To, co nie podlega kontroli, ulega pogorszeniu. Sylwetka zawodowa audytora wewnętrznego Zgodnie z art. 58 ustawy o finansach publicznych audytorem może być oso ba, która: 1. ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, Konfede racji Szwajcarskiej lub państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodar czym, chyba że przepisy odrębne uzależniają zatrudnienie w jednostce sektora finansów publicznych od posiadania obywatelstwa polskiego; 2. ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw pu blicznych; 3. nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skar bowe; 4. posiada wyższe wykształcenie; 5. posiada następujące kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia audytu wewnętrznego: 1. certyfikaty: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP), Certified Information Systems Audi tor (CISA), Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), Certified Fraud Examiner (CFE), Certification in Control Self-Asses sment (CCSA), Certified Financial Services Auditor (CFSA) lub Char tered Financial Analyst (CFA), 2. ukończyła aplikację kontrolerską i złożyła egzamin kontrolerski z wy nikiem pozytywnym przed komisją egzaminacyjną powołaną przez Pre zesa Najwyższej Izby Kontroli, 3. złożyła z wynikiem pozytywnym egzamin kwalifikacyjny na stanowi sko inspektora kontroli skarbowej, 4. ma uprawnienia biegłego rewidenta. Audytor wewnętrzny odpowiada bezpośrednio przed kierownikiem jed nostki za dostarczone informacje o prawidłowościach działania i efektywności systemu kontroli wewnętrznej oraz jakości jego działania, a także przygotowu je i dostarcza kierownictwu jednostki analizy, oceny, porady, informacje i wnio ski na podstawie przeprowadzonych przez niego badań w różnych 1 / 7
obszarach działalności jednostki. Winno to być rzetelne, obiektywne i niezależne ustale nie stanu faktycznego w zakresie funkcjonowania gospodarki finansowej, okre ślenie i analiza przyczyn oraz skutków odchyleń od norm i standardów, jeżeli takie odchylenia oczywiście wystąpiły, oraz przedstawianie kierownikowi jed nostki uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień". Audytora wewnętrznego można zidentyfikować jako diagnostę. Postrzega on organizację jako zbiór systemów i podsystemów stworzonych dla osiągnięcia wyznaczonych przez kierownictwo celów. Ocenia, które systemy są kluczowe dla sytuacji finansowej jednostki, i weryfikuje ich funkcjonowanie celem racjo nalnego zapewnienia, że są zgodne z prawem i efektywne. Audytora powinno cechować co najmniej pięć zalet: 1. energia i dynamizm oznaczające duże tempo pracy, wzmożony wysiłek i pracowitość; 2. zrównoważenie, przez swobodne zachowanie, bez arogancji, z powstrzy maniem emocji w sytuacjach kryzysowych, nieuleganie naciskom i ponoszenie konsekwencji pełnienia funkcji audytora; 3. wyobraźnia i intelektualna ciekawość, wyrażająca się niezależnym spoj rzeniem, wprowadzaniem nowości i oryginalnych rozwiązań w dziedzinie za leceń; 4. rygor i metoda, poprzez umiejętność analitycznego myślenia, pozwala jącego wyłonić problemy oraz umiejętność ich syntetyzowania dla pokonania nieprawidłowości i wydania rzeczowych zaleceń; 5. komunikowanie się, dzięki zdolności wyrażania poglądów ustnie i pisemnie w sposób zrozumiały i przejrzysty. Nie wszystkie organizacje zrzeszające audytorów wewnętrznych są zadowo lone z nazwy audytor wewnętrzny". Niektóre używają terminu analityk kon trolny" (ang. control analyst) lub analityk systemów" (ang. systems analyst ). GAO nazywa audytorów wewnętrznych ewaluatorami (ang. evaluators 2 / 7
). Audyt wewnętrzny ma służyć kierownictwu organizacji. Duże rozmiary dzia łalności uniemożliwiają kontrolowanie wszystkich czynności, za które jest odpo wiedzialne. Wiadomo przecież, że to, co nie podlega kontroli, ulega pogorszeniu. Niekontrolowane czynności tracą efektywność. Jest takie powiedzenie, że najlep szym nawozem na ziemię jest cień właściciela". W przypadku wielu czynności me nedżera cień ten jest jednak bardzo krótki. Właściciele i menedżerowie potrzebują zastępców", którzy będą myśleć tak jak oni i na których będzie można całkowicie polegać. W wielu przypadkach takim zastępcą" jest audytor wewnętrzny. Współczesne jednostki oferujące usługi audytorskie zatrudniają biegłych re widentów, adwokatów, ekonomistów, inżynierów i matematyków. Dzięki temu zakres ich wiedzy pozwala rozwiązać wiele problemów związanych z zarządza niem wielkimi organizacjami. Zgodnie z zawartą w Komunikacie nr 16/2006 Ministra Finansów z dnia 18 lipca 2006 r. Kartą audytu wewnętrznego audytor wewnętrzny: 1. jest uprawniony do przeprowadzania audytu wewnętrznego we wszyst kich obszarach działalności jednostki; 2. ma zagwarantowane prawo dostępu do wszelkich dokumentów i materia łów, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji po trzebnych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, z zachowaniem przepi sów o tajemnicy ustawowo chronionej; 3. ma zagwarantowane prawo dostępu do pomieszczeń jednostki z zachowa niem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej; 4. ma prawo żądać od kierowników i pracowników komórek organizacyj nych informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego prowadzenia audytu 3 / 7
wewnętrznego; 5. może z własnej inicjatywy składać wnioski mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki; 6. nie jest odpowiedzialny za procesy zarządzania ryzykiem i procesy kontro li wewnętrznej w jednostce, ale poprzez ustalenia i zalecenia poczynione w wy niku przeprowadzenia audytu wewnętrznego wspomaga kierownika jednostki we właściwej realizacji tych procesów; 7. nie jest odpowiedzialny za wykrywanie przestępstw, ale powinien posia dać wiedzę pozwalającą mu zidentyfikować znamiona przestępstwa; 8. nie może przyjmować takich zadań lub uprawnień, które wchodzą w za kres zarządzania jednostką; 9. w zakresie wykonywania swoich zadań współpracuje z audytorami ze wnętrznymi, a także z kontrolerami Najwyższej Izby Kontroli. Wysokim wymaganiom stawianym audytowi wewnętrznemu powinny odpo wiadać także zasoby personalne. Zasady profesjonalnej praktyki obowiązu ją od 1 stycznia 2002 roku wszystkich certyfikowanych audytorów wewnętrz nych (CIA) oraz członków IIA. Zasady ramowe są niewystarczające dla roz woju rezerw personalnych i ich oceny. Wskazane jest ustalenie konkretnych kryteriów rozwoju i oceny zasobów personalnych audytu wewnętrznego. Mo del kompetencji pracownika przedstawiono w tabeli 6.1. (tabela ta znajduje się w zamieszczonym poniżej pliku pdf). Oprócz wymagań fachowych dużą wagę należy przywiązywać do cech indywi dualnych i społecznych. W komórce audytu wewnętrznego mogą pracować ludzie z najlepszymi umiejętnościami fachowymi, ale jeśli nie mają politycznego wyczu cia, nie będą skuteczni. Szefowi działu audytu wewnętrznego (KAW) stawiane są jeszcze wyższe wymagania. Wyznaczenie jako szefa osoby dojrzałej zawodowo zwiększa prawdopodobieństwo, że członkowie komitetu audytu, rady nadzor czej i kierownictwa przedsiębiorstwa dostrzegą w niej równoprawnego part nera. Zaufanie między stronami jest nieodzowną podstawą owocnej współpracy. Komórki audytu wewnętrznego zajmują się określaniem głównych zagro żeń występujących w organizacji, do których zalicza się na przykład dostęp do haseł i kluczy, czeki in blanco, wakaty 4 / 7
na ważnych stanowiskach. Elementy te poddawane są regularnym audytom. Audytorzy powinni ocenić skalę zagroże ń i znać sposoby ich opanowania. Ścisłe kierownictwo na ogół podejmuje decyzje na podstawie przedsta wionych sprawozdań, a nie osobistej wiedzy. Aby te decyzje były właściwe, sprawozdania muszą być sporządzane terminowo i dokładnie. Przed dostarcze niem ich ścisłemu kierownictwu powinny być oceniane przez audytorów we wnętrznych pod względem terminowości, dokładności i zawartości meryto rycznej. Tak sprawdzone sprawozdanie daje większą gwarancję podjęcia właści wych decyzji. Wraz z rosnącą złożonością spraw gospodarczych pojawiają się problemy wy kraczające poza zakres wiedzy menedżera, który musi podjąć decyzję. Audytorzy wewnętrzni powinni sprawdzać obliczenia przygotowywane dla menedżerów przez kierowników działów, specjalistów, audytorów zewnętrznych itp. To kierownictwo podejmuje bieżące decyzje, a nie audytorzy wewnętrzni, którzy mogą dostarczać lub weryfikować dane, na których podstawie są te decyzje podejmowane. Mogą także oszacować skutki decyzji i wskazać zagrożenia, które nie zostały uwzględnione. Amerykański Główny Urząd Rachunkowości (GAO) wykonuje audyty pro gramów komputerowych. Oceny mają formę studium projektowania i wdraża nia programów, ustalane są również rzeczywiste wyniki zastosowania koncep cji. Jednocześnie audytorzy wewnętrzni (znający informatykę) oceniają środki ochrony proponowanych systemów informatycznych, zanim zostaną wdrożone. Późniejsze poprawki są bardzo kosztowne. Kierownicy, którzy nie sprawują kontroli nad podległymi im działaniami, przy czyniają się do powstawania problemów. Audytorzy wewnętrzni na ogół lokali zują te problemy i proponują 5 / 7
środki zaradcze. Mogą to być środki tymczasowe lub sięgać do przyczyn problemów. Przykładowo zaobserwowano wzrost ilości reklamacji produktów. Wydawało się, że wynikało to z nieprawidłowej kontroli jakości. Główną przyczyną było jednak to, że dział kontroli jakości podlegał dy rektorowi produkcji, a ten, chcąc obniżyć koszty i dotrzymywać terminów wysyłki produktów, wymuszał na pracownikach kontroli jakości pobieżne kontrole. Innym przykładem jest sytuacja związana z opracowywaniem raportów, których odbior cy nie potrafili wykorzystać. Wydawało się, że przyczyną jest złe przygotowanie raportów. Okazało się, że adresaci raportów wcześniej nie określili, czego ocze kują od osób je sporządzających. W każdym z tych przypadków powierzchowne potraktowanie problemu nie pozwoliło dotrzeć do rzeczywistej przyczyny. Audytor wewnętrzny obecnie wspomaga kierownictwo jednostki gospodarczej i doradza mu w procesie podejmowania decyzji. Audytorzy wewnętrzni powin ni mieć wiedzę o umiejętnościach behawioralnych. W ich pracy najważniejsza jest umiejętność identyfikacji wartości ludzkich oraz mechanizmów obronnych, potrzeb ludzkich, a także czynników odpowiedzialnych za zmianę postaw. Au dytorzy wewnętrzni powinni ponadto dokładnie rozumieć proces decyzyjny na poziomie kierownictwa. Praca komórki audytu wewnętrznego może być przydatna audytorowi ze wnętrznemu. Wielu audytorów zewnętrznych uznaje za celowe zwrócenie się o pomoc do audytorów wewnętrznych. Pełna treść artykułu, dotycząca także cech audytora wewnętrznego i zakresu jego obowiązków: plik pdf 6 / 7
Uwaga: powyższy artykuł stanowi rozdział 6 książki Kazimiery Winiarskiej Audyt wewnętrzny 2008" wydanej przez DIFIN, Warszawa 2008 r. Więcej informacji o tej książce podajemy w dziale Dobre książki". 7 / 7