Nr sprawy AZP-240/PN-p30/005/2019-119 Lublin, 14.03.2019 r. Wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego Wyjaśnienie i modyfikacja treści SIWZ Dotyczy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej nieprzekraczającej 221 000 EURO prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego pn.: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Katolickiego Uniwersytetu Jana Pawła II Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II jako Zamawiający w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, działając zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2018 r., poz. 1986 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą Pzp, przekazuje treść zapytań i odpowiedzi do wiadomości Wykonawców, bez ujawniania źródła pytania wraz z wyjaśnieniem treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zwanej dalej SIWZ : Pytanie nr 1 W OPZ Rozdział 1 pkt 10 Zamawiający wymaga, aby przedstawiciel Wykonawcy dokonujący odbioru przesyłek były zatrudnione u Wykonawcy w ramach umów o pracę. W OPZ Rozdział 1 pkt 34 Zamawiający określa obowiązek zatrudnienia na podstawie umowy o pracę wszystkich osób wykonujących czynności w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia jeżeli wykonywanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Wykonawca informuje, że wskaźnik zatrudnienia osób realizujących zamówienie na podstawie umowy o pracę na poziomie 100% nie jest możliwy do zapewnienia przez Wykonawców. Zawsze istnieje ryzyko zatrudnienia chociażby na zastępstwo urlopowe pracowników na podstawie umowy zlecenia, co nie zwalnia Wykonawcy z odpowiedzialności za należyte realizowanie przedmiotu zamówienia. Wykonawca informuje, iż warunek postawiony przez Zamawiającego jest nadmierny, gdyż żaden z wykonawców funkcjonujących na rynku usług pocztowych nie jest w stanie go spełnić, a tym samym zapewnić, iż w realizacji zamówienia udział brać będą jedynie pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę, tym bardziej, że Prawo Pocztowe dopuszcza posiadanie sieci agencji pocztowych. Żaden wykonawców funkcjonujących na rynku nie będzie w stanie złożyć oferty i podjąć się realizacji zamówienia na warunkach określonych w SIWZ. Określenie przez Zamawiającego takiego wymogu w postępowaniu, niemożliwego do dotrzymania, przy uwzględnieniu specyfiki przedmiotu zamówienia oraz obowiązujących na danym rynku reguł związanych z realizacją tego typu zamówień, może w sposób bezpośredni prowadzić do naruszenia zasady uczciwej konkurencji i tym samym do naruszenia powyższych norm prawnych. Fakt, że Wykonawca będący jednocześnie Operatorem Wyznaczonym może w ogóle nie złożyć oferty w realiach niniejszej sprawy, powinien zostać uznany za okoliczność świadczącą o tym, że przewidziany przez Zamawiającego wymóg, nie znajdujący oparcia w uzasadnionych potrzebach Zamawiającego i w specyfice przedmiotowego postępowania, może utrudniać udział w postępowaniu. W związku z powyższym Wykonawca wnosi o usunięcie wskazanego wymogu w OPZ Rozdział 1 pkt 10 oraz o modyfikację w OPZ Rozdział 1 pkt 34: Zamawiający określa obowiązek zatrudnienia na podstawie umowy o pracę minimum 85% osób wykonujących czynności w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia jeżeli wykonywanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. 1 Odpowiedź 1: Zamawiający informuje, iż modyfikuje zapisy w OPZ pkt 10 w następujący sposób: Zamawiający wymaga, aby odbioru przesyłek od Zamawiającego dokonywał upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Zamawiający informuje, iż modyfikuje zapisy w OPZ pkt 34 w następujący sposób: Zamawiający określa obowiązek zatrudnienia na podstawie umowy o pracę minimum 85% osób wykonujących czynności w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia jeżeli wykonywanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Pytanie nr 2 W OPZ Rozdział 1 pkt 11 oraz w Załączniku nr 6 do SIWZ 4 ust. 3 Wzór umowy Zamawiający wymaga, aby przyjęcie przesyłek przygotowanych do wyekspediowania było każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę pieczęcią, podpisem i datą w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek (dla przesyłek zwykłych). Wykonawca wnosi o modyfikację zapisów: OPZ Rozdział 1 pkt 11: Zamawiający wymaga, aby przyjęcie przesyłek przygotowanych do wyekspediowania było każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę poprzez umieszczenie daty, dokładnej godziny oraz czytelnego podpisu w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek (dla przesyłek zwykłych) oraz
Załączniku nr 6 do SIWZ 4 ust 3 Wzór umowy Odbiór przesyłek przygotowanych do wysłania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę poprzez umieszczenie daty, dokładnej godziny oraz czytelnego podpisu w Pocztowej Książce Nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek (dla przesyłek zwykłych). Odpowiedź 2: Zamawiający informuje, iż modyfikuje zapisy w OPZ pkt 11 w następujący sposób: Zamawiający wymaga, aby przyjęcie przesyłek przygotowanych do wyekspediowania było każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę poprzez umieszczenie daty, dokładnej godziny oraz czytelnego podpisu w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek (dla przesyłek zwykłych) Zamawiający informuje, iż modyfikuje zapisy Załącznika nr 6 do SIWZ 4 ust 3 Wzór umowy w następujący sposób: Odbiór przesyłek przygotowanych do wysłania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę poprzez umieszczenie daty, dokładnej godziny oraz czytelnego podpisu w Pocztowej Książce Nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek (dla przesyłek zwykłych). Pytanie nr 3 W OPZ Rozdział 1 pkt 31 oraz 32 Zamawiający wymaga dołączenia do faktur specyfikacji ilościowo-wartościowej poszczególnych przesyłek pocztowych. Wykonawca wnosi o możliwość rezygnacji przez Zamawiającego z otrzymywania specyfikacji ilościowo-wartościowej, gdyż Zamawiającego są wystawiane oddzielnie dla każdej jednostki uniwersyteckiej faktury dla Odpowiedź 3: Zamawiający informuje, iż pozostawia zapisy OPZ pkt. 31 oraz 32 bez zmian. Specyfikacje ilościowo- wartościowe poszczególnych przesyłek pocztowych stanowią dokumentację niezbędną dla Kancelarii Ogólnej oraz Działu Finansowego Kul. Pytanie nr 4 Zamawiający określa w Załączniku nr 1 do SIWZ rozdział II Wycena przedmiotu zamówienia w kolumnie D Szacunkowa ilość przesyłek na rok 2018 Wykonawca wnosi o modyfikację poprzez zmianę zapisów na Szacunkowa ilość przesyłek w okresie 12 miesięcy Odpowiedź 4: Zamawiający informuje, iż modyfikuje zapisy Załącznika nr 1 rozdział II Wycena przedmiotu zamówienia w kolumnie D w następujący sposób: 2 Szacunkowa ilość przesyłek w okresie 12 miesięcy Pytanie nr 5 W Załącznika nr 1 do SIWZ rozdział II Wycena przedmiotu zamówienia, Przesyłki krajowe Lp. od 7 do 10 Zamawiający wskazuje do wyceny paczki pocztowe w obrocie krajowym w wadze do 20 kg. Zgodnie z zapisem OPZ pkt Rozdział I pkt 1 ppkt 10 i 11, przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług paczki pocztowe ekonomiczne i priorytetowe z potwierdzenia odbioru i bez potwierdzenia odbioru w obrocie krajowym zgodnie z regulaminem świadczenia usługi. Wykonawca informuję, że zgodnie z zapisami ustawy Prawo Pocztowe Art. 45. ust.1 pkt 1c i pkt 2 do usług powszechnych zalicza się świadczone w obrocie krajowym i zagranicznym w ramach obowiązku, o którym mowa w art. 46, usługi pocztowe obejmujące: przyjmowanie, sortowanie, przemieszczanie i doręczanie: paczek pocztowych, w tym z zadeklarowaną wartością, o masie do 10 000 g i wymiarach, z których największy nie przekracza 1500 mm, a suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość nie przekracza 3000 mm oraz sortowanie, przemieszczanie i doręczanie nadesłanych z zagranicy paczek pocztowych o masie do 20 000 g i wymiarach, o których mowa w pkt 1 lit. c. Wykonawca wnosi o modyfikację Załącznika nr 1 do SIWZ rozdział II Wycena przedmiotu zamówienia, Przesyłki krajowe Lp. od 7 do 10 poprzez przyjęcie maksymalnej wagi dla paczek w obrocie krajowym do 10 kg, przyjęcie podziałów wagowych wg poniższego wzoru oraz wskazanie gabarytu przesyłek. Paczki pocztowe do 1 kg ponad 1 kg do 2 kg ponad 2 kg do 5 kg ponad 5 kg do 10 kg Ponadto Wykonawca wnosi o modyfikację Załącznika nr 1 do SIWZ rozdział II Wycena przedmiotu zamówienia, Przesyłki krajowe poprzez dodanie zapisu Usługa kurierska, dla przesyłek powyżej 10 kg do 20 kg. Odpowiedź 5: Zamawiający informuje iż, modyfikuje zapisy załącznika nr 1 do SIWZ rozdział II Wycena przedmiotu zamówienia w poz. 7-10 poprzez wykreślenie punktu dotyczącego przesyłek ponad 10 kg do 20 kg. W załączeniu do pisma zostanie udostępniona SIWZ wraz z uwzględnieniem modyfikacji zapisów zgodnie z powyższym wzorem.
Pytanie nr 6 Zamawiający określa w Załączniku nr 1 do SIWZ rozdział II Wycena przedmiotu zamówienia, Przesyłki krajowe Lp. 11 oraz 12 Przesyłki pobraniowe, przekazanie kwoty pobrania na rachunek bankowy Wykonawca wskazuję na tożsamość zapisów i wnosi o ujednolicenie w/w pozycji w Lp. 11 Odpowiedź 6: Zamawiający informuje iż wykreśla z Załącznika nr 1 do SIWZ rozdział II poz. 12 Przesyłki pobraniowe, przekazanie kwoty pobrania na rachunek bankowy Pytanie nr 7 Wykonawca wnosi o modyfikację Załącznika nr 1 do SIWZ rozdział II Wycena przedmiotu zamówienia, Przesyłki Zagraniczne Lp. od 33 do 44 poprzez przyjęcie podziałów wagowych wg poniższego wzoru, modyfikacja pozwoli Wykonawcy na właściwa wycenę w oparciu o faktyczną wagę przesyłki. do 1 kg ponad 1 kg do 2 kg ponad 2 kg do 3 kg ponad 3 kg do 4 kg ponad 4 kg do 5 kg ponad 5 kg do 6 kg ponad 6 kg do 7 kg ponad 7 kg do 8 kg ponad 8 kg do 9 kg 3 Paczki ekonomiczne (Europa) strefa 10* ponad 9 kg do 10 kg ponad 10 kg do 11 kg ponad 11 kg do 12 kg ponad 12 kg do 13 kg ponad 13 kg do 14 kg ponad 14 kg do 15 kg ponad 15 kg do 16 kg ponad 16 kg do 17 kg ponad 17 kg do 18 kg ponad 18 kg do 19 kg ponad 19 kg do 20 kg *dla każdej ze stref wskazanej przez Zamawiającego Wykonawca wnosi, także w celu prawidłowej wyceny o kontynuację wskazywania stref doręczenia Lp. 34 - strefa 20, Lp.35 strefa 30, Lp. 36 strefa 40, alternatywnie o modyfikację opisu Lp. 35 Paczki ekonomiczne Ameryka Środkowa, Ameryka Południowa, Azja. Odpowiedź 7: Zamawiający informuje iż modyfikacja Załącznika nr 1 do SIWZ rozdział II Wycena przedmiotu zamówienia, Przesyłki Zagraniczne Lp. od 33 do 44 zostanie dokonana zgodnie z powyższym wzorem. Wszelkie zmiany zawierać będzie SIWZ po modyfikacji zapisów.
Pytanie nr 8 W celu prawidłowej wyceny Wykonawca wnosi, o modyfikację opisu Załącznika nr 1 do SIWZ rozdział II Wycena przedmiotu zamówienia, Przesyłki Zagraniczne Lp. 43 : Paczka priorytetowa Ameryka Środkowa, Ameryka Południowa, Azja Odpowiedź 8: Zamawiający informuje, iż modyfikuje zapisy opisu Załącznika nr 1 do SIWZ rozdział II Wycena przedmiotu zamówienia, Przesyłki Zagraniczne Lp. 43 w następujący sposób: Paczka priorytetowa Ameryka Środkowa, Ameryka Południowa, Azja Pytanie nr 9 Wykonawca wnosi o wskazanie w oddzielnej pozycji Wyceny przedmiotu zamówienia usługi odbioru przesyłek dla lokalizacji w mieście wojewódzkim ( Lublin) oraz oddzielnej pozycji dla usługi odbioru przesyłek dla lokalizacji poza miastem wojewódzkim ( Stalowa Wola). Wykonawca wnosi także o dodanie opisu przy pozycjach 45 i 46 - cena za usługi realizowane w ciągu miesiąca Odpowiedź 9: Zamawiający informuje, iż pozostawia zapisy SIWZ jako jednolite, bez wyceny pozycji dla poszczególnych lokalizacji. Zamawiający informuje także, iż umieści przy pozycjach 45 i 46 cena za usługi realizowane w ciągu miesiąca Pytanie nr 10 W Załącznik nr 2 do SIWZ pkt 4 Zamawiający wskazuje oświadczenie które ma podpisać Wykonawca: Oświadczamy, że akceptujemy przedstawiony przez Zamawiającego 21 dniowy termin płatności od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Przepisy prawa nie przewidują instytucji prawidłowej faktury VAT. Ustawa o podatku od towarów i usług w art. 106e wymienia niezbędne elementy, która musi zawierać faktura. W przypadku błędów lub braków w fakturze podatnik zobowiązany jest zgodnie z art. 106j wystawić fakturę korygującą bądź notę korygującą zgodnie z art. 106k. Faktura korygująca/nota księgowa nie dokumentuje odrębnego, niezależnego zdarzenia gospodarczego, lecz odnosi się ściśle do stanu zaistniałego w przeszłości. Punktem odniesienia do faktury korygującej/noty księgowej jest zatem faktura pierwotna. Faktura korygująca/nota księgowa powinna bowiem oprócz elementów korygowanych odzwierciedlać stan, w którym była wystawiona faktura pierwotna. Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji. W świetle powyższych uwag stwierdzić należy, że brak jest podstaw do wprowadzenia pojęcia prawidłowości faktury, a ewentualny błąd bądź brak w jej treści nie może mieć wpływu na umowny termin płatności. 4 Wykonawca wnosi o modyfikacje zapisów: Załącznik nr 2 do SIWZ pkt 4 Zamawiający wskazuje oświadczenie które ma podpisać Wykonawca: Oświadczamy, że akceptujemy przedstawiony przez Zamawiającego 21 dniowy termin płatności od dnia otrzymania przez Zamawiającego faktury. Odpowiedź 10: Zamawiający informuje, iż modyfikuje zapisy załącznika nr 2 do SIWZ pkt 4 w następujący sposób: Oświadczamy, że akceptujemy przedstawiony przez Zamawiającego 21 dniowy termin płatności od dnia otrzymania przez Zamawiającego faktury. Pytanie nr 11 We Wzorze umowy 4 ust. 11 pkt 1 i 2 Zamawiający wskazuje: Kwoty pobrań będą przekazywane na konto Zamawiającego oraz wskazuje nr rachunków. Wykonawca wnosi o modyfikację zapisu: Wzór umowy 4 ust. 10: Kwoty pobrań będą przekazywane na konto Zamawiającego wskazane na nalepce adresowej: [ ] Odpowiedź 11: Zamawiający informuje iż modyfikuje zapisy Wzory umowy 4 ust. 10: Kwoty pobrań będą przekazywane na konto Zamawiającego wskazane na nalepce adresowej: [ ] Pytanie nr 12 We Wzorze umowy 10 ust. 1 pkt 3c Zamawiający przewiduje możliwość dokonania następujących zmian zawartej umowy oraz określa warunki takich zmian w zakresie:[ ] wysokości ceny, w sytuacji gdy w czasie trwania umowy nastąpi zmiana stawki podatku VAT, w odniesieniu do tej części ceny, której zmiana dotyczy; W celu zachowania zgodności informacji zawartych we Wzorze umowy Wykonawca wnosi o modyfikację zapisu: Wzór umowy 10 ust. 1 pkt 3c Zamawiający przewiduje możliwość dokonania następujących zmian zawartej umowy oraz określa warunki takich zmian w zakresie:[ ] wysokości ceny, w sytuacji gdy w czasie trwania umowy nastąpi zmiana stawki podatku VAT, w odniesieniu do tej części ceny, której zmiana dotyczy oraz w przypadkach wskazanych w 6 ust. 12.
Odpowiedź 12: Zamawiający informuje, iż modyfikuje zapisy wzoru umowy 10 ust. 1 pkt 3 w następujący sposób: 1) wysokości ceny, w sytuacji gdy w czasie trwania umowy nastąpi zmiana stawki podatku VAT, w odniesieniu do tej części ceny, której zmiana dotyczy oraz w przypadkach wskazanych w 6 ust. 12 niniejszej umowy ; Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia po modyfikacji z dnia 14.03.2019 r. stanowi załącznik i uzupełnienie niniejszego pisma. Zamawiający w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, działając zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1986 ze zm.), dokonuje modyfikacji treści SIWZ w następującym zakresie: Jest: Rozdział XII ust. 1: Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego: Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II; Al. Racławickie 14, 20-950 Lublin;, Collegium Jana Pawła II, pokój nr C-224; w terminie do dnia 18.03.2019 r. do godz. 10.00 zastępuje się następująco: 1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego: Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II; Al. Racławickie 14, 20-950 Lublin;, Collegium Jana Pawła II, pokój nr C-224; w terminie do dnia 20.03.2019 r. do godz. 10.00 Rozdział XII ust. 5: Jest: 5. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 18.03.2019 r. o godz. 10:30 w siedzibie Zamawiającego pokój nr C-224 5 zastępuje się następująco: 5.Otwarcie ofert nastąpi w dniu 20.03.2019 r. o godz. 10:30 w siedzibie Zamawiającego pokój C-224. Treść Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami należy odczytywać z uwzględnieniem wyżej wymienionych zmian, zaś odmienne uregulowania zawarte w SIWZ są nieobowiązujące. Podpisano Prorektor ds. ogólnych Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II dr hab. Paweł Smoleń, prof. KUL