Gdańsk, dnia 25.05.2011 r. otatka z seminarium Realizacja projektów innowacyjnych oraz projektów współpracy ponadnarodowej w ramach grantu pt. Poprawa jakości wdrażania projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej w PO KL 2007-2013 poprzez wykorzystanie doświadczeń uzyskanych przy realizacji projektów w ramach PIW EQUAL 2004-2006 W dniu 29 marca 2011r. w imieniu Lidera grantu uczestników spotkania przywitała Pani Ewa Olejniczak - Wicedyrektor ds. Funduszy Strukturalnych w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Gdańsku. E. Olejniczak zwróciła uwagę na to, że WUP w Gdańsku w chwili obecnej jest na etapie negocjacji i rozpatrywania protestów od oceny merytorycznej projektów innowacyjnych z komponentem ponadnarodowym, przy czym rozwiązania wypracowane podczas grantu były stosowane w oraz okazały się bardzo przydatne na każdym etapie wdrażania ww. projektów (promocja i organizacja konkursu, ocena formalna, ocena merytoryczna). Następnie podziękowanie za przybycie wszystkich partnerów grantu wygłosiła Pani Joanna Witkowska Dyrektor Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Pomorskiego, która jako Wicedyrektor ds. Funduszy Strukturalnych w WUP w Gdańsku, była autorką pomysłu na realizację grantu, a następnie brała udział w spotkaniach i seminariach, angażując się w realizację niniejszego przedsięwzięcia. J. Witkowska wyraziła zadowolenie z użyteczności wiedzy zdobytej podczas spotkań organizowanych w ramach grantu oraz efektywności nawiązanej współpracy partnerskiej, w tym także z KIW. Następnie przedstawicielka WUP w Gdańsku poinformowała, iż w wyniku ustaleń z poprzedniego spotkania zorganizowanego w ramach grantu przeprowadzono konsultacje mailowe Listy sprawdzającej do kontroli na miejscu projektu innowacyjnego / współpracy ponadnarodowej / innowacyjnego z komponentem ponadnarodowym. Zakres modyfikacji ww. dokumentu obejmował uzupełnienie listy pytań o kwestie wynikające ze specyfiki projektów innowacyjnych / współpracy ponadnarodowej tj. związane ze strategią wdrażania projektu innowacyjnego, partnerstwem, przeprowadzeniem walidacji, grupą docelową projektu. Wszystkie uzupełnienia zostały naniesione na wzór ww. dokumentu, stanowiący załącznik do niniejszej notatki (dodatkowe / zmienione pytania zostały zaznaczone szarym tłem). Przedstawicielka KIW podziękowała uczestnikom grantu za współpracę w zakresie wypracowania rozwiązań oraz konsultacji opracowywanych zaleceń m.in. w zakresie przeglądów okresowych prezentacja stanowi załącznik do niniejszej notatki. Podczas prezentowania przez przedstawicielkę KIW założeń dot. przeglądów okresowych wywiązała się dyskusja. Roczny Plan Działań współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.
Na pytanie przedstawiciela WUP Wrocław: Gdzie należy dokonywać przeglądów okresowych? Udzielono odpowiedzi, iż zależy to od sytuacji organizacyjnej Instytucji. Przedstawiciel WUP w Gdańsku zwrócił uwagę na problem dot. coraz bardziej obszernych strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego. W jaki sposób zdyscyplinować projektodawców do ograniczenia treści w/w dokumentu, aby ich objętość była zbliżona do liczby stron zalecanych przez IZ PO KL? Ustalono, że opiekun projektu powinien starać się zdyscyplinować projektodawcę do przygotowania strategii zgodnej z wzorem stanowiącym załącznik do Zasad dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL. Projektodawca będzie miał możliwość zaprezentowania wszystkich szczegółów na posiedzeniu ST podczas dokonywania oceny strategii. Ekspertka KIW wyraziła pogląd, że podczas oceny strategii należy skupić się na strategii a nie na opisie wstępnej wersji produktu. Załączana do strategii wstępna wersja produktu finalnego ułatwia oceniającemu podjęcie decyzji, mimo że nie podlega ocenie. Strategia zawiera teoretyczne dowody na potwierdzenie innowacji. Przedstawicielka KIW wskazała, że wstępną wersję produktu finalnego załącza się po to, ażeby potwierdzić, że produkt jest gotowy do fazy testowania - uwiarygodnienie, że produkt jest przygotowany. Powyższe należy przekazać na spotkaniu ST przed oceną strategii. IP ma możliwość rozszerzenia Listy sprawdzającej oceny strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego czy ograniczenia liczby stron strategii. Ponadto przedstawiciel DEFS zaproponował, ażeby w strategii upowszechniania i wdrażania projektu uwzględnić analizę finansową innowacji tj. oszacowanie kosztów wdrożenia wypracowanego produktu. Wówczas łatwiej byłoby ocenić możliwości upowszechnienia wypracowanego produktu na nowym, nieprzygotowanym terenie. Inaczej będą przedstawiały się koszty wdrożenia produktu projektu innowacyjnego w ramach projektu, a inaczej w nowym środowisku. W ramach grupy, która podlegała uprzednio testowaniu jest łatwiej. Ekspert KIW zwrócił uwagę na występujące trudności w określeniu wskaźnika sukcesu tj. zdefiniowaniu sukcesu replikowania produktu wypracowanego w ramach projektu. W odniesieniu do roli opiekuna projektu przy realizacji projektów innowacyjnych oraz jego zaangażowania przy ocenie strategii oraz przy walidacji, pojawiły się następujące wątpliwości: o Czy opiekun musi być członkiem Sieci Tematycznej (ST)? o Czy opiekun ma angażować się w ocenę strategii i walidacji projektu na posiedzeniu ST i / lub w IP/IP2 podczas podejmowania decyzji dot. dalszej realizacji projektu? o Czy wynik oceny strategii dokonanej przez ST powinien być ponownie weryfikowany przez IW? o Czy ocena strategii wdrażania dokonywana przez IW musi to być przeprowadzona zgodnie z Listą sprawdzającą wykorzystywaną przez eksperta? Uczestnicy grantu wskazywali na zróżnicowaną praktykę w swoich instytucjach. Po przeprowadzonej dyskusji dot. pozytywnych i negatywnych stron dot. dużego zaangażowania opiekuna we wdrażanie projektu innowacyjnego, uzgodniono następujące rekomendacje, dotyczące oceny strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego: 2
1. IP/IP2 wyznacza 2 przedstawicieli do udziału w posiedzeniach ST - Członka i jego Zastępcę. Opiekunów projektów innowacyjnych w instytucji przeważnie jest więcej. Biorąc pod uwagę strukturę przedstawicieli ST, większość stanowią Projektodawcy, którzy oceniają strategię ze swojej perspektywy. Rolą Członków IP oraz IP2 jest podjęcie wyważonej decyzji, uwzględniającej wymogi programowe z zakresu realizacji PI. Natomiast z dotychczasowych doświadczeń przy wdrażaniu projektów innowacyjnych wynika, że przy realizacji tych projektów powstaje tak wiele problemów, że projektodawcy konsultują swoje decyzje z opiekunem w bardzo szerokim zakresie, co może wpływać na obiektywną ocenę efektów realizacji danego projektu. Mając na uwadze powyższe, członkiem RST oceniającym dany projekt z ramienia IP/IP2 nie powinien być opiekun tego projektu. W związku z tym jeżeli opiekun jest członkiem ST, to strategię powinien oceniać zastępca członka ST. 2. Nie ma potrzeby, żeby opiekun wspomagał merytorycznie projektodawcę podczas posiedzenia ST, podczas którego dokonywana jest ocena strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego. Projektodawca powinien być szerzej zorientowany w tematyce swojego projektu, natomiast członek przedstawiciel IW ocenia strategię z perspektywy IP/IP2. Biorąc jednak pod uwagę dalszą ścieżkę oceny strategii tj. ostateczne jej zatwierdzenie / odrzucenie przez IP/IP2, zaleca się aby opiekun projektu innowacyjnego którego strategia jest oceniana na posiedzeniu ST, wziął udział w posiedzeniu Sieci w charakterze obserwatora. Dzięki temu opiekun zyska szerszą perspektywę i będzie miał okazję usłyszenia wszelkich wątpliwości ze strony członków ST. Wysłuchanie przez opiekuna strategii przedstawianej przez projektodawcę spowoduje, lepsze jej zrozumienie. 3. Po uzyskaniu opinii ST, dot. oceny strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego oraz przekazaniu do IP/IP2 rekomendacji dot. pozytywnej / warunkowej akceptacji lub odrzucenia danej strategii, strategia podlega ocenie przez IP/IP2. W ocenie tej ze strony IP/IP2 powinny uczestniczyć następujące osoby: - opiekun projektu innowacyjnego, którego strategia jest oceniana, - bezpośredni przełożony / kierownik opiekuna, - członek ST, który z ramienia danej IP /IP2 brał udział w posiedzeniu ST na którym była oceniana strategia niniejszego projektu - dyrektor / wicedyrektor, który ostatecznie akceptuje, warunkowo akceptuje lub odrzuca strategię wdrażania danego projektu innowacyjnego testującego. 4. Podczas spotkania merytorycznego IP/IP2 na podstawie rekomendacji sieci tematycznej oraz w oparciu o pytania zawarte w liście sprawdzającej wykorzystywanej przez eksperta, a także zapisy wniosku o dofinansowanie i zasady wdrażania projektów innowacyjnych wynikające z Systemu Realizacji PO KL, akceptuje, akceptuje warunkowo lub odrzuca strategię. Opinia sieci tematycznej nie jest wiążąca dla IOK. Ocena strategii wdrażania dokonywana przez IP/IP2 nie musi być przeprowadzana poprzez ponowne wypełnienie Listy sprawdzającej oceny strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego, wykorzystywanej przez eksperta. 3
Następnie Ekspert KIW przedstawił prezentację pt. Ewaluacja produktu innowacyjnego stanowiącą załącznik do niniejszej notatki. Na zakończenie prezentacji uczestnicy spotkania poruszyli następujące kwestie problemowe: - W związku z propozycją, aby wcześniej dopytać Beneficjentów w jaki sposób przeprowadzana będzie ewaluacja, pojawił się problem prawidłowego ułożenia Harmonogramu realizacji projektu. Przedstawiciele WUP Szczecin poruszyli kwestie dotyczącą wysokich kosztów ewaluacji, przy tak długim okresie przeprowadzania ewaluacji. Zgodnie z propozycją eksperta ustalono, że kwestia wynagrodzenia ewaluatora zależy bezpośrednio od wykonawcy badania. W zależności od tego w jaki sposób Projektodawca planuje rozliczyć się z ewaluatorem, koszty ewaluacji mogą zostać podzielone na dwie części tj. dot. samych założeń niezbędnych do przygotowania strategii oraz dot. samego procesu zbierania i analizowania danych. Opcja ta jest bezpieczniejsza biorąc pod uwagę ryzyko negatywnej oceny strategii a w konsekwencji rozwiązania umowy dofinansowania projektu z Projektodawcą. Możliwe jest również uzgodnienie wynagrodzenia ewaluatora po wykonaniu wszystkich zadań określonych w umowie z wykonawcą badania. Decyzja w tej sprawie należy do ewaluatora. Aby Projektodawca nie miał problemów ze znalezieniem wykonawcy badania część kosztów ewaluacji może być uwzględniona przy opracowaniu strategii ewaluację należy zaplanować pod tym kątem już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie. Ekspert KIW zaproponował aby ewaluacja następowała od samego początku realizacji projektu. W etapie I miałoby to polegać na wypracowaniu narzędzi (w drodze konsultacji z ewaluatorem), w etapie II na zbieraniu danych przez osoby przeprowadzające monitoring (ograniczenie kosztów) lub sprawdzeniu w ramach kamieni milowych czy dane zbierane są przez osoby przeprowadzające w sposób właściwy oraz czy są wystarczające do przygotowania raportu, a następnie na przygotowaniu raportu. Ustalono, że na etapie pisania dokumentacji konkursowej należy uwzględnić możliwość rozpoczęcia współpracy z ewaluatorem już w pierwszym etapie realizacji projektu. Następnie przedstawicie WUP w Toruniu poruszyli kwestie kwalifikowania kosztów ewaluacji w sytuacji niezaakceptowana strategii. W wyniku dyskusji zaproponował, żeby w budżecie ująć ww. koszty jako etap wypracowania narzędzi, opracowania wstępnej wersji / koncepcji raportu metodologicznego (np. umowa o dzieło). W sytuacji, gdy projekt już przeszedł fazę naboru, ale nie rozpoczęto jeszcze jego realizacji, zasugerować beneficjentowi nawiązanie wcześniejszej współpracy z ewaluatorem niż po fazie testowania. Zaproponowano, żeby za dobrą praktykę przyjąć nawiązanie współpracy z ewaluatorem na etapie pisania strategii wdrożenia.!!! Z uwagi na konieczność przeprowadzenia konsultacji z ekspertem zalecenia w zakresie ewaluacji produktu projektu innowacyjnego zostaną opracowane w ramach grantu odrębnie. 4
Walidacja Przedstawiciel WUP Gdańsk zaproponował, ażeby w przypadku walidacji produktu finalnego zastosować te same procedury co w przypadku oceny strategii. Walidacja powinno zostać przeprowadzona w grupie osób, specjalnie do tego powołanej w ramach danej instytucji. Zdaniem przedstawiciela KIW przy ocenie należy wziąć pod uwagę także objętość opisu produktu finalnego - w Zasadach dokonywania wyboru projektów w ramach PO KL jest wskazane, żeby ww. opis obejmował maksymalnie 6 stron (w tym kosztorys). Rola opiekuna: Do opiekuna należy zweryfikowanie opisu produktu finalnego, pomocne w tym przypadku może okazać się przedyskutowanie powyższego w ramach grupy powołanej do przeprowadzenia walidacji. W ramach oceny opisu konieczne będzie zawarcie w sposób syntetyczny informacji na temat produktu w arkuszu oceny produktu finalnego. WAŻ E! W IW należy przedyskutować treść arkusza oceny produktu finalnego i rozważyć czy jego wypełnienie pozwoli na zebranie wszystkich informacji niezbędnych do właściwej oceny produktu finalnego. Przeniesienie autorskich praw majątkowych do utworów wytworzonych w ramach projektu W zakresie przeniesienia majątkowych praw autorskich w przypadku projektów innowacyjnych problematyczne jest ustalenie momentu zawarcia odrębnej umowy z Beneficjentem/Partnerem przez IW na przeniesienie ww. praw. Brak jednolitego stanowiska / zaleceń / wytycznych w tym zakresie w PO KL. Pewną wskazówkę może stanowić pismo IZ w tej sprawie zamieszczone na stronie KIW. Przedstawiciel WUP Toruń wskazał, iż przy przenoszeniu majątkowych praw autorskich problemem okazało się określenie wartości prawa autorskiego t.j. wartości dzieła intelektualnego. Natomiast przedstawiciel WUP Olsztyn powiedział, iż umowy na przeniesienie autorskich praw majątkowych zawierane są bez określania wartości majątkowej. Rozliczenie projektu innowacyjnego, reguła proporcjonalności Rozważając kwestię przepływów finansowych w projekcie ponadnarodowym zaproponowano, aby rozliczenia pomiędzy beneficjentem a partnerem ponadnarodowym dokonywano w formie not księgowych. Pozwoli to na uniknięcie przepływów finansowych między tymi podmiotami. Ponadto poruszona została także kwestia zabezpieczenia w projektach ponadnarodowych tzn. czy i jakiego rodzaju winno być ww. zabezpieczenie. Wskazano, iż jeśli wszystkie działania projektowe finansuje strona polska, należy dokładnie wskazać wkład rzeczowy partnera ponadnarodowego. 5
Powinno być to na tyle właściwie doprecyzowane, ażeby ocena zasadności partnerstwa była jednoznaczna. Reguła proporcjonalności: Należy zwrócić projektodawcy szczególną uwagę na konieczność właściwego przeprowadzenia analizy ryzyka projektu innowacyjnego. Ma to istotne znaczenie w przypadku nie osiągnięcia wskaźników. Projektodawca powołując się na wskazanie powyższego w analizie ryzyka, może zwrócić się do IP/IP2 z uzasadnioną prośbą o odstąpienie od zastosowania reguły proporcjonalności. Mając na uwadze zapisy zawarte w SR PO KL, stanowiące iz projekt innowacyjny nie musi zakończyć się sukcesem, dyskusyjnym jest czy reguła proporcjonalności powinna dotyczyć projektów innowacyjnych. Podsumowanie Wskazano obszary tematyczne, które będą omawiane na spotkaniach w dniach 12-13.05.2011r. oraz 16-17.06.2011 Procedura wypełniania formularza PEFS w przypadku użytkowników ( czy jako instytucje, czy jako osoby ) i jak je wskazać w Załączniku do WBoP? Sposób wykazywania pomocy publicznej w przypadku, gdy wsparcie kierowane jest do instytucji. Przedstawicielka KIW przypomniała o pojawieniu się poradnika dla opiekun, który został udostępniony na stronie KIW do konsultacji. 30.03.2011 Podsumowanie realizacji grantu oraz wdrażania zaleceń wynikających z ustaleń dot. wdrażania projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej; przygotowanie zaleceń do ankiety dot. zmian przy aplikowaniu o środki na realizację projektów. Podsumowanie wypracowanych w ramach grantu rozwiązań: - Promocja i upowszechnianie projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej; - Budowanie partnerstwa i formy poszukiwania partnera; - Ocena formalna projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej; - Ocena merytoryczna projektów innowacyjnych i projektów współpracy ponadnarodowej; - Rola opiekuna w projekcie; - Kontrola projektu; - Ocena strategii wdrażania projektu innowacyjnego testującego; - Przeglądy okresowe projektu innowacyjnego. 6
Przedstawiciel WUP Gdańsku zwrócił się z prośbą o podanie informacji w jaki sposób wypracowane rozwiązania były wdrażane poszczególnych Instytucjach (które z nich były wdrażane i co się zmieniło w stosunku do okresu przed grantem?). Ponadto poinformowano, że zostanie przygotowana ankieta w celu uzyskania kompleksowej informacji, które rozwiązania wypracowane w ramach grantu były wdrożone w instytucjach partnerskich. - WUP w Olsztynie: W ramach zaleceń wypracowanych na grancie podjęto się wdrożenia w instrukcjach wewnętrznych ustaleń w zakresie przeglądów okresowych/ kontroli. - WUP w Gdańsku: Przed ogłoszeniem konkursu powołano grupę osób pracowników odpowiednich zespołów, które będą zajmować się wdrażaniem projektów innowacyjnych, w poszczególnych fazach ich realizacji. W wyniku przeprowadzonej w Gdańsku konferencji, mającej na celu poinformowanie/ zainteresowanie projektodawców, pozyskano dane potencjalnych instytucji, które mogłyby realizować projekty innowacyjne. Zastosowano także ankietę mającą na celu zbadania preferencji projektodawców odnośnie rodzajów spotkań. W ramach wdrażania wypracowanych zaleceń, po ogłoszeniu konkursu zorganizowano warsztaty w zakresie przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu innowacyjnego/ponadnarodowego. Ponadto przeprowadzono stacjonarne posiedzenia KOP. Członkowie KOP przygotowywali prezentacje dot. ocenianych wniosków i następnie przeprowadzano dyskusje. Informacji o konkursie zostały skierowane dodatkowo do projektodawców, którzy mogliby spełnić warunki określone w dokumentacji konkursowej. Zwrócono jednak uwagę, iż na etapie naboru projektów napotkano problem z przelaniem pomysłu na papier (mimo, że założenia projektu były wielokrotnie konsultowane, po złożeniu wniosku jego treść okazywała się nieczytelna i nieatrakcyjna). - WUP w Szczecinie: W 2009 r. nie stosowano, żadnych dodatkowych procedur innych niż dla projektów standardowych. W związku z tym nie było, żadnych istotnych efektów wnioski w większości nie przechodziły oceny formalnej. Natomiast w 2010r. zastosowano rozwiązania grantowe: skierowano informacje już do potencjalnych projektodawców; w spotkaniu z dokumentacji konkursowej uczestniczyło wielu przedstawicieli z różnych środowisk oraz zaproszeni eksperci KIW; na spotkaniu zaproponowano spotkania indywidualne / konsultacje,w których w terminie późniejszym uczestniczyły: dwie osoby z punktu konsultacyjnego, osoby z wydziały wdrażającego i kilka osób ze strony beneficjenta. Następnie odbywały się warsztaty z ekspertami z KIW (w zakresie przygotowania wniosku o dofinansowanie). Ponadto miało miejsce spotkanie z byłymi realizatorami projektów w EQUAL w celu przekazania doświadczeń. Zwrócono uwagę, iż w praktyce okazało się, że warto zapraszać na spotkania projektodawców, którzy dostali już dofinansowanie i mogą podzielić się swoimi doświadczeniami związanymi z problematyką realizacji projektu. Na spotkaniach poruszano następujące kwestie: informowano o konkursie, dyskutowano na temat problematyki ponadnarodowej oraz wysłuchiwano prezentacji przygotowanych przez projektodawców. W zakresie zaleceń dot. KOP wprowadzono posiedzenia stacjonarne oraz prezentacje dot. wszystkich ocenianych projektów. Zwrócono także uwagę, iż nie wszystkie zalecenia zostały jeszcze wdrożone np. dotyczące przeglądów okresowych. - WUP w Białymstoku: Większość procedur nie odbiegała znacząco od stosowanych przy projektach standardowych. W ramach konkursu na projekty innowacyjne wydłużono okres naboru 7
wniosków. Ponadto wyznaczono pracowników specjalizujących się w tematyce innowacyjności i współpracy ponadnarodowej. Osoby te uczestniczyły w spotkaniach, szkoleniach, konferencjach oraz grupach roboczych. W 2010 r. rozszerzone zostały działania informacyjno-promocyjne. Przygotowano i opublikowano w Biuletynie urzędów pracy województwa podlaskiego artykuł nt. innowacyjności i współpracy ponadnarodowej w PO KL. Po ogłoszeniu konkursu zorganizowano seminarium pt.: Specyfika i ocena projektów innowacyjnych w świetle zasad konkursu nr 1/POKL/6/D.1.1/2010 na projekty innowacyjne testujące w ramach Tematu: Budowa instrumentów wspierających rozwój zainteresowania nowymi zawodami, zawodami niszowymi oraz cieszącymi się małą popularnością. Tematyka spotkania obejmowała: promowanie ogłoszonego konkursu na PI z komponentem ponadnarodowym (różnice między projektem innowacyjnym i projektem standardowym PO KL wniosek, kryteria, karty oceny w świetle zasad konkursu, ćwiczenia z zakresu PI i PWP aktywizujące uczestników spotkania. Dodatkowo zorganizowano indywidualne konsultacje projektów z trenerem (Pani Ksenia Kempa-Pietrala, były kierownik Zespołu ds. projektów innowacyjnych Fundacji Fundusz Współpracy), które odbyły się bezpośrednio po zakończeniu seminarium. W celu dotarcia do większej grupy potencjalnych odbiorców wysłano zaproszenia na seminarium do: beneficjentów, którzy złożyli wnioski w konkursie na PI ogłoszonym w roku poprzednim, do beneficjentów aktualnie realizujących projekty, do uczelni wyższych, NGO, instytucji związanych z oświatą (ze względu na Temat PI), tj. Urzędy Miejskie, Kuratorium Oświaty, Centra Kształcenia Praktycznego, Cech Rzemiosł Różnych z terenu województwa podlaskiego. Informacja o seminarium była również zamieszczona na stronie IOK i Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego. Punkt Informacyjny promował PI i PWP w ramach targów, wystaw i innych imprez masowych (w ciągu 2010 r. było to 7 imprez). Ponadto wydłużono okres naboru wniosków o dofinansowanie realizacji projektów w stosunku do projektów standardowych oraz konkursu na projekty innowacyjne z komponentem ponadnarodowym z 2009 r. Zwiększono również alokację na konkurs w odniesieniu do roku 2009. W odpowiedzi na ogłoszony konkurs wpłynęło łącznie 6 wniosków. W wyniku przeprowadzonej oceny 1 wniosek został rekomendowany do dofinansowania. Z uwagi na bardzo małą ilość projektów skierowanych do oceny merytorycznej- 4, prace KOP nie w pełni odzwierciedlały model wypracowany w ramach grantu. Obrady Komisji Oceny Projektów miały charakter stacjonarny - wnioski oceniane były w siedzibie IOK. W ramach prac KOP odbyły się spotkania w celu omówienia istotnych kwestii oraz rozwiązania pojawiających się problemów. Tryb pracy KOP oraz częstotliwość organizacji spotkań kształtował się pod wpływem potrzeb zgłaszanych przez osoby oceniające wnioski. Zebrania organizowane były na wniosek członków KOP w przypadku pojawienia się wątpliwości oraz w celu omówienia istotnych zagadnień. W niniejszych dyskusjach udział brali wszyscy członkowie oceniający wnioski, sekretarz oraz Przewodniczący. Zadeklarowano chęć zgłębienia działań informacyjno promocyjnych. W tej chwili organizowane są spotkania dot. sposobów przygotowywania WNA I WBoP. Nie są to spotkania wyłącznie dla beneficjentów projektów innowacyjnych, ale również dla standardowych. - ROPS w Toruniu: W 2010 r. przeprowadzono konkurs na projekty innowacyjne - z 10 złożonych wniosków tylko 2 przeszły do realizacji. W zakresie działań informacyjno promocyjnych przeprowadzono spotkanie mające na celu przeszkolenie projektodawców do przygotowania wniosków (zaproszono ekspertów KIW), a następnie zorganizowano indywidualne spotkania. 8
W ramach zaleceń dot. KOP zorganizowano szkolenie dla osób oceniających projekty innowacyjne. W ramach posiedzeń KOP najpierw przeprowadzono KOP pośredni, a następnie zorganizowano KOP, na który zaproszono 4 ekspertów zewnętrznych i na którym przedstawiono prezentacje. Wiedza praktyczna ekspertów okazała się być niebywale pomocna przy ocenianiu innowacyjności w kontekście regionu. Zwrócono uwagę, iż zalecenia wypracowane na grancie okazały się bardzo przydatne. - WUP w Toruniu: W ramach zaleceń dotyczących ogłoszenia konkursu zastosowano długi okres naboru wniosków. Odbyło się spotkanie dot. dokumentacji konkursowej, przygotowania wniosku, różnic pomiędzy projektem standardowym, a innowacyjnym. Projektodawcy wykazali duże zainteresowanie konsultacjami indywidualnymi w zakresie porad merytorycznych. KOP odbyło się szkolenie dla uczestników KOPu. Członkowie KOP zostali zobligowani do zorientowania się w obszarze tematycznym projektu. W ramach KOPów zaproszeni byli eksperci powołani w ramach KOPu jako jego członkowie, zaś w ramach KOPów pośrednich odbyły się prezentacje projektów i wyjaśnienia kwestii problemowych dot. specyfiki projektów innowacyjnych. Ostatecznie do dofinansowania wybrano 2 projekty. Jednakże podkreślono, iż jakość weryfikowanych projektu nie była wysoka. Na etapie negocjacji zwrócono uwagę, iż problemem okazały się zbyt krótkie terminy przeprowadzania negocjacji określone w Zasadach. W trakcie negocjacji zaistniała konieczność poszerzenia informacji zawartych we wnioskach, co tym samym wydłużyło czas przewidziany na negocjowanie. Ponadto kwestionowano słabą analizę ryzyka. - WUP w Olsztynie: W 2010 r. - zastosowano 1 miesięczny okres naboru wniosków. Zwrócono uwagę, iż zalecenia grantu były wykorzystywane w sposób minimalny. Na KOP nie przeprowadzono prezentacji. Nie organizuje się szkoleń w zakresie przygotowania wniosków. Natomiast po zawarciu umowy wysyłana jest pisemna informacja o obowiązujących Zasadach, Regułach i Wytycznych. W ramach przeglądów okresowych, na których obecni są członek ST osoby z personelu projektu stosuje się praktykę, iż Beneficjenci zapraszani są do IW. - Przedstawicielka KIW: W ramach podsumowania współpracy z przedstawicielami KIW, podkreślono, iż wypracowane w ramach grantu rozwiązania wielokrotnie były wykorzystywane przy rozwiązywaniu problemów. Przedstawicielka KIW poinformowała o planowanej konferencji KIW, zachęciła również do obejrzenia filmików promocyjnych EFS, dotyczących również projektów innowacyjnych WUP w Gdańsku Podkreślenie konieczności zdobycia szczegółowych informacji w zakresie wdrażania poszczególnych zaleceń: Ocena jakości merytorycznej. Jakie czynniki mogły wpłynąć na ilość słabych projektów? Wdrażanie zaleceń w zakresie przeglądów okresowych. 9
Jakie kryteria były wdrażane przy realizacji posiedzeń KOP-u (problematyka)? Jakie podjęto działania informacyjno promocyjne? Czy wdrożone zostały zalecenia dot. szkolenia KOP- owców? Podjecie decyzji, iż w maju na spotkaniu: zostaną zaprezentowane wyniki ankiet wysłanych do Projektodawców oraz Partnerów grantu, ustalony zostanie kształt raportu, jego zakres merytoryczny a także podział zadań związanych z przygotowaniem i opracowaniem raportu końcowego z grantu. Załącznik nr 1 Lista sprawdzająca do kontroli na miejscu projektu innowacyjnego / projektu współpracy ponadnarodowej / z komponentem ponadnarodowym azwa LISTA SPRAWDZAJĄCA DO KONTROLI NA MIEJSCU PROJEKTU: Uwagi: termin kontroli Skróty: IP Instytucja Pośrednicząca IP2 Instytucja Pośrednicząca II stopnia Pytania Tak Nie Nie dotyczy Uwagi Lp. 1. Dokumentacja dotycząca realizacji projektu 1.1 Czy dokumentacja dotycząca projektu jest przechowywana w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz właściwą ścieżkę audytu? 1.2 Czy beneficjent poddał się kontroli i zapewnił pełny dostęp do dokumentacji dotyczącej projektu? 1.3 Czy realizacja projektu odbywa się zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu / strategią wdrażania projektu innowacyjnego testującego? 1.4 Czy beneficjent realizuje zadania zgodnie z harmonogramem realizacji projektu i postępem rzeczowym wykazanym we wniosku o płatność? 10
1.5 Czy działania z zakresu równości szans płci realizowane są w projekcie zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie i postępem rzeczowym wykazanym we wniosku o płatność? 1.6 Czy wskaźniki założone we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w pkt. 3.4 zostały osiągnięte (dotyczy kontroli na zakończenie realizacji projektu)? 1.7 Czy projekt został zrealizowany zgodnie z kryteriami dostępu oraz kryteriami strategicznymi określonymi we wniosku o dofinansowanie (dotyczy kontroli na zakończenie realizacji projektu)? 1.8 Czy partner został wybrany zgodnie z art. 28 a ustawy o zasadach prowadzenia polityki rozwoju? 1.9 Czy Strategia wdrażania projektu innowacyjnego przygotowana przez beneficjenta została zaakceptowana przez IOK? 1.10 Czy Strategia wdrażania projektu innowacyjnego została przesłana w terminie wskazanym w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie? 1.11 Czy nastąpiła walidacja produktu finalnego? 2. Kwalifikowalność personelu projektu 2.1 Czy beneficjent posiada dokumentację uzasadniającą wybór osób wchodzących w skład personelu projektu? 2.2 Czy zakres zadań osób zatrudnionych w więcej niż jednym projekcie umożliwia ich prawidłowe i efektywne wykonywanie? 2.3 Czy beneficjent zatrudnia osoby zatrudnione w instytucji uczestniczącej w realizacji PO KL, a jeśli tak, czy występuje konflikt interesów i/lub podwójne finansowanie? 2.4 Czy beneficjent posiada dokumentację potwierdzającą prawidłowość zatrudnienia personelu projektu na 11
umowę o pracę? 2.4.1 Czy beneficjent posiada dokumentację potwierdzającą prawidłowość ustalenia proporcji zaangażowania personelu projektu zatrudnionego na umowę o pracę w niepełnym wymiarze czasu pracy? 2.5 Czy beneficjent zatrudnia w projekcie na umowę cywilno-prawną pracowników zatrudnionych przez niego na podstawie stosunku pracy? 2.6 Czy beneficjent angażuje do projektu osoby stanowiące personel projektu na podstawie więcej niż jednej umowy cywilnoprawnej? 2.7 Czy wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu są zgodne z przepisami krajowymi i Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL? 3. Kwalifikowalność uczestników projektu (odbiorców i użytkowników) 3.1 Czy beneficjent posiada dokumenty poświadczające kwalifikowalność uczestników projektu? 3.2 Czy beneficjent posiada deklaracje uczestnictwa w projekcie wszystkich uczestników projektu? 3.3 Czy liczba osób uczestniczących w projekcie a dotycząca poszczególnych rodzajów wsparć jest zgodna z założeniami projektu zawartymi we wniosku o dofinansowanie? 4. Rozliczenia finansowe 4.1 Czy beneficjent posiada oryginalne dowody księgowe? 4.2 Czy beneficjent posiada dowody zapłaty i inne dokumenty potwierdzające fakt zakupu zamówionych towarów i usług? 4.3 Czy dane umieszczone w zestawieniu dokumentów potwierdzającym wydatki objęte wnioskiem o płatność/wydruku z ewidencji księgowej wynikają z 12
oryginałów posiadanych przez beneficjenta dowodów zapłaty i innych dokumentów potwierdzających fakt zakupu zamówionych towarów i usług? 4.4 Czy wydatki rozliczane we wnioskach o płatność są kwalifikowalne? 4.5 Czy beneficjent prowadzi wyodrębnioną ewidencję wydatków? 4.6 Czy płatności są co do zasady realizowane z wyodrębnionego rachunku projektu? 4.7 Czy zapewniony jest wymagany wkład własny? 4.8 Czy wkład własny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu i ujęty w wyodrębnionej ewidencji księgowej (jeśli to możliwe)? 4.9 Czy w ramach projektu finansuje się zwykłą działalność jednostki realizującej projekt? 4.10 Czy w przypadku kosztów bezpośrednich rozliczanych ryczałtem beneficjent posiada dokumentację potwierdzającą wykonanie zadań i osiągnięcie produktów/rezultatów uzgodnionych w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie? 4.11 Czy przekazane środki na realizację projektu przyczyniły się do wygenerowania przychodu? 4.12 Czy przychód został wykazany we wniosku o płatność? 4.13 Czy podatek VAT w ramach projektu jest kwalifikowany? 4.13.1 Czy beneficjent/partner posiada dokumentację potwierdzającą jego zarejestrowanie jako podatnika VAT? 4.13.2 Czy faktury ujęte we wniosku o płatność zostały zawarte w rejestrze VAT prowadzonym przez beneficjenta w kwocie podatku naliczonego, który pomniejsza podatek należny? 4.14 Czy stwierdzono podejrzenie podwójnego finansowania wydatków w ramach PO KL i Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013/Programu Operacyjnego 13
Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013"?(dotyczy beneficjentów realizujących projekty równolegle w ramach PROW/PO RYBY i PO KL) 5. Stosowanie ustawy Prawo Zamówień Publicznych i przepisów wspólnotowych: 5.1 Czy postępowanie zostało przeprowadzone z zachowaniem formy pisemnej? 5.2 Czy zostały spełnione i właściwie udokumentowane przesłanki wyboru trybu udzielenia zamówienia w przypadku wyboru innego niż jeden z podstawowych przetarg nieograniczony/ograniczony? 5.3 Czy podstawa ustalenia wartości zamówienia jest prawidłowa tj. zgodna z obowiązującym w momencie przeprowadzania postępowania rozporządzeniem w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych? 5.4 Czy ustalenia wartości zamówienia publicznego dokonano nie wcześniej niż 3 bądź 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania dla dostaw lub usług/robót budowlanych? 5.5 Czy została powołana Komisja Przetargowa w sytuacji gdy ustawa przewiduje obowiązek jej powołania? 5.6 Czy wszyscy biorący udział w postępowaniu złożyli oświadczenie na druku ZP-11? 5.7 Czy Komisja Przetargowa składa się z co najmniej 3 osób? 5.8 Czy beneficjent posiada prawidłowo wypełniony i kompletny protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodny z obowiązującym w momencie przeprowadzania postępowania rozporządzeniem w sprawie protokołu postępowania o 14
udzielenie zamówienia publicznego? 5.9 Czy SIWZ/zaproszenie do negocjacji (w przypadku zamówienia z wolnej ręki) zawiera wszystkie elementy, zgodnie z zapisami ustawy pzp? 5.10 Czy SIWZ została udostępniona wszystkim zainteresowanym wykonawcom (w przypadku przetargu nieograniczonego, czy została zamieszczona na stronie internetowej)? 5.11 Czy odpowiedzi na pytania do SIWZ zostały rozesłane do wszystkich wykonawców, którzy pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego, czy zostały zamieszczone na stronie internetowej)? 5.12 Czy modyfikacja SIWZ dotyczyła kryteriów oceny ofert? 5.13 Czy modyfikacja SIWZ dotyczyła warunków udziału w postępowaniu? 5.14 Czy otwarcie ofert odbyło się w przepisowym terminie? 5.15 Czy protokół z postępowania został podpisany przez Kierownika zamawiającego lub osobę do tego upoważnioną? 5.16 Czy zamawiający posiada dowody oceny ofert (druk: ZP-21)? 5.17 Czy w przypadku zamówienia o wartości równej lub powyżej kwot określonych w art. 11 ust 8 ustawy wniesiono wadium? 5.18 Czy w przypadku wniesienia wadium, zostało ono wniesione w wymaganej wysokości i w formie oraz czy obejmuje okres związania ofertą? 5.19 Czy ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w odpowiedni sposób: w miejscu ogólnie dostępnym, na stronie internetowej, w prasie o zasięgu ogólnokrajowym, w Biuletynie Zamówień Publicznych, w Dzienniku Urzędowym WE. 15
5.20 Czy w przypadku zgłoszenia protestów zostały one rozpatrzone? 5.21 Czy protesty wraz z wezwaniem do wzięcia udziału w postępowaniu toczącym się w wyniku wniesienia protestu zostały rozesłane do wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty/pobrali SIWZ (w przypadku przetargu nieograniczonego, czy zostały zamieszczone na stronie internetowej)? 5.22 Czy zamawiający powtórzył lub dokonał nowych oprotestowanych czynności? 5.23 Czy umowa podpisana z wykonawcą została przygotowana zgodnie z warunkami określonymi w SIWZ oraz treścią oferty? 5.24 Czy umowa została zawarta po zakończeniu postępowania odwoławczego? 5.25 Czy umowa została zawarta na czas określony w SIWZ? 5.26 Czy nastąpiło inne naruszenie zapisów ustawy Prawo zamówień publicznych niż określone w taryfikatorze? 5.27 Czy zamawiający zamieścił ogłoszenie o zawarciu umowy w Dzienniku Urzędowym UE/Biuletynie Zamówień Publicznych (dotyczy również trybów niekonkurencyjnych)? 5.28 Czy dokonano wyboru najkorzystniejszej oferty, zgodnie z kryteriami oceny ofert? 5.29 Czy beneficjent zastosował się do wymogów zawartych w Zasadach dotyczących przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, jeśli dotyczy? 5.30 Czy wydatki w ramach projektu, w przypadku, gdy beneficjent nie jest zobowiązany do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, są ponoszone zgodnie z zasadą konkurencyjności (dotyczy zamówień na kwotę przekraczającą 14 tys. Euro netto), w szczególności: a) Czy beneficjent wysłał zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców? 16
b) Czy beneficjent zamieścił zapytanie ofertowe na swojej stronie internetowej oraz w swojej siedzibie? c) Czy zapytanie ofertowe zawiera opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz termin składania ofert? d) Czy beneficjent posiada kompletny protokół potwierdzający prawidłowość wyboru wykonawcy zgodnie z zasadą konkurencyjności? 5.31 Czy w przypadku realizacji zamówień na kwotę do 14 tys. Euro netto, beneficjent przy dokonaniu zakupu usługi lub towaru o wartości powyżej 20 tys. PLN netto właściwie udokumentował rozeznanie rynku? 6. Pomoc publiczna A Pomoc publiczna na subsydiowane zatrudnienie 6.1 Czy w ramach projektu subsydiowanego zatrudnienia powstały nowe miejsca pracy, które stanowią wzrost netto liczby pracowników w odniesieniu do średniego zatrudnienia z ostatnich 12 miesięcy w przeliczeniu na osobę zatrudnioną w pełnym wymiarze czasu? 6.2 Czy w ramach projektu subsydiowanego zatrudnienia beneficjent (beneficjent pomocy) założył wkład własny w wysokości co najmniej 50% wydatków objętych pomocą publiczną w przypadku pracowników znajdujących się w szczególnie niekorzystnej sytuacji i w bardzo niekorzystnej sytuacji i 25% w przypadku pracowników niepełnosprawnych? 6.3 Czy pomoc została wykorzystana na dofinansowanie kosztów pracy pracowników w kwocie odpowiadającej płacom brutto pracowników wypłaconym w okresie subsydiowanego zatrudnienia, powiększonym o opłacane przez pracowników składki na ubezpieczenie społeczne? 6.4 Jeżeli beneficjent (beneficjent pomocy) otrzymał pomoc publiczną na subsydiowanie zatrudnienia z innych źródeł, czy całkowita intensywność pomocy przekracza dozwolony poziom 17
intensywności? 6.5 Czy beneficjent (beneficjent pomocy) realizuje inne projekty o podobnym zakresie w ramach PO KL? 6.6 Czy beneficjent (beneficjent pomocy) w ramach projektu subsydiowanego zatrudnienia należy do sektora wyłączonego ze wsparcia na zatrudnienie? B Pomoc publiczna na szkolenia 6.7 Czy podmiot korzystający z pomocy publicznej na szkolenia spełnia definicję mikro, małego lub średniego przedsiębiorstwa (kryteria określone w Załączniku I rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 oraz kryterium zależności)? 6.8 Czy w przypadku pomocy udzielanej na szkolenia specjalistyczne pomoc publiczna przekroczyła dozwolone pułapy intensywności? 6.9 Czy w przypadku pomocy udzielanej na szkolenia ogólne pomoc publiczna przekroczyła dozwolone pułapy intensywności? 6.10 Czy w ramach projektu pomoc na szkolenia została udzielona na kategorie wydatków objęte pomocą de minimis (m.in. na adaptację budynków, pomieszczeń oraz miejsc pracy, zakup sprzętów i systemów informatycznych, itp.)? 6.11 Czy beneficjent (beneficjent pomocy) w ramach projektu obejmującego pomoc na szkolenia należy do sektora wyłączonego ze wsparcia na szkolenia? 6.12 Czy beneficjent realizuje inne projekty o podobnym zakresie w ramach PO KL? C Pomoc publiczna na usługi doradcze 6.13 Czy podmiot korzystający z pomocy publicznej na usługi doradcze spełnia definicję mikro, małego lub średniego 18
przedsiębiorstwa (kryteria określone w Załączniku I rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 oraz kryterium zależności)? 6.14 Czy pomoc publiczna na usługi doradcze przekroczyła dozwolony pułap intensywności, tj. 50% kosztów kwalifikowalnych zakupu usługi? 6.15 Czy beneficjent (beneficjent pomocy) w ramach projektu obejmującego pomoc na zakup usług doradczych należy do sektora wyłączonego ze wsparcia na doradztwo? 6.16 Czy beneficjent realizuje inne projekty o podobnym zakresie w ramach PO KL? D Pomoc de minims 6.17 Czy pomoc de minimis udzielona beneficjentowi (beneficjentowi pomocy) została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem? 6.18 Czy osoba, która uzyskała środki finansowe na rozwój przedsiębiorczości prowadzi działalność wykluczoną ze wsparcia w ramach pomocy de minimis? 6.19 Czy beneficjent otrzymał pomoc na rozwój przedsiębiorczości z innych źródeł? 6.20 Czy beneficjent posiada zaświadczenie stwierdzające, że udzielona pomoc jest pomocą de minimis? 6.21 Czy beneficjent posiada oświadczenie beneficjenta pomocy o nieotrzymaniu w przeciągu trzech ostatnich lat kalendarzowych pomocy de minimis, której ogólna kwota przekracza 200 tys. EUR? 7. Dane osobowe A. Czy beneficjent przetwarza powierzone mu dane osobowe uczestników projektu zgodnie z ustawą o ochronie danych 19
osobowych oraz umową o dofinansowanie projektu, tzn.: 7.1 Czy beneficjent zbiera i przechowuje w swojej siedzibie oświadczenia uczestników projektu o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych? 7.2 Czy pracownicy beneficjenta, którzy mają dostęp do danych osobowych posiadają imienne upoważnienia do ich przetwarzania? 7.3 Czy beneficjent prowadzi ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, która zawiera imiona i nazwiska osób upoważnionych oraz daty nadania i ustania ich uprawnień oraz zakres upoważnień do przetwarzania danych osobowych? 7.4 Czy beneficjent powierzył przetwarzanie danych osobowych podmiotom wykonującym zadania związane z realizacją projektu, w tym w szczególności realizującym badania ewaluacyjne, lub podmiotom realizującym zadania związane z monitoringiem i sprawozdawczością prowadzone w ramach projektu? 7.5 Jeśli tak, to czy powierzenie przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonującym zadania związane z realizacją projektu, w tym w szczególności podmiotom realizującym badania ewaluacyjne, lub podmiotom realizującym zadania związane z monitoringiem i sprawozdawczością prowadzone w ramach projektu nastąpiło na podstawie odrębnych umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych? 7.6 Czy beneficjent posiada Politykę Bezpieczeństwa oraz Instrukcję Zarządzania Systemem Informatycznym spełniające wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych 20
i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych? 7.7 Czy wraz z wnioskiem o płatność beneficjent przekazuje na Formularzu PEFS 2007 dane uczestników projektu? 7.8 Czy (w wypadku beneficjentów konkursowych) w przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonującym zadania związane z realizacją projektu, w tym w szczególności realizującym badania ewaluacyjne, lub podmiotom realizującym zadania związane z monitoringiem i sprawozdawczością prowadzone w ramach projektu, beneficjent uzyskał zgodę na powierzenie przetwarzania danych od IP/IP2? 7.9 Czy dane osobowe przetwarzane przez beneficjenta, których zakres i cel zbierania określiła IZ są wykorzystywane wyłącznie w celu udzielenia wsparcia i realizacji projektów, prowadzenia sprawozdawczości, monitoringu i ewaluacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki? 7.10 Czy beneficjent przechowuje dokumenty zawierające dane osobowe w sposób zgodny z określonymi w Polityce Bezpieczeństwa środkami technicznymi organizacyjnymi niezbędnymi dla zapewnienia poufności i integralności przetwarzania danych? 8 Działania promocyjno-informacyjne 8.1. Czy oznaczono miejsce realizacji projektu? 8.2. Czy oznaczono sprzęt zakupiony w ramach projektu? 8.3 Czy prawidłowo stosuje się znaki graficzne EFS i UE? 8.4 Czy beneficjent prawidłowo informuje o realizacji projektu dofinansowanego z 21
EFS? 8.5 Czy koszty poniesione na działania informacyjno promocyjne są adekwatne i niezbędne dla osiągnięcia celów projektu? 9. Kontrola w miejscu realizowanej usługi * 9.1 Czy świadczona usługa jest zgodna z umową podpisaną z beneficjentem? 9.2 Czy świadczona usługa jest zgodna z harmonogramem przedstawionym we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu? 9.3 Czy zakres tematyczny danej formy wsparcia jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie realizacji projektu? 9.4 Czy liczba osób podpisanych na liście obecności jest zgodna z liczbą osób obecnych na szkoleniu oraz ewentualnie z innymi dokumentami kwalifikującymi uczestników projektu do udziału w danej formie wsparcia? 9.5 Czy pomieszczenia, w których realizowana jest dana forma wsparcia są oznakowane prawidłowo? 9.6 Czy uczestnik projektu wie, że bierze udział w projekcie dofinansowanym z EFS? 9.7 Czy uczestnicy projektu otrzymują materiały szkoleniowe i czy zawierają one logo POKL i UE? 9.8 Czy uczestnicy projektu są zadowoleni z udziału w danej formie wsparcia? * Należy dostosować zakres listy do kontrolowanej formy wsparcia. Lista sprawdzająca do wizyty monitoringowej może stanowić odrębny dokument. 22