis. Jeśli jedno pismo jest wysyłane do kilku stron, adresaci winni być wymienieni w rozdzielniku, a w przypadku gdy nie jest to możliwe, należy przygotować zestawienie adresatów (wraz z adresami). 7

4. W przypadku decyzji podatkowych potwierdza się ilość przekazanych do wysłania decyzji. 18 1. W przypadku korzystania z usług zatrudnianych Gońców lub sołtysów wsi do roznoszenia korespondencji, obligatoryjnie prowadzą oni ewidencję korespondencji pobranej i doręczonej (odrębny dla każdego gońca lub sołtysa). Korespondencja winna być wpisywana w dniu pobrania i rozliczana najpóźniej w dniu następnym po doręczeniu. 2. W kompetencji gońców/sołtysów jest doręczanie korespondencji oraz awizowanie listu w przypadku nieobecności adresata pod wskazanym przez pracownika UG merytorycznego miejscem. 3. Zasady awizowania korespondencji określają przepisy kpa. 4. Na zwrotnym potwierdzeniu odbioru korespondencji odebranej przez domownika, sąsiada lub dozorcę domu, który wyraził zgodę na przekazanie korespondencji adresatowi, po wylegitymowaniu tej osoby, należy zanotować dane osoby odbierającej, tj.: cechy jej dowodu tożsamości oraz określić kim dla adresata jest domownik (np. syn, córka, teść, itp.) lub z imienia i nazwiska dozorcę domu czy sąsiada. Jeżeli odbierający na zwrotce nie wpisze daty odbioru, wówczas goniec/sołtys powinien sam stwierdzić datę doręczenia. Rozdział V Opłata skarbowa 19 1. Wysokość opłaty skarbowej za czynności wykonywane przez urząd, sposób poboru i zwrotu opłaty oraz postępowania ze znakami opłaty reguluje szczegółowo ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 225, poz. 1635, z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187 poz. 1330). 2. Adnotacji o pobraniu opłaty skarbowej bądź zwolnieniu z opłaty na podaniu (wniosku) dokonuje pracownik UG, który je przyjął. 3. Pracownicy referatów merytorycznych odpowiedzialni są za prawidłowość pobierania opłaty skarbowej oraz wykonywania czynności z nią związanych. 4. Zapłaty opłaty skarbowej wnioskodawca dokonać może w kasie Urzędu Gminy lub na rachunek bankowy urzędu. Rozdział VI Postępowanie z aktami organów gminy 20 Przepisy ogólne Instrukcji kancelaryjnej i zasady określone w niniejszym zarządzeniu mają zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością Rady Gminy i jej Komisji oraz Wójta Gminy, jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej. 21 Wzory pieczęci nagłówkowych Rady Gminy Łapsze Niżne oraz pieczęci do podpisu Przewodniczącego Rady i jego zastępców stosuje się pieczęcie o wzorach ustalonych odrębnymi przepisami. 8

22 Sprawy związane z organizacją Sesji Rady Gminy, posiedzeń komisji, korespondencją Przewodniczącego Rady Gminy rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. 23 1. Protokoły sesji Rady Gminy, posiedzeń komisji rady, a także akty tych organów (uchwały, postanowienia, opinie itp.) sporządza się w sposób ustalony przez Radę Gminy. 2. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery, począwszy od numeru jeden. 3. Protokoły sesji i protokoły posiedzeń komisji są oznaczane zgodnie instrukcją kancelaryjną i JRWA. 24 1. Procedury postępowania w sprawach przedkładanych do decyzji Wójta Gminy jako organu wykonawczego reguluje odrębne zarządzenie. 2. Postępowanie z aktami wydanymi przez Wójta Gminy jako organu wykonawczego gminy, a w szczególności ich ewidencjonowanie, przesyłanie do organów nadzoru, ogłaszanie i udostępnianie regulują odrębne przepisy. Rozdział VII Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych 25 1. Stosowanie informatyki w urzędzie odbywa się pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, o ile ich gromadzenie w tej formie dopuszcza ustawa. 2. Przy gromadzeniu, przechowywaniu i przetwarzaniu danych, w tym danych osobowych w zbiorach informatycznych należy bezwzględnie przestrzegać ustawy o ochronie danych osobowych, ustawy o ochronie informacji niejawnych i wydanych na ich podstawie zarządzeń Wójta Gminy. 26 1. Pracownicy korzystają ze sprzętu informatycznego, będącego na ich wyposażeniu lub udostępnionego przez upoważnione osoby. 2. Dopuszcza się do użytkowania w urzędzie wyłącznie legalnie nabyte oprogramowanie. 3. Wykorzystywanie informatyki w wykonywaniu zadań przez poszczególne komórki organizacyjne urzędu odbywa się pod nadzorem i kontrolą informatyka oraz Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI). 27 Sposób przekazywania i udostępniania informacji na stronie www.lapszenizne.pl, na której jest również dostęp do Biuletynu Informacji Publicznej, określają odrębne zarządzenia. 28 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących pracownika, 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień, 9

3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: 1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych posiadanego oprogramowania: operacyjnego, narzędziowego i aplikacyjnego, 2) cykliczne archiwizowanie danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu, 3) codzienne archiwizowanie zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu, 4) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu. Rozdział VIII Postępowanie z dokumentacją projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych 29 1. Zasady dotyczące przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych określają wytyczne instytucji zarządzającej. 2. Zgodnie z ww. wytycznymi dokumentację projektu należy odpowiednio pogrupować, aby możliwe było łatwe odszukanie poszczególnych dokumentów w czasie kontroli. Rozdział IX Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych 30 1. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw wyznacza się koordynatora czynności kancelaryjnych, którym jest archiwista zakładowy. 2. Obowiązki Kierowników Referatów i bezpośrednich przełożonych w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania przepisów kancelaryjnych przez pracowników poszczególnych referatów i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, 2) prawidłowości załatwiania spraw, 3) terminowości załatwiania spraw, 4) prawidłowości obiegu akt zgodnie z Instrukcją, 5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej oraz wykonywania czynności z nią związanych, 6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w 11 do 14 Instrukcji, 7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego. 3. Do obowiązków Kierownika referatu należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do właściwych pracowników referatu, którzy prowadzą podręczne, na bieżąco aktualizowane skorowidze przepisów. 10