Jacek KALINOWSKI, Ścibór SOBIESKI



Podobne dokumenty
USOS. Wdrożenie w Uniwersytecie Łódzkim USOS UŁ

Otwarte modułowe rozwiązanie dla każdej nowoczesnej uczelni. Paweł Ilnicki Warszawa

KONSPEKT SYSTEMU.

wskaźniki realizacji / forma sprawozdania I.1.1 Opracowanie i monitorowanie sposobów realizacji strategii rozwoju Wydziału

KONSPEKT SYSTEMU. Przyszłość i innowacje to nasza pasja, ale wszystko zaczyna się od edukacji!...

Uczelnie polskie w Europie. czyli o wsparciu informatycznym dla programów współpracy i wymiany międzynarodowej

Organizacja pracy w dziekanatach. W poszukiwaniu dobrych praktyk. Szkoła Główna Handlowa w Warszawie, 8 czerwca 2018 r.

STRATEGIA WYDZIAŁU MATEMATYCZNO-PRZYRODNICZEGO AKADEMII im. JANA DŁUGOSZA w CZĘSTOCHOWIE NA LATA

Zyskaj więcej czasu na swój biznes. MSP Finance Outsourcing finansowy.

NOWY MODEL ZARZĄDZANIA W UNIWERSYTECIE OPOLSKIM. Opole, 25 czerwca 2019 roku

KARTA PROCEDURY Procedura przygotowywania i zatwierdzania oferty programowej studiów wyższych Oferta

Senat przyjmuje strategię Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie, stanowiącą załącznik do uchwały.

PLAN PRAC SENATU UNIWERSYTETU PRZYRODNICZEGO WE WROCŁAWIU W ROKU AKADEMICKIM 2017/2018

Zarządzanie firmą Celem specjalności jest

Ankieta oceny jakości kształcenia w PWSZ w Koninie. I. Ocena jakości kształcenia dla nauczycieli:

KIERUNKOWE EFEKTY KSZTAŁCENIA

Zarządzenie Nr R-57/2017 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 8 grudnia 2017 r.

Monitorowanie losów zawodowych absolwentów Politechniki Śląskiej w Gliwicach z wykorzystaniem EPAK

Spis treści Przykład Zadanie do samodzielnego rozwiązania Pytania testowe... 44

WEWNĘTRZNY SYSTEM ZAPEWNIENIA JAKOŚCI KSZTAŁCENIA W PWSZ W KONINIE 1. CELE GŁÓWNE SYSTEMU:

Nowy okres programowania Europejskiego Funduszu Społecznego. Dział Nauki i Współpracy Międzynarodowej

I. E-learning PROPONOWANE DZIAŁANIA POZIOM CENTRALNY CEL POZIOM JEDNOSTEK

Dane Klienta: Inter Szyk J. Kozikowski Sp.J. ul. Narwicka 11a Gdańsk.

STRATEGIA ROZWOJU WYDZIAŁU ZARZĄDZANIA I MODELOWANIA KOMPUTEROWEGO NA LATA Fragmenty. Autorzy: Artur Bartosik Anna Walczyk

Uchwała Nr 30/2015/VI Senatu Politechniki Lubelskiej z dnia 25 czerwca 2015 r.

PROGRAM KSZTAŁCENIA NA KIERUNKU BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE

EKONOMIKA I FINANSOWANIE DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ

REGULAMIN PRZYZNAWANIA STYPENDIUM MOTYWACYJNEGO W RAMACH:


Obwieszczenie Nr 3/2014 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 27 października 2014 r.

Strategia Wydziału Nauk o Wychowaniu na lata

Senat przyjmuje strategię Akademii im. Jana Długosza w Częstochowie, stanowiącą załącznik do uchwały.

Wydział Matematyki Stosowanej. Politechniki Śląskiej w Gliwicach

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE

Nazwa przedmiotu. I. Informacje podstawowe. Wydział: Wydział Zarządzania Kierunek: Rachunkowość i Controlling. Nazwa przedmiotu w j. ang.

Uchwała Nr 11/2013/II Senatu Politechniki Lubelskiej z dnia 21 marca 2013 r.

STRATEGIA ROZWOJU INSTYTUTU FIZYKI CENTRUM NAUKOWO-DYDAKTYCZNEGO POLITECHNIKI ŚLĄSKIEJ NA LATA

POLSKIE RADIO Regionalna Rozgłośnia w Bydgoszczy "Polskie Radio Pomorza i Kujaw" Spółka Akcyjna

Rachunkowość zarządcza SYLABUS A. Informacje ogólne Elementy składowe Opis sylabusu Nazwa jednostki prowadzącej kierunek Nazwa kierunku studiów

Uchwała Nr 33/2017/VII Senatu Politechniki Lubelskiej z dnia 28 września 2017 r.

PAŃSTWOWA WYŻSZA SZKOŁA ZAWODOWA

PRAKTYCZNE ELEMENTY KSZTAŁCENIA ODPOWIEDZIĄ NA POTRZEBY RYNKU PRACY PROGRAM ROZWOJU WYDZIAŁU ZARZĄDZANIA UNIWERSYTETU ŁÓDZKIEGO

Nazwa kierunku Rachunkowość i doradztwo finansowe. Wydział Wydział Nauk Ekonomicznych i Zarządzania

Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa w Płocku Instytut Nauk Ekonomicznych i Informatyki KARTA PRZEDMIOTU. Część A

BUSINESS INTELLIGENCE for PROGRESS BI4PROGRESS

OPIS ZAKŁADANYCH EFEKTÓW KSZTAŁCENIA

Stacjonarne Wszystkie Katedra Informatyki Stosowanej Dr inż. Marcin Detka. Podstawowy Obowiązkowy Polski Semestr pierwszy. Semestr letni Brak Nie

UCHWAŁA NR 46/2013. Senatu Akademii Marynarki Wojennej im. Bohaterów Westerplatte z dnia 19 września 2013 roku

Uchwała Nr 10/2013/II Senatu Politechniki Lubelskiej z dnia 21 marca 2013 r.

Konspekt systemu.

ZARZĄDZENIE. Nr 15/2015. Rektora Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie. z dnia 13 marca 2015 r.

Projekt biurokarier.edu.pl. Maja Górecka-Wolniewicz Uczelniane Centrum Informatyczne Uniwersytet Mikołaja Kopernika w Toruniu

Uchwała Senatu Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego. Nr 64/2016/2017. z dnia 20 kwietnia 2017 r.

KARTA PRZEDMIOTU. 1. Nazwa przedmiotu: ZARZĄDZANIE SYSTEMAMI INFORMATYCZNYMI. 2. Kod przedmiotu: ZSI

STRATEGIA ROZWOJU WYŻSZEJ SZKOŁY HANDLOWEJ IM. B. MARKOWSKIEGO W KIELCACH NA LATA WYDZIAŁ ZAMIEJSCOWY W TARNOBRZEGU

Architektura systemu e-schola

Uchwała Nr 28/2013/IV Senatu Politechniki Lubelskiej z dnia 26 kwietnia 2013 r.

Rachunkowość jako podstawowy system informacyjny w zarządzaniu właścicielskim Rola nowoczesnego biura rachunkowego w dobie dynamicznego i zmiennego

Uczestnicy: Pracownicy działów controllingu, najwyższa kadra zarządzająca, kierownicy centrów odpowiedzialności

Uchwała Nr../2012 Senatu Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Nowym Sączu z dnia 23 listopada 2012 r.

Zarządzenie Nr 101/2013/2014 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 5 września 2014 r.

Zarządzenie Nr 3/2013/2014 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 2 października 2013 r.

Uchwała Nr 45/2014/IX Senatu Politechniki Lubelskiej z dnia 18 grudnia 2014 r.

PLAN ZADAŃ DZIAŁANIE I CELE I DZIAŁANIA W ZAKRESIE KSZTAŁCENIA

DOKUMENT INFORMACYJNY COMARCH BUSINESS INTELLIGENCE:

WEWNĘTRZNY SYSTEM ZAPEWNIANIA JAKOŚCI KSZTAŁCENIA WYDZIAŁU FILOLOGICZNEGO UNIWERSYTETU SZCZECIŃSKIEGO W SZCZECINIE.

Spis treści. Analiza i modelowanie_nowicki, Chomiak_Księga1.indb :03:08

Zarządzenie 99/2012/2013 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 6 sierpnia 2013 r.

Regulamin. Wydział Informatyki i Matematyki. Uniwersytetu Technologiczno-Humanistycznego im. Kazimierza Pułaskiego w Radomiu,

Wydział Nauk Ekonomicznych i Technicznych KIERUNEK FINANSE I RACHUNKOWOŚĆ studia stacjonarne i niestacjonarne licencjackie (I stopnia)

Znaczenie współpracy uczelni w tworzeniu społeczeństwa informacyjnego

REKOMENDACJE RADY ds. JAKOŚCI KSZTAŁCENIA. dotyczące doskonalenia jakości kształcenia na UAM w Poznaniu

Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa w Płocku Instytut Nauk Ekonomicznych KARTA PRZEDMIOTU. Część A

PLAN ZADAŃ DZIAŁANIE I. CELE I DZIAŁANIA W ZAKRESIE KSZTAŁCENIA

UCHWAŁA NR 60/2013 Senatu Akademii Marynarki Wojennej im. Bohaterów Westerplatte z dnia 21 listopada 2013 roku

ZAPRASZAMY KADRĘ SEKTORA USŁUG SPOŁECZNYCH (OSOBY SPOZA SPOŁECZNOŚCI AKADEMICKIEJ) Tecnologie MICROSOFT WORD, EXCEL, POWERPOINT 2007

Nazwa kierunku Przedsiębiorczość i inwestycje. Wydział Wydział Nauk Ekonomicznych i Zarządzania

Controlling operacyjny i strategiczny

PROGRAM STUDIÓW ZINTEGROWANE SYSTEMY ZARZĄDZANIA SAP ERP PRZEDMIOT GODZ. ZAGADNIENIA

Plan prac Senatu Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu w roku akademickicm 2018/2019

PROGRAM WYBORCZY. Kandydata na Rektora Prof. dr. hab. Bronisława Marciniaka

Uczelniany System Zarządzania Jakością Kształcenia. Zadania WZOJK

Wydział Nauk o Środowisku. Strategia Rozwoju Wydziału Nauk o Środowisku do 2020 roku

Wykorzystanie danych administracyjnych ZUS i uczelni% do monitorowania losów absolwentów% oraz do ewaluacji kształcenia

Rachunkowość od podstaw

Z dniem 31 sierpnia 2010 r. znoszę ze struktury organizacyjnej Politechniki Radomskiej Dział Promocji podporządkowany bezpośrednio Rektorowi.

Nazwa Wydziału Nazwa jednostki prowadzącej moduł Nazwa modułu kształcenia Kod modułu Język kształcenia Efekty kształcenia dla modułu kształcenia

Katalog rozwiązań informatycznych dla firm produkcyjnych

PRZEWODNIK PO PRZEDMIOCIE

Wydziałowe Standardy Zapewnienia Jakości Kształcenia na Wydziale Elektrotechniki Automatyki i Informatyki Załącznik do Uchwały Rady Wydziału Nr 79/14

1 Dokonuję szczegółowego podziału kompetencji pomiędzy Prorektorów zgodnie z załącznikiem do niniejszego zarządzenia.

Systemy Informacyjne 2016/2017. Wydział Informatyki i Zarządzania Katedra Systemów Informatycznych

Funkcjonalność jest zgrupowana w następujących obszarach:

MATRYCA EFEKTÓW KSZTAŁCENIA

Dane Klienta: ul. Wejherowska 29/ Szemud

Regulamin Instytutu Zdrowia Politechniki Radomskiej im. Kazimierza Pułaskiego

zarządzam, co następuje:

Transkrypt:

OD SYSTEMU INFORMATYCZNEGO DO SYSTEMU INFORMACYJNEGO, CZYLI O EWOLUCJI ŚWIADOMOŚCI NA PRZYKŁADZIE DOŚWIADCZEŃ UNIWERSYTETU ŁÓDZKIEGO W LATACH 2002-2009 Jacek KALINOWSKI, Ścibór SOBIESKI Nie ma nic trudniejszego do wykonania, ani bardziej wątpliwego, że się powiedzie, ani bardziej niebezpiecznego do pokierowania niż zapoczątkowanie nowego ładu. Niccolo Macchiavelli Streszczenie: W artykule autorzy opisali doświadczenia wynikające z tworzenia i wdrażania systemów informatycznych wspomagających pracę administracji centralnej uczelni wyższej. Wskazano, że sam system informatyczny to zbyt mało, każda firma musi ewaluować w stronę zintegrowanego systemu zarządczego wspomagającego podejmowanie decyzji biznesowych. Opisana została koncepcja Kompleksowego Systemu Informacyjnego do Zarządzania UŁ, stworzonego w oparciu o koncepcję rachunkowości zarządczej. Słowa kluczowe: zintegrowany system informatyczny, zintegrowany system informacyjny, rachunkowość zarządcza. 1. Wprowadzenie 1.1 Geneza potrzeb Uniwersytet Łódzki powstał 24 maja 1945 roku i obecnie jest jednym z największych polskich uniwersytetów posiadającym 11 wydziałów. W roku akademickim 2008/2009 studiowało w nim ponad 41.000 osób. Uczelnia zatrudnia ponad 2.200 pracowników naukowych (w tym ponad 200 profesorów tytularnych, 305 doktorów habilitowanych, 891 doktorów). Ze względu na swoje rozmiary oraz uwarunkowania historyczne Uniwersytet Łódzki charakteryzuje się rozbudowaną strukturą administracyjną, różnorodnością form finansowania, liczną grupą pracowników własnych oraz obcych. Jako jednostka tej wielkości i 65 letniej historii posiada własny charakter zarządczy, będący często oczywistą naleciałością przeszłości. Uniwersytet Łódzki nie jest w tym względzie odmienny od wielu innych dużych uczelni państwowych, ale jako jeden z ostatnich posiada ściśle scentralizowana zarządzanie (23.11.2009 Senat UŁ podjął decyzję, że od roku 2010 rozpoczyna proces decentralizacji zarządzania). Jednocześnie jest to uczelnia, która dość wcześnie użytkowała komputery wspomagające różne procesy biznesowe. Jednak to właśnie to ta długa historia użytkowania komputerów stałą się niejako obciążeniem, gdyż według zasady lepsze znane zło od nieznanego, nikt nie miał ochoty wymieniać użytkowanych już systemów informatycznych na lepsze, dopóki wszystko działało (choćby ich działanie było ułomne, czy po prostu nieprzystające do zmieniających się warunków). 614

W 2002 roku Rektorzy UŁ postawili sobie za cel reorganizację wielu sfer administracji uczelni oraz dostarczenie narzędzi informatycznych wspomagających pracę wielu sfer administracyjnych. Jak zaznaczono wcześniej, UŁ posiadał już doświadczenie w użytkowaniu różnego rodzaju systemów czy programów wspomagających pracę poszczególnych działów administracji. Pierwsze próby stosowania komputerów przy naliczaniu płac podjęto 30 lat wcześniej. W latach 80-tych ubiegłego wieku stosowano już kilka różnych programów komputerowch. W chwili podjęcia decyzji o kompleksowej modernizacji funkcjonowało w UŁ około 30 programów wspomagający pracę poszczególnych działów, gdzie do najważniejszych można zaliczyć systemy obsługi studentów, kadr, płac, działu socjalnego, finansowego, rozliczania grantów. Uwzględniając bagaż uczelni w postaci 65 lat funkcjonowania administracji, jak i wielu lat użytkowania, często zupełnie różnych systemów komputerowych, zdano sobie wtedy sprawę, że nie ma na rynku systemów informatycznych gotowego rozwiązania, które wypełniałoby wszystkie potrzeby państwowej uczelni wyższej w Polsce. Ze względu na wymienione czynniki ogromnie trudno było znaleźć na rynku system informatyczny spełniający oczekiwania władz uczelni. Chciano, by system taki pozwoliłby na usprawnienie procesu kontroli, nadzoru i zarządzania tak rozbudowaną jednostką, a Uniwersytet Łódzki stałby się uczelnią konkurencyjna dla zalewających polski rynek uczelni prywatnych nie tylko pod względem jakości uczenia czy oferty pozaedukacyjnej, ale także nowoczesnej struktury organizacyjnej. 1.2 Wstępny plan działania Władze UŁ podjęły strategiczną decyzję o konieczności kompleksowej informatyzacji. Jej nadzór nad dalszymi pracami powierzyły jednemu z prorektorów, który wraz ze współpracownikami przeprowadził dokładną inwentaryzację posiadanych zasobów informatycznych oraz zasobów ludzkich mogących pomóc w dalszych pracach. Kolejnym etapem była analiza rynku w zakresie systemów informatycznych, które w pewnym zakresie można by było wykorzystać. Sporządzono wstępny plan działania, który w pierwszej fazie składał się z trzech zasadniczych nurtów: - Wdrożenia systemu USOS wybranego do obsługi dziekanatu, a powstałego na początku jako projekt realizowany w ramach grantu TEMPUS, następnie przekazanego konsorcjum uczelni wyższych w Polsce (MUCI). Procesem wdrożenia zajęli się pracownicy UŁ (został on szczegółowo opisany w pracy [4]). Krótki zarys jego wdrożenia wraz z napotkanymi problemami opiszemy dalej. - Zaprojektowania i stworzenia Systemu Rektorat a dokładniej niektórych modułów systemu dla potrzeb administracji, takiej jak: kadry, płace, bhp, socjalny, finanse i wiele innych. W tym celu powołano zespół pracowniczo-studencki, któremu powierzono wspomniane zadania. Finansowanie postanowiono w pierwszym etapie pokryć własnymi zasobami. Szerzej o samej koncepcji takiego systemu pisano w pracy [3], natomiast niniejszej artykule objaśniono jedynie pewną chronologię wydarzeń oraz doświadczenia z tego płynące. - Opracowania koncepcji zintegrowanego procesu zarządzania uczelnią - dość szybko zrozumiano, że wypełnienie potrzeb jedynie na poziomie systemów informatycznych to za mało i należy spojrzeć na zagadnienie zarządzania znacznie szerzej. 615

2. Realizacja celów W niniejszym punkcie przedstawiono wdrożenie USOS, tworzenie i wdrożenie kolejnych modułów Systemu Rektorat, oraz plany dotyczące zintegrowanego systemu zarządczego w ujęciu chronologicznym. Ograniczono się tu do przedstawienia najważniejszych, naszym zdaniem, wydarzeń. 2.1. USOS Wrzesień 2002 władze rektorskie podejmują decyzję o wdrażaniu systemu USOS. Rok akademicki 2002/2003 w pierwszym kroku zostaje opracowany schemat organizacyjny całej uczelni i zakodowane zostają wszystkie jednostki dydaktyczne. Następnym krokiem było wprowadzenie do bazy wszystkich kierunków, specjalności i uzyskiwanych certyfikatów, niezależnie od decyzji, które wydziały w pierwszej kolejności będą wdrażane. Zaprojektowano indywidualne sposoby kodowania dla każdego wydziału, rodzaju zajęć, typu punktów za przedmioty, programów studiów i ich etapy. W drodze konsultacji zostały wybrane cztery wydziały, od których rozpoczęto wdrożenie. Jednocześnie przygotowywano słowniki programów studiów dla studentów, którzy od następnego roku mieli być obsługiwani w USOS-ie. Na wydziałach zostały zainstalowane wersje testowe USOS-a. Instalacja oprogramowania ujawniła potrzeby wymiany sprzętu komputerowego w dziekanatach stary nie był wystarczająco wydajny. Od stycznia prowadzone były szkolenia z obsługi systemu dla osób pracujących w dziekanatach. Jednocześnie przeszkolona została grupa studentów informatyki do pomocy przy wprowadzaniu danych. Studenci zostali zobowiązani do wspomagania pracy w dziekanatach do końca roku 2003. Rok akademicki 03/04 do wdrożenia przygotowywane zostały pozostałe wydziały. Wyznaczono terminy zakodowania symboli poszczególnych wydziałów i zdefiniowania dla nich programów studiów. Na wszystkich wydziałach znalazły się stanowiska z bazą produkcyjną i testową. Przez cały czas prowadzone były szkolenia pracowników dziekanatów. Tu również skorzystano z pomocy studentów do zakodowania symboli studentów uczęszczających na zajęciach na wszystkich latach studiów. Rok akademicki 04/05 system USOS działa na całej uczelni, wdrożono podsystem opłat za studia - wiązało się to z procedurą generowania konta bankowego dla każdego studenta uczelni, informacje o wpłatach były codziennie pobierane z banku do bazy. Rok akademicki 05/06 za pomocą systemu USOS zaczęto przyznawać stypendia socjalne i motywacyjne, polecenia wypłaty stypendiów były generowane za pośrednictwem systemu. Rok akademicki 06/07 powszechnie zastosowano zapisy na przedmioty, obsługę akademików oraz drukowanie legitymacji elektronicznej studenta. Rok akademicki 07/08 KIOD rozliczanie kart obciążeń dydaktycznych, wysyłanie korespondencji do grup studenckich w dziekanacie. Rok akademicki 08/09 wdrożono modułu praktyk studenckich oraz rozpoczęto pracę z modułem BWZ. 616

2.2. System Rektorat Wrzesień 2002 władze rektorskie podejmują decyzję o konieczności stworzenia lub kupienia zintergrowanego systemu informatycznego. Po dyskusjach w gronie specjalistów zapada decyzja o tworzenie takiego systemu we własnym zakresie. Miał być on tworzony etapowo poczynając od modułu kadrowo - płacowego. Luty 2003 powstaje 4 osobowa grupa złożona z pracowników ówczesnego Wydziału Matematyki, której zadaniem jest wstępne rozpoznanie zakresu prac i wybór technologii tworzenia. Wrzesień 2003 grupa rzoszerza się do 6 osób i rozpoczynają się prace programistyczne. Czerwiec 2004 moduł Kadry zostaje utworzony, wdrożony i przekazany do użytkowania, jednocześnie rozpoczynają się prace nad modułem Płace. Grupa liczy już 8 pracowników. Styczeń 2005 wdrożona zostaje podstawowa funkcjonalność modułu Płace. Rozpoczynają się dalsze prace nad rozszerzeniem modułu oraz tworzenie modułu Elektronicznej Rekrutacji. Grupa liczy kilkanaście osób i mniej więcej w tej liczności pozostaje do dziś. Czerwiec 2005 rekrutacja na UŁ zostaje rozszerzona o formę elektroniczną, która spotkała się z bardzo dobrym przyjęciem u kandydatów na studia. Styczeń 2006 moduł Płace zostaje rozszerzony o Podatki i Umowy. Moduł Rekrutacja zostaje poszerzony o nową funkcjonalność, przez co władze podejmują decyzję o całkowitej rezygnacji z rekrutacji papierowej. Rozpoczynają się pracę nad modułem KIOD służącym do rozliczania godzin dydaktycznych prowadzonych przez nauczycieli. Moduł ten czerpie dane o przepracowanych godzinach z wdrożonego już w tym czasie systemu USOS. Czerwiec 2006 rozpoczynają się prace nad modułem Socjalny oraz BHP. Rozpoczynają się pracę nad portalem informacyjnym dla pracowników, na którym będzie można zobaczyć swoje informacje kadrowe i płacowe. Styczeń 2007 rozpoczynają się pracę nad nowym portalem informacyjnym UŁ (portal UNI) oraz portalem dla studentów. Rozpoczynają się pracę nad automatyczną synchronizacją systemów: Rektorat i USOS. Rok 2008 wdrożone i użytkowane są następujące moduły: Kadry, Płace, Rachunki, Podatki, BHP, Rekrutacja, Portal UNI. Stworzony zostaje portal do obsługi zapisów na Przysposobienie Obronne, tymczasowy portal dla BWZ (wymiana studencka w ramach programów międzynarodowych). Rok 2009 trwają prace nad nowoczesnym portalem uczelni, następuje wstępna integracja, na poziomie baz, użytkowanych systemów. Powstają systemy: Giełda Pracowników Niedopensowanych, Portal Badań Naukowych, Biuro Karier Zawodowych. 2.3. Zintegrowany system zarządczy Kwiecień 2004 rozpoczynają się rozmowy z różnymi naukowcami z Wydziałów Ekonomii i Zarządzania, nad możliwością powołania grupy, której celem byłoby stworzenia dokumentacji do zintegrowanego systemu do zarządzania uczelnią. 617

Jesień 2004 powstają dwa zespoły, których celem jest stworzenie dokumentacji na potrzeby rachunkowości zarządczej oraz projektu informatycznego zintegrowanego systemu zarządczego. Lata 2004/2006 zespół tworzący założenia do systemu rachunkowości zarządczej prowadzi wywiady z różnymi działami chcąc pozyskać jak najdokładniejszy obraz planowanego systemu informacyjnego. Październik 2006 władze UŁ otrzymują pełny projekt zintegrowanego systemu opartego na rachunkowości zarządczej, stworzonego pod kierownictwem prof. Ireny Sobańskiej - kierownika Katedry Rachunkowości Wydziału Zarządzania UŁ. Lata 2006/2007 podejmowane są rozmowy z różnymi firmami, które posiadają systemy finansowo-księgowe stworzone pod kontem rachunkowości zarządczej. Celem UŁ jest integracja posiadanych modułów z takim systemem. Lata 2008/2009 ze względu na okres wyborów nowych władz UŁ oraz niemożność znalezienia systemu informatycznego odpowiadającego dokładnie postawionym wymaganiom nadal trwają rozmowy i dalsze poszukiwania. 3. System informacyjny do zarządzania UŁ Zintegrowany system informatyczny nigdy nie będzie istniał bez informacji, których źródłem jest system rachunkowości finansowej i rachunkowości zarządczej. Dlatego też rachunkowość jest niezbędnym i niezwykle istotnym elementem kompleksowego sytemu informacyjnego firmy. Jednak, choć nie sposób nie docenić roli tej dziedziny zarządzania, nie można zapominać o innych jego elementach. Korzystając ze zgromadzonych i właściwie przetworzonych danych, pozostałe obszary zarządzania dają menadżerom efektywne i skuteczne narzędzia do kierowania przedsiębiorstwem [1]. Dlatego też system informatyczny to tylko narzędzie. Aby dobrze funkcjonowało, potrzebuje odpowiednich procedur, czyli logicznie ułożonych algorytmów ukierunkowanych na potrzeby użytkowników. Mówiąc inaczej system informatyczny to narzędzie do obsługi systemu informacyjnego. Dla spełnienia wymagań, które są stawiane na świecie, przed nowoczesnym i efektywnym procesem kształcenia, jak pisano wcześniej, w 2006 roku z inicjatywy władz Uniwersytetu Łódzkiego opracowano projekt Kompleksowego Systemu Informacyjnego do Zarządzania UŁ zorientowanego na procesy zarządzania uczelnią wyższą. Projekt ten został opracowany w latach 2006 2007 przez około trzydziesto osobowy zespół pracowników naukowo dydaktycznych UŁ pod kierownictwem prof. dr hab. Ireny Sobańskiej kierownika Katedry Rachunkowości Wydziału Zarządzania UŁ. Opracowany projekt Kompleksowego Systemu Informacyjnego do Zarządzania UŁ jest unikatowy na skalę europejską i niesie ze sobą innowacyjne rozwiązania w zakresie pomiaru kosztów, przychodów i wyników zarówno Uniwersytetu Łódzkiego jako całości jak i poszczególnych jego jednostek, procesów oraz jego produktów (usług). Należy zauważyć, że publiczne uczelnie wyższe, do których należy UŁ, działają obecnie w warunkach silnej konkurencji i komercyjnego rynku, co zmusza je do restrukturyzacji i zmiany dotychczasowych procesów zarządzania. Główną bazą projektu Zintegrowanego Systemu Informacyjnego jest silnie rozbudowany podsystem rachunkowości zarządczej. Uniwersytet Łódzki jest pionierem takiej koncepcji w skali europejskiej. Od kilku lat część uczelni wyższych w Polsce próbuje wdrażać podobne rozwiązania, lecz w praktyce sprowadzają się one jedynie do obsługi funkcji finansowo-księgowej zorientowanej na sprawozdawczość zewnętrzną, a nie na 618

pomiar rentowności produktów i usług uczelni. Wynika to faktu, że istnieje pewien brak zrozumienia lub też rozróżnienia czym jest system informacyjny, a czym jest system informatyczny. Stąd też uczelnie wyższe, które nie przygotowały projektu systemu informacyjnego dostosowanego do potrzeb zarządzania, a jedynie skupiły się na wdrożeniu narzędzi informatycznych, nie osiągnęły celów, które zostały wyznaczone jako priorytetowe przez władze Uniwersytetu Łódzkiego. Według naszej wiedzy, do tej pory żadna z uczelni w Polsce nie przeprowadziła wdrożenia systemu informatycznego zorientowanego na tworzenie analitycznych danych zarządczych niezbędnych zarówno do procesów zarządzania uczelnią wyższą, jak również do spełnienia wymagań informacyjnych Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Projekt Kompleksowego Systemu Informacyjnego do Zarządzania UŁ jest unikalny nie tylko na skalę krajową, jak również na skalę europejską. Zawiera on ma około 2500 stron maszynopisu i jest ukierunkowany przede wszystkim na tworzenie wewnętrznych informacji zarządczych niezbędnych do zdecentralizowanego procesu zarządzania, a następnie na ich podstawie na prezentację i ujawnianie informacji wymaganych przez odbiorców zewnętrznych (wymogi regulacyjne Ustawy o rachunkowości, Ustawy o finansach publicznych, obecne i przyszłe wymogi informacyjne Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego, wymogi sprawozdawczości dla projektów unijnych itd.). Wykorzystanie w praktyce ogromnego potencjału jaki niesie ze sobą projekt Kompleksowego Systemu Informacyjnego do Zarządzania UŁ wymaga zastosowania zintegrowanego systemu informatycznego. Programy tej klasy zaliczane są do nowoczesnych technologii informacyjnych. Są to systemy klasy MRP I i MRP II, które były wcześniej budowane lub bardziej nowoczesne zaliczane do klasy ERP. Systemy te zbudowane są na wspólnej bazie danych, która umożliwia (poprzez system zarządzania bazą danych): jednokrotne wprowadzenie określonej wartości danych, wykorzystywanej wielokrotnie w różnych podsystemach przez różnych użytkowników, szybki i łatwy dostęp do danych przez upoważnione osoby, obsługę stałych potrzeb informacyjnych użytkowników dzięki możliwości kierowania zapytań do bazy danych w języku SQL, zapewnienie elastyczności bazy danych, polegającej na prostej, w stosunku do tradycyjnej technologii, dokonywania w niej zmian (zmiany w bazie danych są niezależne od aplikacji), zachowanie wewnętrznej zgodności danych zawartych w bazie (integralność) [2]. Oprogramowanie Kompleksowego Systemu Informacyjnego do Zarządzania UŁ wymaga stworzenia nowego narzędzia informatycznego lub też co najmniej istotnej modyfikacji już istniejącego. Dlatego też wybór dostawcy oprogramowania i jednocześnie partnera w tworzeniu nowego rozwiązania, które będzie prekursorem w tej dziedzinie powinien być wyznaczony następującymi cechami: dużym doświadczeniem ewentualnego kooperanta we współpracy na podobnym obszarze z Uniwersytetem Łódzkim lub inną dużą publiczną uczelnią przede wszystkim w zakresie wdrażania podsystemu rachunkowości zarządczej, która jest głównym elementem Kompleksowego Systemu Informacyjnego do Zarządzania UŁ, zaawansowanym modułem zarządzania projektami ściśle powiązanym z podsystemem rachunkowości zarządczej zarządzanie projektami leży u podstaw podsystemu rachunkowości zarządczej opracowanego przez Zespół pod 619

kierunkiem prof. Ireny Sobańskiej, w którym założono, że większość produktów i usług uniwersytetu wykonywanych jest w formie projektów (np. każdy kierunek studiów jest odrębnym projektem w którym alokowane są wszystkie koszty indywidualne i wspólne projektu), zaawansowanymi możliwościami rozliczania kosztów świadczeń wewnętrznych -w projekcie Kompleksowego Systemu Informacyjnego do Zarządzania UŁ wykorzystano koncepcję wewnętrznych cen transferowych do wyceny i rozliczeń kosztów świadczeń wewnętrznych, która będąc jednym z najbardziej efektywnych narzędzi rachunkowości zarządczej w tym obszarze wymaga jednocześnie obsługi złożonych procedur rozliczeń kosztów oraz obliczania i alokacji odchyleń kosztów rzeczywistych od cen transferowych. Ze względu na złożoność i strukturę procesów i produktów w Uniwersytecie Łódzkim, powinien być oparty na zaawansowanym silniku relacyjnej bazy danych umożliwiającym integrację z posiadanymi już przez UŁ systemami, jak i możliwość łatwego tworzenia w przyszłości tzw. hurtowni danych. Uniwersytet Łódzki posiada systemy informatyczne oparte o bazy danych różnych producentów. Jeden z najważniejszych systemów USOS, który obecnie staje się w Polsce, wśród dużych uczelni publicznych, de facto standardem systemu do obsługi toków studiów (obecnie używa go 31 uczelni wyższych w Polsce) wykorzystuje bazę ORACLE. Stąd też nowy zintegrowany system informatyczny powinien być, zdaniem autorów, oparty o tę bazę danych, aby zoptymalizować nie tylko koszty, ale również, a może przede wszystkim, aby zapewnić sprawną obsługę i niezawodność pracy w danym środowisku. Wdrożenie takiego systemu będzie wymagało wspólnego rozwiązywania problemów na przecięciu Uniwersytet Łódzki firma wdrażająca, przez co wdrożenie to staje się trudne i obarczone znacznym ryzykiem (różna jakość zespołów wdrażających systemy klasy ERP). 4. Podsumowanie Można stwierdzić, że obecnie UŁ jest jedną z najbardziej zaawansowanych uczelni w Polsce jeśli chodzi o stopień informatyzacji pod kątem systemów informatycznych jak i infrastruktury technicznej. Co więcej, plany na najbliższe lata są wielce obiecujące zwłaszcza możliwość wprowadzania systemu rachunkowości zarządczej jest nowym na skalę Polski pomysłem. Wszystko to było i jest możliwie dzięki ogromnemu wysiłkowi wielu osób zaangażowanych w prace, jak i przychylności władz, które nie tylko popierały taki rozwój ale również znalazły sposoby na finansowanie przedsięwzięcia. Z pewnością nie ustrzeżono się wielu błędów i potknięć po drodze, jednak podsumowując cały w tej chwili już 7 letni okres można uznać, że założenia postawione w 2002 roku realizowane są z sukcesem. Literatura 1. Kalinowski J.: Wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego do procesu dydaktycznego realizowanego na Wydziale Zarządzania Uniwersytetu Łódzkiego, Zeszyty Teoretyczne Rady Naukowej Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, Tom 23 (79), Warszawa 2004. 2. Sobańska I.: Rachunkowość kontraktów długoterminowych w warunkach zintegrowanego systemu informatycznego, [w:] Sobańska I., Czajor P., Kalinowski J., Kontrakty długoterminowe. Koszty Przychody Wyniki (red. I. Sobańska), Difin, 620

Warszawa 2004. 3. Sobieski Ś.: Koncepcja systemu informatycznego wspomagającego pracę państwowej uczelni wyższej oraz omówienie wybranych modułów, Bazy danych: modele, technologie, narzędzia. Analiza danych i wybrane zastosowania Tom II, Wydawnictwo Komunikacji i Łączności, Warszawa 2005, 273-279. 4. Sobieski Ś.: Ryzyko realizacji projektów informatycznych w oparciu o zespół pracowniczo-studencki - studium przypadku, Materiały Ogólnopolskiej Konferencji Naukowej Ryzyko Przedsięwzięć Informatycznych", Politechnika Szczecińska, Wydział Informatyki, 2006, pp. 181-187. Dr Ścibór SOBIESKI Wydział Fizyki i Informatyki Stosowanej Uniwersytet Łódzki 90-236 Łódź, ul. Pomorska 149/153 e-mail: scibor.sobieski@uni.lodz.pl Dr Jacek KALINOWSKI Wydział Zarządzania Uniwersytet Łódzki 90-237 Łódź, ul. Matejki 22/26 e-mail: jacek.kalinowski@finansus.pl 621