Zarządzenie nr 1/11 Głównego Inspektora Pracy z dnia 1 stycznia 2011 r. w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Ośrodkowi Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy im. Profesora Jana Rosnera we Wrocławiu Na podstawie 2 ust. 2 oraz 5 ust. 3 Statutu Państwowej Inspekcji Pracy, stanowiącego załącznik do zarządzenia Marszałka Sejmu z dnia 27 sierpnia 2007 r. w sprawie nadania statutu Państwowej Inspekcji Pracy (M. P. Nr 58, poz. 657, z późn. zm. 1 ), zarządza się, co następuje: 1. Nadaje się regulamin organizacyjny Ośrodkowi Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy im. Profesora Jana Rosnera we Wrocławiu w brzmieniu ustalonym w załączniku do zarządzenia. 2. 1. Do Dyrektora i pracowników Ośrodka Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy im. Profesora Jana Rosnera we Wrocławiu stosuje się odpowiednio przepisy zarządzeń Głównego Inspektora Pracy, wydanych do dnia 31 grudnia 2010 r., dotyczące praw i obowiązków kierowników jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy i pracowników Państwowej Inspekcji Pracy. 2. Do Ośrodka Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy im. Profesora Jana Rosnera we Wrocławiu stosuje się odpowiednio przepisy zarządzeń Głównego Inspektora Pracy, wydanych do dnia 31 grudnia 2010 r., dotyczące jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy. 3. Dyrektor Ośrodka Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy im. Profesora Jana Rosnera we Wrocławiu, w terminie do 31 stycznia 2011 r., dostosuje procedury wewnętrzne, obowiązujące w Ośrodku, do procedur stosowanych w jednostkach organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy z uwzględnieniem odrębności kierowanej przez siebie jednostki organizacyjnej. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2011 r. GŁÓWNY INSPEKTOR PRACY Tadeusz Jan Zając 1 Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w M. P. z 2009 r. Nr 8, poz. 76. 1
Załącznik do zarządzenia nr 1/11 Głównego Inspektora Pracy z dnia 1 stycznia 2011 r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY Ośrodka Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy im. Profesora Jana Rosnera we Wrocławiu Rozdział l Postanowienia ogólne 1. 1. Ośrodek Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy im. Profesora Jana Rosnera we Wrocławiu, zwany dalej Ośrodkiem, jest jednostką organizacyjną Państwowej Inspekcji Pracy, działającą na podstawie ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz. U. Nr 89, póz. 598, z późn. zm. 2 ) oraz 3 ust. 2 pkt 3 Statutu Państwowej Inspekcji Pracy, stanowiącego załącznik do zarządzenia Marszałka Sejmu z dnia 27 sierpnia 2007 r. w sprawie nadania statutu Państwowej Inspekcji Pracy (M. P. Nr 58, poz. 657, z późn. zm. 3 ). 2. Siedziba Ośrodka znajduje się we Wrocławiu przy ul. Mikołaja Kopernika 5. 3. Ośrodek jest uprawniony do używania skróconej nazwy Ośrodek Szkolenia PIP. 2. 1. Regulamin organizacyjny określa organizację wewnętrzną i zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych Ośrodka. 2. Integralną częścią Regulaminu organizacyjnego Ośrodka jest schemat organizacyjny, stanowiący załącznik do Regulaminu. 3. Ośrodek realizuje zadania wynikające z art. 8 ust. 2 ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, w tym w szczególności: 1) organizuje i prowadzi szkolenia wstępne dla kandydatów na inspektorów pracy (aplikacja inspektorska); 2) organizuje i prowadzi szkolenia doskonalące dla pracowników Państwowej Inspekcji Pracy; 3) uczestniczy w kształtowaniu dialogu społecznego, w tym poprzez organizację i prowadzenie szkoleń dla pracodawców i innych partnerów społecznych, konferencji naukowych i seminariów; 4) upowszechnia wiedzę i informacje z zakresu ochrony pracy, w tym prowadzi działalność wydawniczą i poligraficzną, bierze udział w organizacji przedsięwzięć informacyjno-promocyjnych i programach prewencyjnych Państwowej Inspekcji Pracy; 5) tworzy bazę wykwalifikowanych wykładowców z dziedziny ochrony pracy; 6) opracowuje pomoce i materiały dydaktyczne. 2 Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2008 r. Nr 237, poz. 1656, z 2009 r. Nr 6, poz. 33 i Nr 20, poz. 106 oraz z 2010 r. Nr 109, poz. 708 i Nr 182, poz. 1228. 3 Zmiany wymienionego zarządzenia zostały ogłoszone w M. P. z 2009 r. Nr 8, poz. 76. 2
4. 1. Przy Ośrodku działa Rada Programowo-Metodyczna. 2. Rada jest organem doradczym i opiniodawczym w zakresie działalności szkoleniowej Ośrodka na rzecz Państwowej Inspekcji Pracy. 3. Przewodniczącego i członków Rady powołuje i odwołuje Główny Inspektor Pracy. 4. Rada działa w oparciu o własny regulamin i plan pracy. 5. 1. Ośrodkiem kieruje Dyrektor przy pomocy zastępcy. 2. Dyrektor zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Ośrodku. 6. 1. Dyrektorowi Ośrodka podlegają bezpośrednio: 1) zastępca dyrektora i główny księgowy; 2) kierownik Działu Kształcenia; 3) kierownik Działu Organizacji Szkoleń i Promocji; 4) kierownik Sekcji Organizacyjno-prawnej; 5) stanowisko do spraw bhp i ppoż. 7. Zastępcy Dyrektora Ośrodka podlegają bezpośrednio: 1) Dział Administracji; 2) Sekcja Hotelowa; 3) Sekcja Gastronomiczna. 8. 1. Główny księgowy kieruje Sekcją Finansowo-księgową oraz nadzoruje merytorycznie stanowiska pracy związane z płacami i fakturowaniem. 2. Prawa i obowiązki głównego księgowego określają odrębne przepisy. 9. Prawa i obowiązki pracownika zatrudnionego na stanowisku do spraw bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej określają odrębne przepisy. 10. Kierownicy Działu Kształcenia oraz Działu Organizacji Szkoleń i Promocji, przy wsparciu Dyrektora Ośrodka, zapewniają: 1) planową i sprawną realizację i organizację szkoleń wstępnych dla kandydatów na inspektorów pracy, szkoleń doskonalących dla pracowników Państwowej Inspekcji Pracy i innych podmiotów objętych działalnością szkoleniową Ośrodka; 2) nadzór nad przebiegiem przedsięwzięć dydaktycznych w szczególności poprzez właściwy dobór wykładowców, środków i pomocy dydaktycznych, hospitację zajęć oraz sprawdzanie efektów nauczania; 3) przygotowywanie analiz i wniosków dotyczących działalności dydaktycznej Ośrodka; 3
4) współpracę z Głównym Inspektoratem Pracy przy realizacji programów prewencyjnych Państwowej Inspekcji Pracy i akcji informacyjno-promocyjnych, oraz podejmują inicjatywy w zakresie: 1) nowych form, metod i tematów szkoleń; 2) organizacji konferencji naukowych i seminariów; 3) przedsięwzięć wydawniczych i opracowywania materiałów szkoleniowych z zakresu ochrony pracy; 4) akcji informacyjno-promocyjnych Ośrodka. 11. Zastępca Dyrektora, sprawując bieżący nadzór nad działalnością podległych mu komórek organizacyjnych, zapewnia: 1) planowe i sprawne przygotowanie bazy hotelowo-gastronomicznej na potrzeby działalności Ośrodka; 2) utrzymanie w stałej sprawności technicznej pomieszczeń i urządzeń Ośrodka; 3) realizację zadań inwestycyjnych i remontowych; 4) gospodarowanie środkami transportu; 5) ewidencjonowanie i gospodarowaniem składnikami majątku; 6) funkcjonowanie infrastruktury informatycznej; 7) udzielanie zamówień publicznych. 12. 1. Zastępca Dyrektora oraz główny księgowy, w sprawach niezastrzeżonych do wyłącznej kompetencji Dyrektora Ośrodka, sprawują bieżący nadzór nad pracą podległych im komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy oraz odpowiadają za prawidłowe wykonywanie zadań objętych zakresem działania tych komórek i stanowisk. 2. Zastępca Dyrektora Ośrodka i główny księgowy, stosownie do zadań realizowanych przez podlegające im komórki organizacyjne, są również odpowiedzialni za terminowe sporządzanie projektów, sprawozdań i innych opracowań dotyczących działalności Ośrodka. Rozdział li Struktura organizacyjna Ośrodka 13. 1. W skład Ośrodka wchodzą następujące komórki organizacyjne: 1) Dział Kształcenia; 2) Dział Organizacji Szkoleń i Promocji; 3) Dział Administracji; 4) Sekcja Finansowo-księgowa; 5) Sekcja Hotelowa; 6) Sekcja Gastronomiczna; 7) Sekcja Organizacyjno-prawna. 2. Poza działami i sekcjami w Ośrodku funkcjonują samodzielne stanowiska pracy i zespoły stanowisk. 14. 1. Pracą działu kieruje kierownik. 2. Pracą sekcji kieruje kierownik lub inny pracownik wyznaczony przez Dyrektora. 4
3. Pracą zespołu stanowisk kieruje wyznaczony przez Dyrektora pracownik. 15. Do obowiązków kierownika działu bądź sekcji należy, w szczególności: 1) dokonywanie podziału zadań pomiędzy podległych pracowników; 2) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników dyscypliny pracy, przepisów o ochronie informacji niejawnej oraz przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy; 3) organizowanie okresowych narad z pracownikami w celu omówienia zadań, sposobu ich wykonywania i oceny ich realizacji; 4) dokonywanie ocen pracy pracowników, według zasad ustalonych przez Dyrektora. 16. W skład Działu Kształcenia wchodzą pracownicy zatrudnieni na stanowiskach: 1) wykładowców; 2) związanych z projektowaniem i administrowaniem szkoleniami; 3) bibliotekarza; 4) związanych z opracowywaniem, realizacją i produkcją materiałów wydawniczych, szkoleniowych i promocyjnych. 17. W skład Działu Organizacji Szkoleń i Promocji wchodzą pracownicy zatrudnieni na stanowiskach: 1) związanych z organizacją techniczną i rozliczaniem szkoleń; 2) związanych z przygotowywaniem i realizacją działań promocyjnych Ośrodka; 3) do spraw analiz i statystyki; 4) do spraw obsługi urządzeń audiowizualnych i akustycznych. 18. W skład Działu Administracji wchodzą pracownicy zatrudnieni na stanowiskach: 1) referentów i specjalistów; 2) specjalisty ds. zamówień publicznych; 3) informatyków; 4) kierowcy-zaopatrzeniowca; 5) konserwatorów; 6) konserwatorów zieleni; 7) pracowników gospodarczych. 19. W skład Sekcji Gastronomicznej wchodzą pracownicy zatrudnieni na stanowiskach: 1) kucharzy; 2) magazyniera; 3) kelnerek; 4) pomocy kucharza. 20. W skład Sekcji Hotelowej wchodzą pracownicy zatrudnieni na stanowiskach: 5
1) pokojowych; 2) recepcjonistek. 21. W skład Sekcji Finansowo-księgowej wchodzą pracownicy zatrudnieni na stanowiskach: 1) księgowych; 2) kasjera. 22. W skład Sekcji Organizacyjno-prawnej wchodzą pracownicy zatrudnieni na stanowiskach: 1) doradcy; 2) radcy prawnego; 3) do spraw osobowych i rozwoju zawodowego; 4) asystenta dyrektora; 5) specjalisty do spraw organizacyjno-prawnych; 6) sekretarza; 7) archiwisty; 8) administratora bezpieczeństwa informacji. Rozdział lii Zakres zadań, organizacja wewnętrzna oraz zasady pracy komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy Ośrodka 23. 1. Komórki organizacyjne Ośrodka wykonują zadania wynikające z: 1) przepisów ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, zarządzeń i poleceń kierownictwa Głównego Inspektoratu Pracy; 2) programu działania Państwowej Inspekcji Pracy i Ośrodka Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy oraz innych dokumentów programowych; 3) własnych ocen i analiz. 2. Do zadań komórek organizacyjnych, zespołów stanowisk pracy i samodzielnych stanowisk pracy Ośrodka należy w szczególności: 1) współdziałanie przy sporządzaniu projektu programu działania i projektu budżetu Ośrodka; 2) opracowywanie materiałów do rocznego sprawozdania z działalności Ośrodka oraz innych informacji i analiz. 3. Komórki organizacyjne Ośrodka obowiązane są do współdziałania między sobą oraz do współdziałania, z zachowaniem drogi służbowej, z odpowiednimi komórkami w Głównym Inspektoracie Pracy. 4. W przypadku opracowywania, uzgadniania lub opiniowania spraw należących do kilku komórek organizacyjnych, wiodącą w sprawie jest komórka, której zakres działania obejmuje główne zagadnienia w danej sprawie. W sprawach spornych rozstrzyga Dyrektor Ośrodka. 24. Do podstawowych zadań Działu Kształcenia należy w szczególności: 1) opracowywanie, w uzgodnieniu z właściwymi komórkami organizacyjnymi Głównego Inspektoratu Pracy, rocznych i okresowych planów i programów kształcenia i doskonalenia zawodowego pracowników Państwowej Inspekcji Pracy; 6
2) opracowywanie, w uzgodnieniu z właściwymi komórkami organizacyjnymi Głównego Inspektoratu Pracy, programów kształcenia kandydatów na inspektorów pracy oraz programów szkoleń realizowanych w ramach systemu szkoleń doskonalących pracowników PIP; 3) opracowywanie programów szkoleń dla podmiotów spoza Państwowej Inspekcji Pracy; 4) monitorowanie przebiegu szkoleń, hospitowanie zajęć, sprawdzanie efektów nauczania; 5) tworzenie banku kadry kształcącej oraz dobór wykładowców do poszczególnych przedsięwzięć dydaktycznych; 6) opracowywanie materiałów szkoleniowych i dydaktycznych oraz planowanie i inicjowanie przedsięwzięć wydawniczych; 7) upowszechnianie wiedzy i informacji z zakresu ochrony pracy, w tym udział w organizacji przedsięwzięć informacyjno-promocyjnych i programach prewencyjnych Państwowej Inspekcji Pracy i współpraca z podmiotami działającymi na rzecz ochrony pracy; 8) produkcja materiałów szkoleniowych, informacyjnych i popularyzatorskich na potrzeby Ośrodka i Państwowej Inspekcji Pracy; 9) obsługa administracyjna realizowanych szkoleń; 10) prowadzenie biblioteki Ośrodka, w tym gromadzenie i ewidencjonowanie zbiorów bibliotecznych, prasy i wydawnictw specjalistycznych, udostępnianie zasobów bibliotecznych, organizacja czytelni i nadzór nad jej funkcjonowaniem, sprzedaż książek, monitoring rynku wydawniczego. 25. Do podstawowych zadań Działu Organizacji Szkoleń i Promocji należy w szczególności: 1) obsługa organizacyjno-techniczna szkoleń i innych przedsięwzięć informacyjnoedukacyjnych oraz popularyzatorskich; 2) dokumentowanie szkoleń i archiwizowanie dokumentacji szkoleniowej; 3) rozliczanie usług szkoleniowych i pozaszkoleniowych; 4) planowanie i realizacja akcji promocyjnych; 5) dystrybucja materiałów szkoleniowych dla słuchaczy szkoleń; 6) przygotowywanie materiałów biurowych i informacyjnych związanych z działalnością szkoleniową Ośrodka oraz ich dystrybucja; 7) obsługa organizacyjno-logistyczna imprez zlecanych przez podmioty zewnętrzne; 8) przygotowywanie do zajęć sal wykładowych, czuwanie nad ich właściwym wyposażeniem i utrzymaniem używanego w nich sprzętu (pomocy dydaktycznych i naukowych, sprzętu audiowizualnego i akustycznego) w należytym stanie technicznym; 9) prowadzenie i aktualizacja strony internetowej Ośrodka; 10) wprowadzanie do systemu informatycznego danych z realizowanych szkoleń i sporządzanie na ich podstawie raportów na potrzeby Dyrektora Ośrodka i Głównego Inspektoratu Pracy; 11) przygotowywanie analiz i okresowych informacji z działalności szkoleniowej Ośrodka. 26. Do podstawowych zadań Działu Administracji należy w szczególności: 1) dozór i administrowanie budynkami; 2) planowanie, realizacja i nadzór nad prowadzonymi remontami i inwestycjami; 3) prowadzenie spraw zakupów, dostaw i usług; 7
4) ewidencjonowanie i nadzór nad majątkiem Ośrodka; 5) prowadzenie spraw związanych z transportem; 6) utrzymywanie w stałej sprawności technicznej pomieszczeń i urządzeń Ośrodka, w tym nadzór nad sprawnością systemów monitoringu, sygnalizacji przeciwpożarowej, klimatyzacji i wentylacji; 7) prowadzenie wymaganych prawem okresowych przeglądów budynków, urządzeń, sprzętu i maszyn Ośrodka; 8) zapewnienie realizacji przez Dyrektora Ośrodka obowiązków w zakresie obrony cywilnej; 9) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem przez Ośrodek zamówień publicznych; 10) zapewnienie sprawnego funkcjonowania infrastruktury teleinformatycznej Ośrodka i ochrony danych gromadzonych w systemie informatycznym; 11) utrzymywanie strony internetowej i intranetu w Ośrodku. 27. Do podstawowych zadań Sekcji Hotelowej należy: 1) zapewnienie i organizowanie usług noclegowych dla uczestników szkoleń i innych gości Ośrodka; 2) zapewnienie obsługi recepcyjnej i serwisu porządkowego w hotelu; 3) dbałość o właściwe wyposażenie pomieszczeń hotelowych i nadzór nad dostawami towarów i usług na potrzeby hotelu; 4) zapewnienie bezpieczeństwa gości i ich majątku; 5) utrzymanie pomieszczeń hotelowych w stanie higieny i sprawności wymaganej przepisami w tym zakresie oraz dbałość o estetykę hotelu. 28. Do podstawowych zadań Sekcji Gastronomicznej należy w szczególności: 1) zapewnienie wyżywienia słuchaczom szkoleń i innym gościom Ośrodka; 2) planowanie i programowanie działalności gastronomicznej zgodnie z zasadami zbiorowego żywienia; 3) przestrzeganie zasad higieny (HACCP) przy produkcji posiłków; 4) utrzymanie wszystkich pomieszczeń w stanie higieny i sprawności technicznej wymaganej przepisami w tym zakresie, ze szczególnym uwzględnieniem zasad HACCP oraz dbałość o estetykę sali konsumpcyjnej; 5) prowadzenie gospodarki magazynowej, w tym zapewnienie rytmiczności dostaw towarów i usług niezbędnych do sprawnego funkcjonowania kuchni. 29. Do podstawowych zadań Sekcji Finansowo-księgowej należy w szczególności: 1) opracowywanie projektów budżetu Ośrodka i kontrolowanie jego realizacji; 2) prowadzenie księgowości i rozliczeń budżetu oraz wewnętrznej kontroli finansowej i materiałowej; 3) terminowe sporządzanie i składanie deklaracji podatkowych, rozliczeń z ZUS oraz innych dokumentów związanych z rozrachunkami publicznoprawnymi; 4) prowadzenie rozliczeń finansowych oraz kasy; 5) merytoryczny nadzór nad ewidencją majątku i okresowymi inwentaryzacjami; 6) sporządzanie sprawozdań dla potrzeb Głównego Inspektoratu Pracy i Wojewódzkiego Urzędu Statystycznego; 7) organizowanie i czuwanie nad prawidłowym obiegiem dokumentów księgowych; 8
8) zapewnienie rytmiczności realizacji budżetu Ośrodka. 30. Do podstawowych zadań Sekcji Organizacyjno-prawnej należy: 1) realizowanie polityki kadrowej i rozwoju zawodowego pracowników Ośrodka oraz prowadzenie spraw osobowych; 2) rejestrowanie, wdrażanie i nadzór nad realizacją zarządzeń Głównego Inspektora Pracy dotyczących Ośrodka; 3) projektowanie, wdrażanie i nadzór nad realizacją dokumentów prawa zakładowego oraz sporządzanie informacji prawnych; 4) projektowanie, opiniowanie, rejestrowanie i koordynacja obiegu zawieranych przez OSPIP umów cywilnoprawnych; 5) monitoring i implementacja przepisów prawnych w zakresie działania Ośrodka; 6) obsługa współpracy zagranicznej Ośrodka; 7) zapewnienie sprawnej obsługi administracyjno-biurowej Dyrektora i jego zastępców; 8) organizowanie i obsługa posiedzeń kierownictwa Ośrodka, narad, spotkań; 9) nadzór nad obiegiem dokumentów zgodnie z instrukcją kancelaryjną; 10) prowadzenie i nadzór nad korespondencją Ośrodka; 11) koordynowanie przepływu informacji między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi; 12) administrowanie bezpieczeństwem informacji w Ośrodku; 13) prowadzenie archiwum zakładowego składnicy akt Ośrodka zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 31. 1. Stanowisko do spraw osobowych i rozwoju zawodowego, usytuowane w Sekcji Organizacyjno-prawnej Ośrodka, realizuje zadania wyznaczone przez Dyrektora Ośrodka. 2. Realizując zadania, o których mowa w ust. 1, stanowisko współpracuje z Sekcją Spraw Osobowych w Głównym Inspektoracie Pracy. 32. 1. Projekty dokumentów przedkładanych do podpisu Dyrektorowi lub jego Zastępcy powinny być akceptowane przez przełożonego pracownika sporządzającego te dokumenty. 2. Projekty, o których mowa w ust. 1, powinny zawierać informację określającą: 1) imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby opracowującej projekt; 2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby akceptującej. 33. Tryb obiegu dokumentów i ich rejestrację reguluje odrębne zarządzenie Głównego Inspektora Pracy. 9
Załącznik do Regulaminu organizacyjnego Ośrodka Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy im. Profesora Jana Rosnera we Wrocławiu Schemat organizacyjny Ośrodka Szkolenia Państwowej Inspekcji Pracy im. Profesora Jana Rosnera we Wrocławiu RADA PROGRAMOWO-METODYCZNA DYREKTOR Dział Kształcenia ZASTĘPCA DYREKTORA GŁÓWNY KSIĘGOWY Dział Organizacji Szkoleń i Promocji Sekcja Organizacyjnoprawna Dział Administracji Sekcja Finansowo-księgowa Stanowisko ds. BHP i PPOŻ Sekcja Hotelowa Sekcja Gastronomiczna 10