Uchwała Zarządu Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej nr 13/2013 z dnia 25 lutego 2013r. w sprawie przyjęcia Systemu Realizacji Projektu Rodzice super tacy od jutra idą do pracy Na podstawie 23 ust. 2 lit. a Statutu Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej uchwala się co następuje: 1. Zatwierdza się System Realizacji Projektu Rodzice super tacy od jutra idą do pracy, na który składa się: a) Regulamin projektu stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszej uchwały, b) Zasady współpracy i komunikacji w trakcie realizacji projektu stanowiące Załącznik nr 2 do niniejszej uchwały, c) Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z projektem stanowiące Załącznik nr 3 do niniejszej uchwały. Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia 2. 3. Wykonanie uchwały powierza się Prezesowi Zarządu.
Załącznik nr 1 REGULAMIN PROJEKTU Rodzice super tacy od jutra idą do pracy Regulamin Projektu Rodzice super tacy od jutra idą do pracy 1. Postanowienia ogólne 1. Niniejszy regulamin określa główne warunki przystąpienia i zasady udziału w projekcie pt. Rodzice super tacy od jutra idą do pracy, realizowanym w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.5 Wspieranie rozwiązań na rzecz godzenia życia zawodowego i rodzinnego. 2. Projekt realizowany jest w partnerstwie, którego liderem jest: Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej, z siedzibą w Łagowie, ul. Rakowska 5. 3. Partnerami projektu są: a) Partner 1: b) Partner 2: 4. Projekt współfinansowany jest przez Unię Europejską (UE) ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) na podstawie umowy nr UDA POKL.01.05.00-00- 248/12-00 o dofinansowanie realizacji projektu podpisanej z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej. 5. Czas realizacji projektu: 01 styczeń 2013 r. 31 grudnia 2014 r. 6. Ogólny nadzór oraz rozstrzyganie spraw nieuregulowanych niniejszym regulaminem należy do kompetencji dyrektora biura Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej. 2. Przedmiot projektu 1. Przedmiotem projektu jest stworzenie możliwości powrotu na rynek pracy osób po przerwie związanej z urlopem macierzyńskim lub wychowawczym oraz stworzenie dla osób wychowujących dzieci do 3 lat warunków aktywnego poszukiwania zatrudnienia. 2. Wsparcie oferowane w ramach projektu dotyczy: a) utworzenia i funkcjonowania klubu dziecięcego w gm. Pawłów, b) doposażenia i funkcjonowania żłobka w gm. miejsko-wiejskiej Jędrzejów. 3. Za zadania związane z przedmiotem, o którym mowa w 2 ust. 3 lit. a), odpowiada Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej. 4. Za zadania związane z przedmiotem, o którym mowa w 2 ust. 3 lit. b), odpowiada Partner 1. 3. Grupa docelowa projektu 1. Projekt skierowany jest do 20 osób aktywnie poszukujących zatrudnienia na rynku pracy oraz 10 osób które powrócą do pracy po urlopie macierzyńskim lub wychowawczym; 2. Dla 16 dzieci w wieku do 3 lat uczęszczających do klubu dziecięcego. 3. Dla 10 dzieci w wieku do 3 lat uczęszczających do żłobka. 4. Procedury rekrutacji
1. Rekrutację prowadzi się w Biurze Projektu. 2. Rekrutację prowadzi Komisja Rekrutacyjna w składzie: koordynator projektu, dyrektor klubu, dyrektor żłobka. 3. Informacje o rekrutacji zamieszczone są na tablicy ogłoszeń w siedzibie Biura Projektu, na stronie internetowej www.lgd-srws.pl oraz na stronie internetowej projektu. 4. Procedura rekrutacji obejmuje następujące etapy: a) wypełnienie i złożenie formularza zgłoszeniowego, b) weryfikacja kryteriów formalnych, ocena kwalifikowalności, c) złożenie i podpisanie Deklaracji uczestnictwa w projekcie. 5. Zasady przyjmowania zgłoszeń: a) formularze zgłoszeniowe dostępne będą na stronie internetowej projektu, w siedzibie Biura Projektu, stronie internetowej gminy Pawłów oraz Lokalnej Grupie działania Ziemia Jędrzejowska-GRYF, żłobka Bajka w Jędrzejowie. b) formularz należy wypełnić czytelnie, drukowanymi literami, podpisać oraz osobiście dostarczyć do Biura Projektu wraz z kompletem wymaganych dokumentów przed zakończeniem procesu rekrutacji. 6. Rekrutacja będzie prowadzona w terminach ogłaszanych na stronie projektu. 7. Zasady kwalifikacji do udziału w projekcie: a) kwalifikację do udziału w projekcie prowadzi Komisja Rekrutacyjna; b) Komisja Rekrutacyjna dokonuje oceny kwalifikowalności po zakończeniu okresu przyjmowania formularzy zgłoszeniowych; c) w pierwszej kolejności będą przyjmowane dzieci rodziców: - jeden rodzic pracuje a drugi chce powrócić na rynek pracy - powracających do pracy po urlopach macierzyńskich i wychowawczych, - samotnie wychowujących dzieci, - dzieci z rodzin o niskich dochodach. 8. Lista rezerwowa utworzona zostanie z dzieci, które z powodu wyczerpania limitu miejsc nie zakwalifikują się do udziału w projekcie. 9. Osoby z listy rezerwowej będą kwalifikowane do udziału w projekcie w sytuacji rezygnacji osób wcześniej zakwalifikowanych. 10. Decyzję o włączeniu do uczestnictwa w projekcie dzieci z listy rezerwowej podejmuje koordynator projektu. 11. W przypadku zgłoszenia się nie wystarczającej liczby dzieci zostaną podjęte dodatkowe działania informacyjno-promocyjne. 5. Zasady uczestnictwa 1. Rodzice dzieci biorących udział w projekcie zobowiązana jest do: a) punktualnego i osobistego przyprowadzania i odbierania dzieci, b) informowania personelu klubu dziecięcego o następujących sytuacjach: - nieobecności dziecka, - odbierania dziecka przez osoby trzecie, c) aktywnego przyprowadzania dzieci do oddziałów,
d) niezwłocznego odebrania dziecka z punktu przedszkolnego po otrzymaniu informacji od personelu szczególnie w następujących sytuacjach: - klęsk żywiołowych zagrażających zdrowiu i życiu dziecka, - wypadków, - zdiagnozowaniu choroby, - innych sytuacji losowych, które mogłyby zagrozić życiu lub zdrowiu dziecka. e) wypełnianie ankiet ewaluacyjnych i monitoringowych. 2. Dopuszcza się usprawiedliwione nieobecności dzieci spowodowane chorobą lub ważnymi sytuacjami losowymi. Usprawiedliwienie jest dokonywane na podstawie przedstawionego zwolnienia lekarskiego/ opieka nad dzieckiem, dokumentacji medycznej lub karty leczenia szpitalnego oraz pisemnego oświadczenia rodzica. 6. Zasady monitoringu uczestników/uczestniczek szkoleń 1. Uczestnicy/uczestniczki projektu zobowiązani są podać dane niezbędne organizatorom do wypełnienia kwestionariusza PEFS którego celem jest gromadzenie informacji na temat osób i instytucji korzystających ze wsparcia w ramach EFS, oraz określenie efektywności realizowanych zadań w procesie badań ewaluacyjnych po zakończeniu realizacji projektu. 2. Uczestnicy/uczestniczki projektu mają prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich modyfikowania. 3. Administratorem zebranych danych osobowych jest Instytucja Zarządzająca dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - Minister Rozwoju Regionalnego ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa. 4. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu udzielenia wsparcia i obsługi Projektu. 5. Dane osobowe mogą zostać udostępnione innym podmiotom w celu ewaluacji, jak również w celu realizacji zadań związanych z monitoringiem i sprawozdawczością w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 6. Podanie danych jest dobrowolne, aczkolwiek odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości udzielenia wsparcia w ramach Projektu; 7. Uczestnicy/uczestniczki projektu zobowiązani są do udziału we wszelkich badaniach ankietowych, ewaluacyjnych przeprowadzanych w trakcie i w przeciągu 12 miesięcy po zakończeniu realizacji projektu. 8. Uczestnicy/uczestniczki projektu już w trakcie rekrutacji akceptują zasady ewaluacji projektu, co poświadczają własnoręcznym podpisem na formularzu zgłoszeniowym. 7. Zasady rezygnacji z uczestniczenia w projekcie 1. W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w projekcie należy niezwłocznie poinformować o tym fakcie osobiście, telefonicznie bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej koordynatora projektu. 2. W przypadku rezygnacji z zajęć projektu w trakcie ich trwania uczestnik/uczestniczka projektu zobowiązany/-a jest do złożenia pisemnego oświadczenia dotyczącego przyczyn rezygnacji. 3. Organizator zastrzega sobie prawo skreślenia danej osoby z listy uczestników projektu w przypadku naruszenia postanowień niniejszego regulaminu oraz zasad współżycia społecznego.
8. Postanowienia końcowe 1. Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia. 2. Organizator zastrzega sobie zmianę regulaminu w każdym czasie. 3. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej projektu.
Załącznik nr 2 ZASADY WSPÓŁPRACY I KOMUNIKACJI W TRAKCIE REALIZACJI PROJEKTU Zapewnienie sprawnej realizacji zadań w ramach projektu Rodzice super tacy jutro idą do pracy oraz utrzymanie wysokiej jakości wypracowywanych produktów wymaga określenia jasnych zasad współpracy oraz opracowania procedur komunikacji pomiędzy uczestnikami projektu. W celu zapewnienia sprawnej komunikacji pomiędzy uczestnikami projektu konieczne jest określenie: 1. zasad obiegu informacji pomiędzy poziomami organizacyjnymi projektu oraz 2. zasad tworzenia, obiegu i archiwizowania dokumentów projektowych, w tym przekazywanych produktów prac. 1. Zasady obiegu informacji: Za zapewnienie sprawnej komunikacji podczas projektu odpowiedzialne będą w różnym zakresie wszystkie poziomy organizacyjne projektu. Koordynator projektu będzie odpowiedzialny za informowanie o postępie prac projektowych, potrzebach modyfikacji w projekcie oraz istotnych ryzykach projektu (np. zagrożenia wykonania harmonogramu). Koordynator będzie też odpowiedzialny za: a) przygotowanie listy zadań do realizacji w ramach projektu, b) opis wykonanych prac, pełną sprawozdawczość z realizacji poszczególnych zadań projektowych, c) szacunkową ocenę stopnia zaawansowania prac, d) ocenę ryzyka zagrażającego terminowej realizacji poszczególnych zadań, e) propozycje zmian projektowych zmiany do harmonogramu lub zakresu prac, f) postępów w rekrutacji organizacji oraz indywidualnych uczestników do projektu, g) kwalifikowalności bądź niekwalifikowalności osób zainteresowanych udziałem w projekcie, h) zmianie danych osobowych uczestników/uczestniczek projektu (w tym głownie danych teleadresowych), i) przygotowanie regulaminu projektu, rekrutacji i promocji, j) przygotowanie planu monitoringu i ewaluacji działań z wykorzystaniem różnych technik mierzących, k) prawidłowe opisywanie dokumentów księgowych zgodne z zasadami finansowania PO KL uwzględniające w szczególności: - numer umowy o dofinansowanie projektu, - informację o współfinansowaniu projektu ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, - nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie, w ramach którego wydatek jest poniesiony (dodatkowo adnotację, jeśli wydatek dotyczy kosztów pośrednich), - kwotę kwalifikowaną lub w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań, kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania, - każdy dokument powinien być opatrzony informacją o poprawności merytorycznej oraz formalno-rachunkowej oraz w przypadku gdy dokument dotyczy zasady konkurencyjności adnotacji o wydatkowaniu zgodnie z nią.
Księgowa zobligowana jest do przekazywania koordynatorowi projektu, na 10 dni roboczych przed przygotowaniem poszczególnego wniosku o płatność, kserokopii dokumentów księgowych, tj.: a) wyciągów bankowych, b) faktur, rachunków, c) list płac. Forma przekazania: osobiście lub pocztą. Dokumenty księgowe, prócz faktur, winny zawierać: kolejny numer dowodu zgodny z ewidencją księgową. Wyciąg z ewidencji księgowej (raport) powinien umożliwić uzyskanie informacji dotyczących: a) numeru faktury VAT lub innego dokument związanego z wydatkiem, b) wewnętrzny numer dokumentu księgowego, c) datę wystawienia dokumentu księgowego oraz datę zapłaty, d) określenie zakupionego towaru/usługi (rodzaj wydatku kwalifikowanego), e) kwotę wydatków kwalifikowanych (wydatki brutto kwalifikowalne i VAT kwalifikowalny), f) informację na temat poniesienia wydatków w ramach cross-financingu. 2. Zasady tworzenia, obiegu i archiwizowania dokumentów projektowych, w tym przekazywanych produktów prac Za bieżące administrowanie procesem obiegu i archiwizacji dokumentów projektowych odpowiada Koordynator projektu. Komunikacja wewnętrzna pomiędzy Koordynatorem projektu a poszczególnymi osobami zaangażowanymi w realizację projektu będzie oparta o dwa podstawowe typy dokumentów projektowych: a) sprawozdania, b) notatki ze spotkań. W celu usprawnienia i przyspieszenia obiegu dokumentacji projektowej wszelkie produkty prac, raporty oraz notatki ze spotkań mogą być przekazywane drogą elektroniczną (z opcją potwierdzenia). W przypadku wybranych dokumentów oraz ostatecznych wersji produktów prac wymagana będzie oprócz wersji elektronicznej również wersja papierowa dokumentów podpisana przez wykonawcę zadania. Zespoły Zadaniowe zobowiązane będą do przygotowania produktów prac w terminach i w zakresie określonym w harmonogramie.
Załącznik nr 3 Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z projektem 1. Niniejsze zasady archiwizacji dokumentacji dotyczą projektu Rodzice super tacy od jutra idą do pracy. 2. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu będą przechowywane co najmniej do 31 grudnia 2024 r. zgodnie z 12, pkt. 1 umowy ramowej w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Realizator projektu poinformuje Instytucję Pośredniczącą o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem. 3. Miejsca archiwizacji dokumentacji jest siedziba Stowarzyszenia Rozwoju Wsi Świętokrzyskiej. 4. Realizator Projektu obowiązkowo będzie przechowywał dokumenty: a) oryginał złożonego wniosku o dofinansowanie projektu, b) pisma informujące o akceptacji wniosku i przyznaniu dofinansowania, c) umowę o dofinansowaniu projektu, d) faktury i inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, e) wyciągi z konta bankowego projektu, f) sprawozdania i dokumenty potwierdzające zawarte w nich informacje, g) wnioski płatnicze, h) istotną korespondencję, w tym zwłaszcza dotyczącą zmian w projekcie, i) umowy z wykonawcami wraz z dokumentacją dotyczącą sposobu wyłonienia wykonawcy, j) wykaz beneficjentów ostatecznych projektu oraz zestawienie danych ich dotyczących, k) listy obecności uczestników, l) programy zajęć opiekuńczych, m) dokumenty potwierdzające osiągnięcie przez beneficjentów ostatecznych określonych rezultatów, n) ankiety oceny projektu przez beneficjentów ostatecznych. 5. Dopuszcza się w uzasadnionych przypadkach archiwizację dokumentów na nośnikach CD, jednak preferowane są wersje wydrukowane dokumentacji.