INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA WNIOSKU Erasmus+ Kształcenie i szkolenia zawodowe Akcja 1 (KA1) Mobilność uczniów i kadry aktualizacja: 04/03/2014
UWAGA: PRZED ROZPOCZĘCIEM WYPEŁNIANIA WNIOSKU NALEŻY GO ZAPISAĆ NA SWOIM KOMPUTERZE i dopiero wówczas rozpocząć jego wypełnianie. NIE wypełniaj formularza bezpośrednio w przeglądarce internetowej, gdyż nie działa on wtedy prawidłowo i UTRACISZ wynik swojej pracy Przy wypełnianiu wniosku należy pamiętać poniższych zasadach. 1. W momencie: wpisywania numeru/numerów PIC do wniosku, wypełniania części budżetowej wniosku, składania ostatecznej wersji wniosku online musi być zapewniona stała łączność internetowa urządzenia (np. komputera), na którym wypełniany jest wniosek. 2. W przypadku potrzeby konsultacji treści wniosku pomiędzy partnerami, przed wysłaniem go pocztą elektroniczną, zaleca się spakowanie pliku (np. w formacie ZIP lub RAR). B.1. Dane identyfikacyjne projektu Tytuł projektu (należy podać tytuł projektu, jaki według Państwa będzie najlepiej oddawał treść projektu) Data rozpoczęcia projektu (najwcześniejsza możliwa data rozpoczęcia projektu: 01.06.2014, najpóźniejsza możliwa data rozpoczęcia projektu: 31.12.2014) Łączny czas trwania projektu (w miesiącach) (należy wybrać z listy 12 miesięcy lub 24 miesiące, przy czym należy pamiętać, iż w wybranym okresie muszą być zrealizowane wszystkie działania zaplanowane we wniosku: przygotowanie, mobilności zagraniczne, kontynuacja, złożenie raportów końcowych przez uczestników wyjazdów) UWAGA: w przypadku dużej liczby mobilności, niezależnie od ich typu, zalecany jest wybór 24 miesięcy Data zakończenia projektu (najpóźniejsza możliwa data zakończenia projektu: 30.06.2016)
B.2. Narodowa Agencja instytucji wnioskującej [należy wybrać z listy PL01 (POLSKA)] C.1. Instytucja wnioskująca Po wpisaniu numeru PIC, dane instytucji wnioskującej zostaną automatycznie zaimportowane do wniosku. Nie ma możliwości edytowania i poprawiania danych, które zostały zaimportowane do wniosku. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w podanych danych, należy je skorygować w profilu użytkownika na Portalu Użytkownika URF, a następnie ponownie wpisać numer PIC do wniosku. Aby uzupełnić pole Typ instytucji, należy: zalogować się do Portalu Użytkownika URF, w zakładce ORGANISATIONS wybrać poz. My Organisations, kliknąć ikonkę MO po prawej stronie danej organizacji, w oknie edycji danych, na liście rozwijalnej w lewym dolnym rogu ekranu wybrać program Erasmus+, kliknąć na zakładce EAC, która pojawiła się na górnej belce, wskazać odpowiednią pozycję na liście Organisation Type, kliknąć przycisk Sprawdź PIC w punkcie C.1. wniosku. C.2. Instytucja partnerska Po wpisaniu numeru PIC, dane instytucji partnerskiej zostaną automatycznie zaimportowane do wniosku. Nie ma możliwości edytowania i poprawiania danych, które zostały zaimportowane do wniosku. W razie stwierdzenia nieprawidłowości w podanych danych, należy je skorygować w profilu użytkownika na Portalu Użytkownika URF, a następnie ponownie wpisać numer PIC do wniosku. D. Opis projektu (z listy rozwijalnej należy wybrać przynajmniej jeden, a maksymalnie trzy najistotniejsze tematy, jakie porusza projekt)
G.1. Szczegółowy opis działań Typ działania: (należy podać wszystkie planowane mobilności dla wszystkich uczestników wybierając właściwy typ mobilności, w której pojedynczy uczestnik zamierza brać udział. Jeśli zaplanowano udział pojedynczych osób w różnych typach mobilności w różnych krajach, należy je pojedynczo rozpisać. Jeśli zaplanowano wyjazd większej liczby uczestników na jedną i tę samo mobilność, należy ich wpisać w jednej mobilności). Prowadzenie zajęć/szkoleń w zagranicznej instytucji Staże osób uczących się w zagranicznych placówkach kształcenia lub szkolenia zawodowego Staże osób uczących się w zagranicznych przedsiębiorstwach Szkolenie kadry/job shadowing a) Czy jest to działanie długoterminowe: należy wybrać NIE b) Kraj wyjazdu: OBOWIĄZKOWO należy wybrać POLSKA c) Czas trwania należy wpisać liczbę dni (aby przeliczyć liczbę tygodni na liczbę dni, prosimy o zastosowanie następującego algorytmu: 1 tydzień = 7 dni, np.: czas trwania stażu 4-tygodniowego to 28 dni) WAŻNE: Aby we wniosku, prawidłowo skalkulować stawki dla osób towarzyszących należy: 1. W sekcji G.1 wniosku utworzyć działanie dla uczniów, jako Typ działania wybierając Staże osób uczących się w zagranicznych przedsiębiorstwach albo Staże osób uczących się w zagranicznych placówkach kształcenia lub szkolenia zawodowego), w polu Osoby towarzyszące wpisując 0. Można tu wpisać wszystkich uczniów wyjeżdżających w ramach projektu, a na grupy podzielić ich w tabeli poniżej. 2. W sekcji G.1 wniosku utworzyć kolejne, osobne działanie dla opiekunów, jako Typ działania wybierając Prowadzenie zajęć/szkoleń w zagranicznej instytucji albo Szkolenie kadry/job shadowing), w polach Liczba uczestników oraz Osoby towarzyszące wpisując tę samą liczbę opiekunów. Można tu wpisać wszystkich opiekunów wyjeżdżających w ramach projektu, a na grupy podzielić ich w tabeli poniżej. 3. Tylko w ten sposób uzyskamy prawidłowe dane finansowe w sekcji budżet.
I.1. Podróż Koszty podróży na uczestnika naliczane są automatycznie w zależności od wybranej odległości w kilometrach Stawki kosztów podróży dla poszczególnych odległości określone są w Przewodniku po programie Erasmus+ W przypadku wyboru odległości 0-99 km, zgodnie z wytycznymi w Przewodniku po programie Erasmus+ koszty podróży nie przysługują Wybór odległości w kilometrach odnosi się do podróży najkrótszą trasą w linii prostej i dotyczy kosztów podróży w obie strony (od miejsca zamieszkania do miejsca docelowego, w którym realizowana będzie mobilność i z powrotem). W celu właściwego wyboru odległości i związanej z nią kwoty dofinansowania kosztów podróży należy obowiązkowo skorzystać z Kalkulatora Odległości, który dostępny jest pod poniższym linkiem: http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_pl.htm I.2. Wsparcie indywidualne uczestników (koszty utrzymania) Koszty te naliczane są automatycznie* w oparciu o stawki dzienne określone dla kraju wyjazdu, długość czasu trwania wyjazdu, liczbę uczestników; Algorytm naliczania kosztów utrzymania jest następujący: - 70% stawki dziennej dla kadry (określonej przez Komisję Europejską); - 80% stawki dziennej dla uczniów (określonej przez Komisję Europejską); Poglądowa tabela stawek kosztów utrzymania dla polskich uczestników mobilności w ramach akcji KA1 VET znajduje się na stronie internetowej. * UWAGA: aby wyliczyć prawidłowy budżet dla osób towarzyszących patrz punkt G.1 instrukcji.
I.3. Wsparcie organizacyjne (koszty te naliczane są automatycznie w oparciu o stawki określone w Przewodniku po programie Erasmus+ ). I.5. Wsparcie osób ze specjalnymi potrzebami Dofinansowanie kosztów w tej kategorii przysługuje tylko uczestnikom niepełnosprawnym. Nie określono limitu dofinansowania w tej kategorii. Wysokość wnioskowanego dofinansowania należy oszacować na podstawie kosztów rzeczywistych. We wniosku należy podać opis kosztów wliczonych do tej kategorii i uzasadnienie ubiegania się o dofinansowanie. J.2.1. Budżet projektu całkowita kwota dofinansowania tabela obliczone dofinansowanie zostanie automatycznie wyliczone przez system; tabela WNIOSKOWANE DOFINANSOWANIE musi być OBOWIĄZKOWO wypełnione przez wnioskodawcę. Kwota w tej kategorii może być mniejsza od kwoty obliczonego dofinansowania lub jej równa; w przypadku wpisania mniejszej kwoty wnioskowanego dofinansowania należy OBOWIĄZKOWO szczegółowo opisać powód zmiany wnioskowanego dofinansowania w tabeli pt. Prosimy przedstawić ewentualne uwagi odnośnie wprowadzonego powyżej budżetu. K. Lista kontrolna PRZED ZŁOŻENIEM WNIOSKU ONLINE wnioskodawca OBOWIĄZKOWO musi wydrukować Oświadczenie (klikając przycisk wydrukuj oświadczenie ), przekazać je do podpisu przez prawną reprezentację instytucji wnioskującej, następnie zeskanować podpisane oświadczenie i OBOWIĄZKOWO załączyć w postaci zeskanowanego pliku w tabeli N. Załączniki. Identycznie należy postąpić w przypadku dołączenia jakiekolwiek dodatkowego dokumentu.
O. Złożenie wniosku Przed złożeniem i wysłaniem wniosku drogą elektroniczną (za pomocą przycisku Złóż i prześlij online ), należy sprawdzić jego poprawność i zatwierdzić go. Tylko ostateczna wersja wniosku powinna zostać przesłana drogą elektroniczną do Narodowej Agencji. W przypadku wystąpienia problemów technicznych związanych z wypełnianiem i składaniem wniosku online, prosimy o kontakt z Narodową Agencją za pośrednictwem adresu e-mail: eforms@erasmusplus.org.pl